121127 GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE

GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
ASOCIACIÓN PMA
LOYOLA LEADERSHIP SCHOOL
27 DE NOVIEMBRE DE 2012

121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE

ÍNDICE
■ INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS.
■ Entorno colaborativo vs tradicional.
■ Cloud computing.

■ GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE.
■ Herramientas colaborativas.
■ Factores a la hora de elegir.
■ Software para Dirección de Proyectos.
■ Otras herramientas.

■ GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX.
■ Chrome.
■ Google Apps.
■ Teambox.


INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS


ENTORNO COLABORATIVO VS TRADICIONAL


CLOUD COMPUTING


CLOUD COMPUTING

VENTAJAS DESVENTAJAS
■ Integración entre ■ Dependencia de terceros.
aplicaciones. ■ Almacenamiento.
■ Baja inversión. ■ Seguridad de datos.
■ Bajo coste en el uso. ■ Estabilidad empresarial.
■ Accesibilidad. ■ Infraestructura.
■ Actualización continua. ■ Fallo de conectividad.
■ Eficiencia energética. ■ Menor oferta.


CLOUD COMPUTING

VENTAJAS DESVENTAJAS
■ Disponer de copias de seguridad.
■ Integración entre ■ Dependencia de terceros.
■ Buscar la exportabilidad de la información a
aplicaciones. ■ Almacenamiento.
sistemas "tradicionales".
■ Baja inversión. ■ Seguridad de datos.
■ Que permita trabajar sin conexión a internet.
■ Bajo coste en el uso. ■ Estabilidad empresarial.
■ Que la información esté codificada.
■ Accesibilidad. ■ Infraestructura.
■ Buscar a empresas fiables y consolidadas.
■ Actualización continua. ■ Fallo de conectividad.
■ Eficiencia energética. ■ Menor oferta.


HERRAMIENTAS COLABORATIVAS

QUÉ APORTAN A LA ORGANIZACIÓN.
■ Conocer al instante el estado real del proyecto.
■ Facilitan el control y seguimiento de los proyectos.
■ Permiten la toma de decisiones a tiempo.
■ Optimización de los procesos del proyecto.
■ Aumentan la productividad y la eficiencia del trabajo.
■ Permiten la gestión centralizada de distintos proyectos.


FACTORES A LA HORA DE ELEGIR

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y PROYECTOS.
■ Tipo y número de proyectos.
■ Madurez de los usuarios.
■ Requisitos de las infraestructuras.
■ Inversión económica.
■ Distancia.
■ Idioma.



HERRAMIENTAS.
■ Fiabilidad de la empresa.
■ Funcionalidades y facilidad de uso.
■ Integrable en la organización.
■ Fiabilidad, rapidez y robustez de la aplicación.
■ Necesidades de soporte y mantenimiento.
■ Seguridad de acceso y encriptado de datos.
■ Soporte técnico ofrecido por la empresa.



La herramienta tiene que

AYUDAR
a conseguir los objetivos del proyecto.


¿QUÉ HERRAMIENTAS ELEGIR?

■ En el mercado existen multitud de propuestas.
■ Ninguna da una solución global.
■ Para gestionarlo todo tendremos que elegir varias.
■ Tenemos que buscar la integración entre ellas.


SOFTWARE DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS

■ http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project-
management_software
■ http://online-project-management-review.toptenreviews.
com/
■ http://blog.timedoctor.com/2011/02/02/43-project-
management-software-alternatives
■ http://socialcompare.com/en/comparison/best-enterprise-
project-management-tools-comparison
■ http://www.pm-software-tools.com/

OTRAS HERRAMIENTAS

■ Customer Relationship Management (CRMs).
■ Enterprise Resource Planning (ERPs).
■ Contabilidad (Contaplus, Contasimple, ... ).
■ Ofimática (Office, OpenOffice, Google Docs, ...).
■ Almacenamiento (Dropbox, Drive, Sugarsync, Box, ...).
■ Presentaciones (Prezi, Slideshare, Sliderocket, ...).
■ Gestores de tareas (Wunderlist, Rememberthemilk, ...).
■ Mapas mentales (MindManager, Freemind, Bubble.us, ...).
■ Sociales (Linkedin, Twitter, Facebook, youtube, ...).
■ ...


GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX


CHROME

■ Navegador web de código abierto.
■ Navegación por pestañas.
■ Interface del sistema operativo Chromium OS.
■ Chrome Web Store.
■ Permite aplicaciones de terceros.


CHROME


CHROME WEB STORE


GOOGLE APPS

■ Servicio de Google pensado para las organizaciones.
■ Incluye la integración de herramientas como Gmail,
Calendar, Drive, Docs, Sites y otras.
■ Pensado para trabajar desde un único dominio propio.
■ Contiene servicios no incluidos en las aplicaciones
estándares, como sistemas de seguridad, control de
usuarios, grupos, etc.


DIFERENTES PRODUCTOS DE GOOGLE APPS
GOOGLE GOOGLE GOOGLE GOOGLE GOOGLE
CUENTA
APPS APPS FOR APPS FOR APPS FOR APPS FOR
GOOGLE
STANDARD BUSINESS EDUCATION GOVERMENT NONPROFITS

APLICACIONES
TODAS TODAS TODAS TODAS TODAS TODAS
GOOGLE

CUENTAS Y usuario@ usuario@ usuario@ usuario@ usuario@ usuario@
DOMINIO gmail.com tudominio.com tudominio.com tudominio.edu tudominio.gov tudominio.org

USUARIOS 1 <10 ILIMITADO ILIMITADO ILIMITADO ILIMITADO

10GB GMAIL 10GB GMAIL 25GB GMAIL 25GB GMAIL 25GB GMAIL 25GB GMAIL
ALMACENAMIENTO 5GB DRIVE 5GB DRIVE 5GB DRIVE 5GB DRIVE 5GB DRIVE 5GB DRIVE
1GB PICASSA 1GB PICASSA 1GB PICASSA 1GB PICASSA 1GB PICASSA 1GB PICASSA

CONTROL SI. PANEL DE SI. PANEL DE SI. PANEL DE SI. PANEL DE SI. PANEL DE
NO
USUARIOS CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL

BÁSICA BÁSICA TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL
SEGURIDAD
SSL SSL SSL+SSO+TLS SSL+SSO+TLS SSL+SSO+TLS SSL+SSO+TLS

BÁSICA BÁSICA 24/7 24/7 24/7 24/7
ASISTENCIA
CORREO CORREO TELÉFONO TELÉFONO TELÉFONO TELÉFONO

40 5$/MES/USUARIO
COSTE 0€ 0€ 0€ 0€
€/AÑO/USUARIO €


INSTALACIÓN DE GOOGLE APPS

■ Disponer de un dominio o comprarlo directamente en Google (.com a 12$).
■ Registrar el dominio y el usuario principal.
■ Verificación del dominio (en caso de no comprarlo a Google).
■ Configuración de aplicaciones y permisos.
■ Creación de usuarios y grupos.
■ Configuración de la redirección DNS (entradas MX).
■ Personalizar dominio.
■ Configurar móvil.
■ Migración de datos desde otras plataformas (Microsoft Exchage, Outlook, etc).
■ Selección de aplicaciones en Marketplace.


PANEL DE CONTROL DE GOOGLE APPS


MARKETPLACE DE GOOGLE APPS


APLICACIONES DE GOOGLE APPS
Paquete de aplicaciones en un entorno colaborativo:

Gmail. Servicio de correo electrónico empresarial.

Calendar. Servicio de calendario.

Drive. Servicio de almacenamiento de documentos.

Docs. Servicio de generación de documentos.

Sites. Servicio de web, intranet y wiki.


GMAIL

■ Personalización empresarial.
■ Acceso desde cualquier lugar.
■ Gestión de varias cuentas.
■ Servicio sin conexión.
■ Etiquetas de mensajes.
■ Traductor inmediato.
■ Filtro Antispam.
■ Chat y Videollamadas.


GMAIL

■ Compatibilidad con otros dispositivos.
■ Potente sistema de búsqueda.
■ Etiquetas y filtros.
■ Visualización de entrada personalizable (importante, no
leídos, destacados, archivados, ...).
■ Modo conversación.
■ Personalización de firmas por cuentas.
■ Personalización de temas.


GMAIL


CONTACTOS

■ Importación/Exportación de contactos.
■ Sincronización con dispositivos.
■ Integración con Google+.
■ Grupos.


GMAIL + CONTACTOS

BUENAS PRÁCTICAS.
■ Gestión del buzón de entrada (recibidos, destacados).
■ Filtrado y etiquetado.
■ Archivado.
■ Envío de correos (Firma, reenviar, responder).
■ Tareas.
■ Contactos (actualización y nuevos contactos).


CALENDAR

■ Varios calendarios propios.
■ Sincronización con calendarios de terceros.
■ Organizar eventos e invitar a contactos.
■ Recordatorios.
■ Servicio sin conexión.
■ Espacio para citas.
■ Trabajo en diferentes zonas horarias.
■ Compatibilidad con otros dispositivos.


CALENDAR


CALENDAR

BUENAS PRÁCTICAS.
■ Organizar el calendario por temas y colores.
■ Completar datos (Asunto, lugar, duración, descripción,
invitados, recordatorios, etc).
■ Planificar de la semana.
■ Actualización diaria.


DRIVE

■ Almacenamiento de todo tipo de archivos.
■ Trabaja sin conexión.
■ Compartir archivos y carpetas.
■ Potente sistema de búsqueda.
■ Distintos modos de clasificación y visualización.
■ Estructura por carpetas personalizables.
■ Visualiza más de 30 tipos de archivos.


DRIVE


DRIVE

BUENAS PRÁCTICAS.
■ Estructura de carpetas y colores.
■ Nombre de archivos.
■ Comparte archivos con gente fuera de la organización.
■ Sincronizalo con todos los ordenadores.
■ Copia de seguridad externa.


DOCS

■ Documentos de textos. ■ Los documentos de docs no
■ Hojas de cálculo. ocupan espacio en DRIVE.
■ Presentaciones. ■ Exportación a formatos
■ Formularios. estándar (pdf, doc, xls, ppt,
■ Dibujos. etc).
■ Trabajo en equipo. ■ Importa y convierte a docs.
■ Chat en el documento. ■ Google Cloud print.
■ Estilos personalizables. ■ Historial de revisiones.
■ Plantillas.

DOCS


SITES

■ Espacio web compartido.
■ Multitud de plantillas.
■ Muy intuitivo y personalizable.
■ Control de acceso.
■ Almacenamiento extra de 10GB+500MB por usuario.


SITES


OTRAS HERRAMIENTAS


GOOGLE +

■ Red social de google.
■ Círculos de amistades.
■ Quedadas (Hangouts).
■ Eventos.
■ Imágenes (Picassa).
■ Sincroniza fotos desde dispositivos.
■ Juegos.
■ Páginas (para empresas, grupos, etc).


GRUPOS

■ Entorno online de discusión.
■ Un Grupo multitud de temas.
■ Grupos privados y públicos.
■ Control de acceso y uso.
■ Sistema de ayuda y colaboración con Google.


TEAMBOX

■ Software para Gestión de Proyectos.
■ Gratis hasta 5 usuarios y/o 5 proyectos por organización.
■ Aplicaciones para smartphones, tablets, chrome, etc.
■ Se sincroniza con Dropbox, Box, Google Apps, Pivotal
Tracker.
■ Personalización empresarial.
■ Interfaz sencilla.
■ Fácil de manejar.


TEAMBOX

■ Permite gestionar varias organizaciones.
■ Permite controlar permisos de usuarios.
■ Gestión de varios proyectos por organización.
■ Gestión de tareas y listas de tareas.
■ Plantilla de tareas.
■ Conversaciones en Proyectos.
■ Gestión de archivos.
■ Documentos wikis.
■ Gestión de partes de trabajo.

TEAMBOX


CONSEJOS PARA LA IMPLANTACIÓN

■ Adaptarnos al software y no al revés.
■ Saber qué necesitamos y buscar unas herramientas que
nos den ese servicio.
■ Ir creciendo en gestión y después en requisitos del
software.
■ Pensar que hay que evolucionar.
■ Es mejor hacer poco bien que nada.
■ Mejor que usen todos un 20% que unos pocos un 80%.


GRACIAS


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