Conjunto de tecnicas para la administracion del tiempo.

1. MANEJO DEL TIEMPO

2. ¿Qué es el tiempo?
• El devenir como sucesión continuada de
momentos.
• El existir del mundo subordinado a un
principio y un fin.
• El tiempo es la estructura de las
posibilidades.

3. El tiempo es dinero

4. El tiempo en la literatura
• Dicen que el tiempo cambia las cosas, pero de hecho tienes
que cambiarlas tú mismo. Andy Warhol
• ¿Amas la vida? Entonces no malgastes el tiempo, por que
de eso esta hecha la vida. Benjamin Franklin
• Este tiempo, como todos los anteriores, es uno muy bueno,
siempre y cuando sepas que hacer con él.
Ralph Waldo Emerson
• El tiempo y la marea no esperan por nadie.
Provervio Ingles

5. “ Nunca se debe caer en el error de creer que el tiempo es
preexistente en ningún sentido, el tiempo es una cantidad
fabricada. ” Hermann Bondi

6. ¿Qué es el manejo del tiempo?
Cuando hablamos acerca del manejo del
tiempo hablamos acerca de la organización
de las tareas. El propósito del manejo del
tiempo es asegurarse de que completemos
todas nuestras tareas más importantes a
diario.
Componentes esenciales son:

7. • Lista de objetivos: Toma en
consideración nuestros deseos y elabora una
lista de metas primordiales y secundarias.

8. • Planificador de tareas: Toma en cuenta la
lista de metas y genera una lista secuenciada de
tareas principales y secundarias.

9. • Calendario: Convierte la lista en eventos
fechados.

10. Estos tres puntos están influenciados por
las características de las tareas como:
• Plazos de cumplimiento.
• Grado de concentración requerida.
• Persistencia necesaria para su
cumplimiento. La información obtenida se
procesa, se compara y ajusta para conseguir
a tiempo las metas o los requisitos.

11. Problemas en el manejo del
tiempo.
• Falta de certeza acerca de qué es lo que se
debe conseguir (falta de metas).
• Fallas en dividir las metas en una serie de
tareas.
• Falta de conciencia acerca de cómo manejar
el tiempo o del tiempo necesario para
cumplir una tarea determinada.

12. El manejo del tiempo es una herramienta
necesaria que puede ayudarte a tener éxito
en el trabajo, el hogar y otras actividades
personales.
Beneficios:

13. Obtener más

14. Llevar una vida balanceada

15. Tener más tiempo de descanso

16. Conseguir los objetivos

17. Disminuir el stress

18. Vencer la tendencia a postergar

19. Manejo deficiente del tiempo
Indicadores de un deficiente manejo del
tiempo son:

20. Andar siempre a la carrera

21. Retrasos frecuentes

22. Baja productividad

23. Frustración

24. Impaciencia

25. Dudas constantes entre diferentes
alternativas

26. Dificultad en establecer y
conseguir metas

27. Tendencia a postergar tareas a
cumplir

28. Ser demasiado detallista

29. Sentirse sobrepasado por la carga
de trabajo

30. Negatividad

31. La esencia del manejo del tiempo es saber cuales son tus
metas y valores en la vida y hacer un uso optimo de tu
tiempo en conseguir estos fines. Sin embargo, conocer
cuales son tus metas y valores no significa que el tiempo se
va a subordinar automáticamente a tus nuevos deseos. Será
necesario revisar como utilizas tu tiempo y desechar
aquellas actividades que no están orientadas a una meta.
Este proceso requiere adoptar nuevas actitudes y
comportamientos y abordar los obstáculos a cambiar
(impaciencia, negatividad etc.) para poder hacer del
manejo del tiempo una realidad diaria y duradera en lugar
de un concepto elusivo.

32. Metas claras, definidas.

33. Haz claro cuales son tus Valores y Metas.
Los Valores te ayudan a determinar lo que es importante en
tu vida. Son la fuerza silenciosa detrás de muchas de tus
decisiones y acciones.
La importancia de la clarificación de los valores es que su
influencia se vuelva perfectamente consciente para que
puedas reconocer honestamente que es lo que valoras en
este momento de tu vida. Puedes ser más independiente y
efectivo cuando sabes que valores decides mantener y con
los cuales guiarte como adulto y cuales de ellos tienen
prioridad sobre otros. Algunos valores son:

34. Seguridad financiera

35. Carrera interesante

36. Buenas amistades

37. Mantenerse en forma

38. Vida familiar.

39. Conseguir el máximo de cada día

40. Viajar.

41. Trabajar duro

42. Ayudar a la gente

43. Monitoreando tu tiempo
Habiendo establecido cuales son tus valores y metas el
siguiente paso es revisar como utilizas tu tiempo. Se
consigue con:
• Bitácora o diario. Lo ideal es registrar al menos una
semana de todo lo que haces en el día para poder detectar
áreas de comportamiento que afecten el desempeño y te
roben tiempo incluso en tu vida personal.
• Mantener un registro detallado y preciso del tiempo
invertido en cada actividad incrementa la carga de trabajo a
corto plazo pero te permite ver donde se pueden hacer
cambios de manera que se puedan obtener beneficios
duraderos.

44. Hacerse más organizado.
Se consigue con el uso de un listado de
pendientes en el que a cada uno de ellos se
le asigna un nivel de prioridad y una fecha
limite para su realización.
Ejemplo:
1. Prioridad Máxima: 27 de Agosto
2. Prioridad media: mediados de septiembre
3. Prioridad baja: sin fecha limite.

45. • Un alto porcentaje de resultados deseados se
consigue con un pequeño porcentaje de
actividades.
• Trata de evitar actividades y malos hábitos
que consumen tiempo y no agregan nada de
valor a tu trabajo como:

46. Demasiados descansos

47. Chismes de oficina

48. Llamadas telefónicas a amigos

49. Juegos

50. Comunicación deficiente

51. Mala coordinación interpersonal

52. Intrigas

53. Vicios inútiles

54. Todas estas son acciones innecesarias que te
retrasan en la consecución de tus objetivos.

55. • Si hay demasiadas actividades de alto nivel demandando
tu atención haz las más dificiles o desagradables en
primer lugar.
• Demasiadas actividades de alto nivel significa que no
estas calificando bien lo que es esencial que se haga hoy y
lo que puede esperar.
• Termina una tarea antes de empezar otra. De lo contrario
te encontraras cambiando de una a otra y haciendo ambas
con una calidad inferior.
• No todas las actividades de alto nivel pueden ser
terminadas por que puede que requieras información
adicional o esperar un plazo por un embarque, cuando esta
información o mercancía se hace disponible la tarea sin
terminar se convierte en prioridad para ese día.

56. Tareas pendientes ligadas a la
consecución de metas a largo
plazo.
• Un planificador de escritorio te ayuda a visualizar esta
conexión de inmediato. Asegúrate de que puedes delegar
responsabilidades pero hazlo a la persona indicada o de lo
contrario tendras que invertir más tiempo en corregir sus
errores.
• No hagas planes en exceso de manera que estos interfieran
con la ejecución real de las tareas pendientes.
• Dedica unos minutos para planear las principales
actividades del día siguiente antes de irte a tu casa y en el
día indicado cúmplelas.

57. Haz los trabajos importantes a la
hora del día en la que
normalmente te sientes mejor.
• Para producir trabajo de alta calidad averigua a que hora te
desempeñas mejor, puesto que algunas personas se
desempeñan mejor en la mañana que en la tarde.
• Haz los trabajos más importantes y demandantes cuando
estas a tu máximo.
• Si tu sistema de manejo del tiempo esta trabajando
efectivamente deberás de notar algunas de las mejoras
siguientes:

58. Mayor energía

59. Mayor productividad y
motivación

60. Mayor sentido de control

61. Mayor decisión

62. Mas positivismo

63. Mejor control de tu horario de
trabajo

64. Podras prevenir antes que
remediar

65. Acabaras con la tendencia a
posponer las tareas

66. No te llevaras los problemas a
casa

67. 7 consejos para el manejo del
tiempo
1. Establece un programa de revisión regular de tus
actividades.
2. Trabaja en un ambiente libre de distracciones e
interrupciones.
3. Toma pequeños descansos.
4. Se especifico en identificar como planeas usar tu tiempo.
5. Intercala diferentes actividades relacionadas a
determinada tarea para mantener la motivación y la
concentración.
6. Estima el tiempo necesario para cada tarea.

68. 7. Determina los 4 niveles de prioridad de las
tareas.
• Urgente e importante: Categoria 1
• No urgente pero importante: Categoria 2
• Urgente pero no importante: Categoria 3
• No urgente y no importante: Categoria 4

69. Determinando el nivel de
prioridad.
• Categoría 1.- Urgente e importante.
Las actividades en esta categoría incluyen responder a
crisis y cumplir con fechas limite. Si pasas mucho de tu
tiempo respondiendo a problemas inmediatos corres el
riesgo de entrar en una zona de elevado nivel de stress y
agotamiento fisico y mental. Las personas que en su vida
profesional siempre parecen estar al amparo de las
circunstancias son aquellas que esperan a que sucedan las
cosas para reaccionar a ellas. Las personas que siempre
parecen estar en control de la situación son aquellas que
ven venir las cosas y actúan a tiempo para protegerse o
beneficiarse de ellas.

70. Categoría 2.- No urgente pero importante.
Actividades en esta categoria te permiten planear por
adelantado (por ejemplo: ¿qué pasos debo seguir ahora
para cumplir con mis objetivos en un plazo de 6 meses?)
en lugar de alegrarse tan solo por haber sobrevivido un día
mas en la oficina. Te permiten también tomar medidas
preventivas para reducir la frecuencia de crisis y problemas
y desarrollar un balance en tu vida.
No dejes de lado estas actividades solo por que no son
urgentes o de lo contrario pronto lo serán. Tu meta debe ser
dedicar 60% de tu tiempo a tareas proactivas y 40% a
tareas reactivas y de mantenimiento (sicop, cph, etc.) o
interrupciones inesperadas que puedan surgir.

71. • Categoría 3.- Urgente pero no importante.
Actividades en esta categoría incluyen responder a los
requerimientos de otros , ejemplo: “Necesito tu ayuda para
terminar la presentación del próximo martes” o “¿podrías
entregar ese carro por mi? Como en la categoría 1 estas
reaccionando a eventos, pero estas actividades no son
importantes en ayudarte a conseguir tus principales metas
laborales y personales.

72. • Categoría 4.- No urgente y no importante.
Las actividades en esta categoría incluyen “parecer
ocupado” ejemplo: organizando papeles, yendo de un lado
a otro, jugando en la computadora, haciendo pendientes
personales en horas de trabajo etc. Podrías convencerte que
estas son actividades importantes cuando en realidad son
una perdida de tiempo. Actividades en esta categoría no
son urgentes ni importantes y deben ser removidas de tu
programa diario.

73. La mayoría del tiempo debe ser
dedicado a ciertas metas.
• Como se indicó, la mayoría de tu tiempo debe ser dedicado
a actividades importantes (orientadas a metas) pero no
urgentes (categoría 2). Este énfasis en lo que es importante
para ti puede parecer egoísmo aunque seria más preciso
llamarlo auto-interés: poner tus propios intereses y metas
en primer lugar la mayoría del tiempo mientras que las de
otros, incluso personas cercanas, en segundo lugar. ¿El
motivo para esto? Si te sientes desorientado en la vida y
tus deseos permanecen sin cumplirse ¿qué tipo de persona
vas a ser en el trabajo o en tu casa? Dar lo mejor de ti es
más probable que saque lo mejor de otros.

74. Adelántate a tus tareas cuando
sea posible.
• Antes de que empiece la semana evalúa la carga de trabajo
para la siguiente semana o incluso el siguiente mes
especialmente si hay eventos importantes que puedan
requerir cambios en tu programa.
Sabiendo cuales son las tareas futuras puedes preparar una
estrategia para cumplirlas a tiempo.

75. Como desarrollar un sistema de
planeación y manejo del tiempo.
• Calendario semestral. Sirve para identificar fechas
limites cada mes, lo ideal: tenerlo a la mano en tu agenda o
escritorio.
• Lista semanal de tareas prioritarias. Este
formato te permite hacer una lista de “Pendientes” de todas
las tareas que pueden o deben ser hechas durante la semana
basada en tus metas. Cada semana decides la prioridad de
cada tarea y determinas su orden de importancia. Esta lista
identifica a “A” como las tareas más importantes para ser
realizadas, “B” identifica las tareas que necesitan ser
realizadas solo después de que todas las “A” fueron
cumplidas, y “C” identifica a aquellas que deben ser

76. realizadas solo después de que “A” y “B” fueron hechas.
Un numero al lado de cada letra te ayuda a definir aun mas
el nivel de prioridad de cada tarea, ejemplo: A1, A2, A3.
• Programa semanal. Identifica el tiempo y el orden
en que deben ser realizadas las tareas y demás actividades
para la semana. Se debe desarrollar cada semana y es
revisado cada día para determinar si se necesitan hacer
cambios para el siguiente día debido a circunstancias
imprevistas (Ej. cambio en las citas o tiempo adicional
para completar las tareas).

77. Como cualquier otro cambio en tu vida vas
a necesitar revisar con frecuencia tus
habilidades para aprovechar el tiempo y
evitar regresar a malas practicas que te
hagan desperdiciarlo.
Un manejo eficiente del tiempo no significa
que cada segundo de tu día debe ser medido
sino que mucho de tu tiempo esta dirigido a
conseguir tus objetivos.

78. Cada hora...

79. cada minuto...

80. cada segundo que pasa...

81. No Puede Ser Reemplazado

82. Usa TU TIEMPO
Inteligentemente.