Afholdt på Seminar den 18. november 2011 om PolitietsRegisterblade.dk. Evaluering af PolitietsRegisterblade.dk ved etnolog Christa Brønd fra konsulentfirmaet Manto

1. Evaluering af Politiets
Registerblade
Seminar, Københavns Rådhus fredag d.
18-11-2011.

2. Det vil jeg fortælle om…
• Formål med evalueringen
• Det har vi gjort
• Den typiske frivillige indtaster
• Evalueringens vigtigste pointer

3. Formål med evalueringen
• Formålet med evalueringen var, at evaluere
frivillighedsprojektet www.politietsregisterblade.dk
• Evalueringen har haft fokus på:
• Hvem er de frivillige?
• Udfordringer, muligheder, læring og god praksis for
fremadrettet at rekruttere, motivere og bibeholde de
frivillige.

4. Det har vi gjort
• Litteraturstudier og research på dialogforummet for
Politiets Registerblade.
• Spørgeskemaundersøgelse blandt 400 frivillige på projektet
Politiets Registerblade. Svarprocent: 70%.
• Fem dybdegående, kvalitative interviews med frivillige i
Region Hovedstaden, Fyn og Jylland.
• Fokusgruppe med seks frivillige fra Region Hovedstaden.

5. Den typiske frivillige
indtaster

6. Kort sagt…
• Kvinde (55%)
• 56-65 år gammel (42%)
• Har en mellemlang videregående uddannelse (34%)
• Bor i Hovedstadsområdet (51%)
• Betegner sig selv som slægtsforsker (92%)
• Er medlem af en slægsforskerforening (63%)
• Er enten offentligt ansat (23%) eller på pension/efterløn (42%)

7. Interesse og anerkendelse
• Den gennemsnitlige frivillige er drevet af en interesse for
slægtsforskning, som ofte tager udgangspunkt i en undren eller
søgen efter egne slægtninge.
• Når først de har forsket i egen slægt, drives de af et ønske om at
tilgængeliggøre viden og hjælpe andre slægtsforskere eller
nysgerrige.
• De frivillige ønsker anerkendelse for deres arbejde i form af
feedback, ros og mindre erkendtligheder (interessante bøger eller
tidsskrifter, invitationer til interessante arrangementer etc.).

8. Engagement og faste rutiner
• Værdsætter orden og korrekthed og forventer det samme fra
Stadsarkivet og de øvrige frivillige.
• Er ikke så meget for forandringer i forhold til tastningsrutinerne, da
det skaber forvirring i forhold til, hvordan de plejer at gøre.
Rutinerne betyder meget for indtasterne.
• Er meget engageret og vil gerne investere i tastningsarbejdet også
ved at engagere sig i andre aktiviteter relateret til
tastningsarbejdet. Fx give input til hjemmeside, hjælpe nye
indtastere i gang, sidde med i projektggruppe etc.

9. Personaerne
• Vi har udledt personaer på baggrund af det samlede
datamateriale. De to vigtigste personaer er:
• Den udadvendte
• Den arbejdssomme
• Hvad er en persona?
• En arke- eller idealtype, der kan bruges til at
personliggøre de virtuelle frivillige.
• Have fokus på at frivilliggruppen er forskellig og det
kræver forskellige motivationsdrivere.

10. Persona I: Den udadvendte
• Den udadvendte er en kvinde på 63 år. Hun er gået på efterløn og
bor i Region Hovedstaden. Hun kommer meget på arkiverne.
• Hun bruger indtastningen som afkobling og derfor er det vigtigt, at
rutinen ligger på rygraden.
• Hun vil rigtig gerne lære de andre indtastere bedre at kende –
fagligt og socialt.
• Hun vil også gerne påtage sig yderligere opgaver i forbindelse med
projektet og vil gerne have indflydelse på kommende projekter.

11. Persona II: Den arbejdssomme
• Den arbejdssomme er en mand og 60 år gammel. Han er stadig på
arbejdsmarkedet.
• Han bliver inspireret af de andre indtastere, deres engagement og
han opfatter pointsystemet som meget motiverende.
• Han vil gerne deltage i Stadsarkivets arrangementer og vil gerne
lære de andre indtastere bedre at kende.
• Han vil også gerne inddrages mere i beslutningerne omkring
projekterne og føle at hans mening, bliver taget alvorligt.

12. Hvordan bruger vi personaer?
• Til at udarbejde forskellige motivations- og rekrutteringsstrategier
• Nogle frivillige drives af pointsystemet andre finder det
demotiverende
• Nogle frivillige vil gerne mødes med andre frivillige, andre kan eller
ønsker det ikke
• Nogle frivillige vil gerne have mere ansvar, påtage sig andre opgaver
andre vil udelukkende taste
• Nogle taster kl. 10-11 hver dag, andre taster kl. 04.00 om
morgenen..
• Etc.
• Kort sagt bred mangfoldighed, men også mange fællesnævnere.

13. Evalueringens vigtigste
pointer var…

14. De frivilliges motivation
”Det er en enestående mulighed for at være med til at gøre
data tilgængeligt”

15. Anerkendelse og indflydelse
Det er rart at få påskønnelse i ord. Ikke i gaver. Det er ikke det. Men en
eller anden form for anerkendelse, vil man gerne have.
Citat frivillig.
Generelt motiveres de frivillige hverken af gaver eller af belønninger, men
derimod af :
• Ros, feedback, anerkendelse, mindre erkendtligheder og mulighed for
at komme til faglige arrangementer på Stadsarkivet.
• Muligheden for at få indflydelse på fremtidige projekter, der skal
digitaliseres.
Hele 45% svarer ”ved ikke” til motivationsspørgsmålet: De er jo allerede
motiverede…

16. Læring for Stadsarkivet
• Søsæt først nye indtastningsprojekter, når Politiets
Registerblade ophører.
• Giv de frivillige indflydelse på tastningsarbejdet fx ved at
afdække ønskerne blandt de frivillige for fremtidige projekter.
• Skab en fælleskabsfølelse og sammenhold fx gennem sociale og
faglige arrangementer – for dem der har lyst til at deltage.
• Vær til stede som projektleder. Fx ved at kommunikere med de
frivillige gennem dialogforum og hjemmeside.

17. Indtastning, brugervenlighed og kvalitet
”Det skal helst være på rutinen. Når man taster så meget
som vi gør, så nytter det ikke noget, at lave procedurerne
om”

18. Brugervenlighed og indtastning
• Det er svært, hvis der er
noget der laves om, fordi vi
Politietregisterblade.dk's brugervenlighed
har det i fingrene. Citat 0.4%
frivillig. 100%
90%
2.1%
7.8%
0.4%
7.8%
14.2%
80%
• Både hjemmesidens 70%
60% 58.4% Helt uenig
opbygning og 50% 51.2% Uenig
registreringssystemet på 40% Hverken enig eller uenig
hjemmesiden anses generelt 30%
20%
Enig
for at være brugervenligt. 10%
29.2% 24.6%
Helt enig
0%
Hjemmesiden ”Registreringssystemet på
• Ændringer er problematiske. politietsregisterblade.dk er
som helhed brugervenlig
politietsregisterblade.dk er
brugervenligt”

19. Læring for Stadsarkivet
• Indtastningsvejledningen skal være opdateret og
simpel.
• Forandringer bør holdes på et minimum.
• Orden, korrekthed og kvalitet spiller en stor rolle
for indtasterne.
• Brugergeneret data skal være skarpt adskilt fra øvrig
data.
• Afhold gerne testperioder inden nye projekter går i
luften.

20. Organisering, dialogforum og tilfredshed med Stadsarkivet
”Det er vigtigt, at projektgruppen svarer samme dag, som man
skriver sit spørgsmål. Ellers er det demotiverende”

21. God kommunikation og dialog
• Størstedelen af de adspurgte frivillige bruger dialogforum og
hjemmeside regelmæssigt og synes, at det fungerer rigtig godt.
• Hjemmeside og dialogforum har en stor betydning for de frivillige,
idet deres fællesskab og univers primært foregår på nettet.
• Det kvalitative datamateriale viser, at der blandt de frivillige fra
hovedstadsregionen generelt er et ønske om, at gå til bruger- og
orienteringsmøder arrangeret af Stadsarkivet.

22. Læring for Stadsarkivet
• Vær garant for korte svartider ved henvendelser fra indtasterne –
max 1-2 dage.
• Uddel gerne flere ansvarsområder til de frivillige, som gerne vil
påtage sig flere opgaver udover tastearbejdet. Fx en webansvarlig,
nyhedsansvarlig, repræsentant for de frivillige.
• Sørg for jævnlige opdateringer – særligt på hjemmesiden som er
billedet udadtil, er det vigtigt at virke dynamisk frem for statisk.

23. Generel tilfredshed
2.1%
100% 0.4% 0.4% 7.9%
7.9% 0.4% 0.0%
31.4% 5.7%
80%
3.2%
4.3% 53.9% 43.9%
60%
27.5%
40%
20% 23.6% 42.1%
35.4%
10.0%
0%
"Dialogforummet på "Jeg er overordnet tilfreds med "Jeg vil gerne deltage i et
politietsregisterblade.dk er projektet lignende projekt for Stadsarkivet
vigtigt for mig" politietsregisterblade.dk" i fremtiden"
Helt enig Enig Hverken enig eller uenig Uenig Helt uenig Ved ikke / ikke relevant

24. Generel tilfredshed med Stadsarkivet som
projektleder
• Den generelle tilfredshed er overordnet meget høj.
• Det er værd at bemærke, at nærmest ingen af de adspurgte er
utilfredse med hverken projektet eller Stadsarkivet som
projektleder, hvilket er meget unikt.
• Spørgeskemaet understøttes af det kvalitative datamateriale, idet
de frivillige også her udtaler, at de er meget tilfredse med både
projektet og Stadsarkiv.

25. Fællesskabet
”På en eller anden måde får man en samhørighed – vi er et stærkt
arbejdskollektiv”

26. Fællesskab
• Der er en generel opfattelse blandt de frivillige af, at de er del af et
(virtuelt) fællesskab.
• Flere af de frivillige udtaler i interviews og fokusgruppe, at de er en
del af et fællesskab, men at de primært taster for dem selv.
Man kan inddele de frivillige i to overordnede grupper:
1. Dem der gerne vil mødes til faglige og sociale arrangementer og
som samtidig også har mulighed for det (geografisk).
2. Dem der af den ene eller anden årsag ikke har lyst eller
mulighed for at mødes og derfor foretrækker det virtuelle
fællesskab.

27. Læring for Stadsarkivet
• Arrangere faglige arrangementer hvor de frivillige har
mulighed for at møde hinanden, høre et foredrag og komme
”bag-scenen” på Stadsarkivet.
• Fortsætte med at afholde brugermøder, hvor der orienteres
om løst og fast, og hvor de frivillige har mulighed for at
komme med input til Stadsarkivet.
• I det hele taget bør Stadsarkivet i højere grad skabe nogle
rammer, hvor de frivillige kan mødes, da det vil være med til
at styrke fællesskabet og tanken om det fælles projekt.

28. SLUT
SPØRGSMÅL
TAK FOR I DAG 