1. Электронный архив финансовой документации МЫ ДЕЛАЕМ СЛОЖНЫЕ ВЕЩИ ПРОСТЫМИ, А ДОРОГИЕ ДОСТУПНЫМИ Система электронного архива

2. Проблематика Создание электронного архива архивных документов Создание электронного архива текущих документов Возможности электронного архива О системе Базовый модуль, структуры, модуль системы безопасности, атрибуты и справочные значения, модуль выборки (проверки), веб-интерфейс системы Клиенты и проекты Архитектура системы Требования к аппаратному обеспечению Преимущества Содержание: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Содержание Разделы презентации

3. Не успеваете упорядочить большой поток финансовых документов; На поиск документов тратятся часы или даже дни; Не уверены в комплектности документов; Не можете поднять пакет всех документов, которые были переданы; Невозможно в выделенные сроки подготовить подборки финансовых документов для налоговых проверок; Трудно и порой невозможно отслеживать динамику изменений документов; Не поднять данные по бухгалтерским документам, уничтоженных по истечении 5 лет; Бумажный архив располагается в другом здании, что создает трудности по работе с ним; Имея множество филиалов и представительств по всей стране, необходимо собрать всю документацию воедино, чтобы видеть полную картину; Вам необходимо организоваться централизованный архив с доступом к нему всем ответственным лицам; 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Проблематика Знакомы ли вам ниже перечисленные проблемы?

4. Бумажные архив подлинников документов Архивные документы: Поточный сканер Индексация электронных документов по полям Компании работа с документами: хранение, поиск, просмотр формирование подборок ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ФИНАНСОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ВАМ НУЖНО: Как нам это сделать Основной процесс: сканирование ввод данных в систему Определить задачу; Определить кол-во документации для сканирования и индексации, характеристика документации; Определить поля для индексации документов; Определить требования к программному обеспечению: функциональные, нагрузочные, аппаратные Определить кол-во сотрудников, которые будут работать с электронным архивом: редакторов, читателей; Определить группу ответственных лиц за проект и взаимодействие с исполнителем;

5. Текущие документы: Поточный сканер заливка образов в систему Компании работа с документами: хранение, поиск, просмотр формирование подборок ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССА РАБОТЫ С ТЕКУЩИМИ ФИНАНСОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ: ERP Подлинники документов импорт мета-данных Интеграция с ИС Поточный сканер Компании Филиалы Как нам это сделать Основной процесс: сканирование Определить задачу; Определить кол-во ежедневно поступающей документации, характеристика документации; Определить поля для индексации документов; Определить требования к программному обеспечению: функциональные, нагрузочные, аппаратные Определить кол-во сотрудников, которые будут работать с электронным архивом: редакторов, читателей; Определить группу ответственных лиц за проект и взаимодействие с исполнителем;

6. Перевести оригиналы документов в электронный вид и эффективно работать с копиями; Осуществлять доступ к финансовым документам за все периоды с рабочего места через веб-интерфейс; Быстрый поиск необходимой информации; Структурировать и описывать данную документацию шире, чем в классических системах; Видеть полную информацию по всем подразделениям и филиалам; Предоставить доступ к документации всем заинтересованным лицам; Производить различные специфические для данного вида деятельности поиски и выборки; Готовить документацию для различных проверяющих органов. 1 2 3 4 5 6 7 8 Система электронного архива позволит:

7. STOR-M 3 - информационная система, решающая задачи построения электронного архива бухгалтерской и финансовой документации в рамках как одного предприятия, так и целого концерна. Данная система попадает в класс ERM систем (система управления электронными записями), описанных в стандарте MoReq/MoReqII и является основой для построения систем документооборота. Система STOR-M 3 создана в 2001 году как Алее Архив и вот уже более 9 лет работает на российском рынке, решая различные задачи по созданию и ведению электронных архивов бухгатерских и финансовых документов. За эти годы были выпущены 3 версии системы (текущая имеет версию 3), каждая последующая из которых собирает все лучшие черты предыдущей версии и переносит их на новые технологии, а также содержит новые функции, предоставляя нашим пользователям дополнительный набор инструментов и возможностей. STOR-M 3: БАЗОВЫЙ МОДУЛЬ: Одним из основных свойств системы электронного архива является структурирование данных, т.е. их описание, классификация и категоризация. Система электронного архива STOR-M 3 предлагает все известные на данный момент инструменты структуризации данных и не ограничивает в их количестве или логической структуре. Описание системы

8. Структуры, папки, карточки Дополнительные модули Открытые карточки документов Атрибуты Прикрепленные файлы Менеджер справочников Основной интерфейс системы Базовый модуль

9. Данные вводимые в систему помещаются в структуру электронного архива — каталог, который в системе представлен в виде иерархии. Каталог содержит в себе папки и карточки: папки разделяют каталог на логические разделы, карточки несут в себе информацию о документе (или пакете документов). Дополнительная структуризация реализована карточками-ссылками, умными папками и динамическими структурами, которые позволяют хранящиеся данных представлять различными статическими или динамическими срезами. Создание структуры за 2 клика! Система электронного архива Рис. интефейс структуры документов финансового архива

10. Данные электронного архива финансовой документации могут быть структурированы как по типам документов, так и по группам документов (по проводкам). Например, По типам документов По группам документов Для удобства работы можно создать несколько структур, не дублируя информацию, а используя Умные папки или динамические структуры. Например, исходно,создать структуру по пакетам документов (проводкам) и дополнительно сформировать динамическую структуру по атрибуту «тип документа», которую система выстроит автоматически. Система электронного архива Рис. пример структуры финансовой документации

11. Дополнительно, структуризация и классификация данных производится путем внесения в карточку документа атрибутов и их значений. Некоторые значения атрибутов выбираются из справочников - классификаторов (например, продукции или услуг, предоставляемых компанией своим контрагентам), значения других же (например дата создания или подписания документа) принимают определенные значения. Создание атрибута за 2 клика! Система электронного архива Рис. интефейс атрибутов и справочников документов финансового архива

12. Зачастую в процессе работы нам необходимо сформировать выборку документов и поработать с ней, при этом нежелательно изменять структуру каталогов или просто напрямую работать в ней. Такая необходимость возникает при работе с финансовыми документами, когда по запросу налоговой инспекции (например, встречная или камеральная проверки) необходимо в кратчайшие сроки сделать выборку документов и поработать с ней (отсортировать, упорядочить, убрать лишние документы и пр.). Для этих целей создан модуль Проверок, который позволяет создавать выборки документов (разными способами — по различным поискам, напрямую из каталогов) и работать с ними, не боясь нарушения данных в архиве. Созданная выборка может быть пересортирована, откорректирована и отредактирована необходимым образом и выведена на печать со сквозной нумерацией страниц (или без нее). Таким образом, в кратчайшие сроки — часы, а не дни, документы подготовлены и переданы на рассмотрение официальным органам (в первом случае) или клиентам (во втором). Выборки данных и работа с ними Система электронного архива Модуль система безопасности

13. Система электронного архива Дополнительные модули Проверки (выборки)

14. Система безопасности STOR-M 3 отвечает за создание пользователей и групп пользователей системы, создание ролей, распределение прав на функции системы по ролям, распределение уровней доступа к данным системы по ролям, группам пользователей или конкретным пользователям. Система STOR-M 3 не содержит жестко заданных ролей и предоставляет вам самостоятельно определять список ролей и их возможности в системе. Система безопасности может работать с LDAP / Active Directory предприятия, при этом поддерживает следующие режимы работы: Только аутентификация пользователей. При этом сами пользователи и роли создаются и ведутся в системе безопасности STOR-M Гибридный режим - в систему безопасности импортируются и обновляются пользователи из внешнего LDAP сервера, но роли и привязка ролей к пользователям осуществляется средствами STOR-M И роли и пользователи а так же связи между ним поддерживаются на внешнем LDAP сервере Система безопасности также поддерживает технологию SSO (Single Sign On) — технологию единого входа, при которой пользователь может переходить из одного раздела портала в другой без повторной авторизации. Механизм генерации одноразовых ключей системы безопасности предназначен для однократного входа в систему различным лицам с нужными привилегиями но без создания учетных записей. Распределение прав доступа 1 2 3 Система электронного архива Модуль система безопасности

15. Создание пользователей и групп пользователей Система электронного архива Система безопасности Создание пользователей и групп пользователей Назначение ролей пользователям

16. Система электронного архива Система безопасности Назначение прав доступа к функциям и модулям Создание роли, список ролей

17. Система электронного архива Система безопасности Позволяет распределять права доступа, как к отдельно взятым структурам, так к отдельным документам или папкам. (н-р., платежным поручениям или документам по контрагенту). Права доступа можно назначать группам Пользователей, ролям пользователей, каждому пользователю в отдельности.

18. Поиск документов является одним из основных инструментов системы. STOR-M 3 предлагает 3 вида поиска: * поиск по атрибутам , любой их комбинации с использованием логических операторов И / ИЛИ / НЕ; * поиск по всем метаданным электронного архива; * поиск по полным текстам документов Поиск производится с учетом морфологии языка. Результаты поиска могут быть сохранены в виде отчета , перенесены в виде ссылок в каталог электронного архива (статический срез данных), сохранен в виде умной папки в каталоге (динамический срез данных) или перенесены в модуль Проверок или выборок. Система электронного архива Модуль поиска По финансовой документации Распространены поиски документов- за период времени по определенному контрагенту.

19. По истечении 5-х лет архив бумажных финансовых документов может быть уничтожен. Электронный архив финансовых документов можно сохранить, выгрузив его из системы электронного архива на любой внешний носитель (например, CD / DVD диски). Специализированный модуль Экспорта системы позволяет выгружать из системы данные либо в виде набора файлов, либо в виде интерактивного каталога, содержащего список метаданных и/или файлов. Данная функция также полезна в случае наличия у компании удаленного подразделения и не имеющего возможности доступа по каналам связи к данным системы STOR-M 3. Система электронного архива Дополнительные модули Экспорт данных из архива По финансовой документации

20. Система электронного архива Дополнительные модули Модуль актуализации Данный модуль позволяет: * отслеживать состояние документов, * при совершении определенных событий менять статус документов, что необходимо в случае когда электронный архив сдержит критически важные для бизнеса документы, актуальность которых может серьезно повлиять на ее деятельность. Например, документы с ограниченным сроком действия, такие как приказы, сертификаты или лицензии., при окончании срока действия система может как заблаговременно предупредить пользователей об истечение срока действия , так и перевести статус документа с «действует» на «срок действия истек» и оповестить об этом пользователей системы (либо реализовать оба варианта); По финансовой документации Позволяет отслеживать срок действия финансовых документов и по истечении 5 лет, можно настроить на смену статуса документам и оповещение, либо последующее автоматическое удаление

21. Система электронного архива Модуль актуализации

22. Система электронного архива Дополнительные модули Поточный ввод данных (поточным методом), реализуемым специализированным модулем поточного ввода и обеспечивающий ввод до 2500 документов в день одним оператором, что соответствует порядка 10-30 секунд на создание одной карточки. По финансовой документации Используется при больших объемах ежедневно поступающей документации. Модуль поточного ввода

23. Веб-представление Давно не секрет, что если информационная система ориентирована на работу с ней большого количества пользователей, то основным ее интерфейсом обязательно должен стать веб-интерфейс (не надо инсталлировать, не надо обучать, не надо обновлять), а технология его построения должна быть такова, чтобы не ограничивать пользователя только одним браузером и не требовать инсталляции в последнем специфических плагинов. Иначе использование и наличие веб-интерфейса теряют свой смысл. Система STOR-M 3 в качестве основного интерфейса по работе с данными пользователей системы имеет веб-интерфейс, реализованный Веб-модулем . Данный модуль позволяет производить различные виды поиска данных и сохранять правила поиска, просматривать данные и файлы, печатать, подписываться на данные и отписываться, в случае необходимости, формировать собственные папки с избранными данными, создавая таким образом свое личное рабочее пространство и все это производится в рамках выданных прав и политик доступа. Веб-интерфейс системы работает в популярных браузерах и не требует для своей работы установки специфических плагинов. Система электронного архива Веб-интерфейс В финансовых архивах, как правило, наполняют систему 3-5 человек и 100 человек пользуются Поиском необходимой документации.

24. Система электронного архива Веб- интефейс структуры документов финансового архива

25. Система электронного архива Веб-интерфейс Веб-интерфейс карточки документа

26. Система электронного архива Веб-интерфейс Веб-интерфейс расширенного поиска

27. Система электронного архива Веб-интерфейс Личный кабинет

28. и клиенты другие на сайте Банк ВТБ24 Мирнинский горно-обогатительный комбинат Банк ВТБ24 Банк ВТБ24 Компания Genser Банк ВТБ24 Компания Шлюмберже Ленинградский металлический завод Особые экономические зоны (филиал Санкт-Петербург) Компания FB LEASING Компания Бегарат Трубная металлургическая компания Клиенты и проекты

29. Минимальные сроки внедрения системы; Комплексность решения (создание электронного архива под ключ, включая сканирование, Индексацию данных и поставку системы); Готовое решение (настройка данных:структур, атрибутов, справочных значений без Программирования, в интерфейсах системы); Масштабируемость; Возможность самостоятельной установки и настройки системы; Интеграция с другими информационными системами и приложениями; Наши преимущества: Наши преимущества:

30. Технические характеристики системы Система электронного архива Веб-интерфейс Архитектура системы электронного архива STOR-M 3; Возможности интеграции с другими информационными системами и приложениями; Работа в кластерном режиме Требования к аппаратному обеспечению; Требования к клиентскому / аппаратному и программному обеспечению

31. Система STOR-M 3 имеет трехзвенную архитектуру . Клиентское приложение (оба - полный клиент и веб-клиент) не содержит данных и логики работы системы. Вся логика работы с системой находится на сервере приложений . Все данные системы, за исключением файлов (электронных документов или их копий), храняться в СУБД . Электронные документы или их копий располагаются в файловой структуре , имеющей определенную структуру. Система STOR-M может работать как на одном сервере так и, при необходимости, масштабироваться на несколько серверов для распределения нагрузки от большого числа одновременно работающих пользователей. Система STOR-M 3 позволяет поддерживать высокую производительность системы при ОЧЕНЬ больших нагрузках. Архитектура системы

32. Возможности интеграции с другими информационными системами и приложениями Система электронного архива Веб-интерфейс Система STOR-M 3 построена по принципу трехзвенной ИС и является полнофункциональным Enterprise приложением, работающим под управлением JEE сервера приложений, что обеспечивает широкий спектр возможностей по интеграции сторонних приложений с системой: Интеграция путем регулярной выгрузки информации из STOR-M 3 во внешние файлы данных для их последующей обработки в сторонней информационной системе; Прямой доступ к таблицам базы данных STOR-M 3; Использование веб служб, публикуемых STOR-M 3; Система STOR-M 3 публикует веб службы , с помощью которых его собственные компоненты производят взаимодействие с сервером . Любые другие сторонние системы и приложения так же имеют возможность использовать эти веб службы . Использование WebSDK, для создания собственных веб приложений, работающих с данными STOR-M 3; Использование Java-коннектора STOR-M 3 в собственных Java программах, веб и enterprise приложениях для получения доступа к данным системы.

33. Кластерный режим инсталляции STOR-M 3 Система электронного архива Веб-интерфейс Подключения к такому кластеру коммутируются программным или аппаратным балансировщиком нагрузки, перенаправляющим запросы от клиентов на наименее загруженные узлы. Ваша компания имеет множество филиалов и представительств, разбросанных по всей стране. Как собрать воедино всю финансовую документацию, чтобы видеть полную картину дел, как контролировать и держать руку на пульсе во всех точках распределенной компании? С ростом числа клиентов для выравнивания производительности, а также для обеспечения отказоустойчивости системы, STOR-M 3 может быть установлен в кластер, когда несколько физических серверов STOR-M 3 представляют собой единый логический архив.

34. Серверные компоненты архивной системы (сервер приложений, веб-сервер, СУБД, файловое хранилище) устанавливаются на выделенный сервер с рекомендуемой конфигурацией и следующим системным ПО: Минимальная тактовая частота процессора - 1 ГГц (рекомендованная тактовая частота - 2 Ггц); Количество процессоров — 2-4; Минимальные требования к ОЗУ - 8 Гб (рекоммендуемые — 16Гб); Свободное дисковое пространство под систему - 1 Гб, под данные - расчетная величина; Свободное дисковое пространство под данные - расчетная величина; Операционная система - Uniх/linux, Windows 2000, 2003, 2005 (64 bit) Server, MacOS X 10.5; СУБД: MS SQL 2000/2005, MySQL 5, Oracle 10, PostgreSQL 8 (подробнее о СУБД можно прочитать в разделе "Поддерживаемые СУБД"). Требования к аппаратному обеспечению Требования к аппаратному обеспечению

35. Требования к клиентскому аппаратному и программному обеспечению Требования к аппаратному обеспечению К рабочим станциями читателей не предъявляется каких-либо требований. Рабочие станции редакторов должны удовлетворять следующим условиям: Разрешение экрана не менее 1024х768 пикселей (для наиболее комфортной работы рекомендуется использовать разрешение по горизонтали от 1280 точек и широкоформатные экраны); Не менее 1Gb оперативной памяти; Не менее 10 Гб свободного места на жестком диске;. Операционная система — любая.

36. Спасибо за внимание! Требования к аппаратному обеспечению