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Office365概要と活用方法の実例紹介
1.
Office365概要と 活用方法の実例紹介 ヒーロー島 バレンタイン スペシャル 2014
2014年1月11日
2.
ごあいさつ 目代昌幸(もくだいまさゆき) 株式会社エクシード・ワン 鍵戸締り役 仕事:Office365Room.comで情報発信担当 http://www.office365room.com Office365勉強会主催者 専門:Office365相談窓口、Facebook担当 Office365MVP 2014年1月~2014年12月
3.
今回の内容 Office365概要の紹介 各機能のお話 おすすめプラン
中小企業がOffice365を導入するときの注意点 使い方の提案 実際に当社で、もしくはお客様での利用方法を紹介
4.
Office 365 を構成するサービス Office
365 ProPlus Exchange Online SharePoint Online Lync Online 4
5.
Office 365 ProPlus 5
6.
Exchange Online 6
7.
Lync Online 7
8.
SharePoint Online ExchangeやLync、Officeがそのままでも使えるのに対して、 SharePointOnlineは「プラットフォーム」です。 「プラットフォーム」ということは、何もないまっしろなキャンパスが広 がっている状態です。そこで動くなにかしらのプロセスを独自に構築す る必要があります。 SharePointOnline 【だけ】
ではなく、組み合わせで活用するようにしましょう。 【*****】+SharePoint という使い方で便利に使いましょう 8
9.
Small Business プランの注意 Small Business Premium Midsize Business Enterprise 1 Enterprise 3 Office365 ProPlus なし あり あり なし あり 対象人数 1~25名 1~25名 1~300名 1~10万名 1~10万名 メールボックスサイズ -----------------------
50GB ----------------------- サイトコレクション数 1 20 300 SharePoint容量 -------会社全体で10GB + アカウント数x500MB------ OneDrive for Business 容量 ----------------------- 25GB ----------------------- サポート 1アカウント価格 (月額換算) 基本的に無し 490円 1,250円 平日の9:0017:30 1,230円 24h/265Dの電話サポート 660円 1,800円
10.
VS GoogleApps GoogleAppsでよくない?
11.
GoogleAppsと比べたら? いつでも、どこでもメールが使えて、情報共有基盤として使えるクラ ウドサービス導入検討時に、比較対象となるGoogleApps 我々中小企業はどちらのサービスを選択するのが正しいのか検討 してみましょう
12.
vs GoogleApps (1)
サポート Office365 GoogleApps • 日本マイクロソフト株式会社の直接サポート • Googleの直接サポートは無し • パートナーベンダーの独自サポートもある • パートナーベンダーの独自サポートのみ (ベンダーからアメリカGoogleに問い合わせてい る模様) • 対応時間 Small Business :重大事故のみ Midsize Business :営業時間内 Enterprise :24/365 • 対応時間はベンダーによる
13.
vs GoogleApps (2)
使い勝手 Office365 GoogleApps • Outlookがそのまま使える →日本企業の多くで採用 「日経225銘柄企業の60%でOffice365が 利用されています」 http://blogs.technet.com/b/bpj/archive /2013/12/24/office-365-is-used-in-60percent-of-nikkei-225-companies.aspx • Gmailがそのまま使える →Web系企業やベンチャーなどで多く採用 • Exchange&Outlookの機能が十全に使える • メールにフォルダの概念が無いので振り分け出来 ない • PCソフトベースなのでWindows必須 →Outlook,Excel,OneNote …etc • ブラウザベースなのでmacでも問題なし →Chromeブラウザ
14.
vs GoogleApps (3)
機能 Office365 GoogleApps • 50GBのメール容量 • 25GBのメール容量 • Officeファイルがそのまま使える ローカルパソコンにインストールされたOffice • ブラウザ上でOfficeファイルを編集 Google独自のファイルフォーマットに変換される • SharePointOnline • GoogleSitesアプリ 両社ともに標準的なアプリはあるが、すぐに日本企業の業務に適合するようなアプリはちょっと…^^; アプリケーションベンダーも開発には二の足を踏んでいる状況のようです。 「クラウドプラットフォームを使ったアプリを開発しても、いきなりバージョンアップがされるので、開発対応 期間が取れない。そんなリスクは負いたくない」
15.
vs GoogleApps (4)
契約等 Office365 GoogleApps • 24,250円以下はクレジット決済必須 24,250円以上は請求書払い可能 • 請求書・クレジット払い選択可能 • 両社ともに利用規約上、改善等サービス向上に寄与する目的でユーザーデータを利用するとされて います。 • ただし、目的にプロモーションは含まれない。 Office365やAzureなどの企業向けサービスは 対象外。 • Googleは統合プライバシーポリシーのため、無 料版のサービスと同じ利用規約がビジネス向け サービスにも適用されます。
16.
vs Google Apps
まとめ 日本法人のマイクロソフト本社がサポートする。 GoogleAppsはGoogleはユーザーサポートをしません。サードベンダーのみのサポートです。 (電子メール、Small Business以外のプランは)マイクロソフトの回数無制限のサポートが価格に含まれています。 多くの「企業」に導入された実績 GoogleはベンチャーなどWeb系企業や個人の導入がほとんどです。 →「Office365 導入事例」で検索してください。 「マイクロソフトOfficeが使えること」こそが重要です 従業員の教育コストが不要です。 MS-Officeは日本のパソコンの9割にインストールされていると言われています。 特別なソフトを使用せずに、直接Outlookのメールがクラウドとすべてのデータが同期される GoogleAppsはOutlook同期専用ソフトウェアが必要。 メール内容をサービス提供者が閲覧していない GoogleAppsはメールの内容を機械的に検索し広告表示の参考にしています。 書籍も参考にしてください。
17.
サイボウズは? ポータル機能以外のウリがOffice365にはたくさん あるし(滝汗 「日本企業向けの社内ポータル機能の使いやすさ」ではおそらく 最強だと思います。 でも、Exchange&Outlookの便利さやWindowsとの親和 性など総合面ではOffice365が良いと思います。
18.
メールは分かる、 活用事例 Officeはインストールしてる、 LyncもSkypeと同じWeb会議だよね、 SharePoint って何ですか? 「Office365導入したけど、メール以外使ってないんだよね」という方向けのお話をします。
19.
SharePoint のサイト構成について少し説明 SharePoint Online
Webサイトです。その構成はいくつもの階層構造で管理されています。「サイトコレクション」「サイト」「コンテンツ (Webパーツ)」という構成です。 用途ごとにサイトコレクションやサブサイトを作成して、それぞれのサイトにアクセス権限を設定することができます。 Webポータルサイトを複数個、階層的に作成できるイメージです。 ※Small Business プランはサイトコレクションがひとつしか作れません。 社内ポータル サイトコレクション 公開Webサイト サイトコレクション単位で公開 サイトを作ったり トップレベルサイト Webパーツ Webパーツ Webパーツ 用途ごとにサイトコレクション を分けて運用したり サブサイト サブサイト サブサイト Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ 外部ユーザーとの共有など、用途別のサイト 19
20.
【ポータルサイト】+ SharePoint いちばん簡単な利用方法 社内向けのお知らせ掲示板などを掲載 社内カレンダー →Outlookカレンダーに重ねて表示
全社スローガンの掲示 顧客住所録等公開リスト ディスカッション掲示板 →社内MLでは過去履歴を追えないので、後からでも参照、検索できるように掲示板を運用する 社内テンプレートファイル置場 社内公式利用の外部Webサービスへのリンク 社内ルールのwiki化
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【ドキュメント管理】+ SharePoint 定番の利用方法 サブサイトをフォルダーに見立てて、ドキュメントを クラウドからでも見えるように共有します 全体で100GB サブサイト毎にアクセス権限の設定が可能なので ファイルサーバーのように運用も可能 ※サイトコレクション単位の容量制限100GBに注意 OneDrive for
Business で エクスプローラと同期 ブラウザでなくてもファイル操作が可能 ネットワークドライブみたいに使えます
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【社内業務】+ SharePoint ワークフロー(ちょーーーっと作り込みが必要) 複雑なフローは無理ですが、ドキュメントを添付しつつ 社内ワークフローを作りこむことが可能です。 リストの活用 顧客管理台帳、社員住所録など、 作成したリストはExcelにエクスポートも出来ます。 ※運用まで含めて、社内SEの開発が必要。
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【社外との情報共有】+ SharePoint 外部共有サイトの活用 社外ユーザー向けサイトコレクション サブサイト毎に独自のアクセス権限を設定 外部ユーザーのメールアドレス単位で招待します。 A社と共有 タスクを共有したり、ディスカッション掲示板でログを残したり 仕様書や設定書ファイルを共有します。 共通ルールや契約内容をwikiに記載していつでも確認できるようにすることが出来ます。 B社と共有 C社と共有 Excelの課題管理表や対応履歴表を共有しても良いですが、「Excelの起動」という1Stepが必要になるので、 1歩進んで、課題管理リストを作成し一覧性をアップすると使いやすいです。 →当社の実例をデモ 特定顧客向け、情報交換サイト 新入社員向け入社前情報交換サイト
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【OneNote】+【Lync】+ SharePoint いちばんおすすめの利用方法 協力会社様とのプロジェクトの打ち合わせを実際にしています。 1. Outlookのスケジュール登録で先方に会議招集依頼 →会議召集メール本文にSharePointサイトとOneNoteのURLを記載 2.
SharePointOnlineのドキュメントライブラリにプロジェクトで使うファイルを共有 3. 事前にOneNoteにアジェンダを書き込み →主催者だけがアジェンダを書くのではなく、「確認すべき項目」を各自が記載 4. 時間になればLyncを起動してWebカメラで顔を見ながら会議 5. 打ち合わせで決まったことなどは、すぐにOneNoteに書く →そのまま議事録として残す 6. 次回打ち合わせも、前回のノートに追記することでタスクの消化漏れを防ぐ
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【OneNote】の紹介 イチオシの製品です OneNoteはクラウド共有に適したノートアプリです(EverNoteみたい) 同時書き込み&リアルタイム更新がされるので、複数人で共有するアイデア落書き帳に最適! ノート電子化のメリット ・複数のノートを持ち歩かなくてよい ・ノート全体を検索することがもちろん可能 ・文章の切り貼り、ノート間でのページの移動も可能 ・参考Webサイト等へのリンクはもちろん、メールアイテムの添付、音声、動画の録音も可能 ・各種端末(Windows8タブレットストアアプリ、Android、iPhone,iPad,Windows8Phone)すべてあります こんな使い方 ・アイデアノート ・打ち合わせノート:メモ帳のように縦方向への記述だけでなく、横にメモを追加したり簡単にできる 最初にレジュメを準備しておき、レジュメの間に決定事項などを書くだけで議事録として使える ・手順書:PCで手順を作成し、そのままタブレットで手順を参照しながら作業できる。 もし、記載ミスがあっても、その場で更新できる
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Office365を使って快適なオフィスワークを実現しよう! 「全員の顔が見える」企業規模では、 「社内ソーシャル」とか「社内コラボレーション」とかは、 ITインフラを使う前に、直接会って、会話するところ から始めればよいので、大企業向けのOffice365 の事例は合わないかもしれません。
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Office365を使って快適なオフィスワークを実現しよう! でも、手軽に始められる便利機能がたくさんあります もしまだPOPメール使っているのであれば、 Exchange+Outlookの便利さや、 Windows8+Office365の便利さを体験してくだ さい。
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Office365の先に何が起きるのか?(妄想 Office365アカウント前提の外部サービスが出てきます 「Facebookアカウントでログイン」とか「Twitterでログイン」という コンシューマアプリを使われたことがあるともいます。 企業向けアプリもWebサービスアカウントに紐づけてログインする、 つまり、Office365アカウントと連携することで 利用するサービスが増えると予想されます。
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仕事をラクにするためのヒントはあったでしょうか? ファイル権限デザイナーも よろしくお願いします! Office365の導入、サポート、製品・ソリューション開発を 一緒にしてくれる仲間も募集中です。 本作品を複製、頒布、展示、実演することができます。 二次的著作物を作成することができます。 本作品を営利目的で利用することができます。
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