1. COLEGIO TECNICO MENORAH I.E.D.
NIT: 860.803.010-1
Secretaría MPJ-778
INADECUADA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
Fecha: Bogotá D.C., 28 mayo de 2012
ELABORADO POR: Paula Andrea Zamora Cárdenas
OBJETIVO:
Hallar posibles soluciones a la problemática de la falta de espacio en la
dependencia de la secretaría del colegio Técnico Menorah.
1. PROBLEMÁTICA
La situación problema que se observa en la dependencia de secretaría del colegio
Técnico Menorah es la inadecuada distribución del espacio, a pesar de la
existencia de varios escritorios y sillas, no todos cumplen con las normas y las
medidas para que el trabajador se pueda sentir a gusto en su sitio de trabajo y
cómodo para realizar todas y cada una de sus labores diarias. En algunos de los
escritorios en donde las estudiantes realizan su practica comercial y algunas su
practica empresarial son demasiado estrechos, de tal manera que quien este
realizando su practica no puede adquirir una buena posición a la hora de realizar
su trabajo.

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2. DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
La distribución del espacio hace referencia a la disposición de los puestos
de trabajo en su aspecto físico, de sus componentes materiales y de la
ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el
personal como para los clientes.
El objetivo de la distribución del espacio es contribuir en el incremento de la
eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una
organización, también busca proporcionar tanto a directivos como a
empleados el espacio suficiente para poder desarrollar todas sus labores de
manera eficaz y eficiente y de la misma manera brindar a los clientes un
servicio en las mejores condiciones.
La estimación de la superficie es obtenida mediante una operación, una
multiplicación entre el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de
espacio que se le destina.
Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, el
cual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los puestos,
como: listas de puestos, numero total de personal actual en servicio y el aprobado
para sumarse a el, categoría de los puestos y numero de puestos por categorías,
numero de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados y
numero total de puestos contemplado.
La fundamentación de la asignación de espacio debe hacerse en función del tipo
de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo,
una descripción de cada articulo del mobiliario y equipo aparte del incluido por
cada individuo, requerimientos departamentales para servicios especiales
como almacenes y salones de conferencias, resumen por departamentos del
personal actual y categorías, superficie neta requerida para despachos

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individuales según las categorías, para despachos colectivos y para equipo
especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el
equipo.
4. METODOS PARA EL PLAN DE DISTRIBUCIÓN
Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo
esquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir los
instrumentos para la distribución del espacio como planos, modelos, maquetas,
diskettes, y configurar los modelos por área tomando en cuenta los principios y
guías fundamentales para una distribución eficiente. Revisar el arreglo tentativo y
ajustes menores y todo el diseño en conjunto Para asegurarse de que ofrece la
posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la
organización, preparar la distribución final indicando con marcas apropiadas los
flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrán de ubicarse en
cada unidad física, numero de identificación para el mobiliario y equipo, canceles,
mostradores, gabinetes, alambrado telefónico y eléctrico, sistemas de
intercomunicación para obtener una integración completa del espacio. La
distribución final debe estar revisada y aprobada por los responsables de su
preparación, tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la
organización y las sugerencias de clientes y proveedores.
Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin
divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación,
comunicación y adaptabilidad al cambio.
Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas.
Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea
necesario.
Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta.
Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y
estén relacionadas entre si adyacentemente.

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Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con
las necesidades propias del trabajo.
Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase
sobre el hombro izquierdo de cada persona.
Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de
trabajo deben tener una altura uniforme.
5. INADECUADA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
Teniendo en cuenta la información anterior, la inadecuada distribución del espacio
se da a partir del incumplimiento de los diversos parámetros y normas expuestos.
Se considera que la causa principal a la cual se le atribuye la inadecuada
distribución del espacio es el hecho de que tanto empleados como empleadores
no tienen conocimiento de las normas y parámetros que rigen dicha distribución, y
quienes conocen acerca del tema no muestran alguna clase de interés en mejorar
este aspecto en su área de trabajo ni en la de los demás.
Otra de sus causas es que a medida que ha transcurrido el tiempo ha llegado más
personal a integrar esta dependencia, sin tener en cuenta que se debe modificar
también el número de sillas y escritorios de este lugar.
Informe corto MPJ-778 4
Para conocer la opinión de las personas que laboran o han laborado en la
dependencia de secretaría del colegio Técnico Menorah respecto a la
problemática de la inadecuada distribución del espacio en dicho sitio, se realizó

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una encuesta conformada por 5 preguntas. La encuesta se le realizó a 10
personas entre las cuales se encuentran las secretarias, auxiliares y un pequeño
número de estudiantes que realizaron su práctica comercial en dicha dependencia.
1 PREGUNTA 2 PREGUNTA
¿Considera usted que hay espacio
¿Cree usted que el espacio
de la dependencia de suficiente en los escritorios para
secretaría está distribuido realizar las labores?
adecuadamente?
10
5
70 %
NO
0
SI
SI
3 PREGUNTA 4 PREGUNTA
En el momento de realizar sus labores
¿Cree usted que el número de en esta dependencia, ¿ha notado
sillas y de escritorios es temperaturas no apropiadas para el
apropiado para las personas que ambiente de trabajo?
laboran en dicha dependencia?
10
40 60 %
% 8
6
4 80%
2 20%
0
SI
SI
NO NO

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5 PREGUNTA
¿Siente usted que hace falta un
lugar específico para atención al
público?
6
4
2 PREGUNTA
5
0
SI NO
Teniendo en cuenta la encuesta mostrada anteriormente, observamos que el
personal que trabaja o ha trabajado en la dependencia de secretaria del colegio
Técnico Menorah, ha sentido y esta de acuerdo con los aspectos relacionados a la
inadecuada distribución del espacio por tanto a continuación se planteará algunas
posibles soluciones.
- Ampliar la dependencia de secretaría, ya sea buscando un lugar
más apropiado o remodelando el lugar actual.
- Utilizar un escritorio apropiado para las estudiantes que realicen su
práctica comercial, acorde a las necesidades y al espacio requerido
para el computador y la impresora.
- Hacer uso de escritorios modulares, de manera que se gane espacio
quitando los escritorios actuales ya que estos están en la mitad de la
secretaría ocupando bastante espacio por ser individuales.

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6. CONCLUSIONES
Las temperaturas inadecuadas que se sienten al trabajar en la dependencia
de secretaría se deben al espacio reducido.
Una consecuencia a largo plazo es la falta de productividad y de eficacia en
las personas que allí laboren, debido al calor, al poco espacio para moverse
y para realizar todos los trabajos.
Se debe hacer uso de los escritorios modulares en forma de “L” para ganar
espacio para la movilidad en la dependencia.
Se debe tener en cuenta el lugar adecuado para la atención al público.
Se debe tener presente que el número de personas que laboran en la
dependencia debe ser el mismo de sillas y escritorios.
PAULA ANDREA ZAMORA CÁRDENAS
Practicante
Transcriptor: Paula Zamora