Proyecto sgc.

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Proyecto sgc.

  1. 1. SISTEMA WEB DE CONTROL Y ENTREGA DE INFORMACIÓN DEL S.G.C. A LAS GG.UU.CC. DEL EJÉRCITO En el presente Capítulo se identifica los problemas, objetivos, justificaciones. Las mismas se constituyen en información fundamental para el desarrollo del presente proyecto.1. INTRODUCCION La información en una Institución conforma la base fundamental para salvaguardar evidencia de sus actividades, de esta manera facilita la toma de decisiones y administrar el conocimiento plasmado en múltiples presentaciones documentales, sin importar su tipo de soporte, con el entendido de que los documentos son material importante de conservar y organizar para cualquier Institución pública o privada. La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones. [BARRY, 1996]. En este particular, la documentación debe ser administrada y custodiada por una dependencia cuya principal función sea brindar un adecuado control y seguimiento de la información y el conocimiento plasmado en los diferentes documentos que produce e integra la Institución. El Ejercito, desde sus orígenes hasta el presente, partiendo del conocimiento de la realidad nacional, ha buscado en forma continua, adecuar y mejorar su organización con el propósito de servir en las mejores condiciones posibles a los intereses de la defensa, la seguridad y estabilidad de la República, contribuyendo permanentemente en el desarrollo y bienestar de la nación. La utilización de la misma y sistemas de información se ha convertido en una necesidad para diferentes instituciones, debido a que gracias a la incorporación de éstos se facilita el manejo de la información permitiendo con esto la agilización de procesos, almacenamiento, seguridad de datos, y ante todo la eficacia en la transmisión de la información, de tal manera que se pueda mejorar el desarrollo de las actividades y procesos en una Organización [LEDO, 2006]. La importancia de tener una buena administración de documentación en las instituciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a los resultados al momento de implantarlos. [CROSBY, 1987]. La información manejada por el Comando de comunicaciones del Ejercito, hace imperiosa la necesidad de implementar el Sistema de Control de Registro del 1 - 42
  2. 2. Centro General de Comunicaciones, permitiendo de esta manera la rapidez, seguridad y exactitud de la información. En base a lo expuesto del presente proyecto, se pretende establecer el diseño de un Sistema Web de Control y entrega de información del Sistema General de Comunicaciones para el COMANDO DE COMUNICACIONES, el mismo establecerá la administración de documentos de forma que se use el menor tiempo posible para la emisión de reportes al escalafón superior (grado jerárquico militar), y pueda ser implementada en la institución llegando a tener resultados de desempeño del proceso de las personas.2. ANTECEDENTES 2.1 Antecedentes Institucionales La Historia del Arma de Comunicaciones en nuestro Ejército se remonta a las primeras organizaciones de Ingeniería que datan del año 1843, cuando el entonces Presidente de Bolivia el Gral. José Ballivián fundó la Escuela de Ingeniería a objeto de capacitar a Oficiales como técnicos en esa especialidad, donde Comunicaciones era solo un apéndice de ésta Arma. Posteriormente en 1937 se organiza la Escuela Militar de Transmisiones y Enlaces que constituye el punto de partida para la creación como arma. El año 1.973 se creó el Comando de Transmisiones y Enlaces como parte del Estado Mayor Especial del Comando General del Ejército; y el año 1.982 por Orden de Ejército cambió el denominativo a COMUNICACIONES del Ejército, como actualmente se conoce. Para ello el Comando de Comunicaciones se trazó la siguiente misión:“MODERNIZAR EL SISTEMA Y LOS MEDIOS DE COMUNICACIONES DEL EJÉRCITO CON PERSONAL DE CUADROS CAPACITADOS PROFESIONALMENTE Y CON EQUIPAMIENTO ACORDE A LOS AVANCES TECNOLÓGICOS”. El año 1996 se implementan los sistemas para la transmisión de datos MODEM, constituyéndose en un hito para la modernización del arma de comando. Misión El comando de comunicaciones del ejército, con todos sus medios humanos, materiales y técnicos disponibles, proporcionara apoyo de comunicaciones, durante la presente gestión, en todo el territorio nacional, para satisfacer las necesidades de comando, control y comunicaciones del Ejército a fin de contribuir al cumplimiento de la misión constitucional del escalón superior. Visión 2 - 42
  3. 3. Constituirse en una organización de comando, altamente eficiente y eficaz en la satisfacción de las necesidades de comunicaciones de los diferentes niveles de comando del ejército.2.2. Antecedentes de Trabajos a Fines Como fruto de la investigación bibliográfica, se ha hallado una serie de Trabajos de grado, relacionados con el tema a encarar, los cuales se describen brevemente a continuación: “SISTEMA DE CONTROL DE FLUJO DE CORRESPONDENCIA PARA LA SECCIÓN CARGA Y ENCOMIENDAS DEL TRANSPORTE AÉREO MILITAR”, elaborado por el Sr. Javier Peña Wilde de la Escuela Militar de Ingeniería gestión 2000, el objeto de estudio es la sección de carga y encomiendas del Transporte Aéreo Militar. [PEÑA, 2000] La diferencia con el presente proyecto es que el objeto de estudio son los documentos que recepciona y/o emite COFADENA. “SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS (CIM)”, elaborado por el Sr. Juanes García Carlos de la Universidad Mayor de San Andrés gestión 2001 propuso desarrollar un sistema abocado a los trámites que se efectúan en una empresa privada. [GARCIA, 2001]. La diferencia con el presente proyecto es que el entorno de desempeño será el control y seguimiento de documentación dentro la institución. “SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA, CON ARQUITECTURA CLIENTE/SERVIDOR, PARA LA ESCUELA MILITAR DE INGENIERÍA”, elaborado por el estudiante Carlos Andrés Velásquez Tórrez de la Escuela Militar de Ingeniería de la ciudad de La Paz en la gestión 2003, con la finalidad de incrementar el flujo de correspondencia, interna y externa, ayudando a mejorar los servicios de atención al cliente. [VELASQUEZ, 2003]. La diferencia con el presente proyecto es que el desarrollo del sistema será bajo un entorno web. “SISTEMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA LA ESCUELA MILITAR DE INGENIERÍA”, elaborado por el estudiante Javier Terán Choque de la Escuela Militar de Ingeniería de la ciudad de La Paz en la gestión 2009, con la finalidad de incrementar el control de correspondencia, interna y externa, ayudando a mejorar los servicios de atención al cliente. [TERAN, 2009]. 3 - 42
  4. 4. La diferencia con el presente proyecto se realizará de acuerdo a las exigencias de la institución para su desarrollo, optimizando el uso de sus recursos para COFADENA.2.3 Descripción del Caso de Estudio Se pretende establecer el diseño de un Sistema Web de Control y entrega de información del Sistema General de Comunicaciones para el COMANDO DE COMUNICACIONES el mismo optimizara la administración de documentos de forma que se use el menor tiempo posible para la emisión de reportes al escalafón superior (grado jerárquico militar), y pueda ser implementada en la institución llegando a tener resultados de desempeño, eficacia del proceso y la satisfacción de las personas. Para una mejor comprensión del seguimiento de trámite a continuación se describe los siguientes tipos de documentación: Interna.- Corresponde toda aquella documentación del Comando de comunicaciones que son recepcionadas o transmitidas. Los tipos de documentación interna son los siguientes: • Notas de Servicio • Oficio • Solicitud • Telefonemas. • Radiogramas. • Ordenes de Servicio. • Informativas. • Varios Su llenado, registro de salida y entrada se lo realiza manuscritamente. Externas.- Corresponde toda aquella documentación ajena a la institución o proveniente de direcciones del interior del país, además de todos los radiogramas enviadas a las diferentes unidades militares. Los tipos de documentación externa son los siguientes: • Solicitud • Invitaciones. • Oficios. • Telefonemas. • Radiogramas. • Entrega directa • Varios 4 - 42
  5. 5. 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Comando de Comunicaciones del Ejercito, no cuenta con un Sistema Informático Web de Control y entrega de información del SGC., para almacenar los radiogramas transmitida y recibida.4. OBJETIVOS Esta sección abarca la descripción de los objetivos. 4.1 Objetivo General. Implementar el Sistema Web de Control y entrega de información de manera segura, precisa y eficiente de toda información registrada y mejorar la administración y uso de toda la documentación recibida y expedida del Centro General de Comunicaciones. 4.2 Objetivos Específicos. Se desarrollara el Sistema para un mejor manejo de la información por parte del personal que trabaja en el Comando de Comunicaciones del Ejército. Asimismo se lograra la capacitación del personal que trabaja dentro del Centro General de Comunicaciones del Ejército. Este sistema se mejorara el flujo de información y registro de toda documentación que sea transmitida y recibida. Implementar la estructura del software, código maquina, para que el sistema sea utilizado por el usuario final.5. JUSTIFICACIÓN. En el Comando General de Comunicaciones del Ejército no cuenta con un sistema Web de archivo de radiogramas por el cual es necesario implementar este sistema de registro, asimismo facilitara el control de radiogramas transmitidos y recibidos. La implementación de la base de datos permitirá que dicha información sea almacenada y de fácil acceso en el sistema general de comunicaciones. 5.1 Justificación Técnica Una vez logrado el objetivo del proyecto, el beneficio brindara la herramienta de centralizar la información. 5 - 42
  6. 6. 5.2 Justificación Económica Los costos que se reducirá con la existencia de la herramienta para la centralización de la información, será favorable tanto para el administrador del sistema como para el comando de comunicaciones 5.3 Justificación Social La herramienta permitirá que todo el personal de Radio operadores la facilidad de centralizar toda la información enviada y recibida de las diferentes Unidades Militares.6. DIAGRAMA DE GANTT 6.1 Planificación de Tiempo7. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD. 6 - 42
  7. 7. 7.1 Alcances y Objetivos. El alcance del sistema web de control y entrega de información del Sistema General de Comunicaciones, es mejorar la eficacia en la gestión de manejo de información, para entregar servicios adecuados a las GG.UU.CC. del Ejercito. El proyecto combina la administración de flujo de información con el análisis, diseño e implementación de requerimientos de sistema de información, mediante la aplicación de técnicas actuales de ingeniería de software orientado de objetos. Objetivo. Diseñar un portal web, que deberá ser implementado de una manera dinámica porque manejará base de datos con información de los radiogramas tanto enviadas como receptadas por parte del Centro de Comunicaciones del Ejercito. Proponer un sistema automatizado que permita el control de envíos y entrega de información en forma automatizada y online (Sistema Web) para dar apoyo a la toma de decisiones por parte de los comandantes de las GG.UU.CC.7.2 Estudio del Sistema Existente. En la actualidad el comando de comunicaciones cuenta un sistema manual e informático con el cual se realiza envió y recepción y almacenamiento de información. El sistema informático realiza el envío y recepción de información mediante fax modem, el programa BITWARE a todas las Unidades Militares. El sistema no envía archivos mayores a 10 MB lo cual dificulta el flujo de la información. El sistema actual realiza el almacenamiento de la información en forma manual. Por el elevado costo de la línea telefónica, no cuentan algunas Unidades Militares alejadas (fronteras).7.3 Desarrollar un modelo lógico del sistema actual. 7 - 42
  8. 8. 7.4 Redefinir el problema. Proponer un sistema automatizado que permita el control de envío y entrega de información en forma automatizada online (Sistema Web) para que exista flujo de información entre las diferentes Unidades Militares del Ejército. Para lograr el objetivo se estudió el funcionamiento del proceso actual, observando sus debilidades y fortalezas, los requerimientos por parte del Comando de Comunicaciones, las áreas que formarían parte del sistema de apoyo Institucional, donde se recomendó el diseño del sistema web. Ya que con la implantación de un proceso automatizado, El personal de comunicaciones pretende mejorar, el mecanismo del control de 8 - 42
  9. 9. información, obteniendo una verificación rápida de la recepción de las mismas, sobre determinadas tareas que permitan aplicar oportunamente.7.5 Desarrollar y evaluar soluciones alternativas. El sistema manual no cuenta con las tareas automatizadas que permite una computadora, lo cual dificulta la fluidez de la información y almacenamiento. - Por lo tanto, un sistema manual no cuenta con computadoras, software ni hardware. Sistema computarizado (informático) facilita el almacenamiento y consultas. El sistema computarizado permite que el operador maniobre una gabarra de Trabajo o gabarra de línea durante las labores de tendido y de avance por una ruta programada o simplemente mantenerse en una posición mientras se efectúan las labores de rutina. Diseñar un portal web que será implementado de manera dinámica que manejará base de datos con información de radiogramas tanto enviadas como receptadas por parte del Centro de Comunicaciones del Ejercito. - Con la implementación de este sistema el flujo de información será más rápida y eficaz. - La información almacenada en la base de datos, será actualizada permanentemente, lo cual facilitara las diferentes consultas. - Equipo de comunicación debe ser de acuerdo el avance tecnológico, con el hardware y software.7.6. Decidir sobre un curso de acción a recomendar. Diseñar un portal web que será implementado de manera dinámica que manejará base de datos con información de radiogramas tanto enviadas como receptadas por parte del Centro de Comunicaciones del Ejercito. Justificación. Con este nuevo sistema a implementarse, el flujo, almacenamiento, envió y recepción de información mediante la portal web, facilitara el manejo de la información.7.7 Esbozar un plan de desarrollo DIAGRAMA DE GANTT 9 - 42
  10. 10. 7.8 REDACTAR EL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD. SISTEMA WEB DE CONTROL Y ENTREGA DE INFORMACIÓN SGC A LAS GG.UU. CC. DEL EJTO 7.8.1 Contenido - Definir alcances y objetivos - Estudio del sistema existente - Desarrollar un modelo lógico del sistema actual - Redefinir el problema - Desarrollar y evaluar soluciones alternativas - Decidir sobre un curso de acción a recomendar - Esbozar un plan de desarrollo. - Redactar el estudio de factibilidad - Presentar el resultado a la gerencia y al cliente 7.8.2 Definición del Problema El sistema actual con que cuenta el Comando de Comunicaciones, no está acorde a la tecnología actual, se vio la necesidad de implementar este nuevo sistema portal web, que facilitara el manejo y flujo de información con todas la Unidades Militares del Ejercito. 7.8.3 Resumen Ejecutivo. La presente investigación aborda una de las problemáticas que desde hace años afectan a muchas Instituciones, y es el llevar un Control Automatizado efectivo sobre las informaciones enviadas por parte del Sistema General de Comunicaciones. Sistemas de Información sirvió como base para la investigación elaborándose una consulta sobre el proceso de envíos y recepción de radiogramas, la cual tiene como objetivo determinar la eficacia, confiabilidad, veracidad y rapidez en el control automatizado de información. Por ende el principal objetivo de esta investigación es 10 - 42
  11. 11. realizar un estudio sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen Sistema de Control de entregas de informaciones.7.8.4 Método de estudio. Para poder determinar las necesidades de requerimientos de información y procesos a automatizar, la recopilación de todos los datos: Coordinación. Usuario Unidades Dependientes y Centro de Comunicaciones Medios de respaldo para el levantamiento de información: Entrevistas La observación a las diferentes áreas Libreta de apuntes.7.8.5 Análisis. Determinar las necesidades de requerimientos de información y procesos a automatizar, la recopilación de todos los datos e información Este sistema beneficiara y mejorara el flujo de información y registro de toda documentación que será transmitida y recibida. Para desarrollar el sistema es necesario definir, analizar, diseñar el prototipo a implementar. Implementar la estructura del software, código maquina, para que el sistema sea utilizado por el usuario final.7.8.6 Alternativas consideradas. Diseñar un portal web que será implementado de manera dinámica que manejará base de datos con información de radiogramas tanto enviadas como recepcionadas por parte del Centro de Comunicaciones del Ejercito. 11 - 42

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