Er is tegenwoordig erg veel aandacht voor zogenaamde ‘innovatieve’ kantoorconcepten. Deze geven, vanwege het nieuwe interieur met de laatste ICT-snufjes, weliswaar even een boost maar het nieuwe went snel. Het voelt vervolgens als een korset dat dwingt om op een andere manier te gaan werken. Er liggen meestal onvoldoende strategische overwegingen aan ten grondslag. Alleen koppeling met de bedrijfsstrategie geeft kans op concurrentievoordeel. Tot voor kort ontbrak het aan een praktisch model dat het management helpt om huisvesting in te zetten als strategisch middel om bedrijfsdoelen te realiseren. 20040901 Real Estate Magazine nr.35 - Ir. René P.M. Stevens MBA (www.atelier-v.nl)

1. .KANTOORINNOVATIE.
CONCURRENTIEVOORDEEL
DOOR STRATEGISCHE
HUISVESTINGSKEUZEN
Er is tegenwoordig erg veel aandacht voor zogenaamde ‘innovatieve’ kantoorconcepten. Deze geven, vanwege het
nieuwe interieur met de laatste ICT-snufjes, weliswaar even een boost maar het nieuwe went snel. Het voelt
vervolgens als een korset dat dwingt om op een andere manier te gaan werken. Er liggen meestal onvoldoende
strategische overwegingen aan ten grondslag. Alleen koppeling met de bedrijfsstrategie geeft kans op
concurrentievoordeel. Tot voor kort ontbrak het aan een praktisch model dat het management helpt om
huisvesting in te zetten als strategisch middel om bedrijfsdoelen te realiseren.
i r. R e n é P. M . S t e v e n s M B A e n i r. R i c h a r d T h . S p l i n t e r M B A
en combinatie van bedrijfskundige en vastgoedexper- Strategisch Huisvesting Model® werkt daarbij als een ver-
E tise integreert alle aspecten van ondernemen en vast- bindend denkmodel. Hiermee kunt u als directie vanuit
goed. De interactie tussen mensen en huisvesting vormt uw ondernemingsstrategie uw huisvestingsproces sturen
daarbij de rode draad. Dé concurrentiefactor is namelijk en daardoor zelf de regie in handen houden.
het menselijk kapitaal. Het zijn kennis, De link wordt gelegd door de
creativiteit en wendbaarheid die vooral (sub)doelen van de business resources –
bijdragen aan blijvend concurrentie- COMMUNICATIE financiën, marketing & sales, operations
voordeel. en human resources – te vertalen in een
MET DE EIGEN adequate huisvestingsstrategie. De huis-
Aan de ene kant gaat het om het sub-
ject, waarbij de mensen en de bedrijfs-
MEDEWERKERS vestingsstrategie kenmerkt zich en de de door
doelen centraal staan en aan de andere as teambuilding/imagebuilding as
kant om het object, waar het onroerend efficiency/effectiviteit. De crux zit in het
IS
goed als uitgangspunt wordt genomen omzetten van deze strategie in een plan
ONONTBEERLIJK met concrete acties. Communicatie met
en dus de eigenaar/belegger centraal
staat. Het doel is het vinden van het de eigen medewerkers is onontbeerlijk
juiste evenwicht tussen de gebruiksei- om uw gewenst eindresultaat daadwer-
sen van een organisatie en de beleg- kelijk te bereiken. Met deze aanpak kunt
gingswaarde van het onroerend goed u snel en weloverwogen beslissingen
op de lange termijn. nemen, waardoor al in een vroeg stadi-
um van het herhuisvestingsproces op
Strategisch Huisvesting Model hoofdzaken overeenstemming kan wor-
De juiste huisvesting levert een den bereikt tussen aanbieder en vrager.
belangrijke bijdrage aan het realiseren Om deze hoofdzaken te monitoren en
van de organisatiedoelen. Een goede analyse van de borgen is het essentieel regelmatig de vastgestelde uit-
(on)mogelijkheden per business resource is daarbij gangspunten en hun uitwerking op de organisatiedoe-
allesbepalend. Het door ATELIER V ontwikkelde len te evalueren in termen van opbrengsten.
. 2 0 0 4 / 3 5 . 12 .

2. .KANTOORINNOVATIE.
Herhuisvesten lijkheid is van de medewerkers.
In het huidige economische getij is er bij veel bedrij- Uiteindelijk, hoe je het ook wendt of keert, is het
ven extra focus op kostenreductie en afslanking. gebouw er voor mensen. Die moeten het gebruiken, er
Huisvesten op een kleinere oppervlakte tegen lagere tegenaan kijken en ermee leven. Het overlaten van het
kosten lijkt dan aanlokkelijk. Met huisvestingsvraagstuk aan techneuten en
afslanken is op zich niets mis. Het leveranciers lijdt per definitie tot gemiste
nadeel is dat het geleidelijk overgaat in kansen of nog erger tot mislukken. Het
KENNIS-
vermageren en kan doorslaan in ano- creëren van ruimte voor uw onderne-
ORGANISATIES ming is een bedrijfskundige opgave waar-
rexia. Het is pas merkbaar als het te laat
is. Uiteraard zijn deze zaken belangrijk,
KIEZEN VOOR bij veelcultuur isop psychologie, sociolo-
nadruk
huisvesting past nooit. Bij aanschaf is gie en vereist.
huisvesting per definitie op potentiële GROTER
Fit for purpose
groei afgestemd. Dan komt er ergens
een moment in de tijd dat het exact Op dit moment is er in veel steden een
past op de ruimtenormen die men dan ruim aanbod van kantoren. Als huurder
hanteert. Vervolgens is het weer te kunt u nu de kwaliteit centraal stellen in
groot of te klein. Verschillende pijn- plaats van de capaciteit en de beschik-
grenzen worden overschreden totdat baarheid van huisvesting. Kwaliteit bete-
de ultieme pijngrens is bereikt. Dan kent in deze context fit for purpose. Als
ontstaat pas de aanleiding tot drastisch huurder dient u uw doelstellingen helder
ingrijpen in de huisvesting. De ingreep te hebben om de kansen voor een meer
beperkt zich vaak tot aspecten op het competitieve werkomgeving te kunnen
gebied van efficiency en effectiviteit. De benutten. Het kantoorgebouw is meer
aspecten teambuilding en imagebuilding spelen bij de dan alleen een jas tegen klimatologische omstandighe-
meeste organisaties slechts een ondergeschoven rol. den. De basiseisen van deze jas zijn dat hij past en func-
Terwijl deze juist een essentiële invloed hebben op het tioneel is. Bij voorkeur gaat deze een tijd mee doordat
behalen van de bedrijfsdoelen. Het zijn de management hij schommelingen in omvang opvangt en in zekere
aandachtsgebieden human resources en marketing & mate multifunctioneel is. De jas moet echter ook een bij
sales die voor de inkomsten van de organisatie zorgen. de organisatie passende look and feel hebben. Gericht
naar buiten maar vooral ook naar binnen. Hij moet met
Organisatiecultuur zijn tijd meegaan. Waarbij de kosten opwegen tegen de
Bij het doorvoeren van veranderingen in de huisves- te verwachte baten.
tingssituatie stuit je altijd op de organisatiecultuur. Een
organisatie is per definitie dynamisch in zijn omvang en Doordat sommige organisaties binnen korte tijd snel
werkwijzen. Organisatiecultuur lijkt ‘zacht’ maar is vaak willen of moeten veranderen is het vooraf benoemen
duurzamer dan het statische gebouw. van de gewenste flexibiliteit essentieel. Deze flexibiliteit
Structure follows strategy, maar ook cultuur. Wilt u kan in eerste instantie gevonden worden in (kortlopen-
het gedrag van uw medewerkers blijvend wijzigen dan de) huurcontracten en in tweede instantie in het
zal de organisatiecultuur dus ook moeten veranderen. gebouw zelf. Het voordeel van korte huurcontracten is
Cultuurveranderingen vinden gegarandeerd weerstand dat huisvesting vaker dan voorheen op de agenda van
bij uw medewerkers. Huisvesting kan in de vorm van het directie overleg staat. Een kans om regelmatig huis-
korset of lingerie de gewenste richting dwingend vor- vesting te evalueren en beter te integreren met de
men of verleidelijk aantrekkelijk maken. ondernemingsstrategie.
Er is al verschillende jaren een beweging gaande naar
Na een interventie komen oude gedragspatronen snel steeds kleinere en efficiëntere kantooroppervlakten. Wij
weer boven. Een belangrijke reden voor mislukte veran- verwachten een tegenbeweging, in plaats van kleiner
deringsprocessen is onvoldoende aandacht voor de con- gaan kennisorganisaties groter zitten met meer vrijheid
text waarbinnen mensen functioneren. Een verhuizing voor herindeelbaarheid. Geen legbatterijen maar vrije
naar een nieuw gebouw houdt vaak ook een andere uitloop. In fabrieksomgevingen met lopendebandwerk is
organisatievorm in. De manier van werken moet veran- al langer herkend dat de Scientific Management-theorie
deren. De medewerkers moeten zich aanpassen aan hun van Taylor niet werkt. In kantooromgevingen is dit nog
nieuwe fysieke werkomgeving. Dit geeft het gevoel een geen gemeengoed en ligt de nadruk nog eenzijdig op
gezamenlijke visie en doelstelling vorm te geven. Dit efficiency en effectiviteit.
noodzaakt wel dat u van tevoren veel moet filosoferen
over de vraag wat u met een gebouw wilt, hoe het eruit- Het merendeel van de programma’s van eisen voor
ziet, hoe u het wilt gebruiken en wat de verantwoorde- gebouwen kenmerken zich door een analytische ingeni-
. 2 0 0 4 / 3 5 . 13 .

3. .KANTOORINNOVATIE.
Strategisch Huisvesting Model
maken voor doelgerichte ingrepen in uw huidige
Strategisch Huisvesting Model
huisvesting. U kunt uw inspanningen evalueren waar-
Financials Sales & Marketing
mee u weer input krijgt voor uw strategie.
Organisatiedoelen Enkele veel voorkomende strategische (sub)doelen
geordend per business resource zijn:
Organisatiedoelen
Organisatiedoelen
Efficiency Image
Financials
• Concurrentievoordeel.
Huisvesting
• Productiviteitsverhoging.
• Kostenreductie.
Team Effectiveness • Off balance-financiering.
• Rendement op vastgoed.
Organisatiedoelen
• Efficiency verbetering.
• Rendementsverbetering.
Marketing & Sales
Human Resources Operations
• Uitdrukken van merkwaarde in producten en werk-
omgeving.
Vragen over huisvesting kenmerken zich meestal door
• Corporate identity (externe projectie) en bedrijfsstijl
hun ad hoc karakter, terwijl ze feitelijk onderdeel uit-
(interne projectie).
maken van de ondernemingsstrategie. Door elke
• Aan klanten en medewerkers laten zien waar de
vraag te bezien vanuit de vier belangrijkste business
onderneming voor staat.
resources, financials, Sales & Marketing, Human
• Onderscheidende werkomgeving ten opzichte van
Resources en Operations, is de samenhang met de
concurrenten.
organisatiedoelen beter zichtbaar.
• Klantgericht gedrag stimuleren.
• Klantenbinding.
Aan de hand van het Strategisch Huisvesting Model©
wordt in nauwe samenspraak met de opdrachtgever
Human Resources
de ondernemingsstrategie vertaald naar de vier huis-
• Stimulerende en inspirerende werkomgeving.
vestingsvelden: imagebuilding, teambuilding, efficien-
• Levendig kantoor dat meer is dan een werkomgeving
cy en effectiviteit. Op basis hiervan kan het directie-
voor werknemers, klanten en relaties.
team in een vroeg stadium gefundeerde en
• Informeel ontmoeten.
afgewogen beslissingen nemen over de belangrijkste
• (Her)ontdekken en gebruiken van creatieve talenten.
uitgangspunten en randvoorwaarden voor haar huis-
• Zelfsturende teams.
vesting. Deze hebben betrekking op de gewenste look
• Betrokkenheid vergroten.
and feel van het eindproduct en de ruimtelijk/functio-
nele en technische eisen. De gemaakte keuzes wor-
Operations
den geïllustreerd met referentiebeelden zoals foto’s
• Flexibiliteit.
en schetsen. Dit vormt de input en het toetsingskader
• Samenwerken.
voor de uitwerking van het programma van eisen.
• Innovatie.
• Doelmatige werkomgeving.
Het model is te gebruiken om een geïntegreerde huis-
• Overzichtelijke structuur.
vestingsstrategie te ontwikkelen die bijdraagt aan het
• Cultuurverandering.
behalen van uw organisatiedoelen. Ook kunt u keuzes
• Regie voeren.
eursbenadering – wat kan het gebouw – een opsom- dat een gebouw een ‘thuishonk’ is. Het gaat om behoef-
ming van eisen en functies. De gevoelsbenadering – wat ten, sfeer en verlangens en de marketing daarvan.
doet het gebouw (met mij als mens) – ontbreekt meest- De Amerikaanse hoogleraar Richard Florida benoemt
al. Het zijn de dingen die niet in een programma van in zijn boek ‘The rise of the creative class’ (2002) de cre-
eisen staan, maar die je tussen de regels door leest, de ative class als de motor van de economie. Deze groep
dingen die mensen willen en die ze voelen, die maken verenigt een arbeidsethos van hard werken met een
. 2 0 0 4 / 3 5 . 14 .

4. .KANTOORINNOVATIE.
levensstijl die genot als doel heeft. Huisvesting die deze Zij zijn het die met hun creativiteit en inzet de produc-
groep aantrekt geeft een concurrentievoordeel. ten en diensten creëren waardoor er inkomsten komen.
Het gebouw is een instrument om een inspirerende
Het gaat om hoe kantoren de strategische doelen van werkomgeving te creëren die teamgeest, samenwerking
organisaties kunnen ondersteunen en en uitwisseling van ideeën bevordert.
tegelijkertijd de belangen van gebruikers Om overtuigend en authentiek over te
dienen. Het gaat om het creëren van een DE SCIENTIFIC komen dient dit in alles door te werken.
plek waar mensen met plezier naartoe Vergelijk het met sommige winkelformu-
MANAGEMENT- les waarbij exterieur, interieur, het pro-
komen. Waar gewerkt wordt in kruisbe-
stuivende teams om creativiteit en erva- ductassortiment en zelfs de wijze waar-
THEORIE
ring te bundelen en zodoende de con- op het winkelpersoneel gekleed is en
currentieslag te winnen. Waar zich opstelt als een eenheid werkt en
VAN
ongebreidelde verbeelding en tomeloze daardoor een krachtig statement uit-
TAYLOR
ambitie aanwezig zijn die verandering en zendt naar het winkelende publiek.
innovatie mogelijk maken. Met eigen Huisvesting als incentive en concurren-
WERKT NIET
werkplekken voor individuele concentra- tievoordeel.
tie. Meer ruimte biedt ook meer ruimte-
lijke flexibiliteit voor ontmoeten, verga- De aandacht dient vooral gericht te
deren, projectteams en eigen zijn op de ondernemingsstrategie en op
werkplekken. De leegstaande grote kan- de mensen die deze willen uitvoeren.
toorcomplexen kunnen hierdoor wel Gaat het alleen om hogere rendemen-
eens een revival gaan meemaken. ten of ook om een menswaardiger
Gedaalde huurprijzen brengen dit bin- bestaan. Denk en handel vanuit de
nen handbereik. vraag in plaats vanuit de oplossing. Dit geeft een betere
afstemming tussen partijen in plaats van de gebruikelij-
Er bestaat veel aandacht voor de marketing van pro- ke trial and error. Jarenlang was huisvesting het exclu-
ducten en diensten. Echte ondernemers trekken dit ook sieve domein van facility managers, leveranciers en advi-
door naar hun kantoorgebouw. Het gebouw als bill seurs. Met het Strategisch Huisvesting Model komt de
board. De interne marketing voor de eigen medewer- sturing weer waar die hoort te liggen: bij het manage-
kers is minstens zo belangrijk zo niet het belangrijkste. ment.
Ir. René P.M. Stevens MBA en Ir. Richard Th. Splinter MBA zijn beiden directeur van ATELIER V uit Amersfoort
(www.atelier-v.nl). ATELIER V ontwikkelt én implementeert strategieën voor huisvesting, vastgoed en stedelijke
ontwikkeling.
. 2 0 0 4 / 3 5 . 15 .