3. Definisi :
Perjumpaan ramai untuk memenuhi
tujuan, peraturan dan perlembagaan
pertubuhan
Forum untuk perbincangan formal
antara sekurang-kurangnya 3 orang
untuk mencapai objektif bersama
melalui proses komunikasi.
4. • Notis panggilan yang mencukupi
• Agenda yang jelas
• Menepati masa mula dan tamat
• Tempat yang sesuai dan selesa
• Perbincangan yang positif
• AJK serta urusetia yang berkesan
• Minit mesyuarat diedarkan lebih awal
5. • Selesaikan tugas atau masalah persatuan /
organisasi.
• Cepatkan proses rancang & laksana kerja /
projek.
• Dapat mandat dari ahli utk jalankan kerja
/projek baru.
• Kawal aktiviti dan kewangan organisasi dari
masa ke semasa.
6. • Terima usul (ide baru) dari ahli.
• Selaras dan bincang tugas dan tanggungjawab
AJK.
• Ikut peraturan yang ditetapkan dalam
perlembagaan.
• Sebar maklumat
7. • Mesyuarat Agung (AGM)
• Mesyuarat Agung Luar Biasa (EGM)
• Mesyuarat Tergempar
• Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
8. MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
Perlu diadakan mengikut undang–undang
negara , iaitu di bawah Akta Pendaftar
Pertubuhan bagi persatuan yang
ditubuhkan di luar institusi pendidikan
seperti persatuan belia , politik dan
sebagainya .
9. MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
Lazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahun
kewangan. Notis tidak kurang daripada 10 hari.
Tujuan (bergantung pada perlembagaan):
membentangkan laporan tahunan
meluluskan penyata kira-kira
merancang aktiviti tahun berikutnya
memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu
meluluskan sesuatu usul
Korum: 2/3 jumlah ahli berdaftar. Jika kuorum tidak
cukup selepas 30 minit, mesyuarat hendaklah
ditangguhkan ke tarikh lain (tidak lebih 30 hari)
10. Notis Pemberitahuan Mesyuarat
Maklumat yang perlu dimasukkan:-
• Nama jawatankuasa
•Tarikh dan tempat mesyuarat
•Masa mula dan masa dijangka tamat
•Agenda mensyuarat
•Nama Pengerusi
•Jenis pakaian
12. • Rangka / tajuk ringkas urutan perkara
yang akan dibincangkan dalam mesyuarat
13. • Ucapan pengerusi mesyuarat
• Bentang dan sahkan minit mesyuarat agung
lepas
• Bentang laporan tahunan
• Bentang dan sahkan laporan kewangan
tahunan lepas.
• Pemilihan AJK baru
• Bahaskan usul / cadangan yang diterima
• Ucapan penangguhan
14. Mesyuarat Agung Luar Biasa
Permintaan bertulis oleh tidak kurang
daripada 8 orang ahli Jawatankuasa
Kerja dan permintaan secara bertulis
oleh 1/3 orang ahli berdaftar supaya
mesyuarat itu diadakan .
15. MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA
Jarang berlaku
Mesyuarat jenis ini diadakan untuk mendapatkan
persetujuan semua ahli persatuan dalam
sesuatu perkara, tidak ada hal-hal lain.
Diarah oleh AJK atau diminta 1/3 ahli berdaftar
dengan tujuan :
membubarkan AJK yang ada dan memilih AJK
baharu
mengubah perlembagaan atas keperluan yang
mendesak
menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal
16. MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA
Diadakan dalam tempoh 5 hari dari tarikh
permintaan.
Paparan notis mesyuarat dan agenda
sekurang-kurangnya 48 jam sebelum
mesyuarat.
Korum mesyuarat agung diterima pakai.
Jika korum tidak mencukupi, mesyuarat
hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk
tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam
tempoh enam bulan.
17. Agenda untuk mesyuarat agung luar biasa ialah:
Penerangan daripada ketua atau setiausaha
mengenai latar belakang perkara atau isu yang
hendak dibincangkan.
Perbincangan mengenai perkara tersebut dan
mengambil keputusan.
18. • Membincangkan hanya satu agenda sahaja.
• Keputusan perlu dibuat dengan segera.
• Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah
berdasarkan kepada perlembagaan.
19. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
Mesyuarat yang biasa diadakan oleh
sesebuah persatuan bagi menggerakkan
persatuan berkenaan .
Dihadiri oleh semua ahli Jawatankuasa
Kerja yang dipilih / lantik dalam sesuatu
Mesyuarat Agung Tahunan .
20. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
Ahli dipilih dalam mesyuarat agung.
Kekerapan: bergantung pada kehendak
perlembagaan, peraturan tetap, keperluan
organisasi itu.
Notis sekurang-kurangnya 48 jam
Korum: lazimnya dua pertiga.
21. Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
•Ucapan pengerusi
•Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas
• Perkara – perkara berbangkit
• Agenda – agenda yang ingin dibincangkan atau
laporan daripada Pengerusi Jawatankuasa Kecil
• Hal – hal lain
• Penutup
23. Pengerusi perlu memastikan samada
korum telah mencukupi atau tidak .
Untuk mesyuarat jawatankuasa kerja, ahli
korum tidak boleh kurang daripada 2 / 3
ahli yang ada dalam jawatankuasa penuh .
24. Pengerusi boleh menunggu tidak lebih
daripada 15 atau 30 minit untuk korum
dipenuhi oleh ahli jawatankuasa .
Setiausaha harus merekodkan bahawa
mesyuarat itu dibatalkan kerana tidak
mencukupi korum .
Jika perlu , perbincangan tidak formal
boleh diadakan tanpa rekod dan kuasa .
25. Agenda dan minit mesyuarat akan
diedarkan .
Pengerusi berperanan mengisytiharkan
mesyuarat secara rasmi diikuti dengan
kata – kata aluan beliau .
26. Jika mesyuarat tersebut merupakan
mesyuarat kali pertama, tujuan mesyuarat
perlu dinyatakan .
Seterusnya, pengerusi tanggungjawab
baca agenda mesyuarat.
Majlis dibuka kepada ahli jika ada
pembetulan pada minit mesyuarat.
27. Pengerusi perlu menurunkan tandatangan
ringkasnya untuk setiap pembetulan .
Mempelawa cadangan dan
sokongan minit itu disahkan sebagai betul .
Selepas minit disahkan , pengerusi akan
menandatangani minit itu menulis tarikh.
28. Perkara – perkara yang dicetak dalam
minit mesyuarat akan diteliti secara satu
persatu dan ahli – ahli boleh
membangkitkan soalan untuk dijawab
oleh AJK atau orang berkenaan yang
telah ditugaskan .
29. Ahli – ahli hanya dibenarkan meminta
maklumat sahaja , perbincangan tambahan
atau perbincangan baru terhadap perkara
yang berbangkit itu tidak dibenarkan .
30. Pengerusi perlu bersikap berkecuali dan
tidak boleh bersikap berat sebelah atau
menonjolkan pengaruh .
Peranan yang dimainkan oleh beliau
dalam perbincangan ketika menjalankan
mesyuarat adalah untuk menganalisis dan
menjelaskan fakta – fakta yang
dibentangkan .
31. KUALITI PENGERUSI
Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang
tenang, peramah, mesra
boleh berfikir secara objektif dan jelas
berpengetahuan cukup tentang tatacara
mesyuarat
berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa
berhubung rapat dan bekerjasama dengan
setiausaha.
32. KUASA PENGERUSI
Kuasanya mengatasi semua yang hadir
dalam mesyuarat.
Keputusannya tentang tatacara mesyuarat
muktamad.
Dia mempunyai undi pemutus; digunakan
apabila berlaku persamaan undi antara
pencadang dengan pembangkang.
Dia sahaja yang boleh memula dan
menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan
tepat pada waktunya.
33. Pengerusi tanggungjawab untuk
menamatkan atau menutup mesyuarat
secara rasmi .
Untuk melicinkan perjalanan pertubuhan,
tarikh mesyuarat akan datang
ditetapkan terlebih dahulu sebelum
mesyuarat ditangguhkan oleh pengerusi .
37. • Berbincang dengan pengerusi untuk
menyediakan agenda mesyuarat
• Menghantar surat jemputan atau notis
mesyuarat lebih awal
• Memastikan tempat mesyuarat termasuk
sistem siaraya berfungsi
38. • Menyediakan peralatan yang
berkaitan seperti kertas , pen dan
sebagainya ( jika perlu )
• Menyediakan minit mesyuarat yang
lepas
39. • Datang lebih awal ke tempat mesyuarat
untuk memastikan semua persiapan
tidak tergendala dan diatur dengan
sempurna
40. • Mencatat perkara yang dibincangkan
dalam mesyuarat dengan ringkas , tepat
dan padat
• Mengedar kertas borang kehadiran
mesyuarat kepada semua ahli yang hadir
41. • Menyiapkan minit mesyuarat dengan
seberapa segera
• Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan
secepat mungkin untuk tindakan mereka
yang terbabit
42. Pengenalan
Minit adalah satu bentuk rekod yang bertulis
tentang perkara yang dibincangkan dalam
sesuatu mesyuarat. Sekiranya tidak dibuat
sebarang catatan, rekod tidak dapat disimpan
dengan sempurna dan segala perbincangan
yang diadakan tidak dapat di ambil tindakan
susulan.
43. Kandungan
Kandunga minit adalah bergantung pada jenis
mesyuarat yang dijalankan itu.Perkara berikut adalah
penting untuk dimasukkan sebagai kandungan dalam
minit mesyuarat itu.
Tajuk
Nama pertubuhan,persatuan sukan yang menjalankan
mesyuarat itu
Jenis mesyuarat (e.g., Mesyuarat
Jawatankuasa,Mesyuarat Agung Tahunan, dsb)
Tempat mesyuarat
44. Catatan nama AJK mengikut hiraki
Nama AJK serta jawatan mereka
45. Setiausaha perlu mencatatkan nama ahli yang
tidak hadir dengan alasan.
Sebagai alasan, memadai dicatatkan sebagai
tidak hadir dengan bersebab sebagai tajuk kecil
dalam minit itu.
Ini disusuli dengan senarai nama mereka yang
tidak hadir itu.
46. FORMAT MINIT MESYUARAT
(1) JUDUL MINIT MESYUARAT
(2) BUTIRAN AM
i. Tarikh :
ii. Masa :
iii. Tempat :
iv. Kehadiran :( catatkan anggota yang tidak hadir )
(3) AGENDA ( jika perlu dicatatkan )
i. Ucapan Pengerusi
ii. Membentang dan mengesahkan minit
mesyuarat lalu
iii. Perkara-perkara berbangkit
iv. Membincangkan isu
v. Membincangkan isu
vi. Hal-hal lain
47. FORMAT MINIT MESYUARAT
(4) KETERANGAN AGENDA
Isi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit
mesyuarat.
(5) TINDAKAN Siapakah yang bertanggungjawab?
(6) UCAPAN PENANGGUHAN
Ucapan penangguhan oleh Pengerusi. Dicatat juga masa
mesyuarat ditamatkan.
(7) PENCATAT
Dicatatkan nama orang yang mencatat minit
mesyuarat.
(8) PENGESAHAN PENGERUSI
Pengerusi menandatangi minit mesyuarat
tanda pengesahan.
48. Pengedaran Minit Mesyuarat
Pengedaran minit mesyuarat kepada ahli-ahli
dilakukan sekurang-kurangnya seminggu
selepas mesyuarat.
Draf minit dikemukakan kepada pengerusi
untuk kelulusan dan persetujuannya tidak
lewat dari tiga hari selepas tarikh
berlangsungnya mesyuarat itu.
Minit mesyuarat itu perlu dicetak lebih kerana
kerap kali ada ahli yang tidak membawa minit
bersama mereka semasa mesyuarat.
49. Sah
Fakta-fakta yang ditulis dalam minit mesyuarat itu tepat.Bahan yang
dicatatkan itu adalah bersamaan dengan perkara yang dibincang
dalam mesyuarat itu.
Lengkap
Minit mesyuarat itu padat dan lengkap dan tiada bahan yang
tertinggal atau ditokok tambah.Bahan catatan itu tersusun agar orang
dapat memahaminya walaupun seseorang itu tidak hadir dalam
mesyuarat.Mereka dapat mengikuti perjalanan mesyuarat itu dengan
cara yan mudah.
Ringkas
Minit mesyuarat itu juga ringkas dan mudah diikuti tetapi jangan
sampai mengurangkan pemahamannya.Catatan minit mesyuarat
direkodkan secara tepat,padat dan jelas.
