1.
MÓDULODEGESTIÓNDE
CORRESPONDENCIA-
ALFRESCOECM
Quienes somos
Radar Información y
Conocimiento
Es una empresa dedicada a la
c o n s u l t o r í a e m p re s a r i a l ,
asesoría y capacitación en
g e s t i ó n d e i n f o r m a c i ó n ,
documentación y Gestión del
C o n o c i m i e n t o ; a l a
investigación, implementación y
desarrollo de software para la
administración de información y
documentación en entidades del
sector público y privado en
Colombia y el Área Andina.
OFERTA DE VALOR
La Investigación, Desarrollo e
Innovación I+D+I son pilares
estratégicos de Radar, esto
garantiza el cumplimiento de
estándares internacionales y las
mejores prácticas en el manejo
de información y conocimiento.
‣ I S O 1 5 4 8 9 : 2 0 0 6 -
Información y Documentación:
Gestión de Documentos.
‣ ISO 23081 - Metadatos para
la Gestión de Documentos
‣ ISO 27001 - Sistemas de
Gestión de Seguridad de la
Información.
‣ ISO 30300 - Sistemas de
Gestión para los Documentos.
‣ ISO 26122 - Análisis de
Procesos de Trabajo para la
Gestión de Documentos.
Líneas de Negocio
‣ Información y Conocimiento
‣ Mejoramiento y calidad
‣ Gestión Tecnológica
‣ Gestión de la innovación
Algunos de Nuestros
Clientes

2.
Contexto
Talento Humano
El componente más importante de los procesos de
implementación de cambios organizacionales y de
implementación de tecnologías. Mediante sesiones de
sensibilización y actividades de Gestión del Cambio,
garantizamos la apropiación de conceptos y tecnologías por parte de los
equipos de trabajo de la organización.
Normalización de Procesos
Reglas de trabajo y acción claras facilitan la evaluación y
mejora continua de los procesos asociados con la gestión
de los documentos, en el ámbito electrónico como en
soporte papel, definimos y socializamos procedimientos
para realizar las actividades propias de la gestión de
documentos para cada equipo de trabajo.
Tecnologías de Información
Implementamos las tecnologías que resuelvan las
necesidades de información de las organizaciones, y
automaticen los procesos de registro y toma de decisiones
sin descuidar el cumplimiento de la normatividad legal y las
mejores prácticas en gestión y seguridad de la información
de tal manera que se garantice la continuidad del negocio.
Gestión de Comunicaciones oficiales - correspondencia
La gestión de la información y documentación es una ventaja competitiva y duradera para las
organizaciones dados los ahorros de recursos y tiempos que genera la adecuada gestión de la información
y documentación de manera electrónica y centralizada.
La gestión de comunicaciones oficiales y correspondencia es una de las principales dificultades de la
gestión de documentos en las organizaciones, la centralización del proceso de radicación de
correspondencia, el registro de las comunicaciones de entrada, salida e interna y la posibilidad de
diferenciar los descriptores (metadatos) para el registro de los diferentes tipos de documentos (facturas,
comunicaciones oficiales, derechos de petición, flujos de trabajo, etc.
Nuestra metodología de implementación de tecnologías involucra los siguientes componentes:

3.
Testimonios
Los siguientes son testimonios
de algunos de nuestros
clientes sobre nuestros
servicios
Yolima Escobar - Gerente Financiera -
Vatia S.A. E.S.P.
Considero que el Sistema nos ha
ayudado a mejorar el control de la
documentación, podemos hacer
seguimiento a los trámites de cada
documento dentro de la compañía.
Ruben Darío Barrera Díaz - Centro de
Documentación Personería Mpal. Cali
Recibimos un apoyo muy valioso por
parte de Radar en la actualización de
nuestras Tablas de Retención
Documental, proceso que fortaleció la
implementación de ORFEO en la
Personería.
Ruben Darío Narvaez - Rector
Corporación Universal Los Andes
El Sistema y la metodología con la que
se implementó el sistema KnowledgeTree
nos permitió implementar la NTC 5555 y
conseguir nuestra Certificación en
Calidad ISO 9001/2008.
Mayk Ayala - Director de Tecnologías -
OPAIN SA
La implementación de ORFEO en
OPAIN permitió la centralización de la
memoria documental del proyecto y de
la compañía y evidenciar
responsabilidades contractuales que no
se habían identificado por los equipos
de trabajo.
Otros Sistemas que implementamos
Beneficios
Los siguientes son algunos de los beneficios que se pueden obtener
implementando el módulo de gestión de correspondencia:
1. Centralizar el proceso de correspondencia:
La implementación del Módulo de gestión de correspondencia
permite centralizar y controlar la entrada y salida de
documentos, desarrollando cultura organizacional.
2. Personalización de campos de descripción (Metadatos):
Definir campos de descripción garantiza la recuperación
eficiente y la adecuada gestión de los documentos.
3. Escalabilidad:
El sistema Alfresco ECM permite implementar de manera
escalonada cada funcionalidad, dependiendo de la madurez de
los procesos de cada organización, de los instrumentos
archivísticos desarrollados; creciendo y expandiéndose según
las necesidades reales de los usuarios.
4. Administración del ciclo vital del documento:
Alfresco permite la gestión integral de la documentación a lo
largo del ciclo vital del documento desde su producción e
incorporación, su trámite y gestión hasta la disposición o
preservación.
5. Automatización de procesos documentales:
El sistema permite la automatización de procesos mediante el
movimiento de los documentos a través de las diferentes
carpetas o dependencias involucradas, notificación a los
responsables y establecimiento de reglas de negocio y tiempos
de respuesta, etc., por cada tipo documental.

4.
Descripción del Módulo
El módulo de gestión de correspondencia permite el registro
centralizado de la documentación de las organizaciones asignando
un consecutivo único para cada documento.
Las siguientes son las características del módulo de gestión de
correspondencia:
• Sistema 100% Web
• Metadatos personalizados
• Vinculación de documentos (padre, hijo, anexo).
• Personalización de etiquetas, información impresa y configuración
de tamaño.
• Diligenciamiento automático de datos (nombres de remitentes o
destinatarios recurrentes, direcciones, teléfonos, correos
electrónicos, etc.).
• Tipos de radicación definidos por el usuario
• Número de radicado personalizado (numérico, alfanumérico,
prefijos, sufijos extensión de caracteres, etc.)
• Distribución de documentos a través de flujos de trabajo
personalizados para la distribución de documentos y
notificaciones.
• Planillas de entrega, reporte con listados de documentos por
rango de fecha, dependencia destinataria o remitente.
Otras funcionalidades de Alfresco ECM
• Control de versiones
• Flujos de trabajo avanzados
• Gestión de contenidos (Wiki, blog, foro)
• Publicación automática en redes sociales
• Edición de documentos en línea con Google Drive
• Conversión de documentos a PDF/A en flujos de trabajo
Requerimientos
tecnológicos:
La siguiente es la
configuración de Hardware
recomendada para el
módulo de correspondencia
(hasta 100 usuarios)
1. Procesador
Se recomienda procesador
de dual core 2.5 Ghz o
superior
2. Memoria Ram
Se recomienda una memoria
Ram de 2 Gb
3. Almacenamiento
Depende de la cantidad de
documentos anexos que se
definan para cada cliente
4. Servidor de Aplicaciones
Web
Apache Tomcat
5. Servidor de Base de datos
PostgreSQL
6. Modalidad del Servicio
En infraestructura del cliente
o en nuestros servidores

5.
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