1. 1 EL MÓDULO DE CIRCULACIÓN DE MILLENNIUM

2. 2 Elementos de la circulación Usuarios y ejemplares Préstamos y renovaciones Avisos a los usuarios Devoluciones y sanciones Reservas Gestión de usuarios

3. 3 Documentación disponible sobre circulación en la UV Documentos para el personal de bibliotecas  Intranethttp://agora.blogs.uv.es/category/millennium/circulacio-mill/ Manual de circulación en Millennium Manual de reservas Parámetros de circulación Registros de usuario Estructura de los registros de ejemplar Cómo crear y modificar registros de ejemplar Documentos para los usuarios: Web de la biblioteca http://biblioteca.uv.es/valenciano/servicios/prestec_domicili.php Quien puede usar el servicio Obtención del carné Qué se puede prestar y cuanto tiempo Renovación de un préstamo Devolución de obras prestadas Reserva de ejemplares Formulario de incidencias Préstamo intercampus Solicitudes a la Biblioteca Depósito Catálogo TROBES  Ayuda

4. 4 Marco normativo Normativa de préstamo  aprobada por Junta de Gobierno y se publica en la web de la biblioteca http://biblioteca.uv.es/valenciano/informacion/normativa/nor_pres_dom.php Regula: Periodos de préstamo y renovación El número máximo de ejemplares prestables Sanciones en caso de retraso Otros acuerdos y disposiciones: Condiciones más favorables para personas con discapacidad Convenios (colegios profesionales, UNED…) Profesores o investigadores visitantes… PDI y PAS de la UV jubilados ESTA NORMATIVA SE APLICA LUEGO MEDIANTE LOS PARÁMETROS DE CIRCULACIÓN DE MILLENNIUM

5. 5 Parámetros de circulación (1) Definen el comportamiento de Millennium en cada uno de los procesos de circulación. Cómo ver los parámetros de circulación en Millennium: Módulo de circulación > Admin > Parámetros > Parámetros de circulación Principales elementos: Reglas de préstamo Tabla de determinantes de las reglas de préstamo Bloqueos de usuario Días en que la biblioteca está cerrada

6. 6 Parámetros de circulación (2) Elementos BÁSICOS que determinarán todas las condiciones del préstamo: Campo Tipo de usuario del reg. de usuario (p.) Estudiante (1) Estudiante + doble titulación (doble nº de obras en el mismo periodo) (8) Estudiante + discapacidad (doble periodo + intercampus) (7) 3r ciclo / postgrado (4) 3r ciclo / postgrado + discapacidad (intercampus) (11) PDI (2) PAS (3) Convenio (sin manuales) (5) Proyecto (sólo ejemplares del proyecto) (9) Departamento (6) Biblioteca (10) Campo Tipo de ejemplar del reg. de ejemplar (i.)  “Tipo” para el préstamo Préstamo normal (15, 30, 180, 365 días + renovación a veces) (1) Préstamo corto (7 días para todos sin renovación, 14 discap.) (4) Corto especial (3 días + renovación) (3) Sin préstamo (5) Investigación (365 + 2 renovaciones) (7)

7. 7 Parámetros de circulación (3) Elementos que definen el comportamiento de Millennium en cada uno de los casos de los procesos de circulación. Módulo de circulación > Admin > Parámetros > Parámetros de circulación Reglas de préstamo rigen múltiples aspecto: duración del préstamo, posibilidad de renovación y reserva, avisos enviados, días de sanción, etc. Tabla de Determinantes de la regla de préstamo: Ubicación + Tipo usuario + Tipo ejemplar  Regla del préstamo Activa y desactiva las reglas. Es importante para los periodos especiales de préstamo (navidad, pascua, verano) Bloqueos de usuario por: Fecha de caducidad del carné Número máximo de ejemplares prestados Retraso en la devolución o por Bloqueo manual Días en que la biblioteca está cerrada Se pueden definir para cada centro  Avisar con antelación al SBD Afectan a fecha de vencimiento (sábados, puentes…)  se utilizan para evitar sanciones poco razonables o mantene el periodo de recogida de reservas (sábado = ½ día, se considera cerrado aunque la biblioteca está abierta)

8. 8 Resumen del proceso de préstamo en Millennium Identificación del usuario (ej. código de barras del carné): Se comprueba que NO existan condiciones de bloqueo Se retiene el dato Tipo de usuario Identificación del ejemplar (ej. código de barras del libro): Se comprueba la ubicación del ejemplar Se retiene el dato Tipo de ejemplar Se rastrea la Tabla de Determinantes (de abajo a arriba) hasta encontrar la primera línea coincidente de Ubicación+Tipo de ejemplar+Tipo de usuario Se identifica la Regla de préstamo que se debe aplicar (ej. 32) Según la Regla de préstamo se calcula la fecha de devolución (teniendo en cuenta también la tabla de días cerrados y la fecha máxima de caducidad del carné) Esta Regla de préstamo regirá el resto de procesos (renovaciones, avisos, días de penalización, etc.).

9. 9 Préstamo en periodos especiales ¿Qué ocurre durante los periodos de préstamo especial? Se activan reglas diferentes de préstamo que estarán actuando sólo durante el periodo necesario. Posteriormente estas reglas especiales se desactivarán y volverán a actuar las reglas ordinarias ¿Cuándo activan las reglas especiales? El mismo día que empieza el periodo especial a primera hora de la mañana ¿Y cuando se desactivan? Se estudia con detalle cada caso y se desactivan en distintos momento para que el usuario tenga siempre las condiciones más beneficiosas Se aplican sólo si suponen mejores condiciones La fecha de devolución es absoluta (Ej. 8 sept)  NO SE PUEDEN RENOVAR estos préstamos

10. 10 Algunos aspectos a tener en cuenta Las condiciones del préstamo NO se recalculan Una vez realizado un préstamo (asignada la regla de préstamo) si modificamos los valores de Tipo de usuario o Tipo de ejemplar, NO se recalculan las condiciones del préstamo  Devolver y volver a prestar. Días cerrados Al calcular la fecha de devolución SÍ se tienen en cuenta los días en que la biblioteca está cerrada (se saltan). Pero NO se tienen en cuenta al calcular los días de sanción Sanciones Un usuario retrasado en la devolución es bloqueado sólo cuando se le ha procesado la 1ª reclamación (normalmente al día siguiente de la fecha de devolución)

11. 11 Cómo ignorar los parámetros y evitar sanciones a un usuario (1) - Situaciones puntuales en que se quiere evitar o ignorar la sanción - Algunas de estas soluciones necesitan autorizaciónespecífica. El sistema almacenará la información de quien, cuando y en qué condiciones se han saltado las reglas de préstamo o los bloqueos Posibles soluciones para evitar una sanción: Retrasar la fecha de devolución calculada (al prestar) Adelantar la fecha de devolución (al devolver) Saltarse las reglas de préstamo (autorización: el sistema lo archiva) Saltarse los bloqueos (autorización: el sistema lo archiva) Devolver y prestar el mismo ejemplar otra vez al usuario Cambiar o borrar la fecha Bloc. Hasta (NO debe hacerse, sólo será el último recurso)

12. 12 Retrasos y sanciones 1 día sin usar el servicio de préstamo por cada día y obra que se haya retrasado en devolver. El proceso se realiza así: Al prestar el libro, se incluye en el registro i. la Fecha de devolución (teniendo en cuenta la regla de préstamo y los días en que la biblioteca está cerrada) Unos días antes de que venza el préstamo se envía un Aviso de cortesía al usuario Vencida la fecha de devolución se procesará el 1er Aviso de reclamación y se enviará un e-mail al usuario. En este momento el usuario queda ya BLOQUEADO En días sucesivos se le enviarán nuevas reclamaciones si es necesario Cuando el usuario devuelva finalmente la obra se calculará el periodo de multa BLOQ HASTA. Un usuario MULTADO no puede llevarse obras en préstamo ni renovar otras obras ni realizar reserva.

13. 13 Avisos enviados a los usuarios Millennium genera diversos que se envían por e-mail  es básico que conozcamos la dirección de correo de todos los usuarios (Mensaje pedir e-mail). Avisos de cortesía (unos días antes del vencimiento del préstamo) Avisos de reclamación: 1er aviso de reclamación  el usuario queda bloqueado 2º y 3º avisos de reclamación 4º y último aviso de reclamación (al coordinador de circulación de la biblioteca) 5º se envía desde la Dirección del SBD Avisos relacionados con las reservas: Avisos de recogida de reservas Avisos de cancelación de reservas (con indicación del motivo)

14. 14 Devolución de préstamos ¿Qué ocurre cuando un ejemplar es devuelto? Millennium verifica si la fecha de devolución es igual o anterior a la de vencimiento. También compara la ubicación de ejemplar y la del login con que se está trabajando Se actualizan varios campos del registro de ejemplar (i.): Prestado (fecha), prestado en, vencimiento Usuario actual, usuario anterior (se guarda sólo 1) Última devolución (fecha), devuelto en, último préstamo (fecha) Regla de préstamo, estado Nº atrasos, Nº renovaciones, fecha de aviso Se actualizan varios campos del registro de usuario (p.): Préstamos en curso Bloq. Hasta Última actividad Devolución de ejemplares de otra biblioteca (ubicación) Como norma general los ejemplares se devolverán donde se tomaron prestados Si se acepta la devolución el ejemplar se pondrá EN TRÁNSITO y se procesará como tal

15. 15 Devolución con afirma devuelto En ocasiones un usuario afirma haber devuelto un ejemplar pero no nos consta que realmente lo haya hecho. En estos casos podemos optar por procesar la devolución como un “Afirma devuelto” El ejemplar será devuelto y constará como disponible El usuario ya no tendrá prestado el ejemplar y no será multado en esta ocasión Sin embargo, esta devolución “anómala” quedará reflejada en su registro de usuario: El campo contador Afirma devuelto se verá incrementado Aparecerá una nota recogiendo los datos en que se realizó la devolución: ejemplar, fecha …

16. 16 Errores en la devolución Si un ejemplar es devuelto en el mostrador pero la devolución no se procesa, Millennium seguirá adelante con el proceso: enviará un aviso de reclamación al usuario y cuando se procese finalmente la devolución lo sancionará Consecuencias: Se producen quejas por parte de los usuario afectados El ejemplar consta como prestado en el catálogo. Esto afectará a nuevos préstamos y reservas Por lo tanto: Es importante procesar todas las devoluciones correctamente lo antes posible Podemos utilizar las impresoras de tiques para generar recibos de devolución

17. 17 Renovación de préstamos Puede hacerse por el usuario desde Trobes (siempre que se den las condiciones necesarias) La Normativa de préstamo determina si un tipo de material puede o no ser renovado por determinado tipo de usuario. La renovación se procesará por Millennium como un nuevo préstamo El periodo del nuevo préstamo se calcula desde el momento en que se produce la renovación, no se acumula desde la fecha de vencimiento del préstamo anterior (ej. NO 15+15) Hay periodos mínimo que deben haber transcurrido ANTES de poder renovar el préstamo. ”Es massa prompte per a renovar” Este periodo se define en cada regla de préstamo: debe haber pasado 2/3 del periodo habitual de préstamo

18. 18 Curs formatiu per als funcionaris de Grup C, Escala tècnica bàsica d’Arxius i Biblioteques LA GESTIÓN DE LOS USUARIOS EN MILLENNIUM

19. 19 Usuarios en las bibliotecas de la UV (1) ¿Quienes son usuarios de las biblioteca para Millennium? Personas con registro de usuario en el sistema Pueden estar activos o bloqueados las actividades de circulación Por carné caducado Por retraso en la devolución (1r aviso enviado) (antes de que devuelvan) Por multa (Bloqueado hasta…) (después de devolver) Por número máximo de ejemplares prestados Por bloqueo manual (puesto por el personal de la biblioteca por algún motivo: datos incompletos, etc) Por estar en uso por el sistema

20. 20 Usuarios en las bibliotecas de la UV (2)Distribución de los usuarios por CENTRO. Total a 31-12-2007  127.394

21. 21 Usuarios en las bibliotecas de la UV (3) Los usuarios que aparecen en Millennium en general coinciden con los datos que constan en las bases de usuarios de la Universitat y con la realidad  cargas masivas de estas bases (semanales) Sin embargo, a veces se producen desajustes. Esto crea situaciones que hay que resolver individualmente Algunos casos habituales: Usuarios que no figuran en nuestra base de datos y deberían estar  ¿problemas con su carné o su matrícula? ¿próxima carga semanal?  alta provisional sin carné Usuarios que no tienen carné pero sí derecho a utilizar la biblioteca  comprobación de datos  carné del SBD Usuarios que aparecen en nuestra base y no deberían ya aparecer  ¿caducidad del carné?  posible bloqueo manual Usuarios con datos incompletos o erróneos  comprobación en bdusu  corrección de datos

22. 22 Gestión de usuarios en Millennium(1) Gestión de usuarios. Tareas que implica: Altas Cargas masivas (desde Servicio Informática) Altas individuales definitivas o provisiones (desde SBD-Servicios Centrales) Bajas Obtención de estadísticas (desde SBD-SC) Bajas masivas (fecha de caducidad y otros datos) (desde Servicio Informática) Actualizaciones: cambios de vinculación y tipo de usuario, nuevos datos de contacto (dirección, teléfono)… Modificaciones individuales (desde SBD-SC + Bibliotecas) Modificaciones masivas (desde SBD-SC o SI)

23. 23 Los carnés de usuario en la UV Importancia y utilidad del carné: Identificación precisa (generados por la UV a partir de su información) Agilidad de transacciones (código de barras) TIPOS DE carné en lo que afecta a las biblioteca: carné universitario y carné del SBD (“Plásticos” ~ “Cartones”) Plásticos: carné oficial de la Universitat, emitidos por una entidad bancaria Cartones: carnés emitidos por el Servei de Biblioteques i Documentació y que tienen un ámbito de actuación limitado a las bibliotecas INFORMACIÓN sobre carnés  web de la Biblioteca Serveis que oferim > Obtenció del carnet Gestions i formularis

24. 24 Los carnés de usuario del SBD (1) ¿Y los usuarios que no tienen carné de la UV?  Carné del SBD (cartón) Características Utilidad SÓLO en el ámbito de las bibliotecas Lo emite el SBD-SC Da acceso inmediato a los servicios de la Biblioteca Algunos aspectos importantes Caducidad  se adapta a cada caso concreto (ej. 1 año para Colegios de licenciados…) SBD  Podemos modificar datos clave: código de barras, caducidad, tipo de usuario, vinculación, etc. ¿Quién tiene debe solicitarlo? Usuarios que NO tengan ni vayan a tener carné de la Universitat pero que SÍ tengan derecho a utilizar los servicios de la Biblioteca Convenios (colegios profesionales, UNED, profesores de secundaria) Personas que van a hacer exámenes de convalidación de títulos Profesores de cursos de postgrado que no pertenecen a la UV ¿Cómo solicitar y obtener el carné del SBD (o un alta provisional)? Formulario en la web de Bibliotecas http://biblioteca.uv.es/valenciano/servicios/prestec_domicili/carnet_usu_c.pdf Documentación que acredite su condición + 1 foto Más Información en la web de Bibliotecas http://biblioteca.uv.es/valenciano/servicios/prestec_domicili/carnet_usuari.php

25. 25 Los carnés de usuario del SBD (2) Altas provisionales A veces el usuario tardará en tener el Carné de la Universitat y quiere usar la Biblioteca Alta provisionalmente en Millennium para que pueda utilizar los servicios básicos, pero El usuario NO tendrá carné del SBD (cartón) No tendrá por tanto código de barras asociado  NO podrá realizar ciertos servicios desde Trobes La caducidad de esta alta provisional será corta, sólo la necesaria hasta que reciba el Carné de la Universitat

26. 26 Los registros de usuario en Millennium Se identifican por la letra inicia p. (p11802479) Estructura  campos fijos y variables Campos fijos Caduca (fecha) Vinculación Centro y titulación Tipo usuario Total de préstamo, total renovaciones (contador) Nº préstamos en curso (contador) Mensaje usuario Bloqueo manual Bloqueado hasta (fecha) Última actividad (fecha) Campos variables Nombre Dirección 1 y 2 Teléfono 1 y 2 NIF/Pasaporte Código de barras E-mail (El de la UV si es existe) Usuario ldap

27. 27 Confidencialidad de los datos relativos a los usuarios La Ley de protección de datos personales nos obliga a mantener la confidencialidad de cierta información de los usuarios Datos personales Domicilio, teléfono, e-mail Datos de actividad lectora Obras que tiene en préstamo o que ha reservado Datos de retrasos, sanciones, Bloqueado hasta, Mensajes o nota…

28. 28 Curs formatiu per als funcionaris de Grup C, Escala tècnica bàsica d’Arxius i Biblioteques LA GESTIÓN DE LAS RESERVAS EN MILLENNIUM

29. 29 Reservas: documentación Intranet Manual de reservas en Millenniumhttp://biblioteca.uv.es/intranet/mil/circ/manual_reservas.htm Y específicamente: Limpiar estantería de reservashttp://biblioteca.uv.es/intranet/mil/circ/manual_reservas.htm#42 Ver reservas pendienteshttp://biblioteca.uv.es/intranet/mil/circ/manual_reservas.htm#43 Solicitudes de préstamo intercampus y obras de Biblioteca Depósitohttp://biblioteca.uv.es/intranet/mil/circ/manual_reservas.htm#5

31. Obras prestadas o no disponibles y que sean:

32. Obras de préstamo normal

33. Obras disponibles en la estantería y que sean:

34. Obras de la Biblioteca Depósito (préstamo normal o consulta en sala)

36. Reservar obras compradas a cargo de un proyecto o por un usuario SelectroRepercusiones para la renovación  una obra reservada por otro usuario NO podrá ser renovada por el usuario actual

38. Tipo de ejemplar : Condiciona que un ejemplar se pueda o no reservar (Préstamo normal, Préstamo corto, Sin préstamo)

39. Ubicación del ejemplar : Las obras de la Biblioteca Depósito tienen condiciones especiales

40. Estado del ejemplar :

41. Un usuario sólo podrá reservar los ejemplares con Estado = Disponible (-) y que además estén prestados en ese momento. (Excepción: Biblioteca Depósito)

42. También se podrán reservar los que estén codificados como NO disponibles por algún motivo: extraviado (m), en encuadernación (b), no disponible temporalmente (v)

43. Los ejemplares cuyo estado sea "c - Consulta en sala" no se podrán reservar (Excepción: Biblioteca Depósito)

44. Nº máximo de reservas : determinado por la Tabla de bloqueos de usuario (5 actualmente)

45. Elección del lugar de recogida : determinado por la Regla de préstamo que se aplique

47. Condiciones del usuario

48. No debe estar multado o bloqueado o con el carné caducado …

49. Máximo de 5 ejemplares reservados a la vez

50. No puede reservar un ejemplar ya reservado por él mismo pero sí otro ejemplar de la misma obra

51. Condiciones del ejemplar

52. El ejemplar deberá estar prestado o no disponible

53. Tendrá que ser de préstamo normal

54. Deberá recoger la obra en:

55. La biblioteca del ejemplar (estudiantes, 3r. Ciclo…)

56. La biblioteca que elija (PDI, PAS, estudiantes con discapacidad)

57. La Biblioteca Depósito es una excepción:

58. Se pueden reservar obras disponibles

59. Se pueden reservar obras de consulta en sala (tesis)

61. Las condiciones desde aquí son menos restrictivas

62. En estos casos el sistema informará de la situación pero nos ofrecerá la posibilidad de Autorizar (necesario tener las funciones necesarias)

63. Se podrán reservar ejemplares disponibles en sala

64. Se podrán reservar ejemplares de consulta en sala

65. Se podrá elegir la ubicación de recogida (modificando la reserva)

66. Se podrá sobrepasar el nº máximo de reservas

67. Se podrá poner una reserva para un usuario bloqueado

68. Algunos mensajes que pueden aparecer:http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/circ/manual_reservas.htm#36

71. Ejemplar para otra biblioteca  En tránsito (hoja de tránsito)

72. Ejemplar para nuestra biblioteca  A estantería de reservas (hoja para poner en el libro)

73. Limpiar estantería de reservas (generar informe)

74. Desde el modo Limpiar estantería

75. Limpiar reservas expiradas y/o Limpiar estante de reservas

76. Elegir SÓLO nuestra ubicación

77. Pulsar Borrar

78. Se genera un informe de los libros que hay que sacar  IMPRIMIReste informe es esencial

79. Actuar sobre los libros reales de la estantería

80. Los de nuestra biblioteca

81. Si no hay más reservas  al estante

82. Si hay más reservas  check- in (nueva hoja para el libro)

84. Generar el informe

85. Fecha límite: reservas puestas el día anterior (procesos que se realizan por la noche)

86. Contenido del informe:

87. Cabecera: resumen de la información

88. Listado pormenorizado de las reservas pendientes

89. Revisar reservas para:

90. MI ubicación de recogida  las que se recogerán EN mi Estantería de reservas

91. TODAS las ubicaciones de recogida  Ver todas las reservas pendientes y de ellas las que son de ejemplares DE mi biblioteca (ordenar por signatura o por ubicación del ejemplar)  futuros préstamos intercampus

93. Reservas sobre bibliográfico  NO deben hacerse pero puede haber alguna hecha por error  intentar ponerla sobre ejemplares concretos disponibles o que se vaya a devolver pronto

94. Reservas sobre ejemplar que lleven mucho tiempo puestas  intentar transferirla a otro ejemplar disponible o que se vaya a devolver más pronto

96. Correo diario al alias de correo indicado por la biblioteca

97. Si hay solicitudes de reserva el personal responsables recibirá un e-mail con las peticiones (a primera hora de la mañana)

98. Imprimir el e-mail

99. Recoger los ejemplares solicitados de las estanterías

100. Hacer check-in  el ejemplar quedará En tránsito

101. Se imprimirá la hoja de tránsito