PMI Tour Mendoza 2015. Conferencia: Cómo aplicar la guía del PMBOK® y aún así tener clientes felices. Por Ana María Rodriguez

1. 1
“CÓMO APLICAR LA GUÍA DEL PMBOK® Y
AUN ASÍ, TENER CLIENTES FELICES”
Ana María Rodríguez, MSE, PMP
PMI Tour Cono Sur Mendoza 2015

2. 2
Ana María Rodríguez, MSE, PMP
Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
• Fundadora y Gerente Ejecutiva de ERA Project Management
• Ingeniera civil, Pontificia Universidad Javeriana (Bogotá, Colombia)
• Master of Science en Project Management (MSE) de la Universidad
de Texas en Austin (USA)
• Como voluntaria de PMI, ha ocupado cargos
a nivel local y Global
• Miembro fundadora y voluntaria de PMI Nuevo Cuyo

3. 3
Ana María Rodríguez, MSE, PMP
Experiencia
Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI

4. 4Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Guía del PMBOK® : ¿Qué es, Para qué?
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Un «Book»?
Un Curso?
La Solución a
todos los
Problemas?
PMBOK-
«Project
Management
Body of
Knowledge»

5. 5Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Guía del PMBOK® : ¿Qué es, Para qué?
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Es el Estándar más conocido
mundialmente de Dirección de
Proyectos. Versión oficial en:
• Árabe
• Chino
• Francés
• Alemán
• Hindú
• Italiano
• Japonés
• Coreano
• Portugués
• Ruso
• Español

6. 6Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Guía del PMBOK® : ¿Qué es, Para qué?
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
«La Guía del PMBOK® identifica
los Fundamentos para la Dirección
de proyectos generalmente
reconocidos como Buenas
Prácticas»
«Generalmente Reconocidos
significa que los conocimientos (…)
son aplicables a la mayoría de los
proyectos, la mayoría de veces»
«Buenas Prácticas significa que se
está de acuerdo, en general, en
que la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y
técnicas puede aumentar la
posibilidad de éxito de una amplia
variedad de proyectos»

7. 7Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Guía del PMBOK® : ¿Qué no es?
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
«Buenas Prácticas no significa
que el conocimiento descrito deba
aplicarse siempre de la misma
manera en todos los proyectos»
«PMI no se hace responsable ni
proporciona garantía alguna de que
la información incluida en este
documento satisfaga cualquiera de
sus objetivos particulares»
«Cualquiera que use este
documento lo hará bajo su propio
criterio independiente o según
corresponda, buscará el consejo
profesional competente a la hora
de determinar la precauciones
razonables a aplicar»

8. 8Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Guía del PMBOK® : ¿Qué no es?
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Una Fórmula Mágica Garantía de Éxito Una receta paso a paso

9. 9Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Y porqué Aplicar la Guía del PMBOK® ?
DE REGRESO A LAS BASES: MEJORAR LA
DIRECCIÓN DE PROYECTOS
«Las organizaciones de Alto Desempeño demuestran
que adherirse a prácticas probadas de Dirección de
Proyectos, Programas y Portafolios reduce riesgos,
costos, y aumenta las tasas de éxito en Proyectos y
Programas (…) Al incorporar una mentalidad de
Dirección de Proyectos en su cultura, están más
capacitadas para crear una ventaja competitiva
sustentable»
Project Management Institute, Pulse of Profession 2015
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

10. 10Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Guía del PMBOK® : ¿Cómo Aplicar?
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
PM
PM
PMPM
Diseñando una
Metodología acorde a
las necesidades y
características de mi
organización
Implementar
gradualmente esta
Metodología
Generar un Cambio
Cultural

11. 11Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Una Metodología con base en la Guía del
PMBOK®
Una metodología de Dirección de Proyectos proporciona un
proceso estándar y repetible para guiar el desempeño del
proyecto desde el concepto hasta su finalización*
*The Complete Project Management Office Handbook - Gerard M. Hill
 Aplica prácticas y técnicas de
Dirección de Proyectos generalmente
aceptadas, que se ajustan a la
cultura y las necesidades
empresariales de la organización.
 Transmite a los gestores de
proyectos y miembros del equipo qué
hacer y cómo hacerlo.
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

12. 12Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Metodología de Dirección de Proyectos
Componentes
• Ciclo de Vida de los Proyectos: Fases, Entregables
• Clasificación de Complejidad de los Proyectos
• Procesos de la Gestión de Proyectos:
– Condición de Entrada
– Responsable
– Subprocesos (Tareas a Realizar)
– Condición de Salida- Resultado
– Plantillas y Guías a Utilizar

13. 13Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Componentes de Una Metodología:
Ciclo de Vida y Fases
«El Ciclo de Vida del Proyecto se refiere a las distintas fases del
proyecto desde su inicio hasta su fin»* (Dixit Pablo Lledó)
*Libro Administración de Proyectos- Pablo Lledó, Pag 26
El ciclo de vida permite dividir el trabajo del proyecto, y
clarificar los entregables esperados como resultado de cada
fase

14. 14Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Componentes de Una Metodología:
Clasificación de Complejidad de los Proyectos
• No todos los proyectos deben ser gestionados igualmente
• Factores de Complejidad:
• Presupuesto
• Tiempo de Entrega.
• Cantidad de Personas del equipo del proyecto.
• Tipo de Cliente.
• Impacto en la Organización.
• Impacto Externo, en la sociedad.
• Tecnología.
• Proveedores
Entre muchos otros

15. 15Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Componentes de Una Metodología:
Clasificación de Complejidad de los Proyectos
Ejemplo
Complejidad
Proyectos
EPC en
Industria
Tema a Planificar Nivel de Complejidad del Proyecto
Baja Media Alta
Análisis de
Interesados
X X
Alcance (EDT) X X X
Tiempo Hitos Cronograma
Cronograma
Costo X X X
Plan de
Comunicaciones
X
Plan de Riesgos X
Adquisiciones X X X (función de la
PMO uniendo
varios proyectos)

16. 16
Se consideran 4 factores:
• Grado de innovación.
• Tecnología.
• Sistemas involucrados.
• Presiones de cumplir el plazo
Innovación
Tecnología
Sistemas
Plazo
Reinventing Project Management,
The Diamond Approach to Successful
Growht and Innovation
Por: Dvir, Dov
Componentes de Una Metodología:
Clasificación de Complejidad de los Proyectos
Lectura Sugerida

17. 17Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Componentes de Una Metodología:
Ejemplo Procesos Gestión
• Objetivo
• Condición de Entrada
• Responsable
• Subprocesos (Tareas a
Realizar)
• Condición de Salida
• Plantillas

18. 18Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Componentes de Una Metodología:
Ejemplo Plantillas Gestión Cronogramas

19. 19
Proyecto 1
Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Ejemplo Metodología de Gestión usando
Enterprise Project Management (EPM) de Microsoft®
Elementos de esta Metodología:
• Lista de Asuntos
• Riesgos
• Entregables
• Calendario
• Pendientes
• Solicitudes de Cambio
• Lecciones Aprendidas
• Minutas de Reunión
• Plan de Adquisiciones
Análisis de RiesgosDiagrama de GanttGestión del Cambio

20. 20Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Recomendaciones para Clientes Felices:
Antes que nada, que los hará felices?
• La implementación de una
metodología es un Proyecto
• Como tal, necesita de una
Gestión de Interesados
• Qué necesitan? Qué les interesa?
Qué expectativas tienen?
• Definir, en colaboración con el
Patrocinador, las estrategias a
seguir para tener apoyo

21. 21Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Recomendaciones para Clientes Felices:
Expectativas Realistas
Una Metodología no
es suficiente para que
los proyectos sean
exitosos
Implementar una
metodología requiere
respaldo corporativo y
trabajo de los equipos
de proyecto
La mejora en los
proyectos es gradual
(paso a paso)

22. 22Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Recomendaciones para Clientes Felices:
Usamos Metodología para hacer Mejores Proyectos
No tenemos Proyectos para usar la Metodología
• Metodología Simple
• Si encontramos que algo de la
metodología no sirve, modificarlo!
• Si encontramos que algo de la
metodología no es necesario,
eliminarlo!

23. 23Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Recomendaciones para Clientes Felices:
Resistencia y Cambio Cultural
Según «Pulse of Profession 2015»:
«Crear una cultura que adopta la Dirección de Proyectos incluye:
• Comprender completamente el valor de la Dirección de
Proyectos
• Los Ejecutivos de la organización están activamente
comprometidos con los proyectos y programas
• Proyectos y Programas alineados a la Organización de la
Organización
• Contar con Madurez en Gestión de Proyectos, Programas,
Portafolio»
No,
gracias
Estamos
muy
ocupados!
Project Management Institute, Pulse of Profession 2015

24. 24Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Recomendaciones para Clientes Felices:
¿Cómo Vencer la Resistencia?
• Constancia
• No ir contra los procedimientos
existentes
• Tiempo: «2 años» (Dixit Ana María)
• Actitud Colaborativa
• Trabajamos con Personas, no
organizaciones
• Colaboramos, no Controlamos
• Compromiso Directivo

25. 25Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Recomendaciones para Clientes Felices:
Resultados Esperados
• Mayor Predictibilidad de Problemas y
alternativas
• Uso Continuo de las Herramientas
diseñadas
• Mejor información sobre el Estatus de
Proyectos
• Posibilidad Real de Gestión de
Portafolio
• Equipos de trabajos coordinados con las
Necesidades de los proyectos
Éxito: Lograr Mejoras en los Proyectos y además, un
cambio favorable en la cultura de trabajo de la
organización

26. 26Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Recomendaciones para Clientes Felices:
Resultados Esperados
Éxito: Los clientes te siguen Sonriendo

27. 27
¡Muchas Gracias por
su atención!
Ana María Rodríguez
ana.rodriguez@erapm.com.ar
www.erapm.com.ar
Twitter: @ana_erapm
Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI