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Presertación realizada por Didier Mauricio Hurtado, en el Marco del Webinario sobre el conjunto de normas ISO 30300 y su relación con el ciclo vital del documento. Presentado el 15 de Noviembre de 2013.

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CONTROLANDO el CVI con las
normas ISO 15489 e ISO
30300. Ejemplos. Impacto en las
TRD
Didier Mauricio Hurtado Collazos
Director de Formación y Consultoria
Saginfo Colombia
Twitter: @Didier_Hurtado - @saginfocolombia
AGENDA
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Introducción
Objetivos
Ciclo de Vida del Documento.
Generalidades Sobre Normalización.
Gestión de Documentos – Visto Desde la Perspectiva del P.G.D y la
Normalización.
• ISO 15489 – ISO 30300 y su relación con el C.V.D
• Conclusiones
• Preguntas
El futuro tiene muchos
nombres, para los débiles
es lo inalcanzable, para los
temerosos, lo desconocido,
para los valientes es la
oportunidad…
Objetivos
• Brindar conocimientos
sobre la evolución e
importancia del Ciclo de
Vida del Documento.
• Analizar el proceso del
C.V.D a través del uso de
modelos de Gestión. (ISO
15489 e ISO 30300).
• Brindar algunos
conceptos sobre las
normas ISO 15489 e ISO
30300.
Ciclo Vital del Documento
Análisis del Concepto de Ciclo Vital del Documento –
Perspectiva Archivística
• Teniendo en cuenta las edades del documento estas dan paso a la
conformación de tres tipos de archivos.

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  • 1. CONTROLANDO el CVI con las normas ISO 15489 e ISO 30300. Ejemplos. Impacto en las TRD Didier Mauricio Hurtado Collazos Director de Formación y Consultoria Saginfo Colombia Twitter: @Didier_Hurtado - @saginfocolombia
  • 2. AGENDA • • • • • Introducción Objetivos Ciclo de Vida del Documento. Generalidades Sobre Normalización. Gestión de Documentos – Visto Desde la Perspectiva del P.G.D y la Normalización. • ISO 15489 – ISO 30300 y su relación con el C.V.D • Conclusiones • Preguntas
  • 3. El futuro tiene muchos nombres, para los débiles es lo inalcanzable, para los temerosos, lo desconocido, para los valientes es la oportunidad…
  • 4. Objetivos • Brindar conocimientos sobre la evolución e importancia del Ciclo de Vida del Documento. • Analizar el proceso del C.V.D a través del uso de modelos de Gestión. (ISO 15489 e ISO 30300). • Brindar algunos conceptos sobre las normas ISO 15489 e ISO 30300.
  • 5. Ciclo Vital del Documento
  • 6. Análisis del Concepto de Ciclo Vital del Documento – Perspectiva Archivística • Teniendo en cuenta las edades del documento estas dan paso a la conformación de tres tipos de archivos.
  • 7. Ciclo vital del Documento – Gestión de Documentos • Con la adopción del termino “Records Management” proveniente de la escuela americana adoptado al español como Gestión de documentos es cuando la teoría archivística comienza a involucrarse en la primera edad del documento “ Producción y tramitación”. • Involucrándose en el análisis de procesos y eficiencia administrativa con miras a la reducción de costos. Análisis de procesos del negocio Análisis de soportes documentales Análisis de contenido de los documentos Eficiencia administrativa – Reducción de Costos
  • 8. Ciclo vital del Documento – Gestión de Documentos • Pero todo no ha sido color de rosa!!! • Discusiones entre de los actores participantes en el modelo. • Análisis de bondades, beneficios y posibles problemas. • Sinergias estratégicas.
  • 9. “La aparición de los documentos y entornos electrónicos, ha obligado a la archivística a repensar y replantear todos sus principios, conceptos y metodologías” M. Paz Martín-Pozuelo
  • 10. Ciclo vital del Documento – Controlando el Proceso Documental. • En este momento vivimos en una obesidad digital organizacional. • Las organizaciones hoy se están convirtiendo en sociedades de Infoxicacion. • Somos capaces de manejar toda la información que se produce??
  • 11. Ciclo vital del Documento – Controlando el Proceso Documental. • Pero el Archivo Digital también es vulnerable: Depende de: • Software: (Sistema Operativo, Programa y formato de la Imagen). • Hardware. (Maquina y Tecnología). • Los documentos digitales en algunos países no es validez.
  • 12. Garantizar vigencia en los medios electrónicos SW y HW Prevenir modificación (escritura, eliminación) Portabilidad Integridad Disponibilidad Prevenir denegación del servicio para las partes autorizadas Autenticidad procedimiento que autentique los procedimientos de generación de la información; su conservación temporal cuando fuere necesario, y almacenamiento definitivo Confidencialidad Prevenir accesos no autorizados (lectura, impresión)
  • 13. Fuente: Ebla Gestión Documental
  • 14. Cita de la sentencia T443/94 de la Corte Constitucional, cuyo texto se explica por si mismo: “Los archivos son el reflejo de una actividad práctica, jurídica o administrativa de una institución,………..Un archivo no es la simple recopilación o colección de documentos,…….es un conjunto orgánico de documentos unidos por un vínculo originario o de procedencia, que sirven para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno toda la información almacenada por una oficina o institución en el curso de su actividad……y los cuales se organizan y conservan según el orden natural de funcionamiento de la entidad”
  • 15. Generalidades sobre Normalización. Antecedentes: • ISO (la Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de Normalización (organismos miembros de ISO). • Fue fundada en 1962 y tiene 163 países miembros activos. • Su éxito radica en las exigencias y estrictos procedimientos para la aprobación de las normas y el reconocimiento a nivel mundial de las mismas. • Tiene un aproximado de 18.600 normas.
  • 16. Estructura de aprobación y redacción de normas. • ISO tiene una estructura interna de elaboración de normas bajo comités y subcomités. Tiene en la actualidad un aproximado de 3.274 Organismos técnicos. Comités Técnicos Subcomités Técnicos Grupos de Trabajo Redacción de Normas El promedio de tiempo para publicación de una ISO es de 3 años
  • 17. Information and Documentation Committee • El desarrollo y control de la administración de información también cuenta con un Comité técnico el TC/46 “Information and Documentation”. Que tiene en la actualidad 43 normas y también es el encargado del SC11. • Teniendo en cuenta la amplitud del concepto, se crea el SC11 “Archives/Records Management. Y por otro lado se encuentra el TC 171 “Document management aplications”. • La normalización en procesos de información y documentación no es algo nuevo, recordemos a Otlet y a La Fontaine. • Dentro de los grandes avances en normalización, existen: • IFLA- (International Federation of Library Association) que mantienen las ISBD. • ICA (International Council of Archives) que mantienen las normas ISAD. • DLM- Forum que mantiene MoReq. • Library of Congress que mantiene el MARC21
  • 18. Objetivos del TC La norma busca la participación de la Gestión Documental en los procesos de negocio. Mejora de los proceso operativos. Objetivo Principal del SC se aclara en la norma funcional ISO 15489, la cual busca incluir en la Gestión Documental todos los procesos y controles desde la creación del documento “Inicio del C.V.D”. TC46/SC11 Campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático en la creación, recepción, mantenimiento, utilización, conservación y disposición de documentos, incluyendo procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en forma de documentos.
  • 19. Gestión de Documentos – Visto desde la perspectiva del P.G.D y la normalización. Planeamiento del Normalización: C.V.I Procesos que incluyan la captura, indización, almacenamiento, Establecer una recuperación, estructura de Gestión distribución, que asegure el control presentación, migración, de documentos. intercambio, conservación y disposición. a través Requisitos funcionales para el diseño de soluciones tecnológicas utilizadas para la creación Gestión de los documentos, incluyendo las aplicaciones de gestión, aplicaciones de gestión de documentos. de la Procedimientos para la implantación, inspección y control de calidad para el almacenamiento, uso y conservación de los documentos, incluyendo los metadatos de apoyo.
  • 20. Gestión de Documentos – Visto desde la perspectiva del P.G.D y la normalización. Puntos de vista • Los documentos deben contemplarse desde muchas perspectivas, no son estáticos, sino elementos que pueden ser utilizados en cualquier entorno. Creador del Documento Quienes los usan Quienes los reciben Quienes los usan más allá del uso de la Gestión Inicial
  • 22. El Proceso del Cambio Intentos físicos Intentos mentales Aceptación Resistencia Negación Desempeño actual Valle de la desesperación
  • 24. Algunas Normas relevantes a los procesos de Gestión Documental
  • 25. Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control documental bajo un estándar ISO. Records Continuum • El modelo de Records Continuum: • Para comprender el modelo se debe entender que la información no suceden en etapas lineales sino en ciclos. • El modelo se orienta en la satisfacción de los usuarios. • Siempre se debe considerar el documento como “evidencia”.
  • 26. Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control documental bajo un estándar ISO. Record Continuum • El modelo de Records Continuum: • Se conecta con conceptos y metodologías en Gestión de las tecnologías de la información, ingeniería de procesos, análisis funcionales, gestión de recursos, control de calidad y auditoria. • El continuum no es relativo a los registros. El continuum es un modelo de gestión relativo al sistema de gestión de registros”, que es “continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases”.
  • 27. Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control documental bajo un estándar ISO. Record Continuum • El modelo planteado por James B. Rhoads plantea una nueva fase dentro del CVI
  • 28. Aplicando la Norma ISO 15489 – Record Continuum – Documentos Físicos y Electrónicos desde la Archivística Los documentos físicos o electrónicos deben tener los siguientes componentes: Contenido: La materia del documento e información a transmitir . Contexto El entorno y la red de relaciones en los que el documento ha sido creado y utilizado (por ejemplo, cómo el documento se relaciona con otros en un grupo de documentos). Estructura: El uso de encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documento, y el uso de tipografías especiales (cursiva, negrita) para destacar la parte significativa del contenido.
  • 29. Aplicando la Norma ISO 15489 – Record Continuum – Documentos Físicos y Electrónicos desde la Archivística Medio: El portador Físico del documento Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento). Procesos de planeación documental Contenido Documentos electrónicos Análisis de características Cuatro personas (las entidades actuantes por medio del documento: autor, destinatario, redactor, creador). Formato de presentación del Documento Proceso que da origen al Documento
  • 30. Aplicando la Norma ISO 15489 – Análisis organizacional interno • Para la implementación de un SGD y controlar el C.V.I es importante: Definición de procesos Política y Responsables Análisis del Entorno Normativo. • Leyes aplicables. • Normas de obligatorio cumplimiento. • Códigos de buenas practicas • Código de ética • Documentar Políticas, Procesos y practicas enfocado a Gestión de Documentos. • Creación de la política de Documentos (CVI) Record Continuum • Elaborar tres tipos de procesos • Diseño y puesta en funcionamiento del SGD. • Proceso de Gestión de Documentos. • Procesos de mejora.
  • 31. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma • Identificar factores administrativos, legales, empresariales y sociales que influyen en la necesidad de Investigación crear y mantener Preeliminar documentos; además las fortalezas y debilidades en cuanto a la gestión documental.
  • 32. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma Análisis de las actividades de la organización • Determinar qué hace la organización y cómo lo hace. Ésta mostrará la relación entre las actividades, la documentación producida y su tratamiento teniendo en cuenta la información electrónica. -Diagnostico -Comunicación del Sistema -Conocimiento de Procesos -Entrevistas Identificación de los requisitos • Identificar las obligaciones legales y normativas, además de las responsabilidades a las que debe estar sujeta la organización en materia de documentación y conservación. -Revisión de la Documentación - Aprobación -Realizar Normograma -Documentar y Caracterizar procesos
  • 33. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma Evaluación de los sistemas existentes Análisis de todos los sistemas existentes para valorar en qué medida estos mantienen documentación que evidencie el proceso administrativo. Ayudará a establecer vacíos en los requisitos de la organización.
  • 34. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos • Determinar políticas, procedimientos, normas, herramientas y otros instrumentos que la organización debe adoptar para asegurar la creación y mantenimiento de los documentos necesarios que reflejen su actividad. 1. Organización Proceso Actual 6. Consulta 2. Producción 5. Conservación y Disposición Final 3. Recepción y Distribución 4. Trámite Propuesta de Mejoramiento
  • 35. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la Norma INCORPORACIÓN REGISTRO DISPOSICIÓN CUADRO DE CLASIFICACIÓN CALENDARIO DE CONSERVACIÓN TRAZABILIDAD TABLA DE ACCESO Y SEGURIDAD CLASIFICACIÓN VOCABULARIOS CONTROLADOS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ACCESO ALMACENAMIENTO VALORACIÓN Reflejado e Integrado el modelo con las T.R.D
  • 36. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma • Consiste en medir la eficacia del sistema de gestión de documentos para evaluar el proceso de desarrollo de la Revisión misma manera que las posterior a la deficiencias puedan implementación solucionarse y hacer controles periódicos. (documentación del sistema)
  • 39. Eliminar Actividades Que No Generan Valor Disminuir Tiempos de Operación Simplificar Procesos Innovación Factores Claves de Éxito Satisfacción del Cliente Evitar Reprocesos Optimización de los Recursos Mejoramiento Continúo
  • 40. Pasando de una Norma de recomendaciones A un sistema de Gestión dirigida al mejoramiento de un área de estratégica de la organización
  • 41. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Principios del SGD Documentos son evidencia del negocio. Características de los documentos. Características de los sistemas de Gestión de documentos.
  • 42. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Definiciones Sistema de Gestión • Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización con el propósito de establecer políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos. • ISO 30300 3.4.1 Sistema de Gestión para los documentos Aplicación de Gestión Documental • Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos • Sistema que captura, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. • ISO 30300 3.4.2 • ISO 30300 3.4.4
  • 43. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Objetivo del SGD Asegurando el funcionamiento del CVI Procesos del CVI Fuente: Serie ISO 30300: sistema de gestión para los documentos por Carlota Bustelo.
  • 44. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Por que es necesario un S.G.D? • La necesidad de gestionar documentos de manera eficiente siempre ha estado latente, que los documentos sirvan como soporte. • Propósitos contables, fiscales, administrativos, económicos y legales. • Preservación y continuidad del “Know-How” empresarial. • Cambios Tecnológicos. • Analizando riesgos reales. • Impactos legales, jurídicos y reputacionales. Nivel Operativo Nivel Estratégico Una visión estratégica del manejo de la información organizacional
  • 45. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Relación Estratégica y C.V.D • Mejoramiento continuo e implementación del proceso de auditorias de información. • Integrar con otros modelo de Gestión. • Eficiencia en el negocio. • Cumplimiento de la normatividad. Operacional • Uso de un modelo internacionalmente aprobado para establecer políticas y objetivos Nivel Organizacional Estratégicos Beneficios: • Toma de decisiones. • Eliminación de información duplicada e innecesaria. • Mejoramiento en las aplicaciones de Gestión de información. • Defensa de los intereses de los socios. • Aseguramiento del Ciclo de Vida de la Información C.V.I • Soporte de responsabilidad social
  • 46. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Que organizaciones deben implementar el SGD. • Organizaciones que hayan implementado otro MSS (Management Standards System) Ej. (ISO 9000, ISO 27001) • Organizaciones que hayan implementado el P.G.D siguiendo los lineamiento de la ISO 15489. • Organizaciones cuyo objetivo sea la de administración de información (Buffet de Abogados, Sector Financiero, Laboratorios) • Cualquier compañía podría implementar el modelo.
  • 47. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Estructura del Proceso
  • 48. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Proceso de Certificación Investigación Preeliminar Análisis de las actividades de la Organización Mantenimiento y Auditorias Certificación Identificación de Requisitos Revisión posterior de la implementación Evaluación de los sistemas existentes Identificación de las estrategias para cumplir requisitos Implementación del SGD Diseño del Sistema de Gestión de Documentos
  • 49. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Controles de la Norma – Relación con el CVI Creación A 1.1 Determinar que documentos, cuando y como deben ser creados y capturados. A 1.2 Determinar la información sobre el contenido, contexto y control (Metadato) que deben incluirse en los documentos. A 1.3 Decidir en que forma y estructurar se deben crear y capturar los documentos. A 1.4 Determinar tecnologías apropiadas para la crear y capturar documentos Control A 2.1 Determinar que información de control (Metadatos) debe crearse en los procesos de gestión documentos y como se vinculara con los documentos y gestionara a largo plazo A 2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del tiempo A 2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo A 2.4 Establecer las disposición/eliminación autorizada de los documentos A 2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicación de gestión de documentos
  • 50. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Controles de la Norma – Relación con el CVI Se deben documentar 36 procesos con sus respectivos controles. Documentar 10 Procesos de creación y 25 procesos de control. La decisión de no implementar algún proceso debe justificar. Ej. (Transferencias) A.2.4.3.
  • 51. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Proceso de Auditoria – Relación con el CVI • La auditoria de información consiste en el examen y evaluación sobre los recursos de información de la organización. Objetivo: identificar el uso, los recursos y el flujo de la información Conocimiento de los objetivos y prioridades de la organización. Estructura y estilos de gestión. Debe estar apoyada por la alta dirección Aplicar el Check List del Anexo C Lista de Verificación para la autoevaluación
  • 52. Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Normas asociadas a la implementación
  • 53. Conclusiones • La implementación de modelos de Gestión proporciona herramientas para un acercamiento sistemático y verificable para el control organizacional en un ambiente de buenas practicas. • Mayor calidad en la gestión: Sostenibilidad y continuidad de negocio. • Gestión efectiva de recursos, control de costos y agilidad en los servicios de información. • Mayor productividad en las aplicaciones tecnológicas. • Reducción de información duplicada. • Conservación de la memoria corporativa, permitiendo la reutilización del conocimiento corporativo.
  • 54. ¿Preguntas? Gracias por su atención Didier Mauricio Hurtado Collazos Saginfo Colombia Bogotá D.C 15 de Noviembre de 2013