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Sistema de gestiòn documental

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Sistemas de Gestión documental, programa de gestión documental.

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Sistema de gestiòn documental

  1. 1. trabajo de Investigación Sistema de Gestión Documental Presentado por Fanny Andrea Gutiérrez Sierra Rosa Aura Peñaloza García Grupo 4 Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística 2013
  2. 2. Objetivo General: •Diferenciar sistema de gestión documental y programa de gestión documental. Objetivos específicos: •Visitar una entidad e identificar los dos sistemas. •Revisar y verificar si se desarrollan estos proceso acorde a las normas del AGN.
  3. 3. Como es lo indicado por el AGN las entidades estatales están implementando todo el proceso de gestión documental . En estas diapositivas encontramos el sistema de gestión documental de una entidad estatal que lo esta implementando y los procesos del programa de gestión documental desde su creación hasta la disposición final del documento
  4. 4. VISITAMOS EL SISTEMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL DE UNA ENTIDAD ESTATAL QUE DENTRO DE S U ESTRUCTURA ORGANIZA Y LOS PROCESOS MISONALES TIENE UBICADA LA GESTIÒN DOCUMENTAL, LORTIENE ESTANDARIZADOS DE ACUERDOA LA NORMATIVIDAD DE DEL AGN.
  5. 5. El sistema de gestión documental hasta el año 2000 cada unidad lo ejecutaba, desarrollaba y administraba individualmente de acuerdo a directivas institucionales internas. A partir de que la entidad entro en el proceso de calidad en los procesos y siguiendo parámetros del AGN se alinearon se estandarizaron los documentos en un programa llamado SVE (sui visión empresarial) y se creo un aplicativo llamado (radicar) para la digitalización de toda la documentación, en la actualidad se esta ejecutando. Al lado de los procedimientos se están construyendo edificaciones acorde a las normas para archivos.
  6. 6. Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”. Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”. Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General deArchivos y se dictan otras disposiciones”. Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, “por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras del servicios”. Decreto No. 4110 del 9 de diciembre de 2004, “por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de calidad en la Gestión Pública”. Decreto No. 1599 del 20 de mayo de 2005, “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005”. Resolución No. 02764 del 26 de junio de 2008, “por medio de la cual se adopta el Programa deGestión Documental de la Policía Nacional y sus políticas de operación”. Resolución No. 5237 del 02 de diciembre de 2008, “por el cual se establece el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional”
  7. 7. Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa documental general, donde se analiza, tramita, se le da un valor, se planifica, controla su uso, conservación o eliminación con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.
  8. 8. Como la información se encuentra almacenada únicamente físicamente con soporte en papel y cada dependencia almacenaba a partir de este año se adquirió un se un servidor donde cada dependencia tiene una capacidad para almacenar dos higas de información que tiene que ver con el procedimiento asignado únicamente texto.
  9. 9. El sistema no permite desarrollar este proceso, únicamente sirve para almacenar y consultar la información
  10. 10. Tiene la capacidad de almacenar únicamente documentos de texto. Los documentos están ubicados de acuerdo a la estructura de la organización de acuerdo a las TRD. El sistema permite almacenar únicamente 2 higas de información por dependencia. Si permite almacenar copias de seguridad.
  11. 11. Su búsqueda se hace por fechas, áreas, temática. El sistema de búsqueda es básico no permite ampliar su búsqueda en la red. Para la búsqueda de los documentos maestros estandarizados para la entidad existe la un aplicativo la SVE, se encuentra el historial de modificaciones, todas las personas de la entidad pueden acceder desde la red interna.
  12. 12. Se puede consultar únicamente en el formato archivado, solo es para consulta, no permite modificar los documentos la difusión de los mismos se hace por una red interna a la cual tiene usuarios a nivel nacional. .
  13. 13. El sistema de integración interno para documentación tiene un aplicativo institucional RADICAR en donde a través de un servidor central se aginan usuarios para que se realice toda la parte de gestión documental, desde su creación haciéndole un seguimiento hasta su llegada al archivo de gestión.
  14. 14. COMO ARCHIVA EL PROGRAMA: ventana de radicación correspondencia emitida: datos básicos, remitente, información, destinatario, otros destinatarios. Con esta información genera el numero de radicado.
  15. 15. Salidas por dependencia: numero de radicado, dependencia, remitido por, llevando un consolidado.
  16. 16.  Documentos pendientes, por entregar o tramitar.
  17. 17. Consulta de todos los documentos procesados:
  18. 18. “El artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General de Archivos”, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las entidades públicas o las privadas que cumpl an funciones públicas”. El programa de Gestión Documental es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos
  19. 19. 1. Producción: Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de documentos, conforme al desarrollo de los procesos propios de la organización. 2. Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
  20. 20. 3. Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. 4.Trámite: Recorrido del documento, desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su trámite administrativo.
  21. 21. 5. Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos. 6. Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
  22. 22. 7. Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. 8. Disposición final: Selección de los documentos, con miras a su conservación temporal, permanente o a su descarte conforme a los dispuesto en las tablas de retención documental.
  23. 23. El sistema de gestión documental es el encargado de preservar conservar la información y el acervo documental ya sea virtual o física permitiendo la consulta, preservación y conservación. El proceso de gestión documental son los pasos que tiene un documento desde su creación hasta la conservación final de mismo. La entidad visitada esta implementado toda la parte documental acorde a los lineamientos del AGN.
  24. 24.  www.policia.edu.co/.../GUIA_DE_GESTION_DOC UMENTAL_PONAL..  www.slideshare.net/.../sistema-de-gestin- integral-11749951  www.archivogeneral.gov.co  www.guiagestiondocumental.com  es.wikipedia.org/wiki/Gestión_documenta

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