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                                        Erick tejedor

                                 3 de septiembre de 2012

                            CONCEPTOS BASICOS ACCES

COMO CREAR UNA BASE DE DATOS
1.Para crear una nueva base de datos debemos:

  Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción
Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque
también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.
2.Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa
y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva
base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word,
Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir
realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista




3.Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic

en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto    .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:




3.Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el
panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y
en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar.
Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

  Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la
extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no
presentan problemas de compatibilidad.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a
rellenar sus datos.




4.Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás
objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar   .




Antes                                 Despues
Como crear tablas de datos
1.Paracrear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo
Tablas podremos seleccionar estas opciones:




2.El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos
en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos
que tiene la columna.

  Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica

  Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint
desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personans con acceso al mismo sitio.

  Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que
permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con
sus datos.

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que
esta tendrá y otras consideraciones.

Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de
estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón
Ver>Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.
3.Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:




    4.En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un
  nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

  A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla,
  se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la
  primera columna de la tabla y así sucesivamente.

  En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir
  las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos
  definiendo.

  Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo
  que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila
  de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica
  que el tipo de datos determina la clase de valores que admitirá el campo.


Las relaciones
  Para        crear      relaciones      en      Access 2010     deberemos:
  - Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
  - O bien, desde el botón de Archivo>Información.




  En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en:
  - La pestaña Herramientas de tabla>Diseño> grupo Relaciones, si estamos en Vista
  Diseño.
  - La pestaña Herramientas de tabla>Tabla> grupo Relaciones, si estamos en la Vista
  Hoja de datos.

  Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas
  queremos relacionar.
1. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella,
aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsando
CTRL.

2. Hacer clic sobre el botón Agregar.

3. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales
queramos efectuar relaciones.

4. Hacer clic sobre el botón Cerrar.



4.Ahora aparecerá la ventanaRelacionescon las tablas añadidas en el paso anterior:




5.Para crear la relación:

1. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código paciente de la tabla
Pacientes).

2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo codigo
paciente de la tabla secundaria (Ingresos).

3. Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente




Consultas
  1.Lasconsultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
  tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

     Existen varios tipos de consultas:

       Consultas de selección.

  Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla
  que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los
  datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de
  selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro
  sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

       Consultas de acción.

  Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
  acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las
  veremos más adelante.

  Consultas específicas de SQL.

  Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se
  tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas consultas no
  se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto
  de este curso.

  Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL o nuestro Curso de
  SQLServer, con los que aprenderás a realizar consultas manualmente.

7.2. Crear una consulta
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:




2. También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la
imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:




El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos
en el apartado anterior.

Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más
adelante.

Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear
cualquiera de las anteriores por ti mismo.

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta
sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.

Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.

Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.


Formularios
Para crear un formulario tenemos varias opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene
todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.

    Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que
ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se
suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el
diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más
adelante cómo modificar el diseño de un formulario.

  Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en
vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación.
Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el
objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegación.

   Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creación del formulario.

  Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la
estructura típica de menús de una página web. Podrás elegir entre seis diseños
distintos.




  Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles, como
gráfico dinámico, tabla dinámica, hoja de datos o el formulario dividido.

11.2. El asistente para formularios

Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios.

El asistente se inicia desde la pestaña Crear> grupo Formularios> botón Asistente para
formulario. Esta es la primera ventana:
En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos que
queremos incluir en él.

Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si
queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente
que convine los datos y luego crear el formulario sobre ella.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre
el campo y pulsando el botón      o simplemente haciendo doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón          y el campo se quita de la
lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón          o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón    .

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y
aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al
seleccionar una opción de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que tendrá el
formulario con esa distribución.

A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a
continuación...

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  • 1. Nombres: Santiago toro castillo Erick tejedor 3 de septiembre de 2012 CONCEPTOS BASICOS ACCES COMO CREAR UNA BASE DE DATOS 1.Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo. Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.
  • 2. 2.Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista 3.Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto . Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: 3.Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior. Pulsar el botón Crear para crear la base de datos. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.
  • 3. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos. 4.Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto. Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar . Antes Despues
  • 4. Como crear tablas de datos 1.Paracrear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones: 2.El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio. Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con sus datos. Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones. Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver>Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.
  • 5. 3.Aparecerá la Vista Diseño de la tabla: 4.En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitirá el campo. Las relaciones Para crear relaciones en Access 2010 deberemos: - Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos. - O bien, desde el botón de Archivo>Información. En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en: - La pestaña Herramientas de tabla>Diseño> grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño. - La pestaña Herramientas de tabla>Tabla> grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar.
  • 6. 1. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL. 2. Hacer clic sobre el botón Agregar. 3. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones. 4. Hacer clic sobre el botón Cerrar. 4.Ahora aparecerá la ventanaRelacionescon las tablas añadidas en el paso anterior: 5.Para crear la relación: 1. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código paciente de la tabla Pacientes). 2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos). 3. Soltar el botón del ratón.
  • 7. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente Consultas 1.Lasconsultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las veremos más adelante. Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL o nuestro Curso de SQLServer, con los que aprenderás a realizar consultas manualmente. 7.2. Crear una consulta Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
  • 8. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear: 2. También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
  • 9. Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas. Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar. Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas. Formularios Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
  • 10. Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación. Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario. Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegación. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario. Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la estructura típica de menús de una página web. Podrás elegir entre seis diseños distintos. Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles, como gráfico dinámico, tabla dinámica, hoja de datos o el formulario dividido. 11.2. El asistente para formularios Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios. El asistente se inicia desde la pestaña Crear> grupo Formularios> botón Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:
  • 11. En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos que queremos incluir en él. Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que convine los datos y luego crear el formulario sobre ella. A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y pulsando el botón o simplemente haciendo doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón . Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:
  • 12. En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opción de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución. A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a continuación...