Het merendeel van de bedrijven ziet huisvesting als een noodzakelijk kwaad. Het krijgt alleen aandacht van het management als het slecht gaat met het bedrijf en men op zoek is naar kostenreducties; als men zo snel groeit dat de huisvesting niet is aan te slepen, of als er te weinig onderhoudsreservering is waardoor er een (financiële) mismatch met de ‘vastgoedmarkt’ is ontstaan. De gangbare opvatting bij ondernemers is dat huisvesting operationele hoofdpijn oplevert. De focus ligt voornamelijk op het kostenaspect. Daar is op zich niets mis mee. Echter, naast kostenbewustzijn is batenbewustzijn minstens zo belangrijk. Huisvesting voegt ook waarde toe. Het is als LEGO stenen waarmee aan het realiseren van de organisatiedoelen kan worden gebouwd. 20041101 FM Executive - Auteur: Ir. René P.M. Stevens MBA (www.atelier-v.nl)

1. Huisvesting: strategisch middel
of operationele hoofdpijn?
Veel bedrijven zien huisvesting als een noodzakelijk kwaad. Het krijgt alleen aandacht
van het management als het slecht gaat met het bedrijf, zo snel groeit dat huisvesting
niet is aan te slepen, of als er een mismatch is met de vastgoedmarkt door te weinig
onderhoudsreservering.
Auteurs: René Stevens en Richard Splinter
D
e gangbare opvatting bij ondernemers is dat aangestuurd te worden vanuit het perspectief van de
huisvesting operationele hoofdpijn oplevert. De organisatie. Het management kan daardoor vanuit zijn
focus ligt voornamelijk op het kostenaspect. ondernemingsstrategie het huisvestingsproces sturen en
Daar is op zich niets mis mee. Echter, naast kosten- zelf de regie in handen houden. Dit is hard nodig omdat
bewustzijn is batenbewustzijn minstens zo belangrijk. onder invloed van allerlei economische, technologische
Slechts enkelen realiseren zich dat de juiste huisvesting en maatschappelijke ontwikkelingen organisaties, werk-
een belangrijke bijdrage levert aan het realiseren van de processen en dus ook huisvesting continu aan verandering
organisatiedoelen. onderhevig zijn. Huisvesting is statisch en ijlt na. Om
Huisvesting staat namelijk niet op zichzelf maar heeft als organisatie bij de winnaars te behoren dient men
sterke invloed op alle managementaandachtsgebieden. adaptief om te gaan met zijn huisvestingsstrategie. Dit
Indien er bedrijfskundig mee wordt omgegaan biedt geeft strategische flexibiliteit. Succes van een organisatie
huisvesting een kans om de strategische doelen van wordt meestal niet bepaald door de sterkte van een
organisaties te ondersteunen én de belangen van ge- strategie, maar door of en in welke mate deze strategie
bruikers te dienen. Huisvesting helpt daardoor bij het wordt uitgevoerd.
creëren van concurrentievoordeel.
Samenhang
Het ontbreekt het management meestal aan kennis
om strategisch huisvestingsmanagement vorm te geven Vragen over huisvesting kenmerken zich meestal door
en daadwerkelijk te implementeren. Huisvesting dient hun ad hoc karakter, terwijl ze feitelijk bezien onderdeel
8 FM Executive - november 2004

2. uitmaken van de ondernemingsstrategie. Door elke vraag medewerkers. Het model bestaat uit twee diagonale assen:
te bekijken vanuit de vier strategische businessresources, een harde met voornamelijk economische doelen en een
Financials, Sales & Marketing, Human Resources en zachte met voornamelijk sociale doelen. De twee assen
Operations, is de samenhang met de organisatiedoelen staan als communicerende vaten met elkaar in verbinding.
beter zichtbaar. Hiermee krijgen zowel de economische Het is zaak de optimale balans tussen beide assen te
als de sociale aspecten een plek binnen de context van vinden. Te veel nadruk op de harde, economische as gaat
hoe het bedrijf in de maatschappij wil staan en herkend ten koste van de sociale aspecten op de zachte as. Wil je
wil worden. als ondernemer het optimum uit je huisvesting halen of
Het door ATELIER V ontwikkelde Strategisch Huisvesting het potentieel van je medewerkers ontsluiten? Ruim 60%
Model® biedt de verbindende schakel tussen organisa- van de ondernemingskosten bestaat uit personeelslasten.
tiedoelen enerzijds en huisvestingsaspecten anderzijds. Circa 12% van de ondernemingskosten zijn facilitaire
Met behulp van dit bedrijfskundige model kunnen zachte kosten, hiervan is ongeveer 50% gerelateerd aan vierkante
factoren hard worden gemaakt. Het model maakt het meters. Het zijn de medewerkers die voor de inkomsten
mogelijk om verbanden te leggen tussen de ongrijpbare zorgen. Aan de ondernemer de keuze om de focus te
(zachte) factoren van huisvesting en het bedrijfsproces leggen op het reduceren van de huisvestingslasten,
van waardecreatie. Een analyse van alle kosten en circa 6% van de begroting, of op het verhogen van de
baten, zowel facilitair als vanuit het perspectief van een inkomsten die met ruim 60% van het budget worden
goed functionerende organisatie en het welzijn van de gerealiseerd.
9
FM Executive - november 2004

3. medewerkers over de gemeten resultaten is eveneens
cruciaal. Het gaat tenslotte om het optimaal benutten van
het potentieel van de medewerkers.
Toepassing van het Strategisch Huisvesting Model® levert
een beslisdocument in de vorm van een businesscase
op waarmee het directieteam in een vroeg stadium
gefundeerde en afgewogen beslissingen kan nemen over
de belangrijkste uitgangspunten en randvoorwaarden voor
de huisvesting. Deze hebben betrekking op de gewenste
look & feel van het eindproduct, de ruimtelijk-functionele
en technische eisen als een gedegen afweging van kosten
en baten.
De huisvestingsstrategie vormt de input en het toetsings-
kader voor de uitwerking van het programma van eisen
in geval van een verhuizing of voor het monitoren van de
Sturen huidige huisvesting.
Het sturen op de doelmatigheid (efficiëntie) van de
Geïntegreerde huisvestingsstrategie
huisvesting draagt alleen bij aan het rendement van de
organisatie als de productiviteit van de medewerkers niet Op deze wijze wordt een geïntegreerde huisvestings-
negatief wordt beïnvloed. Een (te) grote besparing op strategie ontwikkeld die bijdraagt aan het behalen van
de huisvestingskosten pakt verkeerd uit als daardoor de de organisatiedoelen. Het helpt bovendien bij het maken
productiviteit van de medewerkers afneemt. van keuzes voor doelgerichte ingrepen in de huidige
Het sturen met huisvesting op de gestelde strategische huisvesting.
doelen (effectiviteit) draagt alleen bij aan het rendement Met deze aanpak komen beslissingen snel en welover-
van de organisatie als de productiviteit van de mede- wogen tot stand, waardoor al in een vroeg stadium van het
werkers meer stijgt dan de daarmee gemoeide huis- herhuisvestingsproces op hoofdzaken overeenstemming
vestingskosten. ontstaat tussen aanbieder en vrager. Om deze hoofdzaken
Aan de hand van het Strategisch Huisvesting Model® te monitoren en borgen is het essentieel regelmatig
worden de (sub)doelen van de businessresources vertaald de vastgestelde huisvestingsdoelen, de uitgangspunten
in een adequate huisvestingsstrategie. Deze strategie en hun uitwerking op de organisatiedoelen te evalueren
bestaat uit organisatiegerelateerde huisvestingsdoelen op in termen van opbrengsten. De echte ondernemer kan op
de vier huisvestingsvelden: Imagebuilding, Teambuilding, deze wijze zijn huisvesting inderdaad inzetten als een
Efficiëntie en Effectiviteit. strategisch middel bij het behalen van concurrentie-
&
Om het gewenste eindresultaat daadwerkelijk te bereiken voordeel.
is het essentieel deze huisvestingsdoelen helder en
meetbaar te beschrijven. Daarmee kan worden vastgesteld *Over de auteurs: ir. René P.M. Stevens MBA en ir. Richard
of de kwantitatieve doelen zijn gehaald en of de gewenste Th. Splinter MBA zijn beiden directeur van ATELIER V uit
gedragsverandering is opgetreden. Communicatie met de Amersfoort, www.atelier-v.nl
11
FM Executive - november 2004