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ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN_Curso web 2.0

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MÉTODOS DE ARCHIVO Y CLASIFICACION EN LA EMPRESA

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ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN_Curso web 2.0

  1. 1. EL ARCHIVO Y SU GESTIÓN
  2. 2. ¿Qué es un archivo? 1. Un lugar físico: Local en que se guarda la documentación. 2. Documentación: Conjunto ordenado de documentos, de una persona física o jurídica, que se crean y conservan con algún fin determinado: histórico, jurídico, científico, económico, religioso, etc. El archivo es la MEMORIA de la empresa
  3. 3. IMPORTANCIA DEL ARCHIVO Tener constancia de la documentación con la que trabajamos. Motivos de su importancia: ◦ Imperativo legal: las empresas y particulares deben conservar determinada documentación por tiempo determinado. . ◦ Valor probatorio: Los documentos demuestran las operaciones realizadas.
  4. 4. Funciones del archivo ◦ Mantener ordenados los documentos. ◦ Conservarlos y custodiarlos adecuadamente. ◦ Poderlos localizar con rapidez y precisión. ◦ Constituir un centro activo de información. ◦ Cumplir con las disposiciones legales. Requisitos que debe reunir el archivo  Utilización sencilla.  Actualización constante.  Economía de tiempo en su búsqueda.  Espacio físico adecuado en lo relativo a sus dimensiones y acondicionamiento.  Garantía de seguridad e integridad de la información
  5. 5. TIPOS DE ARCHIVO 1. CRITERIO DE LA FRECUENCIA DE SU UTILIZACIÓN. ARCHIVO ACTIVO ( o de gestión): recién entregados o de consulta frecuente: MUY CONSULTADOS. ARCHIVO SEMIACTIVO: documentos procedentes del archivo activo que han dejado de estar vigente. Suministran información de comprobación: POCO CONSULTADOS. ARCHIVO INACTIVO (histórico o definitivo): documentos que no se utilizan pero la ley obliga a conservarlos, aunque la empresa cese en su actividad: RARA VEZ CONSULTADOS.
  6. 6. Organización de archivo Archivo activo Archivo semiactivo Archivo Inactivo (Definitivo, Histórico) Destrucción de documentos o conservación permanente
  7. 7. TIPOS DE ARCHIVO 2. SEGÚN SU UBICACIÓN O EMPLAZAMIENTO: ARCHIVO CENTRALIZADO: La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar denominado archivo central; desde éste se atiende a los distintos departamentos. ARCHIVO DESCENTRALIZADO: A diferencia del anterior, la documentación se reparte entre los diversos departamentos, guardándose en cada uno la documentación del mismo.  ARCHIVO MIXTO: Combina lo mejor de los dos anteriores de forma que la documentación de carácter general se concentra en el archivo central y la de tipo específico se concentra en cada uno de los departamentos.
  8. 8. TIPOS DE ARCHIVO 3. SEGÚN LA TITULARIDAD DEL ARCHIVO ARCHIVOS PÚBLICOS. De la Admón. Gral. Del Estado, Admón. Autonómica o Local y otros organismos oficiales (museos, empresas públicas…) ARCHIVOS PRIVADOS: pertenecen a empresas, instituciones religiosas, personas físicas, etc.
  9. 9. MÉTODOS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN  No existe un método único.  Cada empresa adopta el mas acorde con sus características y sus necesidades.  La empresa establecerá las normas precisas para que todos sus empleados lo usen de la misma forma.
  10. 10. ¿Qué es la clasificación? ). ANTES de archivar la información ha de ser clasificada y ordenada. Para clasificar la información podemos seguir DIFERENTES MÉTODOS, que corresponden a distintos sistemas de clasificación: alfabético, numérico, geográfico, etc.,… CLASIFICAR es lo mismo que ordenar por clases. CODIFICAR es asignar letras y/o números a los documentos clasificados para registrarlos y archivarlos.
  11. 11. I. Clasificación alfabética  Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, en la misma secuencia que aparecen en el mismo.  La palabra ORDENATRIZ: ◦ Cuando un nombre se compone de varias palabras (como los nombres propios, p.ej. Carmen García López), hay que determinar cuál es la palabra principal, o palabra ordenatriz; es decir AQUELLA QUE VAMOS A TOMAR COMO CLAVE, REFERENCIA O GUÍA.
  12. 12. NORMAS CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA  NOMBRES DE PERSONAS FÍSICAS PRIMER APELLIDO: es la palabra ordenatriz. NOMBRES QUE TIENEN IGUAL EL PRIMER APELLIDO: se ordenan por el segundo, y si este también coincide por el nombre propio. APELLIDOS COMPUESTOS separados o no por guión, se toman como una sola palabra. APELLIDO QUE INCLUYE ARTÍCULOS U OTRAS PARTÍCULAS:  Si se trata de NOMBRES EN CASTELLANO las partículas gramaticales que pueden acompañarles NO se tomarán en cuenta en la ordenación.  En los casos de NOMBRES EXTRANJEROS, ante la duda de si forman o no parte del apellido, SI las tendremos en cuenta en la clasificación.
  13. 13. NORMAS CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA  NOMBRES DE EMPRESAS O INSTITUCIONES CUANDO LA DENOMINACIÓN SOCIAL INCLUYE UN NOMBRE PROPIO. Se sigue el mismo criterio que en el caso de los nombres de las personas físicas. Es frecuente en estos casos que el nombre propio vaya acompañado de otras partículas (Viuda de …/ y Compañía/ … y Hermanos, etc.); estas palabras complementarias NO se tendrán en cuenta en la clasificación. PALABRA GENÉRICA COMO PARTE DE LA RAZÓN SOCIAL, por ejemplo, Bar, Papelería, Supermercado, etc.); DICHAS PALABRAS TAMPOCO SE TIENEN EN CUENTA en la clasificación LA REGLA GENERAL ES TOMAR COMO PALABRA ORDENATRIZ EL PRIMER NOMBRE SIGNIFICATIVO QUE APAREZCA EN LA DENOMINACIÓN DE LA EMPRESA.
  14. 14. NORMAS CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA  NOMBRES DE ORGANISMOS O INSTITUCIONES. En estos casos, SÍ se toma como palabra ordenatriz el nombre genérico.  EMPRESAS CONOCIDAS POR LAS SIGLAS. La regla general es clasificarlas por el nombre completo; no obstante, es frecuente que sean más conocidas por la abreviaturas o siglas, en ese caso tomaremos estas últimas., por ejemplo RENFE.  NOMBRE DE EMPRESAS EXTRANJERAS. Tomaremos como palabra guía la primera que aparece en el nombre.
  15. 15. II. Clasificación numérica Se asigna un NÚMERO CORRELATIVO A CADA DOCUMENTO y este será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos, sin consideración a ningún otro elemento.  La asignación de números se hace por orden de llegada.  Se utiliza bastante en el manejo de expedientes. A cada expediente se le asigna un número, al tiempo que se abre una ficha en la que se refleja el número del expediente y el asunto principal del mismo.
  16. 16. III. Clasificación mixta alfanumérica  Se basa en alfanúmeros (combinación de una o varias letras y de uno o varios números). Ejemplo: A-25;T-130.  Permite muchas variantes: letras seguidos de números, números seguidos de letras, una sola letra y varios números, varias letras y varios números…  El método de ordenación depende de la primera parte del código: Si empieza por letras, el primer criterio es el alfabético. Si empieza por números, el primer criterio es el numérico.
  17. 17. IV. Clasificación cronológica Se ordena según la fecha de los documentos empezando por el año, después el mes y finalmente el día. Cuando se ordena de la más antigua a la más reciente se denomina ascendente. En caso contrario desde la más reciente a la más antigua, descendente.
  18. 18. V. Clasificación geográfica  Se ordena la documentación de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma (domicilio, lugar de emisión, destino, etc.)  Es un sistema compuesto ya que implica varias clasificaciones sucesivas: país, comunidad autónoma, provincia, localidad, calle. Dentro de cada uno de estos grupos la clasificación se hace por el método alfabético.
  19. 19. VI. Clasificación por materias o asuntos  Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere y después ordenar cada uno de estos grupos teniendo en cuenta algún otro criterio: alfabético, numérico, cronológico…

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