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Capitulo v

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Capítulo V
Planificando nuestra Inversión
Características Emprendedoras y Empresariales. Planificación: Inversión. Costos. Plan de
ventas en unidades, plan de ventas en nuevas soles y flujo de efectivo.

Aprendizaje Esperado

• Analiza la importancia de la planificación y la utilidad de los registros para una gestión
  eficiente.
• Diferencia los conceptos de costos, gastos e inversión.
• Realiza cálculos de la inversión, el costo unitario y la determinación del precio.
• Aplica criterios e instrumentos para la elaboración de los planes de ventas y flujo de
  efectivo.

Actividades De Aprendizaje

1. En diálogo con los participantes se define el concepto de planificación, su importancia y la
   utilidad de los registros para una gestión eficiente.

2. En diálogo con los participantes se definen y ejemplifican los conceptos de inversión,
   costos y gastos.

3. Exposición demostración del procedimiento para el cálculo de la inversión.

4. Cada empresa realiza el cálculo de su inversión con asesoría del facilitador. Una empresa
   presenta el formato llenado, las demás opinan y dan sugerencias. El facilitador aclara
   dudas, corrige errores y hace una síntesis

5. Exposición demostración del cálculo del costo unitario.

6. Cada empresa calcula sus costos unitarios. Una presenta su trabajo, las demás opinan y
   sugieren. El facilitador aclara duda, corrige errores y hace una síntesis remarcando la
   importancia de un adecuado método de costeo para recuperar la inversión y fijar el precio.

7. Exposición y demostración del procedimiento para la determinación del precio

8. Cada empresa determina su precio. Se dialoga acerca de la importancia de determinar el
   precio adecuado para captar clientes y de posibles alternativas de reducción de costos. Se
   hace una síntesis final. Regresar, en el formato Nº 2 del concurso Escuela Emprende,
   punto 8.6.3 y se hacen las correcciones que sean necesarias.

9. Exposición demostración del plan de ventas en unidades.


78   DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES
     [ Manual del docente ]
10. Las empresas elaboran su plan de ventas en unidades. Una empresa presenta su
    trabajo, las demás opinan y hacen recomendaciones. El facilitador aclara dudas, da las
    recomendaciones que sean necesarias.

11. Exposición demostración del plan de ventas en nuevos soles.

12. Las empresas elaboran su plan de ventas en nuevos soles. Una empresa presenta su tra
    bajo, las demás opinan y hacen recomendaciones. El facilitador aclara dudas, da las
    recomendaciones que sean necesarias.

13. Exposición demostración del procedimiento para elaborar el flujo de efectivo.

14. Las empresas elaboran su flujo de efectivo, con supervisión y apoyo del facilitador. Una
    empresa presenta su formato desarrollado, las demás aportan. El facilitador aclara duda,
    corrige y da las recomendaciones pertinentes.

15. Síntesis general de lo desarrollado hasta el momento, remarcando la importancia de los
    temas para la gestión eficiente e introduciendo al tema de la formalización.

CONTENIDOS

1. ¿QUÉ ES PLANIFICAR?

Planificar es pensar y decidir que hacer con algo antes de que esto suceda. En términos de
iniciativas empresariales, planificar significa pensar y decidir en el presente que hacer en un
futuro para iniciar y mejorar su negocio permanentemente.
Ya ha pensado en que idea de negocio va ha desarrollar. Por ejemplo, antes de que compre
materias primas usted piensa y decide:

¿Qué bienes o materiales necesita?
¿Cuánto necesita?
¿Dónde comprar los bienes o materiales?
¿Cuándo necesita los bienes o materiales?

Cuando usted planifica elabora un presupuesto, es decir, estima qué sucederá en el futuro.
Cuando tiene conocimiento de lo que probablemente sucederá, entonces planifica por
adelantado. Cuando elabora un presupuesto, lo trabaja en base a lo que cree que sucederá
en el futuro, estimando:

¿Cuánto espera que venda el negocio?
¿Cuánto costarán los materiales aproximadamente?
¿Cuánto efectivo se espera que tenga el negocio?



                                              DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES        79
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Hay cuatro razones importantes por las que debería hacer planes para iniciar su negocio:

1. Un plan le muestra si su negocio puede tener utilidades en el futuro. Haga un plan para
   ver si las ventas y los costos previstos para el futuro generen utilidades a su negocio.

2. Un plan le muestra a la institución financiera las perspectivas de su negocio en el futuro.
   Cuando solicite un préstamo un plan le ayuda a fundamentar su pedido y a demostrar
   que esta en capacidad de pagar el préstamo.

3. Un plan le muestra el dinero que espera ingrese por las ventas a realizar y los egresos
   (salidas de efectivo) de su negocio; en él se presupone cuándo y cuánto ingresará dinero y
   cuándo y cuánto tiene que pagar. Haga un plan de tal manera que su negocio no quede
   sin efectivo.

4. Un plan le muestra qué debe hacer para iniciar su negocio y que ruta seguir para mejorar.
   Haga un plan que lo obligue a pensar en cada aspecto de su negocio.

Para iniciar su negocio, la planificación ayudará ha desarrollar su idea de negocio e ir mejor
ando en el futuro. Si su negocio no va bien y tiene algunos problemas, la planificación puede
ayudarlo a resolver los problemas.


     ☞ Un plan puede ayudarle a ver los problemas antes de que éstos sucedan. Luego usted
       decidirá qué hace para prevenirlos.

Los principales planes que una empresa debe elaborar son:

• Plan de inversiones: En él se contempla lo que usted piensa invertir en infraestructura, ma
  quinarias, equipos, herramientas, muebles y enseres para poner en operación su empresa.

• Plan de ventas en unidades: En él se muestra las ventas proyectadas, tomando en cuenta
  la información de la investigación de mercado, acerca de la cantidad y la época en que los
  clientes compran los productos o usan los servicios que usted desea ofertar.

• Plan de ventas en nuevos soles: En él se expresa en nuevos soles la proyección de las
  ventas calculadas en el plan de ventas en unidades.

• Plan de flujo de efectivo: En este plan se proyectan los ingresos (entrada de dinero por
  ventas) y egresos (salida de dinero) de la empresa, de tal modo que la empresa cuente con
  efectivo en el momento y monto requerido y con un saldo favorable, que le permite
  enfrentar imprevistos o nuevas oportunidades de negocio.




80   DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES
     [ Manual del docente ]
La gestión en una empresa requiere tener información sobre el movimiento de dinero y de
otros recursos que pueden hacerse efectivos (convertirse en dinero a través de venta en casos
necesarios) como: materia prima e insumos, productos terminados, servicios prestados, etc.

La gestión de los recursos en la empresa, requiere manejo y control. Este aspecto implica una
participación equitativa en la conservación, preservación y asignación de los recursos.


  ☞ La información de los movimientos en el negocio o empresa facilita la toma de
    decisiones oportunas y adecuadas.

      Los registros, son documentos de respaldo que indican cuánto, cuándo y para
          qué se movieron los recursos, tanto económicos, como otros recursos
          materiales de la empresa y cuánto queda después de haberse movido:
             Por eso es necesario implementar un conjunto de registros para
            desarrollar el control interno de los movimientos de estos recursos
                             (económicos, físicos, humanos etc.)

Se debe resaltar que son estos registros los que ofrecen información de referencia para el
cálculo de costos. Mantenerlos actualizados permitirá reflejar la situación actual y proyectar
el futuro del negocio o empresa.

Los registros más utilizados son:

  •   Registros de caja y bancos
  •   Registros de cuentas por cobrar y pagar
  •   Inventarios (maquinarias, muebles y herramientas) y
  •   Control de almacenes (materia prima e insumos)
  •   Flujo de caja
  •   Estado de Perdidas y Ganancias
  •   Balance

  ☞ Los registros son herramientas que deben adecuarse en función a una necesidad, por
    lo tanto… No se trata de forzar la realidad para adecuarse a los Registros.

Antes de iniciar la elaboración de los planes, veamos algunas definiciones importantes.

2. INVERSIÓN – COSTOS – GASTOS – COSTOS FIJOS. COSTOS VARIABLES

INVERSIONES.- Son asignaciones de dinero destinadas a la adquisición de máquinas,
equipos, vehículos, infraestructura, mobiliario y otros, que se orientan al mejoramiento de las
condiciones de producción y ventas en la empresa o a financiar las condiciones para mejorar
la calidad de los servicios prestados.


                                              DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES        81
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En la empresa, estas inversiones tienen un tiempo de duración mayor al proceso de
producción con el que están relacionadas, por ello no se carga su valor total a un producto
o servicio.

Se puede usar uno de dos procedimientos para recuperar la inversión:

• Para calcular el costo fijo unitario se suman los gastos de activo fijo (infraestructura,
  máquinas, herramientas, enseres) y los gastos preoperativos (licencias, permisos,
  capacitación, etc.); el resultado se divide entre el número de unidades que se producirán
  durante el tiempo de vida del proyecto (cómo veremos más adelante al calcular nuestra
  inversión.

• El cálculo del costo fijo unitario para un periodo se calcula incluyendo la depreciación del
  activo fijo (precio unitario dividido rente la cantidad de años de vida útil de cada activo y
  el resultado entre 12 meses; y así obtenemos el monto a cargar en el costo fijo mensual)
  y la amortización de los gastos pre-operativos (gasto realizado entre el tiempo de vida útil
  de los mismos, es decir, cuánto tiempo tenemos antes de tener que renovarlos, entre 12
  meses, así obtenemos el monto a cargar en el costo fijo mensual)

COSTOS.- Están constituidos por todos los recursos necesarios para la elaboración de un
producto o servicio determinado, son parte del capital de trabajo. En este caso son asociables
física y directamente al producto o servicio que la empresa elabora o presta en el mercado.

GASTOS.- Recursos económicos destinados a mantener en funcionamiento la empresa y sus
procesos de aprovisionamiento, producción y venta. Se denomina así cuando los costos no se
pueden asociar directamente a los productos o servicio.

Para una mayor claridad de los términos presentamos una lista de los mismos.

              INVERSIÓN                               COSTOS                         GASTOS
     • Compra del local de la            • Alquiler de local de producción    • Sueldo de los
       empresa                           • Servicios (Luz, agua, teléfono       empleados de oficina
     • Maquinaria de                       para uso del negocio)              • Tributos
       producción                        • Transporte para compras, ventas,   • Gastos de viaje
     • Equipos y herramientas              entregas de productos, trámites.   • Impuestos.
                                         • Sueldos del personal de planta
     • Muebles y enseres                                                      • Honorarios de
                                           (Jefe de planta, capataz,
     • Vehículos (para                                                          consultores(as).
                                           operarios, etc).
       transporte de materiales,         • Combustibles y Lubricantes
       productos, etc)                   • Repuestos
                                         • Ropa de Trabajo
                                         • Beneficios sociales
                                         • Insumos
                                         • Pago de intereses por créditos
                                           para inversiones o capital de
                                           trabajo.



82     DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES
       [ Manual del docente ]
COSTOS FIJOS.- Son aquellos que intervienen en la elaboración del producto o servicio y
que no varían según el volumen de producción. Los costos fijos se tienen que asumir así no
vendamos nuestros productos. La depreciación de máquinas y equipos, el sueldo del personal
administrativo, los alquileres, los servicios de luz y agua, los impuestos, los intereses por
préstamos son costos fijos.

COSTOS VARIABLES.- Son aquellos que aumentan o disminuyen dependiendo del volumen
de producción, todos los elementos del costo variable se van con el cliente cuando este
compra el producto o servicio. La materia prima, los insumos, el pago de mano de obra por
jornales o al destajo, la comisión por ventas, el alquiler de máquinas son costos variables.

3. PLAN DE VENTAS EN UNIDADES

El plan de ventas es un instrumento de gestión de su importancia, ya que del cumplimiento
de él depende la Sobrevivencia y desarrollo de la empresa.

En el plan de ventas se proyectan los ingresos que se prevén para un período determinado
que puede ser establecido en días, semanas o meses.

El plan de ventas es, también, un instrumento de evaluación de la marcha de su negocio, ya
que le permitirá saber, al compararlo con los registros de ventas, sí esta cumpliendo o no con
los objetivos trazados para tomar las medidas correctivas que sean del caso.
Igualmente le permitirá conocer si sus expectativas de ingresos por ventas han sido supera-
das, si ese es el caso, deberá hacer un plan de ventas más ambicioso ya que su producto esta
teniendo aceptación en el mercado.

El plan de ventas se establece por unidades y por nuevos soles. Veamos como se elabora el
Plan de ventas en unidades.

En el Plan de ventas en unidades, consignamos la cantidad que esperamos vender de
cada uno de los productos o servicios que oferta la empresa.

El procedimiento a seguir es:
1. Determinar el periodo sobre el cual vamos a proyectar nuestras ventas:
   Por ejemplo: mes.

2. Determinar cuáles son los meses de ventas altas y bajas
   Por ejemplo:

• Faldas:     Meses de ventas altas: mayo, julio y diciembre.
              Meses de ventas bajas: junio, agosto

• Pantalón: Meses de ventas altas: junio, agosto.
            Meses de ventas bajas: enero, febrero

                                             DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES        83
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Capitulo v

  • 1. Capítulo V Planificando nuestra Inversión Características Emprendedoras y Empresariales. Planificación: Inversión. Costos. Plan de ventas en unidades, plan de ventas en nuevas soles y flujo de efectivo. Aprendizaje Esperado • Analiza la importancia de la planificación y la utilidad de los registros para una gestión eficiente. • Diferencia los conceptos de costos, gastos e inversión. • Realiza cálculos de la inversión, el costo unitario y la determinación del precio. • Aplica criterios e instrumentos para la elaboración de los planes de ventas y flujo de efectivo. Actividades De Aprendizaje 1. En diálogo con los participantes se define el concepto de planificación, su importancia y la utilidad de los registros para una gestión eficiente. 2. En diálogo con los participantes se definen y ejemplifican los conceptos de inversión, costos y gastos. 3. Exposición demostración del procedimiento para el cálculo de la inversión. 4. Cada empresa realiza el cálculo de su inversión con asesoría del facilitador. Una empresa presenta el formato llenado, las demás opinan y dan sugerencias. El facilitador aclara dudas, corrige errores y hace una síntesis 5. Exposición demostración del cálculo del costo unitario. 6. Cada empresa calcula sus costos unitarios. Una presenta su trabajo, las demás opinan y sugieren. El facilitador aclara duda, corrige errores y hace una síntesis remarcando la importancia de un adecuado método de costeo para recuperar la inversión y fijar el precio. 7. Exposición y demostración del procedimiento para la determinación del precio 8. Cada empresa determina su precio. Se dialoga acerca de la importancia de determinar el precio adecuado para captar clientes y de posibles alternativas de reducción de costos. Se hace una síntesis final. Regresar, en el formato Nº 2 del concurso Escuela Emprende, punto 8.6.3 y se hacen las correcciones que sean necesarias. 9. Exposición demostración del plan de ventas en unidades. 78 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES [ Manual del docente ]
  • 2. 10. Las empresas elaboran su plan de ventas en unidades. Una empresa presenta su trabajo, las demás opinan y hacen recomendaciones. El facilitador aclara dudas, da las recomendaciones que sean necesarias. 11. Exposición demostración del plan de ventas en nuevos soles. 12. Las empresas elaboran su plan de ventas en nuevos soles. Una empresa presenta su tra bajo, las demás opinan y hacen recomendaciones. El facilitador aclara dudas, da las recomendaciones que sean necesarias. 13. Exposición demostración del procedimiento para elaborar el flujo de efectivo. 14. Las empresas elaboran su flujo de efectivo, con supervisión y apoyo del facilitador. Una empresa presenta su formato desarrollado, las demás aportan. El facilitador aclara duda, corrige y da las recomendaciones pertinentes. 15. Síntesis general de lo desarrollado hasta el momento, remarcando la importancia de los temas para la gestión eficiente e introduciendo al tema de la formalización. CONTENIDOS 1. ¿QUÉ ES PLANIFICAR? Planificar es pensar y decidir que hacer con algo antes de que esto suceda. En términos de iniciativas empresariales, planificar significa pensar y decidir en el presente que hacer en un futuro para iniciar y mejorar su negocio permanentemente. Ya ha pensado en que idea de negocio va ha desarrollar. Por ejemplo, antes de que compre materias primas usted piensa y decide: ¿Qué bienes o materiales necesita? ¿Cuánto necesita? ¿Dónde comprar los bienes o materiales? ¿Cuándo necesita los bienes o materiales? Cuando usted planifica elabora un presupuesto, es decir, estima qué sucederá en el futuro. Cuando tiene conocimiento de lo que probablemente sucederá, entonces planifica por adelantado. Cuando elabora un presupuesto, lo trabaja en base a lo que cree que sucederá en el futuro, estimando: ¿Cuánto espera que venda el negocio? ¿Cuánto costarán los materiales aproximadamente? ¿Cuánto efectivo se espera que tenga el negocio? DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES 79 [ Manual del docente ]
  • 3. Hay cuatro razones importantes por las que debería hacer planes para iniciar su negocio: 1. Un plan le muestra si su negocio puede tener utilidades en el futuro. Haga un plan para ver si las ventas y los costos previstos para el futuro generen utilidades a su negocio. 2. Un plan le muestra a la institución financiera las perspectivas de su negocio en el futuro. Cuando solicite un préstamo un plan le ayuda a fundamentar su pedido y a demostrar que esta en capacidad de pagar el préstamo. 3. Un plan le muestra el dinero que espera ingrese por las ventas a realizar y los egresos (salidas de efectivo) de su negocio; en él se presupone cuándo y cuánto ingresará dinero y cuándo y cuánto tiene que pagar. Haga un plan de tal manera que su negocio no quede sin efectivo. 4. Un plan le muestra qué debe hacer para iniciar su negocio y que ruta seguir para mejorar. Haga un plan que lo obligue a pensar en cada aspecto de su negocio. Para iniciar su negocio, la planificación ayudará ha desarrollar su idea de negocio e ir mejor ando en el futuro. Si su negocio no va bien y tiene algunos problemas, la planificación puede ayudarlo a resolver los problemas. ☞ Un plan puede ayudarle a ver los problemas antes de que éstos sucedan. Luego usted decidirá qué hace para prevenirlos. Los principales planes que una empresa debe elaborar son: • Plan de inversiones: En él se contempla lo que usted piensa invertir en infraestructura, ma quinarias, equipos, herramientas, muebles y enseres para poner en operación su empresa. • Plan de ventas en unidades: En él se muestra las ventas proyectadas, tomando en cuenta la información de la investigación de mercado, acerca de la cantidad y la época en que los clientes compran los productos o usan los servicios que usted desea ofertar. • Plan de ventas en nuevos soles: En él se expresa en nuevos soles la proyección de las ventas calculadas en el plan de ventas en unidades. • Plan de flujo de efectivo: En este plan se proyectan los ingresos (entrada de dinero por ventas) y egresos (salida de dinero) de la empresa, de tal modo que la empresa cuente con efectivo en el momento y monto requerido y con un saldo favorable, que le permite enfrentar imprevistos o nuevas oportunidades de negocio. 80 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES [ Manual del docente ]
  • 4. La gestión en una empresa requiere tener información sobre el movimiento de dinero y de otros recursos que pueden hacerse efectivos (convertirse en dinero a través de venta en casos necesarios) como: materia prima e insumos, productos terminados, servicios prestados, etc. La gestión de los recursos en la empresa, requiere manejo y control. Este aspecto implica una participación equitativa en la conservación, preservación y asignación de los recursos. ☞ La información de los movimientos en el negocio o empresa facilita la toma de decisiones oportunas y adecuadas. Los registros, son documentos de respaldo que indican cuánto, cuándo y para qué se movieron los recursos, tanto económicos, como otros recursos materiales de la empresa y cuánto queda después de haberse movido: Por eso es necesario implementar un conjunto de registros para desarrollar el control interno de los movimientos de estos recursos (económicos, físicos, humanos etc.) Se debe resaltar que son estos registros los que ofrecen información de referencia para el cálculo de costos. Mantenerlos actualizados permitirá reflejar la situación actual y proyectar el futuro del negocio o empresa. Los registros más utilizados son: • Registros de caja y bancos • Registros de cuentas por cobrar y pagar • Inventarios (maquinarias, muebles y herramientas) y • Control de almacenes (materia prima e insumos) • Flujo de caja • Estado de Perdidas y Ganancias • Balance ☞ Los registros son herramientas que deben adecuarse en función a una necesidad, por lo tanto… No se trata de forzar la realidad para adecuarse a los Registros. Antes de iniciar la elaboración de los planes, veamos algunas definiciones importantes. 2. INVERSIÓN – COSTOS – GASTOS – COSTOS FIJOS. COSTOS VARIABLES INVERSIONES.- Son asignaciones de dinero destinadas a la adquisición de máquinas, equipos, vehículos, infraestructura, mobiliario y otros, que se orientan al mejoramiento de las condiciones de producción y ventas en la empresa o a financiar las condiciones para mejorar la calidad de los servicios prestados. DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES 81 [ Manual del docente ]
  • 5. En la empresa, estas inversiones tienen un tiempo de duración mayor al proceso de producción con el que están relacionadas, por ello no se carga su valor total a un producto o servicio. Se puede usar uno de dos procedimientos para recuperar la inversión: • Para calcular el costo fijo unitario se suman los gastos de activo fijo (infraestructura, máquinas, herramientas, enseres) y los gastos preoperativos (licencias, permisos, capacitación, etc.); el resultado se divide entre el número de unidades que se producirán durante el tiempo de vida del proyecto (cómo veremos más adelante al calcular nuestra inversión. • El cálculo del costo fijo unitario para un periodo se calcula incluyendo la depreciación del activo fijo (precio unitario dividido rente la cantidad de años de vida útil de cada activo y el resultado entre 12 meses; y así obtenemos el monto a cargar en el costo fijo mensual) y la amortización de los gastos pre-operativos (gasto realizado entre el tiempo de vida útil de los mismos, es decir, cuánto tiempo tenemos antes de tener que renovarlos, entre 12 meses, así obtenemos el monto a cargar en el costo fijo mensual) COSTOS.- Están constituidos por todos los recursos necesarios para la elaboración de un producto o servicio determinado, son parte del capital de trabajo. En este caso son asociables física y directamente al producto o servicio que la empresa elabora o presta en el mercado. GASTOS.- Recursos económicos destinados a mantener en funcionamiento la empresa y sus procesos de aprovisionamiento, producción y venta. Se denomina así cuando los costos no se pueden asociar directamente a los productos o servicio. Para una mayor claridad de los términos presentamos una lista de los mismos. INVERSIÓN COSTOS GASTOS • Compra del local de la • Alquiler de local de producción • Sueldo de los empresa • Servicios (Luz, agua, teléfono empleados de oficina • Maquinaria de para uso del negocio) • Tributos producción • Transporte para compras, ventas, • Gastos de viaje • Equipos y herramientas entregas de productos, trámites. • Impuestos. • Sueldos del personal de planta • Muebles y enseres • Honorarios de (Jefe de planta, capataz, • Vehículos (para consultores(as). operarios, etc). transporte de materiales, • Combustibles y Lubricantes productos, etc) • Repuestos • Ropa de Trabajo • Beneficios sociales • Insumos • Pago de intereses por créditos para inversiones o capital de trabajo. 82 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES [ Manual del docente ]
  • 6. COSTOS FIJOS.- Son aquellos que intervienen en la elaboración del producto o servicio y que no varían según el volumen de producción. Los costos fijos se tienen que asumir así no vendamos nuestros productos. La depreciación de máquinas y equipos, el sueldo del personal administrativo, los alquileres, los servicios de luz y agua, los impuestos, los intereses por préstamos son costos fijos. COSTOS VARIABLES.- Son aquellos que aumentan o disminuyen dependiendo del volumen de producción, todos los elementos del costo variable se van con el cliente cuando este compra el producto o servicio. La materia prima, los insumos, el pago de mano de obra por jornales o al destajo, la comisión por ventas, el alquiler de máquinas son costos variables. 3. PLAN DE VENTAS EN UNIDADES El plan de ventas es un instrumento de gestión de su importancia, ya que del cumplimiento de él depende la Sobrevivencia y desarrollo de la empresa. En el plan de ventas se proyectan los ingresos que se prevén para un período determinado que puede ser establecido en días, semanas o meses. El plan de ventas es, también, un instrumento de evaluación de la marcha de su negocio, ya que le permitirá saber, al compararlo con los registros de ventas, sí esta cumpliendo o no con los objetivos trazados para tomar las medidas correctivas que sean del caso. Igualmente le permitirá conocer si sus expectativas de ingresos por ventas han sido supera- das, si ese es el caso, deberá hacer un plan de ventas más ambicioso ya que su producto esta teniendo aceptación en el mercado. El plan de ventas se establece por unidades y por nuevos soles. Veamos como se elabora el Plan de ventas en unidades. En el Plan de ventas en unidades, consignamos la cantidad que esperamos vender de cada uno de los productos o servicios que oferta la empresa. El procedimiento a seguir es: 1. Determinar el periodo sobre el cual vamos a proyectar nuestras ventas: Por ejemplo: mes. 2. Determinar cuáles son los meses de ventas altas y bajas Por ejemplo: • Faldas: Meses de ventas altas: mayo, julio y diciembre. Meses de ventas bajas: junio, agosto • Pantalón: Meses de ventas altas: junio, agosto. Meses de ventas bajas: enero, febrero DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES 83 [ Manual del docente ]
  • 7. 3. Determinar las cantidades esperadas para los meses de venta alta y meses de venta baja. Por ejemplo: • Faldas: Meses de ventas altas: 300 Meses de ventas bajas: 150 • Pantalón: Meses de ventas altas: 400. Meses de ventas bajas: 250 4. Vaciar la información en el formato de ventas en unidades (Anexo A, formato 3) Nº Producto Periodo Total Jun. Julio Ago. Set. Oct. Nov. Dic. 1 Falda 150 300 150 240 240 240 300 1620 2 Pantalón 400 300 400 300 300 300 300 2300 3 4. PROCEDIMIENTO PARA EL CÁLCULO DE LA INVERSIÓN El conjunto de recursos o requerimientos necesarios para poner en marcha nuestra empresa conforman la inversión del proyecto empresarial. Estos requerimientos se agrupan en tres rubros: • Activo fijo • Gastos pre-operativos • Capital de trabajo. Activo fijo: Está constituido por aquellos recursos que la empresa requiere para producir, vender y realizar todas sus operaciones y que no se van con el producto final. Comprende: • Terreno • Infraestructura (instalaciones eléctrica, sanitarias, construcciones) • Maquinarias • Equipos • Herramientas. • Muebles y enseres. 84 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES [ Manual del docente ]
  • 8. Gastos pre-operativos: Esta constituido por los recursos que la empresa necesita para entrar en operaciones. Comprende: • Licencia de funcionamiento • Carné sanitario • Licencia de avisos • Elaboración de manuales de operación y producción • Estatutos • Elaboración de planos • Gastos de constitución legal • Capacitación del personal • Capacitación del empresario Capital de trabajo: Es el capital que se destina al cumplimiento de las obligaciones de corto plazo para atender las operaciones de producción y venta de los productos o servicios. Comprende: • Materia prima e insumos. • Mano de obra • Costos indirectos • Gastos administrativos • Gastos de ventas Procedimiento para el cálculo de la inversión: Para hacer el cálculo de la inversión, por cada rubro, elaboramos una lista de requerimientos, obtenemos información de su valor por unidades y, en función al proceso productivo y la estructura organizativa de la empresa determinamos el número de unidades requeridas y hallamos el monto total. Cada uno de los requerimientos deberá ser descrito en detalle y su valor en dinero definido con precisión para hacer un cálculo real de la inversión. Para el cálculo de la inversión seguimos los siguientes pasos: 1. Cálculo del activo fijo 2. Cálculo de los gastos pre – operativos 3. Cálculo del capital de trabajo. Cálculo de activo fijo 1. Hacemos una lista de requerimientos DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES 85 [ Manual del docente ]
  • 9. Producción de faldas rectas RUBRO 1. ACTIVO FIJO Infraestructura • Instalación eléctrica • Instalación de agua y desagüe • Construcción de almacén • --- Maquinaria y equipos • Máquina de costura recta • Hojalatera • --- Herramientas • Tijera • Regla curva • Agujas • --- Muebles y enseres • Mesa para corte • Escritorio • Silla • Estante • --- 86 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES [ Manual del docente ]
  • 10. 2. Averiguamos el valor unitarios de cada uno RUBRO VALOR UNITARIO S/. 1. ACTIVO FIJO Infraestructura • Instalación eléctrica 200,00 • Instalación de agua y desagüe 150,00 • Construcción de almacén 450,00 Maquinaria y equipos • Máquina de costura recta 1.200 • Hojalatera 400,00 • --- Herramientas • Tijera 20,00 • Regla curva 12,00 • Agujas 2,00 • --- Muebles y enseres • Mesa para corte 450,00 • Escritorio 350,00 • Silla 20,00 • Estante 250,00 • --- DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES 87 [ Manual del docente ]
  • 11. 3. Definimos las unidades que requerimos RUBRO VALOR UNITARIO UNIDADES S/. REQUERIDAS 1. ACTIVO FIJO Infraestructura • Instalación eléctrica 200,00 1 • Instalación de agua y desagüe 150,00 1 • Construcción de almacén 450,00 1 • --- Maquinaria y equipos • Máquina de costura recta 1.200 2 • Hojalatera 400,00 1 • --- Herramientas • Tijera 20,00 5 • Regla curva 12,00 10 • Agujas 2,00 25 • --- Muebles y enseres • Mesa para corte 450,00 2 • Escritorio 350,00 2 • Silla 20,00 6 • Estante 250,00 3 • --- 88 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES [ Manual del docente ]
  • 12. 4. Hallamos los totales por requerimiento RUBRO VALOR UNIDADES TOTAL UNITARIO REQUERIDAS S/. S/. 1. ACTIVO FIJO Infraestructura • Instalación eléctrica 200,00 1 200,00 • Instalación de agua y desagüe 150,00 1 150.00 • Construcción de almacén 450,00 1 450,00 • --- Maquinaria y equipos • Máquina de costura recta 1.200 2 2.400,00 • Hojalatera 400,00 1 400,00 • --- Herramientas • Tijera 20,00 5 100,00 • Regla curva 12,00 10 120,00 • Agujas 2,00 25 50,00 • --- Muebles y enseres • Mesa para corte 450,00 2 900,00 • Escritorio 350,00 2 700,00 • Silla 20,00 6 120,00 • Estante 250,00 3 750,00 • --- DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES 89 [ Manual del docente ]
  • 13. Cálculo de gastos pre-operativos De igual manera procedemos con los gastos pre-operativos RUBRO VALOR UNIDADES TOTAL UNITARIO REQUERIDAS S/. S/. 2. GASTOS PRE - OPERATIVOS • Licencia de funcionamiento 320,00 1 320,00 • Licencia de avisos 100,00 1 100,00 • Elaboración de manuales de 250,00 1 250,00 operación y producción • Estatutos 320,00 1 320,00 • Elaboración de planos 150,00 1 150,00 • Gastos de constitución legal 800,00 1 800,00 • Capacitación del personal 450,00 1 450,00 • Capacitación del empresario 200,00 1 200,00 Cálculo de capital de trabajo 1. Definimos la cantidad de productos a elaborar o servicios a brindar en una semana. Ejemplo: 30 faldas en una semana. 2. Procedemos al igual que en los rubros anteriores. RUBRO VALOR UNIDADES TOTAL UNITARIO REQUERIDAS S/. S/. 3. CAPITAL DE TRABAJO Materia prima e insumos • Tela color negro 20,00 25 metros 500,00 • Cierres negros de 15 cm. 1,00 30 30,00 • Botones negros 0,10 30 3,00 • --- Mano de obra • Costurero (a) 200,00 1 200,00 • Manuales 100,00 1 100,00 • --- Costos indirectos 90 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES [ Manual del docente ]
  • 14. Alquiler de local 50,00 1 50,00 • Mantenimiento 10,00 1 10,00 • Agua 5,00 1 5,00 • Electricidad 15,00 1 15,00 • --- Gastos administrativos • Sueldos de personal 50,00 2 100,00 administrativo • Beneficios sociales 25,00 5 125,00 • Útiles de oficina 5,00 1 5,00 • Pasajes 2,00 5 10,00 • --- Gastos de ventas • Vendedor 60,00 1 60,00 • Publicidad (volantes) 15,00(100) 1 ciento 15,00 • Promoción (llaveros) 2,00 20 40,00 • --- Sume la columna TOTAL para obtener el monto consolidado de la inversión. Luego llene las columnas respectivas en el formato 3: Presupuesto, anexo B Calculada su inversión es necesario que defina cómo obtendrá el financiamiento para llevar a cabo su plan de inversiones. • Fuentes de financiamiento Las fuentes de financiamiento las podemos dividir en dos rubros: 1. Capital propio. 2. Préstamos de terceros. Capital propio: es el dinero producto de nuestro ahorro o de la venta de algunos objetos de nuestra propiedad. DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES 91 [ Manual del docente ]
  • 15. Préstamos de terceros: Puede ser en dinero o en productos. • En dinero: cuándo solicitamos un monto determinado a entidades financieras (bancos, cajas municipales, edipymes, etc.), amigos, familiares o, en el caso de los alumnos, al colegio. Generalmente la devolución del mismo implica añadirle los intereses que serán pactados al momento de negociar el préstamo. • En productos: cuando lo que nos prestan es un mueble, herramientas o máquinas que deben ser devueltas en un período determinado y en las mismas condiciones en que fueron entregadas, no conlleva un pago, pues si este fuera el caso, se convertiría en un alquiler. Otra forma de préstamo de tercero es el crédito de proveedores, que es muy usual en el comercio, pero que también se da en el caso de productores o prestadores de servicios y consiste en la entrega de materia prima e insumos para un pago posterior. En el caso del Concurso “Escuela Emprende” usted deberá especificar cuáles son los requerimientos que puede obtener por préstamos de familiares y del colegio, el monto de los mismos, para luego determinar cuáles son sus necesidades de dinero, que será igual al monto de la inversión (por cada requerimiento) menos el dinero que le prestarán. En el formato 3, anexo B, llene las columnas correspondientes a préstamos familiares, préstamos del colegio y necesidades de dinero; por cada uno de los requerimientos. 5. CÁLCULO DE COSTO UNITARIO El costo unitario es el costo de cada unidad del producto elaborado o de cada servicio brindado. El procedimiento a seguir es sencillo ya que contamos con los datos que nos da el plan de inversión. Cálculo del Costo Fijo Unitario 1. Determinamos el número de unidades a producir en una semana: Por ejemplo: 30 faldas semanales. 2. Determinamos el tiempo de vida del proyecto en función al tiempo de vida útil de nuestras máquinas y equipos y a la duración de los gastos pre-operativos (antes de tener que renovarlos) Por ejemplo: 2 años. 92 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES [ Manual del docente ]
  • 16. 3. Determinamos el número de unidades a producir en el tiempo que hemos asignado de duración de nuestro proyecto: Usamos la fórmula: Unidades producidas en una semana x número de semanas del año x años de vida del proyecto. Por ejemplo: 30 faldas semanales x 52 semanas x 2 años = 312 faldas 4. Aplicamos la fórmula para hallar el costo fijo unitario: Costo Fijo Unitario (CFU) = Activo fijo + Gastos pre – operativos Número total de unidades producidas durante el ciclo de vida del proyecto En nuestro ejemplo: CFU = 6340 + 2590 = 28,62 312 Entonces: CFU = S/28,62 Cálculo de Costo Variable Unitario Aplicamos la fórmula: Costo Variable Unitario (CVU) = Capital de Trabajo Total Número de unidades producidas semanalmente En nuestro ejemplo CVU = 1368 = 45,00 30 Entonces: CVU = S/45,00 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES 93 [ Manual del docente ]
  • 17. Costo total unitario Aplicamos la fórmula: Costo Total Unitario (CTU) = CFU * CVU En nuestro caso: CTU = 28,62 + 45,00 = 73,62 Entonces: CTU = S/ 73,62 Calcule el Costo Total Unitario para su producto y llene los recuadros respectivos en el formato 3, anexo B: Inversión 6. DETERMINACIÓN DEL PRECIO Como vimos cuándo desarrollamos la estrategia de precio, éste se debe determinar teniendo en cuenta: • El costo de nuestro producto o servicio • El precio que los clientes están dispuestos a pagar. • El precio de la competencia. A esto debemos añadir el margen de utilidad, la ganancia que esperamos lograr después de cubrir todos nuestros costos. En nuestro ejemplo: 1. Costo total unitario igual a = S/73,62 2. Precio que los clientes están dispuestos a pagar = S/70,00 3. Precio de la competencia = S/70,00 4. Margen de utilidad deseado (10%) = S/ 7,36 5. Precio de nuestro producto = S/80,98 6. Precio redondeado = S/81,00 ¡¡ Nuestro precio es muy alto con respecto a la competencia y a las expectativas de los clientes potenciales!! 94 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES [ Manual del docente ]
  • 18. ¿Qué podemos hacer? Cuándo se nos presenta una situación así tenemos que retroceder y revisar nuestros planes para ver sí podemos: • Reducir nuestros costos: Analizamos cada rubro y vemos sí es posible reducir: • el costo del activo fijo (por ejemplo comprando en otros lugares que ofrecen precios menores, o contratando servicio de terceros para algunas actividades del proceso productivo, en lugar de comprar la máquina o invirtiendo menos es construcciones e instalaciones sin disminuir la seguridad que estas nos deben de brindar) • los gastos pre - operativos (por ejemplo capacitándonos en programas del gobierno u ONGs que suelen ser menos costosos, aprendiendo a hacer nuestros proyectos y planes en lugar de contratar a alguien para que los haga, tramitar licencia de funcionamiento provisional y no definitiva, acudiendo a instituciones que brindan asesoría gratuita) • el capital de trabajo (por ejemplo: buscando proveedores que nos den mejores precios, disminuir los costos indirectos) • Aumentar nuestra capacidad productiva: a veces, cuando recién nos iniciamos en una empresa exageramos de cautelosos y producimos por debajo de la capacidad de nuestras máquinas y de nuestros operarios. La inversión en activo fijo y en personal se debe justificar así misma por la producción que es capaz de hacer. Al comprobar que nuestros costos son muy altos y que nuestro precio no nos permitiría competir con otras empresas que elaboran el mismo producto a menores precios, revisamos nuestra estructura de costos y tomamos algunas decisiones para reducir los costos. Por ejemplo: 1. El precio de las máquinas es alto y somos una empresa que recién va a iniciar operaciones en el giro de carpintería en madera, así que es mejor que contratemos el servicio de torneado y dejaremos para después, cuando estemos posesionados en el mercado y tengamos pedidos que justifiquen la inversión, la compra del torno. 2. Cómo compramos tela en poca cantidad (sólo producimos 50 faldas semanales, el proveedor nos la da a un precio mayor al que podríamos obtener por compras mayores, decidimos buscar nuevos proveedores para evaluar mejores precios o condiciones de pago. 3. Por elaborar nuestro proyecto empresarial, el ingeniero nos cobra S/1.000,00; pero sabemos que existe una institución que está capacitando a micro y pequeños empresarios; nos inscribiremos en el curso y aprenderemos a hacerlo nosotros mismo con la asesoría de esa institución. DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES 95 [ Manual del docente ]
  • 19. Sé decide y volvemos a hacer nuestros cálculos, determinamos un precio más real, que nos permita obtener ganancias y competir. Realizado todo este proceso, culmine el llenado del anexo B, del formato Nº 3: Presupuesto. Ahora que ya hemos calculado nuestra inversión y nuestros costos y hemos determinado el precio de nuestro producto o servicio, tenemos que planificar nuestras ventas, pues sin ellas todos nuestros planes anteriores no podrían concretarse y, por tanto no lograríamos los objetivos que nos hemos propuesto como empresa y la visión que queremos conseguir. 7. PLAN DE VENTAS EN NUEVOS SOLES • Plan de ventas en nuevos soles En el plan de ventas en nuevos soles valorizamos el plan de ventas en unidades. Determinado el precio de nuestro producto o servicio, multiplicamos este precio por el número de unidades que hemos calculado vender en el período. Nº Producto Precio Periodo Total unitario Jun. Julio Ago. Set. Oct. Nov. Dic. 1 Falda S/70,00 10500 21000 10500 16800 16800 16800 21000 113400 2 Pantalón S/85,00 34000 25500 34000 25500 25500 25500 25500 195500 Ventas total 44500 46500 44500 42300 42300 42300 46500 308900 Realizado todo este proceso, culmine el llenado del anexo B, del formato Nº 3: Presupuesto. 96 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES [ Manual del docente ]
  • 20. 8. FLUJO DE EFECTIVO El flujo de efectivo es una herramienta útil para la gestión de la empresa, pues nos muestra cuánto podemos esperar de ingresos por ventas y cuánto tenemos que tener de dinero en efectivo para efectuar los egresos que permitan la operatividad de la empresa. Un plan de flujo de efectivo ayuda a que la empresa siempre tenga liquidez al prever los egresos y proyectar los ingresos. Para elaborar el flujo de efectivo debemos conocer algunos términos: Ingresos: es el monto recaudado por las ventas, tanto al contado como al crédito, en el caso de las ventas al crédito su ingreso se registra en el período en que el pago se hace efectivo. Egresos: son las salidas de dinero en efectivo para realizar las compras y gastos previstos. Saldo económico: es el resultado de restar los egresos de los ingresos en un periodo definido. Saldo acumulado: es la suma del saldo económico de un período más el saldo económico del periodo anterior. Procedimiento: Para elaborar el flujo de efectivo seguimos los siguientes pasos: Paso 1: Trasladamos la información de los ingresos proyectados en el plan de ventas en nuevos soles. Paso 2: Trasladamos la información del plan de inversión. DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES 97 [ Manual del docente ]
  • 21. Paso 3: Calculamos el saldo económico, restando el total de egresos del total de ingresos del periodo. Paso 4: Calculamos el saldo acumulado, sumando el saldo económico del periodo más el saldo económico del periodo anterior. Veamos el flujo de efectivo en un ejemplo: ANEXO D: FLUJO DE EFECTIVO PERIODOS TOTAL CONCEPTO 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 S/. INGRESOS (A) 0 VENTAS 8000 7500 8000 8000 7000 7500 7000 8000 7500 7500 76000 EGRESOS (B) -16470 6140 6135 6140 6140 6130 6135 6130 6140 6135 6135 77830 Terrenos e infraestructura 2000 2000 Maquinaria y equipos 2800 2800 Herramientas 520 520 Muebles y enseres 2470 2470 Gastos pre-operativos 2590 2590 Materia prima 2400 2400 2400 2400 2400 2400 2400 2400 2400 2400 2400 26400 insumos Mano de obra 1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200 13200 Costos indirectos 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 2750 Gastos administrativos 1700 1700 1700 1700 1700 1700 1700 1700 1700 1700 1700 18700 Gastos de ventas 540 540 540 540 540 540 540 540 540 540 540 5940 Impuestos 0 50 45 50 50 40 45 40 50 45 45 460 SALDO ECONÓMICO (A-B) -16470 1860 1365 1860 1860 870 1365 870 1860 1365 1365 -1830 SALDO ACUMULADO -14610 -13245 -11385 -9525 -8655 -7290 -6420 -4560 -3195 -1830 98 DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES [ Manual del docente ]
  • 22. ¿Cómo leemos este flujo de efectivo? El flujo de efectivo nos indica que: • El saldo económico mensual es positivo, por lo tanto logramos recuperar nuestros costos y obtener ganancias. • Que la inversión la podemos recuperar en el transcurso de un año. Ya que los 10 primeros meses nuestro saldo acumulado es negativo para va disminuyendo, y nos permite prever que, de seguir el mismo nivel de ingresos por ventas, recuperaremos nuestra inversión y generaremos utilidades en el mes 12. • Podemos decidirnos por solicitar un préstamo a una entidad bancaria, ya que nuestro flujo garantiza que podemos pagar, aún cuando le agregaremos el interés mensual que genere el préstamo. Este plan de flujo en efectivo, como todo plan, es una previsión de lo que creemos va a pasar, es decir que es un flujo proyectado. Para evaluar la gestión económica – financiera de la empresa, debemos comparar este flujo proyectado con el flujo ejecutado. ¿Qué es el flujo de efectivo ejecutado? Es el documento que refleja los ingresos y egresos reales, ocurridos en un periodo determinado y lo elaboramos con la información que nos da el Registro de Caja. ¿Qué es el Registro de Caja? Es el documento donde se registran los ingresos (entrada de dinero) y egresos (salida de dinero) así como el saldo diario de efectivo. Debe anotarse los movimientos de dinero en el momento en que estos se realizan para llevar un adecuado control. Usamos el siguiente formato: Fecha Descripción Ingresos S/ Egresos S/ Saldo S/ 1-abril-05 Saldo anterior 500,00 1-abril-05 15 metros de tela 300 200,00 2-abril-05 1 docena de faldas 840,00 1040,00 Ahora que ya ha elaborado su plan de inversiones, es necesario que piense en la formalización de su empresa. Llene el Anexo D del formato 3 del concurso “Escuela Emprende” DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS & EMPRESARIALES 99 [ Manual del docente ]