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  1. 1. Arteco Radis 11/02/12 Arteco Radis Manual de usuario radis.artecoapps.comArteco Consulting S.L. 1/20 radis.artecoapps.com
  2. 2. Arteco Radis 11/02/12Índice de contenidoIntroducción a Arteco Radis.................................................................................3Características.....................................................................................................4 Radis es un sistema vivo.................................................................................4 Radis se compone de dos partes fundamentales............................................4Requisitos como usuario del sistema...................................................................5Primeros pasos en el Cloud Computing...............................................................5Comenzar con Arteco Radis.................................................................................6 Acceso al sistema............................................................................................6 Crear una nueva comunidad............................................................................7 Crear las propiedades....................................................................................10Reflejar los movimientos de la cuenta de la comunidad...................................13 Obligaciones futuras de los propietarios .......................................................15Proceso de liquidación.......................................................................................16 Liquidaciones por gasto vencido....................................................................16 Liquidaciones por presupuesto .....................................................................17 Finalización de la liquidación.........................................................................19Arteco Consulting S.L. 2/20 radis.artecoapps.com
  3. 3. Arteco Radis 11/02/12Introducción a Arteco RadisArteco Consulting S.L. presenta Arteco Radis: una innovadora plataforma degestión de comunidades de vecinos online. Es una plataforma web basada enSoftware as a Service (SaaS) o software como servicio para la gestión decomunidades y accesible desde cualquier conexión a internet, computadorapersonal o dispositivo móvil que disponga de un navegador web compatiblecon los estándares de la World Wide Web Consortium (W3C).Radis está basado en la experiencia de más de 30 años de administradores defincas colegiados. Nuestro colaborador Inmobelt Asesores S.L(http://www.inmobelt.com). ha formado parte en el diseño de los requisitosfuncionales desde el inicio del proyecto. Y es un caso de éxito de la plataformaRadis, en la que se usa en producción como aplicación de gestión decomunidades desde febrero de 2009.Entre las funcionalidades más importantes dispone: de gestión de comunidad,propietarios, propiedades, movimientos bancarios, gestión de proyectos,proveedores, fondos para la comunidad, liquidaciones por gasto vencido osegún presupuesto, emisión de recibos por domiciliación bancaria, generaciónde informes y cartas en PDFs listas para enviar mediante la plataformawww.correos.es, etc..Puede comenzar a usarlo en cualquier momento conectándose a: http://radis.artecoapps.comArteco Consulting S.L. 3/20 radis.artecoapps.com
  4. 4. Arteco Radis 11/02/12CaracterísticasRadis es un sistema vivoRadis está continuamente en evolución, incorporando novedades para obtenerun servicio diferenciador para Usted y para Arteco, con el fin de obtener laplataforma más ágil y flexible del mercado. Integración con redes socialescomo Facebook o Twitter, o servicios de Google como Google Maps o GoogleDocs son algunas de las funcionalidades que nos diferencian. Continuamenteestamos trabajando para incorporar funcionalidades útiles que agilicen elsistema y den más calidad en el servicio a los administradores y comuneros.Radis se compone de dos partes fundamentales 1. Intranet: para su gestión como administrador de fincas. Gestiones sus comunidades, propietarios, liquidaciones (de gasto vencido o presupuesto), informes, convocatorias, cuentas bancarias y domiciliación, proyectos, proveedores, etc... 2. Extranet: para el acceso de los propietarios, que previa concesión de acceso, podrán consultar los resultados de las liquidaciones y documentos que disponga para ellos. También podrán ejecutar procedimientos relevantes para la gestión de la comunidad.Al ser un producto basado en software como servicio automáticamente ustedpercibirá unas mejoras comparados con los sistemas tradicionales deprogramas de escritorio: • Es multi usuario y multi empresa. Si usted dispone de un grupo de administraciones podrá gestionarlas todas ellas en una única plataforma. • La información está siempre consistente. • Conecte desde donde quiera y con cualquier dispositivo que disponga de un navegador. • Olvídese del mantenimiento informático y de las copias de seguridad. Nosotros las realizamos por usted y nos preocupamos para que el sistema esté siempre operativo. • Actualizaciones continuas y ciclos rápidos de innovación. • Información de los propietarios actualizada. • Comience a trabajar en cualquier momento y desde donde quiera.Arteco Radis está basado en la más moderna y segura tecnología para elcomercio electrónico asegurando que sus datos y los de sus clientes estángestionados con la mejor opción tecnológica del momento.Arteco Consulting S.L. 4/20 radis.artecoapps.com
  5. 5. Arteco Radis 11/02/12Requisitos como usuario del sistemaPara poder usar Arteco Radis deberá tener instalado como mínimo unnavegador Web compatible con los estándares del W3C. A continuación hayuna lista de navegadores recomendados: • Mozilla Firefox • Google Chrome • SafariCualquiera de ellos en su versión más reciente. Recuerde que en general esimportante mantener los navegadores actualizados para garantizar una mayorcompatibilidad y la eliminación de fallos de seguridad a la hora de navegar porcualquier página web.Para poder visualizar correctamente los archivos PDF que la aplicación generadinámicamente desde los informes deberá tener instalado algún visor como elAdobe Reader, o Foxit PDF Reader, Sumatra PDF Portable, etc...Si utiliza un dispositivo móvil asegúrese que éste tiene tanto un navegador weby un lector de archivos PDF. La mayoría de terminales Android y Iphone/Ipad yavienen con el software necesario.A parte de este software instalado deberá tener una conexión a internet. Siconecta desde una red móvil, tenga en cuenta que se le pueden aplicar cargosadicionales por el tráfico generado al navegar por la Web desde su terminalmóvil.Primeros pasos en el Cloud ComputingArteco Radis es en definitiva una aplicación Web. Y como cualquier aplicaciónWeb se compone de páginas html + javascript que se ejecuta en su terminalcon la información que proviene de los servidores de Arteco Consulting.Recuerde que la información que usted ve en local es una copia casiinstantánea de los datos que dispone el servidor. Si usted modifica los datos ensu navegador, éstos no son reflejados en el servidor hasta que envíe elformulario, normalmente con un botón etiquetado como “enviar” o “guardar”.Hasta que no pulse estos botones, la información no es transmitida de suterminal al servidor y por lo tanto no actualizada. Si recargara la página ovolviera a conectar mas tarde sin ejecutar la acción de guardado usted veríaque los datos no han sido modificados.Por lo demás, si usted está familiarizado con aplicaciones web como GooglePlus o Facebook no encontrará diferencias significativas en cuanto alcomportamiento de la web Radis.Arteco Consulting S.L. 5/20 radis.artecoapps.com
  6. 6. Arteco Radis 11/02/12Comenzar con Arteco RadisRadis es en el fondo un sistema para gestionar las liquidaciones de gastos delas comunidades. El primer objetivo es pues, introducir los datos necesariospara que el sistema pueda generar dichas liquidaciones.Acceso al sistemaEl acceso al sistema se realiza mediante usuario y clave proporcionado porArteco Consulting, que deberá introducirlo en el formulario de registro ubicadoen la parte superior derecha de la página. Ilustración 1: Formulario de ingreso al sistemaSi ha introducido correctamente el usuario y clave le aparecerá en la partesuperior de la página un menú con los accesos dependiendo del rol que tenga.Este puede ser Administrador (de fincas) o Propietario, si dispone de inmueblesbajo su propiedad. Ilustración 2: Menú de usuario registrado en el sistemaDesde el menú, puede comprobar que las principales entidades de informaciónque puede usar son Comunidades, Incidencias, Personas, Proveedores,Noticias, Inmuebles y configuraciones.Arteco Consulting S.L. 6/20 radis.artecoapps.com
  7. 7. Arteco Radis 11/02/12Crear una nueva comunidadPara crear una comunidad nueva, primero deber rellenar la ficha de lacomunidad con sus datos requeridos: nombre, NIF, dirección y cuenta delbanco, entre otros. 1 2 3 En cualquier listado puede filtrar los resultados Ilustración 3: Listado de sus comunidadesEl funcionamiento del sistema es muy homogéneo para facilitar que el usuariose familiarice con el sistema rápidamente. Cada entidad de información aadministrar como Comunidades o Incidencias se presenta primero como unlistado, de cual se puede filtrar los resultados y navegar entre páginas. Para verel detalle pulse sobre un registro, mostrando esa línea como seleccionada yluego pulse el botón de la acción que desea ejecutar sobre tal, como editar,borrar o ir a movimientos, en el caso de la Ilustración 3: Listado de suscomunidades.Arteco Consulting S.L. 7/20 radis.artecoapps.com
  8. 8. Arteco Radis 11/02/12Al pulsar sobre una nueva comunidad le aparecerá la ficha de la comunidad enblanco con la información mínima que debe indicar al sistema para poderlanzar las liquidaciones posteriormente: Ilustración 4: Ficha de la comunidadEn esta ficha podrá introducir los datos básicos de la comunidad, cuenta delbanco, dirección, un texto enriquecido visualmente para ayudar a distribuir losgastos, presidente, secretario y unos comentarios.Arteco Consulting S.L. 8/20 radis.artecoapps.com
  9. 9. Arteco Radis 11/02/12Una vez guardada la ficha de la comunidad aparecerá un sub-menú con lasopciones que puede realizar sobre dicha comunidad, con el ítem “Propiedades”podrá crear todas las propiedades que tenga dicha comunidad: Ilustración 5: Habilitación del sub-menú de la comunidad al ser introducidaDesde el sub menú podrá gestionar: 1. Los datos de la comunidad. 2. Las propiedades de la comunidad. 3. Grupos, referentes a los diferentes grupos de distribución. Por ejemplo, partes iguales, por coeficiente de la propiedad,... 4. Distribuciones: aquí se gestiona el coeficiente porcentual de cada grupo para cada propiedad. 5. Proyectos: gestiona todas las obras, reformas y tareas que se llevan a cabo en una comunidad, se relaciona con proveedor, para tener un control de los pagos realizados. 6. Fondos: permite dotar a la comunidad de fondos económicos para afrontar proyectos de mayor envergadura o los requeridos por ley. 7. Movimientos y obligaciones: reflejan los traspasos de dinero sobre la cuenta de la comunidad y las obligaciones de los propietarios. Dentro de los movimientos se refleja el saldo de la comunidad que ha de permanecer cuadrado con la información de la cuenta bancaria. 8. Liquidaciones, contempla todas las liquidaciones hechas en la comunidad, cada una de ellas con fecha de inicio, fin, tipo de liquidación (presupuesto o gasto vencido), resultados e informes asociados. 9. Convocatorias y documentos: está destinado a publicar información al portal del propietario, con los documentos de actas, órdenes del día, contratos, etc... que el administrador desea poner disponibles a los propietarios. 10. Informes: globales que pueden contemplar a más de una liquidación.Arteco Consulting S.L. 9/20 radis.artecoapps.com
  10. 10. Arteco Radis 11/02/12Crear las propiedades Ilustración 6: Ficha de una nueva propiedadDesde la ficha de propiedad, puede seleccionar un propietario existente, oañadir una nueva persona a la base de datos. Ya que un mismo propietariopuede tener diferentes propiedades en la misma o comunidades diferentes. Almismo tiempo, si desea que el sistema emita los recibos en la norma Q19 parapasarlos al banco directamente deberá indicar una cuenta bancaria válida ymarcar la casilla de domiciliación. Ilustración 7: Lista parcial de propiedades de la comunidadDesde la lista de propiedades podrá exportar los datos, como etiquetaspostales, o un fichero adaptado para enviar cartas a través de correo.es.Arteco Consulting S.L. 10/20 radis.artecoapps.com
  11. 11. Arteco Radis 11/02/12 El siguiente paso es crear los grupos de distribución y los coeficientes decada uno de ellos por propiedad. Así cuando introduzca un gasto, ingreso,recibo o pago desde movimientos podrá indicar si se ha de distribuir lacantidad indicada en ese movimiento mediante el uso de algún grupo dedistribución. Puede que el gasto únicamente se impute a una propiedad, en esecaso el gasto es un gasto privativo y se ha de indicar a qué propiedad seimputará.Primero debe crear los grupos de distribución desde la opción de “Grupos” Ilustración 8: Grupos de distribuciónY acto seguido introducir los coeficientes de cada grupo para cada propiedaddesde la opción de “Distribuciones”: Ilustración 9: Especificación de los coeficientes de un grupo para cada propietarioEl grupo de distribución se muestra como una columna, donde la suma detodos los coeficientes verticalmente debe estar lo más próximo al 100%Arteco Consulting S.L. 11/20 radis.artecoapps.com
  12. 12. Arteco Radis 11/02/12posible. El sistema sólo acepta como válido aquel error menor de una 10milésima porcentual, ya que a veces existe la posibilidad de obtener númeroscon decimales periódicos.Para cada grupo de distribución hay que indicar el porcentaje por propietariohasta que la suma en vertical tenga el 100(%) aproximado, como muestra laIlustración 10: Comprobación del 100% del porcentaje asignado para un grupode distribución. Ilustración 10: Comprobación del 100% del porcentaje asignado para un grupo de distribuciónArteco Consulting S.L. 12/20 radis.artecoapps.com
  13. 13. Arteco Radis 11/02/12Reflejar los movimientos de la cuenta de la comunidadUna vez creada la información necesaria para la comunidad ya puede trabajardía a día con ella añadiendo cobros y pagos sobre la cuenta de la comunidadmediante la opción del menú “Movimientos”. Los movimientos son apunteseconómicos que se han ejercido con la fecha valor determinada Ilustración 11: Listado de movimientosCada movimiento bancario ha de estar reflejado en la cuenta de la comunidaddentro de Radis. por la ficha del movimiento. Y la columna saldo ha dereflejar la realidad de la cuenta bancaria para mantener las dos cuentascuadradas.Hay dos tipos de movimientos que se puede dar de alta en Radis. Los yaejercidos a una fecha valor, “Movimientos” y los que todavía no han ocurridoporque su fecha es a futuro: “Obligaciones”, más adelante se describirá la fichade una obligación, aunque es muy semejante a un movimiento con ladiferencia de que puede ser recurrente o periódica, como por ejemplo: abonarcada mes 50€ todos los propietarios a un determinado fondo hasta el fin deltrimestre.La ficha del movimiento tiene una apariencia similar a la Ilustración 12: Fichade un nuevo movimiento.Arteco Consulting S.L. 13/20 radis.artecoapps.com
  14. 14. Arteco Radis 11/02/12 Ilustración 12: Ficha de un nuevo movimientoLos movimientos tienen una fecha en la que se dan de alta en el sistema y unafecha valor con la que se ordenan dentro de los movimientos de la comunidad.Al mismo tiempo se le indica un concepto de entre los disponibles, unacantidad y si tiene o no el IVA incluido.Un movimiento puede o no tener asignación. Si no tiene asignación quieredecir que el movimiento contribuye al saldo de la comunidad, pero que noentra en el proceso de liquidación, por lo que no será imputado a ningunapropiedad. Si ha de derivar a las propiedades se le ha de indicar o un grupo dedistribución o una propiedad, en este último caso esa propiedad contribuirá al100% del coste de este movimiento.Adicionalmente se puede relacionar un movimiento con un fondo y/o proyectopara consultar la evolución de ambos. En el caso del proyecto, es útil paratener un control de cobros y pagos al proveedor de la obra (o proyecto).Arteco Consulting S.L. 14/20 radis.artecoapps.com
  15. 15. Arteco Radis 11/02/12Obligaciones futuras de los propietariosLas obligaciones de pago, son compromisos de los propietarios a futuro. Adiferencia de los movimientos que representan la realidad pasada, lasobligaciones indican los compromisos de los propietarios que están por realizar.Estos compromisos pueden ser puntuales, en único pago, o recurrentes deforma periódica. Y pueden asignarse tanto a un solo propietario como a ungrupo de distribución. Las obligaciones generan tantos apuntes en laliquidación como meses entren en juego. Y la cantidad indicada se aplica porcada mes (según la periodicidad de la obligación), ya sea a un propietario o aun grupo de distribución.Si usted desea realizar una obligación puntual debe crear una obligaciónque únicamente entre en juego un mes dentro de la liquidación. Para ellodeberá ajustar correctamente las fechas de inicio y fin. Por ejemplo: con fechainicio día 1 y fecha de fin último día del mismo mes.Sin embargo si desea realizar una obligación recurrente debe crear unaobligación con fechas de inicio y fin más amplias. Una obligación puede entraren juego en varias liquidaciones. A diferencia de un movimiento, una obligación tiene una fecha de inicio y otra fecha de fin, más un período de imputación, este puede ser mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual. Por ejemplo, una obligación con fecha de inicio 01/01/2012, y fecha de fin 31/12/2012, con periodicidad trimestral y por un importe de 100€, y como asignación partes iguales todos, sobre 100 propietarios. Esta generará 4 “movimientos” económicos, imputando cada vez 100€ (1€ a cada propietario) una por cada final de trimestre. Dicha obligación no entrará en juego en ninguna liquidación del 2013. También puede relacionarse a un proyecto o a un fondo. Siendo este último de mucha utilidad para el Ilustración 13: Ficha de obligación balance de la comunidad.Arteco Consulting S.L. 15/20 radis.artecoapps.com
  16. 16. Arteco Radis 11/02/12Proceso de liquidaciónLas liquidaciones en Radis pueden ser por gasto vencido o bajo presupuesto.Se puede cambiar la forma de liquidación de un periodo a otro en cualquiermomento sin tener que configurar ningún parámetro adicional.Liquidaciones por gasto vencidoSon las más sencillas, ya que simplemente requiere ir anotando losmovimientos económicos dentro de la cuenta de la comunidad según lodescrito en [Reflejar los movimientos de la cuenta de la comunidad], ya seamediante movimientos o mediante obligaciones.Antes de realizar la liquidación compruebe que el saldo de la cuenta de lacomunidad en Radis corresponde con la que tiene usted en el banco.Realizada la comprobación podrá acceder al proceso de liquidación en la opcióndel sub-menú “Liquidaciones”. Y pulsando sobre el botón nuevo: Ilustración 14: Creación de una liquidaciónEl sistema únicamente le solicita si la liquidación es de gasto vencido opresupuesto y las fechas del ejercicio. En este supuesto indicaríamos “Gastovencido” del 01/01/2012 al 31/12/2012, siendo esta anual. Una vez guardadaaparecerá la posibilidad de generar la liquidación, ver los resultados y marcarlacomo pública, para que aparezca a los propietarios de la comunidad en elportal de propietario.Arteco Consulting S.L. 16/20 radis.artecoapps.com
  17. 17. Arteco Radis 11/02/12 Ilustración 15: Liquidación generadaUna liquidación generada, puede volver a ser generada en cualquier momentosiempre y cuando esta sea la última. Una vez que a una fecha posterior existaotra liquidación, esta se quedará bloqueada e inalterable.Los resultados de la liquidación pueden verse en la parte superior deIlustración 15: Liquidación generada, con las opciones “Resultados”,“Informe por concepto” y “Informe por grupos”. Estos informes sonespecíficos para esta liquidación, pero desde la opción del sub-menú“Informes” tiene acceso a otra serie de informes que pueden contemplar variasliquidaciones, como el balance de la comunidad o saldos pendientes.Liquidaciones por presupuesto Cuando una liquidación es del tipo presupuesto, ésta requiere que información adicional, por una parte el presupuesto, indicando para qué concepto cuanta cantidad y por otro lado dar de alta las cuotas de los propietarios. Ambas dos se establecen mediante el cuadro rojo de la figura.Arteco Consulting S.L. 17/20 radis.artecoapps.com
  18. 18. Arteco Radis 11/02/12Desde la opción de presupuesto se indica qué cantidad va a cada concepto, yel sistema calcula la cuota mensual aproximada si todas las propiedadesabonaran la misma cantidad: Ilustración 16: Presupuesto simple, con el cálculo de cuotaEn la Ilustración 16: Presupuesto simple, con el cálculo de cuota se estableceun único concepto de 9504,00€ que dividido en 13 propiedades daría a unacuota mensual de 60,92€ por propiedad y mes. Puede agregar tantosconceptos como desee.Por otro lado deberá indicar las cuotas de las propiedades desde la opción“Recibos”, a la derecha de “Presupuesto”. Ilustración 17: Pantalla de alta de cuotas con la diferencia sobre el presupuestoDesde esta página puede consultar el total del presupuesto, la cuotaArteco Consulting S.L. 18/20 radis.artecoapps.com
  19. 19. Arteco Radis 11/02/12orientativa pro propiedad y el presupuesto anterior con la desviación parapoder ajustar la cuota de una manera sencilla.Al pulsar sobre nuevo recibo se le mostrará una pantalla con 4 pasos, el últimode ellos y más importante es la selección de las cuotas para cada propiedad: Ilustración 18: Selección de las cuotas para una fecha determinadaUna vez emitidas todas las cuotas del ejercicio ya podrá generar la liquidacióndel mismo modo que una liquidación de gasto vencido.Finalización de la liquidaciónUna vez generada la liquidación en los resultados se le mostrará la posibilidadde imprimirlos, exportar los recibos según la norma bancaria Q19, porpropiedad o agrupados por cuenta bancaria. Aquellas propiedades que tuvieranla domiciliación marcada en la ficha de la propiedad, automáticamente seles generará un ingreso automático, que deberá validad que no ha sidodevuelto en los próximos días tras la entrega del fichero Q19.Arteco Consulting S.L. 19/20 radis.artecoapps.com
  20. 20. Arteco Radis 11/02/12 Arteco Radis Manual de usuario radis.artecoapps.comArteco Consulting S.L. 20/20 radis.artecoapps.com

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