SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
UNIDAD 4
ELABORADO POR:
YUDI NAYIBE SANABRIA PEÑA
GRUPO: IV
DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA
DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL II
BOGOTA D.C
SEPTIEMBRE 11 DE 2015

INTRODUCCION
Las organizaciones de hoy en día se ven enfrentadas al desafío de las nuevas
tecnologías al tener que optar por mejoras para la buena administración de la
información de una manera mas optima, eficiente, ahorrativa y practica.
Es por ello que en el siguiente trabajo investigativo se dará a conocer lo
relacionado con un sistema de gestión documental, las ventajas y beneficios de
su aplicación en una entidad.

OBJETIVOS
GENERAL:
Identificar la importancia de la aplicación e implementación de un sistema de gestión documental
dentro de una Organización.
ESPECÍFICOS:
 Reconocer e identificar los requisitos que se deben tener en cuenta para la implementación se
un sistema de gestión documental.
 Explicar cada una de las generalidades del sistema de gestión documental dispuestas en el
Decreto 1080 del 2015.
 Visitar una entidad que tenga implementado un sistema de gestión documental e investigar todo
lo relacionado con el mismo.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Es un sistema de archivo, digitalización y
almacenaje informatizado de documentos
electrónicos o imágenes digitales, tanto
obtenidos de documentos originalmente
soportados en papel como de documentos
que ya se encuentran en formato digital.
El Sistema de Gestión Documental es por
tanto, un conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, eliminar los que ya
no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y
economía.
1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta
para su implementación.

Requisitos que se deben tener en cuenta para
su implementación
 Normatividad que exija el archivo general de la
nación para su implementación.
 Evidenciar las necesidades que surgen de la
entidad para la implementación del sistema.
 Estructura organizacional de la entidad.
 Modelo de gestión documental.
 Capacidad financiera y tecnológica para la buena
implementación del mismo.

REQUISITOS DESCRIPCION
Entrada de documentos en el sistema Permite distintos dispositivos de entrada Soporte distintos formatos entrada
Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de
errores.
Indexación de documentos en el sistema Permite indexación manual o automática, realizar resúmenes automáticos y
conocer los distintos criterios de indexación.
Almacenamiento de documentos Tenga la capacidad de almacenar documentos digitales, permita seguir una
estructura jerarquizada de Almacenamiento, permita almacenar un gran
volumen de datos, permita definir Backus o copias de seguridad periódicos y
que permita un sistema de almacenamiento de históricos.
Búsqueda de documentos Debe contar con un motor de búsqueda eficiente Las búsquedas deben
poder almacenarse y ampliar la búsqueda en internet Debe soportar gran
número de búsqueda simultaneas.
Visualización de documentos Permite realizarse a través de navegador Web.
Modificación de documentos Permite controlar las versiones de un documento.
Difusión de documentos Permitir el control de documentos consultados, el envío de los mismos en
distintos soportes y formas.
Integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad El Sistema de Gestión Documental sea compatible con otras aplicaciones,
plataformas de la organización, servidores y sistemas operativos.

VENTAJAS Y BENEFICIOS
del Sistema de Gestión Documental
RAPIDEZ Y ACCESO INMEDIATO
 Acceso instantáneo a toda la
documentación.
 Reducción de tiempo de consultas y
tareas de archivo.
 Resolución del problema de
localización.
 Control total sobre la documentación
e información.
 Información compartida entre
diferentes usuarios.
 Fácil y rápida distribución o envío de
documentos.
AHORRO MATERIAL
 Ahorro en impresión de documentos
(fotocopias, copias impresas,...).
 Eliminación de desplazamientos.
 Ahorro de espacio físico.
SEGURIDAD Y FIABILIDAD
 Custodia de alta seguridad para
documentos de gran valor o
confidencialidad.
 Sustitución de documentos impresos
por réplicas electrónicas.
 Evita la duplicidad de documentos.

¿Qué se necesita para implementarlo?
Hardware
 Escáner y/o dispositivo de Digitalización:
Los originales, una vez preparados, son
transformados en documentos digitales,
los cuales serán guardados o almacenados.
 Servidor de almacenamiento.
Contiene la información previamente
digitalizada. Los usuarios finales se
conectaran a un servidor para poder
acceder a dicha información, para su
modificación o revisión.
Software
 Programa de Gestión Documental:
Programa de apoyo al proceso de gestión
de la documentación que se maneja.

2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II,
capítulo VI
En Decreto 1080 de 2015 Parte VIII,
Titulo II, Capitulo VI, Articulo 15
Generalidades del Sistema de
Gestión Documental.
Se establece que las entidades
publicas deben contar con un
sistema de gestión documental que
permita:
 a). Organizar los documentos tanto
físicos como electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través
de los cuadros de clasificación
documental de la entidad.
 b). Establecer plazos de
conservación y eliminación para la
información y los documentos
electrónicos de archivo en las
tablas de retención documental
(TRD) y tablas de valoración
documental (TVD) elaboradas por
la entidad.

 c). Ejecutar procesos de eliminación parcial
o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
 d). Garantizar la autenticidad de los
documentos de archivo y la información
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de
vida del documento.
 e). Mantener la integridad de los
documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries.
 f). Permitir y facilitar el acceso y
disponibilidad de los documentos de archivo
por parte de la ciudadanía y de la propia
entidad, cuando sean requeridos.
 g). Preservar los documentos y sus
agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación .

GENERALIDADES
a. Los documentos en físico se deben organizar de acuerdo con los criterios para que estos se puedan pasar a un
medio digital e igualmente los documentos que se generen en una serie electrónica.
b. De igual forma que a los documentos en físico se debe instaurar el tiempo de retención de los documentos
electrónicos en las TRD y TVD.
c. De acuerdo a la disposición final constituida en las TRD y TVD se debe especificar el procedimiento para la
eliminación de los documentos electrónicos teniendo en cuenta el tiempo de retención.
d. Un documento es auténtico cuando existe evidencia sobre la persona que lo ha elaborado firmado.
e. Se debe garantizar el acceso a los documentos electrónicos, asegurando la integridad de la información que
contienen los documentos como la durabilidad del soporte que se encuentren.
f. Permite facilitar a los usuarios internos y externos el acceso a la información que se hallan en los archivos siempre
y cuando estos no tengan restricciones.
g. El sistema tecnológico para el manejo de los documentos series y subseries se debe tener en cuenta su
conservación o proteger a largo plazo con el fin de poder salvar la información.

3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión
Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe
reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características
mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Conformidad
Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de
documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la
información a partir de los procesos administrativos de las entidades.
Interoperabilidad
Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad
con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en
el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y
estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades
o instancias competentes.
Seguridad Los sistemas de gestión documental deben mantener la información
administrativa en un entorno seguro.
Metadescripción Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean
manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Adición de contenidos
El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos
contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la
autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.
Diseño y
funcionamiento
La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para
los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
Gestión Distribuida
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y
exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos
asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental)
Disponibilidad y
acceso
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la
autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y
comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su
capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
Neutralidad
tecnológica
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales
competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente
prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su
adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de
Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema.
 Nombre de la entidad: Agencia Nacional para la Superación de la
Pobreza Extrema (ANSPE)
 Nombre de la persona que
atendió la visita:
Lida Yanira Gomez Palmar

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
ORFEO
Orfeo es un sistema de Gestión
Documental y de procesos
desarrollado inicialmente por la
Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios (SSPD) en
Colombia, licenciado como
software libre bajo licencia
GNU/GPL para compartir el
conocimiento y mantener la
creación colectiva.

Dentro de una organización los documentos y los procesos asociados a ellos son de vital importancia. Estos
documentos pueden ser facturas, PQRs o contratos, entre otros, los cuales deben tener control en su flujo dentro del
organización, evitando que se incurra en sobrecostos administrativos, problemas legales, ineficiencia en sus procesos
o en la atención a terceros.
Orfeo, Permite a las organizaciones gestionar y administrar electrónicamente los documentos, la producción, el
trámite, el almacenamiento digital y la recuperación, evitando su manejo en papel. Adicionalmente, los apoya con el
manejo del archivo físico, el control de los procesos documentales y la reducción de costos administrativos. Orfeo es
un sistema de gestión documental Distribuido bajo licencia GPL al público, Servicio 100% Web.

Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de Documentos, sino que además es un
sistema de gestión de los procesos de la Empresa o Entidad.
Orfeo permite además la incorporación de los procesos propios de las organizaciones
optimizando su gestión y control y facilitando si se requiere la certificación de la
calidad de los mismos.

Características:
• La interfaz gráfica no es amigable ni intuitiva.
• Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización
que genera imágenes de los documentos físicos en formato multi tiff
(NO Compatible con sistemas operativos Linux y OSX).
• Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida,
resoluciones, memorandos etc).
• Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar,
Incorporar en expedientes, Tipificar el documento (a partir de Tablas de
Retención)
• Ágiles búsquedas de documentos y expedientes (por fechas, usuarios,
tipos de documentos, etc.).
• Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del
Archivo General de la Nación y su parametrización para otros modelos.
• Generación de reportes de gestión.
• Recepción automática de documentos para radicación vía fax.
• Envíos, físicos con módulos para correos o couriers o vía fax/email
• Gestión de Archivos
• Flujos Documentales (WorkFlow)
• Código desordenado y de difícil comprensión.
• No cumple estándares para la web actual (HTML5, diseño web
adaptable).

VENTAJAS:
1. Administración y parametrización de tipos de radicación de
documentos.
2. Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la
administración de los flujos documéntales y archivísticos.
3. Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la
sistematización de la generación de los expedientes virtuales.
4. Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos.
5. Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión.
6. Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada
en cualquier sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con
conexión a diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle,
MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet.
7. Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier
navegador.
8. Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas
desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet.
9. Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo
electrónico.

5. indague en la misma entidad lo siguiente:
1. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos?
 En su momento se venia aplicando en otra entidad por lo cual se les facilitaba el
manejo a los funcionarios, por la gestión de documentos que realiza el sistema y
por las necesidades que se presentan en la entidad sobre el uso de la
documentación y el programa cero papel.
2. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
 Siguiendo los lineamientos de seguridad que maneja la oficina de tecnología de
la información de la entidad y capacitando a los funcionarios continuamente
sobre el correcto uso de la información.

CONCLUSIONES
Con el anterior trabajo se pudo identificar la importancia que tiene la
implementación de un sistema de gestión documental en una entidad.
Los requisitos, ventajas y beneficios que un sistema de gestión documental le
puede brindar a una organización.
Un Sistema de Gestión Documental en una organización es de vital importancia
ya que lo fundamental en una entidad es la conservación de sus documentos se
especifican de una manera ordenada y coherente y así pueden ser consultados
por el usuario o personas encargadas de dicha información logrando mejores
resultados dentro de todos sus procesos de organización.

BIBLIOGRAFIA
http://www.nxgsi.com/servicios-informaticos-jumilla-murcia/gestion-documental-
empresa.html
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINA
E%202013/PGD2.pdf
file:///C:/Users/yudi.sanabria/Downloads/DECRETO%201080%2026%20MAYO%20_2015.pdf
http://www.anspe.gov.co/sites/default/files/imce/induccion_institucional_2015.pdf
https://es.wikipedia.org/wiki/OrfeoGPL