SlideShare una empresa de Scribd logo
1 de 24
SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
UNIDAD 4
ELABORADO POR:
YUDI NAYIBE SANABRIA PEÑA
GRUPO: IV
DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA
DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL II
BOGOTA D.C
SEPTIEMBRE 11 DE 2015
INTRODUCCION
Las organizaciones de hoy en día se ven enfrentadas al desafío de las nuevas
tecnologías al tener que optar por mejoras para la buena administración de la
información de una manera mas optima, eficiente, ahorrativa y practica.
Es por ello que en el siguiente trabajo investigativo se dará a conocer lo
relacionado con un sistema de gestión documental, las ventajas y beneficios de
su aplicación en una entidad.
OBJETIVOS
GENERAL:
Identificar la importancia de la aplicación e implementación de un sistema de gestión documental
dentro de una Organización.
ESPECÍFICOS:
 Reconocer e identificar los requisitos que se deben tener en cuenta para la implementación se
un sistema de gestión documental.
 Explicar cada una de las generalidades del sistema de gestión documental dispuestas en el
Decreto 1080 del 2015.
 Visitar una entidad que tenga implementado un sistema de gestión documental e investigar todo
lo relacionado con el mismo.
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Es un sistema de archivo, digitalización y
almacenaje informatizado de documentos
electrónicos o imágenes digitales, tanto
obtenidos de documentos originalmente
soportados en papel como de documentos
que ya se encuentran en formato digital.
El Sistema de Gestión Documental es por
tanto, un conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, eliminar los que ya
no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y
economía.
1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta
para su implementación.
Requisitos que se deben tener en cuenta para
su implementación
 Normatividad que exija el archivo general de la
nación para su implementación.
 Evidenciar las necesidades que surgen de la
entidad para la implementación del sistema.
 Estructura organizacional de la entidad.
 Modelo de gestión documental.
 Capacidad financiera y tecnológica para la buena
implementación del mismo.
REQUISITOS DESCRIPCION
Entrada de documentos en el sistema Permite distintos dispositivos de entrada Soporte distintos formatos entrada
Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de
errores.
Indexación de documentos en el sistema Permite indexación manual o automática, realizar resúmenes automáticos y
conocer los distintos criterios de indexación.
Almacenamiento de documentos Tenga la capacidad de almacenar documentos digitales, permita seguir una
estructura jerarquizada de Almacenamiento, permita almacenar un gran
volumen de datos, permita definir Backus o copias de seguridad periódicos y
que permita un sistema de almacenamiento de históricos.
Búsqueda de documentos Debe contar con un motor de búsqueda eficiente Las búsquedas deben
poder almacenarse y ampliar la búsqueda en internet Debe soportar gran
número de búsqueda simultaneas.
Visualización de documentos Permite realizarse a través de navegador Web.
Modificación de documentos Permite controlar las versiones de un documento.
Difusión de documentos Permitir el control de documentos consultados, el envío de los mismos en
distintos soportes y formas.
Integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad El Sistema de Gestión Documental sea compatible con otras aplicaciones,
plataformas de la organización, servidores y sistemas operativos.
VENTAJAS Y BENEFICIOS
del Sistema de Gestión Documental
RAPIDEZ Y ACCESO INMEDIATO
 Acceso instantáneo a toda la
documentación.
 Reducción de tiempo de consultas y
tareas de archivo.
 Resolución del problema de
localización.
 Control total sobre la documentación
e información.
 Información compartida entre
diferentes usuarios.
 Fácil y rápida distribución o envío de
documentos.
AHORRO MATERIAL
 Ahorro en impresión de documentos
(fotocopias, copias impresas,...).
 Eliminación de desplazamientos.
 Ahorro de espacio físico.
SEGURIDAD Y FIABILIDAD
 Custodia de alta seguridad para
documentos de gran valor o
confidencialidad.
 Sustitución de documentos impresos
por réplicas electrónicas.
 Evita la duplicidad de documentos.
¿Qué se necesita para implementarlo?
Hardware
 Escáner y/o dispositivo de Digitalización:
Los originales, una vez preparados, son
transformados en documentos digitales,
los cuales serán guardados o almacenados.
 Servidor de almacenamiento.
Contiene la información previamente
digitalizada. Los usuarios finales se
conectaran a un servidor para poder
acceder a dicha información, para su
modificación o revisión.
Software
 Programa de Gestión Documental:
Programa de apoyo al proceso de gestión
de la documentación que se maneja.
2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II,
capítulo VI
En Decreto 1080 de 2015 Parte VIII,
Titulo II, Capitulo VI, Articulo 15
Generalidades del Sistema de
Gestión Documental.
Se establece que las entidades
publicas deben contar con un
sistema de gestión documental que
permita:
 a). Organizar los documentos tanto
físicos como electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través
de los cuadros de clasificación
documental de la entidad.
 b). Establecer plazos de
conservación y eliminación para la
información y los documentos
electrónicos de archivo en las
tablas de retención documental
(TRD) y tablas de valoración
documental (TVD) elaboradas por
la entidad.
 c). Ejecutar procesos de eliminación parcial
o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
 d). Garantizar la autenticidad de los
documentos de archivo y la información
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de
vida del documento.
 e). Mantener la integridad de los
documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries.
 f). Permitir y facilitar el acceso y
disponibilidad de los documentos de archivo
por parte de la ciudadanía y de la propia
entidad, cuando sean requeridos.
 g). Preservar los documentos y sus
agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación .
GENERALIDADES
a. Los documentos en físico se deben organizar de acuerdo con los criterios para que estos se puedan pasar a un
medio digital e igualmente los documentos que se generen en una serie electrónica.
b. De igual forma que a los documentos en físico se debe instaurar el tiempo de retención de los documentos
electrónicos en las TRD y TVD.
c. De acuerdo a la disposición final constituida en las TRD y TVD se debe especificar el procedimiento para la
eliminación de los documentos electrónicos teniendo en cuenta el tiempo de retención.
d. Un documento es auténtico cuando existe evidencia sobre la persona que lo ha elaborado firmado.
e. Se debe garantizar el acceso a los documentos electrónicos, asegurando la integridad de la información que
contienen los documentos como la durabilidad del soporte que se encuentren.
f. Permite facilitar a los usuarios internos y externos el acceso a la información que se hallan en los archivos siempre
y cuando estos no tengan restricciones.
g. El sistema tecnológico para el manejo de los documentos series y subseries se debe tener en cuenta su
conservación o proteger a largo plazo con el fin de poder salvar la información.
3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión
Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe
reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características
mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Conformidad
Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de
documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la
información a partir de los procesos administrativos de las entidades.
Interoperabilidad
Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad
con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en
el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y
estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades
o instancias competentes.
Seguridad Los sistemas de gestión documental deben mantener la información
administrativa en un entorno seguro.
Metadescripción Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean
manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Adición de contenidos
El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos
contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la
autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.
Diseño y
funcionamiento
La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para
los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
Gestión Distribuida
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y
exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos
asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental)
Disponibilidad y
acceso
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la
autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y
comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su
capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
Neutralidad
tecnológica
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales
competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente
prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su
adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de
Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema.
 Nombre de la entidad: Agencia Nacional para la Superación de la
Pobreza Extrema (ANSPE)
 Nombre de la persona que
atendió la visita:
Lida Yanira Gomez Palmar
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
ORFEO
Orfeo es un sistema de Gestión
Documental y de procesos
desarrollado inicialmente por la
Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios (SSPD) en
Colombia, licenciado como
software libre bajo licencia
GNU/GPL para compartir el
conocimiento y mantener la
creación colectiva.
Dentro de una organización los documentos y los procesos asociados a ellos son de vital importancia. Estos
documentos pueden ser facturas, PQRs o contratos, entre otros, los cuales deben tener control en su flujo dentro del
organización, evitando que se incurra en sobrecostos administrativos, problemas legales, ineficiencia en sus procesos
o en la atención a terceros.
Orfeo, Permite a las organizaciones gestionar y administrar electrónicamente los documentos, la producción, el
trámite, el almacenamiento digital y la recuperación, evitando su manejo en papel. Adicionalmente, los apoya con el
manejo del archivo físico, el control de los procesos documentales y la reducción de costos administrativos. Orfeo es
un sistema de gestión documental Distribuido bajo licencia GPL al público, Servicio 100% Web.
Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de Documentos, sino que además es un
sistema de gestión de los procesos de la Empresa o Entidad.
Orfeo permite además la incorporación de los procesos propios de las organizaciones
optimizando su gestión y control y facilitando si se requiere la certificación de la
calidad de los mismos.
Características:
• La interfaz gráfica no es amigable ni intuitiva.
• Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización
que genera imágenes de los documentos físicos en formato multi tiff
(NO Compatible con sistemas operativos Linux y OSX).
• Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida,
resoluciones, memorandos etc).
• Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar,
Incorporar en expedientes, Tipificar el documento (a partir de Tablas de
Retención)
• Ágiles búsquedas de documentos y expedientes (por fechas, usuarios,
tipos de documentos, etc.).
• Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del
Archivo General de la Nación y su parametrización para otros modelos.
• Generación de reportes de gestión.
• Recepción automática de documentos para radicación vía fax.
• Envíos, físicos con módulos para correos o couriers o vía fax/email
• Gestión de Archivos
• Flujos Documentales (WorkFlow)
• Código desordenado y de difícil comprensión.
• No cumple estándares para la web actual (HTML5, diseño web
adaptable).
VENTAJAS:
1. Administración y parametrización de tipos de radicación de
documentos.
2. Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la
administración de los flujos documéntales y archivísticos.
3. Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la
sistematización de la generación de los expedientes virtuales.
4. Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos.
5. Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión.
6. Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada
en cualquier sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con
conexión a diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle,
MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet.
7. Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier
navegador.
8. Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas
desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet.
9. Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo
electrónico.
5. indague en la misma entidad lo siguiente:
1. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos?
 En su momento se venia aplicando en otra entidad por lo cual se les facilitaba el
manejo a los funcionarios, por la gestión de documentos que realiza el sistema y
por las necesidades que se presentan en la entidad sobre el uso de la
documentación y el programa cero papel.
2. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
 Siguiendo los lineamientos de seguridad que maneja la oficina de tecnología de
la información de la entidad y capacitando a los funcionarios continuamente
sobre el correcto uso de la información.
CONCLUSIONES
Con el anterior trabajo se pudo identificar la importancia que tiene la
implementación de un sistema de gestión documental en una entidad.
Los requisitos, ventajas y beneficios que un sistema de gestión documental le
puede brindar a una organización.
Un Sistema de Gestión Documental en una organización es de vital importancia
ya que lo fundamental en una entidad es la conservación de sus documentos se
especifican de una manera ordenada y coherente y así pueden ser consultados
por el usuario o personas encargadas de dicha información logrando mejores
resultados dentro de todos sus procesos de organización.
BIBLIOGRAFIA
http://www.nxgsi.com/servicios-informaticos-jumilla-murcia/gestion-documental-
empresa.html
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINA
E%202013/PGD2.pdf
file:///C:/Users/yudi.sanabria/Downloads/DECRETO%201080%2026%20MAYO%20_2015.pdf
http://www.anspe.gov.co/sites/default/files/imce/induccion_institucional_2015.pdf
https://es.wikipedia.org/wiki/OrfeoGPL

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

Cómo identificar y denominar una serie documental
Cómo identificar y denominar una serie documentalCómo identificar y denominar una serie documental
Cómo identificar y denominar una serie documental
Claudia Fagua
 

La actualidad más candente (20)

Exposición características de documentos electronicos
Exposición características de documentos electronicosExposición características de documentos electronicos
Exposición características de documentos electronicos
 
EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA  GESTIÓN DOCUMENTALEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA  GESTIÓN DOCUMENTAL
EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
 
Archivo Central
Archivo CentralArchivo Central
Archivo Central
 
Descripción documental
Descripción documentalDescripción documental
Descripción documental
 
Taller III Gestión Documental I Universidad del Quindio
Taller III Gestión Documental I Universidad del Quindio Taller III Gestión Documental I Universidad del Quindio
Taller III Gestión Documental I Universidad del Quindio
 
Presentación Sistemas de Gestión Documental
Presentación Sistemas de Gestión DocumentalPresentación Sistemas de Gestión Documental
Presentación Sistemas de Gestión Documental
 
Tecnicas de archivo
Tecnicas de archivo Tecnicas de archivo
Tecnicas de archivo
 
Tratamiento de los documentos electrónicos
Tratamiento de los documentos electrónicosTratamiento de los documentos electrónicos
Tratamiento de los documentos electrónicos
 
3 tarea 3
3 tarea 33 tarea 3
3 tarea 3
 
Diapositivas gestión documental.
Diapositivas gestión documental. Diapositivas gestión documental.
Diapositivas gestión documental.
 
Archivística
ArchivísticaArchivística
Archivística
 
Sistema de archivo
Sistema de archivoSistema de archivo
Sistema de archivo
 
Etapas de un Programa de Gestión Documental
Etapas de un Programa de Gestión DocumentalEtapas de un Programa de Gestión Documental
Etapas de un Programa de Gestión Documental
 
Mapa conceptual de tranferencias documentales
Mapa conceptual de tranferencias documentalesMapa conceptual de tranferencias documentales
Mapa conceptual de tranferencias documentales
 
Ciclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosCiclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentos
 
Gestion documental -Tipos de archivo
Gestion documental -Tipos de archivo Gestion documental -Tipos de archivo
Gestion documental -Tipos de archivo
 
Selección documental II
Selección documental IISelección documental II
Selección documental II
 
Tecnicas de archivo
Tecnicas de archivoTecnicas de archivo
Tecnicas de archivo
 
Cómo identificar y denominar una serie documental
Cómo identificar y denominar una serie documentalCómo identificar y denominar una serie documental
Cómo identificar y denominar una serie documental
 
Ciclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosCiclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentos
 

Destacado

Importancia de la familia extendida como red de apoyo de la madre soltera
Importancia de la familia extendida como red de apoyo de la madre solteraImportancia de la familia extendida como red de apoyo de la madre soltera
Importancia de la familia extendida como red de apoyo de la madre soltera
PSICOLOGIA Y EDUCACION INTEGRAL A.C.
 
Investigacion documental
Investigacion documentalInvestigacion documental
Investigacion documental
Brown Krosovsky
 
El archivo y la gestión de documentos
El archivo y la gestión de documentosEl archivo y la gestión de documentos
El archivo y la gestión de documentos
1fernand
 
Certificacion de competencias
Certificacion de competenciasCertificacion de competencias
Certificacion de competencias
oscarreyesnova
 
INTRIDUCCIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
INTRIDUCCIÓN DE COMPETENCIAS LABORALESINTRIDUCCIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
INTRIDUCCIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
KAREN ROSAS
 
Guia de organizacion de archivos
Guia de organizacion de archivosGuia de organizacion de archivos
Guia de organizacion de archivos
guest8bea2c
 
Sistema de gestion documental
Sistema de gestion documentalSistema de gestion documental
Sistema de gestion documental
willfer13
 
Técnicas de Archivo,sistema numérico & asunto o materia
Técnicas de Archivo,sistema numérico & asunto o materiaTécnicas de Archivo,sistema numérico & asunto o materia
Técnicas de Archivo,sistema numérico & asunto o materia
Constanza Trivik
 
Servicio al cliente
Servicio al clienteServicio al cliente
Servicio al cliente
gyleidy
 
Atancion al publico
Atancion al publicoAtancion al publico
Atancion al publico
gyleidy
 
Exposicion relaciones publicas 1
Exposicion relaciones publicas 1Exposicion relaciones publicas 1
Exposicion relaciones publicas 1
eduard93
 
tablas de retención documental
tablas de retención documentaltablas de retención documental
tablas de retención documental
Carlos Gomez
 

Destacado (20)

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3 SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3
 
Importancia de la familia extendida como red de apoyo de la madre soltera
Importancia de la familia extendida como red de apoyo de la madre solteraImportancia de la familia extendida como red de apoyo de la madre soltera
Importancia de la familia extendida como red de apoyo de la madre soltera
 
Investigacion documental
Investigacion documentalInvestigacion documental
Investigacion documental
 
Sistema de gestion documental
Sistema de gestion documentalSistema de gestion documental
Sistema de gestion documental
 
El archivo y la gestión de documentos
El archivo y la gestión de documentosEl archivo y la gestión de documentos
El archivo y la gestión de documentos
 
Certificacion de competencias
Certificacion de competenciasCertificacion de competencias
Certificacion de competencias
 
INTRIDUCCIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
INTRIDUCCIÓN DE COMPETENCIAS LABORALESINTRIDUCCIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
INTRIDUCCIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
 
Taller ciclo vital del documento
Taller ciclo vital del  documentoTaller ciclo vital del  documento
Taller ciclo vital del documento
 
Guia de organizacion de archivos
Guia de organizacion de archivosGuia de organizacion de archivos
Guia de organizacion de archivos
 
Sistema de gestion documental
Sistema de gestion documentalSistema de gestion documental
Sistema de gestion documental
 
9 sistemas de ordenación
9 sistemas de ordenación9 sistemas de ordenación
9 sistemas de ordenación
 
Sistema de clasificacion de la documentacion
Sistema de clasificacion de la documentacionSistema de clasificacion de la documentacion
Sistema de clasificacion de la documentacion
 
Ley 594 General de archivos de Colombia
Ley 594 General de archivos de ColombiaLey 594 General de archivos de Colombia
Ley 594 General de archivos de Colombia
 
Competencias Laborales Oit[1]
Competencias Laborales Oit[1]Competencias Laborales Oit[1]
Competencias Laborales Oit[1]
 
Técnicas de Archivo,sistema numérico & asunto o materia
Técnicas de Archivo,sistema numérico & asunto o materiaTécnicas de Archivo,sistema numérico & asunto o materia
Técnicas de Archivo,sistema numérico & asunto o materia
 
Servicio al cliente
Servicio al clienteServicio al cliente
Servicio al cliente
 
Atancion al publico
Atancion al publicoAtancion al publico
Atancion al publico
 
Exposicion relaciones publicas 1
Exposicion relaciones publicas 1Exposicion relaciones publicas 1
Exposicion relaciones publicas 1
 
Conceptos Archivisticos Básicos
Conceptos Archivisticos BásicosConceptos Archivisticos Básicos
Conceptos Archivisticos Básicos
 
tablas de retención documental
tablas de retención documentaltablas de retención documental
tablas de retención documental
 

Similar a Sistema de Gestión Documental

sistema de gestón documental
sistema de gestón documentalsistema de gestón documental
sistema de gestón documental
Arody Vega Tovar
 
Archivo central puj 12 09-2014
Archivo central puj  12 09-2014Archivo central puj  12 09-2014
Archivo central puj 12 09-2014
Arody Vega Tovar
 
Tema 4. el sistema de gestión documental
Tema 4. el sistema de gestión documentalTema 4. el sistema de gestión documental
Tema 4. el sistema de gestión documental
Romy Lozano
 

Similar a Sistema de Gestión Documental (20)

Trabajo guia 4
Trabajo guia 4Trabajo guia 4
Trabajo guia 4
 
Trabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENO
Trabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENOTrabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENO
Trabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENO
 
Sistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documentalSistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documental
 
sistema de gestón documental
sistema de gestón documentalsistema de gestón documental
sistema de gestón documental
 
Sistema de gestión documental
Sistema de gestión documental Sistema de gestión documental
Sistema de gestión documental
 
sistema de gestión documental
sistema de gestión documental sistema de gestión documental
sistema de gestión documental
 
Archivo central puj 12 09-2014
Archivo central puj  12 09-2014Archivo central puj  12 09-2014
Archivo central puj 12 09-2014
 
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
 
Gestión documental
Gestión documentalGestión documental
Gestión documental
 
Taller Unidad 4
Taller Unidad 4Taller Unidad 4
Taller Unidad 4
 
Investigaciòn sistema de gestiòn documental nini garcia
Investigaciòn sistema de gestiòn documental nini garciaInvestigaciòn sistema de gestiòn documental nini garcia
Investigaciòn sistema de gestiòn documental nini garcia
 
Sistema de gestion documental
Sistema de gestion documentalSistema de gestion documental
Sistema de gestion documental
 
Sistema de gestión de documentos
Sistema de gestión  de documentosSistema de gestión  de documentos
Sistema de gestión de documentos
 
Trabajo gestion documental sgd
Trabajo gestion documental sgdTrabajo gestion documental sgd
Trabajo gestion documental sgd
 
Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental
 
Trabajo de investigación katherin Cadena Rojas - Grupo 4
Trabajo de investigación   katherin Cadena Rojas - Grupo 4Trabajo de investigación   katherin Cadena Rojas - Grupo 4
Trabajo de investigación katherin Cadena Rojas - Grupo 4
 
Tema 4. el sistema de gestión documental
Tema 4. el sistema de gestión documentalTema 4. el sistema de gestión documental
Tema 4. el sistema de gestión documental
 
Trabajo unidad 4 jhon alejandro rueda gomez
Trabajo unidad 4   jhon alejandro rueda gomezTrabajo unidad 4   jhon alejandro rueda gomez
Trabajo unidad 4 jhon alejandro rueda gomez
 
Trabajo individual gestión documental II
Trabajo individual gestión documental IITrabajo individual gestión documental II
Trabajo individual gestión documental II
 
Trabajo de investigación
Trabajo de investigaciónTrabajo de investigación
Trabajo de investigación
 

Último

Bitacora de Inteligencia Artificial y Herramientas Digitales HD4 Ccesa007.pdf
Bitacora de Inteligencia Artificial  y Herramientas Digitales HD4  Ccesa007.pdfBitacora de Inteligencia Artificial  y Herramientas Digitales HD4  Ccesa007.pdf
Bitacora de Inteligencia Artificial y Herramientas Digitales HD4 Ccesa007.pdf
Demetrio Ccesa Rayme
 
FICHA DE LA VIRGEN DE FÁTIMA.pdf educación religiosa primaria de menores
FICHA DE LA VIRGEN DE FÁTIMA.pdf educación religiosa primaria de menoresFICHA DE LA VIRGEN DE FÁTIMA.pdf educación religiosa primaria de menores
FICHA DE LA VIRGEN DE FÁTIMA.pdf educación religiosa primaria de menores
Santosprez2
 
Diseño Universal de Aprendizaje en Nuevos Escenarios JS2 Ccesa007.pdf
Diseño Universal de Aprendizaje en Nuevos Escenarios  JS2  Ccesa007.pdfDiseño Universal de Aprendizaje en Nuevos Escenarios  JS2  Ccesa007.pdf
Diseño Universal de Aprendizaje en Nuevos Escenarios JS2 Ccesa007.pdf
Demetrio Ccesa Rayme
 

Último (20)

Evaluación de los Factores Externos de la Organización.
Evaluación de los Factores Externos de la Organización.Evaluación de los Factores Externos de la Organización.
Evaluación de los Factores Externos de la Organización.
 
Motivados por la esperanza. Esperanza en Jesús
Motivados por la esperanza. Esperanza en JesúsMotivados por la esperanza. Esperanza en Jesús
Motivados por la esperanza. Esperanza en Jesús
 
En un aposento alto himno _letra y acordes.pdf
En un aposento alto himno _letra y acordes.pdfEn un aposento alto himno _letra y acordes.pdf
En un aposento alto himno _letra y acordes.pdf
 
Padre tu palabra es_himno letra y ACORDES.pdf
Padre tu palabra es_himno letra y ACORDES.pdfPadre tu palabra es_himno letra y ACORDES.pdf
Padre tu palabra es_himno letra y ACORDES.pdf
 
DISEÑO DE ESTRATEGIAS EN MOMENTOS DE INCERTIDUMBRE.pdf
DISEÑO DE ESTRATEGIAS EN MOMENTOS DE INCERTIDUMBRE.pdfDISEÑO DE ESTRATEGIAS EN MOMENTOS DE INCERTIDUMBRE.pdf
DISEÑO DE ESTRATEGIAS EN MOMENTOS DE INCERTIDUMBRE.pdf
 
ACERTIJO CÁLCULOS MATEMÁGICOS EN LA CARRERA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
ACERTIJO CÁLCULOS MATEMÁGICOS EN LA CARRERA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLAACERTIJO CÁLCULOS MATEMÁGICOS EN LA CARRERA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
ACERTIJO CÁLCULOS MATEMÁGICOS EN LA CARRERA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
 
El liderazgo en la empresa sostenible, introducción, definición y ejemplo.
El liderazgo en la empresa sostenible, introducción, definición y ejemplo.El liderazgo en la empresa sostenible, introducción, definición y ejemplo.
El liderazgo en la empresa sostenible, introducción, definición y ejemplo.
 
Tema 9. Roma. 1º ESO 2014. Ciencias SOciales
Tema 9. Roma. 1º ESO 2014. Ciencias SOcialesTema 9. Roma. 1º ESO 2014. Ciencias SOciales
Tema 9. Roma. 1º ESO 2014. Ciencias SOciales
 
Santa Criz de Eslava, la más monumental de las ciudades romanas de Navarra
Santa Criz de Eslava, la más monumental de las ciudades romanas de NavarraSanta Criz de Eslava, la más monumental de las ciudades romanas de Navarra
Santa Criz de Eslava, la más monumental de las ciudades romanas de Navarra
 
GOBIERNO DE MANUEL ODRIA EL OCHENIO.pptx
GOBIERNO DE MANUEL ODRIA   EL OCHENIO.pptxGOBIERNO DE MANUEL ODRIA   EL OCHENIO.pptx
GOBIERNO DE MANUEL ODRIA EL OCHENIO.pptx
 
Bitacora de Inteligencia Artificial y Herramientas Digitales HD4 Ccesa007.pdf
Bitacora de Inteligencia Artificial  y Herramientas Digitales HD4  Ccesa007.pdfBitacora de Inteligencia Artificial  y Herramientas Digitales HD4  Ccesa007.pdf
Bitacora de Inteligencia Artificial y Herramientas Digitales HD4 Ccesa007.pdf
 
Botiquin del amor - Plantillas digitales.pdf
Botiquin del amor - Plantillas digitales.pdfBotiquin del amor - Plantillas digitales.pdf
Botiquin del amor - Plantillas digitales.pdf
 
Plantilla de Bitácora Participación Estudiantil Ecuador
Plantilla de Bitácora Participación Estudiantil EcuadorPlantilla de Bitácora Participación Estudiantil Ecuador
Plantilla de Bitácora Participación Estudiantil Ecuador
 
Realitat o fake news? – Què causa el canvi climàtic? - La desertització
Realitat o fake news? – Què causa el canvi climàtic? - La desertitzacióRealitat o fake news? – Què causa el canvi climàtic? - La desertització
Realitat o fake news? – Què causa el canvi climàtic? - La desertització
 
Salud mental y bullying en adolescentes.
Salud mental y bullying en adolescentes.Salud mental y bullying en adolescentes.
Salud mental y bullying en adolescentes.
 
Presentación de la propuesta de clase.pdf
Presentación de la propuesta de clase.pdfPresentación de la propuesta de clase.pdf
Presentación de la propuesta de clase.pdf
 
FICHA DE LA VIRGEN DE FÁTIMA.pdf educación religiosa primaria de menores
FICHA DE LA VIRGEN DE FÁTIMA.pdf educación religiosa primaria de menoresFICHA DE LA VIRGEN DE FÁTIMA.pdf educación religiosa primaria de menores
FICHA DE LA VIRGEN DE FÁTIMA.pdf educación religiosa primaria de menores
 
TEMA EGIPTO.pdf. Presentación civilización
TEMA EGIPTO.pdf. Presentación civilizaciónTEMA EGIPTO.pdf. Presentación civilización
TEMA EGIPTO.pdf. Presentación civilización
 
sesion de aprendizaje 1 SEC. 13- 17 MAYO 2024 comunicación.pdf
sesion de aprendizaje 1 SEC. 13- 17  MAYO  2024 comunicación.pdfsesion de aprendizaje 1 SEC. 13- 17  MAYO  2024 comunicación.pdf
sesion de aprendizaje 1 SEC. 13- 17 MAYO 2024 comunicación.pdf
 
Diseño Universal de Aprendizaje en Nuevos Escenarios JS2 Ccesa007.pdf
Diseño Universal de Aprendizaje en Nuevos Escenarios  JS2  Ccesa007.pdfDiseño Universal de Aprendizaje en Nuevos Escenarios  JS2  Ccesa007.pdf
Diseño Universal de Aprendizaje en Nuevos Escenarios JS2 Ccesa007.pdf
 

Sistema de Gestión Documental

  • 2. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL UNIDAD 4 ELABORADO POR: YUDI NAYIBE SANABRIA PEÑA GRUPO: IV DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTION DOCUMENTAL II BOGOTA D.C SEPTIEMBRE 11 DE 2015
  • 3. INTRODUCCION Las organizaciones de hoy en día se ven enfrentadas al desafío de las nuevas tecnologías al tener que optar por mejoras para la buena administración de la información de una manera mas optima, eficiente, ahorrativa y practica. Es por ello que en el siguiente trabajo investigativo se dará a conocer lo relacionado con un sistema de gestión documental, las ventajas y beneficios de su aplicación en una entidad.
  • 4. OBJETIVOS GENERAL: Identificar la importancia de la aplicación e implementación de un sistema de gestión documental dentro de una Organización. ESPECÍFICOS:  Reconocer e identificar los requisitos que se deben tener en cuenta para la implementación se un sistema de gestión documental.  Explicar cada una de las generalidades del sistema de gestión documental dispuestas en el Decreto 1080 del 2015.  Visitar una entidad que tenga implementado un sistema de gestión documental e investigar todo lo relacionado con el mismo.
  • 5. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Es un sistema de archivo, digitalización y almacenaje informatizado de documentos electrónicos o imágenes digitales, tanto obtenidos de documentos originalmente soportados en papel como de documentos que ya se encuentran en formato digital. El Sistema de Gestión Documental es por tanto, un conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. 1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.
  • 6. Requisitos que se deben tener en cuenta para su implementación  Normatividad que exija el archivo general de la nación para su implementación.  Evidenciar las necesidades que surgen de la entidad para la implementación del sistema.  Estructura organizacional de la entidad.  Modelo de gestión documental.  Capacidad financiera y tecnológica para la buena implementación del mismo.
  • 7. REQUISITOS DESCRIPCION Entrada de documentos en el sistema Permite distintos dispositivos de entrada Soporte distintos formatos entrada Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de errores. Indexación de documentos en el sistema Permite indexación manual o automática, realizar resúmenes automáticos y conocer los distintos criterios de indexación. Almacenamiento de documentos Tenga la capacidad de almacenar documentos digitales, permita seguir una estructura jerarquizada de Almacenamiento, permita almacenar un gran volumen de datos, permita definir Backus o copias de seguridad periódicos y que permita un sistema de almacenamiento de históricos. Búsqueda de documentos Debe contar con un motor de búsqueda eficiente Las búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la búsqueda en internet Debe soportar gran número de búsqueda simultaneas. Visualización de documentos Permite realizarse a través de navegador Web. Modificación de documentos Permite controlar las versiones de un documento. Difusión de documentos Permitir el control de documentos consultados, el envío de los mismos en distintos soportes y formas. Integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad El Sistema de Gestión Documental sea compatible con otras aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y sistemas operativos.
  • 8. VENTAJAS Y BENEFICIOS del Sistema de Gestión Documental RAPIDEZ Y ACCESO INMEDIATO  Acceso instantáneo a toda la documentación.  Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.  Resolución del problema de localización.  Control total sobre la documentación e información.  Información compartida entre diferentes usuarios.  Fácil y rápida distribución o envío de documentos. AHORRO MATERIAL  Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...).  Eliminación de desplazamientos.  Ahorro de espacio físico. SEGURIDAD Y FIABILIDAD  Custodia de alta seguridad para documentos de gran valor o confidencialidad.  Sustitución de documentos impresos por réplicas electrónicas.  Evita la duplicidad de documentos.
  • 9. ¿Qué se necesita para implementarlo? Hardware  Escáner y/o dispositivo de Digitalización: Los originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.  Servidor de almacenamiento. Contiene la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión. Software  Programa de Gestión Documental: Programa de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja.
  • 10. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI En Decreto 1080 de 2015 Parte VIII, Titulo II, Capitulo VI, Articulo 15 Generalidades del Sistema de Gestión Documental. Se establece que las entidades publicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita:  a). Organizar los documentos tanto físicos como electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de los cuadros de clasificación documental de la entidad.  b). Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en las tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD) elaboradas por la entidad.
  • 11.  c). Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.  d). Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.  e). Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.  f). Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.  g). Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación .
  • 12. GENERALIDADES a. Los documentos en físico se deben organizar de acuerdo con los criterios para que estos se puedan pasar a un medio digital e igualmente los documentos que se generen en una serie electrónica. b. De igual forma que a los documentos en físico se debe instaurar el tiempo de retención de los documentos electrónicos en las TRD y TVD. c. De acuerdo a la disposición final constituida en las TRD y TVD se debe especificar el procedimiento para la eliminación de los documentos electrónicos teniendo en cuenta el tiempo de retención. d. Un documento es auténtico cuando existe evidencia sobre la persona que lo ha elaborado firmado. e. Se debe garantizar el acceso a los documentos electrónicos, asegurando la integridad de la información que contienen los documentos como la durabilidad del soporte que se encuentren. f. Permite facilitar a los usuarios internos y externos el acceso a la información que se hallan en los archivos siempre y cuando estos no tengan restricciones. g. El sistema tecnológico para el manejo de los documentos series y subseries se debe tener en cuenta su conservación o proteger a largo plazo con el fin de poder salvar la información.
  • 13. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas. CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Conformidad Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades. Interoperabilidad Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes. Seguridad Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro. Metadescripción Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
  • 14. CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Adición de contenidos El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos. Diseño y funcionamiento La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible. Gestión Distribuida Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental) Disponibilidad y acceso Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento. Neutralidad tecnológica El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
  • 15. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema.  Nombre de la entidad: Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema (ANSPE)  Nombre de la persona que atendió la visita: Lida Yanira Gomez Palmar
  • 16. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ORFEO Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva.
  • 17. Dentro de una organización los documentos y los procesos asociados a ellos son de vital importancia. Estos documentos pueden ser facturas, PQRs o contratos, entre otros, los cuales deben tener control en su flujo dentro del organización, evitando que se incurra en sobrecostos administrativos, problemas legales, ineficiencia en sus procesos o en la atención a terceros. Orfeo, Permite a las organizaciones gestionar y administrar electrónicamente los documentos, la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación, evitando su manejo en papel. Adicionalmente, los apoya con el manejo del archivo físico, el control de los procesos documentales y la reducción de costos administrativos. Orfeo es un sistema de gestión documental Distribuido bajo licencia GPL al público, Servicio 100% Web.
  • 18. Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de Documentos, sino que además es un sistema de gestión de los procesos de la Empresa o Entidad. Orfeo permite además la incorporación de los procesos propios de las organizaciones optimizando su gestión y control y facilitando si se requiere la certificación de la calidad de los mismos.
  • 19. Características: • La interfaz gráfica no es amigable ni intuitiva. • Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que genera imágenes de los documentos físicos en formato multi tiff (NO Compatible con sistemas operativos Linux y OSX). • Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, resoluciones, memorandos etc). • Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en expedientes, Tipificar el documento (a partir de Tablas de Retención) • Ágiles búsquedas de documentos y expedientes (por fechas, usuarios, tipos de documentos, etc.). • Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación y su parametrización para otros modelos. • Generación de reportes de gestión. • Recepción automática de documentos para radicación vía fax. • Envíos, físicos con módulos para correos o couriers o vía fax/email • Gestión de Archivos • Flujos Documentales (WorkFlow) • Código desordenado y de difícil comprensión. • No cumple estándares para la web actual (HTML5, diseño web adaptable).
  • 20.
  • 21. VENTAJAS: 1. Administración y parametrización de tipos de radicación de documentos. 2. Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la administración de los flujos documéntales y archivísticos. 3. Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la sistematización de la generación de los expedientes virtuales. 4. Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos. 5. Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión. 6. Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquier sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con conexión a diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet. 7. Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier navegador. 8. Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet. 9. Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico.
  • 22. 5. indague en la misma entidad lo siguiente: 1. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?  En su momento se venia aplicando en otra entidad por lo cual se les facilitaba el manejo a los funcionarios, por la gestión de documentos que realiza el sistema y por las necesidades que se presentan en la entidad sobre el uso de la documentación y el programa cero papel. 2. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?  Siguiendo los lineamientos de seguridad que maneja la oficina de tecnología de la información de la entidad y capacitando a los funcionarios continuamente sobre el correcto uso de la información.
  • 23. CONCLUSIONES Con el anterior trabajo se pudo identificar la importancia que tiene la implementación de un sistema de gestión documental en una entidad. Los requisitos, ventajas y beneficios que un sistema de gestión documental le puede brindar a una organización. Un Sistema de Gestión Documental en una organización es de vital importancia ya que lo fundamental en una entidad es la conservación de sus documentos se especifican de una manera ordenada y coherente y así pueden ser consultados por el usuario o personas encargadas de dicha información logrando mejores resultados dentro de todos sus procesos de organización.