Se ha denunciado esta presentación.
Utilizamos tu perfil de LinkedIn y tus datos de actividad para personalizar los anuncios y mostrarte publicidad más relevante. Puedes cambiar tus preferencias de publicidad en cualquier momento.
LAPORAN HASIL SURVEI
PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT
PT. EPSON BATAM
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Sistem Informasi A...
ii
MOTTO
“Hidup bagaikan sebuah sistem yang harus dikendalikan, manusia
adalah pengemudinya dan ilmu adalah kuncinya. Pili...
iii
HALAMAN PENGESAHAN
Prosedur Pembelian Kredit
Laporan hasil survei ini disusun untuk memenuhi tugas akhir sebagai pengg...
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat
rahmat dan KaruniaNya penulis teta...
v
Penyusunan laporan ini tidak terlepas dari kerja sama banyak pihak . Untuk
itu, penulis ucapkan terima kasih yang sebesa...
vi
Penulis menyadari bahwa laporan hasil survei ini jauh dari kesempurnaan.
Untuk itu kritik dan saran dari berbagai pihak...
vii
DAFTAR ISI
MOTTO ........................................................................................................
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. EPSON Batam merupakan perusahaan yang bergerak dibidang
manufaktur. PT. EPSON s...
2
Sebagai anak perusahaan, tentu mereka memiliki sistem yang saling
berkaitan satu sama lain dengan perusahaann induknya. ...
3
PT EPSON Batam merupakan bagian dari EPSON SINAGAPORE
BLOCK yaitu gabungan antara EPSON PRECITION JOHOR, SINGAPORE
EPSON...
4
1.3 Struktur Organisasi PT. EPSON Batam
PRESIDEN
DIRECTOR DIRECTOR & KOMISARIS
Ota Kenji
Director :
Endho
Koichi
Nakagaw...
5
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Deskripsi Bagian Pembelian Kredit PT. EPSON Batam
Dalam perusahaan manufaktur seperti PT.EPSON Bat...
6
3. Bagian Receiving ( Penerimaan Barang )
a. Menerima Delivery Order ( DO ) dan Invoice dari Vendor
b. Mencocokkan Baran...
7
3. Kartu Persediaan ( Invetory Card )
Kartu persediaan berfungsi sebagai media pencatatan harga
pokok penjualan ( Cost o...
8
2. Surat Deskripsi Barang ( Drawing )
Drawing merupakan deskripsi mengenai produk yang
akan diorder oleh perusahaan. Dra...
9
5. Surat Pengiriman Barang ( Delivery Order )
Delivery order merupakan bukti pengiriman barang
yang diterbitkan oleh ven...
10
3. Pembelian barang mendapat persetujuan dari Fungsi Pembelian.
4. Penerimaan barang diotorisasi oleh Fungsi Receiving....
11
2.5 Narasi Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam
Dalam proses pembelian secara kredit, hal yang mempengar...
12
rangkap dan diotorisasi oleh Manager Purchasing. Jika disetujui, maka PO
tersebut akan didistribusikan. Rangkap pertama...
13
Untuk itu, bagian accounting selalu meminta DO dan Invoice yang
asli bukan salinan. Setelah menerima bukti transakasi p...
14
2.6 Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam
15
16
17
18
2.7 Analisis Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam
1. Fungsi Setiap Bagian yang Terkait dalam Proses Pembelian Kred...
19
c. Fungsi Bagian Penerimaan Barang ( Receiving )
Bagian receiving berfungsi menerima barang dan
mencocokannya dengan PO...
20
Dari hasil analisa penulis pada PT. EPSON, pemisahan fungsi
ini telah diterapkan dalam perusahaan tersebut. Dimana Fung...
21
c. Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi harus terpisah dari Fungsi Pencatatan
Hutang dan Fungsi Pencatatan Persediaan. Dar...
22
3. Praktek yang Sehat
Berikut ini merupakan praktek-praktek sehat yang kami analisis
berdasarkan flowchart dan bukti-bu...
23
3. Adanya perbedaan hak atas otorisasi berdasarkan tingkat harga dalam
melakukan pembayaran. Jika pembayaran dilakukan ...
24
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
PT. EPSON Batam merupakan perusahaan manufaktur yang
cukup besar di Kota Batam. Sebagai ...
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Jogjakarta : BPFE.
Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akun...
2
LAMPIRAN
BUKTI-BUKTI TRANSAKSI
3
DOKUMENTASI
4
---------------- KESAN DAN PESAN ----------------
Penulis akui, bahwa tugas ini merupakan tugas yang berat. Selain harus...
Laporan Analisis SIA pada PT.EPSON Batam ( Proses Pembelian Kredit )
Laporan Analisis SIA pada PT.EPSON Batam ( Proses Pembelian Kredit )
Próxima SlideShare
Cargando en…5
×

Laporan Analisis SIA pada PT.EPSON Batam ( Proses Pembelian Kredit )

26.355 visualizaciones

Publicado el

Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi

Publicado en: Datos y análisis
  • kak mksh udh share....berguna banget loh...kak boleh minta gambar flowchartnya utk tugas,soalnya disini g bisa d liat...klo ada kirimin ke email ak dewianggraeni.xerox@gmail.com ...mksih kak :)
       Responder 
    ¿Estás seguro?    No
    Tu mensaje aparecerá aquí

Laporan Analisis SIA pada PT.EPSON Batam ( Proses Pembelian Kredit )

  1. 1. LAPORAN HASIL SURVEI PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT PT. EPSON BATAM Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi Disusun oleh : Istanto : 4111111005 Dede Nurdiansyah : 4111111013 Dewi Safitri : 4111111017 Dwi Lestari : 4111111018 Nurwulan Afriani : 4111111019 Bibit Saputra : 4111111024 JURUSAN AKUNTANSI MANAJERIAL POLITEKNIK NEGERI BATAM 2012
  2. 2. ii MOTTO “Hidup bagaikan sebuah sistem yang harus dikendalikan, manusia adalah pengemudinya dan ilmu adalah kuncinya. Pilihan adalah jalan yang menentukan apakah sistem tersebut berjalan dengan baik. Pengemudi yang baik bukanlah mereka yang pintar mencari jalan melainkan mereka yang mau mencari dan melewati jalan dengan sistem yang telah dipilih. Pilihan yang terbaik adalah kemauan untuk melewati setiap kesulitan yang ada tanpa mengenal kata menyerah !!!”
  3. 3. iii HALAMAN PENGESAHAN Prosedur Pembelian Kredit Laporan hasil survei ini disusun untuk memenuhi tugas akhir sebagai pengganti Ujian Akhir Semester Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi ( SIA ) Tahun Ajaran 2011- 2012 oleh : Nama Kelompok : 1. Istanto : 4111111005 2. Dede Nurdiansyah : 4111111013 3. Dewi Safitri : 4111111017 . 4. Dwi Lestari : 4111111018 5. Nurwulan Afriani : 4111111019 6. Bibit Saputra : 4111111024 Telah disahkan oleh Dosen Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi selaku Dosen Pembimbing. Disahkan Oleh : Irsutami, SE. Akt
  4. 4. iv KATA PENGANTAR Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat rahmat dan KaruniaNya penulis tetap diberikan kesehatan jasmani dan rohani sehingga dapat menyelesaikan laporan hasil survei ini tepat pada waktunya. Maksud dari penyusunan laporan ini adalah sebagai bentuk laporan akhir penulis selama mengadakan survei yang merupakan salah satu program yang diwajibkan dalam mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada semester II (dua) dan juga sebagai bahan dalam melaksanakan Ujian Akhir Semester (UAS). Penulis melaksanakan survei di PT. EPSON Batam yang terletak di Kawasan Industrial Batamindo Jalan Rambutan LOT 504-508 Muka Kuning Kota Batam. Dengan waktu yang sangat singkat dan tingkat keamanan yang tinggi yang diterapkan di PT. EPSON Batam, tidak banyak hal yang penulis dapatkan, namun penulis yakin bahwa data-data yang penulis peroleh selama melakukan survey cukup mendukung untuk membuat laporan hasil survei ini. Dalam laporan ini penulis mengangkat tema “ Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam ”. Tema ini diambil berdasarkan proses yang ada di PT. EPSON Batam yang merupakan perusahaan manufaktur yang pada dasarnya tidak melakukan penjualan terhadap produk yang telah diproduksi. Dimana isi dari pembahasannya diperoleh melalui kegiatan survei yang terdiri dari wawancara, kuesioner, observasi dan studi pustaka serta konsultasi dengan Dosen Mata Kuliah.
  5. 5. v Penyusunan laporan ini tidak terlepas dari kerja sama banyak pihak . Untuk itu, penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah sudi bekerjasama dan memberikan dukungan kepada penulis baik dukungan moril, materil maupun spiritual selama penulis melakukan survei. Ucapan terima kasih ini penulis tujukan kepada : 1. Seluruh orang tua penulis 2. Bpk. Irsutami, SE. Akt. selaku dosen Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Politeknik Negeri Batam sekaligus selaku Dosen pembimbing. 3. Bpk. Tawakkal selaku supervisor bagian gudang yang telah bersedia memberikan informasi terkait proses pembelian kredit di bagian Gudang. 4. Ibu Tenti Yoseva selaku supervisor bagian Purchasing yang telah memberikan informasi terkait proses pembelian. 5. Ibu Elvira Khrisanti selaku supervisor bagian Accounting PT.EPSON Batam yang telah bersedia memberikan informasi mengenai peran Accounting dalam proses pembelian secara kredit. Dan rekan-rekan yang telah mengorbankan waktu dan tenaga serta fikirannya demi terselesaikannya laporan hasil survei ini. Serta pihak-pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis ucapkan terima kasih.
  6. 6. vi Penulis menyadari bahwa laporan hasil survei ini jauh dari kesempurnaan. Untuk itu kritik dan saran dari berbagai pihak sangat penulis butuhkan demi kesempurnaan laporan ini. Selain itu juga, penulis menyampaikan maaf yang sebesar- besarnya atas segala kesalahan dan kekurangan yang ada dalam laporan hasil survei ini. Harapan penulis semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua. Amin Batam, Juni 2012 Penulis
  7. 7. vii DAFTAR ISI MOTTO ......................................................................................................................ii HALAMAN PENGESAHAN....................................................................................iii KATA PENGANTAR................................................................................................iv BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ....................................................................................................1 1.2 Profil Perusahaan.................................................................................................2 1.3 Struktur Organisasi PT. EPSON Batam.............................................................4 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Deskripsi Bagian Pembelian Kredit PT. EPSON Batam ....................................5 2.2 Aspek pemisahan Fungsi.....................................................................................6 2.3 Fungsi Otorisasi...................................................................................................7 2.4 Praktek yang Sehat ..............................................................................................9 2.5 Narasi Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam ...................11 2.6 Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam...............................14 2.7 Analisis Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam.................18 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan........................................................................................................24 3.2 Saran..................................................................................................................24 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
  8. 8. 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT. EPSON Batam merupakan perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur. PT. EPSON sendiri termasuk perusahaan yang sukses yang ada di Kota Batam. Berdiri sejak tahun 1991 perusahaan ini telah berhasil menyerap tenaga kerja hingga puluhan ribu orang. Sebagai salah satu perusahaan yang tergolong bonafit, tentu perusahaan yang terletak di kawasan industrial batamindo muka kuning ini memiliki tingkat pengawasan serta aturan main yang tidak gampang. Hal ini dapat dilihat dari proses penerimaan karyawan yang dilakukan secara ketat. Namun, apakah hal ini dapat menjamin suatu perusahaan telah menjalankan fungsinya sencara baik. PT. EPSON yang memfokuskan diri pada kegiatan produksi berbagai barang elektronik ini ternyata tidak melakukan kegiatan menjual barang melainkan hanya membeli dan memproduksi barang saja Mengapa demikian ? PT. EPSON Batam merupakan bagian dari PT. EPSON SINGAPORE BLOK yang berada di Singapura. Disinilah barang yang telah diproduksi dikirim untuk kemudian dijual. Sedangkan pusat dari EPSON GROUP ORGANIZATION berada di Seiko- Jepang.
  9. 9. 2 Sebagai anak perusahaan, tentu mereka memiliki sistem yang saling berkaitan satu sama lain dengan perusahaann induknya. Sebagai perusahaan besar, tentu segala sesuatunya telah diatur dengan baik. Namun apakah semua perusahaan yang besar memiliki sistem yang baik, terutama pengendalian internal perusahaan tersebut ??? Hal inilah yang menjadi latar belakang bagi penulis dalam memilih perusahaan yang akan disurvei. 1.2 Profil Perusahaan PT EPSON BATAM merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang terletak di Kawasan Batamindo Industrial Park JLN. Rambutan Lot 504- 508A Muka Kuning - Batam. PT EPSON Batam berdiri sejak juni 1991 dan merupakan salah satu anggota dari EPSON GROUP ORGANIZATION yang barada di Seiko-Jepang. Presiden Direktur perusahaan ini adalah Kenji Ota dengan kepemilikan modal US$ 7 Juta pada saat pendirian perusahaan pada bulan juni 1991. PT EPSON BATAM memiliki sertifikat SMK3 (Indonesia Government Regulation) Untuk masalah keselamatan, ISO 14001 : 2004 (International Organization Standart) untuk AMDAL, dan ISO 9001 : 2000 (International Organization Standart) untuk kualitas.
  10. 10. 3 PT EPSON Batam merupakan bagian dari EPSON SINAGAPORE BLOCK yaitu gabungan antara EPSON PRECITION JOHOR, SINGAPORE EPSON INDUSTRIAL Pte Ltd dan PT EPSON BATAM itu sendiri. Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur, PT. EPSON memproduksi berbagai jenis produk elektronik. Berikut ini beberapa produk yang dihasilkan oleh PT. EPSON Batam yaitu: Key Produk-INK CATRIDGE(IK), Key Produk-DEVICE(ICLCD), dan Finish Produk-SCANNER. Untuk menjadi perusahaan yang besar, setiap perusahaan harus memiliki visi dan misi yang kelak akan memicu terwujudnya impian dari setiap perusahaan. Begitu pula dengan PT EPSON Batam. Berikut ini Visi dan Missi PT. EPSON Batam : -Visi PT EPSON: Menjadi perusahaan elektronik nomor 1 ( satu ) di dunia -Misi PT EPSON: 1. Memprkuat kerangka perusahaan melalui perbaikan yang berkelanjutan dari reformasi bisnis 2. Melakukan pengembangan melalui bisnis produk baru 3. Membangun karakter individu dengan kepercayaan terhadapTuhan Yang Maha Esa Dengan visi dan misi yang dimiliki, kini PT. EPSON Batam telah mencapai usia 21 tahun. Usia yang cukup matang untuk merealisikan visi dan meningkatkan kualitas serta memberikan kontribusi kepada masyarakat Kota Batam sebagai wujud terima kasih dan kepedulian terhadap perekonomian di Kota Batam.
  11. 11. 4 1.3 Struktur Organisasi PT. EPSON Batam PRESIDEN DIRECTOR DIRECTOR & KOMISARIS Ota Kenji Director : Endho Koichi Nakagawa Tomohiko Komisaris : Shirakawa Shogo PP & C Akiyoshi Keijo (GM) PP & C Logistic Accounting / Finance Sri Sukarti (SMG) Kusuma Katsuro (SMG) Zulfahmi (AGM) Syukri (MG) SPV SPV SPV Tenti Yoseva Sakun P. Elvira Khrisanti STAFF STAFF STAFF Vernanda Nasrullah Sherli Wiarti
  12. 12. 5 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Deskripsi Bagian Pembelian Kredit PT. EPSON Batam Dalam perusahaan manufaktur seperti PT.EPSON Batam, tidak dikenal system penjualan melainkan system pembelian dan produksi. Adapun bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pembelian kredit di PT.EPSON Batam adalah sebagai berikut : 1. Bagian Gudang Tugas bagian ini : a. Melakukan stock opname setiap hari yang bertujuan untuk mengontrol unit barang yang ada digudang. b. Melaporkan hasil stock opname ke bagian kepala gudang dengan membuat berita acara pelaporan persediaan barang digudang. 2. Bagian Purchasing ( Pembelian ) Tugas bagian ini : a. Mengirimkan Drawing ke Vendor yang dikirimkan oleh bagian Gudang b. Menerima Quotation dari Vendor. Quotations merupakan dokumen penawaran barang yang diterbitkan oleh Vendor. c. Menerbitkan Purchase Order ( PO )
  13. 13. 6 3. Bagian Receiving ( Penerimaan Barang ) a. Menerima Delivery Order ( DO ) dan Invoice dari Vendor b. Mencocokkan Barang yang dipesan, DO dan Invoice dengan PO yang telah diterbitkan oleh bagian Gudang. c. Mengirimkan Barang yang dipesan dari Vendor kebagian Gudang 4. Bagian Accounting ( Keuangan ) a. Mengentry data yang diperoleh dari Bagian Gudang ( PR ), Bagian Purchasing ( PO ) dan Bagian Receiving ( DO dan Invoice) kedalam jurnal pembelian dan buku pembantu hutang. b. Mengeluarkan Cek atau Bilyet Giro c. Melakukan pembayaran kepada Vendor atas barang yang telah dibeli secara kredit. 2.2 Aspek pemisahan Fungsi Berikut ini merupakan aspek pemisahan fungsi terkait pencatatan akuntansi : 1. Jurnal Pembelian Jurnal pembelian berfungsi untuk mencatat transaksi pembelian yang dilakukan secara kredit. Data pembelian kredit di entry oleh staff Accounting. 2. Kartu Hutang Kartu hutang berfungsi untuk mengklasifikasikan hutang yang kita miliki berdasarkan vendor yang memasok barang kepada perusahaan. Pengklasifikasian ini untuk memudahkan perusahaan untuk mengontrol kegiatan yang berkaitan dengan hutang. Data ini di entry oleh bagian Accounts Payable.
  14. 14. 7 3. Kartu Persediaan ( Invetory Card ) Kartu persediaan berfungsi sebagai media pencatatan harga pokok penjualan ( Cost of Good Sold ). Pencatatan pada kartu persediaan dilakukan ketika terjadi transaksi pembelian dimana terjadi barang masuk dan barang keluar. Data ini di entry oleh bagian Gudang. 2.3 Fungsi Otorisasi Fungsi otorisasi sangat penting terkait dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian kradit. Berikut ini merupakan dokumen-dokumen yang perlu mendapatkan otorisasi : 1. Surat Permintaan ( Purchase Request ) Diterbitkan oleh bagian gudang, direview oleh kepala gudang dan diotorisasi Manajer gudang. Purchase request diterbitkan 3 rangkap. Jika disetujui, rangkap pertama didistribusikan kepada bagian Purchasing. Rangkap kedua didistribusikan kepada bagian Accounting. Dan rangkap ketiga diarsipkan ke file sementara.
  15. 15. 8 2. Surat Deskripsi Barang ( Drawing ) Drawing merupakan deskripsi mengenai produk yang akan diorder oleh perusahaan. Drawing diterbitkan oleh bagian gudang, direview oleh kepala gudang, dan diotorisasi oleh Manajer gudang. Drawing diterbitkan sebanyak 2 rangkap. Pendistribusian Drawing dilampirkan bersamaan Purchase Request. Jika disetujui, Drawing didistribusikan kepada bagian Purchasing dan 1 rangkap lagi diarsipkan ke file sementara. 3. Surat Pembelian ( Purchase Order ) Purchase Order diterbitkan oleh bagian Purchasing, direview oleh kepala pembelian dan diotorisasi oleh Manager pembelian. Purchase Order diterbitkan sebanyak 5 rangkap. Rangkap pertama didistribusikan kepada Vendor. Rangkap kedua didistribusikan kepada bagian Accounting. Rangkap ketiga didistribusikan kepada bagian gudang. Rangkap keempat didistribusikan kepada bagian Receiving dan rangkap terakhir diarsipkan ke file permanen. 4. Faktur ( Invoice ) Faktur merupakan tanda bukti yang diterbitkan oleh Vendor atas dasar transaksi pembelian secara kredit. Faktur diterbitkan oleh vendor sebanyak 3 rangkap. Faktur yang asli diterima oleh bagian Accounting. Salinan faktur diterima oleh bagian receiving untuk diarsipkan ke file sementara sebanyak 1 rangkap. Dan salinan faktur yang terakhir diarsipkan oleh vendor itu sendiri. Sebelum dikirimkan kebagian Accounting, Invoice ini diotorisasi oleh kepala receiving.
  16. 16. 9 5. Surat Pengiriman Barang ( Delivery Order ) Delivery order merupakan bukti pengiriman barang yang diterbitkan oleh vendor atas dasar transaksi pembelian secara kredit. Delivery order diterbitkan oleh vendor sebanyak 3 rangkap. Delivery order dilampirkan bersamaan dengan Faktur. Delivery order yang asli diterima oleh bagian Accounting. Salinan faktur diterima oleh bagian receiving untuk diarsipkan ke file sementara sebanyak 1 rangkap dan salinan faktur yang terakhir diarsipkan oleh vendor itu sendiri. Sama seperti invoice, DO diotorisasi terlebih dahulu oleh kepala bagian receiving sebelum dikirimkan kebagian Accounting. 2.4 Praktek yang Sehat Dalam suatu perusahaan, Sistem Pengendalian Internal berfungsi sebagai kesatuan fungsi untuk meminimalisir terjadinya penyalahgunaan wewenang atau kecurangan ( fraud ) dalam perusahaan. PT. Epson telah menerapkan Sistem Pengendalian Internal untuk menjalankan operasional perusahaan dalam praktek- praktek yang sehat. Adapun praktek-praktek sehat yang telah diterapkan tersebut sebagai berikut : 1. Transaksi pembelian kredit dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada perangkapan fungsi. 2. Purchase Request yang telah diotorisasi oleh manager gudang dikirim oleh fungsi gudang kepada fungsi Pembelian untuk selanjutnya diproses oleh fungsi pembelian.
  17. 17. 10 3. Pembelian barang mendapat persetujuan dari Fungsi Pembelian. 4. Penerimaan barang diotorisasi oleh Fungsi Receiving. 5. Proses entry kedalam jurnal dan pencatatan terjadinya hutang dilakukan oleh Fungsi Akuntansi. 6. Purchase Order memiliki nomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Pembelian. 7. Setiap periodik Fungsi Akuntansi menerima pernyataan piutang (Accounting Receivable Statement ) untuk pengujian ketelitian dengan Kartu Hutang yang dimiliki oleh perusahaan.
  18. 18. 11 2.5 Narasi Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam Dalam proses pembelian secara kredit, hal yang mempengaruhi terjadinya pembelian cukup banyak. Salah satunya adalah jumlah persediaan barang digudang yang semakin berkurang. Bagian yang bertanggung jawab atas jumlah persediaan didalam gudang tentunya Bagian Gudang. Untuk mengetahui jumlah persedian barang, bagian gudang melakukan stock opname terhadap barang-barang persediaan. Hasil stock opname didistribusikan kepada kepala gudang, kemudian direview. Jika ada barang yang perlu diorder, maka kepala gudang menerbitkan PR (Purchase Request) sebanyak 3 lembar dan drawing sebanyak 2 lembar. Sebelum didistribusikan, Purchase Request tersebut diotorisasi oleh Manager Gudang. Jika disetujui, maka PR dan Drawing tersebut didistribusikan. Rangkap pertama didistribusikan ke bagian Purchasing. Sedangkan rangkap kedua didistribusikan kebagian Accounting dan rangkap terakhir diarsipkan ke file sementara oleh bagian Gudang. Berbeda dengan PR, drawing tidak didistribusikan kebagian accounting melainkan hanya kebagian Purchasing dan bagian gudang untuk didiarsipkan ke file sementara. Jika tidak disetujui, maka PR dan Drawing akan dikembalikan ke bagian Kepala Gudang. PR dan Drawing yang diterima oleh bagian Purchasing kemudian direview oleh Kepala Bagian Pembelian bersamaan dengan Quotation dari Vendor yang sebelumnya telah menerima drawing yang diterbitkan bagian gudang dan didistribusikan melalui bagian purchasing. Dengan diterimanya Drawing tersebut, maka vendor menerbitkan quotation dan mendistribusikannya kebagian purchasing. Setelah mereview quotation, PR dan Drawing, Kepala Bagian Purchasing akan memutuskan apakah dokumen-dokumen tersebut disetujui atau tidak. Jika disetujui maka Kepala bagian Purchasing akan menerbitkan PO (Purchase Order) sebanyak 5
  19. 19. 12 rangkap dan diotorisasi oleh Manager Purchasing. Jika disetujui, maka PO tersebut akan didistribusikan. Rangkap pertama dikirim ke Vendor, rangkap kedua dikirim kebagian Accounting, rangkap ketiga kebagian Gudang, rangkap keempat dikirim kebagian Receiving, dan rangkap terakhir diarsipkan ke file sementara oleh bagian Purchasing. Vendor merupakan pihak eksternal perusahaan yang terlibat dalam proses pembelian. Sebelum menerima PO, terlebih dahulu vendor membuat quotation. Setelah mendapatkan PO maka vendor mengirimkan barang pesanan yang diorder beserta DO dan Invoice sebanyak 3 rangkap kebagian Receiving. DO dan Invoice beserta barang yang diterima kemudian dicocokkan dengan PO yang dikirimkan oleh bagian Purchasing. Jika tidak cocok, barang beserta DO dan Invoice akan dikembalikan kevendor. Namun jika terdapat kecocokan, maka dokumen beserta barang tersebut akan diotorisasi oleh kepala receiving. DO dan Invoice yang asli dikirim kebagian Accounting. Sedangkan salinannya diarsipkan ke file permanen oleh bagian Receiving dan Vendor itu sendiri. Barang yang telah diterima dikirim ke bagian Gudang untuk dicocokkan kembali, jika sesuai maka barang tersebut akan disimpan digudang. Sebaliknya, jika tidak sesuai dengan PO yang ada, maka barang tersebut dikembalikan ke bagian Receiving. Otorisasi sangat penting sebagai salah satu cara menjaga kebenaran dokumen yang diterbitkan. Begitupula dengan DO dan invoice yang ada harus diotorisasi terlebih dahulu sebelum difilekan dan didistribusikan. Originalitas pun memiliki point yang sama penting. Untuk itu, bagian accounting sangat memperhatikan keaslian dokumen yang diterima untuk mencengah terjadinya penyalahgunaan dokumen dalam setiap transaksi.
  20. 20. 13 Untuk itu, bagian accounting selalu meminta DO dan Invoice yang asli bukan salinan. Setelah menerima bukti transakasi pembelian berupa PR, PO,DO dan Invoice, selanjutnya bagian Accounting mengentry data berdasarkan bukti yang telah diterima. Hal ini dilakukan oleh staf accounting dan direview oleh kepala Accounting. Dengan adanya review tersebut maka diterbitkanlah cek / bilyet giro, kemudian diotorisasi oleh Manager Accounting. Jika disetujui maka akan dilakukan pembayaran kepada Vendor. Selanjutnya bukti pembayaran akan diarsipkan ke file sementara. Namun jika tidak disetujui maka cek tersebut akan dikembalikan kebagian kepala Accounting.
  21. 21. 14 2.6 Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam
  22. 22. 15
  23. 23. 16
  24. 24. 17
  25. 25. 18 2.7 Analisis Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam 1. Fungsi Setiap Bagian yang Terkait dalam Proses Pembelian Kredit dalam Sebuah Organisasi a. Fungsi Bagian Gudang Bagian gudang berfungsi melakukan stock opname, menerbitkan PR dan drawing serta menerima barang. Bagian gudang terdiri dari staff gudang, kepala gudang dan manager gudang. Berdasarkan analisis penulis, fungsi dari masing-masing bagian telah berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur pembelian kredit yang benar. Dimana staff gudang melakukan stock opname, kepala gudang mereview dan menerbitkan PR serta Drawing dan manager gudang yang mengotorisasi. b. Fungsi Bagian Pembelian ( Purchasing ) Bagian pembelian berfungsi menerbitkan PO berdasarka PR dan drawing yang diterima dari bagian gudang. Bagian pembelian terdiri dari staff pembelian, kepala pembelian dan manager pembelian. Berdasarkan analisis penulis, fungsi yang ada telah berjalan dengan baik, dimana review dilakukan oleh kepala pembelian dan otorisasi dilakukan oleh manager pembelian.
  26. 26. 19 c. Fungsi Bagian Penerimaan Barang ( Receiving ) Bagian receiving berfungsi menerima barang dan mencocokannya dengan PO yang ada. Bagian receiving terdiri dari staff receiving dan kepala receiving. Berdasarkan analisa penulis, fungsi bagian receiving sudah cukup baik. Dimana barang, DO dan Invoice diterima oleh staff receiving dan otorisasi dilakukan oleh kepala pembelian. d. Fungsi Bagian Keuangan ( Accounting ) Bagian accounting berfungsi menentry data yang berkaitan dengan pembelian. Bagain Accounting terdiri dari staff accounting, kepala accounting dan manager accounting. Berdasarkan analisa penulis, fungsi pada bagian accounting kurang baik dikarenakan staff accounting tidak terpisah dari staff accounts payable yang pada dasarnya memiliki fungsi yang berbeda. 2. Aspek Pemisahan Fungsi Aspek Pemisahan Fungsi berdasarkan Teori dan PT. Epson adalah sebagai berikut : a. Fungsi Operasi Fungsi Operasi terdiri dari Fungsi Pembelian. Fungsi Pembelian harus terpisah dari Fungsi Penerimaan. Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan prngecekan internal dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Fungsi Pembelian harus terpisah dari Fungsi Akuntansi. Pemisahan kedua Fungsi ini dilakukan untuk menjaga keamanan aktiva perusahaan dan menjamin ketelitian serta keakuratan data akuntansi.
  27. 27. 20 Dari hasil analisa penulis pada PT. EPSON, pemisahan fungsi ini telah diterapkan dalam perusahaan tersebut. Dimana Fungsi Pembelian terpisah dari Fungsi Penerimaan dan Fungsi Akuntansi. Aspek Pemisahan Fungsi pada PT. Epson telah tersistem dengan baik. b. Fungsi Penyimpanan Fungsi penyimpanan terdiri dari Fungi Gudang. Fungsi Penyimpanan harus terpisah dari Fungsi Penerimaan. Fungsi Gudang memiliki peran untuk melakukan Stock Opname sementara Fungsi Penerimaan memiliki peran untuk menerima barang yang telah diorder. Pemisahan kedua Fungsi ini untuk meminimalisir adanya tindakan Shrinkage ataupun Fraud. Dari hasil analisa penulis, PT. Epson telah menerapkan Pemisahan Fungsi antara Fungsi Gudang dan Fungsi Penerimaan. Sehingga Aspek Pemisahaan Fungsi pada Fungsi penyimpanan tersistem dengan baik.
  28. 28. 21 c. Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi harus terpisah dari Fungsi Pencatatan Hutang dan Fungsi Pencatatan Persediaan. Dari hasil analisa kami, PT. Epson tidak menerapkan Pemisahan Fungsi ini sehingga Aspek Pemisahan Fungsi pada Fungsi AkuntansI belum tersistem dengan baik. Hal ini terlihat dari flowchart yang menggambarkan tidak adanya pemisahan antara kedua fungsi ini.
  29. 29. 22 3. Praktek yang Sehat Berikut ini merupakan praktek-praktek sehat yang kami analisis berdasarkan flowchart dan bukti-bukti transaksi yang terdapat dalam prosedur pembelian secara kredit di PT. EPSON Batam : 1. Setiap dokumen diberi nomor berdasarkan urutan masing-masing dokumen. 2. Adanya pemisahan fungsi antar bagian, baik yang menerbitkan dokumen, mereview maupun yang mengotorisasi.
  30. 30. 23 3. Adanya perbedaan hak atas otorisasi berdasarkan tingkat harga dalam melakukan pembayaran. Jika pembayaran dilakukan dibawah Rp. 100.000.000 ( dibawah seratus juta rupiah ) maka otorisasi dilakukan oleh direktur, sedangkan jika pembayaran dilakukan diatas Rp. 100.000.000 ( diatas seratus juta rupiah ) maka otorisasi dilakukan oleh Prsiden Direktur. 4. Tidak dicantumkannya harga pada DO ( Delivary Order ). Hal ini merupakan hal yang harus dilakukan guna menjaga kerahasian dokumen. Karena pada dasarnya hanya bagian-bagian tertentu saja yang boleh mengetahui isi dari data tersebut.
  31. 31. 24 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan PT. EPSON Batam merupakan perusahaan manufaktur yang cukup besar di Kota Batam. Sebagai perusahaan besar dengan tingkat pengawasan dan keamanan yang tinggi, tentu pengendalian internal perusahaan yang dimiliki haruslah baik. Berdasarkan analisa penulis setelah melakukan survei, penulis menyimpulkan bahwa pengendalian internal dalam prosedur pembelian kredit yang ada di PT. EPSON Batam cukup baik. Hal ini berdasarkan sistem pengorganisasian yang jelas, sistem otorisasi yang terpisah, serta praktek-praktek sehat yang diterapkan oleh perusahaan dalam prosedur pembelian kredit. Namun, terdapat kelemahan dalam sistem pengendalian internal pada prosedur pembelian kredit. Seperti yang telah penulis jelaskan didalam analisa flowchart dan didukung oleh bukti yang ada bahwa terdapat penggabungan fungsi antara fungsi accounting dengan fungsi accounts payable. 3.2 Saran Berdasarkan analisis yang telah penulis simpulkan, bahwa terdapat kelemahan pada sistem pengendalian internal dibagian accounting, yaitu tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian accounting dengan bagian accounts payable. Untuk itu, penulis menyarankan agar perusahaan memisahkan kedua fungsi tersebut agar tidak terjadi penyalahgunaan fungsi dalam penyusunan laporan keuangan.
  32. 32. DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Jogjakarta : BPFE. Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Jogjakarta : UPP AMP YKPN Bodnar, George H dan Hopwood, William S.2004. Sistem Informasi Akuntansi . Jogjakarta : ANDI
  33. 33. 2 LAMPIRAN BUKTI-BUKTI TRANSAKSI
  34. 34. 3 DOKUMENTASI
  35. 35. 4 ---------------- KESAN DAN PESAN ---------------- Penulis akui, bahwa tugas ini merupakan tugas yang berat. Selain harus terjun langsung kelapangan, penulis juga harus menguasai materi tentang Sistem Informasi Akuntansi secara baik. Untuk bisa melakukan itu semua, penulis harus bekerja ekstra keras, menguras energi, waktu serta otak. Tantangan demi tantangan harus dihadapi dengan bijaksana. Selain waktu yang tidak banyak, kesibukan yang dimiliki masing- masing anggota kelompok merupakan tantangan terberat yang harus disikapi secara dewasa. Menghilangkan ego dalam diri masing-masing anggota menumbuhkan rasa saling percaya dan saling membutuhkan satu sama lain dapat menguatkan tekad penulis sehingga laporan hasil survei ini dapat terselasaikan. Berikut ini merupakan kendala yang penulis hadapi selama melakukan survei di PT. EPSON Batam : 1. Waktu yang sangat singkat disebabkan survei dilakukan saat jam kerja 2. Sulitnya memperoleh data-data yang dibutuhkan dengan alasan menjaga kerahasiaan perusahaan. 3. Larangan mendokumentasikan atau mengambil gambar staff dibagian- bagian tertentu. 4. Penjagaan dan pengawasan yang sangat ketat membuat penulis tidak dapat melakukan pengamatan secara menyeluruh terhadap prosedur pembelian kredit yang ada di PT.EPSON Batam.

×