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Papeles de trabajo 2

Papeles de Trabajo 2

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PAPELES DETRABAJO
Los papeles de trabajo son el conjunto de
documentos que contienen la información
obtenida por el auditor en su revisión, así como
los resultados de los procedimientos y pruebas de
auditoría aplicados; con ellos se sustentan las
observaciones, recomendaciones, opiniones y
conclusiones contenidas en el informe
correspondiente.
PAPELES DETRABAJO
• Registrar de manera ordenada, sistemática y
detallada los procedimientos y actividades
realizados por el auditor.
• Documentar el trabajo efectuado para futura
consulta y referencia.
• Proporcionar la base para la rendición de
informes.
• Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y
revisión del trabajo de auditoría.
Objetivos
• Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.
• Dejar constancia de que se cumplieron los
objetivos de la auditoría y de que el trabajo se
efectuó de conformidad con las Normas de
Auditoría del Órgano de Control y demás
normatividad aplicable.
• Estudiar modificaciones a los procedimientos y
al programa de auditoría para próximas
revisiones.
• Los papeles de trabajo deberán:
• Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus
modificaciones; el programa deberá relacionarse con
los papeles de trabajo mediante índices cruzados.
• Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y
todas las cédulas y resúmenes que sean necesarios.
• Estar fechados y firmados por el personal que los haya
preparado.
• Ser supervisados e incluir constancia de ello.
Características
• Ser completos y exactos, a fin de que muestren la
naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten
debidamente los resultados y recomendaciones que se
presenten en el informe de auditoría.
• Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y
claridad que no requieran explicaciones adicionales.
• Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la
información necesaria para el cumplimiento de los
objetivos de la auditoría.
• Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio
suficiente para datos, notas y comentarios (los papeles
de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y
permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).

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Papeles de trabajo 2

  • 2. Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. PAPELES DETRABAJO
  • 3. • Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor. • Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia. • Proporcionar la base para la rendición de informes. • Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría. Objetivos
  • 4. • Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores. • Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás normatividad aplicable. • Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas revisiones.
  • 5. • Los papeles de trabajo deberán: • Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados. • Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes que sean necesarios. • Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado. • Ser supervisados e incluir constancia de ello. Características
  • 6. • Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría. • Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran explicaciones adicionales. • Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría. • Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).
  • 7. Suficiencia. Será suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deberá ser válida y confiable; es decir, las pruebas practicadas deberán corresponder a la naturaleza y características de las materias examinadas. Importancia. La información será importante cuando guarde una relación lógica y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar. Pertinencia. La evidencia deberá ser congruente con los resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditoría. Evidencias del Papel de trabajo:
  • 8. • Los papeles de trabajo serán propiedad del Órgano de Control. • Su guarda y custodia serán responsabilidad de los auditores. • Por contener información confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarán vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores. • Con objeto de que los papeles de trabajo estén debidamente resguardados y archivados, se formarán tantos legajos como sean necesarios, que se archivarán en compiladores tamaño carta. • Cada legajo incluirá un índice para facilitar la localización de las cédulas y demás papeles de trabajo. • Los papeles de trabajo de auditorías terminadas deberán conservarse por un período de cinco años Propiedad y Confidencialidad
  • 9. Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría. El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación, normatividad jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal, actas y documentos de entrega recepción de los entes fiscalizables. Esta información, debidamente actualizada, servirá como instrumento de referencia y consulta en varias auditorías. Clasificación de los papeles de trabajo
  • 10. Papeles de Trabajo del Período Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso de planeación y del programa de auditoría; del estudio y evaluación del control interno; del análisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras
  • 12. En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del área, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones presupuestales. Cédulas Sumarias o de Resumen
  • 13. Además de contener la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas se detallan la información obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos. Las pruebas que deben consignarse en las cédulas analíticas se refieren a las investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria. Cédula Analítica
  • 14. Por medio de las cédulas subanalíticas, se desagregan o analizan con detalle los datos contenidos en una cédula analítica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cédula subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión. Cédulas Subanalíticas
  • 15. Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisión, se resumirán en esta cédula de observaciones, debidamente identificados con el número de cédula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisión. Cédula de Observaciones
  • 16. Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se presenten las conclusiones, se integrará, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender. Cédula de Informes
  • 17. Si del trabajo de auditoría se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, será necesario dejar constancia de ello, primeramente en cédulas de discusión o de comentarios y después en cédulas de control de seguimiento. (Actas de Notificación de Observaciones). Cédula de Seguimiento de Recomendaciones
  • 19. A continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido: Objetiva De fácil lectura Completa Relacionar claramente Ser pertinente FORMULACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
  • 20. Las cédulas constan de tres partes: Encabezado Cuerpo Pie o calce ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA
  • 21. El encabezado es la parte superior de la cédula y debe contener los siguientes datos: Clave o índice de la cédula Siglas del Órgano de Fiscalización Superior y de la Dirección a cargo de la auditoría; y nombre del ente fiscalizado. Cuenta Pública revisada Encabezado
  • 22. Tipo de cédula. Procedimiento o técnica de auditoría aplicada Iníciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cédula Fecha de elaboración de la cédula Encabezado……….continua
  • 23. El cuerpo de la cédula es la parte donde se asienta la información obtenida por el auditor y los resultados de la revisión. Regularmente, se incluirá los siguientes elementos Cifras y conceptos sujetos a revisión Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos Cuerpo
  • 24. Referencias. Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento Cuerpo……….continua
  • 25. Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinación del monto. Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a otras cédulas Cuerpo……….continua
  • 26. El pie o calce es la parte inferior de la cédula; en ella se asientan principalmente los siguientes datos: Notas para aclarar o complementar algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula Marcas de auditoría empleadas y su significado Pie o calce
  • 27. Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula. Normalmente se anotará la preposición DE en color rojo, y enseguida la fuente de información Pie o calce……….continua
  • 28. 1. Decidir si es necesaria su formulación 2. Efectuar un diseño previo a su elaboración 3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a revisión. REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA
  • 29. 4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible 5. Tener cuidado de asentar en la cédula los datos necesarios y suficientes 6. Anotar los datos en forma de columna REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA…………………..continua
  • 30. 7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la información y a la misma conclusión que el auditor 8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios 9. Para efectos de corrección, las palabras o número incorrectos se tacharán, y los correctos se escribirán en la parte inmediata superior REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA…………………..continua
  • 31. 10. Una vez elaborada una cédula, esta no deberá desecharse ni pasarse en limpio. 11. Respetar el orden en que aparezca la información en los documentos fuente. 12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA…………………..continua
  • 33. Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfa-numérico, que permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lógica y directa para facilitar su identificación, localización y consulta. Índices
  • 34. Simplificar la revisión de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y permiten ir de lo general a lo particular. Evitar la duplicación del trabajo, puesto que al asignar un lugar específico a cada cédula se elimina el riesgo de que ésta se elabore nuevamente. Los índices persiguen los siguientes propósitos:
  • 35.  Interrelacionar dos o más cédulas de auditoría.  Facilitar la elaboración del informe, pues permiten localizar en cédulas específicas las irregularidades y deficiencias detectadas en la revisión.
  • 36. Índices a utilizar en la integración de los expedientes de papeles de trabajo que generan las revisiones efectuadas al Instituto INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL ÍNDICES CONCEPTO A ANTECEDENTES DE LA REVISIÓN B INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL INFORME Y COPIA DE LAS OBSERVACIONES C SERVICIOS PERSONALES D RUBRO ADQUISICIONES E RUBRO DE OBRA PÚBLICA F FONDOS Y VALORES G CASOS ESPECIALES H SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES I REVISIONES DE CONTROL J SEGUIMIENTO DE REVISIONES DE CONTROL
  • 37. A. Antecedentes de la revisión.- Es toda aquella documentación que puede ser utilizada para conocer, planear y dirigir la revisión a efectuar, por ejemplo: orden de auditoría, carta planeación, cronograma de actividades, acta de inicio de auditoría, informes de auditorías anteriores, seguimiento de observaciones, comunicaciones sobre problemática, etc. B. Informe definitivo, borrados del informe y copia de las observaciones comentadas.- Comprende el informe donde se señala el resultado de la auditoría practicada, así como las observaciones que se determinaron y que fueron comentadas con el personal autorizado del área revisada. C. Servicios personales.- Comprende toda aquella revisión sobre estructura orgánica, manual de organización y procedimientos, estructura básica y no básica, control de personal, expedientes, confronta de tabuladores de sueldos autorizados contra nómina, verificación de pagos y estructura funcional, etc.
  • 38. D. Rubro de adquisiciones.- Comprende el análisis de funciones y actividades en el ámbito de suministro, manejo y adquisiciones tales como: presupuesto autorizado, programa anual, licitaciones en sus diferentes modalidades, inventarios, pago de prestaciones y servicios, verificaciones físicas, comités, subcomités de compras y manuales que regulen la actividad, etc. E. Rubro de obras pública.- Integra la documentación respecto a la autorización y ejercicio del presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones, manejo y control de estimaciones, así como manuales que regulen la actividad. F. Fondos y valores.- Comprende la revisión a los renglones o áreas de contabilidad, tesorería, presupuesto, fondos creados y manuales que regulen la actividad, etc.
  • 39. G. Revisiones especiales.- Comprende la documentación de aquellas revisiones que no están consideradas en los rubros mencionados, así como auditorías no financiera tales como: Desempeño, Administrativas, Operacionales, etc. H. Seguimiento de observaciones.- Comprende toda aquella documentación utilizada para dar seguimiento y comprobar el cumplimiento por parte de las áreas auditadas a las observaciones determinadas. I. Revisiones de control.- Comprende la documentación de las revisiones efectuadas con carácter preventivo, orientadas a fortalecer el control interno del Instituto. J. Seguimiento de revisiones de control.- Comprende toda aquella documentación actualizada para dar seguimiento y comprobar el cumplimiento por parte de las áreas revisadas, a las recomendaciones de control determinadas por la Contraloría..
  • 40. son símbolos convencionales que utiliza el auditor para dejar constancia de las pruebas y técnicas de auditoría que se aplicaron; generalmente se registran con lápiz rojo. MARCAS DE AUDITORÍA
  • 41. 1. Dejar constancia del trabajo realizado. 2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias partidas. 3. Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado. Propósitos:
  • 47. e Expediente revisado. d Documento integrado en expediente. dc Documentación comprobatoria revisada. Obs. Referencia de alguna irregularidad en el papel de trabajo, que posteriormente se describirá en una cédula de observación.  Muestra seleccionada para revisión.
  • 48. Cruce de papeles de trabajo Es la técnica mediante la cual se relacionan los índices de las cédulas de auditoría para facilitar la revisión de los papeles de trabajo del auditor, así como la consulta de un determinado renglón o concepto que se quiere conocer.
  • 49. Una de las formas más sencillas de cruzar las cédulas de auditoría es el método de las flecha es decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se cruzarán o relacionarán los datos o cifras entre las cédulas de trabajo del auditor. Ejemplo: Viene de (índice) Cédula Va hacia (índice)
  • 50. Los papeles de trabajo se archivarán conforme a un sistema alfanumérico, para lo cual deberá considerarse el tipo de auditoría de que se trate y la secuencia de los períodos o programas que han sido objeto de revisión. Todos los archivos iniciarán con un índice que permita conocer su contenido. Los papeles de trabajo se señalarán con índices y marcas para facilitar su localización y relacionarlos entre sí. Generalmente, al poner en práctica un procedimiento de auditoría, en el análisis se utilizan varias cédulas, por lo que éstas deben numerarse progresivamente, de acuerdo con los índices asignados a los rubros (capítulo, concepto o partida) o sub función de aplicación, de preferencia en forma piramidal (cédulas sumarias, analíticas y sub analíticas).
  • 51. El archivo permanente contiene todos aquellos documentos y papeles de trabajo que necesitan ser consultados de forma continua, año tras año. La integración del archivo permanente se iniciara en la etapa de planeación de la auditoria, cuando se obtenga información general sobre el ente por auditar (organización, funciones, marco legal, sistemas de información y control, etc.) Puesto que sirve para la auditoría de diferentes años, este archivo tendrá que actualizarse. Archivo permanente
  • 52. · Hoja índice AP 1 El primer P de T del AP suele ser un índice de todos los papeles que integran este archivo. Contiene la referencia del lugar donde se encuentran los diferentes Papeles de Trabajo. · Estatutos de la sociedad AP 2 Cada vez que se modifiquen los estatutos de la sociedad habrá que actualizar este apartado. · Convenio colectivo AP 3 En general varía poco de año a año, sobre todo aspectos como las vacaciones o aspectos sociales. Los cambios suelen venir en relación con las subidas salariales… Papeles de trabajo del Archivo Permanente
  • 53. · Contratos y escrituras AP 4 * Contratos de compra venta de elementos de inmovilizado * Escrituras de constitución16 * Escrituras de adquisición de inmuebles (terrenos, edificios…) * Escrituras de hipoteca * Escrituras de aumento de capital * Escrituras de pólizas de seguro Papeles de trabajo del Archivo Permanente
  • 54. Organigrama de la empresa AP 5 Es de interés para saber cuáles son las personas que constituyen la cúpula de la empresa: * Director general * Responsable financiero * Responsable de contabilidad * Responsable de administración * Responsable de administración * Responsable del departamento comercial * Responsable del área de informática * Jefe de almacén… Papeles de trabajo del Archivo Permanente
  • 55. · Manuales de procedimientos y autorizaciones AP 6 Estos documentos aunque pueden ser objeto de actualización, pueden servir durante varios años. Papeles de trabajo del Archivo Permanente
  • 56. Están compuestas por letras y números y van siempre en rojo: · La letra corresponde a un capítulo o sección de los P de T. · El número representa la secuencia de los P de T dentro de la sección. Los P de T se referencian por dos motivos: · Para que se encuentren organizados por áreas · Para que se puedan localizar fácilmente Referencias en los papeles de trabajo
  • 57. 1.- Archivo general · Índice AG 1 · Plan global de auditoría AG 2 · Cuentas anuales a auditar AG 3 · … La numeración de los documentos que ocupan más de una hoja se hace de la siguiente manera:18 AG 3 1/5, AG 3 2/5,…, AG 3 5/5; o bien AG 3/1, AG 3/2,…, AG 3/5; 2.- Archivo permanente · Hoja índice AP 1 · Estatutos de la sociedad AP 2 · Convenio colectivo AP 3 REFERENCIAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO