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Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno - Periodo Segundo Cuatrimestre de 2013

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO
EN CUMPLIMIENTO A LA LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control
Interno, o quien haga
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Carlos Eduardo Ortega Zapata
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propósito orientar la actualización de los mapas de riesgo, identificando los riesgos
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Ciudadano 2013, atendiendo lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 del 2011.
 Continuando con el concurso 001 de 2005 adelantado por la Comisión Nacional del
Servicio Civil, en la Institución durante el año 2013 se han posesionado cinco (5)
personas más y se encuentran dos (2) en proceso de vinculación en carrera
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presenta una ejecución del 83%, reflejando una buena gestión.
Subsistema de Control de Gestión
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 La institución tiene definidos medios o canales que permiten al cliente estar en
permanente contacto con la entidad, además del Sistema de Queja, peticiones y
reclamos, cuenta con: twiter, facebook, correos y participación con comentarios en la
página WEB.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades:
 No en todos los casos es oportuna la entrega de la información requerida para
adelantar los diferentes seguimientos y auditorías.
 Para el primer semestre no se efectuó capacitación y/o actualizaciones al equipo
auditor interno.
 El Plan Ambiental Institucional, fue evaluado por el Comité correspondiente, quien
determino que se encuentra obsoleto y es necesario reformular sus componentes y
estructura.
Avances:
 Se recibió visita por parte del Ministerio de Educación Nacional para los trámites
correspondientes al registro calificado y acreditación de alta calidad tal como se
detalla:
Marzo:
- Renovación registro calificado:
• Especialización Seguridad en el trabajo, Resolución N° 4865 que otorga RC
hasta el 30 de abril de 2020.
• Tecnología en Química Industrial y de Laboratorio, Resolución N° 8218 que
otorga RC hasta el 27 de junio de 2020.
Mayo:
- Renovación registro calificado:
• Tecnología en Telecomunicaciones y Plataformas TIC: Resolución próxima
a ser emitida.
• Registro nuevo Especialización en Higiene Ocupacional y Ambiental:
Resolución N° 8219 que otorga registro calificado hasta el 27 de junio de 2020.
Junio:
- Acreditación de alta calidad:
• Administración de Empresas Agropecuarias, informe verbal favorable.
- Nuevo registro calificado:
• Maestría en Fisiología del ejercicio: Informe con observaciones por parte de
la Institución.
- Cambio de modalidad “a distancia” a “virtual” del programa Técnica Profesional
en Biotecnología Agraria, informe favorable.
 Mediante Resolución 7403 de junio 14 de 2013, se autorizó la ampliación del lugar
de desarrollo del programa TECNOLOGÍA EN SEGURIDAD E HIGIENE
OCUPACIONAL, para el Municipio de Rionegro. Por tratarse de un programa
acreditado, no se tuvo visita de pares académicos.
 Mediante Resolución 4982 del 02 de mayo, se autoriza el ofrecimiento en nuestra
Institución de la Maestría en Comunicación Educativa, en convenio con la UTP.
 Por medio de oficio del MEN se acogió la postura institucional y se renovò el registro
calificado del programa a partir del 6 de febrero de 2008 por siete (7) años (hasta
febrero de 2015), lo cual permitirá la ampliación de cobertura a tres (3) regiones del
departamento y la reacreditación que se presentará en agosto.
 Con respecto al desarrollo de las Auditorías Internas del Sistema Integrado de
Gestión, se programaron y realizaron 29, las cuales se realizaron entre mayo y
junio de 2013, cumpliendo con el 100% de la programación. Los resultados de las
auditorias fueron de 45 No Conformidades, 131 aspectos por mejorar y 94 aspectos
relevantes. Reflejando una disminución en el número de No conformidades
equivalente al 63% con respecto al año anterior, evidenciando una mejora en la
gestión de los procesos.
De lo anterior se resalta que los siguientes procesos no presentaron No
Conformidades:
- Gestión Docencia: Facultad de Administración (Sede Poblado y Rionegro),
Facultad de Ingerirías (Sede Poblado y Rionegro), Facultad de Educación Física,
Recreación y Deporte, Biblioteca, Nuevas Tecnologías y Regionalización.
- Gestión Comunicación Institucional,
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 Durante el primer semestre de 2013, se cerraron un total de 351 acciones, lo que
corresponde a un 66% de cumplimiento, quedando pendientes de cierre 176.
 Se está cumpliendo con la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno,
dando cumplimiento al plan operativo y cronograma establecido por el Comité.
_________________________
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Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno - Periodo Segundo Cuatrimestre de 2013

  • 1. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO EN CUMPLIMIENTO A LA LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces Carlos Eduardo Ortega Zapata Periodo evaluado: Marzo a Junio de 2013 Fecha de elaboración: Julio de 2013 Subsistema de Control Estratégico Dificultades:  Esta pendiente por efectuar para el segundo semestre, la actualización y consolidación de los riesgos, incorporando los que fueron identificados con la estrategia anticorrupción con el fin de implementar los planes de acción para su efectiva administración.  Se debe mejorar el nivel de socialización y divulgación del nuevo mapa de procesos. Avances:  La entidad sigue avanzado en el proceso de integración del Sistema de Gestión - SIG, como producto de este trabajo, se aprobó la redefinición de un nuevo mapa de procesos, adoptado mediante acto administrativo. Adicionalmente se modificó la política y se analiza la estructuración de un nuevo modelo de autoevaluación institucional según los nuevos lineamientos para programas de pregrado y la integración con el manual de calidad.  Mediante acto administrativo Nro. 0216 de abril se asignan líderes a cada uno de los proyectos que conforman el POAI en la vigencia 2013, quienes serán responsables del análisis y la gestión de los riesgos asociados a la ejecución de los proyectos de inversión.  El Comité Integrado de Gestión SIG comisionó un equipo de trabajo que tiene como propósito orientar la actualización de los mapas de riesgo, identificando los riesgos Anticorrupción, así como su valoración y tratamiento.  En el mes de abril, la entidad adoptó y divulgó las estrategias y mecanismos para orientar la lucha contra la corrupción a través del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2013, atendiendo lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 del 2011.  Continuando con el concurso 001 de 2005 adelantado por la Comisión Nacional del Servicio Civil, en la Institución durante el año 2013 se han posesionado cinco (5) personas más y se encuentran dos (2) en proceso de vinculación en carrera administrativa.  El Proyecto de Fortalecimiento de la calidad docente en todos sus niveles en cuanto a
  • 2. su desarrollo y evaluación, con perfiles afines a las líneas de investigación y competencias para formar en ámbitos de la tecnología. Durante el primer semestre presenta una ejecución del 83%, reflejando una buena gestión. Subsistema de Control de Gestión Dificultades:  La actualización documental del Sistema Integrado de Gestión, presenta un porcentaje de avance bajo, lo que podría generar cuellos de botella para la revisión, debido a que serán más los documentos a tramitar en fechas límites de presentación.  La oportunidad en la formulación de las acciones derivadas del análisis de los indicadores, reflejan demora en el seguimiento a los mismos.  Se presenta una disminución en la implementación de la estrategia de gobierno en línea, como consecuencia del proceso que se adelanta para la identificación de trámites y servicios de la etapa de trasformación y democracia.  Se requieren mejores mecanismos de divulgación y desarrollo de estrategias comunicacionales para dar a conocer las disposiciones internas y externas. Avances:  Aprovechando la actualización de la documentación del Sistema de Calidad, la institución ha fortalecido la cultura de la autorregulación, mediante el registro de controles en aquellas actividades expuestas al riesgo, acatando los lineamientos del MECI que reducen eventuales desviaciones del proceso y apoyan la reducción de tiempos de ciclo.  Con la integración de los Sistemas de Gestión se mejoró la disponibilidad de la información referente a los documentos relacionados con los procesos de la institución, en particular en los relacionados con la Gestión Ambiental de las Granjas Experimentales.  El Proceso de Gestión Comunicación Institucional a través de estrategias concretas y orientadas a los diferentes públicos vela por el posicionamiento de la Institución y sus servicios, transmitiendo información al público interno y externo.  La retroalimentación con el cliente, incluidas sus peticiones, quejas, reclamos y sugerencias han sido contestadas, consolidadas y analizadas, evidenciando menos inconformidades por parte de los estudiantes.  La institución tiene definidos medios o canales que permiten al cliente estar en permanente contacto con la entidad, además del Sistema de Queja, peticiones y reclamos, cuenta con: twiter, facebook, correos y participación con comentarios en la página WEB. Subsistema de Control de Evaluación
  • 3. Dificultades:  No en todos los casos es oportuna la entrega de la información requerida para adelantar los diferentes seguimientos y auditorías.  Para el primer semestre no se efectuó capacitación y/o actualizaciones al equipo auditor interno.  El Plan Ambiental Institucional, fue evaluado por el Comité correspondiente, quien determino que se encuentra obsoleto y es necesario reformular sus componentes y estructura. Avances:  Se recibió visita por parte del Ministerio de Educación Nacional para los trámites correspondientes al registro calificado y acreditación de alta calidad tal como se detalla: Marzo: - Renovación registro calificado: • Especialización Seguridad en el trabajo, Resolución N° 4865 que otorga RC hasta el 30 de abril de 2020. • Tecnología en Química Industrial y de Laboratorio, Resolución N° 8218 que otorga RC hasta el 27 de junio de 2020. Mayo: - Renovación registro calificado: • Tecnología en Telecomunicaciones y Plataformas TIC: Resolución próxima a ser emitida. • Registro nuevo Especialización en Higiene Ocupacional y Ambiental: Resolución N° 8219 que otorga registro calificado hasta el 27 de junio de 2020. Junio: - Acreditación de alta calidad: • Administración de Empresas Agropecuarias, informe verbal favorable. - Nuevo registro calificado: • Maestría en Fisiología del ejercicio: Informe con observaciones por parte de la Institución. - Cambio de modalidad “a distancia” a “virtual” del programa Técnica Profesional
  • 4. en Biotecnología Agraria, informe favorable.  Mediante Resolución 7403 de junio 14 de 2013, se autorizó la ampliación del lugar de desarrollo del programa TECNOLOGÍA EN SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL, para el Municipio de Rionegro. Por tratarse de un programa acreditado, no se tuvo visita de pares académicos.  Mediante Resolución 4982 del 02 de mayo, se autoriza el ofrecimiento en nuestra Institución de la Maestría en Comunicación Educativa, en convenio con la UTP.  Por medio de oficio del MEN se acogió la postura institucional y se renovò el registro calificado del programa a partir del 6 de febrero de 2008 por siete (7) años (hasta febrero de 2015), lo cual permitirá la ampliación de cobertura a tres (3) regiones del departamento y la reacreditación que se presentará en agosto.  Con respecto al desarrollo de las Auditorías Internas del Sistema Integrado de Gestión, se programaron y realizaron 29, las cuales se realizaron entre mayo y junio de 2013, cumpliendo con el 100% de la programación. Los resultados de las auditorias fueron de 45 No Conformidades, 131 aspectos por mejorar y 94 aspectos relevantes. Reflejando una disminución en el número de No conformidades equivalente al 63% con respecto al año anterior, evidenciando una mejora en la gestión de los procesos. De lo anterior se resalta que los siguientes procesos no presentaron No Conformidades: - Gestión Docencia: Facultad de Administración (Sede Poblado y Rionegro), Facultad de Ingerirías (Sede Poblado y Rionegro), Facultad de Educación Física, Recreación y Deporte, Biblioteca, Nuevas Tecnologías y Regionalización. - Gestión Comunicación Institucional, - Gestión Financiera y - Mejoramiento Continúo.  Durante el primer semestre de 2013, se cerraron un total de 351 acciones, lo que corresponde a un 66% de cumplimiento, quedando pendientes de cierre 176.  Se está cumpliendo con la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno, dando cumplimiento al plan operativo y cronograma establecido por el Comité. _________________________ (Original Firmado)