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Informe ejecutivo control_interno_2011

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POLITECNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID


      INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE
           CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2011

                      Radicado No:                        861

                          Subsistema de Control Estratégico
Avances
• La entidad cuenta con un Código de Ética, acuerdos y protocolos, los cuales se han
venido socializando a los servidores públicos nuevos en el programa de inducción, con
el fin de que sea conocido por la totalidad de empleados, los documentos se encuentran
disponibles para consulta en el portal de la institución. Así mismo durante 2011 la
entidad se encuentra en proceso de actualización de sus políticas.

• Se está avanzando con la ejecución del plan estratégico 2010 - 2016, el cual se
construyó de manera colectiva. Con la redefinición de la misión, la visión, los objetivos,
los principios y lineamientos para la gestión, se han ajustados los proyectos a las
necesidades actuales de institución, para la vigencia, el Plan de Acción alcanzó un
cumplimiento del 90,07%.

• La Institución esta desarrollando un modelo de gestión que busca la articulación de
los elementos y requisitos de las normas ISO 9001:2008, NTCGP1000:2009, MECI
1000:2005 y lineamientos para acreditación institucional del CNA, para el 2011 se
realizó un diagnóstico del estado actual de los modelos de gestión institucional, se
planificaron las actividades requeridas para elaborar el modelo y se comenzó con su
diseño, dichas actividades nos permiten afirmar que se encuentra en 40% la
implementación del modelo.

• En la ejecución del Plan de Formación y Capacitación se desarrollaron programas
que propenden por el mejoramiento y fortalecimiento de los procesos Institucionales y
del desarrollo de las competencias laborales, alcanzando una población de 201
beneficiarios equivalente a una cobertura del 70% de los Empleados, incrementando el
conocimiento para el desarrollo de las funciones inherentes al cargo.

• Continuando con el concurso 001 de 2005 adelantado por la Comisión Nacional del
Servicio Civil, en el año 2011, se vincularon 40 servidores públicos a la Institución de
los cuales 6 fueron por ascenso, 21 estaban en nombramiento provisional y 13 externos
a la Institución.

• A través de la ARP COLMENA se continúo con el programa de Intervención de los
resultados de la Medición del Clima con Talleres en competencias de Trabajo en Equipo
y Comunicación orientados al personal de las Granjas y Sedes Regionales, con una
intensidad de 10 horas y asistencia de 43 funcionarios.

• La Institución ha implementado el formato de planes de mejoramiento asociado a la
evaluación del desempeño, facilitando que el responsable del proceso determinen y
puntualicen los planes de mejoramiento individual con los servidores, haciéndoles
seguimiento e incentivando el fortalecimiento del personal a su cargo.
• Los procesos disciplinarios para la vigencia 2011, se redujeron, adicionalmente no se
encontró proceso alguno con sanción de destitución o inhabilidad general para
desempeñar cargos públicos, los proceso se han adelantado teniendo en cuenta los
términos estipulados por la Ley (celeridad, economía y respecto por debido proceso).

• La Alta Dirección ha proporcionado lineamientos que fortalecen los sistemas
integrados de gestión, destacando su importancia y compromiso con el Sistema de
Control Interno.

• La Institución actualizó e integro el plan de mejoramiento institucional, con el fin de
facilitar un seguimiento y validar la eficacia de la implementación de las acciones.

• La Institución actualmente cuenta con un manual de funciones y competencias para
los diferentes cargos que tiene la planta global e igualmente se tiene la estructura interna
ajustada al modelo de gestión por procesos que le permite avanzar en el cumplimiento
de la Misión.

• El compromiso de la Institución en el desarrollo del proyecto de Modernización de la
Estructura Organizacional, Académica y Administrativa, con el fin de articular
adecuadamente los procesos institucionales, identificando la trazabilidad que existe
entre ellos para el eficaz desarrollo del objeto de la entidad y mejoramiento continuo
institucional.

• La Revisión por la Alta Dirección con el fin de verificar la conveniencia, adecuación,
eficacia, eficiencia y efectividad continúas de los Sistemas Integrados de Gestión.

• Se tiene identificado el mapa de riesgos por cada uno de los procesos institucionales,
para el 2011 se analizaron y aseguraron los de mayor probabilidad e impacto, además se
identifican puntos de control en los procesos, con el fin de minimizar su ocurrencia.

Dificultades
• El incremento en las solicitudes, quejas y reclamos, consecuencia de la insatisfacción
frente a la solución o respuesta a los requerimientos del cliente.

• El sistema de riesgos presenta debilidades frente a la valoración y análisis de los
mismos, a pesar que han sido actualizados y ajustados por proceso.

                           Subsistema de Control de Gestión
Avances
• La Institución cuenta con un sistema de planeación articulado, el cual permite que a
través de la ejecución de los Planes Operativos se consoliden los programas y objetivos
del plan de desarrollo institucional, facilitando la trazabilidad de la gestión.

• Los Servidores Públicos, conocen, ejecutan y controlan la operación de los procesos
y procedimientos asumiéndolos como lineamientos de la operación diaria, además están
consientes de la necesidad el mejoramiento continuo, lo que genera un ambiente claro
para la gestión.
• Para el año 2011, fueron aprobadas las políticas institucionales para la educación
virtual, toda vez que para obtener el registro calificado de los programas a distancia y
virtuales, las instituciones de educación superior además de demostrar el cumplimiento
de las condiciones establecidas en la Ley y en el Decreto 1295, deben informar la forma
como desarrollarán las actividades de formación académica, la utilización efectiva de
mediaciones pedagógicas y didácticas, y el uso de formas de interacción apropiadas que
apoyen y fomenten el desarrollo de competencias para el aprendizaje autónomo.

• El sistema de información que se encuentra operando es “ El Sistema de Indicadores
y Estadísticas” , que tiene como objetivo el mejoramiento continuo a través de los
indicadores y la información estadística para la toma de decisiones y la consulta y
administración de la información de diferentes fuentes y bases de datos existentes en la
Institución, como mecanismo para continuar con la integración del sistema de gestión.

• La Institución adelanta el seguimiento y medición de los procesos con indicadores
que permiten medir los resultados planificados (eficacia), manejo de los recursos
disponibles (eficiencia) y medición del impacto de la gestión (efectividad).

• La implementación de las políticas de Gobierno en línea para el año 2011, logró un
avance del 40%, en cuanto al cumplimiento con las tres primeras faces del mismo,
consistentes en información, interacción y transacción en línea, para lo cual se procedió
a hacer un inventario del estado de las mismas en la Institución y su inclusión en los
Planes Operativos de la vigencia de todas las Unidades que tenían bajo su
responsabilidad su ejecución y se verificó su cumplimiento.

• La Institución cuenta con un software de gestión documental, que permite administrar
en forma digital el flujo de los documentos, durante el 2011, se digitalizaron 224.000
documentos.

• La Institución cuenta con una plataforma de servidores, almacenamiento y respaldo
de información para integrar los recursos de hardware y software con el fin de
centralización el almacenamiento y garantizar la custodia.

• Fueron capacitados 26 Auxiliares Administrativos en Organización documental,
además se proporcionaron asesorías continuas para las transferencias documentales del
los archivos de gestión de forma tal que se de cumplimento a las tablas de retención
vigentes.

• La Institución a través de la Oficina Asesora de Comunicaciones desarrolló una
permanente difusión de la información institucional, lo que consolidó la creación de un
clima interno, de transparencia en la gestión, y externo, de reconocimiento en la
comunidad antioqueña.

Dificultades
• Aunque se tiene políticas, controles e indicadores como herramientas de verificación
de los proceso, es indispensable su permanente revisión y seguimiento para ajustarlos
acorde con los factores críticos de los procesos.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances
• Mantenimiento permanente del Sistema Integrado de Gestión.

• Verificación de las actividades correspondientes a la medición de los procesos.

• Evaluación y Seguimiento a los Planes Operativos de cada unidad de Gestión.

• Se adelantó la revisión por parte de la alta dirección integrando la rendición de cuenta
con la verificación el estado del Sistema de Gestión integrado.

• Se realizaron seguimientos periódicos a los planes de mejoramiento resultantes de la
Auditorias Internas de Calidad, Auditoria Integral y Auditorias Especiales realizadas
por los Entes de Control Externo (Contraloría Departamental de Antioquia) , y de las
Auditorias de Gestión realizadas por La Oficina de Control Interno.

• La Institución analizó y actualizó los indicadores de gestión de todos sus Procesos,
con el fin de buscar la medición de la efectividad en el cumplimiento del objetivo.

• Se elaboró el Informe Ejecutivo Anual- de Control Interno 2010 y se registró en la
aplicación del DAFP.

• Capacitación en Actualización de la Norma NTC GP 1000-2009 para el Equipo
Auditor.

• Capacitación a los Líderes de Procesos y a los Auditores Internos de Calidad sobre la
Evaluación del Modelo Estándar de Control Interno y Auditorias Internas de Calidad.

• Realización de Un ciclo de Auditorias Internas de Calidad a todos los Procesos de la
Institución.

• La Dependencia de Control Interno ha realizado acompañamiento y ha efectuado
auditorias de verificación y seguimiento a los diferentes procesos y actividades,
haciendo recomendaciones de Mejoramiento.

Dificultades
• No se cuenta con un software que realice automáticamente los cálculos de las
mediciones, por lo tanto se torna un poco subjetivo su determinación.

• Es necesario realizar campañas para fortalecer la autoevaluación y el autocontrol
como un aspecto de cultura organizacional.

                      Estado general del Sistema de Control Interno
• La Sociedad Calificadora de Valores, después de estudiar y analizar la situación
financiera del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, para asignar una
calificación a la capacidad de pago que tiene la Institución, decidió entregarle la
Calificación "A+" con perspectiva estable para el año 2010 – 2011, Esto significa "alta
calidad crediticia (...) respecto de otros emisores o emisiones del país".
• La Institución mantiene en el 2010 la certificación de Calidad Normas ISO
9001:2000 y NTCGP 1000:2009.

• La ejecución de programas de bienestar para el fortalecimiento de la permanencia de
los estudiantes en la Institución, del fondo alimentario, los programas de promoción y
prevención y los programas de apoyo.

• Se atendió la auditoría de seguimiento del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001,
para renovar la certificación a la Granja Experimental Román Gómez Gómez de la sede
en Marinilla, los resultados de dicha revisión arrojaron el reporte cero no conformidades
mayores y menores, lo que llevo a recomendar la renovación del título.

• El Estado de evaluación a la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno
MECI y del Sistema de Gestión de Calidad con el diligenciamiento de las encuestas
presenta un resultado de 94,48%.

• La Rectoría, a través del Equipo Directivo y la Oficina Asesora de Planeación, con el
acompañamiento de la Oficina de Control Interno, desarrollaron actividades que le
permitieron abordar integralmente el Sistema de Control Interno, dando respuesta a las
deficiencias y mejorando y fortaleciendo la Institución.

                                     Recomendaciones
• Continuar con la sensibilización y mantenimiento de todos los elementos del Modelo
Estándar de Control Interno MECI y los productos (políticas, instructivos, manuales,
etc.) a través de capacitaciones, talleres, plegables, carteleras que permitan interiorizar y
fomentar el Control Interno en cada uno de los servidores públicos del Politécnico JIC.

• Realizar acciones comunicacionales para sensibilizar a los servidores públicos en la
cultura del autoevaluación y autocontrol.

• Continuar el proceso de integración del modelo de gestión, para el fortalecimiento y
cumplimiento de los objetivos institucionales.

• Realizar por parte de los responsables de los procesos seguimiento y mediciones
periódicas al mapa de riesgos e indicadores, con el fin de tomar decisiones en tiempo
real y realizar las acciones necesarias cuando se presenten desviaciones referentes a los
objetivos planteados.



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Informe ejecutivo control_interno_2011

  • 1. POLITECNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2011 Radicado No: 861 Subsistema de Control Estratégico Avances • La entidad cuenta con un Código de Ética, acuerdos y protocolos, los cuales se han venido socializando a los servidores públicos nuevos en el programa de inducción, con el fin de que sea conocido por la totalidad de empleados, los documentos se encuentran disponibles para consulta en el portal de la institución. Así mismo durante 2011 la entidad se encuentra en proceso de actualización de sus políticas. • Se está avanzando con la ejecución del plan estratégico 2010 - 2016, el cual se construyó de manera colectiva. Con la redefinición de la misión, la visión, los objetivos, los principios y lineamientos para la gestión, se han ajustados los proyectos a las necesidades actuales de institución, para la vigencia, el Plan de Acción alcanzó un cumplimiento del 90,07%. • La Institución esta desarrollando un modelo de gestión que busca la articulación de los elementos y requisitos de las normas ISO 9001:2008, NTCGP1000:2009, MECI 1000:2005 y lineamientos para acreditación institucional del CNA, para el 2011 se realizó un diagnóstico del estado actual de los modelos de gestión institucional, se planificaron las actividades requeridas para elaborar el modelo y se comenzó con su diseño, dichas actividades nos permiten afirmar que se encuentra en 40% la implementación del modelo. • En la ejecución del Plan de Formación y Capacitación se desarrollaron programas que propenden por el mejoramiento y fortalecimiento de los procesos Institucionales y del desarrollo de las competencias laborales, alcanzando una población de 201 beneficiarios equivalente a una cobertura del 70% de los Empleados, incrementando el conocimiento para el desarrollo de las funciones inherentes al cargo. • Continuando con el concurso 001 de 2005 adelantado por la Comisión Nacional del Servicio Civil, en el año 2011, se vincularon 40 servidores públicos a la Institución de los cuales 6 fueron por ascenso, 21 estaban en nombramiento provisional y 13 externos a la Institución. • A través de la ARP COLMENA se continúo con el programa de Intervención de los resultados de la Medición del Clima con Talleres en competencias de Trabajo en Equipo y Comunicación orientados al personal de las Granjas y Sedes Regionales, con una intensidad de 10 horas y asistencia de 43 funcionarios. • La Institución ha implementado el formato de planes de mejoramiento asociado a la evaluación del desempeño, facilitando que el responsable del proceso determinen y
  • 2. puntualicen los planes de mejoramiento individual con los servidores, haciéndoles seguimiento e incentivando el fortalecimiento del personal a su cargo. • Los procesos disciplinarios para la vigencia 2011, se redujeron, adicionalmente no se encontró proceso alguno con sanción de destitución o inhabilidad general para desempeñar cargos públicos, los proceso se han adelantado teniendo en cuenta los términos estipulados por la Ley (celeridad, economía y respecto por debido proceso). • La Alta Dirección ha proporcionado lineamientos que fortalecen los sistemas integrados de gestión, destacando su importancia y compromiso con el Sistema de Control Interno. • La Institución actualizó e integro el plan de mejoramiento institucional, con el fin de facilitar un seguimiento y validar la eficacia de la implementación de las acciones. • La Institución actualmente cuenta con un manual de funciones y competencias para los diferentes cargos que tiene la planta global e igualmente se tiene la estructura interna ajustada al modelo de gestión por procesos que le permite avanzar en el cumplimiento de la Misión. • El compromiso de la Institución en el desarrollo del proyecto de Modernización de la Estructura Organizacional, Académica y Administrativa, con el fin de articular adecuadamente los procesos institucionales, identificando la trazabilidad que existe entre ellos para el eficaz desarrollo del objeto de la entidad y mejoramiento continuo institucional. • La Revisión por la Alta Dirección con el fin de verificar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continúas de los Sistemas Integrados de Gestión. • Se tiene identificado el mapa de riesgos por cada uno de los procesos institucionales, para el 2011 se analizaron y aseguraron los de mayor probabilidad e impacto, además se identifican puntos de control en los procesos, con el fin de minimizar su ocurrencia. Dificultades • El incremento en las solicitudes, quejas y reclamos, consecuencia de la insatisfacción frente a la solución o respuesta a los requerimientos del cliente. • El sistema de riesgos presenta debilidades frente a la valoración y análisis de los mismos, a pesar que han sido actualizados y ajustados por proceso. Subsistema de Control de Gestión Avances • La Institución cuenta con un sistema de planeación articulado, el cual permite que a través de la ejecución de los Planes Operativos se consoliden los programas y objetivos del plan de desarrollo institucional, facilitando la trazabilidad de la gestión. • Los Servidores Públicos, conocen, ejecutan y controlan la operación de los procesos y procedimientos asumiéndolos como lineamientos de la operación diaria, además están consientes de la necesidad el mejoramiento continuo, lo que genera un ambiente claro para la gestión.
  • 3. • Para el año 2011, fueron aprobadas las políticas institucionales para la educación virtual, toda vez que para obtener el registro calificado de los programas a distancia y virtuales, las instituciones de educación superior además de demostrar el cumplimiento de las condiciones establecidas en la Ley y en el Decreto 1295, deben informar la forma como desarrollarán las actividades de formación académica, la utilización efectiva de mediaciones pedagógicas y didácticas, y el uso de formas de interacción apropiadas que apoyen y fomenten el desarrollo de competencias para el aprendizaje autónomo. • El sistema de información que se encuentra operando es “ El Sistema de Indicadores y Estadísticas” , que tiene como objetivo el mejoramiento continuo a través de los indicadores y la información estadística para la toma de decisiones y la consulta y administración de la información de diferentes fuentes y bases de datos existentes en la Institución, como mecanismo para continuar con la integración del sistema de gestión. • La Institución adelanta el seguimiento y medición de los procesos con indicadores que permiten medir los resultados planificados (eficacia), manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y medición del impacto de la gestión (efectividad). • La implementación de las políticas de Gobierno en línea para el año 2011, logró un avance del 40%, en cuanto al cumplimiento con las tres primeras faces del mismo, consistentes en información, interacción y transacción en línea, para lo cual se procedió a hacer un inventario del estado de las mismas en la Institución y su inclusión en los Planes Operativos de la vigencia de todas las Unidades que tenían bajo su responsabilidad su ejecución y se verificó su cumplimiento. • La Institución cuenta con un software de gestión documental, que permite administrar en forma digital el flujo de los documentos, durante el 2011, se digitalizaron 224.000 documentos. • La Institución cuenta con una plataforma de servidores, almacenamiento y respaldo de información para integrar los recursos de hardware y software con el fin de centralización el almacenamiento y garantizar la custodia. • Fueron capacitados 26 Auxiliares Administrativos en Organización documental, además se proporcionaron asesorías continuas para las transferencias documentales del los archivos de gestión de forma tal que se de cumplimento a las tablas de retención vigentes. • La Institución a través de la Oficina Asesora de Comunicaciones desarrolló una permanente difusión de la información institucional, lo que consolidó la creación de un clima interno, de transparencia en la gestión, y externo, de reconocimiento en la comunidad antioqueña. Dificultades • Aunque se tiene políticas, controles e indicadores como herramientas de verificación de los proceso, es indispensable su permanente revisión y seguimiento para ajustarlos acorde con los factores críticos de los procesos.
  • 4. Subsistema de Control de Evaluación Avances • Mantenimiento permanente del Sistema Integrado de Gestión. • Verificación de las actividades correspondientes a la medición de los procesos. • Evaluación y Seguimiento a los Planes Operativos de cada unidad de Gestión. • Se adelantó la revisión por parte de la alta dirección integrando la rendición de cuenta con la verificación el estado del Sistema de Gestión integrado. • Se realizaron seguimientos periódicos a los planes de mejoramiento resultantes de la Auditorias Internas de Calidad, Auditoria Integral y Auditorias Especiales realizadas por los Entes de Control Externo (Contraloría Departamental de Antioquia) , y de las Auditorias de Gestión realizadas por La Oficina de Control Interno. • La Institución analizó y actualizó los indicadores de gestión de todos sus Procesos, con el fin de buscar la medición de la efectividad en el cumplimiento del objetivo. • Se elaboró el Informe Ejecutivo Anual- de Control Interno 2010 y se registró en la aplicación del DAFP. • Capacitación en Actualización de la Norma NTC GP 1000-2009 para el Equipo Auditor. • Capacitación a los Líderes de Procesos y a los Auditores Internos de Calidad sobre la Evaluación del Modelo Estándar de Control Interno y Auditorias Internas de Calidad. • Realización de Un ciclo de Auditorias Internas de Calidad a todos los Procesos de la Institución. • La Dependencia de Control Interno ha realizado acompañamiento y ha efectuado auditorias de verificación y seguimiento a los diferentes procesos y actividades, haciendo recomendaciones de Mejoramiento. Dificultades • No se cuenta con un software que realice automáticamente los cálculos de las mediciones, por lo tanto se torna un poco subjetivo su determinación. • Es necesario realizar campañas para fortalecer la autoevaluación y el autocontrol como un aspecto de cultura organizacional. Estado general del Sistema de Control Interno • La Sociedad Calificadora de Valores, después de estudiar y analizar la situación financiera del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, para asignar una calificación a la capacidad de pago que tiene la Institución, decidió entregarle la Calificación "A+" con perspectiva estable para el año 2010 – 2011, Esto significa "alta calidad crediticia (...) respecto de otros emisores o emisiones del país".
  • 5. • La Institución mantiene en el 2010 la certificación de Calidad Normas ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2009. • La ejecución de programas de bienestar para el fortalecimiento de la permanencia de los estudiantes en la Institución, del fondo alimentario, los programas de promoción y prevención y los programas de apoyo. • Se atendió la auditoría de seguimiento del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001, para renovar la certificación a la Granja Experimental Román Gómez Gómez de la sede en Marinilla, los resultados de dicha revisión arrojaron el reporte cero no conformidades mayores y menores, lo que llevo a recomendar la renovación del título. • El Estado de evaluación a la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI y del Sistema de Gestión de Calidad con el diligenciamiento de las encuestas presenta un resultado de 94,48%. • La Rectoría, a través del Equipo Directivo y la Oficina Asesora de Planeación, con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno, desarrollaron actividades que le permitieron abordar integralmente el Sistema de Control Interno, dando respuesta a las deficiencias y mejorando y fortaleciendo la Institución. Recomendaciones • Continuar con la sensibilización y mantenimiento de todos los elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI y los productos (políticas, instructivos, manuales, etc.) a través de capacitaciones, talleres, plegables, carteleras que permitan interiorizar y fomentar el Control Interno en cada uno de los servidores públicos del Politécnico JIC. • Realizar acciones comunicacionales para sensibilizar a los servidores públicos en la cultura del autoevaluación y autocontrol. • Continuar el proceso de integración del modelo de gestión, para el fortalecimiento y cumplimiento de los objetivos institucionales. • Realizar por parte de los responsables de los procesos seguimiento y mediciones periódicas al mapa de riesgos e indicadores, con el fin de tomar decisiones en tiempo real y realizar las acciones necesarias cuando se presenten desviaciones referentes a los objetivos planteados. Original Firmado