1. Mise en place d’un Procure to Pay
Un projet d’Entreprise…
Bertrand Drouet
Directeur Trésorerie & Achats
www.b-pack.fr
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2. Présentation Vivadour
Chiffre d'affaires : 426 millions d'euros,
Autonomie financière : 80 %.
8 000 agriculteurs
850 salariés
30 sociétés filiales
6 ‘métiers’ en liaison avec la couverture de notre territoire
Collecte Produits du Sol 575 KT- Approvisionnement
Semences : Grandes Cultures Maïs, Potagères Légumineuses
Viticulture : 2 caves – 1 Laboratoire d’analyse - ~ 200 000 hl commercialisés
Productions Animales : Volailles (7 M têtes) - Gras (6 M têtes) - Bovins (10 000 têtes)
Distribution Grand Public : réseau GAMM VERT Gers – 20 000 m2 de surfaces commerciales
Services aux Agriculteurs
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4. Le contexte…
•
•
•
•
•
Entreprise jeune, tout juste 20 ans,
Fruit de fusions de coopératives
Une croissance externe soutenue
CA passant de 100 M€ à 425 M€ en 20 ans
Centres de décisions éclatés géographiquement
–
–
•
•
•
10 sièges administratifs
150 sites répartis sur notre territoire d’influence
Un système d’information achats archaïque
Pas de fonction ‘métier’ Achat identifiée
En 2006 : Sous l’impulsion de la Direction Générale :
–
–
Création d’une Direction des Achats
Objectifs de mettre en place une démarche « Achat » en complément de la mise en
place d’une comptabilité d’engagements,
– Dématérialiser et automatiser les processus (Da, Cde, Réception, factures…)
– Contrôle budgétaire
– Workflow
– …..
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5. Matrice de choix : valeur perçue chez b-pack
M
O
T
E
U
R
D
E
P
R
O
D
U
C
T
I
V
I
T
E
Optimisation des processus
Automatisation de la saisie
Productivité
Outil de négociation fournisseurs
Compétitivité
Déploiement implicite
Fluidité de l’information
Collaboration fournisseur
Transversalité
Traçabilité des flux
Pilotage organisationnel (gestion des droits)
Pilotage budgétaire
Réactivité
Simplicité d’utilisation
Intégration aux systèmes d’informations existants
Simplicité
Système de Gestion communiquant / économique / ouvert …
5
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6. Un long chemin parcouru ensemble
• Mi 2007 : Initialisation du projet
• Décembre 2007 : Passage en production, périmètre restreint
– Nombre de users > ~ 10
– Familles : Fournitures de Bureau Assurance
– Processus : DA-Commande puis Réception puis facturation
• Montée en charge de la version 2.7
• Juillet 2011 : Migration version 3.4
• Aujourd’hui : Réflexion sur de nouveaux modules et
l’externalisation de la solution en mode SaaS
9/10/2013
6
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7. Un outil Pierre Angulaire d’une stratégie globale
La mise en œuvre de la solution b-pack s’intègre dans la stratégie
d’ensemble de gestion des achats et trouve sa cohérence dans
la recherche des objectifs suivants:
– Favoriser la transparence et la traçabilité des opérations d’engagement
– Pilotage et Maîtrise des dépenses par le contrôle budgétaire
– Tendre vers une dématérialisation et une automatisation des opérations
la plus poussée possible du processus achat
– Générer des économies directes (prix d’achat, …) et indirectes
(dématérialisation, …).
9/10/2013
7
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8. Flexibilité et adaptabilité de la solution
Les spécificités du Groupe Vivadour impliquent un schéma multidimensionnel
Nous devons à la fois :
–
–
–
–
Gérer la dimension métier
Satisfaire l’axe société de facturation
Intégrer la segmentation analytique complexe
Gérer des lieux de livraison et des lieux de consommation potentiellement
différents
– Mettre l’utilisateur terrain dans son contexte de travail
– …
Toutes ces dimensions sont portées par l’application b-pack…
-> Autant dire que nous avons réussi à faire rentrer un rond dans un carré !
Tout en restant… Autant que faire ce peu en restant dans les standards du
produit….
9/10/2013
8
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9. Quelques Chiffres
•
•
•
•
•
7 000 Connexions pour près de 2 000 heures
150 Utilisateurs paramétrés 107 actifs
3 300 Demandes d’Achats pour 77 émetteurs
3 600 Commandes auprès de 79 fournisseurs
64 650 Lignes Achat pour 1 267 articles mouvementés
Type données
Dégrés Démat.
Nb Lignes
% ligne
CA Achats
% Mt
Interface GMAO
2
5 358
12,18%
1 868 331
4,76%
Interface NUTH
2
36
0,08%
288 127
0,73%
Interface BAP
2
559
1,27%
84 401
0,22%
Interface EURO
2
626
1,42%
345 931
0,88%
Interface IMMO
2
1
0,00%
37 854
0,10%
Interface Iris
3
15495
35,22%
4 863 793
12,39%
Saisie
1
21 917
49,82% 31 752 755
80,92%
43 992
100,00% 39 241 190
100,00%
Total
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10. Cartographie Achats – Origine des flux
30,000
25,000
21,917, 31,752,755
Nombre de Lignes
20,000
15,495, 4,863,793
15,000
10,000
6,580, 2,624,643
5,000
0
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
Degrés de Dématérialisation
Interfaces Autres
Iris
Saisie
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3.5
11. Segmentation Achats – Catégorie
14,000
12,000
Frais Administratifs
50.0%
1,631,368
10,000
Achats Métiers hors MB
0.2%
10,652,547
Parc Matériel Roulant
68.5%
2,770,568
Nombre de ligne
8,000
Parc Immobilier et Matériel Fixe
0.0%
3,115,905
6,000
Energie
68.7%
6,134,949
4,000
Logistique
10.5%
9,299,073
2,000
Emballages
0.0%
1,347,694
0
-20.0%
Honoraires
2.6%
1,265,267
0.0%
-2,000
Frais Administratifs
20.0%
40.0%
60.0%
80.0%
100.0%
% Ligne Iris
Achats Métiers hors MB
Parc Immobilier et Matériel Fixe
Emballages
Parc Matériel Roulant
Energie
Logistique
Honoraires
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12. Cadre de Mission - Responsabilité
Direction Achats
•Workflow Achats : le construire, le maintenir
•Cartographie et Segmentation Achats
•Animation de la Revue de Direction Achats
•Reporting Achats, Gestion des Indicateurs
•Tendre vers la dématérialisation des relations fournisseurs
•Relation Administrative <> Fournisseurs
•Relation Iris <> Service Informatique
•Liens avec les autres fonctions supports
Missions partagées
•Insuffler la Démarche Groupe
•Contractualissation : mise en place, gestion des contrats et conventions en cours et à
venir
•Assurer le respect de la Charte Fournisseurs spécifiant les attentes réciproques des
parties et engageant les fournisseurs sur la stratégie (qualité notamment) du groupe
Vivadour
•Référencement Fournisseurs : critères et décision
Correspondants Achats
•Tenue des dossiers fournisseurs : renseignements commerciaux, état des négociations
•Relations Opérationnelles <> Fournisseurs
•Analyse des besoins
•Gestion des catalogues et articles
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13. Kit de Déploiement – Phase 1
Choix catégories Ha
Fournisseurs
Réunion de lancement
Facturation
DG / DA / Correspondant
HA
SI / Compta
DA de régularisation
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14. Kit de Déploiement – Phase 1 bis
Acquisition de données
Paramétrage des
utilisateurs, règles
d'approbation, ...
constitution des
catalogues, bases
articles
Analyse des Besoins
Identification des
acteurs : émetteurs
DA, réceptionnaire, ...
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15. Kit de Déploiement – Phase 2
Déploiement
Acquisition de
données
Formation assistance
Iris
Validation des circuits
et des paramétrages
DA Normales
Facturation
Réception
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16. Kit de Déploiement – Phase 3
Budget (grâce aux données
acquises)
Dématérialisation du
proceuus : B2B / Punch out /
factures / …
Evaluation fournisseur
Catalogue
Négociation tarif
Ajouter des utilisateurs
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17. Indicateurs
Iris est aussi un outil de pilotage et nous suivons une batterie
d’indicateurs. Ce processus achat a une dimension QUALITE et le suivi
de ces derniers est primordial.
2 sources qui se complètent :
• Source S.I. Achat : Nombre de Demandes d’Achats ** Nombre d’Emetteurs
D.A. – Utilisateurs Inactifs ** Activité Emetteur D.A. : nombre D.A. – montant
demandé ** Taux D.A. normales / Total nombre D.A. (une fois neutralisées
les D.A. de régularisation sur consommation subie : téléphonie, carburant
non stocké, …) ** Nombre de Commandes ** Activité Fournisseurs : nombre
Cde – CA Achat
• Source S.I. Compta : Nombre d’Enregistrement ** Montant Comptabilisé **
Nombre d’Enregistrement issus de REPIRIS / ratio ** Montant des Opérations issues
de REPIRIS / ratio ** Nombre d’écritures « Non REPIRIS » / Nombre d’écritures pour
les fournisseurs « Iris »
Mesure du taux de couverture par fournisseur / société de facturation /
segmentation achat …
En plus, nous suivons sur Iris, l’évolution des enveloppes budgétaires
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