Gestión documentos electrónicos

TRATAMIENTO DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
PRESENTADO POR:
ROSA AURA PEÑALOZA GARCÍA
ANDREA DEL PILAR GARCÍA BÁEZ
GINA DEL PILAR CHICA SUAREZ
GRUPO 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
MARZO DE 2014

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
PRESENTADO POR:
ROSA AURA PEÑALOZA GARCÍA
ANDREA DEL PILAR GARCÍA BÁEZ
GINA DEL PILAR CHICA SUAREZ
Grupo 1
PRESENTADO A
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
MARZO DE 2014

Introducción
Objetivos
Tratamiento de los documentos electrónicos
Objetivos
Responsables
Expediente electrónico
Expediente Mixto ò Hibrido
Proceso de gestión documental
Organización del espacio de trabajo
Organización de los documentos electrónicos
Conclusiones.
webgrafia
CONTENIDO

El tratamiento de los documentos electrónicos, es igual de
importante los documentos físicos, lo que se debe tener en
cuenta es que nos e pierda la información, ni se manipules y
crear estrategias para su conservación y preservación.
En este eje temático se trataran algunos aspectos
fundamentales sobre el tratamiento general que se le deben
dar a estos documentos, mediante un cuestionario sugerido
por el tutor y apoyados en varias paginas electrónicas.
Durante el desarrollo del eje temático se encontraran
diferentes actividades complementarias.
INTRODUCCIÓN

OBJETIVO GENERAL:
Identificar paso a paso como es el debido proceso para el
tratamiento de los documentos electrónicos. Aplicando la
normatividad existente y garantizando su preservación digital.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Utilizar programas que permitan la consulta y conservación de
los documentos electrónicos.
Incentivar en los funcionarios la importancia del tratamiento con
los documentos electrónicos.
Importancia del tratamiento archivístico a los documentos
electrónicos.
OBJETIVOS

TRATAMIENTO DE LOS
Para el tratamiento de estos documentos de tiene en cuenta la
duración y la accesibilidad, en función de la naturaleza del
documento, son validos con la firma electrónica y va desde su
elaboración en formato electrónico hasta su disposición final para ser
conservado en un archivo histórico.

Definición:
Es el conjunto de documentos producidos, recibidos por una
persona física o jurídica de modo involuntario, natural como
apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso
de la electrónica, estos se conservan y transmiten mediante
medios electrónicos estos se almacenan
con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural
así como de permitir su acceso y uso también mediante las
tecnologías de la información.
TRATAMIENTO DE LOS

Objetivos de la conservación:
Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de los objetos digitales
conservados.
Conservar la autenticidad e integridad de los mismos.
Posibles problemas:
La obsolescencia del hardware.
La dependencia del software.(El hecho de que los objetos
digitales dependan de una aplicación software para hacerlos
accesibles y con sentido).
El deterioro del soporte de almacenamiento
TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS

Pasos a tener en cuenta:
son todos los principios, políticas y estrategias que controla
las actividades diseñadas para asegurar la estabilización
física y tecnológica de los materiales (datos, documentos o
documentos de archivo) y la protección de su contenido
intelectual .
El promedio de vida de un documento electrónico es de 5
años, se debe emigrar a formatos abiertos (html,cgm,pdf,
etc.) evitando que pierda su contenido original.
TRATAMIENTO DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS-
Conservación

Conservación física
Medios magnéticos
Temperatura 10 a 18°c/humedad relativa 40 a 50%.
Discos ópticos
Temperatura de 10 a18°c/ humedad relativa 35 a 45%.
Microfilm
temperatura 17ª 20°/ humedad relativa 30 a 40%
TRATAMIENTO DE LOS
Conservación

Migración:
Elaborar copias de seguridad en formatos con nuevas
tecnologías y así evitar la perdida de información valiosa
para la organización estos formatos deben ser cerrados
para evitar modificación de documentos.
La migración periòdica de los documentos Electrónicos
TRATAMIENTO DE LOS
Conservación

Almacenamiento:
Se almacena en soportes perdurables que permita
óptimos niveles de conservación, preferiblemente
soportes ópticos o archivos planos, con el fin de evitar
modificaciones.
TRATAMIENTO DE LOS
Conservación

OBJETIVOS:
Garantizar recepción y distribución oportuna de los
documentos.
Realizar la organización, almacenamiento y
conservación del documento.
Permitir la consulta del documento en el archivo
central.
Recibir y distribuir la información.
Permitir su accesibilidad.
TRATAMIENTO DE LOS

Utilizar correctamente la
información
Darle buen uso.
Evitar la reproducción
Garantizar la autenticidad del documento.
TRATAMIENTO DE LOS
Objetivos

Responsables:
La responsabilidad de los documentos inicialmente es
de quien los genera, de quien los administra, de quien
los conserva.
En segundo lugar la organización.
En tercer lugar la comunidad en general.
TRATAMIENTO DE LOS

Los documentos se crean en función de una actividad por lo
tanto debe tener en cuenta:
Políticas y normas
Asignación de responsabilidades y competencias.
Establecer procesos y
procedimientos, diseño, implementación.
Sistemas de procesamiento.
Organización
Conservación.
TRATAMIENTO DE LOS
Responsables

TRATAMIENTO DE LOS
Responsables
Los individuos
La comunidad
La
organización

Quien debe mantener los archivos electrónicos
Los deben mantener:
TRATAMIENTO DE LOS
Responsables
Tiene la
responsabilida
d de conservar
y gestionar el
correo
electrónico-
Interno
Guarda una copia del
correo externo, lo
gestiona, especial
mente cuando
requieren de una
respuesta o hacen parte
de una operación, o
procedimiento
Archivar y
conservar

El expediente electrónico:
Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo
trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información
que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser
archivados.
Los Expedientes electrónicos son recopilación de documentos que se
guardan de acuerdo a una estructura lógica establecida Sin embargo, en
un sentido estricto, los expedientes electrónicos no tienen una existencia
real física: corresponden a la información virtual de los metadatos
asociados a los documentos que hacen parte de estos expedientes
electrónicos.
No obstante, el usuario de las aplicaciones de gestión documental no suele
ser consciente de estas sutilezas: el software por medio del cual se maneja
el aplicativo permite que los usuarios vean y manejen las carpetas como si
en estas se guardaran físicamente los documentos de archivo que han sido
asignados a los expedientes.
TRATAMIENTO DE LOS

Expediente mixto o hibrido:
hace referencia a todos los documentos de archivo
tanto en soporte físico( papel) como en soporte
electrónico) estos documentos tienen una relación
entre si y su conservación se hace tanto de manera
electrónica como tradicional. En el entorno electrónico,
la Archivística seguirá proporcionando los métodos y los
procedimientos para una adecuada
TRATAMIENTO DE LOS

Proceso de Gestión Documental:
El Archivo General de la Nación como entidad del Estado encargada de
orientar y coordinar la función archivística en el marco del Sistema
Nacional de Archivos y conforme a lo establecido en el artículo 21 de la
Ley 594 de 2000, está desarrollando "La guía para la implementación
de un programa de gestión documental" y en ese sentido, se orientará
el programa de gestión documental definido como el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo
de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad,
tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos.
TRATAMIENTO DE LOS

Procesos de un programa de gestión documental
Para efectos de la conceptualización de un programa de
gestión documental, se determinan los siguientes
procesos que estarán interrelacionados entre sí y se
desarrollarán en las unidades de correspondencia y
durante las etapas del ciclo vital del documento
(Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico
TRATAMIENTO DE LOS

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
DEFINICIÓN:
Generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones
La Producción Documental comprende los aspectos de
origen, creación y diseño de formatos y documentos,
conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o dependencia y la normalización de la
TRATAMIENTO DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS-PGD

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN:
Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o jurídica.
Recepción de documentos: se debe verificar que estén
completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de
la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito
de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de
diferentes medios tales como: mensajería, correo
tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se
desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en
cada entidad y deben estar regulados en los manuales de
procedimientos.
TRATAMIENTO DE LOS

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de
la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar
con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.
4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
TRATAMIENTO DE LOS

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN:
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su
función administrativa.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos
objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series
documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los
tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
TRATAMIENTO DE LOS

5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DEFINICIÓN:
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de
una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los
procesos archivísticos de:
Clasificación documental. "Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con
la estructura orgánico-funcional de la entidad".
Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el
orden previamente acordado.
Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la
investigación.
La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las
funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de
entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.
TRATAMIENTO DE LOS

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS:
DEFINICIÓN:
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano,
etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los
mismos.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los
ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva
oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las
leyes.
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del
Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.
La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de
consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya
sean inventariaos, guías, catálogos e índices.
TRATAMIENTO DE LOS

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN:
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección
de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el
archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de
archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema
Integrado de Conservación.
TRATAMIENTO DE LOS

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
DEFINICIÓN:
la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a
su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento
de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para
definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen
principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen
valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas.
Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:
Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de
reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre
originales pueda facilitar su deterioro.
La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de
los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es
enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central
correspondiente.
TRATAMIENTO DE LOS

Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos
originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información
reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y
que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de
prescripción aplicables en cada caso.
Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar
algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan
analizar caracteres diplomáticos.
Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración
Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada
serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su
conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya
aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados
sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la
selección de algunas muestras representativas.
TRATAMIENTO DE LOS

La conservación total
Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo
tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Eliminación de documentos:
Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.
Selección documental:
Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.
TRATAMIENTO DE LOS

Microfilmación:
Técnica que permite fotografiar documentos y obtener
pequeñas imágenes en película.
Digitalización:
Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine,
microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o
interpretada por computador.
TRATAMIENTO DE LOS

Organización del espacio de trabajo:
Como en toda actividad se requiere de unos elementos
y espacios para los documentos electrónicos
tendremos en cuenta;
Almacenamiento y manipulación:
Deben ser almacenados en formatos y soportes que
garanticen disponibilidad, facilidad, autenticidad, y
velar por su conservación de acuerdo a la TRD. internas
TRATAMIENTO DE LOS

El sistema de gestión deberá estar diseñado de tal manera que
se pueda acceder a los documentos, durante todo el periodo de
conservación sin que incida cualquier cambio operativo del
sistema .
Eliminar del área de trabajo elementos innecesarios e inútiles.
Mantener limpio el sitio de trabajo, los equipos y elementos.
No llenar de papeles y/o elementos personales el escritorio.
TRATAMIENTO DE LOS
Espacio de Trabajo

La iluminación debe ser adecuada, tenue que no
provoque reflejos.
Utilizar bombillas incandescentes esta no provoca
molestias.
Los rayos del sol directos dañan los documentos y son
perjudiciales para la salud.
TRATAMIENTO DE LOS
Espacio de Trabajo

El ruido contamina el ambiente de trabajo, todos los
sonidos agudos dispersan la mente e irritan a las
personas por eso hay que evitarlos al máximo.
El excesivo calor o frio indispone para desarrollar
activamente las tareas. Lo ideal es entre 19 y 20°c y la
humedad entre 40 y 70%.
Recomendaciones Generales:
la organización.
Acomodar bien los elementos.
Separar los procesos.
Realizar limpieza diaria.
TRATAMIENTO DE LOS
Espacio de Trabajo

Organización de los documentos electrónicos:
Establecer quien es el responsable de los directorios
informáticos para preservar la información.
Equipos e infraestructura que permita recuperar rápidamente la
información.
Controlar la multiplicidad de copias del documento.
Recomendación: Ver video. http://www.youtube.com/watch?v=97ht2ghJo1g
TRATAMIENTO DE LOS

Se organizan teniendo en cuenta el método natural de
organizar los documentos.
Reunir los documentos de acuerdo a las agrupaciones
naturales del sistema de gestión documental.
1. Clasificar.
2. Describir.
3. Valoración y selección documental.
TRATAMIENTO DE LOS
organización

TRATAMIENTO DE LOS
Organización

Estamos en un desenfrenado uso de las nuevas tecnologías, esto ha
provocado un fuerte impacto en el comercio electrónico. De manera tal que
para las empresas se hace necesario conocer, y divulgar el tratamiento que
se le debe dar a los documentos electrónicos, Aunque es para muchas
organizaciones un dolor de cabeza a la hora de demostrar ante problemas
legales la autenticidad del documento y su respectiva firma digital, es por
eso que los empresarios deben ampararse bajo la legislación actual para el
tratamiento de estos, y con ella tratar de estandarizar sus procesos.
No deben olvidar que así como cumplen la normatividad para la
conservación del documento tradicional también deben tener en cuenta el
tiempo de retención para el documento o electrónico. Uno de los
procedimientos indispensables para el debido tratamiento de los soportes
digitales.
CONCLUSIONES

Gestión de documentos: TEXTO enriquecido. 2004. Y Departamento
Administrativo de la Función Pública.
Circular No.004 DE 2003 – Organización de las Historias laborales
División de Clasificación y Descripción. Proceso de elaboración de
instrumentos de consulta en el AGN. 2004.
Gestión de la correspondencia: memorias. Bogotá: AGN, 2002.
Gestión documental: bases para la elaboración de un programa. Bogotá:
AGN, 1996.
Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías. Bogotá: AGN, 2004.
http://bd.ub.edu/pub/keefer/materials/Keefer03_Tratamiento%20gestion.pdf
http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/archivos_html/sites/defaul
t/contenidos/general/revista/numeros/Numero_1/galeria/01-
02_Alejandro_Delgado_Gxmez.pdf
http://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/Esteban_1
.pdf
WEBGRAFIA

Gracias,
Durante el tiempo de la exposición socializaremos el
tema.
TRATAMIENTO DE LOS
Organización

Gestión documentos electrónicos

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