Este módulo descreve workflows no DSpace, incluindo: - O que são workflows e como permitem aprovações administrativas de itens; - Os três workflows padrão (aceitar/rejeitar, aceitar/rejeitar/editar metadados, editar metadados); - Como criar, editar e remover workflows; - Como tratar tarefas em workflows, como aceitar, rejeitar ou editar itens.

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Curso DSpace
Desenvolvimento e Administração de Repositórios Digitais
Vania Santos e Rodrigo Prado de Jesus
São Paulo, 2013
Módulo 8 – Workflow

2. Objetivos do Módulo
 Ao final deste módulo, você será capaz de:
 Entender a finalidade dos workflows
 Descrever os três workflows disponíveis no Dspace
e quando cada um pode ser usado
 Criar, modificar ou remover um passo do workflow
de uma coleção
 Criar, submeter um item e completar o workflow
em uma coleção

3. O que é um workflow?
 Um fluxo entre a submissão e o arquivamento
 Permite entradas administrativas nas submissões
 Os Workflows são atribuídos a coleções
 Os e-mails são enviados e o item aparece na área
de trabalho dos usuários envolvidos no processo

4. Cenários de Workflow
 Cenário 1: Chefe de pesquisa
Eu quero ser capaz de ver tudo o que meus
pesquisadores depositaram no repositório
para fins de controle de qualidade

5. Cenários de Workflow
 Cenário 2: Gerente de repositório
Eu quero aprovar tudo o que vai para o
repositório para me certificar de que não há
problemas de direitos autorais ou metadados
ruins

6. Cenários de Workflow
 Cenário 3: Catalogador
Eu quero ser capaz de ver tudo que os
pesquisadores depositaram no repositório
para fins de controle de qualidade e
melhorar os metadados, se possível.

7. Os três workflows
 O DSpace têm três etapas no workflow
1. Aceitar/Rejeitar
2. Aceitar/Rejeitar/Editar metadados
3. Editar metadados
 Você pode usar qualquer combinação das
etapas
 As etapas são executadas em ordem
 Quais dessas etapas podem ser usados nos
cenários anteriores?

8. Como criar um workflow?
 Durante a fase ‘Atribuir função’ após a criação
da coleção

9. Como criar um workflow?
 Selecione a etapa de workflow que deseja
criar e clique no botão ‘Criar...’

10. Como criar um workflow
 Selecione os grupos ou usuários que farão parte do processo
 Clique no botão ‘Salvar’

11. Como editar um workflow
 Edite uma coleção e vá para a aba ‘Atribuir
função‘
 Localize o workflow que deseja alterar e clique no
link correspondente

12. Como remover um workflow
 Edite uma coleção e vá para a aba ‘Atribuir
função‘
 Localize o workflow que deseja excluir e clique no
botão ‘Excluir’
 Confirme a exclusão na próxima tela

13. Tratando uma tarefa de um workflow
 Tratando uma tarefa:
 Uma vez que o item está em um workflow um e-
mail será enviado para os usuários e membros de
grupos envolvidos no processo
Subject: DSpace: You have a new task
From: dspace@example.org
A new item has been submitted:
Title: Workflow training package
Collection: DSpace training materials
Submitted by: Stuart Lewis(stuart@example.com)
The submission must be checked before inclusion in the
archive.
To claim this task, please visit your "My DSpace"
page
Many thanks!
DSpace

14. Tratando uma tarefa de um workflow
 Tratando uma tarefa:
 O item está em uma lista localizada em ‘Minha
conta -> Submissões’

15. Assumindo uma Tarefa
 Tratando uma tarefa:
 Pré visualizar a tarefa

16. Assumindo uma Tarefa
 Tratando uma tarefa:
 Opções de tarefa (dependendo da etapa do
workflow)

17.  Se o usuário estiver satisfeito com o item e considerar que pode ser publicado poderá
selecionar "Aceitar/Approve".
 Se o usuário quer rejeitar o item, pode selecionar 'Rejeitar/Reject' e fornecer uma razão que
será enviada ao apresentador, via e-mail. O item será devolvido para a área de trabalho do
apresentador.
 Se o usuário quiser editar os metadados, selecionará "Editar Metadados/Edit Metadata". Os
metadados serão mostrados nos formulários de edição de metadados.
 Se o usuário desejar manter-se como proprietário da tarefa, mas não concluí-la, poderá
selecionar "Fazer mais tarde/Do later" e a tarefa será devolvida para as suas tarefas pessoais
para que termine depois.
 Se o usuário deseja continuar a tarefa , poderá selecionar "Retornar tarefas para o
Recipiente/Return Task to Pool “ e continuar a editá-las.

18. PRATIQUE
 Crie uma coleção
 Atribua as funções para o fluxo de trabalho
 Submetedores: Defina o grupo de apresentadores
 Aceitar/Rejeitar Metadados: Defina o grupo que tem os direitos para realizar o
Passo 2.
 Conclua a criação da coleção
 Envie um item para a nova coleção
 Complete o fluxo de trabalho para o novo item
 Verique em "Minha Conta – Minhas Submissões” as tarefas a serem realizadas
 Aceite uma tarefa, e selecione "Editar Metadados".
 Faça algumas alterações nos metadados.
 Finalmente, selecione "Aceitar" para aprovar o item
 Se você tiver tempo, tente enviar outro item, mas desta vez rejeite-o para ver o
que acontece.

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FIM do Módulo 8 – Workflow