Connaissances générales et gestion des documents

présente

Module 1 : Connaissances générales et gestion
des documents

Support de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – Contact : (00225) 05 47 58 59

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Chapitre 1 : Notions fondamentales


Notions fondamentales Gestion des documents et connaissances générales

Présentation du micro-ordinateur

Moniteur

Disquette - CD-DVD – Clé USB Imprimante
Carte mémoire

Scanneur

Unité centrale

Webcam

Casque ou Joystick

Clavier Fax Modem
Souris

Support de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 3
Gobis Training


Exercice d’application
• Annoter le schéma ci-dessous

M

B

N C

K L

D

A

J

E F

I G
H

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Mémoire vive et supports de stockage
La mémoire vive d'un ordinateur sert à Les supports de stockage permettent
stocker les informations relatives aux de stocker les données de façon
applications (programmes) en cours durable (même quand l’ordinateur est
d'exécution. éteint). Ils sont de plus en plus variés.
Plus ces programmes sont nombreux à
tourner, plus ceux-ci sont gourmands,
plus important devra être le volume de Quelques exemples
RAM disponible.

Quelques exemples de
barrettes mémoires
Disquette Carte mémoire

iPOD

CD-DVD Clé USB

Disque dur externe

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Les différents périphériques

Stockage

Sortie
Entrée-sortie

Entrée

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Notion de programmes et documents
Un programme informatique est un ensemble d’instructions permettant à
l’ordinateur d’exécuter des tâches.
Il existe deux principaux types de programmes (logiciels):
-Les logiciels d’application
Exple. : Word, Excel, PowerPoint, Access, Photoshop, CorelDraw, etc.
NB: Chaque logiciel d’application permet de réaliser des travaux dans des
domaines bien précis.
-Les systèmes d’exploitation
Exple.: Windows XP, Unix, Linux, OS/2

Un document informatique est un travail réalisé sur l’ordinateur à l’aide d’un
logiciel d’application.
Exple.: Lettre, rapport, Dessin, etc.

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Rôles du système d’exploitation
a. Définition
Le système d’exploitation est un logiciel qui contrôle le fonctionnement
global de l’ordinateur.
Il commande l’exécution des programmes.
Il assure leur mise au point ainsi que l’enchaînement des travaux, la gestion des
données, l’attribution de la mémoire, les commandes d’entrée et de sortie etc.
Ex. : Linux, Windows XP ou Mac OS sont des systèmes d’exploitation.

b. Fonctions
Le système d’exploitation gère l’intégralité de l’ordinateur. Il est le lien entre
le matériel et les logiciels d’application.

Il sert aussi à gérer les différents périphériques (indispensables et
secondaires) et à les mettre en relation avec l’ordinateur.

Il extrait les données des fichiers et les affiche sur le moniteur.
C’est aussi lui qui les enregistre si on le lui demande. Il gère donc la lecture
et l’écriture des données sur le disque dur.

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Concept multitâche

 Les systèmes d’exploitation tels que Windows XP
permettent à l’ordinateur d’exécuter plusieurs tâches à
la fois.

Par exemple :
- Faire un traitement de texte tout en écoutant la
musique
- Créer des diapositives PowerPoint tout en faisant des
recherches sur Internet.

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Chapitre 2 : L’environnement Windows


L’environnement Windows Gestion des documents et connaissances générales

Le bureau et les icônes
L’écran d’accueil de Windows contient :
-Les icônes dont les plus importantes sont : Poste de travail, Mes Documents,
Favoris réseau, Corbeille
-Un arrière-plan : Un image en fond d’écran (papier peint)
-La barre des tâches avec son bouton DEMARRER, l’horloge, la zone de
notification



La gestion des fenêtres
 Réduire, agrandir, restaurer ou fermer une fenêtre

 Afficher les fenêtres en mosaïque (horizontale ou
verticale)
Clic droit dans un emplacement vide sur la barre des tâches

 Défiler entre plusieurs fenêtres (ALT + TABULATION)



Utiliser les menus Windows
 Ouvrir un menu avec le clavier
 Taper ALT + La touche soulignée du menu
 Exécuter une commande dans un menu
 Taper la lettre soulignée de la commande

Exemple:
Ouvrir le menu Format
Appuyer la touche ALT + la lettre T
Exécuter la commande Police
Taper la touche P



Gérer les fenêtres à l’aide de la barre des tâches
 Cliquer sur le nom de la fenêtre

 Ou appuyer les touches ALT + TABULATION



Modifier les propriétés de la barre des tâches
 Clic droit sur le bouton DEMARRER – Propriétés

 Choisir les options
qui vous conviennent



Les boîtes de dialogues et leurs objets
 Une boîte de dialogue permet faire des choix avant de
valider une commande.
Bouton

Onglet

Case d’option

Zone de liste modifiable

Case à cocher

Zone de texte


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Chapitre 3 : Gestion des documents


Gestion des documents Gestion des documents et connaissances générales

Créer un dossier / sous dossier
 Ouvrir Poste de Travail
 Ouvrir le disque ou dossier dans lequel on veut créer le
nouveau dossier
 Fichier – Nouveau – Dossier
 Ou Clic droit dans l’espace vide – Nouveau – Dossier
 Taper le nom du dossier puis appuyer la touche ENTREE

Exercice :
Dans MES DOCUMENTS, créer un dossier pour votre
classe
Dans ce dossier, créer deux sous-dossiers pour vous et
votre voisin(e)



Enregistrer un document dans un dossier
 Ouvrir le programme dans lequel on veut créer le document (Exple:
MS Word, MS Excel)
 Cliquer Fichier – Enregistrer Sous
 Voir schéma ci-dessous

Choisir ici le dossier dans lequel
on veut enregistrer le document

Cliquer ici pour valider

Taper le nom du document ici



Renommer, supprimer et gérer la corbeille
 Renommer un document ou dossier
 Cliquer une fois puis une autre fois sur l’icône
 Taper le nouveau nom puis appuyer la touche ENTREE

 Supprimer un ou plusieurs fichiers
 Sélectionner le ou les fichiers puis taper la touche SUPPR
 Les fichiers supprimés sont envoyés à la corbeille
NB: Pour effacer directement les fichiers de l’ordinateur sans les envoyer à la corbeille, il faut appuyer
simultanément : la touche MAJUSCULE + SUPPR

 Gérer la corbeille
 Sélectionner le ou les fichiers
 Appuyer la touche SUPPR pour les effacer de l’ordinateur
 Ou Fichier – Restaurer pour les ramener dans leur dossier
d’origine
 Fichier – Vider la corbeille pour effacer tous les fichiers de la
corbeille


Régler les propriétés de la corbeille
 Clic droit sur l’icône de la corbeille – Propriétés
 Choisir les options souhaités



L’Explorateur Windows
Pour ouvrir l’Explorateur, taper Touche Windows + E
Tous les dossiers Contenu du dossier sélectionné

Cliquer le
signe + pour
voir les sous-
dossiers

Double-cliquer l’icône du fichier
pour l’ouvrir



Utiliser un support externe, clé USB
 Connecter la clé USB
 Brancher la clé USB dans le port USB de l’unité centrale
 Un message vous signaler que la clé a été détecté

 Ouvrir la clé USB
 Dans la plupart des cas, une fenêtre affichant le contenu de la
clé s’ouvre automatiquement.
 Dans le cas contraire, ouvrir Poste de Travail et double-cliquer
l’icône de la clé USB
 Déconnecter la clé USB
 Double-cliquer le symbole de la clé sur la barre des tâches
 Cliquer l’icône de la clé puis Arrêter dans la boite de dialogue
qui apparaît.



Rechercher un document (par son nom, sa taille…)
 Lancer la recherche
 Touche Windows + F ou Démarrer – Rechercher
ou Ouvrir Poste de Travail puis cliquer le bouton Rechercher
 Rechercher par nom à un emplacement



Recherche à partir de la date

Spécifier les dates de
la période



Résultat d’une recherche


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Chapitre 4 : Configurer et personnaliser
l’environnement


Configurer et personnaliser l’environnement Gestion des documents et connaissances générales

Personnaliser le bureau (Papier peint, écran de veille,
jeu de couleur, résolution de l’écran)
 Clic droit sur le bureau – Propriétés
 Cliquer sur l’onglet et les options qui conviennent puis
OK 2 3 4 5

1. Permet de choisir un arrière-plan et un jeu 1
de couleur prédéfini
2. Permet de choisir une image d’arrière-
plan et sa position
NB : Insérer une image personnalisée en cliquant sur
Parcourir

3. Choisir l’écran de veille et le délai
d’attente.
NB: Personnalisez l’écran de veille en cliquant le
bouton Paramètres

4. Choisir un jeu de couleur
5. Changer la résolution de l’écran



Modifier l’heure et la date système
 Double-clic sur l’heure sur la barre des tâches
 Puis choisir les options suivantes

1. Le mois 5
2. L’année
3. Le jour 1 2
4. L’heure, les minutes
et les secondes
5. Cliquer l’onglet Fuseau
Horaire pour choisir le 3
fuseau horaire du pays 4
dont vous voulez avoir l’heure
 Cliquer OK



Le panneau de configuration
 Changer les paramètres de
configuration de votre
ordinateur
Cliquer Démarrer –
Panneau de configuration
 Cliquer sur le lien du
paramètres à changer
 Exple.: Créer ou modifier

un compte utilisateur,
ajouter ou supprimer un
programme
 NB: La modification de certains
paramètres de l’ordinateur est
réservé à des utilisateurs avertie



Gestion des paramètres internationaux et régionaux
 Changer les format
de nombre, date,
heure et la langue
en fonction du pays
ou de la langue
utilisée
 Démarrer – Panneau
de configuration –
Options régionales,
date, heure et
langue
 Choisir le lien
approprié pour
modifier les options



Les thèmes du bureau
 Un thème comprend une image d’arrière-plan, un
ensemble de sons, d’icônes qui personnalisent votre
bureau
 Clic droit sur le bureau – Propriétés – Onglet Thèmes
 Choisir le thème souhaité


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Chapitre 5 : Outils supplémentaires et avancés

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Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales

Les accessoires Windows (Paint, WordPad, Calculatrice …)

 Démarrer – Programmes – Accessoires
 Paint
 Création et modification d’images

 WordPad
 Editeur de texte très simple

 Calculatrice

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Créer des raccourcis et personnaliser le menu Démarrer
 Création des raccourcis
 Clic droit sur l’icône –
Envoyer vers – Bureau
 Personnaliser le menu
Démarrer
 Clic droit sur le bouton
Démarrer – Propriétés
 Bouton Personnaliser



L’utilitaire de restauration du système
 Prévenir les risques de perte de données dans les cas
suivants :
 Dommages dues au tonnerre
 Instabilité de votre système due à l’installation de nouveau logiciel
 Mauvaise manipulation

 Comment l’utiliser ?
 Créer un point de restauration avant d’installer un programme
douteux ou téléchargé sur Internet
 Cliquer Démarrer – Tous les programmes – Accessoires –

Outils système – Restauration du système
 Choisir l’option Créer un point de restauration et Suivant

 Suivre les instructions à l’écran



L’utilitaire de restauration du système
 Comment restaurer votre système en cas d’instabilité ?
 Cliquer Démarrer – Tous les programmes – Accessoires –
Outils système – Restauration du système
 Choisir Restaurer mon ordinateur à une heure antérieure
 Suivre les instructions à l’écran



Utilitaire de sauvegarde
 A Quoi sert-il ?
 Permet de sauvegarder les données
de l’ordinateur sur un support externe
(Disque dur externe, Clé USB,
disquette, etc.)
 Comment créer une sauvegarde ?
 Cliquer Démarrer – Tous les
programmes – Accessoires – Outils
système – Utilitaire de sauvegarde
 Cliquer Suivant
 Sauvegarder les fichiers et les
paramètres puis Suivant
 Choisir les options à sauvegarder puis
Suivant
 Choisir le disque de sauvegarde puis
Suivant



Utilitaire de sauvegarde
 Comment restaurer une
sauvegarde ?
programmes – Accessoires
– Outils système – Utilitaire
de sauvegarde
 Cliquer Suivant
 Restaurer les fichiers et les
paramètres puis Suivant
 Choisir le disque contenant la
sauvegarde
 Suivre les instructions à
l’écran



Maintenance du disque (Nettoyage, Scandisk, défragmentation)
 Nettoyage de disque
Cet outil permet de libérer de l’espace sur le disque

 Quels sont les types de fichiers supprimés ?
 Fichiers temporaires Internet

 Programmes téléchargés

 Contenu de la corbeille

 Fichiers temporaires Windows

 Composants Windows optionnels

 Programmes non utilisés



 Comment utiliser l’utilitaire
Nettoyage de disque ?
programmes – Accessoires –
Outils système – Nettoyage de
disque
 Choisir le disque à nettoyer
 Choisir les fichiers à supprimer



 L’utilitaire Scandisk
Il permet de détecter et réparer les erreurs sur le disque.

 Pourquoi l’utiliser ?
 Retrouver les secteurs défectueux sur le disque dus à des

mauvaises manipulations, les arrêts brusques de l’ordinateur
 L’utilisation prolongée de l’ordinateur

 Quand l’utiliser ?
 Généralement chaque semaine ou deux fois dans le mois en

fonction de l’utilisation de l’ordinateur



 Comment l’utiliser ?
 Ouvrir le Poste de Travail
 Clic droit sur l’icône du disque à analyser – Propriétés
 Cliquer l’onglet Outils – Vérifier maintenant
 Choisir les options de vérification puis Démarrer



 L’utilitaire Défragmenteur de disque
Il permet de regrouper les fichiers fragmentés (ce fait
ralentit l’ouverture des fichiers et des programmes)

 Quand utiliser le Défragmenteur de disque ?
 En cas d’ajout de plusieurs fichiers sur le disque

 Lorsque l’espace libre est autour de 15 % de celle du

disque
 Après l’installation de nouvelles versions de

programmes ou de Windows



 Comment utiliser le Défragmenteur
de disque ?
programmes – Accessoires –
Outils système – Défragmenteur
de disque
 Choisir un lecteur puis cliquer le
bouton Analyser
 En fonction du résultat cliquer le
Bouton Défragmenter ou non



Le planificateur des tâches (Maintenance, sauvegarde…)

 Il est possible de planifier les
tâches de l’ordinateur de façon
périodique
 Cliquer Démarrer –
Programmes – Accessoires –
Outils système – Tâche
planifiée
 Double-cliquer l’icône Création
de tâche planifiée et suivre les
instructions de l’assistant



Contrôler et gérer les impressions
 Cliquer Fichier – Imprimer
ou CTRL + P
 Choisir l’imprimante
 Choisir les pages à imprimer
 Choisir le nombre de copies
 Puis cliquer OK
 Pour imprimer une portion
du document,
 sélectionner-le cliquer
Fichier – Imprimer
 Cliquer l’option Sélection
puis OK

Pour imprimer plusieurs pages sur la même feuille, choisir l’option Pages par feuille
Pour spécifier un format particulier de feuille, cliquer le bouton Propriétés



Installer une imprimante
 Cliquer Démarrer –
Imprimantes et
télécopieurs
 Dans le volet de gauche
cliquer Ajouter une
imprimante
 Cliquer Suivant
 Choisir entre une
imprimante locale ou
réseau



Installer une imprimante réseau
 Choisir d’installer une
imprimante réseau
 Cliquer Suivant
 Cliquer Suivant
 Choisir le nom de
l’imprimante réseau puis
cliquer Suivant
 Suivre les instructions à
l’écran



Installer une imprimante locale
 Choisir d’installer une
imprimante locale
 Cliquer Suivant
 Cliquer Suivant
 Choisir le nom du fabricant
et celui de l’imprimante puis
cliquer Suivant
 Suivre les instructions à
l’écran


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