Este documento presenta información sobre gestión de proyectos, agilidad, Scrum y Lean. Explica las estadísticas sobre el fracaso de proyectos tradicionales y los beneficios de adoptar enfoques ágiles como Scrum y Lean. También describe los servicios de gestión de proyectos de Pink Elephant, incluida la capacitación, consultoría y el modelo de oficina de proyectos.
1. Enero 2019
Gestión de Proyectos
Agilidad con Lean
Agilidad con Scrum
Baruch Herrera
PM & Agile Transformation Manager
b.herrera@pinkelephant.com
2. Agenda
TO DO IN PROGRESS COMPLETED
Gestión de
Proyectos
PMI
Lean ITScrum
Solución Agile
Agilidad
3. Pink Elephant – Knowledge Translated Into Results
Gestión de Proyectos
Basado en PMI
3
4. Gestión de Proyectos
Estadísticas
Terminan en tiempo y costo33%
31.1%
52.7%
1 de 8
54%
14x
Proyectos TI que son cancelados antes de
completarse
Proyectos que terminan con sobrecosto
Proyectos considerados exitosos
Organizaciones que entienden el valor de la
Gestión de Proyectos
Las organizaciones con un desempeño bajo
en gestión de proyectos tienen 14 veces más
riesgo su dinero
15% Dedicado a Mantenimiento Correctivo
Hipótesis: Valor Cartera 100.00
67% superan un 17% el costo -11.39
31.1% cancelados consumen 10% -3.11
Pérdidas en Proyectos -29.5%
15% Mantenimiento Correctivo -15.00
Pérdidas en Proyectos: Business Case
Proyectos no alcanzan sus objetivos debido
a los requerimientos mal definidos
47% Fuentes: Standish Group, British Computer Society, Project
Management Institute
5. Valor de la Gestión de Proyectos
Nuestros servicios han permitido a nuestros clientes cumplir plazos y
presupuestos y reducir los costes de mantenimiento hasta un 45%
eliminando gran parte de las deficiencias en producción, hemos certificado a
más de 300,000 personas.
Gestión de
Proyectos
Valor
Alto
Desempeño
Eficiencia
Capacidad y
utilización
Análisis de
Negocio y
Requerimientos
Gestión de
Proveedores
Seguimiento
proyectos
/programas
Alineación de
proyectos de
Negocio
Esto es posible debido al modelo de
Gobierno y Mejores Prácticas que
implantamos junto con una suite de
soluciones que permiten, implantar las
Mejores Prácticas, realizar análisis de
impacto, detectar y corregir riesgos, etc.,
proporcionando información de valor
concreta a niveles estratégicos y
tácticos para actuar en consecuencia.
6. Gestión de Proyectos
Esquema de Gestión de Proyectos
Portafolio de Proyectos
Portafolios Programas Proyectos
Análisis de
Iniciativas
Estrategia
de Negocio
Métricas y
tablero de control
Necesidades
¿estamos optimizando la
inversión?
¿estamos realizando bien el
trabajo?
ALINEACIÓN
Alineación Estratégica
Optimización de Recursos
financieros, humanos y
materiales
Time to market
Implementaciones rentables
y con resultados
predecibles
Seguimiento de desempeño
Visibilidad
Agilidad y Calidad
¿estamos Aportando Valor al
Negocio?
Gestión del Portafolio
Entrega de Valor
Capacidad de respuesta
para cambios en el negocio
Entrega de Valor
Eficiencia
en Recursos
Alineación
Estratégica
Medición del
Desempeño
Eficiencia en
Procesos
Gestión
de Riesgos
DESEMPEÑO
Alta Dirección
Visión Resultados
7. Servicios de Gestión de Proyectos
Integración
Mejores
Prácticas
Modelo de
Gobierno
Gestión de
Expectativas
Herramientas
de Gestión
Gestión de
Proveedores
Modelo de Relación
Órganos de Seguimiento y Control
Oficina de
Proyectos
Reuniones
Informes, Actas,
Documentos
Herramientas
de Gestión
Auditorias
Seguimiento
de Cartera
Otros
Gestión del
Portafolio Gestión Proyectos
y Servicios
Gestión Calidad
del Software
Gestión
de Riesgos
ALINEACIÓN
DESEMPEÑO RIESGO
Gestión de
Requerimientos
La Oficina de Proyectos es el área de Competencia Clave responsable de la coordinación, dirección,
monitorización y control de los procesos de Tecnologías de la Información, además de un excelente medio para
proporcionar la comunicación entre las áreas de negocio y los diferentes proveedores internos o externos.
VISIÓN GLOBAL DE LA PMO
Construcción Modular, Flexible y
Adaptada a las necesidades
específicas del Cliente
Desde la Gestión de un solo proyecto
a la Gestión Global de la PMO
PMO enfocada a
Servicios (PMaaS)
11. Pink Elephant – Knowledge Translated Into Results
¿Qué es un estado ágil?
11
12. Identificación de desafíos comunes
Estrategia
Organizacional
Generación de
Requisitos
Servicio
priorizado de
entrega de valor
Velocidad Costo Complejidad
Colaboración
Cultura de los
silos
Enfoque
Reactivo
12
13. Razones para adoptar Agile
18%
18%
20%
21%
30%
31%
37%
42%
43%
43%
53%
61%
69%
reducir costos de proyecto
Incrementar la mantenibilidad del producto
Mejores equipos administrados
Mejorar la disciplina de ingeniería
Mejorar la predictibilidad de entrega
Mejorar la moral del equipo
Reducir riesgos de proyectos
Mejorar la alineación con el negocio
Mejorar la visibilidad de proyectos
Mejorar la calidad
Incrementar la productividad
Mejorar la habilidad de manejar prioridades de cambio
Acelerar entrega de producto
Fuente: 11th Annual State of Agile Report
15. Manifiesto Agile
• Propósito: Estamos descubriendo mejores formas de desarrollar
productos/software haciéndolo y ayudando a que otros lo hagan. A través
de este trabajo hemos llegado a valorar:
16. Hay que cambiar los paradigmas
Clientes / Negocio Servicios / Valor
Mercado Negocio Desarrollo Operaciones
• Competencia digital
disruptiva
• Clientes volubles, ya no
valoran experiencia, más
valoran innovación.
• Normatividad interna, ISOs.
• Procesos de negocio
monolíticos, por silos.
• Cumplimiento normativo.
• Parálisis por análisis.
• Culturas jerárquicas que
quieren ser ágiles sin cambiar
conductas.
• Enfoque en el negocio vs
enfoque en el cliente.
• Todo urge, tanto lo nuevo
como el mantenimiento.
• Complejidad aplicativa.
• Poca reutilización.
• Desarrollo organizacional por
poder vs por valor agregado.
• Exceso de controles y
Procedimientos(manuales).
• Reducido acceso a
información de desarrollo.
• El error es fuente de castigo
y no fue de aprendizaje.
Plan BuildDemand Run and Assurance
17. Modelo Pink Agile
(Integrate Service Management)
Prácticas y Métodos
Cultura, Competencias y Habilidades
Automatización
Clientes / Negocio Servicios / Valor
Plan BuildDemand Run and Assurance
18. Agenda
TO DO IN PROGRESS COMPLETED
Gestión de
Proyectos
PMI
Lean ITScrum
Solución Agile
Agilidad
19. Pink Elephant – Knowledge Translated Into Results
Agilidad mediante Lean IT
23
20. • La palabra Lean se refiere a “esbelto“ o “delgado”, lo cual nos da la idea de
desprendernos de aquello que nos impide movernos con mayor velocidad.
• Se busca simplicidad, velocidad y efectividad para el desarrollo y gestión de
productos y servicios.
• No es una mejor práctica o una metodología Es una filosofía que cambia
la manera de pensar y actuar para hacer más ágil a la organización
¿Qué es Lean IT?
21. Lean es un camino de Pensar y Actuar
Pensar y Actuar Lean es todo
acerca de:
Incrementar el valor para el
cliente
Eliminación de desperdicio
La Gerencia como
facilitador
Participación de todos los
empleados
Mejora continua
“Mantener el valor con menos trabajo."
Estabilidad Robustez
5S
Mejora
Continua
Kaizen
Procesos y trabajos
estándar
Nivelación
Heijunka
Justo a Tiempo Calidad en la Fuente
Jidoka
Calidad
Tiempo de Entrega
Lead Time
Costo
Flujo continuo
Sistema Jalar
Ritmo
Takt Time
Gestión Visual
Análisis
causa – raíz
A prueba de
errores
Poka-yoke
22. Valor al Cliente
Evaluar si todas las actividades
en el proceso dan valor
a los ojos del cliente
Principios de Lean IT
27
¡La primera vez bien!
Centrarse en la calidad y
prevención de defectos
Crear flujo continuo en
producción con el
Enfoque Just-in-Time (JIT) y
reducir picos y bajos volúmenes
La demanda dispara el
proceso de cadena para
reducir stock
Cadena de
Valor
Flujo
Jalar
Pull
Perfección
23. Las cinco Dimensiones de Lean IT
28
Desempeño
Organización
Proceso
Comportamiento
&
Actitud
Cliente
¿Cuánto tiempo se
invierte en actividades
de valor agregado?
¿Cuál es el desempeño
de los equipos y de las
personas
¿Quien el es Cliente? (VOC)
¿Que elementos de nuestro Servicio son de Valor para el Cliente?
¿Cuáles son las
capacidades de
nuestros Procesos?
¿Está la organización estructurada para
satisfacer la demanda del Cliente?
¿Cómo trabajamos en equipo?
¿Con que enfoque al cliente estamos
realmente trabajando?
24. Muda
Innecesario,
no Valor
Las 3 Pérdidas de Valor (3 M’s)
30
Pérdidas de Valor
Mura
Variación
Muri
Inflexibilidad,
Sobrecargado
1000 kg 1000 kg 350kg 250kg 750 kg
25. Lean – tres tipos de actividades
Agrega Valor: Trabajo que agrega valor a los ojos de los
clientes que están dispuestos a pagar por:
Desarrollo de aplicaciones
Mantenimiento de Servidores
Optimizar
Necesario No-Agrega-Valor: Trabajo que no
“Agrega Valor", pero debe hacerse:
Contratación de personal
Finanzas y Contabilidad
Pruebas de aplicaciones
Minimizar
No-Agrega-valor: Trabajo que no agrega valor para el
Cliente o el Negocio:
Trabajo redundante
Resolver incidentes de TI
Haciendo más de lo necesario
Remover
32
27. • Satisfacción del cliente.
– Enfoque en valor para el cliente
• No solo en el pensamiento sino también en la acción.
• Resultados de mejora en la satisfacción del cliente.
– Mejor conexión entre el Cliente y la Organización
• Basado en un compromiso de diálogo permanente con el Cliente
• Valor estratégico.
– Mejores productos debido a la mejora continua de los procesos
– Mayor involucración y motivación de los empleados
– Entrega de productos más eficiente, reducción de la duración de los
procesos
• Financiero:
– Reducción de los desperdicios: Resultados en beneficios financieros
– Tiempo para nuevas actividades: De optimización de trabajo de valor
agregado
– Mejora el flujo de efectivo: Una duración más corta entre orden y entrega
hace posible el pago más rápido
43
Lean ¿Por qué debemos ser Lean?
28. • Entender que Lean IT es una estrategia a largo plazo
• Adoptar la filosofía Lean IT con enfoque y acciones en el valor al cliente
• Apoyo por parte de la alta dirección como dueños de la iniciativa
• Convicción de que juntos podemos lograr más que uno sólo (Sinergia)
• Capacitar al personal en Lean IT y herramientas
• Usar herramientas Lean IT de manera integrada
• Creencia en tomar el siguiente paso, aunque sea pequeño
• Creencia en las posibilidades de las personas (en lugar de sus limitaciones)
• Tener una mente crítica, pero siempre trayendo una solución
Factores críticos
para implementar Lean IT
29. Agenda
TO DO IN PROGRESS COMPLETED
Gestión de
Proyectos
PMI
Lean IT
Scrum
Solución Agile
Agilidad
30. Pink Elephant – Knowledge Translated Into Results
Agilidad mediante Scrum
46
33. Tradicional vs Ágil
Producto listo!
TRADICIONAL
ÁGIL
Quizá sea esto
suficiente!!
Primero: definir la idea completa
Después: haz estimación precisa Tiempo
Tiempo
Producto listo Siempre
Primero: Piensa en una idea - esbozo
Después: trabajar la idea, prueba y ajusta
34. Diseño e Implementación
I
N
I
C
I
O
Acumulación Riesgo
L
I
B
E
R
A
C
I
Ó
N
CASCADA / TRADICIONAL
ÁGIL
Alta
Opcional
Media
Baja
Requerimi
entos
Más Alta Alta
Opcional
Media
Baja
Diseño
Más Alta Alta
Opcional
Media
Baja
Desarrollo
Más Alta Alta
Opcional
Media
Baja
Pruebas
Más Alta Alta
Opcional
Media
Baja
Despliegue
Más Alta
Requerimientos
Demo&Retrospect.
Sprint 3: Features
Prioridad Media
Diseño
Pruebas
IntegraciónDesarr.
Pruebas
Pruebas
Requerimientos
Demo&Retrospect.
Sprint 2: Features
Prioridad Alta
Diseño
Pruebas
IntegraciónDesarr.
Pruebas
Pruebas
Requerimientos
Demo&Retrospect.
Sprint 1: Features
Prioridad Más Alta
Diseño
Prueb
as
IntegraciónDesarr.
Pruebas
Pruebas
Requerimientos
Demo&Retrospect.
Sprint 4: Features
Prioridad Baja
Diseño
Pruebas
IntegraciónDesarr.
Pruebas
Pruebas
Requerimientos
Demo&Retrospect.
Sprint 5: Features
Prioridad Opcional
Diseño
Pruebas
IntegraciónDesarr.
Pruebas
Pruebas
35. SCRUM vs. Tradicional
Tradicional Scrum
Énfasis en En los Procesos En las Personas
Dominio Predecible Impredecible/Explicativo
Documentación Excesiva Sólo mínima sólo lo necesario
Garantía de Calidad Centrada en el Proceso Centrada en el Cliente
Estilo de Proceso Lineal Iterativo
Planificación por Adelantado Alta Baja
Priorización de los Requisitos Fija en el plan de proyecto
Basada en el valor del negocio y se
actualiza constantemente
Organización Gestionada Auto-organizada
El Estilo de Gestión Centralizado Descentralizado
Cambio Sistema formal de Gestión del Cambio
Actualizaciones en el Product Backlog
priorizado
Liderazgo Mando y control Colaborativo, liderazgo servicial
Medida del Desempeño Conformidad con el Plan Valor del negocio
Visibilidad de la inversión Al final de la vida del proyecto Al comienzo y a lo largo del proyecto
Participación del Cliente
Varía en función del ciclo de vida del
proyecto
Alta durante todo el proyecto
36. 53
“Con esto ya no tengo que documentar”
“Wow con esto de agile, a mis equipos de trabajo
les asignaré más proyectos y trabajarán más rápido
inmediatamente”
“Finalmente no tendréa un líder de Proyecto”
“Bienvenidos los cambios, entonces no
necesito controlarlos”
Retos de Agile
“A partir de mañana mi PMO y mi Organización será ágil”
37. Beneficios en la Industria:
47
%
46
%
39
%
38
%
46
%
Eficiencia y
Productividad de
Operaciones
Reducción
de Costos
Optimización en la
Utilización de
Infraestrutura
Agilidad para
actualizar las
Aplicaciones
Eficiencia y
Productividad
de Desarrollo
Fuente: RightScale 2016 State of the Cloud Report
2016 State of the DevOps Report
agilemethodology.org/
versionone.com
http://blog.gutcheckit.com
agileconnection.com
agilealliance.org
planbox.com
atlassian.com
agilemodeling.com/essays/proof.htm
Beneficios Agilidad en proyectos
22
%
Retrabajo
22%
más
productividad
37%
más
rápido time-
to-market
29%
Incremento
en Calidad
31%
Incremento
en
satisfacción
stakeholders
Solo 40% de los proyectos alcanzan objetivos
de tiempo, presupuesto y calidad sin Agile
38. 55
Definiendo Scrum
Scrum enfatiza:
Usar retroalimentación
empírica
Crear equipos auto-
gestionados.
Desarrollar productos del más
alto valor posible de manera
iterativa e incremental.
Marco ágil ligero que se utiliza para gestionar el desarrollo de
Productos/Proyectos complejos y con un alcance volátil
40. 58
Roles de Scrum
Product Owner
Responsable de crear y mantener el product Backlog(lista de
pendientes).
Comunicación y colaboración constante con el cliente.
Scrum Master
Asegura que Scrum framework sea seguido de manera
completa y correcta.
Da coaching, entrenamiento y resolución de problemas.
Equipo de Trabajo
Conjunto de expertos técnicos, autoorganizados y
multifuncionales que desarrollan la solución.
41. 59
Roles de Scrum
Scrum Team
Scrum Master
Equipo de Trabajo
Product Owner
Stakeholders
Clientes / Usuarios
49. Flujo de trabajo Scrum
Cronograma de Lanzamiento
(Release Schedule)
Caso de Negocio
del Proyecto
(Business Case)
Lista Priorizada de
Pendientes del Producto
(Prio. Product Backlog)
Declaración
de Visión
del Proyecto
Planificación de Sprint
Revisión del Sprint
Retrospectiva del Sprint
SPRINT
1-6 semanas
Crear
Entregables
Entregables
Aceptados
Lista de Pendientes
del Sprint
(Sprint Backlog)
50. SAFe®
es una base pública de conocimiento de
patrones provados e integrados para el
desarrollo Lean-Agile.
Conocimiento para las personas que construyen los sistemas más
importantes del mundo
scaledagileframework.com
¿Qué es SAFe?
54. Por que fallan las Implementaciones
Ágiles
• Estrategia integral (TI- Negocio)
– Poca claridad para dar valor al negocio
– Deficiente análisis de requisitos de Negocio
– Insuficiente patrocinio de Negocio con liderazgo pobre o mal enfocado
– Ver Agile como un “easy silver bullet”
• Implementación de la cadena de valor
– Áreas trabajando por silos y cotos de poder – poca o nula integración
– Sin un modelo claro de integración
• Cultura Ágil
– Liderazgo pobre para una cultura ágil
– Sin Competencias y Habilidades para un comportamiento ágil
– Incorrecta gestión del talento
– Transformaciones meramente estéticas y no de fondo
• Metodologías inadecuadas y/o mal implementadas
– Demanda y expectativas incorrectas del método ágil
– Los espacios de trabajo inadecuados para la nueva manera de trabajar
– Metodologías híbridas desalineadas
• Herramientas
– Nula o poca interacción de las herramientas de trabajo para la automatización
55. •Evaluación de Agilidad Corporativa Integral :
•Cultura con pilares Agile (evaluación de competencias)
•Nivel de Madurez de practicas ágiles
•Habilidades de Staff
•Automatización
•Estructuras y competencias técnicas bajo EU ICT y SFIA
•Definición de estrategia integrada
Diagnóstico y
Estrategia Ágil
(Pink-Scan)
• Formación y selección de personal
• Establecimiento de equipos de trabajo ágiles
• Priorización del Portafolio de iniciativas basada en Valor al
Producto/Negocio
• Definición y desarrollo de competencias de agilidad
Establecimiento de
equipos ágiles
(Pink-Ready)
• Métodos ágiles y sus mejores prácticas
• Talleres vivenciales Lean, Scrum, DevOps
• Desarrollo de agentes de cambio y agilidad
• Formación de equipos para ser agentes de Cambio Ágiles
Formación de
capacidades
(Pink-Training)
• Implementación de mejores prácticas ágiles
• Asesoría y creación de agentes de cambio ágiles
• Apoyo en adopción y adaptación de cultura y método ágil
• Aligeramiento de procesos “Lean”
• Monitoreo y medición de resultados
• Implementación de esquemas escalados de agilidad para abarcar toda la
Organización
Asesoramiento a la
organización
(Pink-Consulting)
Por que con Pink Elephant?
Como resolvemos los problemas?
56. Servicios de Capacitación Agile
DevOps & Otros
•Simulador Reto Egipcio Agil
•Fundamentos de DevOps
•ITIL v4
•TDD
•Agile Testing
Lean IT
•Lean IT Overview
•Lean IT Foundations
•Lean IT Kaizen
•Lean IT Leadership
•Lean IT Coach *
•Taller Habilitando Lean It con ITIL
Scrum
•Taller de Overview Agile
•Scrum Scrum Develper (equipos de trabajo)
•Scrum Master
•Scrum Product Owner
•Scrumstudy Agile Master
•Agile Service Management (Overview de
Referencias Ágiles)
SAFe
•Leading SAFe
•SAFe for Teams
•Implementing SAFe
•SAFe Product Manger/Owner
•SAFe ScrumMaster
•SAFe RTE
60. Nuestros clientes
Cliente Coca-Cola
Objetivo
Implementación de modelo Agile- Scrum a través de capacitación y asesoría a grupos de trabajo de tipo:
Desarrollo de nuevos productos, Inteligencia de Mercados y Planeación estratégica de marca Coca-Cola.
Principales necesidades a cubrir
• Integrar al equipo de agilidad
• Crear las bases para poder formar un equipo con las capacidades de agilidad
• Entrenar al equipo en la nueva forma de trabajo y certificación de los mismos.
• Acompañar en la adopción de métodos ágiles en los equipos de trabajo.
Principales resultados obtenidos:
• Se realizó capacitación sobre metodología y certificación oficial
• Se realizó el setup del equipo de trabajo
• Se trabajó en sesiones de coaching para fortalecer y establecer la
metodología de trabajo en el equipo multidisciplinario.
• Se acompañó a los equipos en su desarrollo
61. Nuestros clientes
Cliente Eglobal
Principales necesidades a cubrir
• Diagnosticar la realidad y madurez de la organización respecto a la agilidad
• Integrar al equipo de agilidad
• Crear las bases para poder formar un equipo con las capacidades de agilidad
• Entrenar al equipo en la nueva forma de trabajo
• Acompañar en la adopción de métodos ágiles en los equipos de trabajo.
Objetivo
Implementación de modelo Agile- Scrum en la Organización a través de proyectos clave.
Principales resultados obtenidos:
• Evaluación del estado de agilidad de la organización
• Capacitación sobre metodología y talleres vivenciales
• Se realizó la conformación de equipos de trabajo en proyectos clave
• Se trabajó en sesiones de coaching para fortalecer y establecer la metodología de trabajo en
los equipos multidisciplinario.
62. Nuestros clientes
Cliente Banobras
Sobre el Proyecto
Principales necesidades a cubrir:
• Optimización de los ambientes de desarrollo de los procesos de mercado, liquidez y fuentes de pago propias mediante la metodología
de agilidad SCRUM con LEAN IT.
• Simplificación del sistema de reporte de riesgos mediante la metodología Lean.
• Acompañamiento en la ejecución y desarrollo de la agilidad a través de Scrum, para los Activos de riesgos y Metodologías de Riesgos
de Inversión.
• Diagnosticar la realidad y madurez de la organización respecto a la agilidad a nivel grupo y de manera individual
• Integrar al equipo de agilidad y cambiar su cultura de trabajo por una ágil.
• Crear las bases para poder formar un equipo con las capacidades de agilidad
• Entrenar al equipo en la nueva forma de trabajo
• Acompañar en la adopción de métodos ágiles en los equipos de trabajo.
Objetivo
Identificar la problemática de la realidad en términos de agilidad y cambio cultural de la organización y adoptar de una
metodología ágil con Scrum y Lean IT.
Principales resultados obtenidos:
• Evaluación del estado de agilidad de la organización
• Formación sobre metodología y talleres vivenciales
• Desarrollo de competencias de colaboración, compromiso y comunicación, así como en el método ágil
Lean –Scrum.
• Conformación de equipos de trabajo en proyectos clave y operación de reportes
• Acompañamiento en método ágil y cambio cultural