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El Facility Manager
Índice. Situación actual. Evolución de la fuerza laboral. Transformación de las empresas. Situación actual en el FM. Cambio de reglas. El FM dentro de la organización. Evolución del FM Organización del FM en áreas funcionales Patrimonial Espacios Mantenimiento Servicios (Operación del Edificio, Soporte del Negocio etc.). Funciones del Facility Manager. Perfil del Facility Manager. Objetivos del Facility Manager.
Evolución de la fuerza laboral.
Transformación de la empresa. Empresa tradicional. Estructura jerárquica, centralizada y estructurada de especialistas Conjunto estandarizado de procedimientos operativos para obtener productos o servicios estandarizados Administración basada en planes formales y división rígida del trabajo  Tendencias de la empresa actual Estructura menos jerárquica y  más descentralizada  Organización flexible de grupos e individuos que trabajan en equipos (trabajo colaborativo) y exigencia de profesionalidad y conocimientos Funcionamiento basado en información casi instantánea para suministrar masivamente productos y servicios personalizados, adaptados a mercados y/o clientes Se sustituye la planificación rígida por organizaciones flexibles de equipos que funcionan por objetivos Orientación hacia las necesidades del cliente (calidad, productos personalizados, servicios post-venta,...)
SITUACIÓN ACTUAL (I) Nuevos Modelos Negocio Trabajadores más exigentes Nuevas Tecnologías Suelo más caro Nuevas Formas de Trabajo Más factores Rediseño Espacios Trabajo OPTIMIZACIÓN  DE RENTABILIDAD
SITUACIÓN ACTUAL (II) Aumento de la importancia de los recursos inmobiliarios como consecuencia de: Creciente coste y valor de los edificios. Creciente cantidad y complejidad de las instalaciones técnicas, lo que supone un mayor coste tanto de instalación como de mantenimiento. Crecientes necesidades de los usuarios así como del entorno. Importante interrelación entre instalaciones técnicas, distribución de espacio y productividad de las personas. Constantes cambios organizativos y de funcionamiento en las organizaciones.
SITUACIÓN ACTUAL (III) Los costes asociados a los inmuebles son los segundos en importancia después de los de personal. En  numerosas empresas el inmovilizado material en edificios,  terrenos e instalaciones constituye entre el 25% y el 50% de su activo. El coste de mantenimiento de un edificio representa hasta el 80% del total de los costes. El enfoque tradicional de la gestión se limita, al mero control de costes de mantenimiento de los inmuebles, de sus instalaciones y de asegurar su correcto funcionamiento operativo.
SITUACIÓN ACTUAL (IV) En USA y Europa ya se esta abordado esta problemática: Reducción espacio asignado a un trabajador (15 a 8,5 m2) Nuevas formas de ocupar el espacio con puestos no asignados de ocupación rotatorias. Diseño de espacios abiertos Reducción  el numero de despachos cerrados Potenciando las áreas de reunión, comunicación y formación Flexibilidad para que decida el trabajador  donde trabaja, (tele trabajo) Los almacenes y archivos se reducen y/o se trasladan fuera No prima tanto la ubicación como la calidad del edificio
LAS REGLAS CAMBIAN En España esta visión esta aun en niveles muy bajos
Calidad del espacio Tendencia: Instalación en edificios modernos lejos del centro urbano. Suelo más barato Mejor relación entre superficie alquilable y útil (mejoras de un 19%). Mejora de servicios En España el 80% de los trabajadores considera representativo e importante el hecho de tener oficinas céntricas
Reducción de superficie útil Tendencia: Reducción de superficie útil por trabajador: Dinamarca – 7 m2 Alemania – 8 m2 Holanda – 7 m2 EE.UU.  - 7 m2 España - 13 m2 -  El 40% de los trabajadores lo consideran insuficiente. Esta reducción se compensa con otros espacios de reunión, descanso, servicios, concentración. España - Se tiende al apilamiento con estructura jerárquica
Disminución Despachos Tendencia: Entornos diáfanos que mejoren la productividad y la satisfacción de los trabajadores. España. Fuertes reticencias de aquellos que ocupan despachos (50%) a pesar de que perciben los beneficios que eso puede producir.
Aumento de salas de reunión Tendencia - El trabajo en equipo demanda una mayor comunicación. España. Las empresas más preocupadas por disponer de este tipo de espacios son en aquellas que existe un mayor contacto con los clientes (Marketing, Abogados). España 8% frente al 15% de otros países. Esta misma tendencia se puede aplicar a las áreas de formación 2,5% en España
Aumento de otras áreas Horarios flexibles. Se elige cuando y cuanto se trabaja. Es un enfoque a resultados. La oficina permanece abierta las 24h poniendo sus recursos a disposición de los trabajadores, entre los que se incluyen gimnasios,  saunas, piscinas. España  - Este concepto es prácticamente desconocido con áreas en torno al 3%.
El FM dentro de la empresa. Administración  T.I. Finanzas RR.HH. NEGOCIO CORPORATIVO Producción Compras FM Logística Ventas
¿Solo de soporte? El FM puede parecer no forma parte del negocio corporativo de las compañías pero… PUEDE SER CRITICO
Evolución del FM  (I ) 1.900 – 20 Empresas Pequeñas Familiares Locales Mono producto FM Dueño ,[object Object]
Empresas
Crecimiento
Diversidad de productos
FM
Dpto. Construcción
Arquitectónico
1.940 -70
Empresas
Reconstrucción II G.M.
Crecimiento internacional
Capital anónimo
Diversificación
FM
Datos de FM,[object Object]
Empresas
Globalización mercados y gestión
Vuelta el negocio corporativo
Externalización
FM
Externalización
Añadir valor
2.000…
Empresas
Gestión del conocimiento.
Internet.
Especialización del negocio corporativo.
FM
Orientación al cliente.
Dpto. estratégico,[object Object]
GESTIÓN DEL PATRIMONIO I Estrategia Patrimonial Necesidad corporativa espacio.  Medios de “adquisición” de espacios. Aumentos de Inmuebles/Espacios Selección. Valoración. Construcción / Compra / Alquiler. Financiación / Legal.
GESTIÓN DEL PATRIMONIO II Disposición de Activos. Identificación. Valoración. Reutilización. Venta / Alquiler 3os Legal.

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El Facilities Manager

  • 2. Índice. Situación actual. Evolución de la fuerza laboral. Transformación de las empresas. Situación actual en el FM. Cambio de reglas. El FM dentro de la organización. Evolución del FM Organización del FM en áreas funcionales Patrimonial Espacios Mantenimiento Servicios (Operación del Edificio, Soporte del Negocio etc.). Funciones del Facility Manager. Perfil del Facility Manager. Objetivos del Facility Manager.
  • 3. Evolución de la fuerza laboral.
  • 4. Transformación de la empresa. Empresa tradicional. Estructura jerárquica, centralizada y estructurada de especialistas Conjunto estandarizado de procedimientos operativos para obtener productos o servicios estandarizados Administración basada en planes formales y división rígida del trabajo Tendencias de la empresa actual Estructura menos jerárquica y más descentralizada Organización flexible de grupos e individuos que trabajan en equipos (trabajo colaborativo) y exigencia de profesionalidad y conocimientos Funcionamiento basado en información casi instantánea para suministrar masivamente productos y servicios personalizados, adaptados a mercados y/o clientes Se sustituye la planificación rígida por organizaciones flexibles de equipos que funcionan por objetivos Orientación hacia las necesidades del cliente (calidad, productos personalizados, servicios post-venta,...)
  • 5. SITUACIÓN ACTUAL (I) Nuevos Modelos Negocio Trabajadores más exigentes Nuevas Tecnologías Suelo más caro Nuevas Formas de Trabajo Más factores Rediseño Espacios Trabajo OPTIMIZACIÓN DE RENTABILIDAD
  • 6. SITUACIÓN ACTUAL (II) Aumento de la importancia de los recursos inmobiliarios como consecuencia de: Creciente coste y valor de los edificios. Creciente cantidad y complejidad de las instalaciones técnicas, lo que supone un mayor coste tanto de instalación como de mantenimiento. Crecientes necesidades de los usuarios así como del entorno. Importante interrelación entre instalaciones técnicas, distribución de espacio y productividad de las personas. Constantes cambios organizativos y de funcionamiento en las organizaciones.
  • 7. SITUACIÓN ACTUAL (III) Los costes asociados a los inmuebles son los segundos en importancia después de los de personal. En numerosas empresas el inmovilizado material en edificios, terrenos e instalaciones constituye entre el 25% y el 50% de su activo. El coste de mantenimiento de un edificio representa hasta el 80% del total de los costes. El enfoque tradicional de la gestión se limita, al mero control de costes de mantenimiento de los inmuebles, de sus instalaciones y de asegurar su correcto funcionamiento operativo.
  • 8. SITUACIÓN ACTUAL (IV) En USA y Europa ya se esta abordado esta problemática: Reducción espacio asignado a un trabajador (15 a 8,5 m2) Nuevas formas de ocupar el espacio con puestos no asignados de ocupación rotatorias. Diseño de espacios abiertos Reducción el numero de despachos cerrados Potenciando las áreas de reunión, comunicación y formación Flexibilidad para que decida el trabajador donde trabaja, (tele trabajo) Los almacenes y archivos se reducen y/o se trasladan fuera No prima tanto la ubicación como la calidad del edificio
  • 9. LAS REGLAS CAMBIAN En España esta visión esta aun en niveles muy bajos
  • 10. Calidad del espacio Tendencia: Instalación en edificios modernos lejos del centro urbano. Suelo más barato Mejor relación entre superficie alquilable y útil (mejoras de un 19%). Mejora de servicios En España el 80% de los trabajadores considera representativo e importante el hecho de tener oficinas céntricas
  • 11. Reducción de superficie útil Tendencia: Reducción de superficie útil por trabajador: Dinamarca – 7 m2 Alemania – 8 m2 Holanda – 7 m2 EE.UU. - 7 m2 España - 13 m2 - El 40% de los trabajadores lo consideran insuficiente. Esta reducción se compensa con otros espacios de reunión, descanso, servicios, concentración. España - Se tiende al apilamiento con estructura jerárquica
  • 12. Disminución Despachos Tendencia: Entornos diáfanos que mejoren la productividad y la satisfacción de los trabajadores. España. Fuertes reticencias de aquellos que ocupan despachos (50%) a pesar de que perciben los beneficios que eso puede producir.
  • 13. Aumento de salas de reunión Tendencia - El trabajo en equipo demanda una mayor comunicación. España. Las empresas más preocupadas por disponer de este tipo de espacios son en aquellas que existe un mayor contacto con los clientes (Marketing, Abogados). España 8% frente al 15% de otros países. Esta misma tendencia se puede aplicar a las áreas de formación 2,5% en España
  • 14. Aumento de otras áreas Horarios flexibles. Se elige cuando y cuanto se trabaja. Es un enfoque a resultados. La oficina permanece abierta las 24h poniendo sus recursos a disposición de los trabajadores, entre los que se incluyen gimnasios, saunas, piscinas. España - Este concepto es prácticamente desconocido con áreas en torno al 3%.
  • 15. El FM dentro de la empresa. Administración T.I. Finanzas RR.HH. NEGOCIO CORPORATIVO Producción Compras FM Logística Ventas
  • 16. ¿Solo de soporte? El FM puede parecer no forma parte del negocio corporativo de las compañías pero… PUEDE SER CRITICO
  • 17.
  • 21. FM
  • 30. FM
  • 31.
  • 34. Vuelta el negocio corporativo
  • 36. FM
  • 44. FM
  • 46.
  • 47. GESTIÓN DEL PATRIMONIO I Estrategia Patrimonial Necesidad corporativa espacio. Medios de “adquisición” de espacios. Aumentos de Inmuebles/Espacios Selección. Valoración. Construcción / Compra / Alquiler. Financiación / Legal.
  • 48. GESTIÓN DEL PATRIMONIO II Disposición de Activos. Identificación. Valoración. Reutilización. Venta / Alquiler 3os Legal.
  • 49. GESTIÓN DEL PATRIMONIO III Relaciones con entidades públicas. Normativas edificación. Calificaciones Urbanísticas. Impactos Medioambientales. Expropiaciones / Sistemas de compensación. Administración de Edificios. Alquiler a 3os Costes de edificios. Documentación.
  • 50. Planificación de Espacios I Planificación estratégica. Política corporativa de espacios. Programas de mejora de los recursos inmobiliarios. Presupuestos de inversión. Financiación. Diseño y construcción. Planificación y programación de proyectos. Diseño. Propuestas de construcción. Control de construcción.
  • 51. Planificación de Espacios II Utilización de los espacios. Definición de estándares. Inventario de bienes muebles e inmuebles. Control de utilización y asignación Reubicaciones, traslados. Estudios de layout" inteligentes
  • 52. Planificación de Espacios III Planificación energética. Selección de sistemas. Inventario con auditoria de consumos. Negociación de contratos. T.I. Definición de necesidades de usuario Disponibilidad de fuentes de energía. Corredores de cableado Documentación / Planos.
  • 53. Gestión del Mantenimiento Limitar el deterioro de las instalaciones. Minimizar los fallos de equipos y suministros. Facilitar espacios seguros y sanos Minimizar costes operativos
  • 54. Servicios de Ocupación de la Propiedad Ubicación y equipamiento - Servicios de ubicación en los inmuebles Mudanzas - Servicios asociados a las correspondientes mudanzas. Parking - Servicio de gestión de plazas de aparcamiento de vehículos, en los diversos inmuebles. Instalaciones Asociadas - Dotación de instalaciones de tipo auxiliar, asociadas directamente con la actividad. Espacio Ocasional - Cualquier servicio asociado al uso de un espacio ocasional. El espacio se usa para periodos muy cortos de tiempo o intermitentes.
  • 55. Servicios de Adaptación y Equipamiento. Arreglos y Mejoras Sistemas de gestión del edificio Sistemas de gestión de la energía Sistemas de automatización de instalaciones Suministro ininterrumpido de energía Instalación eléctrica Aire acondicionado Limpieza de áreas etc. Suministro de Mobiliario y Equipamiento Mobiliario Equipos de oficina Equipos de almacén Equipamiento para recepción Puestos de trabajo Equipamiento para salas de reuniones y formación Equipamiento para otros áreas especiales
  • 56. Servicios de operación de los edificios I Mantenimiento. Servicios asociados a la reparación y mantenimiento preventivo Reformas Menores. Servicios asociados a reformas menores del edificio Traslados Internos. Servicios asociados a la reorganización del espacio Rehabilitaciones. Servicios asociados a la restitución en buenas condiciones del edificio Seguridad. Servicios para la seguridad de las instalaciones incluyendo: Servicios prestados por empresas externas de seguridad y del personal empleado Mantenimiento de sistemas de detección de intrusos como alarmas, detectores, equipos de escaneado, control central y CCTV, sistemas de control de acceso, puertas de acceso, control de acceso de vehículos, equipos de comunicación, megafonía, iluminación y búsqueda de personas, etc.
  • 57. Servicios de operación de los edificios II Limpieza. Servicios de limpieza interna y externa del edificio incluyendo: Contratación de personal Equipos especiales Materiales, consumibles y otros costes asociados. Limpieza instalaciones médicas, quirófanos etc. Control de plagas Eliminación de Residuos. Servicios asociados a la recogida de desperdicios (generales y tóxicos), la eliminación de material confidencial, residuos sanitarios y reciclaje Plantas de Interior y Jardinería. Servicios asociados a la provisión y mantenimiento de plantas y flores incluyendo la limpieza, riego, poda y abono. Aguas y Alcantarillado. Servicios asociados al suministro y tratamiento de aguas y alcantarillado. Energía. Servicios asociados al suministro de energía, electricidad, gas, combustibles, etc.
  • 58. Servicios de Soporte del Negocio I Telefonía. Servicios asociados a líneas telefónicas, gestión y mantenimiento del sistema telefónico y de red, incluyendo aparatos, cableado, contestadores automáticos, sistemas de identificación del personal, teléfonos móviles, etc. Catering y Vending. Servicios de Recepción. Servicios de recepción incluyendo: Consumibles y uniformes Servicios de recepción dedicados a las salas de reuniones, de conferencias y audio visuales. Servicio de Mensajería y Correos. Servicios asociados al correo exterior, mensajeros, portes y franqueo Reprografía. Servicios asociados a reprografía incluyendo: Consumibles Mantenimiento de los equipos
  • 59. Servicios de Soporte del Negocio II. Continuidad después de Siniestros. Servicios asociados a la provisión y mantenimiento de instalaciones alternativas y sus correspondientes equipos para la recolocación del personal y de las operaciones de negocio en caso de que ocurriera un desastre en las instalaciones principales (Planes de contingencia) Transporte. Servicios asociados a las iniciativas de transporte dentro y fuera del recinto del edificio incluyendo: Programación de autobuses Ayudas al personal para el uso del transporte público Servicios de vehículos para cargos ejecutivos de la empresa Suministro y mantenimiento de vehículos Archivo. Servicios asociados al archivo y almacén de registros, dentro y fuera del edificio Material de Oficina. Servicios asociados al suministro de material de oficina y del servicio de entrega. HelpDesk. Servicios asociados a atender las peticiones dirigidas al departamento de Gestión Patrimonial y Servicios Generales del centro.
  • 60. Servicios de Gestión. Gestión del Inmueble. Servicios asociados a la gestión de todas las servicios enumerados incluyendo: Plan estratégico general Informes Valoraciones Cuadros de mando Facilities Management. Servicios asociados a la gestión de todas las actividades englobadas bajo las categorías anteriores incluyendo sistemas de información “informatizados” de gestión de inmuebles. Project Management Servicios asociados a la gestión de proyectos generados por alguna de las actividades anteriores
  • 61. Funciones del Facility Manager I Asesoramiento y Reporting a Dr. Gral. Operativas Supervisión Dpto./Unidades Principales Funciones: Relaciones Externas Planificación Organizacional Asignación Recursos: PRESUPUESTOS Coordinación Funcional con otros Dptos. Auditoría / Análisis de Instalaciones Gestión de RR.HH. FM Control de Gestión
  • 62. Funciones del Facility Manager II Relaciones Externas Municipios, CC.AA., Gobierno / Legal Relación Comunidades Programas de Relaciones Exteriores Planificación Organizacional. Objetivos Estrategias Procedimientos Asignación Recursos. Presupuestos Planning de Cargas de Trabajo Prioritización
  • 63. Funciones del Facility Manager III Coordinación Funcional con otros Dptos. Def. Áreas de Competencia Contactos con Áreas de Influencia Informar dptos. empresa de nuevos proyectos FM responsable situación emergencia / seguridad Def. Procedimientos, Interacción con Clientes Gestión de RR.HH. FM Revisión periódica Fijación de estándares productividad Niveles de Servicio Control de Gestión Auditoria Gestión Control Presup. (tiempos, dinero, etc.)
  • 64. Perfil de Facility Manager Capacidad de Comunicación a todos los Niveles Dotes de Supervisión (DELEGAR) Capacidad Priorización Anticipación Desarrollo y liderazgo de Equipos ¡¡¡ ADEMÁS DE LAS CUALIFICACIONES TÉCNICAS POSIBLES !!!
  • 65. Objetivos del Facility Manager I Conocer íntimamente el “CORE BUSINESS” de su compañía. Alinear objetivos departamentales con “CORE BUSINESS”. Orientación total al cliente interno. Maximizar la utilización de la tecnología en su favor: Call Centers Automatización de Sistemas Edificios Comunicación CAFM Centrado en funciones donde añade valor: el resto Outsourcing. Proactivos y Futuristas (Anticiparse). Ser capaz de medir sus Resultados (“Valor Añadido”) y presentarlo (Venderlo).
  • 66. Objetivos del Facility Manager II Organizar y estructurar una descripción sistemática de la cartera de inmuebles de la compañía incluyendo: La definición previa de un conjunto de contenidos y parámetros que permitan describir los inmuebles desde los siguientes aspectos: técnico: planos, superficies, ubicación de mobiliario e instalaciones, características y elementos constructivos, proyectos de actuación etc. jurídico-fiscal: contratos, licencias, seguros, altas y justificantes de pago de impuestos etc. económico: ratios de ocupación, costes de mantenimiento y conservación, costes de amortización, arrendamientos, costes financieros, ingresos asociados al inmueble, precios de mercado de alquiler y venta, valoraciones y peritaciones etc. La agrupación en un sistema de información informatizado de todos los elementos descriptivos de los inmuebles. La elaboración de unos procedimientos que permitan mantener actualizada constantemente dicha sistema de información.
  • 67. Objetivos del Facility Manager III El mantenimiento, planificación y gestión de los servicios, espacios físicos, mobiliario e instalaciones que configuran el conjunto construido. La creación de un plan de gestión integrado con las estrategias empresariales corporativas. El diseño e implantación de la gestión de los servicios. El establecimiento de indicadores de gestión adecuados que permitan evaluar la gestión de los servicios en términos de tiempo, calidad y eficiencia económica. Aseguramiento de cumplimiento de normativa que afecte a usuarios e inmuebles. Planes de reubicaciones y traslados de espacios. Gestión de suministros (energía eléctrica, limpieza, seguridad).
  • 68. Objetivos del Facility Manager IV. Un plan de gestión eficiente e integrado con las estrategias empresariales corporativas debe incluir: La implantación de un sistema de medición de la gestión. La realización de benchmarkings La fijación de estándares de ocupación, equipos, suministros y servicios. La determinación de la frecuencia de los servicios.
  • 69. Objetivos del Facility Manager V. El logro de una gestión óptima de los servicios en cuanto a tiempo, calidad y eficiencia económica requiere la definición de un conjunto de indicadores que permitan evaluar los servicios prestados en términos cuantitativos y establecer comparaciones. Entre los indicadores más eficientes para medir la calidad de los servicios gestionados destacan: Frecuencia de los servicios prestados. Duración de la prestación del servicio. Valoración del servicio por el usuario. Tiempos medios de respuesta a la demanda de los servicios. Interrupciones de actividad.
  • 70. Objetivos del Facility Manager VI. Para evaluar el coste relativo de los servicios gestionados se han de utilizar entre otros, los siguientes indicadores: Costes por inmueble, planta, m2. Costes de ocupación por empleado, departamento y sociedad. Costes de reubicación totales y por empleado. M2 (en sus diferentes niveles de medición): Por puestos de trabajo, Por categoría laboral y departamentos. Por uso y tipo de zona, planta etc. La totalidad de los costes incurridos para mantener y utilizar el inmueble por todos los conceptos (limpieza, electricidad, seguridad, seguros, impuestos, instalaciones, reparaciones y reposiciones). Número de plantas, superficies y puestos de trabajo disponibles. Personal ubicado en el inmueble, divisiones y departamentos a los que pertenece. Material de trabajo utilizado en el inmueble.
  • 71. Objetivos del Facility Manager VII.
  • 72.
  • 74.
  • 76.
  • 79.
  • 80.
  • 81. Solo solución problemasSatisfacer eficazmente y a bajo coste Las NECESIDADES que las diferentes áreas demandan en los ESPACIOS de TRABAJO
  • 82. Objetivos del Facility Manager IX. ¡¡Ser capaz de medir sus Resultados (“Valor Añadido”) y presentarlos (Venderlos)!! DIRIGIR el FM COMO un NEGOCIO
  • 83. ¿Dónde estamos? ¿Adónde vamos? ¿De dónde venimos? ¿Quiénes somos? Visión Global del FM.
  • 84. Conclusiones finales. En definitiva el Facilities Manager es un generalista que gestiona un equipo de especialistas. El gran desafío que tiene un Facilities Manager dentro de una organización es llegar a formar un equipo de personas que realicen las actividades propias del departamento obteniendo el máximo rendimiento y saber trasladar a la dirección la importancia y necesidad del Facility Management.