Παρουσίαση του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Διαδικασιών

1. OTS RoadShow 2016 –
Αθήνα
7 Οκτωβρίου 2016
Στέφανος Λιτσαρδόπουλος
Εμπορική Διεύθυνση

2. Open Technology Services S.A.
Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων
http://demo.ots.gr/eProtocol
Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών
http://demo.ots.gr/ProcessManagement
Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση στο επίκεντρο των
οργανωτικών αλλαγών των Φορέων

3. • Εύκολη παροχή πρόσβασης σε κυβερνητικές πληροφορίες & υπηρεσίες για
τους πολίτες και τις επιχειρήσεις
• Μείωση κόστους λειτουργίας δημόσιας διοίκησης
• Αύξηση αποτελεσματικότητας και παραγωγικότητας δημοσίων υπηρεσιών
• Βελτίωση καλής διακυβέρνησης «good governance» (ανοιχτά συστήματα
διοίκησης με διαφάνεια)
• Δυνατότητα στους πολίτες να συμμετέχουν σε δημοκρατικές διαδικασίες
• Γνώση – συνεχής μάθηση – αναβάθμιση ανθρωπίνου
δυναμικού
Στόχοι Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης

4. Υπάρχει η ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων…
για την διακίνηση εγγράφων
Πως θα πετύχουμε το διαμοιρασμό - έλεγχο
πολύπλοκων & επαναλαμβανομένων εργασιών;
Υπάρχει το πρωτόκολλο…
για την πρωτοκόλληση εγγράφων
Υπάρχουσα Κατάσταση

5. Καταγραφή Κύκλου Ζωής Διαδικασιών...
είναι εφικτό;
Δυνατότητες Οργανισμού
- Ηγεσία
- Κουλτούρα
- Εξειδίκευση
Σχεδιασμός
- Εργασίες (Ποιές, Πώς, Πού, Ποιός)
- Σειρά Ροής
- Πληροφορία
Εκτέλεση
- Υπεύθυνος
- Εκτελεστές
- Μετρήσεις

6. Μητρώο Διαδικασιών
Ενημέρωση με
διαγράμματα, έντυπα
και οδηγίες
Βασικές Περιγραφές
Εκτέλεση Διαδικασιών
Βασική Ροή Εργασιών
με αυτόματη έναρξη –
κλείσιμο εργασίας
Απλά Βήματα
Παραγωγή Εγγράφων
Δημιουργία Εγγράφων
με Έλεγχο Υπευθύνου
Αποθήκη εγγράφων
Υπογραφές – Αποθήκη Εγγράφων
Δεξαμενή Διαδικασιών

7. Τυποποίηση Διαδικασιών
Οι διαδικασίες αρχή του νήματος για την αναδιοργάνωση και τον εκσυγχρονισμό
1. Αποτύπωση του μοντέλου λειτουργίας
2. Εντοπισμός κάθε διαδικασίας - εργασίας
3. Αξιολόγηση κόστους
4. Μέτρηση απόδοσης
5. Σταδιακή βελτίωση λειτουργίας
6. Απλούστευση διαδικασιών

8. Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών
1. Ενιαίο περιβάλλον λειτουργίας και αντιμετώπισης θεμάτων
2. Αύξηση αποδοτικότητας υπαλλήλων με αποτελεσματική
διαχείριση των εργασιών
3. Εύκολη και γρήγορη εξυπηρέτηση αιτημάτων και προώθηση
εργασιών
4. Συνεχής παροχή πληροφορίας προς κάθε χρήστη για τις
διαθέσιμες, εκκρεμείς και ολοκληρωμένες διαδικασίες
5. Παροχή αναλυτικής διοικητικής πληροφόρησης
6. Λήψη αποφάσεων βάση κριτηρίων απόδοσης - αποτελέσματος
Θα επιτρέψει την τυποποιημένη εκτέλεση διαδικασιών και των έλεγχο αυτών

9. Διαχείριση Διαδικασίων
1
Διαχείριση Χρηστών
2
Οργανόγραμμα
Οργανισμού
3
Πρωτοκόλληση
Εγγράφων
4
Στατιστικά
Διαδικασιών
5
Ψηφιακές
Υπογραφές
6
Χαρακτηριστικά Συστήματος

10. Έλεγχος Διαδικασιών
3 σημεία ελέγχου
Οικονομία
Απόδοση
Αποτέλεσμα
Χαμηλό κόστος – Διατήρηση ποιότητας
Value for money
Εξοικονόμηση πόρων
Έξυπνοι τρόποι λειτουργίας
Διαφορετική προσέγγιση
Αναγκαιότητα διαδικασίας
Αναγνώριση προσδοκιών
Κάλυψη προσδοκιών
Κάλυψη μελλοντικών αναγκών

11. Ευρετήριο Διαδικασιών

12. Διαχείριση Διαδικασίας

13. Διαχείριση Βημάτων Διαδικασίας

14. Στατιστικά Διαδικασιών

15. Οργανόγραμμα

16. Διαχείριση Χρηστών (1)

17. Διαχείριση Χρηστών (2)

18. Οφέλη Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Διαδικασιών
• Μείωση χρόνων εκτέλεσης διαδικασιών
• Μείωση λειτουργικού κόστους
• Αύξηση παραγωγικότητας
• Ενίσχυση της διαφάνειας
• Συνεχής πληροφόρηση σε διάφορα επίπεδα
• Καλύτερη επικοινωνία με άλλους Οργανισμούς
• Δυνατότητα σταδιακής βελτίωσης ποιότητας παρεχόμενων υπηρεσιών

19. Η Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών συνεισφέρει στο να επιτευχθεί
ένας πιο
•ανοιχτός ,
•περιεκτικός &
•παραγωγικός δημόσιος τομέας ,
σε συνοχή πάντα με την ηλέκτρονική διακυβέρνηση καθώς και την καλή
διακυβέρνηση.
Αυτό αποτελεί βασική προυπόθεση για ένα δημόσιο τομέα που θέλει να
είναι προετοιμασμένος για το μέλλον.
Συμπεράσματα

20. www.ots.gr
https://www.facebook.com/OTS.GR
https://twitter.com/otsgr
https://www.youtube.com/user/otssocial
Μπορείτε ναενημερώνεστε για τανέαμας
προϊόντα καιυπηρεσίες …