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Organización
Taller de Gerencia de Proyectos
           Fecha y Lugar
Gerencia de title style
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       Proyectos de
       Desarrollo


   Agenda
• Incrementar el conocimiento de
  nuevas practicas y métodos en el
  manejo de proyectos
• Validar el contenido de la
  metodología en relación a los
  desafíos locales
Día 1
09:00 – 09:15 - Presentaciones y agenda del taller
09:15 – 10:15 - Fundamentos de la gerencia de
               proyectos
10:15 – 10:45 - Manejo del alcance de proyectos en
               relación al marco lógico
10:45 – 11:00 - Café
11:00 – 11:30 - Trabajo en Grupo - EDT
11:30 – 12:00 - Manejo y desarrollo de cronogramas y
               planes de acción
12:00 – 01:30 - Almuerzo
Día 1, cont..
01:30 – 02:30 - Manejo y monitoreo de presupuestos
02:30 – 03:00 - Control de la calidad
03:00 – 03:15 - Café
03:15 – 03:45 - Desarrollo y manejo de un equipo de
  trabajo
03:45 – 04:15 - Técnicas para manejar las relaciones
               con quot;stakeholdersquot;
04:15 – 05:00 - Trabajo en Grupo - Stakeholders
Día 2
09:00 – 09:30 - Manejo de la información del proyecto
09:30 – 10:00 - Manejo de riesgos en el proyecto
10:15 – 10:30 - Café
10:30 – 11:00 - Trabajo en grupo - Riesgos
11:00 – 11:30 - Manejo de contratos
12:00 – 01:30 – Almuerzo
Día 2, cont..
01:30 – 02:30 - Los procesos de inicio de un proyecto
02:30 – 03:00 - Los procesos de planificación del
               proyecto
03:00 – 03:30 - Los procesos de implementación
03:30 – 03:45 - Café
03:45 – 04:15 - Los procesos de monitoreo
04:15 – 04:45 - Los procesos de adaptación
04:45 – 05:15 - Los procesos de cierre del proyecto
• Presentación de las definiciones, practicas,
  métodos y procesos.
• Trabajo en grupo en el uso de las herramientas y
  métodos
• Presentación del trabajo en Grupo
• Compartir Conocimientos
• Evaluación del temario del taller
Gerencia de title style
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       Proyectos de
       Desarrollo

 FUNDAMENTOS
• ¿ Que se entiende por proyecto?
• ¿ Que definiciones existen que podemos usar?
• Ejemplos de definiciones
  –1
  –2
  –3
  –4
Definición del PMI

“Un proyecto es un esfuerzo
temporal que se lleva a cabo para
crear un producto, servicio o
resultado único”

www.pmi.org
• ¿ Que se entiende por gerencia de proyectos?
• ¿ Que definiciones existen que podemos usar?
• Ejemplos de definiciones
  –1
  –2
  –3
  –4
Definición del PMI
“La dirección de Proyectos es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades de un proyecto para
satisfacer los requisitos de un proyecto”

www.pmi.org
• Listar las características que hacen a los
  proyectos de desarrollo diferentes de otro tipo
  de proyectos
  –1
  –2
  –3
  –4
IMPLEMENT




                              MONITOR
           PLAN


INITIATE                                CLOSE




                  ADAPT
• ¿Que desafíos y problemas enfrentan los
  proyectos actuales?
• ¿Que ha cambiado en los últimos años acerca
  de los proyectos de desarrollo que haya
  incrementado los desafíos?
• ¿Que nuevas competencias se requieren de los
  gerentes de proyecto?
• ¿ Cuales son las consecuencias para la
  organizaciones de desarrollo (ONG) si no
  podemos adaptar nuestros métodos de trabajo
  para enfrentar los nuevos desafíos?
• ¿ Que ejemplos actuales tenemos que muestran
  la necesidad de usar nuevos métodos, técnicas y
  practicas gerenciales para los proyectos de
  desarrollo?
Gerencia de title style
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       Proyectos de
       Desarrollo

    ELEMENTOS
• Alcance, los limites del proyecto
• Cronograma o tiempo de ejecución del
  proyecto
• Presupuesto, los fondos del proyecto
• Calidad, las expectativas de los
  beneficiarios
alcance



             calidad


cronograma             presupuesto
• ¿Cuales son los roles de un Gerente?
• ¿Son estos roles estándar en todos los proyectos?
• ¿Cuales deberían ser los roles de un gerente de
  proyecto?
• ¿Que factores contribuyen a la selección de un
  gerente?
• Integrador, para asegurar que los planes, las
  estrategias y actividades sean un esfuerzo
  conjunto.
• Comunicador, de las metas y progreso del
  proyecto para lograr el apoyo y soporte al
  proyecto.
• Líder, motivar e inspirar al equipo de trabajo
  mediante la visión y metas del proyecto.
• ¿Cuales son las responsabilidades actuales de un
  Gerente de Proyectos.
• ¿Son estas responsabilidades un estándar?
• ¿Que responsabilidades son necesarias y cuales
  no?
• Planificar, desarrollar los planes para la
  implementación del proyecto
• Organizar, definir la estructure y desarrollar al
  equipo humano que
• Dirigir, liderar y motivar al equipo de trabajo y a
  otros actores del proyecto
• Controlar, monitoreo del avance del proyecto y
  definir cambios y ajustes
• ¿Que habilidades y competencias se requieren
  para llevar adelante un proyecto exitosamente?
• ¿Son estas competencias parte de su desarrollo
  profesional?
• Solución de Problemas, decidir sobre la mejor
  opción en base a las alternativas presentadas
• Negociar, con beneficiarios, socios y otros
  actores del proyecto
• Conceptualizar, problemas y soluciones y
  diseñar estrategias
• Interpersonales, manejo del equipo humano que
  incluye a los beneficiarios y socios
• Comunicación, para informar sobre el progreso
  y/o cambios del proyecto
• ¿Como se organizan y estructuran los proyectos
  dentro de una organización?
• ¿Que ejemplos pueden compartir?
• ¿Que ventajas y desventajas existen?
• Organización Programática, basada en temas o
  aéreas programáticas como Salud, RNA,
  Educación etc.
• Organización de Proyectos, En base a proyectos
  dedicados a temas o aéreas programáticas
  múltiples
• Organización Matricial, mescla de organización
  programática y de proyectos
Director



                Program Manager               Program Manager                            Program Manager
                   Health Unit                 Education Unit                             Emergency Unit




                    Project Manager            Project Manager                Project Manager               Project Manager
                     Health Project            Education Project             Emergency Project             Emergency Project



            Staff       Staff         Staff   Staff           Staff        Staff           Staff                Staff



                        Staff         Staff           Staff




Ventajas:                                                                  Desventajas:
1                                                                          1
2                                                                          2
3                                                                          3
Director



                    Project Manager            Project Manager                    Project Manager      Project Manager
                     Health Project            Education Project                 Emergency Project    Emergency Project



            Staff        Staff        Staff   Staff           Staff          Staff            Staff        Staff



                         Staff        Staff           Staff




Ventajas:                                                                    Desventajas:
1                                                                            1
2                                                                            2
3                                                                            3
Director


                                Program Manager   Program Manager   Program Manager
                                   Health Unit     Education Unit    Emergency Unit




                                     Staff             Staff
             Project Manager
              Health Project
                                                                         Staff
                                     Staff             Staff




            Project Manager
            Education Project
                                     Staff             Staff             Staff




             Project Manager
            Emergency Project
                                     Staff                               Staff

             Project Manager
            Emergency Project
                                                                         Staff




Ventajas:                                             Desventajas:
1                                                     1
2                                                     2
3                                                     3
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         Proyectos de
         Desarrollo


PROCESOS GERENCIALES
•   Gestión del Alcance
•   Gestión del Cronograma
•   Gestión del Presupuesto
•   Gestión de la Calidad
•   Gestión del Equipo de Proyecto
•   Gestión de los “Interesados del Proyecto”
•   Gestión de la Información
•   Gestión de los Riesgos
•   Gestión de los Contratos
Definición de Procesos
Un proceso es definido como una serie de
actividades secuenciales que deben ser
desarrolladas para conseguir un a meta
Procesos en la gerencia de proyectos requieren de
tres elementos:
1. Insumo
2. Técnicas
3. Resultados
INSUMOS   TECNICAS   RESULTADOS
INSUMOS, se refiere a la información, documentos,
políticas, restricciones y otros elementos que
contribuyen al diseño del proceso y a la calidad de los
resultados

TECNICAS, se refiere a las técnicas, herramientas y
practicas para desarrollar los resultados esperados
del proceso

RESULTADOS, son los documentos, planes, acciones,
métodos que el proyecto genera o usa
Los procesos gerenciales siguen un ciclo de calidad
para adaptar, aprender y mejorar los resultados de
una forma continua.

                         Hacer




                  Plan             Revisar




                         Adaptar
TECNICAS

INSUMOS            Hacer
                                      RESULTADOS



          Plan              Revisar




                  Adaptar
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       Proyectos de
       Desarrollo

Gestión del Alcance
• Planificación y Definición del Alcance
  – Creación metas y objetivos del proyecto (Marco Lógico) y
    del EDT (Estructura del Desglose del Trabajo)
• Asignar Tareas
  – Actividades para el equipo, consultores y socios
• Verificación y Control del Alcance
  – Monitoreo de las actividades y resultados iníciales
• Adaptar el Alcance
  – Mejorar los métodos, cantidades y recursos utilizados
• INSUMOS – Lecciones de otros proyectos,
  ejemplos de proyectos similares, M&E, contrato
  del donante, solicitud de cambios
• TECNICAS – EDT, marco lógico, análisis de
  alternativas, juicio de expertos, análisis de
  interesados
• RESULTADOS – Documento de alcance del
  trabajo, plan de gestión del alcance del proyecto,
  cambios solicitados
• El EDT es una descomposición jerárquica
  orientada a los servicios o productos entregables
  del proyecto
• La EDT Subdivide el trabajo del proyecto en
  porciones mas pequeñas y fáciles de manejar
• En Base a los ejemplos actuales desarrollar un
  EDT para cada proyecto
• Tiempo = 20 minutos
• Presentación = 5 minutos
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         Proyectos de
         Desarrollo

Gestión del Cronograma
• Definir y Estimar el Cronograma del Proyecto
  – Estimaciones y desarrollo del Diagrama GANTT
• Publicar y Ejecutar el Cronograma
  – Negociar y establecer las fechas claves del cronograma
    con beneficiarios y socios
  – Actualizar el avance del cronograma
• Monitoreo del Cronograma
  – Revisión del avance en relación al plan original
• Actualizar el Cronograma
  – En base a cambios en el alcance, estrategias y eventos
    que impactan al proyecto
• INSUMOS – Ejemplos de proyectos similares,
  EDT, Alcance del trabajo, factores externos
• TECNICAS – Estimación de duración, diagramas
  de cronogramas (GANTT), técnicas para
  optimizar la duración del proyecto
• RESULTADOS – Cronograma del proyecto, ajustes
  y cambios al cronograma, plan de manejo del
  cronograma
• Cronograma del proyecto, Ejemplos gráficos
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          Proyectos de
          Desarrollo

Gestión del Presupuesto
• Definición del Presupuesto
  – Estimaciones de los costos del proyecto y aprobación
    del presupuesto
• Ejecución del Presupuesto
  – Autorización de gastos
• Monitoreo del Presupuesto
  – Control de gastos en base al avance del proyecto,
    técnicas de valor ganado (TVG)
• Modificaciones al Presupuesto
  – Acciones correctivas y cambios autorizados
• INSUMOS – Ejemplos de proyectos similares,
  Alcance del trabajo, cronograma, contratos,
  condiciones de mercado, factores externos
• TECNICAS – Estimación de costos, Plan de
  cuentas, análisis de variaciones
• RESULTADOS – Presupuesto del proyecto, ajustes
  y cambios al presupuesto, plan de manejo del
  presupuesto, reportes
Ejercicio de la Técnica del Valor Ganado
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        Proyectos de
        Desarrollo

Gestión de la Calidad
• ¿Que definiciones tenemos actualmente sobre la
  calidad?
• ¿Por que la calidad es importante?
• ¿Que factores influyen a la calidad?
• ¿Quienes define la calidad en un proyecto?
La Calidad es definida como el grado en que el
conjunto de las características inherentes de una
entidad (bien o servicio) que determinan su
habilidad de satisfacer las necesidades definidas.
• Definir la Calidad
  – Determinar la calidad y estándares para el proyecto
• Seguimiento de Calidad
  – Asegurar de que la calidad es parte de las tareas del
    proyecto
• Control de Calidad
  – Monitoreo y auditorias de calidad
• Mejorar la Calidad
  – Hacer cambios y mejoras para incrementar la calidad
    de los resultados
• INSUMOS – Estándares de calidad, normas
  internacionales, requisitos de donantes y
  beneficiarios
• TECNICAS – Estudios causa/efecto, estudios
  comparativos, auditorias de calidad, análisis de
  procesos
• RESULTADOS – Plan de calidad, mejoras de
  calidad
Gerencia de title style
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        Proyectos de
        Desarrollo

Dirección del Equipo
• ¿Que definiciones tenemos actualmente sobre la
  dirección de equipo?
• ¿Por que la dirección de equipo es importante?
• ¿Que factores influyen en la dirección de equipo?
La planificación del equipo del proyecto determina
los roles, responsabilidades y relaciones de
informe. Determina los pasos para conseguir los
recursos requeridos y las técnicas para mejorar su
desempeño
El objetivo es tener el personal adecuado en el
momento adecuado haciendo el trabajo adecuado
• Identificación del Equipo
  – Proceso de identificar las habilidades y competencias
    requeridas para llevar adelante el trabajo del proyecto
• Formar el Equipo
  – La organización del equipo y desarrollo de sus
    capacidades para su desempeño en el proyecto,
    asignación de roles y responsabilidades
• Evaluación del Equipo
  – Evaluación del desempeño del equipo y manejo de
    conflictos internos
• Mejoras del Equipo
  – Mejorando el desempeño del equipo, uso de técnicas de
    motivación
• INSUMOS – EDT, normas organizacionales,
  requisitos de donantes, mercado laboral,
  descripción de cargos
• TECNICAS –Organigramas, Matriz Asignación de
  Responsabilidades, Formación de equipos,
  Histogramas, Técnicas de Motivación, Evaluación
  del Desempeño
• RESULTADOS – Matriz de responsabilidades, Plan
  de adquisición de HR, plan de capacitación,
  resultados de evaluaciones
Gerencia de title style
    Click to edit Master
           Proyectos de
           Desarrollo

Relaciones con Interesados
• ¿Quiénes son los interesados del proyecto?
• ¿Que tipos de influencia tiene en el proyecto?
• ¿Que niveles de interés tiene en el proyecto?
• ¿Cómo podemos determinar su grado de interés
  e influencia en el proyecto?
Los “stakeholders”, o interesados en el proyecto,
son todas aquellas personas o instituciones que
tiene un interés en el proyecto debido a que el
proyecto va a impactarlos positivamente o
negativamente
• Mapa de Interesados
  – Proceso de identificar y analizar los interesados y
    desarrollar estrategias para ganar su apoyo
• Desarrollar las Relaciones
  – Implementar las estrategias mediante comunicaciones y
    desarrollo de relaciones
• Evaluación de Relaciones
  – Evaluación de las estrategias
• Mejoras de las Relaciones
     • Mejoras continuas de las relaciones en base a las
       evaluaciones y cambios en el proyecto
• INSUMOS – Marco Lógico, Información histórica
  de otros proyectos, contrato con donante,
  Beneficiarios, “stakeholders”
• TECNICAS –Análisis de Interesados,
  Comunicaciones, Negociaciones
• RESULTADOS – Estrategias de manejo de
  relaciones, Mapa de Interesados, Plan de
  comunicaciones
Mapa de los Interesados del Proyecto
Stakeholder         Influencia   Tipo de Influence   Interes   Tipo de    Impacto
                                                               Interest

Donante



Beneficiarios

Socios



Gobiernos locales




Otras ONGs



Otrost
Mapa de los Interesados del Proyecto

                 H ig h
                              A                                                B
                                  K eep                         K eep
                                  C o m m itte d                S a tisfie d



           In flu e n c e



                                  K eep                         K eep
                                  In fo rm e d                  E n ga g e d


                              D                                                C
                 Low


                            Low                                                H ig h
                                                 In te re s t
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   Click to edit Master
          Proyectos de
          Desarrollo

Gestión de la Información
• ¿Cuál es la información del Proyecto?
• ¿Quiénes son los usuarios de la información?
• ¿Que información requieren los stakeholders?
• ¿Que efectos existen por un mal manejo de la
  información?
• ¿Qué se requiere para hacer un buen manejo de
  la información?
• Plan de Información
  – Proceso de definición de las necesidades de información
    y planes para el manejo de la información
• Gestión de la Información
  – Procesos de colección, análisis, reporte y distribución de
    la información
• Evaluación de la Información
  – Evaluación de los resultados de la gestión de la
    información
• Mejoras a la Gestión de la Información
  – Mejoras al proceso de manejo de la información
• INSUMOS – Beneficiarios, Marco Lógico,
  Información Secundaria, Necesidades de
  información de los “stakeholders”
• TECNICAS –Colección y análisis de Información,
  Sistema de Información del Proyecto, bases de
  datos, tecnología de información
• RESULTADOS – Plan de Manejo de información,
  Plan de comunicaciones, reportes
Define


      Evaluate               Locate



                 Organize
Use                                    Select
                 and Store



      Report                 Collect



                 Analyze
Matriz para identificar las necesidades de información
  Quien               Que   Por Que   Cua ndo   Como
  Donante


  Gobiernos locales


  Proyecto


  Beneficiarios


  Socios


  Gerencia


  Atlanta
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       Proyectos de
       Desarrollo

Gestión de Riegos
• ¿Cuáles son los riesgos del proyecto?
• ¿Cómo se puede determinar el impacto de un
  riesgo al proyecto?
• ¿Que medidas existen para disminuir los riesgos?
• ¿Qué ejemplos de riegos existen en los
  proyectos?
La Gestión de Riesgos es el proceso de identificar,
analizar y responder a riesgos durante el ciclo de
vida del proyecto, con el objetivo de asegurar que
el proyecto pueda ser capaz de completar sus
objetivos.
Riesgo se define como la posibilidad de un
perjuicio o daño que resulta por un proceso o
evento futuro. Riesgo esta relacionado a la
probabilidad de que el evento suceda o no suceda
• Planificación de Riesgos
  – Identificación, evaluación y desarrollo de planes de
    contingencia
• Monitoreo y respuesta a eventos de riesgo
  – Actividades de monitoreo de riesgos y ejecución de los
    planes de contingencia
• Evaluación de Riesgos
  – Evaluación del plan de riesgos e identificación de nuevos
    riesgos
• Mejoras al plan de Riesgos
  – Acciones para mejorar la respuestas a riesgos y la
    identificación de nuevos riesgos
• INSUMOS – Factores ambientales, sociales y
  económicos, beneficiarios, EDT
• TECNICAS –Análisis cualitativo y cuantitativo de
  riesgos, diagrama causa efecto, evaluación de
  probabilidades, árbol de decisiones
• RESULTADOS – Registro de riesgos, Plan de
  manejo de riesgos, planes de contingencias,
Riesgo   Probabilidad     Impacto   Factor de   Prioridad     Plan de
                                      Riesgo                 Contingencia

Riesgo    Medio (2)      Bajo (1)       2           4
A
Riesgo    Bajo (1)       Alto (3)       3           3
B
Riesgo Alto (3)          Alto (3)       9           1
C
Riesgo    Medio (2)      Alto (3)       6           2
D
Risk
              High Probability
Probability




                                                         Low Probability



                                          Project Timeline




                                                                                          Risk
                                                                           High Impact
                                                                                         Impact




                             Low Impact



                                          Project Timeline
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           Proyectos de
           Desarrollo

Administración de Compras
La administración de Compras incluye los procesos
para comprar o adquirir los productos, servicios o
resultados necesarios fuera del equipo del
proyecto para realizar el trabajo requerido
• ¿ Cuales son los problemas mas frecuentes en la
  administración de compras?
• ¿ Cuales son las consecuencias para el proyecto
  de una mala planificación de compras?
• Plan de Compras
  – Proceso de identificar y analizar los requerimientos de
    bienes y servicios del proyecto así como los costos,
    tiempos, calidad y restricciones del donante
• Solicitación de Compras
  – Proceso de selección de vendedores y firma de contratos
• Evaluación del Proceso de Compras
  – Evaluación del plan de compras y resultados de los bienes
    y servicios adquiridos, cierre de contratos
• Mejoras del Proceso de Compras
     • Mejoras al proceso y selección de vendedores
• INSUMOS – EDT, Contrato de donante, datos
  históricos, datos del mercado
• TECNICAS – Solicitud y análisis de Cotizaciones,
  Contratos estándar, negociación de contratos,
  auditoria de contratación
• RESULTADOS – plan de adquisiciones, criterios
  de evaluación, TOR, contratos, evaluación de
  proveedores/consultores,
Gerencia de title style
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        Proyectos de
        Desarrollo


CICLO DEL PROYECTO
implement




initiate   plan               monitor   close




                    adapt
Alcanze        Cronograma        Presupuesto         Calidad




 Inicio           Planear        Implementar   Monitoreo     Adaptar         Cerrar




Informacion             Equipo        Stakeholders     Contratos             Riesgos
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         Proyectos de
         Desarrollo

Iniciación del Proyecto
¿ Como se inician los proyectos de desarrollo?



¿ Que pasos incluye la iniciación de un proyecto?
• Concepto del Proyecto, donde de la idea de un proyecto
  emerge como el resultado de un diagnostico y análisis de las
  necesidades de una comunidad o grupo
• Aprobación del Concepto, paso donde la idea recibe apoyo de
  la organización para iniciar la búsqueda de fondos/donantes
• Propuesta de Proyecto, el diseño del proyecto y sus
  estrategias de implementación, cronograma, equipo y
  presupuesto para entrega a un donante
• Aprobación de la Propuesta, proceso de aprobación en base a
  las normas del donante
• Negociación de Contrato, proceso de negociaciones con el
  donante
• Firma de Contrato, y aprobación para iniciar la fase de
  planificación
Concepto




           ok?




                 Propuesta   Ok?   Negociación




                                    Contrato
Gerencia de title style
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        Proyectos de
        Desarrollo

Planificar el Proyecto
• ¿ Cuales son los planes mas importantes para un
  proyecto de desarrollo?



• ¿ Que pasos incluye la planificación de un
  proyecto?
• Acta de Constitución del Proyecto, documento que da
  autorización para iniciar las actividades del proyecto
• Organización y desarrollo del equipo del proyecto,
  incluye la contratación de personal
• Iniciación del Proyecto, el equipo de proyecto se reúne
  para oficialmente iniciar el proyecto, incluye la
  participación de beneficiarios
• Planes del proyecto, desarrollo de los planes del proyecto
  con el equipo que incluye la participación de socios y
  otros interesados
• Aprobación de los planes, por supervisores o equipo
  gerencial de la organización. Puede incluir al donante y
  otros interesados
• Comunicación y socialización de los planes de proyecto
Acta   Equipo




       Inicio   Planes      ok?




                         Comunicar
Gerencia de title style
   Click to edit Master
          Proyectos de
          Desarrollo

Implementar el Proyecto
¿ Que se requiere para poder implementar un
proyecto de desarrollo?



¿ Que pasos incluye la implementación de un
proyecto?
• Organizar y desarrollar al equipo de proyecto, definir
  roles y responsabilidades para signar las actividades del
  proyecto
• Implementar los planes y asignar las actividades al equipo
  de proyecto
• Administración de contratos, contrato del donante y
  procesos de subcontratos con socios
• Proceso de compras, inicio de adquisiciones de bienes y
  servicios
• Aseguramiento de Calidad, implementar los estándares
  de calidad
• Reportes de progreso del proyecto, proceso de manejo
  de información y comunicaciones del proyecto
Organización




          Implementación




                           Contratos   Compras   Calidad




                                                 Reportes
Gerencia de title style
  Click to edit Master
         Proyectos de
         Desarrollo

Monitoreo del Proyecto
• ¿ Que significa el monitoreo de proyectos de
  desarrollo?

• ¿ Por que es importante el monitoreo de
  proyectos de desarrollo?

• ¿ Que pasos incluye el monitoreo de un
  proyecto?
• Evaluar el desempeño del proyecto, en las áreas de
  alcance, cronograma, presupuesto y calidad
• Control de calidad, control de los estándares de calidad,
  auditoria de calidad
• Monitoreo de riesgos, en base a las suposiciones
  originales
• Evaluación de equipo, determinar el nivel de desempeño
  del equipo y de cada miembro del equipo
• Reportes de desempeño, informes sobre desviaciones de
  los planes originales
• Determinar cambios, cambios y mejoras a los planes
  originales del proyecto
Desempeño




Riesgos    Calidad    Equipo




           Reportes            Cambios
Gerencia de title style
 Click to edit Master
        Proyectos de
        Desarrollo

Adaptar el Proyecto
¿ Por que es necesario adaptar los planes del
proyecto?



¿ Que pasos se requieren para adaptar un
proyecto?
• Revisar los reportes de desempeño, y analizar las
  causas que ocasionaron las variaciones
• Revisar los pedidos de cambios al proyecto,
  cambios al alcance, cronograma, y presupuesto
• Desarrollar propuesta para efectuar los cambios,
  definir el impacto al proyecto debido a los cambios
• Proceso de aprobación de cambios al proyecto,
  donante , gerencia, beneficiarios, socios
• Actualizar los planes del proyecto, de acuerdo a las
  aprobaciones
• Capturar las lecciones aprendidas
Reportes   Ok?               Cambios         Ok?




                 Propuesta             Ok?         Actualizar




                                                   Lecciones
Gerencia de title style
Click to edit Master
       Proyectos de
       Desarrollo

Cerrar el Proyecto
¿ Como se concluyen los proyectos de desarrollo?



¿ Que pasos incluye el cierre de un proyecto?
• Evaluación del Proyecto, participación en la evaluación del
  proyecto por evaluadores internos o externos, incluye
  participación de beneficiarios.
• Reporte Final del Proyecto, reporte a donantes, organización
  y grupos de interesados, reporte en base a obligaciones
  contractuales y gerenciales
• Cierre de Contratos, finalizar los contratos con vendedores,
  consultores, cierre de sub-contratos con socios.
• Cierre administrativo del proyecto, archivo de documentos,
  cierre financiero, entrega de los bienes y activos del proyecto.
• Reasignación del equipo de proyecto, evaluaciones finales de
  desempeño, cartas de recomendación
• Distribuir las lecciones del proyecto, publicar y compartir las
  lecciones que se aprendieron y que beneficiaran a otros
  proyectos similares
Evaluación




Reporte   Contratos    Equipo




           Cierre
                                Lecciones
           Admin
• www.pmi.org el instituto de gerencia de
  proyectos, certificación internacional y
  estándares mundiales
• INGO-PMI, iniciativa de LINGOS de llevar
  adelante cursos y metodologías para la gerencia
  de proyectos en ONGs
• http://ingo.sharepoint.apptix.net/ngopmi/
• CARE PQDL http://pqdl.care.org/default.aspx
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Fundamentos de al Gerencia de Proyectos

  • 1. Click to edit Master title style Organización Taller de Gerencia de Proyectos Fecha y Lugar
  • 2. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Agenda
  • 3. • Incrementar el conocimiento de nuevas practicas y métodos en el manejo de proyectos • Validar el contenido de la metodología en relación a los desafíos locales
  • 4. Día 1 09:00 – 09:15 - Presentaciones y agenda del taller 09:15 – 10:15 - Fundamentos de la gerencia de proyectos 10:15 – 10:45 - Manejo del alcance de proyectos en relación al marco lógico 10:45 – 11:00 - Café 11:00 – 11:30 - Trabajo en Grupo - EDT 11:30 – 12:00 - Manejo y desarrollo de cronogramas y planes de acción 12:00 – 01:30 - Almuerzo
  • 5. Día 1, cont.. 01:30 – 02:30 - Manejo y monitoreo de presupuestos 02:30 – 03:00 - Control de la calidad 03:00 – 03:15 - Café 03:15 – 03:45 - Desarrollo y manejo de un equipo de trabajo 03:45 – 04:15 - Técnicas para manejar las relaciones con quot;stakeholdersquot; 04:15 – 05:00 - Trabajo en Grupo - Stakeholders
  • 6. Día 2 09:00 – 09:30 - Manejo de la información del proyecto 09:30 – 10:00 - Manejo de riesgos en el proyecto 10:15 – 10:30 - Café 10:30 – 11:00 - Trabajo en grupo - Riesgos 11:00 – 11:30 - Manejo de contratos 12:00 – 01:30 – Almuerzo
  • 7. Día 2, cont.. 01:30 – 02:30 - Los procesos de inicio de un proyecto 02:30 – 03:00 - Los procesos de planificación del proyecto 03:00 – 03:30 - Los procesos de implementación 03:30 – 03:45 - Café 03:45 – 04:15 - Los procesos de monitoreo 04:15 – 04:45 - Los procesos de adaptación 04:45 – 05:15 - Los procesos de cierre del proyecto
  • 8. • Presentación de las definiciones, practicas, métodos y procesos. • Trabajo en grupo en el uso de las herramientas y métodos • Presentación del trabajo en Grupo • Compartir Conocimientos • Evaluación del temario del taller
  • 9. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo FUNDAMENTOS
  • 10. • ¿ Que se entiende por proyecto? • ¿ Que definiciones existen que podemos usar? • Ejemplos de definiciones –1 –2 –3 –4
  • 11. Definición del PMI “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único” www.pmi.org
  • 12. • ¿ Que se entiende por gerencia de proyectos? • ¿ Que definiciones existen que podemos usar? • Ejemplos de definiciones –1 –2 –3 –4
  • 13. Definición del PMI “La dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos de un proyecto” www.pmi.org
  • 14. • Listar las características que hacen a los proyectos de desarrollo diferentes de otro tipo de proyectos –1 –2 –3 –4
  • 15. IMPLEMENT MONITOR PLAN INITIATE CLOSE ADAPT
  • 16. • ¿Que desafíos y problemas enfrentan los proyectos actuales? • ¿Que ha cambiado en los últimos años acerca de los proyectos de desarrollo que haya incrementado los desafíos? • ¿Que nuevas competencias se requieren de los gerentes de proyecto?
  • 17. • ¿ Cuales son las consecuencias para la organizaciones de desarrollo (ONG) si no podemos adaptar nuestros métodos de trabajo para enfrentar los nuevos desafíos?
  • 18. • ¿ Que ejemplos actuales tenemos que muestran la necesidad de usar nuevos métodos, técnicas y practicas gerenciales para los proyectos de desarrollo?
  • 19. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo ELEMENTOS
  • 20. • Alcance, los limites del proyecto • Cronograma o tiempo de ejecución del proyecto • Presupuesto, los fondos del proyecto • Calidad, las expectativas de los beneficiarios
  • 21. alcance calidad cronograma presupuesto
  • 22. • ¿Cuales son los roles de un Gerente? • ¿Son estos roles estándar en todos los proyectos? • ¿Cuales deberían ser los roles de un gerente de proyecto? • ¿Que factores contribuyen a la selección de un gerente?
  • 23. • Integrador, para asegurar que los planes, las estrategias y actividades sean un esfuerzo conjunto. • Comunicador, de las metas y progreso del proyecto para lograr el apoyo y soporte al proyecto. • Líder, motivar e inspirar al equipo de trabajo mediante la visión y metas del proyecto.
  • 24. • ¿Cuales son las responsabilidades actuales de un Gerente de Proyectos. • ¿Son estas responsabilidades un estándar? • ¿Que responsabilidades son necesarias y cuales no?
  • 25. • Planificar, desarrollar los planes para la implementación del proyecto • Organizar, definir la estructure y desarrollar al equipo humano que • Dirigir, liderar y motivar al equipo de trabajo y a otros actores del proyecto • Controlar, monitoreo del avance del proyecto y definir cambios y ajustes
  • 26. • ¿Que habilidades y competencias se requieren para llevar adelante un proyecto exitosamente? • ¿Son estas competencias parte de su desarrollo profesional?
  • 27. • Solución de Problemas, decidir sobre la mejor opción en base a las alternativas presentadas • Negociar, con beneficiarios, socios y otros actores del proyecto • Conceptualizar, problemas y soluciones y diseñar estrategias • Interpersonales, manejo del equipo humano que incluye a los beneficiarios y socios • Comunicación, para informar sobre el progreso y/o cambios del proyecto
  • 28. • ¿Como se organizan y estructuran los proyectos dentro de una organización? • ¿Que ejemplos pueden compartir? • ¿Que ventajas y desventajas existen?
  • 29. • Organización Programática, basada en temas o aéreas programáticas como Salud, RNA, Educación etc. • Organización de Proyectos, En base a proyectos dedicados a temas o aéreas programáticas múltiples • Organización Matricial, mescla de organización programática y de proyectos
  • 30. Director Program Manager Program Manager Program Manager Health Unit Education Unit Emergency Unit Project Manager Project Manager Project Manager Project Manager Health Project Education Project Emergency Project Emergency Project Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Ventajas: Desventajas: 1 1 2 2 3 3
  • 31. Director Project Manager Project Manager Project Manager Project Manager Health Project Education Project Emergency Project Emergency Project Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Ventajas: Desventajas: 1 1 2 2 3 3
  • 32. Director Program Manager Program Manager Program Manager Health Unit Education Unit Emergency Unit Staff Staff Project Manager Health Project Staff Staff Staff Project Manager Education Project Staff Staff Staff Project Manager Emergency Project Staff Staff Project Manager Emergency Project Staff Ventajas: Desventajas: 1 1 2 2 3 3
  • 33. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo PROCESOS GERENCIALES
  • 34. Gestión del Alcance • Gestión del Cronograma • Gestión del Presupuesto • Gestión de la Calidad • Gestión del Equipo de Proyecto • Gestión de los “Interesados del Proyecto” • Gestión de la Información • Gestión de los Riesgos • Gestión de los Contratos
  • 35. Definición de Procesos Un proceso es definido como una serie de actividades secuenciales que deben ser desarrolladas para conseguir un a meta Procesos en la gerencia de proyectos requieren de tres elementos: 1. Insumo 2. Técnicas 3. Resultados
  • 36. INSUMOS TECNICAS RESULTADOS
  • 37. INSUMOS, se refiere a la información, documentos, políticas, restricciones y otros elementos que contribuyen al diseño del proceso y a la calidad de los resultados TECNICAS, se refiere a las técnicas, herramientas y practicas para desarrollar los resultados esperados del proceso RESULTADOS, son los documentos, planes, acciones, métodos que el proyecto genera o usa
  • 38. Los procesos gerenciales siguen un ciclo de calidad para adaptar, aprender y mejorar los resultados de una forma continua. Hacer Plan Revisar Adaptar
  • 39. TECNICAS INSUMOS Hacer RESULTADOS Plan Revisar Adaptar
  • 40. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Gestión del Alcance
  • 41. • Planificación y Definición del Alcance – Creación metas y objetivos del proyecto (Marco Lógico) y del EDT (Estructura del Desglose del Trabajo) • Asignar Tareas – Actividades para el equipo, consultores y socios • Verificación y Control del Alcance – Monitoreo de las actividades y resultados iníciales • Adaptar el Alcance – Mejorar los métodos, cantidades y recursos utilizados
  • 42. • INSUMOS – Lecciones de otros proyectos, ejemplos de proyectos similares, M&E, contrato del donante, solicitud de cambios • TECNICAS – EDT, marco lógico, análisis de alternativas, juicio de expertos, análisis de interesados • RESULTADOS – Documento de alcance del trabajo, plan de gestión del alcance del proyecto, cambios solicitados
  • 43. • El EDT es una descomposición jerárquica orientada a los servicios o productos entregables del proyecto • La EDT Subdivide el trabajo del proyecto en porciones mas pequeñas y fáciles de manejar
  • 44.
  • 45. • En Base a los ejemplos actuales desarrollar un EDT para cada proyecto • Tiempo = 20 minutos • Presentación = 5 minutos
  • 46. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Gestión del Cronograma
  • 47. • Definir y Estimar el Cronograma del Proyecto – Estimaciones y desarrollo del Diagrama GANTT • Publicar y Ejecutar el Cronograma – Negociar y establecer las fechas claves del cronograma con beneficiarios y socios – Actualizar el avance del cronograma • Monitoreo del Cronograma – Revisión del avance en relación al plan original • Actualizar el Cronograma – En base a cambios en el alcance, estrategias y eventos que impactan al proyecto
  • 48. • INSUMOS – Ejemplos de proyectos similares, EDT, Alcance del trabajo, factores externos • TECNICAS – Estimación de duración, diagramas de cronogramas (GANTT), técnicas para optimizar la duración del proyecto • RESULTADOS – Cronograma del proyecto, ajustes y cambios al cronograma, plan de manejo del cronograma
  • 49. • Cronograma del proyecto, Ejemplos gráficos
  • 50. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Gestión del Presupuesto
  • 51. • Definición del Presupuesto – Estimaciones de los costos del proyecto y aprobación del presupuesto • Ejecución del Presupuesto – Autorización de gastos • Monitoreo del Presupuesto – Control de gastos en base al avance del proyecto, técnicas de valor ganado (TVG) • Modificaciones al Presupuesto – Acciones correctivas y cambios autorizados
  • 52. • INSUMOS – Ejemplos de proyectos similares, Alcance del trabajo, cronograma, contratos, condiciones de mercado, factores externos • TECNICAS – Estimación de costos, Plan de cuentas, análisis de variaciones • RESULTADOS – Presupuesto del proyecto, ajustes y cambios al presupuesto, plan de manejo del presupuesto, reportes
  • 53. Ejercicio de la Técnica del Valor Ganado
  • 54. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Gestión de la Calidad
  • 55. • ¿Que definiciones tenemos actualmente sobre la calidad? • ¿Por que la calidad es importante? • ¿Que factores influyen a la calidad? • ¿Quienes define la calidad en un proyecto?
  • 56. La Calidad es definida como el grado en que el conjunto de las características inherentes de una entidad (bien o servicio) que determinan su habilidad de satisfacer las necesidades definidas.
  • 57. • Definir la Calidad – Determinar la calidad y estándares para el proyecto • Seguimiento de Calidad – Asegurar de que la calidad es parte de las tareas del proyecto • Control de Calidad – Monitoreo y auditorias de calidad • Mejorar la Calidad – Hacer cambios y mejoras para incrementar la calidad de los resultados
  • 58. • INSUMOS – Estándares de calidad, normas internacionales, requisitos de donantes y beneficiarios • TECNICAS – Estudios causa/efecto, estudios comparativos, auditorias de calidad, análisis de procesos • RESULTADOS – Plan de calidad, mejoras de calidad
  • 59. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Dirección del Equipo
  • 60. • ¿Que definiciones tenemos actualmente sobre la dirección de equipo? • ¿Por que la dirección de equipo es importante? • ¿Que factores influyen en la dirección de equipo?
  • 61. La planificación del equipo del proyecto determina los roles, responsabilidades y relaciones de informe. Determina los pasos para conseguir los recursos requeridos y las técnicas para mejorar su desempeño El objetivo es tener el personal adecuado en el momento adecuado haciendo el trabajo adecuado
  • 62. • Identificación del Equipo – Proceso de identificar las habilidades y competencias requeridas para llevar adelante el trabajo del proyecto • Formar el Equipo – La organización del equipo y desarrollo de sus capacidades para su desempeño en el proyecto, asignación de roles y responsabilidades • Evaluación del Equipo – Evaluación del desempeño del equipo y manejo de conflictos internos • Mejoras del Equipo – Mejorando el desempeño del equipo, uso de técnicas de motivación
  • 63. • INSUMOS – EDT, normas organizacionales, requisitos de donantes, mercado laboral, descripción de cargos • TECNICAS –Organigramas, Matriz Asignación de Responsabilidades, Formación de equipos, Histogramas, Técnicas de Motivación, Evaluación del Desempeño • RESULTADOS – Matriz de responsabilidades, Plan de adquisición de HR, plan de capacitación, resultados de evaluaciones
  • 64. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Relaciones con Interesados
  • 65. • ¿Quiénes son los interesados del proyecto? • ¿Que tipos de influencia tiene en el proyecto? • ¿Que niveles de interés tiene en el proyecto? • ¿Cómo podemos determinar su grado de interés e influencia en el proyecto?
  • 66. Los “stakeholders”, o interesados en el proyecto, son todas aquellas personas o instituciones que tiene un interés en el proyecto debido a que el proyecto va a impactarlos positivamente o negativamente
  • 67. • Mapa de Interesados – Proceso de identificar y analizar los interesados y desarrollar estrategias para ganar su apoyo • Desarrollar las Relaciones – Implementar las estrategias mediante comunicaciones y desarrollo de relaciones • Evaluación de Relaciones – Evaluación de las estrategias • Mejoras de las Relaciones • Mejoras continuas de las relaciones en base a las evaluaciones y cambios en el proyecto
  • 68. • INSUMOS – Marco Lógico, Información histórica de otros proyectos, contrato con donante, Beneficiarios, “stakeholders” • TECNICAS –Análisis de Interesados, Comunicaciones, Negociaciones • RESULTADOS – Estrategias de manejo de relaciones, Mapa de Interesados, Plan de comunicaciones
  • 69. Mapa de los Interesados del Proyecto Stakeholder Influencia Tipo de Influence Interes Tipo de Impacto Interest Donante Beneficiarios Socios Gobiernos locales Otras ONGs Otrost
  • 70. Mapa de los Interesados del Proyecto H ig h A B K eep K eep C o m m itte d S a tisfie d In flu e n c e K eep K eep In fo rm e d E n ga g e d D C Low Low H ig h In te re s t
  • 71. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Gestión de la Información
  • 72. • ¿Cuál es la información del Proyecto? • ¿Quiénes son los usuarios de la información? • ¿Que información requieren los stakeholders? • ¿Que efectos existen por un mal manejo de la información? • ¿Qué se requiere para hacer un buen manejo de la información?
  • 73. • Plan de Información – Proceso de definición de las necesidades de información y planes para el manejo de la información • Gestión de la Información – Procesos de colección, análisis, reporte y distribución de la información • Evaluación de la Información – Evaluación de los resultados de la gestión de la información • Mejoras a la Gestión de la Información – Mejoras al proceso de manejo de la información
  • 74. • INSUMOS – Beneficiarios, Marco Lógico, Información Secundaria, Necesidades de información de los “stakeholders” • TECNICAS –Colección y análisis de Información, Sistema de Información del Proyecto, bases de datos, tecnología de información • RESULTADOS – Plan de Manejo de información, Plan de comunicaciones, reportes
  • 75. Define Evaluate Locate Organize Use Select and Store Report Collect Analyze
  • 76. Matriz para identificar las necesidades de información Quien Que Por Que Cua ndo Como Donante Gobiernos locales Proyecto Beneficiarios Socios Gerencia Atlanta
  • 77. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Gestión de Riegos
  • 78. • ¿Cuáles son los riesgos del proyecto? • ¿Cómo se puede determinar el impacto de un riesgo al proyecto? • ¿Que medidas existen para disminuir los riesgos? • ¿Qué ejemplos de riegos existen en los proyectos?
  • 79. La Gestión de Riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a riesgos durante el ciclo de vida del proyecto, con el objetivo de asegurar que el proyecto pueda ser capaz de completar sus objetivos. Riesgo se define como la posibilidad de un perjuicio o daño que resulta por un proceso o evento futuro. Riesgo esta relacionado a la probabilidad de que el evento suceda o no suceda
  • 80. • Planificación de Riesgos – Identificación, evaluación y desarrollo de planes de contingencia • Monitoreo y respuesta a eventos de riesgo – Actividades de monitoreo de riesgos y ejecución de los planes de contingencia • Evaluación de Riesgos – Evaluación del plan de riesgos e identificación de nuevos riesgos • Mejoras al plan de Riesgos – Acciones para mejorar la respuestas a riesgos y la identificación de nuevos riesgos
  • 81. • INSUMOS – Factores ambientales, sociales y económicos, beneficiarios, EDT • TECNICAS –Análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos, diagrama causa efecto, evaluación de probabilidades, árbol de decisiones • RESULTADOS – Registro de riesgos, Plan de manejo de riesgos, planes de contingencias,
  • 82. Riesgo Probabilidad Impacto Factor de Prioridad Plan de Riesgo Contingencia Riesgo Medio (2) Bajo (1) 2 4 A Riesgo Bajo (1) Alto (3) 3 3 B Riesgo Alto (3) Alto (3) 9 1 C Riesgo Medio (2) Alto (3) 6 2 D
  • 83. Risk High Probability Probability Low Probability Project Timeline Risk High Impact Impact Low Impact Project Timeline
  • 84. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Administración de Compras
  • 85. La administración de Compras incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo requerido
  • 86. • ¿ Cuales son los problemas mas frecuentes en la administración de compras? • ¿ Cuales son las consecuencias para el proyecto de una mala planificación de compras?
  • 87. • Plan de Compras – Proceso de identificar y analizar los requerimientos de bienes y servicios del proyecto así como los costos, tiempos, calidad y restricciones del donante • Solicitación de Compras – Proceso de selección de vendedores y firma de contratos • Evaluación del Proceso de Compras – Evaluación del plan de compras y resultados de los bienes y servicios adquiridos, cierre de contratos • Mejoras del Proceso de Compras • Mejoras al proceso y selección de vendedores
  • 88. • INSUMOS – EDT, Contrato de donante, datos históricos, datos del mercado • TECNICAS – Solicitud y análisis de Cotizaciones, Contratos estándar, negociación de contratos, auditoria de contratación • RESULTADOS – plan de adquisiciones, criterios de evaluación, TOR, contratos, evaluación de proveedores/consultores,
  • 89. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo CICLO DEL PROYECTO
  • 90.
  • 91. implement initiate plan monitor close adapt
  • 92. Alcanze Cronograma Presupuesto Calidad Inicio Planear Implementar Monitoreo Adaptar Cerrar Informacion Equipo Stakeholders Contratos Riesgos
  • 93. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Iniciación del Proyecto
  • 94. ¿ Como se inician los proyectos de desarrollo? ¿ Que pasos incluye la iniciación de un proyecto?
  • 95. • Concepto del Proyecto, donde de la idea de un proyecto emerge como el resultado de un diagnostico y análisis de las necesidades de una comunidad o grupo • Aprobación del Concepto, paso donde la idea recibe apoyo de la organización para iniciar la búsqueda de fondos/donantes • Propuesta de Proyecto, el diseño del proyecto y sus estrategias de implementación, cronograma, equipo y presupuesto para entrega a un donante • Aprobación de la Propuesta, proceso de aprobación en base a las normas del donante • Negociación de Contrato, proceso de negociaciones con el donante • Firma de Contrato, y aprobación para iniciar la fase de planificación
  • 96. Concepto ok? Propuesta Ok? Negociación Contrato
  • 97. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Planificar el Proyecto
  • 98. • ¿ Cuales son los planes mas importantes para un proyecto de desarrollo? • ¿ Que pasos incluye la planificación de un proyecto?
  • 99. • Acta de Constitución del Proyecto, documento que da autorización para iniciar las actividades del proyecto • Organización y desarrollo del equipo del proyecto, incluye la contratación de personal • Iniciación del Proyecto, el equipo de proyecto se reúne para oficialmente iniciar el proyecto, incluye la participación de beneficiarios • Planes del proyecto, desarrollo de los planes del proyecto con el equipo que incluye la participación de socios y otros interesados • Aprobación de los planes, por supervisores o equipo gerencial de la organización. Puede incluir al donante y otros interesados • Comunicación y socialización de los planes de proyecto
  • 100. Acta Equipo Inicio Planes ok? Comunicar
  • 101. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Implementar el Proyecto
  • 102. ¿ Que se requiere para poder implementar un proyecto de desarrollo? ¿ Que pasos incluye la implementación de un proyecto?
  • 103. • Organizar y desarrollar al equipo de proyecto, definir roles y responsabilidades para signar las actividades del proyecto • Implementar los planes y asignar las actividades al equipo de proyecto • Administración de contratos, contrato del donante y procesos de subcontratos con socios • Proceso de compras, inicio de adquisiciones de bienes y servicios • Aseguramiento de Calidad, implementar los estándares de calidad • Reportes de progreso del proyecto, proceso de manejo de información y comunicaciones del proyecto
  • 104. Organización Implementación Contratos Compras Calidad Reportes
  • 105. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Monitoreo del Proyecto
  • 106. • ¿ Que significa el monitoreo de proyectos de desarrollo? • ¿ Por que es importante el monitoreo de proyectos de desarrollo? • ¿ Que pasos incluye el monitoreo de un proyecto?
  • 107. • Evaluar el desempeño del proyecto, en las áreas de alcance, cronograma, presupuesto y calidad • Control de calidad, control de los estándares de calidad, auditoria de calidad • Monitoreo de riesgos, en base a las suposiciones originales • Evaluación de equipo, determinar el nivel de desempeño del equipo y de cada miembro del equipo • Reportes de desempeño, informes sobre desviaciones de los planes originales • Determinar cambios, cambios y mejoras a los planes originales del proyecto
  • 108. Desempeño Riesgos Calidad Equipo Reportes Cambios
  • 109. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Adaptar el Proyecto
  • 110. ¿ Por que es necesario adaptar los planes del proyecto? ¿ Que pasos se requieren para adaptar un proyecto?
  • 111. • Revisar los reportes de desempeño, y analizar las causas que ocasionaron las variaciones • Revisar los pedidos de cambios al proyecto, cambios al alcance, cronograma, y presupuesto • Desarrollar propuesta para efectuar los cambios, definir el impacto al proyecto debido a los cambios • Proceso de aprobación de cambios al proyecto, donante , gerencia, beneficiarios, socios • Actualizar los planes del proyecto, de acuerdo a las aprobaciones • Capturar las lecciones aprendidas
  • 112. Reportes Ok? Cambios Ok? Propuesta Ok? Actualizar Lecciones
  • 113. Gerencia de title style Click to edit Master Proyectos de Desarrollo Cerrar el Proyecto
  • 114. ¿ Como se concluyen los proyectos de desarrollo? ¿ Que pasos incluye el cierre de un proyecto?
  • 115. • Evaluación del Proyecto, participación en la evaluación del proyecto por evaluadores internos o externos, incluye participación de beneficiarios. • Reporte Final del Proyecto, reporte a donantes, organización y grupos de interesados, reporte en base a obligaciones contractuales y gerenciales • Cierre de Contratos, finalizar los contratos con vendedores, consultores, cierre de sub-contratos con socios. • Cierre administrativo del proyecto, archivo de documentos, cierre financiero, entrega de los bienes y activos del proyecto. • Reasignación del equipo de proyecto, evaluaciones finales de desempeño, cartas de recomendación • Distribuir las lecciones del proyecto, publicar y compartir las lecciones que se aprendieron y que beneficiaran a otros proyectos similares
  • 116. Evaluación Reporte Contratos Equipo Cierre Lecciones Admin
  • 117. • www.pmi.org el instituto de gerencia de proyectos, certificación internacional y estándares mundiales • INGO-PMI, iniciativa de LINGOS de llevar adelante cursos y metodologías para la gerencia de proyectos en ONGs • http://ingo.sharepoint.apptix.net/ngopmi/ • CARE PQDL http://pqdl.care.org/default.aspx
  • 118. • Evaluación del temario del taller • Implicaciones para CARE Bolivia • Implicaciones individuales • Siguientes pasos