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Concepto y Clases de oficina

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Concepto y Clases de oficina

  1. 1. Fredy Orlando Charchalac Baltazar 2008 109 48 Administración y Organización Escolar Hannia Nineth Girón A.CONCEPTO Y CLASES DE OFICINA ORGANIGRAMAS TIPOS DE ORGANIGRAMAS
  2. 2. CONCEPTO Y CLASES DE OFICINA OFICINA La oficina es un lugar de trabajo donde los trabajadores cumplen lasactividades asignadas para el logro de los objetivos de una empresa.Es decir, que en la oficina se cumple la delegación de poderes yresponsabilidades para proyectar y preparar registros, correspondencia,logros, cambios y movimientos en los planes de trabajo, reglamentos,instructivos, manejo de papelería e insumos, así como adiestramiento ycapacitación de personal.
  3. 3. CLASES DE OFICINA La pequeña Oficina La Oficina CentralizadaEs la que funciona con pocos empleados, el Es aquella donde el control de las actividadesdueño es el jefe y también el gerente. de diferentes dependencias se realiza bajo la autoridad y poder de una persona.
  4. 4. CLASES DE OFICINA La Oficina departamentalizada La Oficina parcialmente centralizadaEs aquella que se divide por secciones, Es aquella que tiene secciones porunidades, departamentos, oficinas donde cada departamentos y otras actividades estánuna es la que realiza sus actividades: centralizadas.Departamentos de importación, Departamentode suministros.
  5. 5. DIVISIONES IMPORTANTES DE LA EMPRESA La palabra empresa tiene un contenido muy amplio puesto que abarca todas las sociedades mercantiles, civiles, de hecho, individuales; todas ellas para realizar negocios, transacciones, construcciones y proyectos. Los elementos que le dan forma a una empresa son: Recursos Humanos Elemento vivo y activo, el Re s Son cursos T e riale a, de prioridad máxima e b é de la ienes inm cnicos Mat uinari s, invaluable conocimiento. e a aq po i s. siste mpresa teriales ic io, m es, equ s prima m :c una as y pro omo losEdif lacion ia a ater com puta gramas d inst ulos, m dora e íc . veh
  6. 6. 1) GerenciaAl formular la organización 2) Subgerenciadeben considerarse todas 3) Secretarialas funciones que se van a 4) Contabilidaddesarrollar dentro de laempresa. 5) Personal y Recursos Humanos 6) Compras 7) Ventas 8) Importación y Exportación 9) Producción 10) Control y Supervisión de Productos Entre las 11) Publicidad divisiones de una 12) Almacén o Bodega empresa se puede 13) Relaciones Publicas mencionar: 14) Información 15) Computo 16) Archivos
  7. 7. Niveles de Organización de una Empresa En la organización de una empresa se consideran tres niveles:1. Nivel directivo, institucional o estratégico. Se encuentran los accionistas, propietarios, dirigentes y funcionarios, los cuales establecen estrategias, planes, funciones, dirección y coordinación. 2) Nivel corporativo, gerencial o intermedio. Se encuentran los gerentes, jefes, mandos medios como la contabilidad y la estadística; es el nivel que administra al nivel inferior y cuida las decisiones que toma el nivel.3) Nivel operativo, técnico u operacional. Es el que se encuentra en la parte inferior de la organización, es el área de producción donde las tareas son ejecutadas, las tareas realizadas y los programas desarrollados.
  8. 8. NIVELES ORGANIZACIONALES Existen dos instrumentos importantes a través de los cuales se explicitan las estructuras organizativas: El Organigrama El manual de organización Es la representación grafica de la estructura organizativa. Es un modelo abstracto y Es un instrumento sumamente útil, a través sintético que permite obtener una idea de el cada jefe sabe cuales son las uniforme de una organización. funciones o actividades, autoridad delegada y responsabilidad exigida al órgano a suPermite que los integrantes de la organización cargo. y las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales.
  9. 9. Dependiendo su Contenido:Estructurales: su objetivo esrepresentar gráficamente los órganoso unidades administrativas queintegran la empresa, así como sujerarquía o dependencia.Funcionales: son los que indican en elcuerpo de la grafica las unidades y susinterrelaciones y las funcionesprincipales que realizan los órganosrepresentados.De integración de puestos: Estosindican dentro del marco de cadaadministrativa, los diferentes puestosestablecidos para la ejecución defunciones asignadas, plazas existentesy requeridas y los nombres de los queocupan los puestos.
  10. 10. Dependiendo de su ámbito de aplicaciónGenerales: Que son los querepresentan los órganos principales dela empresa y sus interrelacionesbásicas.Específicos: Son los que ofrecenmayores detalles sobre ciertosaspectos de la organización de unaunidad o área de la empresa.
  11. 11. Dependiendo de su presentaciónVerticales: Se representan lasunidades de arriba para abajo. Eltitular es quien encabeza y los nivelesjerárquicos se ubican en reglones: laslíneas de relaciones entre unidades secolocan verticalmente.Horizontales: Estos representanunidades ramificadas de izquierda aderecha, colocando el órgano superioren el extremo izquierdo. Los nivelesjerárquicos se ubican en columnas.Mixtos: Se grafica la estructuraorganizacional de la empresa,colocando combinaciones verticales yhorizontales con el propósito desuperar las limitaciones de un solotipo.
  12. 12. ORGANIZACIÓN LINEAL Es la forma estructural mas simple y llana que se uso en la antigüedad por los ejércitos y clero de la Edad Media. Centralizar las decisiones, une al órgano o cargo subordinado con su superior, y así sucesivamente hasta la cúpula de la organización.Ventajas DesventajasSu forma es simple y fácil de comprender.  La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a laPresenta limpieza y transparencia en las rigidez y a la inflexibilidad de la organizaciónresponsabilidades de cada órgano. lineal.Es fácil de crear.  No se responde de manera adecuada a los cambios rápidos y constantes de laEs muy estable. sociedad moderna.Es da fácil manejo. Esta basada en la dirección única y directa, puede volverse autoritaria.Su uso es fácil en empresas pequeñas.
  13. 13. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL Es la que aplica el principio de la especialización de las funciones para cada tarea; además separa, distingue y especializa. Descentralización de las decisiones: las decisiones de delegan a los órganos o cargos especializados.Ventajas Desventajas Existe más especialización en los órganos.  Perdida de la autoridad de mando. Proporciona una mejor supervisión  Subordinación múltiple.técnica.  Tendencia a la competencia entre los Desarrolla comunicaciones directas. especialistas. Ahorra tiempo y esfuerzo.  Tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización. Divide las funciones de control yplaneación de las de ejecución.  Confusión en cuanto a los objetivos.
  14. 14. ORGANIZACIÓN LÍNEA-STAFF Esta organización surge de la unión de las organizaciones lineal y funcional para aumentar las ventajas de ellas y minimizar las desventajas. Uso simultaneo de caracteres lineales y funcionales con predominio de las líneas.Ventajas Desventajas Define la asesoría especializada y nueva  El asesor generalmente tiene mejorbajo el principio de autoridad única. información académica, pero menor experiencia. Las actividades se juntan y coordinanentre órganos de Línea y de Staff.  Al planear y recomendar, el asesor no asume responsabilidad inmediata por los resultados de los planes que presenta.  Dificultad en la obtención y el mantenimiento del equilibrio dinámico entre línea y staff.
  15. 15. CENTRALIZACIÓN Existe el régimen de centralización administrativa cuandolos órganos se agrupan colocándose unos respecto a otrosen una situación de dependencia tal que entre todos ellosexisten un vinculo que, desde el órgano de más alto grado el órgano de ínfima categoría, a través de diversos grados en los que existen ciertas facultades. La relación de jerarquía consiste en una relación de dependencia que implica ciertos poderes de los órganos superiores sobre los inferiores.
  16. 16. DESCENTRALIZACIÓNSegún Gabino Fraga, consiste en confiar la realización de algunas actividades administrativas a órganos que guardan con la administración central una relación que no es la de jerarquía y termina diciendo; el único carácter que se puede señalar como fundamental del régimen de descentralización es el de que los funcionarios y empleados que lo integran gozan de una autonomía orgánica y no están sujetos a los poderes jerárquicos. Una diferencia fundamental entre la descentralización y la centralizaciónadministrativas, es que en la centralización todos los órganos que la integran están ligados por la relación jerárquica que implica una serie de poderes superiores respecto de los actos y de los titulares de los órganos inferiores
  17. 17. Modalidades de la descentralización Descentralización por región: consiste en el establecimiento de unaorganización administrativa destinada a manejar los intereses colectivos que correspondan a la población radicada en una determinada circunscripción territorial. Descentralización por servicioEl estado tiene encomendada la satisfacción de necesidad de orden general, que requiere procedimientos técnicos solo al alcance de funcionarios que tengan una preparación especial. Descentralización por colaboración Se origina cuando el estado adquiere mayor injerencia en la vida privada y cuando, como consecuencia, se le presenta problemas para cuya resoluciónse requiere una preparación técnica de que carecen los funcionarios políticos y los empleados administrativos de carrera.
  18. 18. DEPARTAMENTALIZACIÓN Es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones en conjuntos homogéneos, especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades. Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos, secciones. Existen dos modelos de departamentalización: b) Por objetivo: se divide cada sector ena) Por procesos: se agrupan las subsectores que cuentan con iguales objetivos queactividades por procesos o la unidad a la cual representan, con lo que seactividades, maximizando el aspecto optimiza la coordinación.especialización. 1. Departamentalización por productos: se agrupan en las funciones en relación con las líneas de productos. 2. Departamentalización por mercadeo: se agrupan las actividades en función del tipo de cliente o canales de distribución.
  19. 19. Tipos de DiagramaciónDiagramación Piramidal verticalSus cargos jerárquicos superiores en el vértice superior y los inferiores en la base.Diagramación Piramidal LinealEsta forma de representación grafica no utilizada símbolos gráficos, pero su estructura es similar a lamodalidad piramidal vertical.Diagramación AFNOR antiguoLa representación de las posiciones se efectúa en parte en el sentido horizontal (para los niveles demayor jerarquía) y el parte en el sentido vertical (para los niveles inferiores).Diagramación Piramidal HorizontalEn esta grafica el perfil de la pirámide no se muestra apoyada sobre la base, sino que se desarrolla deizquierda a derecha.Diagramación AFNOR actualSe representa las posiciones de izquierda a derecha.Diagramación CircularEl grafico se muestra en forma de círculos. La jerarquía máxima se representa dentro del circulo central.A partir de este los puestos continúan en orden jerárquico.Diagramación SemicircularSigue los mismos lineamientos gráficos, con la diferencia se su limitación a la representación dentro dela mitad de un circulo.
  20. 20. racias por la atención¡ G Prestada !

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