MS Project

Diego Cavazos de Lira
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Microsoft Project 2013
Microsoft Project 2013 es un programa de administración de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft, el cual está diseñado para ayudarle a desarrollar su planeación, asignar recursos a tareas, seguir los avances, administrar el presupuesto y analizar las cargas de trabajo.
Introducción
En este curso veremos cómo emplear Project para hacer programaciones (o calendarizaciones) comprendidas por tareas y recursos, usando las capacidades de Project para organizar y darle formato a los detalles del plan, comparar nuestro trabajo real contra el planeado, hacer informes y tomar acciones correctivas cuando lo real se desapega de la planeación original.
Project nos ayuda a manejar una gran variedad de proyectos. Ya sea programar una obra de ingeniería civil, hasta los ciclos de desarrollo de software, el paquete nos ayudará a organizar mejor nuestro plan y también podremos hacer algunas otras cosas tales como:
 Crear planes al nivel de detalle adecuado de nuestro proyecto. Trabajar con la información más elemental (tareas resumen) o abrir un nivel de detalle superior cuando resulte conveniente.
 Seleccionar qué tareas programará automáticamente Project y cuáles programaremos nosotros manualmente.
 Administrar tareas, costos, trabajo y recursos según el nivel de detalle apropiado para nuestro proyecto.
 Trabajar con la información de nuestro proyecto en una gran variedad de vistas y reportes.
 Controlar y administrar nuestra planeación a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
 Colaborar y compartir datos con los demás en nuestra organización acerca de nuestro proyecto.
Las diferentes ediciones de Project
Microsoft Project está disponible en dos ediciones:
 Project Standard: la aplicación ideal con la cual puede crear y modificar planes ($7,799.00 MXN).
 Project Professional: incluye toda la funcionalidad de Project Standard más unas cuantas características adicionales para colaborar mejor en equipos de trabajo y la capacidad de conectarse a un Servidor de Microsoft Project ($14,999.00 MXN).
Novedades de Project 2013
 Informes: Project 2013 reemplaza los antiguos reportes tabulares con formas completamente nuevas de visualizar la información de su proyecto. Estos nuevos reportes incluyen una mezcla de tablas dinámicas, gráficas, contenido de texto y son ampliamente personalizables.
 Ruta de acceso a la tarea. Con esta herramienta de formato se identifica rápidamente en el diagrama de Gantt a las barras predecesoras y sucesoras de una tarea seleccionada.
 Vista “detrás del escenario” rediseñada e integración con OneDrive.

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 Fecha de finalización del proyecto a diciembre 31 de 2149.
 Soporte para entrada táctil.
 Una interfaz más limpia. Líneas horizontales que van de la lista de tareas y pasan hacia el diagrama de Gantt para mayor claridad.
 Integración con Lync.
 Soporte de apps para Office (descargables desde office.microsoft.com/store).
 La interfaz Fluent (la cinta). Ya no hay menús ni submenús. Esta interface organiza todos los comandos que las personas usan más de una mejor forma, alistándolos en pestañas rápidamente accesibles.
 La vista “detrás del escenario”. Todas las herramientas relacionadas con los archivos del proyecto (no con el proyecto) están accesibles desde una sola ubicación.
 Tareas programadas manualmente. Estas tareas se programan con la información que tenga disponible, y Project no las reprogramará automáticamente hasta que usted lo decida. Estas tareas no se ven afectadas por cambios en duración, fechas de inicio o finalización, dependencias u otros factores que harían que Project las reprogramara.
 Vista Escala de Tiempo. Diseña una vista “el proyecto en una mirada” que incluye sólo las tareas resumen, tareas e hitos que usted escoja. Se puede copiar como una imagen y pegarla en otras aplicaciones.
 Mejor interacción con Excel y Word. Copie información de Project a Excel o Word y conserve los encabezados de las columnas y la estructura de esquema de su información de Project.
 Cinta personalizable. Cree sus propias pestañas y grupos para ajustarse a su forma de trabajo.
 Campos personalizados. Sólo escriba cualquier valor numérico, de datos o una cadena de texto en la columna más a la derecha en una tabla, y Project identificará el tipo apropiado de datos.
 Mejoras en los autofiltros. Emplee filtros como en Excel, así como ordene y agrupe justo desde las flechas de autofiltro en los encabezados de las columnas.
 Guardar como PDF o XPS. Cree archivos en formato PDF o XPS directamente desde Project.
 Vista del Organizador de Equipo (Sólo Project Professional). Ejecute acciones como reasignar una tarea de un recurso a otro con acciones sencillas de arrastrar y soltar en la Vista del Organizador de Equipo.
 Tareas inactivas (Sólo Project Professional). Deshabilite (pero no elimine) las tareas seleccionadas de un plan, para que no tengan efecto en la programación en general, pero puedan ser reactivadas después si las necesita.
 Integración con listas de SharePoint (Sólo Project Professional). Publique y sincronice tareas entre Project y una lista de Microsoft Share Point.
 Reportes visuales. Ahora se puede exportar detalles de tareas, recursos o asignaciones a Excel o Visio en un formato gráfico altamente estructurado.
 Resaltado de cambios. Vea qué valores han cambiado en su plan inmediatamente después de que haga un cambio a una tarea calculada, recurso o valor de asignación.

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 Recursos tipo costo. Asigne este tipo de recurso especial para acumular categorías de costos que usted quiera rastrear, como entretenimientos o viajes.
 Panel del Inspector de Tareas. Este panel le muestra detalles que afectan a la programación de la tarea seleccionada.
 Deshacer multinivel. Deshaga una serie de acciones cuando lo necesite.
 Excepciones de tiempo de trabajo del calendario. No sólo registre la fecha, sino también una explicación de por qué se cuenta con una excepción en el calendario de tiempo de trabajo de un recurso.
Usted como un administrador de proyectos
En su esencia, la administración de proyectos es una combinación de habilidades y herramientas que le ayudarán a predecir y controlar los resultados de las tareas emprendidas por su organización. Los proyectos se definen como los emprendimientos temporales llevados a cabo para crear un producto único entregable o resultado. Con un sistema adecuado de administración de proyectos, usted debe de ser capaz de resolver preguntas como las siguientes:
 ¿Qué tareas se deben llevar a cabo, y en qué orden, para producir el entregable del proyecto?
 ¿Cuándo debe de desempeñarse cada tarea y cuál es la fecha límite?
 ¿Quién completará estas tareas?
 ¿Cuánto costará?
 ¿Qué pasa si unas tareas no se completan conforme a lo programado?
 ¿Cuál es la mejor manera de comunicar los detalles del proyecto a aquellos que tienen un interés o una inversión en el proyecto?
Comencemos
A lo largo de este curso, usted será el administrador del proyecto de la construcción de un conjunto de casas habitación para la empresa ACME. De hecho, cada casa constituye su propio proyecto. Nos enfrentaremos a proyectos que involucran técnicas o materiales costosos y fechas de entrega agresivas. Creemos que usted será capaz de reconocer muchos de los problemas de programación que los administradores de ACME encontrarán y transferirá sus estrategias y soluciones a sus propias necesidades de programación.

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Una visita guiada por Project
Temas a cubrir:
 Uso de la vista “detrás del escenario” para compartir y administrar archivos de Project.
 Trabajar con comandos en las diferentes pestañas de la interfaz de la cinta.
 Aplicar diferentes vistas para ver información presentada de distintas maneras.
 Emplear reportes para rápidamente comunicar el estado de su plan.
En esta sección tomaremos un tour rápido por Microsoft Project 2013. Si es nuevo en Project, conocerá las características esenciales y actividades que la vuelven una aplicación muy poderosa. Aquí, le presentaremos muchas de las capacidades de Project con las que trabajaremos a lo largo de este curso.
La interfaz de Project: ¿Dónde estamos?
Podemos iniciar Project yendo al menú inicio (Windows 7) o la pantalla inicio (Windows 8) y buscando el programa y dando clic en él, o escribiendo su nombre. De la misma manera, abriremos el programa si abrimos cualquier archivo de Project.
Aparece la pantalla de bienvenida. Aquí podemos rápidamente abrir un proyecto que haya sido recientemente abierto, abrir un proyecto diferente, o crear uno nuevo basándonos en una plantilla. (Si la pantalla de inicio no apreció, en la pestaña Archivo presione Opciones, en el cuadro de diálogo de Opciones del Proyecto dé clic en General y bajo Opciones de Inicio, active Mostrar la Pantalla de Inicio cuando se inicie esta aplicación).
Presione Proyecto en blanco.

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 La barra de acceso rápido es un área personalizable de la interfaz donde usted puede añadir sus comandos favoritos o más frecuentemente utilizados.
 Las pestañas (sobre la cinta) reemplazan los menús desplegables y barras de herramientas que eran comunes anteriormente. Las pestañas agrupan áreas de interés de alto nivel. La cinta contiene los comandos que usa para llevar a cabo acciones en Project.
 Los grupos son colecciones de comandos relacionados. Cada pestaña se divide en múltiples grupos.
 Los comandos son las características específicas que usa para ejecutar acciones en Project. Cada pestaña contiene varios comandos. Algunos comandos ejecutan una acción inmediata, otros abren un cuadro de diálogo o le formulan alguna pregunta. Usted puede posicionarse sobre un comando (sin darle clic) para ver una descripción breve sobre él.
 La vista activa aparece en la ventana principal de Project. Project puede mostrar una única vista o múltiples vistas en paneles separados.
 La etiqueta de la vista aparece a lo largo del borde izquierdo de la vista activa. Project incluye docenas de vistas, así que este es un buen recordatorio de en qué vista se encuentra.
 La barra de estado muestra detalles importantes como el modo de programación de las nuevas tareas (manual o automático) y si se ha aplicado un filtro a la vista activa.
 Suelen aparecer menús de atajos o mini barras de herramientas dándole clic al botón derecho sobre la mayoría de los elementos que aparecen en una vista.
La vista “detrás del escenario”: Administrar archivos y configurar opciones
La vista detrás del escenario contiene opciones de personalización y para compartir archivos, así como los comandos esenciales para administración de archivos como Abrir, Nuevo y Guardar. Para acceder a esta vista, pulse la pestaña Archivo.
Barra de acceso rápido
Grupo
Comando
Ayuda
Pestañas
Cinta
Zoom
Atajos de Vistas
Barra de estado
Etiqueta de Vista o Reporte

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Project muestra las opciones para abrir archivos, así como una lista de los archivos recientemente abiertos.
 Información. Le da acceso al Organizador, una característica utilizada para compartir elementos personalizados, como calendarios, entre sus proyectos. También muestra información acerca de su proyecto activo como su fecha de comienzo y finalización, estadísticas y propiedades avanzadas. Si usted tiene Project Professional, también tendrá acceso a los detalles de su cuenta con Project Web App.
 Nuevo. Le muestra opciones para hacer un proyecto nuevo, ya sea en blanco o basado en una plantilla.
 Abrir, Guardar, Guardar como y Cerrar, son comandos de administración de archivos estándar.
 Imprimir incluye opciones para imprimir un proyecto, así como la vista previa de impresión.
 Compartir incluye opciones para sincronización con SharePoint y adjuntar un proyecto a un mensaje de correo electrónico.
 Exportar incluye opciones para generar un archivo en formato Portable Document Format (PDF) o XPS (XML Paper Specification), y otras opciones para exportar contenido.
 Cuenta muestra información de los servicios conectados, así como información sobre Project, tal como la versión del programa. Con una cuenta de Microsoft, usted puede usar servicios como OneDrive. Si usted ha iniciado sesión, su información aparece en la esquina superior derecha del programa.
 Opciones. Muestra el cuadro de diálogo de Opciones de Project. Este cuadro de diálogo contiene varias pestañas que le permiten ajustar un amplio rango de comportamientos de Project, tales como si quiere que se vea la pantalla de inicio, hasta el tipo de moneda que se usará en su proyecto.
 Para salir de la vista “detrás del escenario” presione el botón “flecha izquierda” en la esquina superior izquierda o pulse Escape en su teclado.

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 Abramos un archivo. En la pestaña Archivo, seleccione Abrir, busque la carpeta Ejemplos y Ejercicios y escoja el archivo 01 – Casa Habitación.mpp. Se abre el archivo de práctica.
Para concluir este ejercicio, sólo guardaremos el archivo con un nombre diferente.
En la pestaña Archivo presione Guardar como. Seleccione Equipo, Examinar, busque el directorio en el cual se encontraba 01 – Casa Habitación.mpp, y guárdelo como Tour Guiado.mpp.
Plantillas: Evite hacer lo mismo, otra vez
En lugar de crear un proyecto desde cero, usted puede utilizar una plantilla, la cual incluya tanta información inicial como necesite, como nombres de tareas y relaciones de precedencia. Usted puede conseguir plantillas de diferentes fuentes: (1) las que vienen instaladas con Project, (2) las que están en la página de Office Online (www.office.com) y (3) plantillas que proporcione su organización: frecuentemente, tales plantillas contienen información detallada de definiciones de tareas, asignaciones de recursos, y otros detalles que son particulares de la organización.
Para ver las plantillas disponibles presione la pestaña Archivo, y luego pulse Nuevo. Las plantillas también aparecen en la pantalla de inicio de Project. Aparte, Project puede generar un nuevo archivo basado en uno existente (Pestaña Archivo, Nuevo, Nuevo a partir de un proyecto existente, o Nuevo del libro de Excel, o nuevo de la lista de tareas de SharePoint).
Usted también puede crear sus propias plantillas a partir de sus proyectos para usos posteriores o para compartirlas con alguien más. Una preocupación común es que cuando comparta su información no desee traspasar información sensible como los costos de los recursos tipo trabajo. Usted puede guardar un proyecto como una plantilla y borrar tal información, así como los avances del proyecto. En la pestaña Archivo presione Guardar como. Vaya a la carpeta donde quiera guardar la plantilla. En Guardar como, en tipo, seleccione Plantilla de proyecto (*.mpt) y guarde su plantilla con un nombre adecuado. Luego

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aparecerá un cuadro de diálogo que le permitirá borrar la información que desee tal como tasas de recursos, costos fijos, valores de todas las líneas base, etc.
La cinta y las pestañas: encontrar las opciones que busca
Las pestañas agrupan lógicamente los comandos que aplican a las partes principales de Project.
 Las pestañas Tarea y Recurso relacionan la información con la que usted trabaja frecuentemente en Project.
 La pestaña Crear un Informe contiene comandos que usted puede usar para ver reportes y comparar dos proyectos.
 La pestaña Proyecto contiene comandos que aplican al proyecto entero, tales como cambiar el tiempo de trabajo o establecer un la Estructura de Descomposición del Trabajo.
 La pestaña Vista le ayuda a controlar lo que ve en la ventana de Project y cómo aparece esa información.
 Las pestañas contextuales, tales como la pestaña Formato (otras pestañas contextuales que usted podrá ver son Diseño y Presentación) variarán dependiendo del tipo de información mostrada en la vista activa o el tipo de elemento que esté seleccionado en ese momento. Por ejemplo, cuando una vista de tareas está presente, tal como la Vista del Diagrama de Gantt, los comandos en la pestaña contextual Formato aplicarán a las tareas y a los elementos del Diagrama de Gantt, como barras de Gantt. El contexto actual de la pestaña formato aparece sobre su etiqueta de pestaña – Herramientas de Diagrama de Gantt, por ejemplo.
 Sugerencia: usted puede dar doble clic a una pestaña para colapsar o abrir la cinta. También puede abrir una pestaña colapsada dando un solo clic en la etiqueta de la pestaña, y luego seleccionando el comando que desee.
Veamos con más detenimiento las pestañas.

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La pestaña Tarea contiene un gran número de comandos, y estos comandos están organizados en grupos. La pestaña Tareas incluye los grupos Ver, Portapapeles, Fuente, Programación, Tareas, Insertar, Propiedades y Edición. Algunos comandos ejecutan acciones inmediatas, mientras que otros le llevan a más opciones.
Presione la pestaña Recurso. En el grupo Asignaciones seleccione Asignar Recursos. Este cuadro de diálogo se puede quedar abierto mientras desempeñe otras acciones en Project. Ciérrelo.
Regrese a la pestaña Tarea. Vea el botón “Diagrama de Gantt”. Este es un botón tipo “botón dividido”. Puede hacer una acción inmediata o mostrarle más opciones. Si pisa el dibujo, abrirá la vista del diagrama de Gantt. Si da clic en la etiqueta de texto, se le mostrarán las demás opciones disponibles para ese comando. Seleccione de estas opciones: Calendario.
Ahora nos encontramos en la vista Calendario. Esta vista asemeja un calendario que muestra un mes al mismo tiempo y sobre él coloca las tareas como barras que abarcan los días en los que deben de acontecer. De la misma manera como llegamos a esta vista, regrese a la vista Diagrama de Gantt.
Vaya a la pestaña formato. En el grupo Estilo de Diagrama de Gantt vea que el botón Más (esquina derecha del grupo) muestra todos los estilos de color predefinidos. A la altura del nombre del grupo, a la derecha, hay otro botón “Estilo de barras de formato”. Él abre un cuadro de diálogo para configurar más opciones de formato de las barras de Gantt.
Si usted presiona la tecla ALT podrá ver los atajos de teclado disponibles en Project. Deshacer es un comando muy común y su combinación de teclas es Ctrl+Z.
Vistas: Trabajando con los detalles de la
programación, de la manera que usted desea
El espacio de trabajo en Project se llama Vista. Project incluye varios tipos de vistas. Algunos ejemplos incluyen tablas con gráficas, tablas con escalas del tiempo, sólo tablas, gráficas y diagramas, y formularios. Con algunas vistas usted puede filtrar, ordenar o agrupar datos así como personalizar los tipos de datos que se muestran. Usted puede usar las vistas para ingresar, editar, analizar y mostrar información de su proyecto. La vista predeterminada es un Diagrama de Gantt con la Escala del Tiempo.

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Generalmente las vistas se enfocan en los detalles de las tareas, los recursos o las asignaciones. Por ejemplo, la vista de diagrama de Gantt enlista los detalles de las tareas en una tabla a la izquierda de la vista y gráficamente representa cada tarea como una barra en el lado derecho de la vista. La vista Diagrama de Gantt es una forma común de representar una programación. Este tipo de vista también es útil para ingresar y ajustar finamente detalles de las tareas y para analizar su proyecto.
Sobre los días: en la pestaña Vista, en el grupo Zoom, presione la flecha debajo de la etiqueta Escala Temporal y seleccione Días. Project ajusta la escala temporal para mostrar días individuales. Los días no laborables, tales como los fines de semana, se colorean de color gris claro. Se puede cambiar la escala desde este menú o usando el zoom deslizable en la esquina de abajo a la derecha del programa.
Ahora veamos una vista general del proyecto. En la pestaña Vista en el grupo Vista en dos paneles, activemos la casilla Escala de Tiempo. Project muestra la Escala del Tiempo sobre la vista del Diagrama de Gantt.
Dé clic en cualquier parte de la Escala del Tiempo y vea que la pestaña Formato ha cambiado a Herramientas de Escala de Tiempo. Los comandos de esta pestaña ahora son específicos para esta vista. Desactive la Escala de Tiempo en la pestaña Vista (la información no se borra, sólo se oculta).
Ahora demos clic en la pestaña Vista, en el grupo Vistas de recursos, y seleccionemos Hoja de recursos.
La vista Diagrama de Gantt es reemplazada por la Hoja de recursos. Esta hoja muestra detalles acerca de los recursos en un formato de hileras y columnas (llamado tabla), con un recurso por hilera. Esta vista se llama Vista de hoja. Dicha Hoja de recursos no le dice nada acerca de las tareas con los recursos
Comienzo lun 05/01/15
Fin lun 23/03/15
18 ene '15
08 feb '15
01 mar '15
22 mar '15
Casa Habitación lun 05/01/15 - lun 23/03/15
Trabajos Preliminares lun 05/01/15 -
Cimentación corrida
Primer nivel lun 09/02/15 - lun
Detalles mar 24/02/15 - lun 23/03/15
Fin del proyecto lun 23/03/15

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asignados. Para ver esta clase de información hay que ponernos en otra vista. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de recursos, seleccione Uso de recursos.
Esta vista agrupa las tareas a las que está asignado cada recurso y muestra las asignaciones de trabajo por recurso en la escala del tiempo, ya sea, por ejemplo, diaria o semanalmente. Aquí podemos ver, por ejemplo qué tareas desempeñará el ingeniero. Esto se ve por día, y recuerde que puede cambiar esa escala de tiempo en la pestaña Vista, grupo Zoom, o con el control de abajo a la derecha de Project. La vista Uso de tareas invierte la información: muestra todos los recursos asignados a cada tarea. Pulsemos el botón Diagrama de Gantt para regresar a la vista original.
Ahora hagamos una vista dividida. Demos clic en cualquier tarea, por ejemplo, Ventanas y puertas. En la pestaña Vista, en el grupo Vista en dos paneles, active Detalles y ahora estaremos viendo en la sección inferior el Formulario de Tareas.

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Ahora tenemos la vista Diagrama de Gantt como vista primaria y el Formulario de tareas en el panel de Detalles. Los detalles de la tarea seleccionada en la vista del Diagrama de Gantt aparecerán en el Formulario de tareas. Se pueden editar valores en este formulario. Desactive Detalles en el grupo Vista en dos paneles de la pestaña Vista. En ese mismo lugar usted puede escoger qué vista quiere tener en el panel de Detalles. Como resumen, es útil emplear las vistas para ayudarle a enfocarse en los detalles específicos que desee.
Reportes: Vea los estados de su proyecto de nuevas formas
Antes Project tenía reportes tabulares diseñados para imprimirse. En Project 2013 los reportes han sido mejorados: ahora incluyen elementos tales como tablas, gráficas e imágenes que comunican el estado de su proyecto y son muy personalizables.
En la pestaña Crear un Informe en el grupo Ver los informes, seleccione Recursos, y luego Visión General de los Recursos. El reporte aparece. Dicho reporte tiene dos gráficas y una tabla. Si da clic en la tabla Estadísticas de Recursos, aparecerá la Lista de Campos. Usted puede seleccionar este panel para determinar qué datos se incluirán en la gráfica.

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Vea que si selecciona la gráfica tiene las pestañas Diseño y Formato, y si selecciona la tabla tiene las pestañas Diseño y Presentación. Si desea ver el diseño general del reporte, presione la pestaña Diseño, de la pestaña Herramientas de Informes.
Cierre el archivo.
Puntos Clave
 La vista “detrás del escenario” es la ubicación central para administrar archivos y personalizar Project.
 La cinta incluye varias pestañas. En cada una de ellas, los comandos están agrupados para su acceso rápido.
 El espacio de trabajo principal en Project es una vista. A la vez se pueden mostrar una o dos vistas. La vista predeterminada es la Gantt con Escala del Tiempo.
 Los informes incluyen una gran variedad de elementos, tales como gráficas y tablas para ayudarlo a tener en cuenta los detalles de la programación con un formato competitivo.

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Elementos Básicos de Programación
En esta sección aprenderá a comenzar un nuevo proyecto, establecer su fecha de comienzo y guardarlo, revisar los calendarios base disponibles, y luego crear excepciones de tiempo de trabajo en el calendario del proyecto, e ingresar algunas propiedades sobre el proyecto.
La programación del proyecto o su plan son esencialmente modelos que usted construye de algunos aspectos del proyecto que usted anticipa – qué cree que ocurrirá, o qué quiere que pase. Este modelo se enfoca en algunos, pero no todos, los aspectos del proyecto – las tareas, los recursos, los marcos de tiempo y posiblemente los costos asociados.
Comenzando un nuevo proyecto, y establecer su fecha de comienzo
La mayoría de los proyectos deben programarse desde una fecha de comienzo, aun cuando sepamos que deben terminar antes de cierta fecha límite. Programar desde el principio causa que todas las tareas comiencen lo antes posible y le da una gran flexibilidad de programación.
En Project, haga un archivo nuevo. Vaya a la pestaña Archivo, seleccione Nuevo, Nuevo proyecto en blanco. Aparecerá una notificación de globo que le informará que las nuevas tareas se programarán manualmente. Esto se sigue mostrando en la barra de estado.
Vea la línea vertical del Diagrama de Gantt: ella muestra la fecha actual. Cuando hace un proyecto nuevo, Project establece la fecha de comienzo del proyecto al día actual. Cambiémoslo. En la pestaña Proyecto, en el grupo Propiedades, presione Información del Proyecto. La siguiente ventana aparece:

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En Fecha de comienzo escriba: 1/6/15, o pulse la flecha para mostrar el calendario y seleccione la fecha primero de junio de 2015. Note que Project programará a partir de: Fecha de comienzo del proyecto. De esta manera, ya que hayamos ingresado toda nuestra información, el programa calculará la fecha de fin (por eso no la podemos modificar). Presione Aceptar. Project pone una línea vertical punteada el día de inicio del proyecto. Se puede configurar Project para que siempre que haga un proyecto nuevo le abra el cuadro de diálogo Información del Proyecto (Archivo / Opciones / Avanzado / General / Solicitar información de proyecto al crear nuevos proyectos). Pulse Archivo / Guardar, vaya a la carpeta de trabajo del curso y grabe el archivo como Proyecto Sencillo. Pulse guardar. Puede activar la función de autoguardado (Archivo / Opciones / Guardar / Guardar Proyectos / Autoguardar cada # minutos).
Establecer días no laborables en el calendario del proyecto
Los calendarios son los medios principales por los cuales controla cuándo cada tarea y recurso puede ser programado para trabajar en Project.
El calendario del proyecto define el tiempo y los días laborables y no laborables generales para las tareas. Project incluye numerosos calendarios llamados calendarios base, y cualquiera de ellos puede servir como calendario del proyecto. Usted puede seleccionar el calendario del proyecto en el cuadro de diálogo de Información del Proyecto.
El calendario del proyecto establece las horas normales de trabajo de su organización. Algunos recursos pueden tener excepciones a este tiempo de trabajo normal, tales como vacaciones, esto lo configuraremos después.
Los calendarios se pueden administrar por medio del cuadro de diálogo Cambiar tiempo de trabajo, en la pestaña Proyecto. Use este lugar para establecer programaciones de trabajo y tiempo normales, junto con excepciones para recursos individuales o para el proyecto completo.
Recordemos nuestro proyecto. Nuestra empresa ACME deberá de construir varias casas habitación. Comencemos por una. En la pestaña Proyecto, grupo Propiedades, seleccionemos Información del Proyecto. En la sección Calendario, pulsemos la flecha. Aparecen 3 calendarios:
 24 Horas: se trabaja día y noche.
 Turno de noche: cubre un turno programado de la noche del lunes hasta la mañana del sábado de 11 p.m. hasta 8 a.m., con un descanso de una hora cada día.
 Estándar: los días y semanas tradicionales de trabajo: lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m., con una hora de descanso por día.
Dejaremos el calendario estándar. Presionemos cancelar. Digamos que el 5 de junio, un asueto extraordinario se otorgará para los trabajadores. ¿Cómo le decimos a Project que no considere ese día como laborable? Vayamos a la pestaña Proyecto, grupo Propiedades, clic en Cambiar tiempo de trabajo.

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En este cuadro de diálogo, para el calendario “Estándar”, escribamos en la pestaña Excepciones, debajo de donde dice Nombre: Asueto extraordinario; en comienzo, escojamos el día 5/6/15. De tal forma habremos avisado a Project que tal día habrá un asueto. Aunque no hay necesidad de ponerle nombre a las excepciones, resulta conveniente por motivos de orden y claridad. Ahora veamos que la fecha aparece subrayada y marcada como Día de excepción. Pulsemos Aceptar. Démonos cuenta que en el Diagrama de Gantt tal día aparece sombreado de color gris, indicando que ese día no habrá labores.
En nuestra obra de construcción, por ejemplo, podemos considerar el Día de la Santa Cruz (3 de mayo) como no laborable, o al menos cambiar las horas de trabajo a sólo medio día. Aquí sólo hemos hecho un día específico no laborable. Otros ejemplos de utilización de este cuadro de diálogo son:
 Festividades recurrentes, u otras fechas que sigan un patrón conocido, tal como semanalmente, mensualmente o anualmente. Para establecer tiempos no laborables recurrentes presione el botón Detalles.
 Variar las horas de trabajo por semana. Para establecer semanas personalizadas vaya a la pestaña Semanas laborales, establezca un rango de fechas, presione el botón detalles y luego establezca los ajustes de tiempo que usted requiera.
 Horas de trabajo únicas para un recurso (esto lo veremos después).

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Establecer el título del proyecto y otras propiedades
Project puede incluir información de un proyecto como su título, el nombre de su administrador, o palabras clave para encontrar el archivo. Algunas de estas propiedades pueden ser requeridas por informes, encabezados y pies de página al imprimir, etc. Por ello es importante anotarlas.
Vayamos a la pestaña Archivo, Información, Información del Proyecto, Propiedades avanzadas.
En este cuadro de diálogo escriba el título del proyecto, su asunto, su nombre en Autor y Administrador, su Organización y algunos comentarios.
Con esta información Project escribirá sus datos correctos cuando genere informes.
Presione Aceptar para salir del cuadro de diálogo y guarde el archivo.
Puntos clave
 La programación de un proyecto desde su comienzo (en contraposición de su fecha de finalización) le da más flexibilidad y le permite tener tiempo para atender tareas que se retrasen.
 Se usan calendarios en un proyecto para saber cuándo se puede programar el trabajo.
 Debe anotar las propiedades de su archivo para que se empleen a la hora de generar informes e impresiones.

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Construir una lista de tareas
En esta sección veremos como:
 Ingresar nombres de tareas, duraciones y valores de fechas de comienzo y finalización.
 Crear tareas tipo hito.
 Crear tareas resumen para esquematizar una lista de tareas.
 Enlazar tareas para crear dependencias de tareas entre ellas.
 Convertir tareas individuales a programación automática y luego cambiar las preferencias predeterminadas para que las tareas nuevas se programen automáticamente.
 Revisar la duración en general de un proyecto y la fecha programada de finalización.
 Ingresar notas e hipervínculos en las tareas.
Las tareas son los bloques de construcción más básicos de cualquier proyecto. Las tareas representan el trabajo a ser efectuado para alcanzar los objetivos del proyecto. Las tareas describen el trabajo en términos de dependencias, duración y requerimientos de recursos. En Project hay varios tipos de tareas. Estas incluyen tareas resumen, sub-tareas e hitos. Más ampliamente, a lo que llamamos tareas en Project se le conoce como actividades o paquetes de trabajo.
Ingresar nombres de tareas
Como se mencionó anteriormente, las tareas representan el trabajo a ser hecho para completar las metas del proyecto. Los nombres de las tareas deben de ser reconocibles y tener sentido para las personas que las desempeñarán, y para los interesados en el proyecto. Aquí hay unos lineamientos para crear buenos nombres de tareas:
 Use cortas frases con verbos que describan el trabajo a ser hecho, tal como “Descimbrar losa”.
 Si las tareas se organizarán en una estructura de esquema, no repita los detalles de la tarea resumen en el nombre de la sub-tarea a menos que añada claridad.
 Si las tareas tienen recursos asignados a ellas, no incluya los nombres de los recursos en los nombres de las tareas.
Por supuesto que posteriormente puede editar los nombres de las tareas, así que no se preocupe si luego cambia de opinión. Pero sí intente tener frases concisas y descriptivas que comuniquen el trabajo requerido y tengan sentido para usted y los demás que lleven a cabo el trabajo o revisen el proyecto. Si es necesario se pueden agregar notas a las tareas, como veremos más adelante.
En ACME tenemos las tareas básicas para construir una casa. No tenemos todos los detalles necesarios para terminar el proyecto pero al menos contamos con los necesarios para comenzar.
Partiremos desde el último archivo, 02 – Ejemplo sencillo.mpp. Presione la celda debajo de “Nombre de tarea” en la tabla de la vista Diagrama de Gantt. Escriba “Permisos de Construcción” y luego pulse la tecla

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Entrar. A esta tarea que acaba de hacer se le dio un ID único, pero que no necesariamente representa el orden en que las cosas deben de ocurrir.
Ya que la tarea es Programada Manualmente (como se indica en la columna Modo de Tarea), no aparecen valores de duración o fechas, y la tarea aún no tiene una barra de Gantt en la porción de gráficos de la vista de Diagrama de Gantt. Más tarde veremos cómo las tareas programadas automáticamente siempre tienen duración y fechas de comienzo y finalización.
Piense que las tareas manuales se programan sin afectar el resto de la programación. Puede que sólo sepamos el nombre de una tarea y justo eso es necesario. Así como sepamos más información sobre ella, como cuando comience, podremos agregar esos detalles. Agreguemos las siguientes otras tareas: Preparación del Terreno. Estudios Previos. Trazo. Diseño de Casa.
Ahora que revisamos las tareas, nos damos cuenta que olvidamos una. La queremos poner entre las tareas ID 2 e ID 3. Coloquémonos sobre “Estudios Previos” y en la pestaña Tarea en el grupo Insertar seleccionemos Tarea. Project inserta una hilera para la nueva tarea y renumera las tareas subsiguientes. Se le da el nombre <Tarea nueva>. Con eso seleccionado escribamos “Charla con Inversionistas” y pulsemos Entrar. La nueva tarea se agrega a su programación.
Para eliminar una tarea se debe dar clic con el botón derecho sobre ella y luego seleccionar Eliminar Tarea (se debe borrar toda la hilera, no solo la celda con “suprimir”).
Los proyectos deben de tener como objetivo dar un “entregable”. El entregable puede ser un producto tangible, o un servicio o evento. Definir las tareas apropiadas para crear el entregable es una habilidad básica para el administrador de proyectos. La lista de tareas que usted cree en Project debe describir todos los trabajos necesarios y sólo los requeridos para completar este proyecto exitosamente, es decir, conseguir el entregable.
Ingresar las duraciones de las tareas
La duración de una tarea representa la cantidad de tiempo que usted estima que le tardará completarla. Project puede trabajar con duraciones de tareas que van desde minutos hasta meses (y más). Dependiendo del alcance de su proyecto, quizás desee usar escalas de horas, días y semanas. Darle duración a sus tareas es uno de los beneficios de usar una herramienta de programación como Project más que hacer una simple lista de tareas a realizar.

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Exploremos las duraciones de las tareas con un ejemplo. Nuestro proyecto tiene el calendario Estándar de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m. con una hora libre para descansar. Si estimamos que una tarea tomará 16 horas de tiempo de trabajo, podemos escribir su duración como “2d” para programarla que se trabaje en dos días de trabajo de ocho horas. Entonces, si comenzamos a las 8 a.m. de un viernes, esta tarea se completará hasta las 5 p.m. del siguiente lunes. Recordemos que Project no programará trabajo los fines de semana porque han sido definidos como tiempo no laborable.
Se pueden emplear abreviaciones cuando se ingresen duraciones. Si escribe Aparece Significa 30m 30 mins 30 minutos
6h
6 horas
6 horas 4d 4 días 4 días
3s
3 sem.
3 semanas 2me 2 mss 2 meses
Como se vio antes, Project maneja la programación de dos maneras. Las tareas programadas automáticamente tienen una duración (un día, por predeterminado). Las tareas programadas manualmente no tienen inicialmente una duración. Sin embargo, usted puede ingresar los valores para esta clase de tareas. Con las tareas programadas manualmente, usted puede escribir valores regulares de duración como en la tabla anterior, o también puede escribir texto como “revisar con Roberto”. Tales valores se reemplazan con una duración de 1 día si es que convierte la tarea a programada automáticamente. Project no le permitirá poner valores de texto en las duraciones o fechas de comienzo o finalización de las tareas programadas automáticamente.
Project emplea valores estándar para las duraciones: 1 minuto es igual a 60 segundos, 1 hora es igual a 60 minutos. Para las duraciones de los días, semanas y meses, usted puede usar los valores predeterminados de Project (por ejemplo, 20 días por mes) o establecer sus propios valores. Para configurarlo vaya a la pestaña Archivo, Opciones, y en el cuadro de diálogo presione Programación. Recuerde que estas son las horas que se trabajan por día, semana y mes, y no las horas naturales.
Por ejemplo: si tiene 8 horas por día, al escribir 2d sería lo mismo que poner 16h. Si tiene 40 horas por semana, escribir 3sem es lo mismo que poner 120h. Si tiene 20 días por mes, poner una duración de 1me es lo mismo que poner 160h (8 horas por día por 20 días).
Si es necesario se puede programar que las tareas ocurran en tiempo no laborable. Sólo tiene que añadir “t” al final de cada duración: 1dt (esto indica un día completo de 24 horas), 1st, 1met. Esta clase de duraciones sirve para cuando la tarea se lleva a cabo en torno al reloj más que a las horas normales de trabajo durante un día. Por ejemplo, el fraguado del concreto se efectuará en díast (que no toman en cuenta si es hora de trabajo o no).
Para nuestro proyecto de casa habitación: le mostramos las tareas a las personas que las llevarán a cabo. Ellos nos dieron algo de retroalimentación sobre el tiempo que les tomaría desempeñarlas, y eso se lo indicaremos a Project.

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Dé clic en la celda debajo del encabezado “Duración” en la vista del Diagrama de Gantt, y tenga activa la hilera 1 (la que corresponde a la tarea “Permisos de Construcción”). Escriba 10d (también puede usar las flechas para ingresar o cambiar el valor en la celda Duración). El valor 1 día aparece en la celda. Project dibuja una barra de Gantt para la tarea, comenzando el día de inicio del proyecto. Hasta que las tareas tengan un valor de fecha de inicio o fin o estén enlazadas, todas las tareas comenzarán el día de comienzo del proyecto.
A la tarea de “Preparación del Terreno” dele una duración de “3d“, a la de “Charla con los Inversionistas” de “2h”, a la de “Estudios Previos” de “2s”, a la de Trazo de “Preguntarle al arquitecto” y a la de “Diseño de Casa” de “1me”.
Ahora, para la tarea Diseño de Casa, en la columna Comienzo escriba 16/6/15. Vea cómo Project calculó la fecha de fin de la tarea, al ya contar con su duración y la recién ingresada fecha de comienzo. Estamos hablando de unidades de tiempo de trabajo. Project también dibuja la barra de Gantt de la tarea para mostrar sus días laborables, más los días no laborables que estén incluidos (sábados y domingos). Si hubiera estado el día de asueto, tendríamos que usar otro día laboral y la fecha de fin terminaría un día laboral después.
También puede escribir texto en las celdas de Comienzo o Fin de las tareas, siempre y cuando estas sean programadas manualmente.
Al estimar las duraciones de las tareas hay que tomar en cuenta dos cosas: la duración general del proyecto (que se suele relacionar con la duración de las tareas individuales) y enfocarse en las duraciones de las tareas al menor nivel de detalle necesario para cada quien, es decir, no ser extremadamente detallista en cosas innecesarias, lo cual sólo complica el control del proyecto. Algunas fuentes importantes para estimar duraciones son: información histórica de proyectos parecidos anteriores, estimados de las personas que completarán las tareas, el juicio experto de las personas que han desarrollado proyectos similares y las normas de los profesionales que llevan a cabo proyectos similares al suyo. También se puede considerar la regla 8/80. Ella sugiere que las tareas que duran de entre 8 a 80 horas se dimensionan adecuadamente. Lo que es menor puede ser muy variable, y lo que es mayor puede demorar más de lo estimado para ser administrado correctamente. Las duraciones imprecisas son una fuente de riesgo para la conclusión de los proyectos a tiempo.

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Ingresar una tarea hito
Tal vez desee resaltar un evento importante de su proyecto, además de ingresar todas las tareas que se deben completar. Es ahí donde aparecen las tareas tipo hito: señalan cosas importantes como la finalización de una fase mayor de su proyecto.
Los hitos son eventos significativos que se alcanzan dentro del proyecto (como la finalización de una fase de trabajo) o se imponen al proyecto (como la fecha límite de aplicación para fondos). Ya que normalmente los hitos no incluyen trabajo, ellos se suelen representar como tareas de duración cero.
En ACME queremos resaltar la fecha en la que debemos finalizar los trabajos preliminares del proyecto: el 14 de julio de 2015. Para ellos empleemos una tarea tipo hito. Coloquémonos en la primer hilera en blanco, y de la pestaña Tarea, del grupo Insertar, seleccionemos Hito. Project ingresa una tarea llamada <Hito nuevo> y le da una duración de cero días. Como es predeterminado, la tarea comienza el día de comienzo del proyecto. Cambiemos su nombre por “Fin de los trabajos preliminares” y escribamos su fecha de inicio a 14/7/15.
Sin embargo, una tarea de cualquier duración puede ser un hito. Dé doble clic al nombre de la tarea para ver el cuadro de diálogo Información de la tarea, y en la pestaña Avanzado active Marcar la tarea como hito.
Crear tareas resumen para esquematizar el proyecto
Se dará cuenta que es más fácil organizar grupos de tareas altamente relacionados dentro de un esquema empleando tareas resumen. Cuando las tareas resumen se secuencian con respecto al tiempo, las tareas resumen de mayor nivel se llaman fases.
Por ejemplo, para nuestro proyecto de construcción, es común dividirlo en fases como: Trabajos preliminares, Cimentación, Estructura, Acabados, etc. Con tal estructura de esquema, podemos expandir o colapsar cada fase para sólo mostrar el nivel de detalle que queramos. Tal esquematización se logra dando y quitando sangrías a las tareas. Las tareas que están dentro de una tarea resumen se llaman sub- tareas.
Las tareas resumen se programan automáticamente por predeterminado. Su duración se calcula automáticamente como el largo que va desde la más temprana fecha de comienzo hasta la más tardía fecha de finalización de las sub-tareas que contiene. Si usted edita la duración de una tarea resumen, o sus fechas de comienzo o finalización, se cambiará a ser una tarea programada manualmente.
El nivel más alto de esquema de la estructura de un proyecto se llama Tarea resumen del proyecto. Project la genera automáticamente pero no la muestra por predeterminado. Ya que es una tarea resumen, todas las demás tareas de hecho son sub-tareas de la Tarea resumen del proyecto, la cual se puede colapsar, y con ello, cerrar todas las tareas existentes. También, ella muestra la duración del proyecto, así que es una forma cómoda de ver detalles esenciales del proyecto.
Al desarrollar las fases del proyecto podemos ir por dos caminos: (1) de arriba abajo (identificar las fases mayores del proyecto y llenarlas con detalles (de general a específico)), o (2) de abajo hacia arriba

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(comenzar con los detalles e irlos esquematizando en grupos lógicos, es decir, las tareas resumen o las fases (de específico a general)).
En ACME queremos ser organizados y por ende, clasificar todas las tareas que tenemos en nuestro proyecto bajo un título que las englobe. Seleccionemos las tareas 1 a 7 (Permisos de construcción hasta Fin de los trabajos preliminares) y en la pestaña Tarea, grupo Insertar, pulsemos Resumen. Project ingresa sobre ellas una hilera con la tarea programada automáticamente <Tarea de resumen nueva>. Cambiemos su nombre a “Trabajos Preliminares”. Veamos como adquiere la fecha más temprana de comienzo y la fecha más tardía de finalización de las sub-tareas que la componen, y además calcula la duración entre esas dos fechas.
Ahora, al final, agreguemos más tareas: Excavación 4d, Plantilla 1d, Cimentación de concreto ciclópeo 3d y Fin de la cimentación 0d (predeterminadamente usamos días, así que no hay necesidad de poner la d). Seleccionemos las recién creadas tareas, pulsemos Resumen (pestaña Tarea, grupo Insertar). Cambiemos el nombre de la nueva tarea resumen a “Cimentación corrida”. Veamos que automáticamente todas las tareas que habíamos seleccionado aumentan su sangría y forman parte de la tarea resumen “Cimentación corrida”. Sin embargo podemos hacerlo de una manera diferente: pulsemos Ctrl+Z hasta deshacer la tarea resumen (es decir, hasta cuando sólo teníamos Excavación, Plantilla, Cimentación de concreto ciclópeo y Fin de la cimentación). Parémonos en “Excavación” e insertemos una tarea normal (pestaña Tarea, grupo Insertar, Tarea). Renombremos <Tarea nueva> a “Cimentación Corrida”. Veamos que no hubo ningún cambio de sangrías. Entonces, ahora debemos seleccionar los elementos que componen a “Cimentación Corrida”, es decir, Excavación, Plantilla, Cimentación de concreto ciclópeo y Fin de la cimentación, y luego pulsar el botón Aplicar sangría a la tarea, que está en la pestaña Tarea, grupo Programación. Ahora todas las tareas seleccionadas forman parte de Cimentación Corrida, que se ha convertido en una tarea resumen.
De la misma forma, notemos que a su vez “Cimentación Corrida” forma parte de “Trabajos Preliminares” lo cual es incorrecto. Entonces, seleccionemos “Cimentación Corrida” y pulsemos el botón “Anula la sangría de la tarea”, en la pestaña Tarea, grupo Programación.
Note el mismo nivel de esquema de “Trabajos Preliminares” y “Cimentación Corrida”. Si no desea utilizar los botones de la cinta, puede usar las combinaciones de teclas: Alt + Shift + Izquierda para reducir el nivel de sangría de una tarea, o Alt + Shift + Derecha para aumentarla.

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Crear dependencias de las tareas con enlaces
Cuando enlaza tareas, usted crea relaciones de programación entre ellas. Estas relaciones se llaman dependencias, como por ejemplo: “el inicio de esta tarea depende de que se haya terminado otra”, o bien, “para pintar la casa primero deben de haberse terminado de construir los muros”. Las dependencias también se conocen como enlaces.
Una vez que haya creado las dependencias, Project puede automáticamente ajustar la programación de las tareas enlazadas así como ocurran cambios en su proyecto. Vamos algunas relaciones de dependencia que se pueden crear entre dos tareas. La mayoría de los proyectos requieren que las tareas se lleven a cabo en un orden específico. Por ejemplo, la tarea de echar una plantilla de concreto pobre (para colar sobre ella la cimentación) requiere primero haber excavado el terreno. Entonces estas dos tareas tienen una relación fin-comienzo, que involucra dos aspectos:
1. La segunda tarea (Plantilla) debe ocurrir después que la primera tarea; esto es una secuencia.
2. La segunda tarea (Plantilla) sólo puede ocurrir si la primera ha sido terminada; esto es una dependencia.
En Project, la primera tarea (Excavación) se llama predecesora, porque precede a la tarea que depende de ella. La segunda tarea (Plantilla) se llama sucesora porque sucede, o va después, que la tarea de la que depende. Cualquier tarea puede ser predecesora para una o más tareas sucesoras y viceversa (siempre y cuando no haya conflictos de programación).

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Aunque pueda sonar complicado, dos tareas pueden tener sólo 1 de 4 tipos de relaciones de tareas.
La relación de
esta tarea
Significa Se ve en el Diagrama
de Gantt como
Ejemplo
Fin a comienzo
(FC)
La fecha de fin de la tarea
predecesora determina la fecha
de comienzo de la tarea
sucesora. Es la relación
predeterminada.
Colar, después de haber
puesto las cimbras.
Comienzo a
comienzo (CC)
La fecha de comienzo de la tarea
de inicio de la tarea sucesora.
Que se manden hacer
los estudios previos y a
la par, se tramiten los
permisos necesarios de
construcción.
Fin a Fin (FF) La fecha de fin de la tarea
de fin de la tarea sucesora.
Tareas que requieren
equipo especial deben
terminar antes de que
expire la renta del
equipo.
Comienzo a Fin
(CF)
La fecha de inicio de la tarea
de fin de la tarea sucesora.
Debe de haber
terminado la sucesora
para que empiece la
predecesora.
Sin embargo, se pueden establecer “posiciones” de adelanto o atraso para las relaciones de precedencia.
Por ejemplo, si queremos que las paredes se pinten dos días después del descimbrado, podemos poner
a la tarea Pintar una relación de precedencia de FC+2d con la tarea Descimbrar. También se pueden
emplear porcentajes: que cuando lleve el 50% del cimbrado se empiece a poner el armado: para la tarea
armado, su relación es de FC-50% con cimbrado.
Gracias a esto, si cambiamos la duración de una tarea predecesora, Project calculará la nueva fecha de
comienzo y fin de las sucesoras.
Las relaciones de las tareas aparecen en varias formas en Project:
 En las vistas del Diagrama de Gantt y Diagrama de Red, las relaciones de las tareas aparecen
como líneas que conectan tareas.
 En tablas, como la tabla de Entrada, los números de ID de las tareas predecesoras aparecen en
los campos de predecesoras o sucesoras.
En ACME todo va bien y ya podemos relacionar algunas actividades con otras.
Seleccione las tareas Excavación y Plantilla. En la pestaña Tarea, en el grupo Programación pulse el botón
“Vincula las tareas seleccionadas”. Ahora, Plantilla depende de Excavación. Tienen una relación FC. Note
que los elementos recalculados en la tabla de Entrada aparecen con un fondo azul claro. Además aparece
la línea que vincula a las dos tareas en el diagrama de Gantt. Vea ahora cómo las tareas ya tienen fechas
de comienzo y fin (para desvincular tareas selecciónelas y pulse el botón “Desvincular tareas”).

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Ahora hagámoslo de otra manera. Dé doble clic a la tarea Fin de los trabajos preliminares. Vaya a la pestaña Predecesoras. Dé clic bajo el encabezado Nombre de tarea y pulse la flecha hacia abajo. Escoja Estudios Previos, Trazo y Diseño de Casa, una por hilera. De aquí se ve que las tareas pueden tener múltiples predecesoras. En ese cuadro de diálogo también puede cambiar la relación de precedencia y establecer adelantos o atrasos en la columna Pos, como se explicó anteriormente.
Ahora vincularemos todas las tareas de una fase en una sola acción. Seleccione las tareas 10 a 13: excavación hasta fin de la cimentación y pulse el botón Vincula las tareas seleccionadas (pestaña Tarea, grupo Programación). Si se quieren seleccionar tareas no adyacentes, seleccione la tarea con clic y la tecla Ctrl.
Otra forma de enlazar tareas es hacerlo en el Diagrama de Gantt. Dé clic al extremo derecho de la barra de Trabajos Preliminares y, dejando pulsado el botón del ratón, arrastre hasta el extremo de inicio de la barra de Cimentación Corrida. Ahora las tareas resumen están vinculadas.
Otra forma de introducir relaciones de precedencia es escribir el ID de la predecesora en la columna Predecesora en la tabla de Entrada. Por ejemplo, para las tareas Preparación del Terreno, Charla con Inversionistas y Estudios Previos, en su columna de predecesoras escriba el ID de la tarea Permisos de Construcción (2).
Se pueden vincular tareas resumen entre sí, pero nunca sub-tareas con sus tareas resumen.
Finalmente, el arquitecto reportó que el trazo le tomaría 1 semana, entonces sustituimos Preguntarle al arquitecto por 1s. Seleccionemos todo y pulsemos el botón Respetar vínculos. Veamos que Charla con Inversionistas se recorrió para comenzar justo termine la tarea Permisos de Construcción. Esto sólo mueve las tareas seleccionadas para que las fechas estén determinadas por cualquier relación de dependencia que posean. Pero esto no corrigió las tareas resumen, esto se debe a que sus fechas de comienzo y fin dependen de sus sub-tareas (que aún están programadas manualmente). En la siguiente sección arreglaremos esto.
Cambiar entre programación de tareas manual y automática
Project por defecto determina que las tareas nuevas sean programadas manualmente. Veamos los dos tipos de programación:
 Tareas programadas manualmente. Las tareas capturan rápidamente los detalles pero no se programan. Es como hacer un espacio para poner una tarea sin afectar el resto del plan. Es como si sólo sabemos que hay una tarea que debemos poner, pero no tenemos suficiente información sobre ella como para programarla en el proyecto.
 Tareas programadas automáticamente. Aquí Project se encarga de poner los detalles que falten y además programa la tarea.
Con la programación automática, Project actualiza los valores de duración, fechas de comienzo y fin automáticamente en respuesta a los cambios del proyecto. Cambios en las restricciones, relaciones de tareas y calendarios también hacen que el programa recalcule el proyecto.

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En ACME creemos que el proyecto ya tiene la información suficiente como para ser dejado en las manos de Project. Así, si cambiamos algo, todo se recalculará. Entonces queremos cambiar el modo de programación a Automática. Seleccionemos todas las tareas. Veamos que en la columna Modo de tarea la chincheta señala que se trata de la programación manual. En la pestaña Tarea en el grupo Tareas dé clic en Autoprogramar. Ahora todas las tareas tienen un nuevo icono y la tarea resumen Cimentación Corrida ocurre después de Trabajos Preliminares. También cambia el formato de las barras de Gantt, para avisarnos que estamos trabajando con programación automática.
También podemos cambiar el modo de programación de una tarea pulsando la celda de la columna Modo de tarea y escogiendo el tipo de programación que deseemos. Si una tarea manual no tenía duración definida, al cambiar a programación automática se le asignará una duración de “1 día?” El signo de interrogación nos avisa que se trata de una duración estimada, pero no afecta en los cálculos (siempre y cuando sí sea 1 día el número que consideremos).
Y si hacemos nuevas tareas seguirán siendo programadas manualmente. Si deseamos cambiar eso pulsemos en la barra de estado “Nuevas tareas: programadas manualmente” y escojamos la opción “Programada automáticamente: Microsoft Project calcula las fechas de las tareas.”. Si queremos que por defecto se use la programación automática hay que configurarlo en Archivo / Opciones / Programación / Opciones de programación de este proyecto: Todos los proyectos nuevos: Nuevas tareas creadas: Programadas automáticamente. Agreguemos una nueva tarea y veamos su duración estimada y sus fechas de inicio y comienzo propuestas, debido a la programación automática vigente.
Revisar la duración del proyecto y su fecha de terminación
En cualquier etapa de la ejecución o planeación del proyecto, usted y otros inversionistas querrán saber cuánto estimamos que durará el proyecto. Nosotros no ponemos una duración total del proyecto o su fecha de finalización. Y no necesitamos hacerlo. Project calcula estos valores basándose en los valores de las duraciones de las tareas, las dependencias, ajustes a los calendarios del proyecto y muchos otros factores que hayamos registrado en el plan. Una forma sencilla de ver la duración del proyecto y las fechas programadas de comienzo y terminación es por medio de la Escala del Tiempo, o ver la tarea resumen del proyecto, o ver el cuadro de diálogo Información del proyecto.
En ACME queremos ver cuándo se terminará la cimentación del proyecto, y cuánto tiempo demorará llegar hasta esa etapa. Veamos la Escala del tiempo sobre la vista del Diagrama de Gantt.
Como se aprecia en la imagen, podemos ver su fecha de comienzo y fin (si la escala del tiempo no aparece, vaya a la pestaña Vista, y en el grupo Vista en dos paneles active Escala de tiempo).
¿Pero cuánto dura el proyecto? Vamos a la pestaña Proyecto, grupo Propiedades y pulsemos Información del Proyecto.
Comienzo lun 01/06/15
Fin jue 09/07/15
07 jun '15
21 jun '15
05 jul '15

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Aquí podemos ver de nuevo la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto. Si queremos podemos cambiar la fecha de inicio del proyecto y todo se recalculará. Pulsemos el botón Estadísticas.
Veamos que la duración actual es de 28 días y ya tenemos algo que decirle a quien nos pregunte la duración del proyecto. La duración es el número de días de trabajo (no naturales) que hay entre la fecha de comienzo y fin del proyecto. Ya que hay tiempo laborable y no laborable, la duración de una tarea no necesariamente será la misma que el tiempo natural transcurrido).
La otra forma de ver esta información es por medio de la tarea resumen del proyecto. Regrese a la vista Diagrama de Gantt. Pulse la pestaña Formato (de Herramientas de Diagrama de Gantt) y en el grupo Mostrar u ocultar active Tarea de resumen del proyecto.
Vea que aparece una nueva hilera con ID 0. Aquí veremos la misma duración y fechas de comienzo y fin del proyecto, así como una barra en el diagrama de Gantt que abarque todo el proyecto.
Documentar tareas con notas e hipervínculos
Podemos ingresar información adicional sobre una tarea por medio de una nota. Es útil para no abrumar el nombre de la tarea con información irrelevante, pero mantener esos datos por si son necesarios después. Hay varios tipos de notas: las notas de tareas, las notas de recursos y las notas de asignaciones. Las notas se pueden ingresar en la pestaña Notas del cuadro de diálogo Información de tarea (doble clic sobre la tarea). Las notas permiten formato, enlaces, imágenes y otras clases de archivos adjuntos.
Tal vez también deseemos asociar una tarea con información almacenada en otro documento o en un sitio web. Los hipervínculos le permiten conectar una tarea específica con información adicional que reside fuera del plan.
En ACME queremos poner notas e hipervínculos para documentar mejor nuestro proyecto.
Seleccionemos la tarea Permisos de Construcción y démosle clic con el botón derecho, y optemos por “Notas de tareas…”; escribamos Revisar qué permisos necesitamos del Reglamento de Construcciones

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del Municipio. Aceptar. Veamos que aparece un icono en la columna Indicadores, a la izquierda del nombre de la tarea. Si nos paramos sobre ese icono leeremos la nota. Si la nota es muy larga habrá que dar doble clic al icono para leerla completa. La tarea resumen del proyecto posee una nota ya que definimos comentarios cuando ingresamos la información del proyecto en el cuadro de diálogo Propiedades.
Ahora añadamos un hipervínculo. Demos clic derecho a la tarea Diseño de Casa y optemos por “Hipervínculo…”; ahí podemos poner la dirección del despacho que diseñará la casa. En este caso pongamos cualquier página, como http://www.microsoft.com.
Aceptar. Aparece el icono en la columna de Indicadores. Si damos clic al icono iremos al sitio web mencionado. Usted puede eliminar notas, hipervínculos o formato seleccionando la tarea, y en la pestaña Tarea, en el grupo Edición, seleccionando el Borrador y luego escogiendo lo que desee borrar.
Puntos clave
 Buenos nombres de tarea deben contener cortas frases con verbos que hagan sentido para aquellos que revisen el proyecto o lo lleven a cabo.
 Los aspectos básicos de las tareas son su duración y orden de ocurrencia.
 En Project, las fases de una programación se representan con tareas resumen.
 Las relaciones entre tareas causan que el comienzo o fin de una tarea afecte al inicio o fin de otra. Comúnmente se usa la relación FC fin comienzo, en la cual el completamiento de una tarea controla el inicio de otra.
 Las tareas se pueden programar manual o automáticamente. En las manuales nosotros ponemos la información que tengamos o queramos sin afectar la programación general del proyecto. En las automáticas Project se encarga de su programación.
 Usted puede documentar detalles adicionales del proyecto insertando notas o hipervínculos.

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Estableciendo Recursos
 Establecer la información básica de los recursos para las personas que trabajarán en los proyectos.
 Ajustar la capacidad máxima de trabajo de un recurso que tipo trabajo.
 Ingresar la tasa estándar y la tasa de horas extra para los recursos tipo trabajo.
 Cambiar el tiempo de trabajo de los recursos, así como su tiempo no laborable.
 Crear recursos tipo costo para el seguimiento financiero.
 Grabar información adicional acerca de un recurso en forma de nota.
Microsoft Project soporta tres clases diferentes de recursos, a saber, recursos tipo trabajo, recursos tipo material y recursos tipo costo. Brevemente describimos cómo pensar acerca de cada uno de ellos:
 Recursos tipo trabajo. Incluyen a las personas y equipo necesario para completar las tareas en la planeación de un proyecto.
 Recursos tipo costo. Representan los costos financieros asociados con una tarea que usted debe tomar en cuenta en el plan. Por ejemplo, viajes, entretenimiento, viáticos, etc.
 Recursos materiales. Son consumibles que usted emplea conforme transcurre el proyecto. Por ejemplo, un proyecto de construcción puede requerir de varillas de refuerzo o bultos de cemento durante la elaboración del proyecto.
En esta sección veremos la configuración de los recursos. Aunque no es necesario configurarlos y asignarlos a tareas en Project, como quiera resulta conveniente para ver las restricciones de tiempo o costo que puedan afectar al proyecto.
Darle nombre a los recursos
Los recursos tipo trabajo son personas y máquinas que hacen trabajo en el proyecto. Project se enfoca en dos aspectos: su disponibilidad y sus costos. La disponibilidad significa cuándo está listo un recurso para trabajar en una tarea, y cuánto trabajo puede desempeñar. Los costos se refieren a los costos financieros debidos a los recursos que desempeñan trabajo en el proyecto. Algunos ejemplos de correctos nombres de recursos se presentan en la siguiente tabla: Recurso tipo trabajo Ejemplo Persona identificada por un nombre. Diego Cavazos de Lira
Persona identificada por su puesto o función.
Ingeniero, arquitecto, contratista, albañil Grupos de personas que tienen características comunes (es irrelevante quién desempeñe alguna cosa, siempre y cuando el recurso tenga habilidades en ello). Cuadrilla
Equipos
Retroexcavadora
Es recomendable poner los equipos cuando muchas personas trabajarán con ellos simultáneamente o cuando queramos planear y rastrear los costos asociados con ellos.

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En ACME vamos bien con nuestro proyecto. Ahora estamos listos para poner qué recursos se necesitan para llevar a cabo nuestra construcción. Por supuesto, puede haber cambios después, pero ya tenemos la información necesaria para comenzar.
Abra el archivo 04 – Recursos Inicio.mpp. Guárdelo como 04 – Recursos.mpp.
En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de Recursos pulse Hoja de recursos. En esta vista ingresaremos la lista inicial de recursos para nuestro proyecto de construcción.
Pulse la celda debajo del encabezado Nombre del recurso. Escriba Ingeniero, y presione Entrar. En las siguientes hileras escriba Arquitecto, Albañiles, Cliente, Contratista y Abogado. Cuando crea nuevos recursos ellos tienen una capacidad máxima del 100%. Los recursos son personas individuales o grupos.
Ingresar la capacidad máxima de los recursos
La columna Capacidad máxima representa la capacidad de un recurso para trabajar en las tareas que se le han asignado. Especificar que un recurso tiene 100% de capacidad máxima significa que el 100% del tiempo de trabajo de ese recurso se dedicará a trabajar en las tareas asignadas en el proyecto. Project le avisará con un indicador y formato rojo si usted sobre-asigna un recurso a más tareas de las que puede cumplir a su 100% (que el ingeniero tenga que estar en un colado en un lado y calculando una cimbra al mismo tiempo representaría una sobreasignación).
Para los recursos que no representan a una persona individual, sino una categoría de personas con capacidades comunes, usted puede poner un número mayor de Capacidad máxima, para indicar el número de personas disponibles. Por ejemplo, si en Albañiles pone 800% de capacidad máxima, significará que tiene 8 albañiles que pueden trabajar a su 100%. Si el recurso está programado para trabajar menos que tiempo completo, usted puede disminuir su capacidad máxima. Si por ejemplo a un recurso lo pone al 75%, en una semana laboral de 40 horas de trabajo, ese recurso sólo trabajará 30 horas.
En ACME queremos decir que tenemos 5 albañiles. Así, Project sabrá que puede contar con 5 personas para trabajar al mismo tiempo, bajo el nombre genérico de Albañiles. Indiquémosle a Project esto.
En la Hoja de recursos en la columna de Capacidad máxima, escriba 500 para el recurso Albañiles. Si en lugar de % desea poner números enteros, esto se configura en Archivo / Opciones / Programación / Programación / Mostrar las unidades de asignación como: Valores decimales.
Ingresar las tasas estándar de los recursos
Casi todos los proyectos tienen aspectos financieros, y los costos limitan el alcance de muchos de ellos. Registrar y administrar la información del costo del proyecto le servirá al administrador del proyecto para responder importantes preguntas como:
 ¿Cuál es el costo esperado total del proyecto basado en la duración de las tareas y las asignaciones de los recursos?
 ¿Está la organización usando recursos caros para hacer trabajo que otros recursos más económicos podrían desempeñar?

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 ¿Cuánto costará cierto tipo de recurso durante la vida del proyecto?
 ¿Se está gastando el dinero a una tasa que se pueda sostener durante la duración del proyecto?
En Project usted puede establecer tasas estándar y costos por uso para los recursos de trabajo y materiales, así como tasas de horas extras para los recursos tipo trabajo.
Cuando un recurso tipo trabajo tiene una paga estándar y se asigna a una tarea, Project calcula el costo de la asignación. Esto se logra multiplicando el tiempo de trabajo por la tasa de pago por trabajo del recurso. Luego puede ver el costo del recurso, por asignación o por tarea.
Si un recurso recibe horas extra, Project le empezará a pagar con la Tasa de horas extra.
Además de tener las tasas de costo, un recurso puede tener una cuota por uso, cada vez que se emplee el recurso (por ejemplo, si comprar bultos de cemento involucra un flete, y ese flete cuesta, es racional añadir el costo del flete cada vez que compremos cemento). Esto se llama Costo por uso. Este costo no varía con la duración de las tareas o la cantidad de trabajo que los recursos ejecuten en la tarea. Esto se ingresa también en la Hoja de recursos.
Regresemos a nuestro proyecto. En ACME, los albañiles trabajan diferente y en lugar de ir de lunes a viernes al trabajo, van sólo de lunes a jueves, pero trabajan 10 horas diarias en lugar de 8. Nótese que estas dos horas más no son tiempo extra. También ya sabemos lo que le pagaremos a las personas. Así que se lo queremos poner a nuestro archivo de Project.
En la hoja de recursos ingresemos en la columna Tasa estándar los siguientes valores: para Ingeniero 200; para Arquitecto 1200/d, para los albañiles (500% de capacidad máxima), 40000/me, para el cliente 0, para el Contratista 150 y para el abogado 75. Ahora pongamos las tasas por horas extra. Ingeniero (250), Arquitecto (200), Albañiles (250), Cliente (0), Contratista (200) y Abogado (125). Si todos los recursos ganan lo mismo esto se puede establecer en Archivo / Opciones / Avanzado / Opciones generales para este proyecto, Agregar automáticamente nuevos recursos y tareas y configurar los valores pertinentes.
Tal vez la información de pagos resulte confidencial y no se le proporcione al administrador de proyectos, lo cual limitará su capacidad. Si sí se proporciona, puede ser recomendable proteger con contraseña el archivo para evitar que cualquier persona que lo tenga pueda ver lo que los recursos ganan. Para poner contraseña vaya a Archivo / Guardar como, escoja la ubicación y nombre y pulse Herramientas / Opciones generales en el cuadro de diálogo Guardar como.
Ajustar el tiempo de trabajo en el calendario de un recurso
Hace algunas secciones modificamos el calendario estándar. Pero cada recurso también posee su calendario. Project usa este calendario para determinar cuándo se puede programar que trabaje un recurso. Estos calendarios sólo aplican a los recursos tipo trabajo. Por defecto los calendarios de los recursos se ajustan al calendario del proyecto, que es el calendario estándar. Si los recursos trabajan igual que el calendario del proyecto no hay necesidad de hacer modificaciones. Sin embargo, si algunos recursos tienen: horarios de trabajo flexibles, vacaciones, entrenamientos o conferencias, puede que no

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estén disponibles para trabajar. Entonces no podemos hacer una excepción de trabajo en el calendario base, ya que “nadie” trabajaría ese tiempo, cuando sólo deseamos decir que 1 recurso no lo hará.
Si tiene un recurso de medio tiempo, se recomienda poner su capacidad máxima al 50%, y no hacerle su propio calendario.
Arreglemos lo de los albañiles que trabajan de lunes a jueves. Estando en la Hoja de recursos, vayamos a la pestaña Proyecto, grupo Propiedades, Cambiar tiempo de trabajo. Para calendario: Albañiles, (Calendario base Estándar). Seleccionemos la pestaña Semanas laborales. Resaltemos [Predeterminado] y pulsemos Detalles. Seleccionemos arrastrando el cursor los días “Lunes” a “Jueves”. Escojamos la opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos: desde 9:00 a.m. hasta 1:00 p.m. y desde 3:00 p.m. hasta 9:00 p.m.
Luego seleccionemos “Viernes” y escojamos la opción: Establecer días como período no laborable. Aceptar, aceptar. Ahora los albañiles trabajarán hasta más noche, pero los viernes no. Ya que como quiera tenemos de base al calendario estándar, podemos agregar otro asueto, y esto se verá reflejado en el calendario de los albañiles, así como sus excepciones particulares.
Si tiene que hacer cambios parecidos para muchos recursos, quizá sea más conveniente que les genere su propio calendario base.
Configurar recursos tipo costo
Otro tipo de recurso que puede usar en Project es el recurso tipo costo. Esta clase de recurso representa un costo financiero asociado con una tarea en un proyecto. Por ejemplo, gastos de entrenamientos, viajes o viáticos. Los recursos tipo costo no trabajan y no tienen efecto en la programación de una tarea. Las columnas Capacidad Máxima, Tasa estándar o Tasa de horas extra no aplican en ellos. Después de asignarlo uno puede ver los costos acumulados para ese recurso de tipo costo: por ejemplo costos totales de viajes del proyecto.

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En ACME queremos capacitar al ingeniero con un curso de Project. Por eso, cuando esté realizando los estudios previos del proyecto, así como su programación, incorporaremos un costo adicional a esa tarea, que represente el costo del curso de Project.
Vayamos a la Hoja de recursos. En la primera hilera disponible escriba el nombre del recurso: Entrenamiento. En la columna Tipo seleccione Costo. Y ya cuando asignemos el costo a la tarea, le daremos su valor numérico.
Documentar recursos con notas
Si un recurso tiene habilidades especiales que puedan ayudar al proyecto, quizás sea conveniente remarcarlo en una nota. Así, quien revise el proyecto podrá aprovechar estas capacidades. Para agregar una nota a un recurso se puede dar doble clic sobre él, buscar la pestaña Notas y agregarlas. Pero ahora lo haremos de una manera diferente.
En la Hoja de recursos demos clic a Ingeniero. En la pestaña Recurso, en el grupo Propiedades, demos clic al botón Detalles. El Formulario de Recursos aparece debajo de la vista Hoja de recursos. En la parte inferior aparecerán detalles acerca del elemento seleccionado en la parte superior. Dé clic en cualquier parte de la vista Formulario de recursos. Ya con el foco en esa vista, ahora abra la pestaña Herramientas de formulario de recursos / Formato. Y en el grupo Propiedades seleccione Notas. Si da clic derecho en cualquier área en gris del Formulario de recursos también podrá escoger este detalle.
Ingrese la nota: el ingeniero será capacitado en un curso de Microsoft Project. Y pulse aceptar. Ocultemos el panel del Formulario de Recursos: dé doble clic a la línea horizontal que divide los dos paneles.
Cierre el archivo.
Puntos clave
 Recabar información sobre los recursos en su proyecto le ayuda a tener un mejor control sobre quién hace qué trabajos, cuándo los hace y cuánto cuesta.
 Los recursos tipo trabajo (gente y equipo) desempeñan trabajo en un proyecto.
 Los recursos tipo costo toman en cuenta los tipos de gastos en los que usted pueda incurrir durante el transcurso de un proyecto.

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Asignar recursos a las tareas
 Asignar recursos tipo trabajo a las tareas.
 Controlar cómo Project programa asignaciones de recursos adicionales.
 Asignar recursos tipo costo a las tareas.
 Revisar indicadores clave de duración, costo y trabajo.
Ya hemos creado tareas y recursos. Ahora estamos listos para asignar recursos a las tareas. Una asignación es el proceso de emparejar un recurso a una tarea para que haga trabajo.
El hecho de asignar recursos nos permite responder, como administradores del proyecto, a preguntas como:
 ¿Quién debe trabajar en las tareas y cuándo?
 ¿Contamos con el número adecuado de recursos para cumplir con el alcance del trabajo que nuestro proyecto requiere?
 ¿Esperamos que un recurso trabaje en una tarea cuando no esté disponible para trabajar (por ejemplo, cuando alguien está de vacaciones)?
 ¿Le hemos asignado demasiadas tareas un recurso de tal forma que hayamos excedido su capacidad de trabajo – en otras palabras, hemos sobre-asignado al recurso?
Veremos cómo asignar recursos tipo trabajo a las tareas y determinaremos cuándo la asignación de recursos deberá de afectar la duración de las tareas y cuándo no. Después asignaremos un recurso tipo costo y veremos qué efecto tiene en una tarea.
Asignar recursos tipo trabajo a las tareas
Al asignar un recurso tipo trabajo a las tareas, podemos hacer un seguimiento del progreso del trabajo del recurso en la tarea. Si damos tasas de pagos, Project también calcula los costos asociados al recurso y a las tareas.
Asignar recursos tipo trabajo le permite al motor de programación de Project calcular con todas las tres variables (trabajo, duración y unidades de asignación) su fórmula de programación. De hecho, cuando asignamos un recurso tipo trabajo a una tarea con duración mayor que 0, Project luego calcula el valor de trabajo resultante siguiendo su fórmula de programación.
Project usará la capacidad máxima del recurso para asignarlo a las tareas (100% significa que el recurso se dedicará 100% a una tarea). Si el recurso tiene menos capacidad máxima, esa capacidad se asignará para que atienda a la tarea.

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En ACME ya estamos listos para hacer las asignaciones de recursos iniciales para el proyecto de las casas habitación. Ya que anteriormente establecimos las tasas de pago de los recursos, ya seremos capaces de observar el costo inicial y la duración calculada del proyecto, para una comparación posterior.
Antes de hacer cualquier asignación, revisemos la duración actual del proyecto y su costo, para compararlo después. En la pestaña Proyecto, grupo Propiedades, seleccione Información del Proyecto, Estadísticas.
53 días y costo de $0.00 MXN. Cerrar. Después de que asignemos recursos, revisaremos este cuadro de diálogo de nuevo.
Vayamos a la pestaña Recurso, del grupo Asignaciones pulsemos Asignar recursos.

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Excepto de los recursos ya asignados, que siempre aparecen en la parte de arriba de la lista, los recursos se enlistan alfabéticamente en este cuadro de diálogo. Con esta ventana abierta, seleccionemos la tarea ID2: Permisos de construcción. Luego demos clic al recurso Abogado, y pulsemos el botón Asignar. Aparecerá una ✓ a la izquierda del nombre del recurso que esté asignado a la tarea, así como el costo que represente el uso de ese recurso para la tarea ($75 por hora, 8 horas, $75*8h=$600). El nombre del recurso aparecerá a la derecha de la barra de Gantt de la tarea. Ahora seleccione la tarea ID3: Preparación del Terreno y asigne al recurso Albañiles resaltándolo en el cuadro de diálogo Asignar recursos y pulsando el botón Asignar.
Puede remover un recurso asignado a una tarea seleccionando esa tarea, el nombre del recurso en el cuadro de diálogo Asignar recursos y pulsando el botón Quitar.
Ahora veamos con más detalles la tarea ID3. Utilizaremos una vista llamada Formulario de Tareas. En la pestaña Vista, grupo Vista en dos paneles, active Detalles, Formulario de tareas. Recuerde que los nombres de las vistas se leen verticalmente a la izquierda de la pantalla.
Dé clic en cualquier parte del Formulario de Tareas, y en la pestaña Formato, en el grupo Detalles, escoja Trabajo. Ahora en el Formulario de Tareas podemos ver los valores esenciales de programación para esta tarea: 3 días de duración, 24 horas de trabajo, y 100% de unidades (no 500%).
Asigne los siguientes recursos a las siguientes tareas: Para la tarea Asignar este recurso ID5: Estudios previos, ID32: Conexiones a servicios Ingeniero
ID6: Trazo, ID31: Ventanas y puertas
Arquitecto ID10: Excavación, ID11: Plantilla, ID10: Cimentación de concreto ciclópeo, ID15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24; ID27: Zarpeo y afine, ID30: Instalación de muebles sanitarios, ID33: Pintar. Albañiles
ID28: Impermeabilizar
Cliente
Notemos que podemos poner más de un recurso a una misma tarea. Por ejemplo: coloquémonos en la fila ID29: Acabados; seleccionemos Albañiles y con Control pulsado también demos clic a Contratista. Luego pulsemos asignar. Cerremos este cuadro de diálogo. La tarea durará más tiempo ya que los albañiles no trabajan los viernes.

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Otra forma de asignar recursos es yendo a la columna Nombres de los recursos en la Tabla de Entrada de la Vista del Diagrama de Gantt, dar clic en la celda correspondiente y escogiendo de la lista desplegable los recursos que desempeñarán la tarea.
Siendo así, parémonos en la fila del ID3: Charla con los inversionistas, vayamos a la columna Nombres de los recursos, démosle clic a la celda y escojamos: Arquitecto e Ingeniero.
En este ejercicio asignamos recursos utilizando el cuadro de diálogo Asignar recursos y también por medio de la columna Nombres de los recursos en la vista del Diagrama de Gantt. Adicionalmente se pueden asignar recursos desde la vista del Formulario de tareas, y desde el cuadro de diálogo Información de la tarea, pestaña Recursos. Conforme use Project desarrollará su preferencia de cómo asignar recursos.
La fórmula de programación: duración, unidades y trabajo
Se crea una tarea. Tiene una duración, pero no tiene trabajo. Hasta que le asignemos un recurso, tendrá trabajo. El trabajo representa la cantidad de esfuerzo que un recurso invierte para completar una tarea. En general, la cantidad de trabajo será igual que la duración, a menos que se asigne más de un recurso a una tarea, o que el recurso que asigne no trabaje tiempo completo.
Project calcula el trabajo con lo que a veces se denomina fórmula de programación: 퐷푢푟푎푐푖ó푛×푈푛푖푑푎푑푒푠 푑푒 푎푠푖푔푛푎푐푖ó푛=푇푟푎푏푎푗표
Veamos un ejemplo. Activemos en la Vista en dos paneles el Formulario de tareas. Para la tarea ID2: Permisos de construcción establecimos una duración de 10 días. 10 días de trabajo representan 8 horas de trabajo diarias 80 horas de trabajo. Cuando asignamos al recurso Abogado a que hiciera esa tarea, Project aplicó el 100% del tiempo del Abogado a esa tarea. Entonces la fórmula de programación sería: 80ℎ표푟푎푠 푑푒 푑푢푟푎푐푖ó푛 푑푒 푙푎 푡푎푟푒푎×100% 푢푛푖푑푎푑푒푠 푎푠푖푔푛푎푑푎푠=80 ℎ표푟푎푠 푑푒 푡푟푎푏푎푗표
Veamos otro ejemplo más complejo: a la tarea ID4: Charla con los inversionistas le asignamos dos recursos: el ingeniero y el arquitecto. Esta tarea duraba 2 horas. La fórmula de programación sería: 2 ℎ표푟푎푠 푑푒 푑푢푟푎푐푖ó푛 푑푒 푙푎 푡푎푟푒푎×200% 푢푛푖푑푎푑푒푠 푎푠푖푔푛푎푑푎푠=4 ℎ표푟푎푠 푑푒 푡푟푎푏푎푗표
Las cuatro horas de trabajo son la suma de las 2 horas de trabajo del ingeniero más las 2 horas de trabajo del arquitecto. En otras palabras, como está todo actualmente programado, ambos recursos trabajarán al 100% de su capacidad para resolver la tarea, en paralelo con su duración de 2 horas.
Controlar el trabajo cuando se agregan o remueven asignaciones de recursos
Como vimos anteriormente, usted define la cantidad de trabajo que una tarea representa cuando asigna inicialmente un recurso a ella. Cuando las tareas son programadas automáticamente, Project le proporciona una opción para controlar cómo va a calcular el trabajo de una tarea cuando asigne más recursos a ésta o desasigne recursos de ella. Esta opción se llama tarea condicionada por el esfuerzo.

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Aquí vemos una tarea de 5 días. La desempeña un recurso, quien trabaja 40 horas. Si añadimos otro recurso, el trabajo será el doble (80 horas) y la duración la misma (5d). Eliminemos el segundo recurso.
Las tareas condicionadas por el esfuerzo funcionan de la siguiente manera: el trabajo es el mismo así como asigne o desasigne recursos (40 horas). Pero mientras más recursos se añadan, la duración disminuirá (2.5 días para dos recursos), y el trabajo se mantendrá constante (40 horas), sólo que se distribuirá entre los recursos asignados (20 horas + 20 horas).

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Por defecto, la programación condicionada por el esfuerzo está desactivada para todas las tareas que cree en Project. La programación condicionada por el esfuerzo sólo aplica cuando asigne o remueva recursos adicionales de tareas programadas automáticamente.
En ACME ya ha pasado algo de tiempo desde que hicimos las asignaciones iniciales de recursos para nuestro proyecto de casas habitación. Recibimos algo de retroalimentación de los recursos asignados y nos dimos cuenta que hay que hacer algunos ajustes a las asignaciones. Como vayamos haciendo estos cambios controlaremos cómo las asignaciones revisadas afectarán a las tareas.
En este ejercicio agregaremos y quitaremos recursos de las tareas y le diremos a Project cómo lo debe de ajustar.
En la vista Diagrama de Gantt, seleccionemos la tarea ID2: Permisos de Construcción. Actualmente el Abogado está demorando mucho para conseguir todos los papeles para obtener los permisos de construcción. Revisemos su fórmula de programación: 80ℎ표푟푎푠 푑푒 푑푢푟푎푐푖ó푛 푑푒 푙푎 푡푎푟푒푎×100% 푢푛푖푑푎푑푒푠 푎푠푖푔푛푎푑푎푠=80 ℎ표푟푎푠 푑푒 푡푟푎푏푎푗표
Pero él necesita un poco de ayuda con la tarea, así que ayudémosle asignándole a alguien más. En la pestaña Recurso, grupo Asignaciones, seleccione Asignar recursos. Seleccione Cliente y pulse Asignar. La fórmula de programación ahora es: 80ℎ표푟푎푠 푑푒 푑푢푟푎푐푖ó푛 푑푒 푙푎 푡푎푟푒푎×200% 푢푛푖푑푎푑푒푠 푎푠푖푔푛푎푑푎푠=160 ℎ표푟푎푠 푑푒 푡푟푎푏푎푗표
Ahora usaremos una característica llamada Lista de Acciones para controlar cómo Project programará el trabajo en una tarea cuando se añaden o remueven recursos. Vea el pequeño triángulo verde en la esquina superior izquierda del nombre de la tarea ID2. Esto es un indicador gráfico de que hay una acción disponible. Hasta que no haga otra acción podrá usar la Lista de Acciones para escoger cómo quiere que Project maneje la asignación del recurso adicional.
Dé clic en la tarea ID2 y aparecerá el botón Acciones. Abra su lista. Aquí podrá seleccionar entre estas opciones para escoger qué tipo de resultado de programación desea. Puede ajustar la duración de la tarea, el trabajo de los recursos o las unidades de asignación.
En esta ocasión queremos que la asignación adicional signifique: el cliente le ayudará al abogado a conseguir algunos documentos, entonces se repartirán el trabajo: terminarán en menos tiempo (cada quién hará la mitad de los trámites). Entonces escojamos Reducir la duración y mantener la misma cantidad de trabajo (hay que seguir trabajando las 80 horas originales de trabajo, pero como lo emprenderán al mismo tiempo el Cliente y el Abogado, terminarán en la mitad de tiempo, y cada uno sólo hará 40 horas de trabajo).
Ahora veamos que las tareas 4 y 5 tienen una sobreasignación (ya que cuentan con un icono rojo en la columna Indicadores). Ello significa que un recurso está usándose a más de su capacidad máxima en el tiempo. Para corregir esto, debemos quitar al Ingeniero de la actividad Charla con inversionistas.

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Seleccionemos la tarea ID4: Charla con inversionistas. Del cuadro de diálogo Asignar recursos seleccionemos Ingeniero y pulsemos Quitar. Hemos quitado recursos. Vayamos a la Lista de Acciones. Ya que la junta durará lo mismo con o sin el Ingeniero, optemos por Reducir la cantidad de trabajo y mantener la misma duración (ahora sólo hará trabajo en esa actividad el recurso Arquitecto).
Vayamos a la actividad ID29: Acabados. Aquí tenemos que esa tarea siempre sólo se llevará a cabo por el Contratista. El hecho de quitar al recurso Albañiles implica que el Contratista solo tardará más tiempo en terminar la misma actividad. Quitemos el recurso Albañiles de la misma manera. Pero ahora optaremos por Aumentar la duración y mantener la misma cantidad de trabajo.

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Hasta ahora hemos estado ajustando los valores de trabajo y duración así como añadamos o removamos recursos de las tareas. Ahora haremos lo mismo pero desde la vista del Formulario de tareas.
Seleccionemos la tarea ID31: Ventanas y puertas. Actualmente la hará el Arquitecto, pero le tomará 3 días desempeñar la actividad. Si solicita ayuda al Contratista podrán acabar en la mitad de tiempo, - pero se tiene que hacer el mismo trabajo – entonces, en el Formulario de Tareas ingresemos el nuevo recurso: Contratista. Esto mantuvo los 3 días pero incrementó el trabajo. Entonces, si queremos decir que mientras más personas trabajarán en la misma tarea y tardarán la mitad de tiempo, debemos de activar la opción C. por el esfuerzo. Removamos al Contratista con Ctrl+Z. Activemos C. por el esfuerzo, y volvamos a añadir al recurso Contratista. Ahora, la tarea en lugar de tomar 3 días tomará sólo 1.5 días, y el Arquitecto desempeñará 12 horas de trabajo, al igual que el Contratista. Si hacemos las modificaciones de esta manera no aparecerá la Lista de Acciones, ya que decidimos si nuestra tarea era o no condicionada por el esfuerzo.
Si queremos que todas las tareas sean condicionadas por el esfuerzo por defecto, hay que configurar la opción en la pestaña Archivo, Opciones / Programación / Opciones de programación de este proyecto: Todos los nuevos proyectos / activar Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo.
De igual manera, uno puede configurar si una tarea está condicionada por el esfuerzo en el cuadro de diálogo Información de la tarea, pestaña Avanzado.
El orden de las acciones importa. Si usted inicialmente tenía dos recursos asignados con una duración de 3 días (24 horas), Project programa que cada recurso trabaje 24 horas, para un total de 48 horas de trabajo. Sin embargo, usted puede inicialmente asignar un recurso a una tarea con duración de 24 horas y luego añadir otro recurso. En este caso, la programación condicionada por el esfuerzo hará que Project programe a cada recurso para trabajar 12 horas en paralelo, manteniendo el total de las 24 horas de trabajo en la tarea. Recuerde que cuando se activa, la programación condicionada por el esfuerzo ajusta la duración de las tareas sólo si añade o remueve recursos de una tarea.
Si lo habrá notado tenemos 5 albañiles pero hasta ahorita sólo hemos considerado que trabajen al 100% (es decir 1/5 albañiles). Vayamos a la tarea ID3: Preparación del terreno. Ella en realidad tardará 3 días (24 horas de trabajo) en efectuarse con 5 albañiles. Si intentamos establecer las Unidades al 500% en la vista Formulario de tareas veremos que la duración reduce a 0.6 días (3 días / 5 albañiles). Entonces, para decir que usaremos 5 albañiles, debemos cambiar las unidades al 500% y luego cambiar la duración de la tarea a 3 días. Para evitar esto, desde que se hace la asignación de los recursos se debe de establecer el porciento de unidades que trabajarán en ella.
Asignar recursos tipo costo a las tareas
Recordemos que los recursos tipo costo se utilizan para representar un costo financiero asociado con una tarea en un proyecto. Los recursos tipo costo no poseen unidades de asignación, así que no trabajan y no tienen efecto en la programación de una tarea.
En ACME queremos capacitar a nuestros empleados. Eso, por supuesto, tiene un costo. Entonces, asignaremos un recurso tipo costo (Entrenamiento) a una tarea. Posicionémonos en la tarea ID7: Diseño

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de casa. Demos clic en el botón Información de la tarea en la pestaña Tarea, grupo Propiedades. Vayamos a la pestaña Recursos. Adicionemos Ingeniero y Entrenamiento, pero para el recurso tipo costo, ingresemos un costo de $5,500.00 MXN. Cerremos ese cuadro de diálogo. Este costo permanecerá igual sin importar la programación de la tarea.
Revisar la duración, costo y trabajo del proyecto
Ya hemos puesto muchos detalles en nuestro proyecto. Algunos de estos detalles serán críticos para el éxito de nuestro proyecto, y aquí explicaremos cómo visualizarlos. Podremos contestar preguntas como:
 ¿Quién está asignado para hacer trabajo en el proyecto?
 ¿Cuánto tardará completar el proyecto?
 ¿Cuánto costará?
Para muchos proyectos, estas respuestas variarán comúnmente conforme el tiempo transcurra. Por ello es habitual que la organización solicite informes mensuales o semanales sobre el estado del proyecto, y debemos de ser capaces de reportarlo rápidamente.
Recordemos que la Escala de tiempo nos muestra las fechas de comienzo y finalización del proyecto. Sin embargo, ella no nos dice la duración de éste. Para eso podemos activar la Tarea Resumen del Proyecto (ID0). Actualmente el proyecto dura 62.25 días. Veamos ahora cuánto cuesta nuestro proyecto. Vayamos a la pestaña Vista, en el grupo Datos, seleccionemos Tablas y luego Costo. Veremos que la tarea resumen del proyecto nos informa un costo total de $208,400.00 MXN. Este valor de costo es la suma de las asignaciones de recursos tipo trabajo más la asignación del recurso tipo costo que hicimos anteriormente (faltan los recursos tipo material, que contribuyen grandemente al costo de las casas, así como terrenos y otros elementos varios). De igual forma, esta tabla muestra los costos de las sub-tareas.
Otra forma de ver los valores de las asignaciones es por medio de un Informe. En la pestaña Crear un Informe seleccione el grupo Ver los informes, seleccione Recursos, y luego Visión General de los Recursos. En este informe podemos ver dos gráficas y una tabla que contienen detalles de las asignaciones de los recursos. En la gráfica de arriba a la izquierda podemos ver los valores de trabajo asignados para cada recurso. Sólo se muestra “Trabajo restante” porque no hemos reportado ningún trabajo real aún.
Finalmente vayamos a ver las estadísticas del proyecto en el cuadro de diálogo Estadísticas del Proyecto. En la pestaña Proyecto, en el grupo Propiedades, dé clic en Información del Proyecto y luego en el botón Estadísticas. Aquí también podemos ver los valores actualizados de duración, trabajo, costo, y fechas de comienzo y finalización del proyecto.

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Puntos clave
 En Project, una tarea tiene normalmente trabajo asociada con ella, después de que un recurso tipo trabajo ha sido asignado a la tarea.
 Usted debe asignar recursos a las tareas antes de que pueda registrar el progreso o costo de los recursos.
 Los proyectos siguen la fórmula de programación: 퐷푢푟푎푐푖ó푛×푈푛푖푑푎푑푒푠 푑푒 퐴푠푖푔푛푎푐푖ó푛= 푇푟푎푏푎푗표.
 La programación condicionada por el esfuerzo determina si el trabajo debe permanecer constante cuando usted asigne recursos adicionales a las tareas. Está desactivada por defecto.
 La forma más sencilla de entender la programación condicionada por el esfuerzo es preguntarse: Si una persona puede hacer una tarea en 10 días, ¿podrían dos personas hacerla en 5 días? Si sí, la programación condicionada por el esfuerzo se debe de aplicar a la tarea.
 La Lista de Acciones aparece después de que efectúe ciertas acciones en Project, tales como asignar recursos adicionales a una tarea. Usted puede usar la Lista de Acciones para rápidamente cambiar el efecto de su acción en algo diferente al efecto predeterminado.
 Al asignar recursos tipo costo puede asociar costos financieros con una tarea, mas que costos derivados del trabajo o los recursos materiales.
 Utilizando el cuadro de diálogo Estadísticas del Proyecto podemos ver indicadores clave tales como las fechas de comienzo y finalización, duración, trabajo y costo del proyecto.

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Dar formato y compartir su proyecto
En esta sección aprenderemos a:
 Personalizar la vista del Diagrama de Gantt.
 Personalizar la vista de la Escala de tiempo.
 Personalizar un Informe.
 Copiar capturas de pantalla de vistas e informes a otras aplicaciones.
 Imprimir vistas e informes.
Personalizar la vista del Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt se volvió un estándar para visualizar las programaciones cuando, a principios del siglo XX, el ingeniero estadounidense Henry Gantt desarrolló una gráfica de barras que mostraba el uso de recursos a lo largo del tiempo.
Una vista de Diagrama de Gantt consiste de dos partes: una tabla a la izquierda y el diagrama de barras a la derecha. El diagrama incluye una banda del tiempo sobre él y denota unidades de tiempo. Las barras del diagrama representan gráficamente las tareas de la tabla en términos de las fechas de comienzo o finalización, duración o estado (por ejemplo, si el trabajo ya ha o no comenzado en la tarea). En este diagrama, las tareas, tareas resumen e hitos aparecerán como barras de Gantt o símbolos, y cada tipo de barra tiene su propio formato. También posee líneas que representan las relaciones entre las tareas. Usted puede cambiar el formato de casi todos los elementos del diagrama.
Hay tres maneras de dar formato a los diagramas de Gantt:
1. Aplicar una combinación de colores predefinidos del grupo Estilo de Diagramas de Gantt, en la pestaña Formato de Herramientas de Diagrama de Gantt. Estilos de programación da diferente formato a tareas programadas automática y manualmente. Estilos de presentación da el mismo formato (tareas manuales definidas completamente).
2. Dar un formato altamente personalizable en el cuadro de diálogo Estilo de las barras, que se abre dando clic en la pestaña Formato de Herramientas de Diagrama de Gantt, y luego en el grupo Estilos de barra, pulsando Formato, Estilos de barras.
3. Dar formato individual a una barra del diagrama de Gantt (doble clic en una barra para ver sus opciones de formato, o en la pestaña Formato, en el grupo Estilos de barra, Formato, Barra).
Note que también se puede personalizar el texto que sale a la izquierda, derecha, arriba, abajo o dentro de las barras.

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Abra el archivo 06 – Formato Inicio.mpp. Cambie el formato del Diagrama de Gantt: cambie las combinaciones de colores, para ello vaya a la pestaña Formato de Herramientas de Diagrama de Gantt, y escoja el Estilo de diagrama de Gantt que más le guste. Recuerde que los de la primera sección diferencian entre tareas programadas manualmente o automáticamente y la segunda sección no.

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