Facturas Electrónicas - Facturação Electrónica

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PI E-B
Connector

Um novo Sistema de Facturação:
revolucionário, rápido, eficiente, seguro e ambiental…

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Connecto

P oe ewee l b y o m e - P o r t u g a l I n f o r m á t i c o
b w r d c © PI 2006

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Há processos de trabalho que hoje continuam a ser utilizados da mesma forma
que foram estruturados numa altura em que não existiam alternativas,
obrigando assim as Organizações a comportarem custos, directos e indirectos,
com tarefas de suporte ao seu negócio.

Dadas as recentes alterações legais, hoje é possível alterar determinados
procedimentos e reduzir custos, bem como aumentar a eficiência Organizativa.

Um exemplo disto são as Facturas Electrónicas. Hoje, as facturas, ou
documentos equivalentes, podem ser transmitidas por via electrónica,
mantendo o valor legal dos documentos originais hoje produzidos, reduzindo
assim óbvios custos relacionados com a sua emissão e expedição, como
aumentar a eficácia do processo através da sua entrega imediata a terceiros e
garantia da sua recepção.

A PI - Portugal Informático desenvolveu uma solução que, copulada a um ERP,
permite, dentro dos parâmetros determinados na Lei, que as Organizações
substituam, ou utilizem em simultâneo, o processo actual de emissão de
Facturas, e restantes documentos legais, beneficiando assim das vantagens
atrás descritas.

Esta brochura explica-lhe como…

… e contribua para a redução do uso de
papel, enquanto economiza nos seus
custos!
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Connecto

2006
Powered by © PI - Portugal Informático

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Índice

O que é a Factura Electrónica
Solução
Tecnologia
Benefícios
Legislação Aplicável
Destinatários

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O que é a Factura Electrónica?

Uma Factura Electrónica é um documento comercial com o mesmo valor legal
que uma factura em papel, desde que cumpra as referências obrigatórias para
qualquer factura e garanta a autenticidade da sua origem e integridade do seu
conteúdo.

A Lei actual permite a utilização de duas tecnologias para o envio de Facturas
Electrónicas: EDI e Correio Electrónico.

A tecnologia EDI é utilizada há muitos anos em sistemas de informação com
alguma complexidade, obrigando emissores e receptores a entenderem-se em
relação ao conteúdo dos ficheiros transmitidos e, sobretudo, requerendo que
ambos disponham de sistemas capazes de os integrar. Estas características
tornam esta tecnologia pouco versátil, dispendiosa e não está ao alcance de
todos.

A possibilidade, exposta na Lei, de transmitir documentos comerciais através do
Correio Electrónico, abre caminho a uma utilização massiva da Factura
Electrónica, uma vez que para tal bastará dispor de uma conta de e-mail.

Sabia que…
…82% das empresas portuguesas, com 10 ou
mais trabalhadores, têm acesso à Internet e
dispõem de e-mail?
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Inquérito realizado pelo INE e UMIC

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Solução

Ambiente aplicacional Emissor

Emissor e-billing Connector Receptor

Emissão da Factura
Geração de PDF
Assinatura Digital
Arquivo Digital
Geração de e-mail
Assinatura de e-mail
Arquivo
Envio
Resposta
Integração (opcional)
Recepção Resposta
Arquivo Digital
Web Services

A PI - Portugal Informático ©, Com esta solução, a sua
especialista em Soluções de Organização vai poder emitir
Sistemas de Informação há mais de Facturas Electrónicas duma forma
12 anos, desenvolveu o e-billing fácil, simples, rápida, eficiente,
Connector. segura e ambiental.

Sabia que…
…as instituições públicas estão obrigadas a
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implementar a Factura Electrónica até final de
Connecto

2006?

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O e-billing Connector está concebido O e-billing Connector não é um
de forma a responder às servidor de terceiros nem se
necessidades das Grandes encontra fora do seu controle. É um
Organizações, através das servidor que se instala no ambiente
tecnologias de integração com ERP’s aplicacional da sua Organização e é
que disponibiliza, até às Micro- gerido e utilizado apenas pelos seus
Empresas. utilizadores, não existindo qualquer
interferência externa entre o
Emissor da Factura Electrónica e o
seu receptor.

Com o e-billing Connector terá:

- Total confidencialidade dos dados, - Controlo dos documentos enviados
uma vez que estes são enviados e dos avisos de recepção recebidos;
directamente do emissor até ao - Gestão de certificados, de caixas
receptor; de correio electrónicas, de
templates e place holders para
- Total conformidade com os
requisitos legais; corpo de e-mail;
- Web Site de monitorização da - Envio de dados, via XML, para
actividade e/ou Web Services de integração no ERP do receptor;
integração com o seu ERP; - Conceito aplicacional, pelo que
apenas terá um custo inicial e não
um custo por documento emitido.

Sabia que…
…as instituições públicas dinamarquesas
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estimam poupar entre 120 e 150 Milhões de
Connecto
Euros/Ano com a implementação da factura
electrónica?

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Principais Funcionalidades:

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1 • Recepção de Documentos oficiais;
• Web Services de Integração;

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• Conversor PDF;

2 • Certificador Digital do PDF;
• Gerados de e-mail:
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o Automático (volume);
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o Manual (pequenas empresas);
• Certificador Digital de e-mail;
• Arquivo documental;
• Site de Administração e controlo;

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3 • Envio de documentos;
• Recepção de recibos de entrega.

Site de Administração e controlo:

• •
WebServices; Controlo dos documentos
• E-mail; enviados;
•
• Controlo dos recibos de
Certificados;
• Template’s e Place Holders; entrega;
•
• Report’s para os utilizadores;
Clientes;

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POP3 Client:

O e-billing connector POP3 Client é uma aplicação de e-mail cliente, instalada
no ambiente aplicacional do receptor, que tem como missão gerar os recibos de
entrega após os documentos electrónicos terem sido recebidos pelo receptor.

O POP3 Client integra-se automaticamente com o e-billing connector, na ligação
3 indicada nas principais funcionalidades, garantindo assim o controle dum
requisito legal da legislação para as Facturas Electrónicas.

Tecnologia

O e-Billing Connector está concebido de forma a ser integrado com qualquer
ERP do mercado, bem como com outras plataformas aplicacionais como Gestão
Documental, CRM, desenvolvimentos à medida, garantir total segurança e
autenticidade dos dados aos diversos intervenientes do processo e tirar partido
dos benefícios reais que a sua adopção potencia.

O e-Billing Connector respeita
não só a legislação nacional,
como a Directiva Comunitária
2001/115/CE, facto que
permite a sua utilização para
emissão de documentos
comerciais em qualquer país
da União Europeia.

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Benefícios

Redução de Custos:

• •
Substituição de processos de Entrega do documento ao
emissão de documentos receptor imediatamente após
comerciais em papel por um a sua emissão, reduzindo nos
sistema electrónico; prazos de recebimento;
• •
Redução do Arquivo físico Rápido retorno do
contabilístico; investimento;

Melhorias na performance operacional:

• •
Garantia de entrega dos Eliminação de time-
documentos comerciais ao consuming’s desnecessários;
•
destinatário; Inove junto de quem lhe
• Segurança Fiscal através do interessa: os seus Clientes;
•
sistema contra a fraude; Redução de erros.

As vantagens para os seus Clientes:

• Garantia de segurança;
• Possibilidade de integrar os documentos recebidos nos seus
Sistemas de Informação;
• Redução do arquivo físico contabilístico;
• Não requer novo hardware ou software;
• Acelerar a circulação documental dentro da organização;
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• Redução de Custos através da substituição do Papel por um
Connecto

sistema electrónico.

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Legislação Aplicável

O Quadro Legal da Factura Electrónica está contido em alterações ao Código do
IVA introduzidas pelo DL nº 256/2003, de 21 de Outubro, em vigor desde 1 de
Janeiro de 2004, que transpõe para o direito interno a Directiva nº
2001/115/CE, do Conselho, de 20 de Dezembro.

Destinatários

Qualquer organização que emita mais de 60 documentos por mês atinge o ROI
nos primeiros 18 meses.

Grandes Organizações

• Integração total com os seus Sistemas de Informação (ERP, Gestão
Documental, CRM, etc.)
• Envio de documentos em volume de forma automática;

Pequenas Organizações

• Gestão de todo o processo dentro do e-billing connector;
• Envio de documentos step-by-step.

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© 1994 – 2006 PI - Portugal Informático Telefone: +351.225323540
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