OBJETIVO•Instruir a los participantes sobre losfundamentos y principios de la gestión y auditoriaen seguridad, salud, ambi...
CONTENIDO1.Conceptos Generales2.Gestión de la Auditoria3.Técnica de la Auditoria4. Competencias del auditor interno
CONCEPTOS GENERALESDE AUDITORIA
Proceso sistemático, independiente y  documentado para obtener evidencias deauditoria y evaluarlas de manera objetiva con ...
DEFINICIÓN DE AUDITORÍA EN LA19011  Proceso sistemático, independiente y documentado para  obtener evidencia de auditoría ...
SIGNIFICADO  SITUACIÓN EN LA                  REFERENCIAL  EMPRESA “REAL”                   O NORMA                      C...
DEFINICIONES SEGÚN LA 19011  CRITERIOS                   Conjunto de políticas,  DE                          procedimiento...
DEFINICIONES SEGÚN LA 19011                               Resultados de la evaluación de la HALLAZGO                      ...
DEFINICIONES SEGÚN LA 19011Conjunto de una o más auditoríasplanificadas para un período de tiempo              PROGRAMAdet...
DEFINICIONES SEGÚN LA 19011 AUDITOR (ISO 19011):                persona con la competencia para llevar a                  ...
DEFINICIONES SEGÚN LA 19011                              organización o persona que solicita una                          ...
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA            a.   Es conforme con las disposiciones                 planificadas y con los requisi...
   1a Parte (Interna) - La organización    evalúa resultados de la implementación    del SGI y del cumplimiento de la Pol...
   AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO- Permite    realizar una evaluación amplia de la efectividad y de la    documentación de tod...
GESTION DE LAAUDITORIA
GESTORAUDITOR                    AUDITADO          CLIENTE
Un equipo gestor?            El representante de laQuién es?            dirección?            El Área de Auditoría        ...
Responsabilidades Definir el procedimiento y mantenerlo Elaborar el programa de auditoría Asignar el equipo auditor acorde...
Responsabilidades  Evaluar los resultados de cada ciclo de  auditoría y preparar el informe para la  revisión gerencial  C...
CompetenciasLas del auditor interno.Conocimiento del direccionamiento estratégicoConocimiento y habilidades para elaborar ...
Competencias  Habilidad para resumir los resultados de  auditoría para la revisión gerencial  Habilidad para coordinar y h...
La alta dirección?            El representante de la            dirección?Quién es?            El coordinador del SGI?    ...
Responsabilidades             Definir los criterios de auditoría             Asignar recursos             Aprobar modifica...
Qué se audita?                 La organización?                 Los procesos?                 Las prácticas?              ...
Quién atiende la auditoría?  La alta gerencia?  El representante del SGI por la dirección?  Personal relacionado con el SG...
ResponsabilidadesInformar al personal a cargo que va a participaren la auditoríaAprobar plan de auditoríaProveer los recur...
Personal interno?Quién es?            Personal contratado?            Auditor líder o principal?            Equipo?       ...
Responsabilidades    Preparar la auditoría    Recolectar y evaluar evidencia    Elaborar informe de auditoría    Hacer seg...
TECNICA DE LAAUDITORIA
   ¿El SGI fue documentado e    implantado en conformidad con los    requisitos?   ¿Es efectivo para los fines    propue...
CARACTERÍSTICAS DE LASAUDITORIAS           Legitimidad           Planificación / Programación           Método consiste...
ESCENARIOS DE LA AUDITORIA        CONCEPTUALIZACION    SITUA                          MARCO                               ...
5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA                               1. Determinación de la factibilidad de la ...
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION  Considere:   La importancia de la actividad.   Estado de la actividad.   Resulta...
Cuántos Ciclos al Año?   Un ciclo semestral     Un ciclo anual   Sistemas jóvenes      Sistemas maduros
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION      Ejemplo: Programa de         Auditorías        FECHA      (MM/DD/AA)           ...
TALLER.Programa deAuditoria
Cumplimiento de las fechas definidas   El propósito de la auditoría se cumplió?   Calidad de los informes   Otros aspectos...
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIÓN                 Objetivos y alcance de la auditoría.                 Identificación ...
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIÓN                ► Aprobado por el cliente.                ► Comunicado a los auditores ...
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIÓN                                                   Plan Auditoría                1. Obj...
TALLER.Plan de Auditoria
   Definir el alcance y objetivo de la auditoría   Identificar documentos de referencia (criterios)   Decidir la estrat...
Extensión y límites de la auditoría   Localización y Área física   Actividades o ProcesosLas instalaciones y áreas puede...
Revisión de la documentación preliminar de la organización tales como:  ◦   Política  ◦   Programas  ◦   Revisiones gerenc...
FASE IDefinir el método para evaluar el SGI de la organización:   ◦   Enfoque basado   en   los Requisitos de NORMA   ◦   ...
FASE IDeterminar quien va a realizar la auditoria según  sus competencias:   ◦   Atributos   ◦   Educación   ◦   Experienc...
   Proporciona estructura - guía   Define muestra - garantiza cobertura   Facilita lograr el objetivo   Ayuda a manten...
   Lista de Preguntas   Lista de Palabras Clave   Lista de Numerales   Listado de áreas
... es un recurso, ¡ no el maestro!En caso de un evento inesperado, el Líder delEquipo decide si: * Se hace caso omiso, * ...
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION      Ejemplo de una lista de verificación:
TALLER.Lista deVerificacion
ETAPAS DE LA AUDITORIA – EJECUCION       Reunión Inicial o de Apertura       Desarrollo de la Auditoría.       Evaluaci...
   Presentación de los participantes   Confirmación de objetivos, alcance y criterios de auditoría   Confirmación de ho...
TALLER.Reunión deApertura
FASE IIIDESARROLLO DE LA AUDITORIATRABAJO EN SITIOExpresión utilizada para describir el trabajo querealiza el auditor en e...
   Llegar al área (puntual)   Presentarse a través de un guía o solo   Mantener a la gente en calma   Explicar lo que ...
DESARROLLO DE LA AUDITORÍA     Observación de Condiciones     Observación de Instalaciones     Observación de Actividad...
TÉCNICAS DE AUDITORÍAS
TÉCNICAS DE AUDITORÍAS    OBSERVACION DE LAS INSTALACIONES       Unidades de proceso       Fuentes de peligro       Áre...
TÉCNICAS DE AUDITORÍAS     ¿Para qué sirve?     ¿Puede tener un impacto en      el medio ambiente?     ¿Se calibró?   ...
TÉCNICAS DE AUDITORÍAS3. OBSERVACIÓN DE ACTIVIDADES     ¿Se cumplen los procedimientos?     ¿Se siguen los instructivos ...
TÉCNICAS DE AUDITORÍAS                            Manual del SGA                            Procedimientos              ...
TÉCNICAS DE AUDITORÍAS   Fuente de información más importante   Más difícil de hacer   Involucra aptitudes y actitudes ...
REGLAS PARA LA ENTREVISTA1. Dirija las preguntas al empleado que   ejecuta el trabajo.2. Considere el lugar y el tiempo3. ...
Hacer                            No Hacer¿Qué?¿Dónde?    Intentar     Retórico¿Cuándo?   No-verbal    Suponer¿Porqué?   Hi...
TIPOS DE PREGUNTASAPROPIADAS                    SE DEBEN EVITAR 1. Abiertas                    1. Capciosas 2. Sondeo     ...
PREGUNTAS ABIERTAS   Diseñadas para estimular el pensamiento y que el auditado se exprese, la intención debe ser clara y n...
PREGUNTAS DE SONDEO O ACLARACIÓN  Aclaran temas expresados por el auditado.  Confirman la comprensión del significado depa...
PREGUNTAS CERRADAS                       Verifican la compresión de lo                     que el auditado afirma.        ...
PREGUNTAS QUE SE DEBEN EVITAR  CAPCIOSAS: Sugieren al auditado la respuesta.Ejemplo: Este no es un residuo peligroso?  AGR...
FASE III   Mantener el Control   Habilidades de Comunicación   Reunir Evidencia Objetiva   Observar lenguaje corporal...
TALLER.Simulaciónauditoria
DIFICULTADESEl número de registros que el auditor debe revisar esgeneralmente de tal magnitud que es difícil analizarlosen...
   El documento olvidado   La interrupción   El papel arreglado   La salida inesperada   La confrontación   El caso ...
    Auditar solamente documentos   Auditar solamente la formación   Tomar las cosas de forma personal   Expresar antip...
FASE III   Utiles para auditorías posteriores   Definen la muestra de la auditoría   Registro de evidencia objetiva    ...
Revisó: ILCSGAprobó: DEFecha: 18/12/2007                                                 HOJA DE NOTAS DE AUDITORÍACódigo:...
TALLER.Notas de Auditoria
   Hallazgos, no conformidades y observaciones   Establecer los Hechos      ◦ Obtener ayuda de los auditados      ◦ Disc...
   Presidida por el líder del equipo   Redacta agenda para Reunión de Cierre   Sólo el equipo auditor   Completar no c...
Incumplimiento de un requisito especificado Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente                  ...
Mayor (rompimiento del sistema)      Es sistemática, es una falla del sistema.      Incumplimiento total o sistemático a...
Menor   Es puntual (falla aislada no del SGA).   No afectan directamente el resultado de actividades,   productos o serv...
Observación   Situación actual que a juicio del auditor, justifica una    aclaración o investigación para mejorar el esta...
   Use terminología local, pero no jerga   Rastreable   Útil,   Conciso   Utilizar el lenguaje de la norma
EL REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD DEBECONTENER DOS PUNTOS:a. Una observación que detalla completa yprecisamente lo que fue v...
1. “No existe evidencia objetiva que _______ la norma   requiere ________”2. “La práctica de _______ no ha sido documentad...
TALLER.Redacción deHallazgos
REUNIÓN DE CIERREEl propósito de la Reunión de Cierre es:• Formalidades• Relación del desarrollo de la auditoría• Presenta...
ETAPAS DE LA AUDITORIA – INFORME  •   Preparación del informe de auditoría  •   Distribución del informe  •   Conservación...
   Objetivo y Alcance (Qué)   Auditados / Cliente (Quiénes)   Auditores (líder y equipo)   Fechas y lugares de auditor...
FASE IVEJEMPLO INFORME DE AUDITORIA                                    INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD            ...
TALLER.Informe
ETAPAS DE LA AUDITORIA - CIERREEn el proceso de Auditoría es necesario que hayaevaluación de las acciones tomadas.• Plan d...
Acción tomada para eliminar las  causas de una No Conformidaddetectada o cualquier otra situación     indeseable para evit...
Acción tomada para eliminar las  causas potenciales de una NoConformidades a fin de prevenir su           ocurrencia.
Acción tomada para optimizar los   resultados de una situación,actividad o proceso que se ejecuta         adecuadamente
MODELO DE HOJA DE PLAN DE ACCIONNO CONFORMIDAD:SITUACION ACTUAL              SITUACION DESEADANECESIDAD DE CAMBIOPLAN DE A...
   En la fecha pactada   Revisión de pruebas documentales   Verificación en el sitio   Sólo revisión de acciones corre...
TALLER.Seguimiento
COMPETENCIA DELAUDITOR INTERNO
GENERALIDADESPara ser auditor la persona debería:     Poseer atributos personales.     Demostrar la capacidad para aplicar...
ATRIBUTOS PERSONALES              Ético, es decir, imparcial,               sincero, honesto y               discreto    ...
CONOCIMIENTOS GENERALES         Principios, procedimientos y          técnicas de auditoria         Documentos del siste...
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS   Métodos y técnicas de gestión en seguridad y salud    ocupacional:     ◦ Terminología ambient...
   Educación suficiente.   Experiencia laboral (función técnica, de gestión,    profesional)   Formación como auditor ...
GRACIAS
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  1. 1. OBJETIVO•Instruir a los participantes sobre losfundamentos y principios de la gestión y auditoriaen seguridad, salud, ambiente y calidad segúnlos requerimientos de la normas OHSAS- 18001,ISO 14001 e ISO 9001.
  2. 2. CONTENIDO1.Conceptos Generales2.Gestión de la Auditoria3.Técnica de la Auditoria4. Competencias del auditor interno
  3. 3. CONCEPTOS GENERALESDE AUDITORIA
  4. 4. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias deauditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que secumplen los criterios de auditoria del SGA por la organización
  5. 5. DEFINICIÓN DE AUDITORÍA EN LA19011 Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de auditoría. CRITERIO DE AUDITORÍA + EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA HALLAZGO DE AUDITORÍA
  6. 6. SIGNIFICADO SITUACIÓN EN LA REFERENCIAL EMPRESA “REAL” O NORMA COMPARAR LO QUE SE VA CRITERIO DE AUDITAR AUDITORÍAESTABLECER SI SE CUMPLE O HAY CONCORDANCIAINFORMAR EL RESULTADO AL CLIENTE DE AUDITORÍA
  7. 7. DEFINICIONES SEGÚN LA 19011 CRITERIOS Conjunto de políticas, DE procedimientos o requisitos AUDITORÍA usados como referencia.Registros declaraciones de hecho uotra información que sea pertinente EVIDENCIApara los criterios de auditoría y que DE LAson verificables.La evidencia puede ser cualitativa a AUDITORÍAcuantitativa.
  8. 8. DEFINICIONES SEGÚN LA 19011 Resultados de la evaluación de la HALLAZGO evidencia de la auditoría reunida, contra los criterios de auditoría. Indican DE conformidad o no conformidad con los AUDITORÍA criterios u oportunidades de mejoraResultado de una auditoría queproporciona el equipo auditortras considerar los objetivos de CONCLUSIONES DEla auditoría y todos los hallazgos LA AUDITORÍAde la auditoría.
  9. 9. DEFINICIONES SEGÚN LA 19011Conjunto de una o más auditoríasplanificadas para un período de tiempo PROGRAMAdeterminado y dirigidas hacia un DE LApropósito específico. AUDITORÍAPLAN DE LA Descripción de las actividades enAUDITORÍA el sitio y arreglos para una auditoría.Extensión y límites de una auditoría. Incluyedescripción de las instalaciones físicas, ALCANCE DEunidades organizacionales, actividades,procesos y períodos que cobija. LA AUDITORÍA
  10. 10. DEFINICIONES SEGÚN LA 19011 AUDITOR (ISO 19011): persona con la competencia para llevar a cabo una auditoríapersona calificada paragerenciar y desempeñar AUDITOR LIDER:auditorías
  11. 11. DEFINICIONES SEGÚN LA 19011 organización o persona que solicita una auditoría. Nota: el cliente puede ser elCLIENTE (ISO auditado, o cualquier otra organización19011): que tenga derechos reglamentarios o contractual para solicitar una auditoría.organización (área) que esauditada. AUDITADO (ISO 19011):
  12. 12. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA a. Es conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos de las normas aplicables a auditar (ISO 9001,14001,OHSAS 18001) y con los requisitos de sistema de gestión integral establecido por la organización, b. Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, y c. Suministrar información a la alta dirección sobre los resultados de la auditoria.
  13. 13.  1a Parte (Interna) - La organización evalúa resultados de la implementación del SGI y del cumplimiento de la Política Integral 2a Parte - La organización evalúa resultados y actividades en materia de HSEQ de contratistas, proveedores, etc. 3a Parte - Por un ente independiente. La organización evaluada se somete a la evaluación del cumplimiento de los requisitos de ISO 9001,14001 OHSAS 18001 y de implementación efectiva de su SGI
  14. 14.  AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO- Permite realizar una evaluación amplia de la efectividad y de la documentación de todo el sistema de gestión. Verificando si lo planeado es igual a lo ejecutado y si el sistema es capaz de responder a las necesidades u objetivos planteados por la organización y su concordancia adecuada con la norma base. AUDITORIA DE PROCESO- Sirve para evaluar la efectividad de las actividades ejecutadas en un determinado proceso. AUDITORIA DE DESEMPEÑO- Se evalúa el desempeño en los procesos del SGI con relación a las diferentes acciones o actividades industriales.
  15. 15. GESTION DE LAAUDITORIA
  16. 16. GESTORAUDITOR AUDITADO CLIENTE
  17. 17. Un equipo gestor? El representante de laQuién es? dirección? El Área de Auditoría Organizacional? El Coordinador del Sistema? Otro? Quién?
  18. 18. Responsabilidades Definir el procedimiento y mantenerlo Elaborar el programa de auditoría Asignar el equipo auditor acorde con el propósito de la auditoría Coordinar la ejecución del programa de auditoría Hacer seguimiento al programa y asegurar que se cierre el ciclo Dirimir conflictos que se presenten en las auditorías
  19. 19. Responsabilidades Evaluar los resultados de cada ciclo de auditoría y preparar el informe para la revisión gerencial Conservar registros de las auditorías Seleccionar, entrenar y asegurar competencia del equipo auditor Monitorear y mejorar el proceso de auditoría
  20. 20. CompetenciasLas del auditor interno.Conocimiento del direccionamiento estratégicoConocimiento y habilidades para elaborar elprograma y plan y definir el objetivo y alcance dela auditoría, basado en la situación de laorganizaciónHabilidad para conformar el equipo auditor,motivarlo y evaluar su desempeñoHabilidad para evaluar información e identificarfortalezas y debilidades del sistema de gestión
  21. 21. Competencias Habilidad para resumir los resultados de auditoría para la revisión gerencial Habilidad para coordinar y hacer seguimiento al programa de auditoría Conocimientos para elaborar el presupuesto requerido para desarrollar el programa de auditoría Habilidad para dirimir conflictos de auditoría
  22. 22. La alta dirección? El representante de la dirección?Quién es? El coordinador del SGI? El administrador del proceso de auditoría? El área de auditoría interna? Responsables de áreas, procesos o resultados relacionados con el SGI?
  23. 23. Responsabilidades Definir los criterios de auditoría Asignar recursos Aprobar modificaciones al programa Recibir resultados de la auditoría como base para la revisión gerencial
  24. 24. Qué se audita? La organización? Los procesos? Las prácticas? Los procedimientos? Los productos? Los resultados? Las personas?....como medio no objetivo
  25. 25. Quién atiende la auditoría? La alta gerencia? El representante del SGI por la dirección? Personal relacionado con el SGI:  Jefes de la áreas / procesos?  Personal operativo?  Personal nuevo? Temporales?  Contratistas?  Miembros de la comunidad?
  26. 26. ResponsabilidadesInformar al personal a cargo que va a participaren la auditoríaAprobar plan de auditoríaProveer los recursos necesariosCooperar con los auditores y suministrar lainformación requeridaDefinir e implementar acciones correctivas ypreventivasAsegurar la eficacia de las acciones tomadas
  27. 27. Personal interno?Quién es? Personal contratado? Auditor líder o principal? Equipo? Auditor individual? Acompañados por un experto técnico, auditor en formación y observador.
  28. 28. Responsabilidades Preparar la auditoría Recolectar y evaluar evidencia Elaborar informe de auditoría Hacer seguimiento a acciones correctivas, cuando así se requiera Seguir procedimiento definido y cumplir con el programa de auditoría Realimentar el proceso de auditoría
  29. 29. TECNICA DE LAAUDITORIA
  30. 30.  ¿El SGI fue documentado e implantado en conformidad con los requisitos? ¿Es efectivo para los fines propuestos y mejora de manera continua? ¿Se cumplen los requisitos legales y la Política de la Organización?
  31. 31. CARACTERÍSTICAS DE LASAUDITORIAS  Legitimidad  Planificación / Programación  Método consistente  Utilización de personal Calificado  Transparencia  Efecto de retroalimentación La característica fundamental de las Auditorías es su “independencia” en relación a las actividades / áreas a ser auditadas.
  32. 32. ESCENARIOS DE LA AUDITORIA CONCEPTUALIZACION SITUA MARCO DE CION REFEREN REAL CIA GAPP (la diferencia) Conformidad o No Conformidad
  33. 33. 5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA 1. Determinación de la factibilidad de la auditoría. 2. Establecimiento del equipo de la auditoría. 3. Contacto inicial con el responsable del proceso auditado Programación 4. Cronograma del período. 1. Definición de objetivos y criterio. Planeación 2. Planificación de las actividades de las auditorías. 3. Asignación de responsables del equipo auditor. 4. Establecimiento de documentos de trabajo. 1. Estudio de documentos. Preparación Seguimiento 2. Elaboración de listas de verificación. Ejecución 1. Reunión de apertura. 2. Recopilación y verificación de información. 3. Hallazgos de la auditoría y reuniones de enlace. 4. Comunicación con el cliente y el responsable del Informe proceso auditado ( reuniones de retroalimentación). 5. Preparación de la reunión de cierre. 6. Reunión de cierre. Cierre 1. Seguimiento a Ncs Detectadas. 2. Verificación de las acciones acordadas.
  34. 34. ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION Considere:  La importancia de la actividad.  Estado de la actividad.  Resultado de auditorías previas.  Disponibilidad de los auditados.
  35. 35. Cuántos Ciclos al Año? Un ciclo semestral Un ciclo anual Sistemas jóvenes Sistemas maduros
  36. 36. ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION Ejemplo: Programa de Auditorías FECHA (MM/DD/AA) PROCESO A AUDITAR RESPONSABLE DEL PROCESO TIPO DE AUDITORIA OBJETIVO DE AUDITORIA EQUIPO AUDITOR
  37. 37. TALLER.Programa deAuditoria
  38. 38. Cumplimiento de las fechas definidas El propósito de la auditoría se cumplió? Calidad de los informes Otros aspectos a evaluar: • Auditorías no programadas y ejecutadas • Auditorías programadas y no ejecutadas • Auditorías abiertas • No conformidades repetitivas con respecto a ciclos anterioresSe recomienda revisar el programa de auditoría comomínimo trimestralmente
  39. 39. ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIÓN  Objetivos y alcance de la auditoría.  Identificación de las personas que tengan responsabilidades directas con respecto a los objetivos y alcance.  Identificación de los documentos de referencia (tales como la norma aplicable del sistema INTEGRAL y el procedimiento o instructivo del auditado).  Identificación de los miembros del equipo de auditoría  Designación del líder del equipo auditor.  Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditoría.  Hora y duración esperados para cada actividad principal de la auditoría.  Distribución del informe de la auditoría y la fecha esperada de publicación.
  40. 40. ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIÓN ► Aprobado por el cliente. ► Comunicado a los auditores y al auditado. ► Suficientemente flexible para permitir cualquier cambio que pueda surgir. ► Cualquier revisión del plan debe ser acordado entre las partes involucradas.
  41. 41. ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIÓN Plan Auditoría 1. Objetivo Auditoria. 2. Alcance Auditoria. 3. Criterios Auditoria 4. Equipo Auditor Auditor Líder Auditor(es) Fecha Hora Proceso Numeral NORMA Auditor Auditado
  42. 42. TALLER.Plan de Auditoria
  43. 43.  Definir el alcance y objetivo de la auditoría Identificar documentos de referencia (criterios) Decidir la estrategia de auditoría (metodología) Seleccionar el equipo de auditores e informarles Realizar el Programa de auditoria (agenda) Realizar el plan de auditoria Logística (eventual) Comunicar al responsable del área o instalación con anticipación (Plan de Auditoría)
  44. 44. Extensión y límites de la auditoría Localización y Área física Actividades o ProcesosLas instalaciones y áreas puedenseleccionarse: • Selección al azar • Percepción de riesgos o aspectos • Importancia de la instalación, para el negocio
  45. 45. Revisión de la documentación preliminar de la organización tales como: ◦ Política ◦ Programas ◦ Revisiones gerenciales ◦ Auditorías previas (registros) ◦ Manual del SGI (si existe) ◦ Legislación ◦ Aspectos Ambientales
  46. 46. FASE IDefinir el método para evaluar el SGI de la organización: ◦ Enfoque basado en los Requisitos de NORMA ◦ Enfoque basado en PROCESOS ◦ Enfoque basado en Aspectos e Impactos ◦ Enfoque basado en Peligros y Riesgos ◦ Enfoque basado en la Ruta del Proceso
  47. 47. FASE IDeterminar quien va a realizar la auditoria según sus competencias: ◦ Atributos ◦ Educación ◦ Experiencia ◦ Formación ◦ Independencia
  48. 48.  Proporciona estructura - guía Define muestra - garantiza cobertura Facilita lograr el objetivo Ayuda a mantener auditores en camino Evita la duplicación Ayuda a la administración del tiempo Reduce improvisaciones del auditor
  49. 49.  Lista de Preguntas Lista de Palabras Clave Lista de Numerales Listado de áreas
  50. 50. ... es un recurso, ¡ no el maestro!En caso de un evento inesperado, el Líder delEquipo decide si: * Se hace caso omiso, * Anota para investigar después, * Hace seguimiento inmediatamente .
  51. 51. ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION  Ejemplo de una lista de verificación:
  52. 52. TALLER.Lista deVerificacion
  53. 53. ETAPAS DE LA AUDITORIA – EJECUCION  Reunión Inicial o de Apertura  Desarrollo de la Auditoría.  Evaluación  Reunión de cierre
  54. 54.  Presentación de los participantes Confirmación de objetivos, alcance y criterios de auditoría Confirmación de horario y otras disposiciones (reuniones) Métodos y procedimientos de la auditoría Confirmación de los canales de comunicación formal Confirmar que se va a informar durante el progreso Confirmación de recursos e instalaciones, Confidencialidad Procedimientos de protección laboral, emergencia y seguridad Disponibilidad, funciones e identidad de los guías Método de presentación de la información, incluyendo clasificación de no conformidades, entre otros
  55. 55. TALLER.Reunión deApertura
  56. 56. FASE IIIDESARROLLO DE LA AUDITORIATRABAJO EN SITIOExpresión utilizada para describir el trabajo querealiza el auditor en el sitio (instalación).Las actividades se concentran en conseguirsuficientes datos para satisfacer los requerimientosde la auditoría.“BUSCAR LA CONFORMIDAD”
  57. 57.  Llegar al área (puntual) Presentarse a través de un guía o solo Mantener a la gente en calma Explicar lo que se quiere Investigar lo necesario Decir a la gente los resultados Satisfacer la muestra
  58. 58. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA  Observación de Condiciones  Observación de Instalaciones  Observación de Actividades  Revisión de Documentos  Entrevistas
  59. 59. TÉCNICAS DE AUDITORÍAS
  60. 60. TÉCNICAS DE AUDITORÍAS OBSERVACION DE LAS INSTALACIONES  Unidades de proceso  Fuentes de peligro  Áreas de almacenamiento  Áreas de mantenimiento  Oficinas
  61. 61. TÉCNICAS DE AUDITORÍAS  ¿Para qué sirve?  ¿Puede tener un impacto en el medio ambiente?  ¿Se calibró?  ¿Existe un registro?  ¿Cuál es la lectura?  ¿La lectura está dentro de los criterios operativos aceptables?
  62. 62. TÉCNICAS DE AUDITORÍAS3. OBSERVACIÓN DE ACTIVIDADES  ¿Se cumplen los procedimientos?  ¿Se siguen los instructivos de trabajo?  ¿Las actividades se realizan con criterios de seguridad  ¿se controlan los peligros y riesgos en la ejecución de las actividades?  ¿son efectivos los controles?
  63. 63. TÉCNICAS DE AUDITORÍAS  Manual del SGA  Procedimientos  Instrucciones de trabajo  Otros documentos  Registros
  64. 64. TÉCNICAS DE AUDITORÍAS Fuente de información más importante Más difícil de hacer Involucra aptitudes y actitudes personales Verbal y no verbal Elegir a la gente adecuada ◦ quienes están a cargo ◦ quienes hacen el trabajo
  65. 65. REGLAS PARA LA ENTREVISTA1. Dirija las preguntas al empleado que ejecuta el trabajo.2. Considere el lugar y el tiempo3. Hable el lenguaje de la persona. No emplee tecnicismos incomprensibles.4. Hable clara y cuidadosamente.5. ESCUCHE.
  66. 66. Hacer No Hacer¿Qué?¿Dónde? Intentar Retórico¿Cuándo? No-verbal Suponer¿Porqué? Hipotético No prestar atención¿Quién? Interrogatorio¿Cómo? Muéstreme !!!
  67. 67. TIPOS DE PREGUNTASAPROPIADAS SE DEBEN EVITAR 1. Abiertas 1. Capciosas 2. Sondeo 2. Agresivas 3. Cerradas 3. Múltiples
  68. 68. PREGUNTAS ABIERTAS Diseñadas para estimular el pensamiento y que el auditado se exprese, la intención debe ser clara y no ambigua. Son eficaces cuando el auditado se siente cómodo y habla sobre el como realiza las tareas. Extraen información sin crear barreras por el auditado. Permiten reducir el número de preguntas y profundizar sobre el tema especifico.
  69. 69. PREGUNTAS DE SONDEO O ACLARACIÓN Aclaran temas expresados por el auditado. Confirman la comprensión del significado depalabras y afirmaciones. Ayudan a evitar malos entendidos. Brindan información con profundidad. Ejemplo:Qué quiere decir?Déme un ejemplo?
  70. 70. PREGUNTAS CERRADAS Verifican la compresión de lo que el auditado afirma. Manejan información especifica. Se obtienen respuestas breves. Son útiles para resumir. No se utilizan para comenzar la entrevista.
  71. 71. PREGUNTAS QUE SE DEBEN EVITAR CAPCIOSAS: Sugieren al auditado la respuesta.Ejemplo: Este no es un residuo peligroso? AGRESIVAS: Colocan al auditado fuera de lugar,utilizan palabras emotivas y pueden obligar al auditadoa retirarse, mienta o no coopere mas. Ejemplo: Pareceque usted tiene problemas en manejar este proceso? MULTIPLES: Confunden o desvían al auditado.Ejemplo: Desde cuando realiza esta tarea? Estaincluida en el procedimiento? Lo ha verificado?
  72. 72. FASE III Mantener el Control Habilidades de Comunicación Reunir Evidencia Objetiva Observar lenguaje corporal Administrar el tiempo
  73. 73. TALLER.Simulaciónauditoria
  74. 74. DIFICULTADESEl número de registros que el auditor debe revisar esgeneralmente de tal magnitud que es difícil analizarlosen su totalidad. La auditoría constituye una verificación, trabajar sobre UNA MUESTRA para el análisis de grandes poblaciones de registros o documentos, empleados, etc. para conceptuar acerca del cumplimiento.
  75. 75.  El documento olvidado La interrupción El papel arreglado La salida inesperada La confrontación El caso especial La falta de preparación El ausente indispensable La amnesia La barrera del lenguaje El drama
  76. 76.  Auditar solamente documentos Auditar solamente la formación Tomar las cosas de forma personal Expresar antipatía por el auditado Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos Expresar juicios propios
  77. 77. FASE III Utiles para auditorías posteriores Definen la muestra de la auditoría Registro de evidencia objetiva ◦ Declaraciones ◦ Referencia de documentos observados ◦ Identificadores ◦ Departamento/Área ◦ Posiciones Registro de lo que no estaba reportado
  78. 78. Revisó: ILCSGAprobó: DEFecha: 18/12/2007 HOJA DE NOTAS DE AUDITORÍACódigo: Formato 8.Página 1 de 1Empresa: Fecha: NTC-ISO 9001:2000 NTC-ISO 14001:2004Norma(s): NTCGP 1000:2004 NTC-OHSAS 18001:2000 FASE IIINombre del auditor o experto: Firma:Proceso auditado: Responsable: NUMERAL/ DESCRIPCIÓN CLASIFICACIÓN* NORMA* NCm: No Conformidad Menor, NCM: No Conformidad Mayor, OM: Oportunidad de Mejora, C: Conforme, F: Fortaleza
  79. 79. TALLER.Notas de Auditoria
  80. 80.  Hallazgos, no conformidades y observaciones Establecer los Hechos ◦ Obtener ayuda de los auditados ◦ Discutir asuntos y verificar Recolectar TODA la Evidencia ◦ Observaciones exactas ◦ Exponer : cuándo, qué, dónde, por qué
  81. 81.  Presidida por el líder del equipo Redacta agenda para Reunión de Cierre Sólo el equipo auditor Completar no conformidades Revisar no conformidades Líder prepara el resumen
  82. 82. Incumplimiento de un requisito especificado Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.Las No Conformidades se levantan sobre el incumplimientode requisitos normativos y otros criterios de auditoría y/ocumplimiento de la legislación aplicable.Las No Conformidades señalan lasáreas donde pueden hacerse mejorasal Sistema.
  83. 83. Mayor (rompimiento del sistema)  Es sistemática, es una falla del sistema.  Incumplimiento total o sistemático a un requisito de la Norma.  Evidencia de la No implementación de un requisito determinado.
  84. 84. Menor  Es puntual (falla aislada no del SGA).  No afectan directamente el resultado de actividades, productos o servicios y se estima que son fácilmente solucionables  Existe un SGA definido con procedimientos e instrucciones documentados. También existe un nivel general de implementación aceptable, pero existen discrepancias en el cumplimiento de los requisitos o en la implementación del Sistema
  85. 85. Observación  Situación actual que a juicio del auditor, justifica una aclaración o investigación para mejorar el estado general y eficacia del SGA.  Pueden señalar la posibilidad de que ocurra una no conformidad, pero normalmente no requiere una respuesta por parte del auditado.
  86. 86.  Use terminología local, pero no jerga Rastreable Útil, Conciso Utilizar el lenguaje de la norma
  87. 87. EL REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD DEBECONTENER DOS PUNTOS:a. Una observación que detalla completa yprecisamente lo que fue visto o encontrado por elauditor. Esta observación debe ser atestiguada por lapersona auditada para confirmar su exactitudb. Una referencia a la cláusula de la norma odocumentos ambientales de la organización
  88. 88. 1. “No existe evidencia objetiva que _______ la norma requiere ________”2. “La práctica de _______ no ha sido documentada en el sistema de gestión ambiental el Requisito __________ de la ISO 14001 solicita que ___________”3. “Se evidenció que la actividad de ________ no se realiza como está indicado en el ítem 6 del procedimiento P-012 que expresa __________”
  89. 89. TALLER.Redacción deHallazgos
  90. 90. REUNIÓN DE CIERREEl propósito de la Reunión de Cierre es:• Formalidades• Relación del desarrollo de la auditoría• Presentar los hallazgos de la auditoría (positivos y negativos)• Presentar las conclusiones  Áreas particulares que son fuertes y/o débiles  Tiempos de respuesta recomendados• Aclaraciones (preguntas)
  91. 91. ETAPAS DE LA AUDITORIA – INFORME • Preparación del informe de auditoría • Distribución del informe • Conservación de los documentos • Finalización de la Auditoría
  92. 92.  Objetivo y Alcance (Qué) Auditados / Cliente (Quiénes) Auditores (líder y equipo) Fechas y lugares de auditoría “in-situ”(Cuándo, Dónde) Criterios de auditoría Hallazgos de la auditoría  No conformidades  Fortalezas y Debilidades Conclusiones Puede hacer referencia a: plan, resumen, cumplimiento de objetivos, áreas no cubiertas, opiniones divergentes, recomendaciones para la mejora, `planes de acción del seguimiento acordados, declaración de confidencialidad y lista de distribución
  93. 93. FASE IVEJEMPLO INFORME DE AUDITORIA INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD SGC Código: Versión: Página 1 de 1 Elaboró Revisó Aprobó Fecha: Fecha: Fecha: Proceso Auditado: Informe No. Fecha: 1. INFORMACIÓN GENERAL Auditoría No. Fecha de inicio Fecha de cierre Auditor Líder: Equipo Auditor: Auditados: Nombre Cargo 2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA OBJETIVO ALCANCE 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD 3.1. CONCLUSIONES 3.2. RESULTADO DETALLADO NO. DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO NC NCP OBS CRITERIOS DE AUDITORÍA NC: No conformidad, NCP: No conformidad potencial, OBS: Observación. OBSERVACIONES 4. FIRMAS AUDITOR LIDER NOMBRE FIRMA FECHA EQUIPO AUDITOR NOMBRE FIRMA FECHA
  94. 94. TALLER.Informe
  95. 95. ETAPAS DE LA AUDITORIA - CIERREEn el proceso de Auditoría es necesario que hayaevaluación de las acciones tomadas.• Plan de acción correctiva – Plan al auditor - cuándo, cómo• Evaluación documental• Evaluación con visita de seguimiento
  96. 96. Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidaddetectada o cualquier otra situación indeseable para evitar su recurrencia
  97. 97. Acción tomada para eliminar las causas potenciales de una NoConformidades a fin de prevenir su ocurrencia.
  98. 98. Acción tomada para optimizar los resultados de una situación,actividad o proceso que se ejecuta adecuadamente
  99. 99. MODELO DE HOJA DE PLAN DE ACCIONNO CONFORMIDAD:SITUACION ACTUAL SITUACION DESEADANECESIDAD DE CAMBIOPLAN DE ACCIONQUE QUIEN CUANDO
  100. 100.  En la fecha pactada Revisión de pruebas documentales Verificación en el sitio Sólo revisión de acciones correctivas No empiece todo de nuevo
  101. 101. TALLER.Seguimiento
  102. 102. COMPETENCIA DELAUDITOR INTERNO
  103. 103. GENERALIDADESPara ser auditor la persona debería: Poseer atributos personales. Demostrar la capacidad para aplicar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar auditorías. El conocimiento apropiado y las habilidades para llegar a ser auditor se adquieren por medio de la educación, la experiencia laboral, la formación del auditor y la experiencia en auditoría.
  104. 104. ATRIBUTOS PERSONALES  Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto  De mentalidad abierta  Diplomático  Observador  Perceptivo  Versátil  Persistente  Decidido  Seguro de si mismo
  105. 105. CONOCIMIENTOS GENERALES  Principios, procedimientos y técnicas de auditoria  Documentos del sistema de gestión y de referencia Situaciones de la Organización  Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables ISO 19011
  106. 106. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Métodos y técnicas de gestión en seguridad y salud ocupacional: ◦ Terminología ambiental ◦ Principios de gestión ambiental ◦ Herramientas de gestión ambiental Ciencia y tecnología en materia ambiental Aspectos técnicos y de seguridad de las operaciones
  107. 107.  Educación suficiente. Experiencia laboral (función técnica, de gestión, profesional) Formación como auditor Debería tener experiencia en auditorías
  108. 108. GRACIAS

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