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PMO. Gestión de Proyectos

Presentació de Marc Bara, en la asignatura de 'Gestión de Proyectos' sobre 'PMO' del día 13-6-2012

1 de 26
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PMO. La función y
      responsabilidades de una oficina
        de proyectos. Caso Práctico


Marc Bara Iniesta
Associate Professor. EU Gimbernat i Tomàs Cerdà. www.eug.es
@: marc_bara@hotmail.com
es.linkedin.com/in/marcbara
¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un
producto o servicio único el cual posee una elaboración progresiva

•     Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado
•     Único significa que el producto o servicio es diferente en algunas
      características a otros similares que pudieran o no existir anteriormente
•     Elaboración progresiva se aplica a las características del servicio o
      producto y significa que dichas características serán llevadas a cabo paso a
      paso, a través de incrementos

        “Un proyecto tiene un objetivo específico, un presupuesto
     establecido y una organización (quizá temporal y que puede ser
                 desmantelada al término del proyecto)”
Proyectos y Operaciones


                                                    Ac#vidades	
  


                     Operaciones	
                                                Proyectos	
  

- Administración	
  y	
  Soporte	
  de	
  los	
             - Implementación	
  de	
  un	
  nuevo	
  Sistema	
  
 Sistemas	
  de	
  Información	
                             de	
  Información	
  
- Call	
  Center	
                                          - Definición	
  y	
  Ejecución	
  de	
  un	
  Plan	
  de	
  
- Administración	
  de	
  los	
  Recursos	
                  Comunicación	
  o	
  Márke#ng.	
  
 Humanos	
                                                  - Puesta	
  en	
  marcha	
  de	
  una	
  nueva	
  
- Administración	
  de	
  las	
  Finanzas	
                  Polí#ca	
  de	
  RRHH	
  
- Producción	
  en	
  cadena	
                              - Plan	
  Anual	
  de	
  Formación	
  
- ...	
                                                     - Diseño	
  de	
  un	
  nuevo	
  Producto	
  o	
  
                                                             Servicio	
  
                                                            - Implementación	
  de	
  un	
  nuevo	
  Proceso	
  
                                                             Organiza#vo	
  
Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

 Programa: conjunto de proyectos relacionados, que se
" 

manejan colectivamente (además de individualmente) para
obtener beneficios y control adicionales.

 Portafolio: conjunto de proyectos o programas (y otros
" 

trabajos) que se agrupan para facilitar la gestión efectiva
del trabajo para conseguir los objetivos estratégicos de
negocio. Los proyectos o programas no tienen por qué ser
necesariamente interdependientes o relacionados.

        Una organización ‘proyectizada’ es aquella que
       " 

       incorpora el uso de los tres conceptos en su operativa
       diaria.
Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos
Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos




                               Fig 1-1, pag 8 PMBOK
Definición de Programa
Gestión de la Cartera de Proyectos


             Gestión Cartera Proyectos

                        Gestión Programas

                             Gestión de Proyectos

         Pre-Proyecto               Proyecto
                                     Proyecto         Operaciones


                                 Gestión del cambio

    Sistemas de Gestión de la Información
PMI - Standard




The Standard for
Portfolio
Management
Cartera de Proyectos y entorno organización
Cartera de Proyectos y entorno organización
12
En este contexto… ¿Qué es una PMO
                exactamente?

“An organizational unit to centralize and coordinate the
management of projects under its domain. A PMO
oversees the management of projects, programs or a
combination of both.”
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® guide)




       “In each organization, the definition of a
       PMO may vary in name and by
       function, but it essentially centralizes,
       coordinates and oversees the
       management of projects and programs.”

       Article by Bud Baker, Ph.D. PMI Network, June 2007



                                                                     13
Algunas características…
•  Una PMO es un grupo de personas con la misión de dar soporte a
   los jefes de proyecto en el lanzamiento, implementación y
   completación de proyectos.

    •  Algunas PMOs son mínimas, con sólo staff a tiempo parcial.
    •  Otras pueden involucrar inmensas infraestructuras, con
       metodologías y control rígidos.

•  La PMO es un ente organizacional creado para asistir a los jefes de
   proyecto en la consecución de los objetivos de los proyectos.
•  Proporciona una oportunidad a los jefes de proyecto para
   desarrollarse más rápidamente, con respecto a si trabajaran en
   solitario.
•  La PMO es una organización centralizada dedicada a mejorar la
   práctica y los resultados de la gestión de los proyectos.


                                                                     14
Establecer una PMO

Requisitos de la PMO:

•  El valor de la PMO debe ser medible para resultar
   sostenible.
•  Si no se puede medir, no se puede controlar y por
   tanto gestionar.
•  La PMO debe estar alineada con los intereses y
   objetivos de la organización para sobrevivir.


   à Debe tener como principal cliente a la Alta
   Dirección!!



                                                       15
PMO y su aceptación de alta dirección
   La Alta dirección dará soporte a la PMO que incremente
   la probabilidad de conseguir sus objetivos.

La PMO debe proporcionar varios procesos a la alta dirección:
•  Escoger el mix adecuado de proyectos: herramienta de planificación
   estratégica.
•  Ligar las estrategias ejecutivas con los proyectos en curso y futuros.
•  Gestionar la cartera de proyectos correctamente.
•  Mejorar los resultados de los proyectos que se alineen con los objetivos
  estratégicos de la compañía.




En definitiva, una PMO debe ser capaz de ayudar a la Alta
Dirección con la ejecución de la estrategia, tal cual está
determinada por la cartera de proyectos.
                                                                              16
PMO y su aceptación de alta dirección

La PMO encontrará soporte de la alta dirección si:
   •  Ayuda en conseguir los objetivos del management
      (por los que son medidos…)
   •  Consigue llevar más proyectos a finalización, sin
      incremento de recursos.
   •  Los proyectos se completan en menos tiempo.
   •  Su impacto es claramente percibido en todos los
      niveles de la organización.

Es crítico que los beneficios de establecer una
PMO ser perciban cuanto antes. à Se deben
poder medir

                                            17
Causas de fallo en la implantación de la PMO

•  No se definició su valor, sus beneficios.
•  No se percibe como influencia positiva en las entregas de
  proyectos.
•  Se percibe como amenaza – muy autoritaria, rígida en
  burocracia y metodología.
•  No tiene ‘buy-in’ de la alta dirección
•  Se percibe como un ‘overhead’ en la gestión de los
  proyectos.
•  Se dedica a micro-gestionar, intentando controlar cada
  proyecto directamente.


                                                            18
Una definición de Oficina de Proyectos (PMO)
Entidad que provee a la organización y a los Jefes de Proyecto el apoyo en la
      aplicación efectiva de prácticas de Gestión de proyectos, así como la
     información crítica para fundamentar la toma de decisiones y entregar
resultados conforme a las expectativas del proyecto, programa, y cartera de
                                    proyectos.
                                              Algunos de sus objetivos son:
              Proveer                           •  Gestión y/o facilitación de los
 Proy 1                                            procesos de gestión de la
              Servicios                            cartera de proyectos.
                                                •  Proveer servicios de definición
                           Oficina de              de metodologías y estándares,
 Proy 2                    proyectos               asesoría a proyectos,
                                                   capacitación y selección de
                                                   proyectos
 Proy n       Control y                         •  Asegurar el control y monitoreo
            recopilación                           constante de los proyectos en
                                                   marcha
            información
                                                •  Incrementar la coordinación
                                                   entre los proyectos para
                                                   asegurar que cuentan con los
                                                   recursos requeridos para su
                                                   finalización exitosa
Ejemplo de áreas de responsabilidad de la PMO



  Soporte Administrativo                 Asesoría y Control
    y de Coordinación                      de Proyectos


                            Oficina de
                            Proyectos

 Definición de estándares                   Desarrollo
      y metodología                        y formación
Ejemplo de Servicios de la PMO
PMO Services
Portfolio           Consulting &
Management          PMO Services         Training        Admin./H.R.       Archives
Project portfolio   Project rescues      Methodology     Project           Information
information                                              accounting        repository
Asset, strategic    Project              Tools           Operations        Data integrity and
objectives and      acceleration,                        planning and      security
resource            assessments,                         forecasting
portfolios          threats and
                    opportunities,
                    auditing, risk
                    management
Executive           Project              Project         Data collection   Project document
reporting and       management           management      and report        library/knowledge
governance          processes, tools,    basics          distribution      management
                    methodologies
Prioritization      Mentoring            Certification   Asset tracking    Lessons learned
techniques
Staggering of       Help Desk            Teamwork        Materials and     Closed contracts
projects                                                 supplies
Strategic           Web                  Advanced        Contract and
resource            portal/information   project         change
management          management           management      management
Analysis            Resource             Scheduling      Metrics,
                    recruiting           software        bonuses, career
                                                         path, rewards
                                                         and recognition
Customer            Customer interface   Customer        Customer          Customer
interface                                interface       interface         interface
                                                                                                21
Caso práctico: Servicios de consultoría PMO




                                              22
Caso práctico: PMO y apoyo a nuevas ofertas




                                              23
Caso práctico: PMO y metodologías




                                    24
Caso práctico: PMO y sistemas información




                                            25
Caso práctico: PMO y Alta Dirección




                                      26

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PMO. Gestión de Proyectos

  • 1. PMO. La función y responsabilidades de una oficina de proyectos. Caso Práctico Marc Bara Iniesta Associate Professor. EU Gimbernat i Tomàs Cerdà. www.eug.es @: marc_bara@hotmail.com es.linkedin.com/in/marcbara
  • 2. ¿Qué es un proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un producto o servicio único el cual posee una elaboración progresiva •  Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado •  Único significa que el producto o servicio es diferente en algunas características a otros similares que pudieran o no existir anteriormente •  Elaboración progresiva se aplica a las características del servicio o producto y significa que dichas características serán llevadas a cabo paso a paso, a través de incrementos “Un proyecto tiene un objetivo específico, un presupuesto establecido y una organización (quizá temporal y que puede ser desmantelada al término del proyecto)”
  • 3. Proyectos y Operaciones Ac#vidades   Operaciones   Proyectos   - Administración  y  Soporte  de  los   - Implementación  de  un  nuevo  Sistema   Sistemas  de  Información   de  Información   - Call  Center   - Definición  y  Ejecución  de  un  Plan  de   - Administración  de  los  Recursos   Comunicación  o  Márke#ng.   Humanos   - Puesta  en  marcha  de  una  nueva   - Administración  de  las  Finanzas   Polí#ca  de  RRHH   - Producción  en  cadena   - Plan  Anual  de  Formación   - ...   - Diseño  de  un  nuevo  Producto  o   Servicio   - Implementación  de  un  nuevo  Proceso   Organiza#vo  
  • 4. Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos Programa: conjunto de proyectos relacionados, que se "  manejan colectivamente (además de individualmente) para obtener beneficios y control adicionales. Portafolio: conjunto de proyectos o programas (y otros "  trabajos) que se agrupan para facilitar la gestión efectiva del trabajo para conseguir los objetivos estratégicos de negocio. Los proyectos o programas no tienen por qué ser necesariamente interdependientes o relacionados. Una organización ‘proyectizada’ es aquella que "  incorpora el uso de los tres conceptos en su operativa diaria.
  • 5. Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos
  • 6. Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos Fig 1-1, pag 8 PMBOK
  • 8. Gestión de la Cartera de Proyectos Gestión Cartera Proyectos Gestión Programas Gestión de Proyectos Pre-Proyecto Proyecto Proyecto Operaciones Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información
  • 9. PMI - Standard The Standard for Portfolio Management
  • 10. Cartera de Proyectos y entorno organización
  • 11. Cartera de Proyectos y entorno organización
  • 12. 12
  • 13. En este contexto… ¿Qué es una PMO exactamente? “An organizational unit to centralize and coordinate the management of projects under its domain. A PMO oversees the management of projects, programs or a combination of both.” A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® guide) “In each organization, the definition of a PMO may vary in name and by function, but it essentially centralizes, coordinates and oversees the management of projects and programs.” Article by Bud Baker, Ph.D. PMI Network, June 2007 13
  • 14. Algunas características… •  Una PMO es un grupo de personas con la misión de dar soporte a los jefes de proyecto en el lanzamiento, implementación y completación de proyectos. •  Algunas PMOs son mínimas, con sólo staff a tiempo parcial. •  Otras pueden involucrar inmensas infraestructuras, con metodologías y control rígidos. •  La PMO es un ente organizacional creado para asistir a los jefes de proyecto en la consecución de los objetivos de los proyectos. •  Proporciona una oportunidad a los jefes de proyecto para desarrollarse más rápidamente, con respecto a si trabajaran en solitario. •  La PMO es una organización centralizada dedicada a mejorar la práctica y los resultados de la gestión de los proyectos. 14
  • 15. Establecer una PMO Requisitos de la PMO: •  El valor de la PMO debe ser medible para resultar sostenible. •  Si no se puede medir, no se puede controlar y por tanto gestionar. •  La PMO debe estar alineada con los intereses y objetivos de la organización para sobrevivir. à Debe tener como principal cliente a la Alta Dirección!! 15
  • 16. PMO y su aceptación de alta dirección La Alta dirección dará soporte a la PMO que incremente la probabilidad de conseguir sus objetivos. La PMO debe proporcionar varios procesos a la alta dirección: •  Escoger el mix adecuado de proyectos: herramienta de planificación estratégica. •  Ligar las estrategias ejecutivas con los proyectos en curso y futuros. •  Gestionar la cartera de proyectos correctamente. •  Mejorar los resultados de los proyectos que se alineen con los objetivos estratégicos de la compañía. En definitiva, una PMO debe ser capaz de ayudar a la Alta Dirección con la ejecución de la estrategia, tal cual está determinada por la cartera de proyectos. 16
  • 17. PMO y su aceptación de alta dirección La PMO encontrará soporte de la alta dirección si: •  Ayuda en conseguir los objetivos del management (por los que son medidos…) •  Consigue llevar más proyectos a finalización, sin incremento de recursos. •  Los proyectos se completan en menos tiempo. •  Su impacto es claramente percibido en todos los niveles de la organización. Es crítico que los beneficios de establecer una PMO ser perciban cuanto antes. à Se deben poder medir 17
  • 18. Causas de fallo en la implantación de la PMO •  No se definició su valor, sus beneficios. •  No se percibe como influencia positiva en las entregas de proyectos. •  Se percibe como amenaza – muy autoritaria, rígida en burocracia y metodología. •  No tiene ‘buy-in’ de la alta dirección •  Se percibe como un ‘overhead’ en la gestión de los proyectos. •  Se dedica a micro-gestionar, intentando controlar cada proyecto directamente. 18
  • 19. Una definición de Oficina de Proyectos (PMO) Entidad que provee a la organización y a los Jefes de Proyecto el apoyo en la aplicación efectiva de prácticas de Gestión de proyectos, así como la información crítica para fundamentar la toma de decisiones y entregar resultados conforme a las expectativas del proyecto, programa, y cartera de proyectos. Algunos de sus objetivos son: Proveer •  Gestión y/o facilitación de los Proy 1 procesos de gestión de la Servicios cartera de proyectos. •  Proveer servicios de definición Oficina de de metodologías y estándares, Proy 2 proyectos asesoría a proyectos, capacitación y selección de proyectos Proy n Control y •  Asegurar el control y monitoreo recopilación constante de los proyectos en marcha información •  Incrementar la coordinación entre los proyectos para asegurar que cuentan con los recursos requeridos para su finalización exitosa
  • 20. Ejemplo de áreas de responsabilidad de la PMO Soporte Administrativo Asesoría y Control y de Coordinación de Proyectos Oficina de Proyectos Definición de estándares Desarrollo y metodología y formación
  • 21. Ejemplo de Servicios de la PMO PMO Services Portfolio Consulting & Management PMO Services Training Admin./H.R. Archives Project portfolio Project rescues Methodology Project Information information accounting repository Asset, strategic Project Tools Operations Data integrity and objectives and acceleration, planning and security resource assessments, forecasting portfolios threats and opportunities, auditing, risk management Executive Project Project Data collection Project document reporting and management management and report library/knowledge governance processes, tools, basics distribution management methodologies Prioritization Mentoring Certification Asset tracking Lessons learned techniques Staggering of Help Desk Teamwork Materials and Closed contracts projects supplies Strategic Web Advanced Contract and resource portal/information project change management management management management Analysis Resource Scheduling Metrics, recruiting software bonuses, career path, rewards and recognition Customer Customer interface Customer Customer Customer interface interface interface interface 21
  • 22. Caso práctico: Servicios de consultoría PMO 22
  • 23. Caso práctico: PMO y apoyo a nuevas ofertas 23
  • 24. Caso práctico: PMO y metodologías 24
  • 25. Caso práctico: PMO y sistemas información 25
  • 26. Caso práctico: PMO y Alta Dirección 26