Consideraciones entrega cargos

ALGUNAS CONSIDERACIONES A TOMAR EN CUENTA EN LA ENTREGA DE CARGOS

Resulta innegable reconocer las actas de entrega como una de las acti-
vidades de control de interés particular dentro de la implementación del Siste-
ma de Control Interno en el instituto y en cada una de las dependencias de es-
te; y para tal efecto, la administración activa debe tomar previsiones para es-
tructurar en sus procedimientos tal práctica, acorde a las normas dictadas por
la Contraloría General de la República a estos efectos.
En tal sentido, la Auditoría Interna del instituto en el marco de su rol de
órgano de control fiscal del mismo, se permite compilar algunas consideracio-
nes a ser tomadas en cuenta para el desarrollo de instructivos especiales en la
conformación del referido documento administrativo.
La actividad que se realiza con ocasión de la elaboración de las Actas de
entrega en la administración pública, se enmarca dentro del PRINCIPIO CONSTI-
TUCIONAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, estableci-
do en el artículo 141, desarrollado en la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal en el capítulo titulado
como “De las cuentas”, donde se prescribe la obligación de rendir cuenta que
tienen todos las servidoras y servidores públicos que administren, manejen o
custodien recursos.
La obligación genérica de rendición de cuentas, sirve de fundamento,
para la especifica, desarrollada en las “Normas para regular la entrega del
los órganos y entidades de la administración pública y de sus respectivas
oficinas o dependencias”, dictadas por la Contraloría General de la República
de conformidad con el ordenamiento jurídico; en las que se establece en el
artículo 3, “El deber de hacer entrega” en los siguientes términos: “Todo
servidor público que administre, maneje o custodie recursos o bienes
públicos, al cesar su empleo, cargo o función deberá entregar formalmen-
te el órgano, entidad, oficina o dependencia de la cual sea responsable”.
De acuerdo a lo anterior, se entiende que la actividad a la cual se circunscribe
el deber de hacer entrega mediante acta elaborada (art. 4 de las normas), se
constituye como la herramienta gerencial de la administración pública, para
hacer constar la rendición de la cuenta de un servidor público cuya gestión
haya finalizado por cualquier motivo y en cualquier momento; esta rendición
implica la obligación de demostrar formal y materialmente la corrección de la
administración, manejo o custodia de los recursos.
Conceptualizada la actividad de esa forma, se entiende como una even-
tual rendición de cuentas, a la cual está sujeto todo servidor público por la
transmisión del cargo que ostentaba, sin que sea condición la coincidencia de
los tiempos de inicio o cierre fiscal.

“Normas para regular la entrega del los órganos y entidades de la administra-
ción pública y de sus respectivas oficinas o dependencias”
Resolución Nº 01-00-000162 de la Contraloría General de la República
Gaceta Oficial Nº 39.229 -28 de julio de 2009
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Ante tal planteamiento se da por entendida la importancia que tiene di-
cha actividad, no solo en la administración pública, sino que por efecto de esta,
sobre las personas que por su condición de servidores(a) públicos se encuen-
tran directamente comprometidas con la actividad, como lo son, el servidor(a)
público saliente y quien lo sustituye. Para el primero de ellos, es decir, para el
saliente, el acta de entrega sería el instrumento administrativo mediante el cual,
rinde el informe de los asuntos a su cargo, y que le permite entregar los recur-
sos públicos que tuvo asignado, dejando constancia oficial de su estado. De
dicha consideración emana la importancia para quien entrega, ya que la cons-
tancia oficial en cuestión, plasma el ejercicio de su gestión que subyace en la
presentación de las cuentas administradas durante su ejercicio. Más adelante
se desarrollarán los elementos jurídicos de carácter punitivo que deben tener
en cuenta todos(a) los servidores(a) públicos, a sabiendas que tarde o tempra-
no se materializará la hipótesis de rotación de responsabilidades administrati-
vas y que pudieran afectarle por no ser atendidas.
En cuanto a la persona designada para recibir, la importancia de dicho
instrumento administrativo también es vital, ya que entre otras cosas, la misma
representa una referencia de primer orden al precisar el punto de partida de su
ejercicio administrativo o mejor dicho de su gestión, traducida tal referencia en
el estado de las cuentas, ahora bajo su responsabilidad; además de ello, esta
rendición eventual de cuentas en la que se traduce el “Acta de entrega”, es de
singular importancia para el administrador en ejercicio, que en la oportunidad
que le corresponda, por lo menos presentar el informe de gestión de ley, y en
los casos que aplique, el cierre del ejercicio fiscal.

Componente administrativo de la actividad
De las “Normas para regular la entrega del los órganos y entidades de
la administración pública y de sus respectivas oficinas o dependencias”,
se extraen un serie de disposiciones administrativas que modelan la actividad
cuestión y que deben ser conocidas con precisión por los servidores(a) públi-
cos sujetos a las mismas.

a- La concreción de la transmisión del cargo se hará exclusivamente mediante
el acta elaborada por el servidor público saliente. (Art. 1,3,4)

b- El mismo artículo 4 señala el plazo que tiene el servidor(a) saliente para la
materialización de la entrega, mediante el acta de entrega que elaborará en
original y tres (3) copias certificadas, en un plazo que no exceda de tres (3)
días hábiles contados a partir de la toma de posesión.

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El servidor público saliente al ser notificado de su transferencia debe pro-
ceder de inmediato a la recopilación de la información para la elaboración
del acta de entrega que presentara al momento de la toma de posesión del
servidor entrante o a más tardar tres (3) día hábiles después de la toma del
cargo.
La suscripción del acta debe realizarse al momento de la toma de posesión
del cargo, o a más tardar dentro del plazo de los tres días acordados para
la materialización de la transmisión del cargo y de la elaboración del acta.
Siendo así, más adelante en el artículo 21 señala, que una vez suscrita el
acta, el original se archivará en el despacho de la máxima autoridad jerár-
quica del órgano o entidad, o en la oficina o dependencia que se entrega;
una (1) copia certificada se entregará al servidor público que recibe; una (1)
al servidor público que entrega; y una (1) a la unidad de auditoría interna
del órgano o entidad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de la
fecha de suscripción de la mencionada acta.
Es importante que los servidores públicos y la administración en general,
tenga en cuenta los referidos plazos establecidos, particularmente por que
la omisión de los mismos son causas suficientes para que se aperture la
potestad investigativa en el órgano de control fiscal; sin embargo en cono-
cimiento de la brevedad de los plazos, en algunos casos bastante complejo
para su cumplimiento y en aras de poner en práctica en la Auditoría interna
principios de economía, es conveniente que las actas de entrega que se
elaboren, suscriban y envíen a AI, y que sobrepasen los plazos estableci-
dos, se haga acompañar el documento con una exposición de motivos fun-
damentando tal circunstancia, su consideración estará sujeta a su evalua-
ción en la auditoría interna. En todo caso, en aras de prevenir esta situa-
ción, el servidor público saliente desde el momento que tenga la certeza de
su remoción, debe proceder de inmediato a la preparación del acta de en-
trega, de manera que el día que se concrete la transmisión en quien lo su-
cede, el documento en cuestión este listo para la suscripción, de no ser po-
sible, las normas le extiende el plazo para su presentación hasta tres días
después de la toma de posesión.

c- Si para la fecha en que el servidor público saliente se separa del cargo no
existiere nombramiento (documento que faculta para ejercer un cargo) o
designación (señalamiento) del funcionario que lo sustituirá, la entrega se
hará al funcionario público que la máxima autoridad jerárquica del respecti-
vo ente u organismo designe para tal efecto. Este caso refiere dos hipótesis
bien diferenciadas; la primera, que no exista el nombramiento (documento
formal), pero si se sepa quién va ser designado; la segunda hipótesis, re-

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sulta lo contrario, es decir, no se sabe quien va ser designado, en ambos
caso, la norma resuelve indicando que la entrega se hará al servidor públi-
co que la máxima autoridad designe para tal efecto. Si bien la norma re-
suelve la situación instruyendo a la autoridad administrativa para que esta
designe (señale), el espíritu de la misma no contradice los principios relati-
vos a la formación de los actos administrativos, específicamente en estos
casos de designación de responsabilidades, siendo el nombramiento, en la
condición que el mismo lo señale, el acto de la administración por medio
del cual le acuerda la autoridad respectiva.

d- Es imperativo de ley y de la norma que se analiza (art. 8), que la transmi-
sión del cargo se efectúe mediante acta elaborada por el servidor público
saliente. Este mandato es categórico ya que no admite otra interpretación;
su incumplimiento genera la determinación de responsabilidad administrati-
va en la persona que omitiendo tal mandato, no elaboró, presentó y subs-
cribió la respectiva acta de entrega que le correspondió.

e- En los casos que se concrete la omisión de la entrega formal mediante el
acta por quien le incumba (art.9), corresponderá al servidor público entran-
te, o la persona que haya sido designada (con nombramiento) por la máxi-
ma autoridad jerárquica para recibirla, levantar acta detallada (de recep-
ción), con asistencia de dos testigos, y del auditor interno del organismo o
entidad, en la cual dejará constancia del estado en que se encuentren los
asuntos, bienes y los recursos asignados, y se especificarán los errores,
deficiencias u omisiones que se advirtieren, así como cualquier otra situa-
ción que sea necesario señalar en resguardo de la delimitación de respon-
sabilidades de quien recibe.
El servidor público entrante, o la persona que haya sido designada por la
máxima autoridad jerárquica para recibirla, una vez suscrita el acta (recep-
ción) remitirá copia certificada a la unidad de auditoría interna del órgano o
entidad, para que ejerza las acciones que correspondan, en aplicación de
lo dispuesto en la ley Orgánica de la Contraloría General de la República y
del Sistema Nacional de Control Fiscal.

f- En cuanto a los anexos del acta (art. 11), los mismos no representan un
requisito formal del documento, por el contrario, los mismos responden a la
principal caracterización de la actividad, desarrollada en la primera parte
del escrito de la siguiente forma: “se constituye como la herramienta ge-
rencial de la administración pública, para hacer constar la rendición de la
cuenta de un servidor público cuya gestión haya finalizado por cualquier
motivo y en cualquier momento; esta rendición implica la obligación de de-
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mostrar formal y materialmente la corrección de la administración, manejo o
custodia de los recursos”, como efecto de dicha naturaleza, los anexos a
los cuales hace referencia el artículo, tienen que ver con todos aquellos
que den constancia de la gestión de quien rinde la cuenta.
El primer ordinal recoge lo relativo al estado de las cuentas que refleje la si-
tuación presupuestaria, financiera y patrimonial, cuando sea aplicable; en
términos concretos se está hablando de las partidas presupuestarias (in-
greso y egreso) bajo la responsabilidad del área que se entrega mediante
el acta de entrega, su status financiero y patrimonial.
El segundo ordinal, abarca lo relativo a la rendición del recurso humano,
con la referencia de su situación laboral y funcionarial, así como los jubila-
dos y pensionados, de ser el caso.
El inventario de los bienes muebles e inmuebles, mencionado en el ordinal
tercero, dará cuenta de la gestión de los mismos, por lo que no se refiere
simplemente a un listado de los mismos, sino en el documento que de fe de
dicha gestión.
El cuarto de los ordinales tiene que ver con la efectividad de la ejecución
del Plan operativo del área a ser entregada, si dicha ejecución se hizo de
conformidad con los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presu-
puesto respectivo.
El ordinal quinto hace referencia del índice general de archivo del área a
entregar, esto incluye la totalidad de los archivos del área en cuestión, de-
bidamente identificados, ubicados y clasificados.
En el ordinal sexto, la norma agrega la consideración de incluir como anexo
del acta, cualquier información o documento que se considere necesario
para fundamentar la gestión que se está rindiendo.
Agrega la norma que en el caso particular que se trate de la entrega de la
Unidad de Administración Central (Gerencia de Finanzas) se debe acom-
pañar además de los anexos mencionados en el artículo 11 de las normas,
de los anexos que establece el Reglamento número 1 de la Ley Orgánica
de Administración Financiera del sector Público sobre el Sistema Presu-
puestario.

g. La importancia del documento “Acta de entrega” se patentiza en el servidor
(a) que recibe, en lo que pudiera constituirse como un “derecho-deber”,
cuando una vez que reciba el órgano, entidad, oficina o dependencia y con
posterioridad a la suscripción del acta de entrega, tenga observaciones so-
bre el contenido de la misma, que pudieran dar lugar al ejercicio de la po-
testad de investigación y, de ser el caso, al inicio del procedimiento admi-
nistrativo para la determinación de responsabilidades, las informará por es-

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crito a la Auditoría Interna dentro de los ciento veinte (120) días hábiles si-
guientes a la fecha de la referida suscripción.
Este derecho-deber, está enmarcado dentro del ejercicio del control interno
realizado por la misma administración, independientemente que el órgano
de control fiscal, conducirá la verificación de la misma en su oportunidad, el
primer interés está en la reciente gestión y la misma cuenta con el plazo
establecido para que conduzca un verificación administrativa más allá de
una revisión de cumplimiento de requisitos formales, que en ningún caso le
permitirá conocer el verdadero estado de las cuentas a cargo de la oficina
entregada.
Agotado el plazo acordado en la norma, si el servidor(a) entrante no envía
las observaciones a la Auditoría Interna, ella, en el ejercicio de su facultad
de verificación del acta, deberá presumir que la administración entrante no
tiene observaciones sobre la misma y en tal caso pudiera constituirse como
corresponsable de cualquier situación atípica que se presente.
g- Mención última, en los casos de entrega de dependencias que por su natu-
raleza jurídica deban contar con una oficina de auditoría interna, en este
caso las referidas oficinas deberán atender con premura tal situación de
acuerdo a la previsión legal acordada en el parágrafo único del artículo 26
de la Ley orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
nacional de control fiscal. Esta circunstancia priva para la atención de la ac-
tividad de elaboración, subscripción, entrega formal del o los cargos de la
dependencia y la verificación del órgano de control fiscal de la dependencia
o en su defecto a quien corresponda.
Componente jurídico-punible

De acuerdo con lo desarrollado y las disposiciones normativas señala-
das, es evidente que la función principal del acta de entrega es que el servidor
u
público cuando se retire, proporcione a quien lo sustituya en sus obligaciones
los elementos necesarios que le permitan cumplir con las tareas y compromi-
sos inherentes al desempeño del cargo y que se permita constatar el resultado
de los objetivos trazados y el correcto destino de los medios y recursos que
dicho servidor público tenía bajo su administración o resguardo.
Siendo responsabilidad del servidor público saliente mantener perma-
nentemente actualizados los registros, controles, archivos y demás documen-
tación a fin de hacer posible la entrega oportuna, para de esa forma evitar la
imposición de una sanción por incumplimiento, de conformidad con lo previsto
en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal que por remisión expresa del artículo 26 de la nor-
mativa aplicable para Regular la Entrega de los Órganos y Entidades de la Ad-
ministración Pública y de sus Respectivas Oficinas o Dependencias, es la dis-
posición que le da la facultad a este órgano de control fiscal de declarar la res-

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ponsabilidad administrativa por cualesquiera de los ilícitos administrativos con-
tenidas en ella y también la de aplicar multas como sanción a las faltas cometi-
das por el servidor público que entrega, siguiendo el procedimiento establecido
en esa Ley.

Facultad de verificación del acta por parte de la Auditoría Interna
La verificación del acta de entrega por parte de la Auditoría Interna resul-
ta ser una actividad muy particular, un tanto diferente a las típicas auditorias
que conduce la oficina de control. Dicha actividad ordenada en esta oportuni-
dad por la Contraloría General de la República, persigue la intención de activar
al Sistema Nacional de Control Fiscal ahora a través de la auditoría interna con
la finalidad que la misma de fe de la gestión entregada, por medio de la verifi-
cación de la sinceridad exactitud y observaciones que se formulen al acta de
entrega.
Esta tarea de verificación, la conducirá la auditoría sin perjuicio del ejer-
cicio de las demás funciones de control, vigilancia y fiscalización y de las potes-
tades investigativas y sancionatorias que puede ejercer, así como de las com-
petencias de los órganos de control fiscal externo, es decir si el órgano de con-
trol fiscal, con ocasión de un determinado hallazgo en una verificación de acta
de entrega, considera necesario la conducción de alguna de sus actividades
típicas de control, como una auditoría, la misma potestad investigativa o la
apertura de un procedimiento para la determinación de responsabilidad, lo hará
de acuerdo a sus atribuciones.
Los resultados de la verificación se harán constar en un informe suscrito
por el titular del órgano de control fiscal competente, el cual remitirá un ejem-
plar a quien entregó y otro a quien recibió. Así como se estableció anteriormen-
te la importancia del acta de entrega para los servidores(a) públicos involucra-
dos directamente, también tiene importancia singular el contenido del informe
de verificación de la Auditoría Interna, ya que el mismo representa una valora-
ción de la gestión entregada y una garantía razonable del estado de las cuen-
tas y de la misma gestión para la estrenada administración; dicha importancia
debe materializarse en la actitud de los interesados en la recepción del informe
y la consideración del mismo; esta actitud del servidor público saliente, se tra-
duce en la obligación de solicitar a esta oficina de Auditoría Interna el informe
de verificación del acta de entrega de su gestión, al cabo de los ciento veinte
(120) días hábiles siguientes de la suscripción de la misma, de manera que
debe ocuparse también de tener la certeza que dicha acta se envió oportuna-
mente al órgano de control fiscal.

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Consideraciones finales
Es pertinente señalar a las autoridades de las dependencias, salientes y en-
trantes, que la Ley Contra la Corrupción, publicada en Gaceta Oficial N° 5.637
(Extraordinaria) de fecha 07 de abril del 2003, establece textualmente en su
artículo 3, lo siguiente:
“Sin perjuicio de lo que disponga la Ley que establezca el Estatu-
to de la Función Pública, a los efectos de esta Ley se consideran
funcionarios o empleados públicos a:
1. Los que estén investidos de funciones públicas, permanentes
o transitorias, remuneradas o gratuitas originadas por elección,
por nombramiento o contrato otorgado por la autoridad compe-
tente, al servicio de la República, de los estados, de los territo-
rios y dependencias federales, de los distritos, de los distritos
metropolitanos o de los municipios, de los institutos autónomos
nacionales, estadales, distritales y municipales, de las universi-
dades públicas, del Banco Central de Venezuela o de cualesquie-
ra de los órganos o entes que ejercen el Poder Público…
De igual manera cabe transcribir textualmente los artículos 23, 24 y 25 de
la citada Ley que dice:
Artículo 23. Sin perjuicio de lo establecido en la Ley Orgánica de
la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, las personas
señaladas en el artículo 3 de esta Ley deberán presentar declara-
ción jurada de su patrimonio dentro de los treinta (30) días si-
guientes a la toma de posesión de sus cargos y dentro de los
treinta (30) días posteriores a la fecha en la cual cesen en el ejer-
cicio de empleos o funciones públicas.
El lapso para presentar la declaración jurada de patrimonio de las
personas señaladas en el numeral tercero, del artículo 3 de esta
Ley, se establecerá mediante resolución motivada que dicte el
Contralor General de la República, a fin de exigirles la presenta-
ción a la situación patrimonial.
La declaración jurada de patrimonio estará exenta de todo im-
puesto o tasa.
Artículo 24. A quienes competa hacer los nombramientos o de-
signaciones de los funcionarios o empleados públicos, y a los
presidentes de cuerpos integrados por funcionarios electos, co-
rresponderá participar, sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal con respecto al registro de inhabilita-
dos, a la Contraloría General de la República las elecciones re-
caídas, los nombramiento o designaciones hechos y las respec-
tivas tomas de posesión de cualquiera de las personas señaladas
en el artículo 3 de esta Ley, a los fines de lo establecido en el
artículo anterior y del registro correspondiente.
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Tal participación deberá hacerla el obligado dentro de los treinta
(30) días siguientes a la fecha en la cual el funcionario o emplea-
do público asuma el ejercicio del cargo.
Artículo 25. “… los representantes del área de recursos humanos
de los entes u órganos a los que se refiere el artículo4 de la pre-
sente ley, están en la obligación de requerir a los funcionarios o
empleados públicos, copia del comprobante en el que conste la
presentación de la declaración jurada de patrimonio por ante el
funcionario competente para recibirla. Dicha copia se incorporara
al expediente del declarante en la Dirección de Recursos Huma-
nos o en la dependencia con competencia en esa área”
Por lo tanto, tanto los funcionarios entrantes como los funcionarios salientes a
cargos gerenciales, departamentales o cualquier otro que comprometa directa
o indirectamente recursos públicos, están obligados a presentar la Declaración
Jurada de Patrimonio y obtener la CONSTANCIA DE PRESENTACIÓN DE
DECLARACIÓN JURADA DE PATRIMONIO, a tal efecto deberán realizar pre-
viamente la Declaración Jurada de Patrimonio bajo juramento de decir la ver-
dad, en papel común y sin estampillas, por ante funcionarios de la Contraloría
General de la Fuerza Armada y/o Contraloría General de la República, de
acuerdo al modelo e instructivo para la elaboración de la declaración jurada de
patrimonio por las personas obligadas a ello, cuyo formato físico se encuentra
publicado en la página web de Contraloría general de la República.
Así mismo el artículo 33 de la misma ley señala:
Art. 33. Independientemente de la responsabilidad civil, penal,
administrativa o disciplinaria serán sancionados, con multas de
cincuenta (50) a quinientas (500) Unidades Tributarias:
1.- Quienes omitieren presentar la declaración jurada de patrimo-
nio dentro del término previsto para ello.
2.- omisiss
3.- omisiss
4.- Quienes no participen los nombramientos, designaciones,
tomas de posesión, remociones o destituciones.
5. Los responsables del área de recursos humanos cuando no
exijan al funcionario público el comprobante que demuestre el
cumplimiento de haber presentado la declaración jurada de pa-
trimonio.
Es oportuno advertir que la Contraloría General de la República, a través de los
funcionarios autorizados para recibir la Declaración Jurada de Patrimonio, en-
tregará a todo funcionario público que consigne su situación patrimonial bajo

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juramento un Comprobante de Recepción de Declaración Jurada de Patrimo-
nio.

Para finalizar estas consideraciones, la Auditoría Interna del instituto en el mar-
co de sus funciones de evaluación de su sistema de control interno, considera
prudente que la administración desarrolle unas normas administrativas que sir-
van a los servidores (a) públicos (a) como ORIENTACIONES GENERALES PARA LA ELABORA-
CIÓN DEL ACTA DE ENTREGA en la oportunidad que le corresponda, y sean incluidas
dentro del componente de actividades de control del sistema de control interno
del instituto.

Rafael M. Contreras Acevedo
Auditor Interno (I) del IPSFA

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