1. ERP Solution
Bài 2 : Quản trị kho – Quản trị mua hàng
Giảng viên : Phí Anh Tuấn

2. Review bài học 1
1. Thế nào là một hệ thống tích hợp
2. Thế nào là công tác hoạch định ?
3. Tầm quan trọng của các quy trình
nghiệp vụ

3. Chúng ta cũng đã rõ ERP là một hệ thống software để hình thành
hệ thống thông trong đó ……
 Hoạch định, thu nhận, xử lý, tính toán, cung cấp, thống kê các
thông tin liên quan đến các khâu hoạt động chính của doanh
nghiệp theo kiểu trực tuyến ứng với các nghiệp vụ :
 Các hoạt động tài chính kế toán
 Các hoạt động quản lý, theo dõi bán hàng, công nợ
 Các hoạt động quản lý, theo dõi kho và mua hàng
 Các họat động về marketing, các mốI quan hệ của công ty
vớI khách hàng.
 Các hoạt động quản lý, lập kế hoạch, theo dõi sản xuất và
Tạo thành
tính giá thành. Hệ thống
 Các theo dõi tình hình họat động của thiết bị. Theo dõi hoạch định
bảo dưỡng sửa chữa thiết bị. khai thác tài
 Khả năng tích hợp vớI hệ thống Automation, hệ thống nguyên doanh
thiết kế CAD/CAM nghiệp (ERP)
 Các Module có khả năng hoạt động độc lập nhưng phải được
tích hợp chặt chẽ với nhau
 Có khả năng tích hợp, tổng hợp thông tin (consolidate) tự
động từ các đơn vị thành viên về công ty và ngược lại
 Có khả năng phân tích thông tin đa chiều, đồng thời trên nhiều
tiêu chí / mã quản lý khác nhau
 Thiết kế theo chuẩn mở ( Open System )

4. ERP Solution – CÁCH NHÌN VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
Các hoạt động nghiệp vụ SXKD trong doanh nghiệp liên quan chặt chẽ với
nhau trong một thể thống nhất…..
Hoạch định chiến lược, lên kế
hoạch & kiểm tra thực hiện
Quản trị Tài chính
Quản trị mối quan hệ
với K.Hàng, NCCấp Quản trị nhân sự tiền
lương
Kiểm soát điều độ
sản xuất Quản trị kho hàng - Đặt
hàng
Quản trị cung ứng
nguyên vật liệu
Theo dõi bảo dưỡng sửa
Quản trị & kiểm soát chữa
chất lượng
Quản trị Phân phối &
bán hàng

5. XEM XÉT TỔNG THỂ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
Quản trị : Quản trị phân tích:
Enterprise Hệ thống báo cáo DN,
Tài chính, Nhân
sự, tiền lương,
Resource Các báo cáo thống kê,
Dịch vụ Management Các báo cáo dự báo
Analytics
Quản trị :
Kho, Bán hàng, Các hoạt đông :
Đơn hàng, mua Tăng cướng bán
hàng, sản xuất, Supply hàng, chăm sóc
bảo dưỡng sửa Customer khách hàng, Tiếp thị
Chain
Supply Customer
chữa thiết bị Relationship
Management
Chain Relationship
Management
Management
Management

6. CÁC NHÓM CHỨC NĂNG CHÍNH ERP Solution
 Quản trị tài chính với các Module
Kế toán tổng hợp, Kế toán phải thu, kế toán phải trả, TSCĐ, quản lý
ngân sách
 Quản trị hậu cần – Logicstic với các Module
CRM, Quản trị bán hàng, Quản trị đặt hàng, Quản trị kho
 Quản trị sản xuất
Lập kế hoạch SX, Điều độ SX, Tính toán giá thành thực
 Quản trị bảo dưỡng, sửa chữa
Lập kế hoạch, theo dõi bảo dưỡng sửa chữa thiết bị
 Quản trị dự án
Lập kế hoạch theo dõi thực hiện dự án
 Quản trị nhân sự tiền lương
 Quản trị hệ thống

7. TỔNG QUAN CỦA HỆ THỐNG
Kế toán tổng hợp Nhân sự, Lương
Kết chuyển Hồ sơ nhân viên
Kết chuyển, tổng hợp tất cả các thông tin từ các hệ Các kiểu tính lương
Tích hợp tất cả các số liệu từ nhiều công ty thành viên Tính toán lương và chi trả
Các báo cáo lương
Kiểm soát TSCD, Tiền mặt, ngân hàng
Hệ thống báo cáo phân tích Tài chính
Tác vụ
Lương
Tác vụ
Hóa đơn
Kế toán phải trả Marketing Kế toán phải thu
T.Tin nhà cung ứng
Nhà cung cấp
Hồ sơ khách hàng
T.Tin
T.Tin khách hàng
Quản lý dự án
K.Hàng Thông tin cơ bản, các hoạt động
Phiế u đề nghị thanh toán Nhà cung cấp Nhật ký hóa đơn
Phiếu trả tiền Quảng cáo, khuyến mãi Nhật ký thanh toán Hóa đơn, các tác vụ
Các báo cáo phân tích Báo cáo, phân tích Các báo cáo phân tích Các phân tích báo cáo
Tác vụ
Hóa đơn
Tình hình kho
K.Hàng
T.Tin
Hóa đơn
Nhà CC
Xuất kho
Kiểm soát kho Tồn kho
Quản trị bán hàng
Quaûn lyù ñaët haøng Tồn kho Vật tư nhận sử dụng cho Theo dõi báo giá, đơn hàng
Caùc ñeà nghò vaø ñôn ñaët haøng đơn hàng ; Soá Serial ; lô Các hồ sơ bán hàng
Caùc hoà sô ñaëït haøng Nhập xuất kho, tồn kho Xuất kho Các thủ tục phát hành hóa đơn Quản trị hệ thống
Nhập kho Theo dõi xuất hàng
Caùc thuû tuïc, hoà sô nhaän haøng Báo cáo phân tích
Các báo cáo phân tích bán hàng Phân quyền bảo mật
Theo doõi nhaäp haøng
Caùc baùo caùo , phaân tích khai thác chương
trình ; Sao lưu phục
Baûo döôõng, söûa chöõa hồi dữ liệu. các tiện
Laäp keá hoaïch baûo döôõng
Thöïc hieän baûo döôõng, söûa chöõa Kiểm soát sản xuất ích khác
Caùc phaân tích baùo caùo Tính toán kế hoạch sx tổng thể
Lập KH sản xuất chi tiết theo đơn hàng
T.Tin đơn đặt hàng Theo dõi điều độ sản xuất hàng ngày
Phân tích Báo cáo phân tích sản xuất , giá thành
Tình hình K.H/bán hàng T.Tin bán hàng
Nhà cung cấp/Nhận hàng
Tình hình bán hàng, mua hàng

8. Inventory Management – CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Mặt hàng cần quản lý :
• Đơn giản là một mã bình thường
• Cần phân tích quản trị cần tổ chức khoa học : Nhóm – tiểu nhóm ….
• Ví dụ hệ thống mã phụ tùng thiết bị điện chuẩn hóa toàn châu Âu
Giá trị hàng hóa cần quản lý ứng với mua hàng :
• Đơn giá mua từ NCC – Tính theo thời điểm mua
• Các chi phí liên quan trước khi nhập kho (landed cost) : vận chuyển, bốc xếp,
thuế; bảo hiểm, lưu kho lưu bãi ……
• Các chi phí liên quan đến bảo quản khi mặt hàng đã nằm trong kho
• Các tính toán giá trị tồn kho : Giá bình quân thời điểm, giá bình quân giao
quyền, FIFO, LIFO, giá chuẩn
Các thông số kỹ thuật của hàng hóa phục vụ bảo quản, vận chuyển
• Kích thước – trọng lượng tịnh, trọng lượng thô
Các thông số phục vụ đánh giá chất lượng
• Hạn sử dụng
• Hạn sản xuất

9. Inventory Management – CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Các thông số phục vụ bảo dưỡng, sửa chữa
• Serial Number
• Partnumber
Các thông số phục vụ kiểm soát hàng hóa nhập kho
• Lô hàng
• Batch Number
• Ví dụ về hàng hóa thực phẩm – Dược phẩm
Giá trị hàng hóa cần quản lý ứng với Bán hàng :
• Chính sách giá bán – chiết khấu – thưởng bán hàng – hoa hồng ….
• Các chi phí liên quan trước khi nhập kho (landed cost) : vận chuyển, bốc xếp,
thuế; bảo hiểm, lưu kho lưu bãi ……
Kho hàng :
• Kho vật lý
• Kho logic
• Hệ thống kho trong toàn hệ thống
• Bố trí không gian kho – Kệ - rack – Bin

10. Inventory Management – CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Nhập kho
 Nhập từ các nghiệp vụ mua hàng .
 Nhập từ phân xưởng sản xuất
 Nhập từ hàng bán bị trả lại
 Nhập do điều chuyển từ kho này sang kho khác trong hệ thống
Xuất kho
 Xuất hàng hóa để bán .
 Xuất NVL để sản xuất
 Xuất thiết bị phụ tùng phục vụ bảo dưỡng sửa chữa
Kiểm kê kho
 Kiểm tra thực tế hàng hóa còn trong kho (số lượng, đánh giá lại giá trị hàng
hóa)
 Đối chiếu, so sánh số lượng hàng hóa thực tế và sổ sách

11. Inventory Management – CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Mức tồn kho
 Mức tồn kho an toàn
 Mức tồn kho dự trữ
 Mức tồn kho max , min
 Tồn kho kế hoạch : Hàng tồn thực tế, hàng chuẩn bị giao, hàng trên đường
về
Các chỉ tiêu phân tích
 Tần xuất ABC trong tồn kho .
 Lượng đặt hàng kinh tế
Kiểm kê kho
 Kiểm tra thực tế hàng hóa còn trong kho (số lượng, đánh giá lại giá trị hàng
hóa)
 Đối chiếu, so sánh số lượng hàng hóa thực tế và sổ sách

12. Inventory Management – CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Quản lý BOM trong quản trị kho
 Cấu trúc hàng hóa nhiều cấp
 Ví dụ gói quà ngày Tết
Hệ thống barcode trong quản lý kho
• Áp dụng trong rất nhiều ngành khác nhau
• Tự động hóa khâu xuất hàng, kiểm kê, tính toán hóa đơn (siêu thị…)

13. Quản trị kho
NHÀ CUNG CẤP KHÁCH HÀNG
Tính toán giá trị tồn
kho chuyển kế toán
Nhận hàng Xuất bán hàng
Bộ phận Bộ phận
Bộ phận Nhập, xuất, quản lý kho
kiểm kê kho đặt hàng
đặt hàng
Xuất phục vụ sản xuất
Xuất phục vụ sửa chữa
Hệ thống PartNumber, Hệ thống kiểm soát đơn vị Hệ thống danh
serial Number, thời hạn tính, kích thước, trọng điểm hàng hóa
sử dụng ... lượng, thời gian sử dụng

14. Quản trị kho
Quản trị kho không đơn thuần kiểm soát nhập xuất tồn mà còn ….
 Xây dựng bộ danh điểm thống nhất trong toàn hệ
thống.
 Kiểm soát đa đơn vị tính, kích thước trọng lượng,
barcode, thời hạn sử dụng, không gian kho.
 Kiểm soát theo lô
 Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập
kho.
 Kiểm soát các Serial, Partnumber cho bảo hành sửa
chữa.
 Kiểm soát các mặt hàng có cấu trúc ( BOM )
 Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế

15. Quản trị kho
Chiều dài mã vật
tư có thể định
nghĩa và thay đổi
Kiểm soát
Kiểm soát đồng trạng thái
thời giá trị tồn kho Với các lớp kho
tồn
FIFO, LÌFO, bình phân loại đa
quân, chuẩn dạng phục vụ
phân tích

16. TỔNG QUAN CỦA HỆ THỐNG
Kế toán tổng hợp Nhân sự, Lương
Kết chuyển Hồ sơ nhân viên
Kết chuyển, tổng hợp tất cả các thông tin từ các hệ Các kiểu tính lương
Tích hợp tất cả các số liệu từ nhiều công ty thành viên Tính toán lương và chi trả
Các báo cáo lương
Kiểm soát TSCD, Tiền mặt, ngân hàng
Hệ thống báo cáo phân tích Tài chính
Tác vụ
Lương
Tác vụ
Hóa đơn
Kế toán phải trả Marketing Kế toán phải thu
T.Tin nhà cung ứng
Nhà cung cấp
Hồ sơ khách hàng
T.Tin
T.Tin khách hàng
Quản lý dự án
K.Hàng Thông tin cơ bản, các hoạt động
Phiế u đề nghị thanh toán Nhà cung cấp Nhật ký hóa đơn
Phiếu trả tiền Quảng cáo, khuyến mãi Nhật ký thanh toán Hóa đơn, các tác vụ
Các báo cáo phân tích Báo cáo, phân tích Các báo cáo phân tích Các phân tích báo cáo
Tác vụ
Hóa đơn
Tình hình kho
K.Hàng
T.Tin
Hóa đơn
Nhà CC
Xuất kho
Kiểm soát kho Tồn kho
Quản trị bán hàng
Quaûn lyù ñaët haøng Tồn kho Vật tư nhận sử dụng cho Theo dõi báo giá, đơn hàng
Caùc ñeà nghò vaø ñôn ñaët haøng đơn hàng ; Soá Serial ; lô Các hồ sơ bán hàng
Caùc hoà sô ñaëït haøng Nhập xuất kho, tồn kho Xuất kho Các thủ tục phát hành hóa đơn Quản trị hệ thống
Nhập kho Theo dõi xuất hàng
Caùc thuû tuïc, hoà sô nhaän haøng Báo cáo phân tích
Các báo cáo phân tích bán hàng Phân quyền bảo mật
Theo doõi nhaäp haøng
Caùc baùo caùo , phaân tích khai thác chương
trình ; Sao lưu phục
Baûo döôõng, söûa chöõa hồi dữ liệu. các tiện
Laäp keá hoaïch baûo döôõng
Thöïc hieän baûo döôõng, söûa chöõa Kiểm soát sản xuất ích khác
Caùc phaân tích baùo caùo Tính toán kế hoạch sx tổng thể
Lập KH sản xuất chi tiết theo đơn hàng
T.Tin đơn đặt hàng Theo dõi điều độ sản xuất hàng ngày
Phân tích Báo cáo phân tích sản xuất , giá thành
Tình hình K.H/bán hàng T.Tin bán hàng
Nhà cung cấp/Nhận hàng
Tình hình bán hàng, mua hàng

17. Quản trị mua hàng – CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Nhà cung cấp
 Nhà cung cấp bên ngoài
 Nhà cung cấp nội bộ
Các chỉ tiêu phân tích
 Tần xuất mua hàng ABC đối với nhà cung cấp .
 Lịch sử giao hàng của NCC : thời hạn; chất lượng ..
Các thông tin hệ thống quản lý hàng hóa của NCC
 Hệ thống danh điểm
 Các tiêu chuẩn thương mại, đo lường …

18. Quản trị đặt hàng
NHÀ CUNG CẤP
Hóa đơn bán Công nợ phải trả
hàng từ nhà CC
Trao đổi
thông tin Lập đơn hàng
Nhận hàng từ
nhà CC, phân
phối hàng
Bộ phận
đặt hàng
Tính toán đề
nghị đặt hàng KẾ TOÁN
Yêu cầu đặt hàng
Đơn hàng tay ba
Bộ phận
bán hàng KHO SẢN XUẤT

19. Tính toán đề nghị đặt hàng
Căn cứ trên nhu cầu sản xuất, tình trạng tồn kho hệ thống tính toán
dự kiến đặt hàng để đảm bảo vật tư hàng hóa không bị thiếu NVL ….
 Tính toán đề nghị đặt hàng từ nhu cầu sản
xuất.
 Tính toán nhu cầu đặt hàng từ bán hàng
tay ba
 Tính toán đề nghị đặt hàng theo kế hoạch
định trước.
 Tính toán kế hoạch đặt hàng từ dự báo
doanh thu bán hàng

20. Tính toán đề nghị đặt hàng
Hoạch định kế
hoạch đặt hàng
linh động
Tính theo nhiều
tiêu thức
Vôùi heä thoáng tham
soá
Töï ñoäng taïo phieáu döï kieán
mua haøng -> chuyeån thaønh
PO chính thöùc

21. Quản trị đặt hàng
NHÀ CUNG CẤP
Hóa đơn bán Công nợ phải trả
hàng từ nhà CC
Trao đổi
thông tin Lập đơn hàng
Nhận hàng từ
nhà CC, phân
phối hàng
Bộ phận
đặt hàng
Tính toán đề
nghị đặt hàng KẾ TOÁN
Yêu cầu đặt hàng
Đơn hàng tay ba
Bộ phận
bán hàng KHO SẢN XUẤT

22. Lập đơn hàng Vôùi caùc thoâng tin
Kieåm soaùt chieát khaáu lieân quan ñeán ñôn
haøng
cuûa NCC
Vôùi caùc maët
haøng chi tieát Laäp ñôn haøng
Chuyeån töø phieáu döï kieán tröïc tieáp
mua
haøng thaøh ñôn haøng chính thöùc

23. Quản trị đặt hàng
NHÀ CUNG CẤP
Hóa đơn bán Công nợ phải trả
hàng từ nhà CC
Trao đổi
thông tin Lập đơn hàng
Nhận hàng từ
nhà CC, phân
phối hàng
Bộ phận
đặt hàng
Tính toán đề
nghị đặt hàng KẾ TOÁN
Yêu cầu đặt hàng
Đơn hàng tay ba
Bộ phận
bán hàng KHO SẢN XUẤT

24. Nhận hàng, phân phối hàng
Căn cứ trên các đơn hàng đã xác nhận với NCC. Hệ thống tiến hành theo dõi
quá trình nhận hàng từ NCC ….
 Kiểm soát nhiều hình thức giao hàng (giao hàng
từng phần, giao hàng toàn phần )
 Kiểm soát nhiều loại giao hàng (Hoá đơn về trước
hàng về sau, hàng về trước hoá đơn về sau, hàng
không có hóa đơn)
 Kiểm soát nhận hàng hóa theo lô
 Các kiểm soát khác liên quan đến nhận hàng

25. Nhận hàng, phân phối hàng
Vôùi caùc hình thöùc
giao haøng
Kieåm soaùt caùc
Loaïi giao haøng
Coù theå theo doõi
theo loâ chi tieát

26. Quản trị đặt hàng
NHÀ CUNG CẤP
Hóa đơn bán Công nợ phải trả
hàng từ nhà CC
Trao đổi
thông tin Lập đơn hàng
Nhận hàng từ
nhà CC, phân
phối hàng
Bộ phận
đặt hàng
Tính toán đề
nghị đặt hàng KẾ TOÁN
Yêu cầu đặt hàng
Đơn hàng tay ba
Bộ phận
bán hàng KHO SẢN XUẤT

27. Ghi nhận hóa đơn từ NCC
Theo dõi quản lý các hóa đơn từ NCC dựa trên các tiêu thức nhận hàng ….
 Xử lý theo dõi thông tin chi tiết hóa đơn từ NCC
 Theo dõi và phân bổ các loại chi phí liên quan đến
đơn hàng, hóa đơn
 Theo dõi các tiêu thức thanh toán cho từng hóa đơn
 Cho phép phân tích đa chiều
 Chuyển hóa đơn tới bộ phận công nợ phải trả bằng
đường tích hợp thông tin

28. Ghi nhận hóa đơn từ NCC
Linh ñoäng trong phaân
boå chi phí
Vôùi caùc maët
haøng chi tieát trong
ñôn haøng