1. DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL
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Fecha: Nº de Oficio: DIPOA-A-______-_____
Nombre de UP o establecimiento: Nº Establecimiento:
Nombre y Firma del Auditado:
Nombre y Firma del Auditor: Nombre y Firma del Experto Técnico:
Nota: La aplicación de este documento en las unidades periféricas de la DIPOA será tomado en cuenta como una auditoría interna parcial, la cual debe ser analizada por el auditado, presentando
mediante oficio en un plazo de ocho días hábiles una nota con las acciones correctivas, medidas preventivas, responsables y fechas de ejecución, con el fin de que la desviación no se vuelva a
encontrar. Cuando la no conformidad corresponda a un fallo de oficinas centrales la misma será comunicada al Director técnico para su análisis y corrección. Se deben realizar 2 auditorías internas al
año, una en cada semestre, cuya segunda visita será de seguimiento al cumplimiento de las acciones propuestas en el segundo semestre. Los puntos a continuación evaluados corresponden para el
servicio oficial el cumplimiento de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 “Criterios generales para la operación de varios tipos de organismos que realizan inspección”. El MVIO debe presentar el plan
de acción a los rubros que deben ser mejorados.
A: Aceptable NC: No Conforme NA: No Aplica NFR: No Fue Revisado
ELEMENTOS DE SUPERVISIÓN
RESULTADO
A/NC/NA/NFR
Hallazgos u Observaciones y NC Requisito
de la Norma
MVI
GENERALIDADES
El personal de inspección cuenta en la Unidad Periférica con un
expediente que contenga como mínimo: copia de cédula de
identidad, evaluación de desempeño –al menos del último año-,
copia de certificados de participación y/o aprovechamiento de
capacitaciones, boleta de control de asistencia –cuando aplique-,
hojas de delincuencia y que se encuentra “al día” con el CMV –
cuando aplique-, certificaciones, constancias de años laborados –
cuando se requiera- y cualquier otra información que requiera la
DIPOA.
6.3
6.6
8.1
8.2
8.4
El funcionario conoce el formato que debe utilizar en caso de
“presión comercial”, en el que debe reportar este hecho al director
de la DIPOA utilizando el formato DIPOA-MC-001-RE-007
8.6
El funcionario cuenta con una copia firmada del compromiso de
confidencialidad, imparcialidad y Objetividad (Documento DIPOA
PG 021 RE 001) y se encuentra archivada en el expediente en su
versión vigente. Este se presentó a oficinas centrales y se
mantiene también archivado en la UP.
4.1
5
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El funcionario cuenta con las regulaciones
contempladas en la lista maestra de documentos
externos, de acuerdo al área en que se
desempeña (especie) (Documento DIPOA MC 001 RE 002). (Es
válido contar con la información en formato digital, impresa o conocer en la web dónde encontrarla).
10.3
El personal de inspección cuenta con evidencia escrita de todas
las capacitaciones que lo ha enviado el SENASA o bien de las que
SENASA ha permitido su asistencia. (Se permite como evidencia no solo el
certificado, sino su equivalente como hojas de asistencia).
6.6
8.1
8.2
8.4
Las capacitaciones a las que el personal ha participado son
comunicadas al coordinador de área, al jefe de auditoría, al
Director y a la UGC.
Existe evidencia escrita de que el personal de inspección ha
recibido capacitaciones en diversos temas, durante el presente
año, indicar cuales:
Otros, especifique:
El personal de inspección hace uso de los formularios que le
corresponden de acuerdo al DIPOA MC 001 RE 005, según el
área en donde se encuentre asignado a realizar la inspección.
El médico veterinario realiza evaluaciones periódicas del personal
de inspección a su cargo y, mantiene evidencia escrita de esta
evaluación (evaluación genérica PG-010 RE 003 o utiliza su equivalente en hojas de
reuniones).
6.4
El personal de inspección mantiene todos los documentos
actualizados, en caso de errores en documentación, se toman
medidas para aclarar, anular o respaldar de manera veraz los
cambios efectuados en la misma (el documento final se archiva en formato PDF
con el fin de dar por cerrado el registro)
5
El proceso de archivado se realiza a tiempo y se mantiene el
orden de los documentos oficiales
El personal de inspección toma las medidas necesarias para
resguardar la confidencialidad y custodia adecuada de la
documentación, (se controla el acceso de personal ajeno a sus recintos y el acceso a la
documentación para evitar pérdida)
5
12.1
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Los documentos oficiales se administran,
resguardan y protegen archivados de forma
adecuada durante los años establecidos en la
tabla de plazos, ver DIPOA PG-023-RE-003 Tabla de Plazos de
conservación de documentos.
12.1
12.3
El personal de inspección conoce, tiene acceso y cumple con las
disposiciones del establecimiento en lo que respecta a temas de
seguridad ocupacional, inocuidad, bioseguridad, normas de
conducta, siempre que las mismas no interfieran con el
cumplimiento de las funciones específicas del personal oficial,
asignadas por la legislación de Costa Rica.
El personal de inspección conoce y sabe dónde accesar en la hoja
web a las orientaciones para la conducta del personal oficial
dictadas por DIPOA en el documento DIPOA PG 021 IN 002,
revisa y documenta el refrescamiento anual a sus IA.
8.5
El personal de inspección cumple con los horarios establecidos
por la planta (DIPOA PG 001 RE 001) de tal modo que se
garantice la vigilancia oportuna y adecuada de los procesos,
además hay evidencia de las horas de permanencia en el
establecimiento (ver control de vacaciones, boleta de control de asistencia, ver
bitácora de asistencia, corroborar que las horas de salida calcen con las horas plasmadas en
otros registros)
El médico veterinario inspector documenta las reuniones de
información, retroalimentación, capacitación utilizando el
documento SENASA PG 004 RE 001 y/o las supervisiones
efectuadas con personal a su cargo, en el documento DIPOA-PG-
010-RE-003.
El médico veterinario, transmite de manera oportuna a su equipo
de inspección a cargo y al establecimiento la información
emanada de la oficina central de la DIPOA (hace uso del “recibo” cuando se
entrega de forma física, envía correos referenciados si se hace uso del medio electrónico).
7.6
La unidad periférica en donde se encuentra asignado el personal
de inspección, se mantiene ordenada, limpia y en buenas
condiciones.
9.1
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El personal de inspección hace uso correcto de los
recursos asignados en el desempeño de sus
labores (tarjetas de antemortem, retenido y decomiso, cámaras
fotográficas, congeladores, computadoras, impresoras, escritorios, entre otros)
El funcionario oficial cuenta y porta el carné del SENASA y el
uniforme se encuentra con identificación SENASA. Se hace uso
de los logos actualizados de la institución. (El carné es portado únicamente
cuando se requiera)
El médico veterinario inspector se asegura que los cambios
realizados por el establecimiento le sean comunicados de forma
oportuna y a la vez, retransmite estos al Departamento de
Registro de la DIPOA actualizando el DIPOA PG 001 RE 001 (se
deben comunicar independientemente de su actualización anual, principalmente cambios en los
ítems 2, 5 y 6 del registro mencionado)
7.6
SISTEMA DE VERIFICACIÓN DEL HACCP/ SSOP/ SPS
El médico veterinario utiliza la Plantilla de Verificación Semanal
(DIPOA-PG-002-RE-003), además lo hace de manera confiable e
independiente al establecimiento.
El médico veterinario cumple con el cronograma de actividades
establecido en la Plantilla de Verificación Semanal.
En caso de la verificación de ítems adicionales a lo establecido en
el cronograma de actividades, el médico veterinario o inspector los
documenta en el DIPOA PG 002 RE 004 y les da seguimiento.
El médico veterinario cuando utiliza formatos electrónicos,
respalda la información de forma física.
9.13
El médico veterinario utiliza el Instructivo de auditoria e inspección
DIPOA-PG-002-IN-001 para conducir las actividades de
verificación (documental, in situ u observación) y se realiza tal como se
establece en la plantilla de verificación DIPOA-PG-002-RE-003
3.5
El médico veterinario garantizan la verificación de todos los
elementos y sub elementos contemplados en el instructivo de
auditoría DIPOA-PG-002-IN-001
El médico veterinario documenta diariamente lo correspondiente
en el reporte de verificación semanal DIPOA-PG-002-RE-004, y
3.5
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constata que esté completo.
El procedimiento de verificación de las actividades
del establecimiento incluye la observación, la
medición y la revisión de registros.
7.9
El médico veterinario (y/o el inspector) mantiene el reporte de no
conformidades de todos los registros utilizados para supervisar el
Sistema HACCP, están al día y completos (DIPOA PG 002 RE
005)
El médico veterinario le da seguimiento a los cronogramas de
cumplimiento de no conformidades DIPOA-PG-002-RE-008
incluidas las de auditoría externa de la DIPOA y de Países socios
comerciales (cuál es la metodología utilizada para asegurar el cumplimiento o seguimiento).
Los hallazgos reportados por el coordinador de área durante las
auditorías externas, logran reflejar la realidad del establecimiento
de acuerdo a lo reportado por el servicio de inspección (tanto
médico veterinario como inspectores).
7.9
OTROS PROGRAMAS DE INSPECCIÓN REVISADOS
El médico veterinario cumple con el cronograma oficial de
muestreo microbiológico (DIPOA PG 015 RE 001) y envía reporte
mensual a la DIPOA.
10.2
11.1
El médico veterinario cumple con el cronograma oficial de
muestreo de residuos tóxicos. (DIPOA PG 015 RE 001) y envía
reporte mensual a la DIPOA
10.2
11.1
El médico veterinario verifica el manejo y la disposición de los
animales caídos no ambulatorios y los materiales específicos de
riesgo de EEB con la frecuencia establecida en la plantilla. Los
registros utilizados están al día y completos. La extracción de
cerebros de animales no ambulatorios se hacen de acuerdo al
documento DIPOA PG 013 IN 003 y se cumplen las disposiciones
de identificación, segregación y eliminación de los MER (DIPOA-
PG-013-IN-004).
3.5
El médico veterinario, utiliza de manera correcta (identificación,
asignación y resguardo) de los marchamos, certificados y sellos
5
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oficiales. Según el procedimiento DIPOA PG 009.
El médico veterinario oficial asegura que el manejo
de certificados y resúmenes de embarque sea
adecuado (copia de autorizaciones a terceros cuando se hace uso de mensajero, revisión de
pago de servicios al día, archivo de anulados)
5
En caso de que las áreas en donde se realiza la inspección ante
mortem y post mortem no se encuentran debidamente
acondicionadas para cumplir los procedimientos internos, se ha
notificado a las personas correspondientes en oficinas centrales
para su intervención y solución.
3.5
El médico veterinario envía mensualmente a la Oficina Central
DIPOA la documentación solicitada (informe de decomisos, control de certificados
en los formatos solicitados por las jefaturas o coordinaciones, informe de muestreo programado)
en el tiempo establecido por procedimientos internos.
10.7
13.1
13.2
INSPECCION ANTEMORTEM
El médico veterinario solicita al establecimiento la guía de
transporte de animales y la programación de sacrificio antes de
iniciar la inspección antemortem
El médico veterinario e inspectores realizan la inspección
antemortem in situ tal como se establece en las guías directrices,
regulaciones o procedimientos internos.
El médico veterinario e inspectores documentan los hallazgos en
los registros de inspección antemortem establecidos por la DIPOA
o por los programas nacionales respectivos, los mismos son
llenados al día de forma completa y están debidamente firmados
Conforme al Art. 95 de la Ley 8495, el médico veterinario aplica y
documenta las medidas sanitarias en caso de encontrar animales:
* Recibidos sin guía de transporte.
* Introducidos al proceso sin aprobación oficial.
* Maltratados innecesariamente durante el manejo.
* Con privación de agua o alimento.
* Sin reposo o con abuso del mismo
* Hacinados por irrespeto a la capacidad instalada.
* Caídos no ambulatorios.
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*Con enfermedad infectocontagiosa.
*Otros
INSPECCION POST-MORTEM
El médico veterinario e inspectores utilizan la información de las
tarjetas o documentos de inspección antemortem para revisar
cada lote de animales durante la inspección post-mortem
El médico veterinario e inspectores realizan la inspección
postmortem in situ tal como se establece en la regulación
pertinente. El Inspector realiza el procedimiento tal como esta
escrito y este es verificado con regularidad por el Médico
Veterinario Inspector asignado a la Unidad Periférica, hay
evidencia escrita de esta verificación. En el caso de bovinos según
el DIPOA-PG-013.
3.5
10.8
10.1
El médico veterinario documenta el decomiso de canales y partes
en los registros de inspección postmortem establecidos por la
DIPOA, los mismos son llenados al día de forma completa y están
debidamente firmados. DIPOA-PG-013-RE-009 y DIPOA-PG-013-
RE-010 en el caso de bovinos.
3.5
10.6
Conforme al Art.95 de la Ley 8495, el médico veterinario toma las
medidas sanitarias necesarias in situ con las cabezas, vísceras y/o
canales u otras partes de la misma, que son detectadas con
defectos y/o patologías de acuerdo al procedimiento DIPOA PG
013 y el artículo 141 del Reglamento N° 29588-MAG-S para el
caso de bovinos, para dar el dictamen final de las canales
decomisadas.
3.5
SISTEMA DE NOTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES
El Reporte de No conformidades (DIPOA-PG-002-RE-005) de
aquellos hallazgos que resultan en no conformidades mayores o
menores son redactados correctamente, están completos, sin
tachones, sin uso de corrector y firmados y sellados, al día.
8.2
El médico veterinario utiliza la DAC (DIPOA-PG-002-RE-006) para
notificar al establecimiento de manera clara las no conformidades
mayores y las tendencias. Estas son respondidas a tiempo por la
8.2
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planta y cerradas en el tiempo propuesto en caso
necesario el servicio de inspección cuenta por
escrito la justificación respectiva de la planta,
cuando una DAC no fue cerrado en el tiempo propuesto. Las DAC
están completas, sin tachones, sin uso de corrector y debidamente
firmadas y selladas.
El médico veterinario utiliza el Comunicado Oficial (DIPOA-PG-
002-RE-007) para notificar al establecimiento de manera clara las
no conformidades menores. Estos son respondidos a tiempo por la
planta y cerrados en el tiempo propuesto, en caso necesario, el
servicio de inspección cuenta por escrito la justificación respectiva
de la planta, cuando un Comunicado Oficial no fue cerrado en el
tiempo propuesto Los Comunicados están completas, sin
tachones, sin uso de corrector y debidamente firmadas y selladas.
8.2
El médico veterinario analiza y acepta las acciones correctivas,
medidas preventivas y los plazos propuestos por la planta para el
cumplimiento de las DAC y CO (La planta o establecimiento respeta el formato de
respuesta de NC, DIPOA PG 002 RE 008 para las auditorías externas)
8.2
El médico veterinario da el seguimiento oportuno a las fechas
establecidas por el establecimiento para el cierre efectivo de las
DAC, Comunicados Oficiales o No conformidades en la fecha
propuesta.
8.2
El médico veterinario da seguimiento oportuno al cierre efectivo de
las prórrogas en la fecha propuesta.
8.2
El servicio de inspección notifica por escrito a la DIPOA cuando
hay incumplimientos de la planta para cerrar DAC, con el fin de
aplicar del Art. 5 del Decreto 26559-MAG-S u otras medidas
pertinentes
8.2
FACILIDADES PARA INSPECCION
El médico veterinario cuenta con recintos apropiados (oficina,
vestidor, servicio sanitario, otros) para cumplir con la necesidades
básicas e incluye el servicio de limpieza y aseo.
Los recintos asignados al médico veterinario permite la separación
física con el personal de la planta o establecimiento.
5
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DEL APOYO DE OFICINAS CENTRALES
La oficina del servicio de inspección cuenta con
computadora en buen estado, acceso a internet,
teléfono, escáner y fax que le dé independencia del
establecimiento.
9.1
El personal de inspección cuenta con indumentaria y equipo
adecuado para realizar la inspección según se requiera (uniforme,
cámara, cuchillo, chaira, termómetro, reactivos, cintas para medición por ejemplo.)
9.1
El servicio de inspección cuenta con el personal suficiente para
realizar adecuadamente la inspección, tomando en cuenta la
velocidad de la línea, capacidad instalada y jornadas del
establecimiento (verificar que la información presentada en el DIPOA PG 001 RE 001, esté
acorde con lo encontrado en el establecimiento durante la visita in situ).
8.1
Se pueden agregar o eliminar las líneas que sean necesarias
El siguiente informe fue supervisado:
Documentalmente
In situ
Por:
Dr. Edgar Barquero Fonseca ___________________________________
Dr. Manuel Miranda Díaz ______________________________________
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DEL APOYO DE OFICINAS CENTRALES
La oficina del servicio de inspección cuenta con
computadora en buen estado, acceso a internet,
teléfono, escáner y fax que le dé independencia del
establecimiento.
9.1
El personal de inspección cuenta con indumentaria y equipo
adecuado para realizar la inspección según se requiera (uniforme,
cámara, cuchillo, chaira, termómetro, reactivos, cintas para medición por ejemplo.)
9.1
El servicio de inspección cuenta con el personal suficiente para
realizar adecuadamente la inspección, tomando en cuenta la
velocidad de la línea, capacidad instalada y jornadas del
establecimiento (verificar que la información presentada en el DIPOA PG 001 RE 001, esté
acorde con lo encontrado en el establecimiento durante la visita in situ).
8.1
Se pueden agregar o eliminar las líneas que sean necesarias
El siguiente informe fue supervisado:
Documentalmente
In situ
Por:
Dr. Edgar Barquero Fonseca ___________________________________
Dr. Manuel Miranda Díaz ______________________________________
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