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Organización

descripción de la etapa de organización en el proceso administrativo

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Organización
La organización consiste en el diseño y
determinación de las estructuras, procesos,
sistemas, métodos y procedimientos tendientes
a la simplificación y optimización del trabajo.
Concepto
• Reduce los costos e incrementa la productividad.
• Reduce o elimina la duplicidad.
• Establece la arquitectura de la empresa.
• Simplifica el trabajo.
Ventajas
• Es de carácter continuo.
• Ayuda a lograr los objetivos del grupo.
• Suministra métodos para el desempeño de actividades de
forma eficiente.
• Evita lentitud e ineficiencia.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos.
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Organización

  • 2. La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo. Concepto
  • 3. • Reduce los costos e incrementa la productividad. • Reduce o elimina la duplicidad. • Establece la arquitectura de la empresa. • Simplifica el trabajo. Ventajas
  • 4. • Es de carácter continuo. • Ayuda a lograr los objetivos del grupo. • Suministra métodos para el desempeño de actividades de forma eficiente. • Evita lentitud e ineficiencia. • Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos. • Delimita funciones y responsabilidades. Importancia
  • 9. Consiste en la delimitación de las funciones con el fin de realizar las actividades con mayor precisión, eficiencia y especialización para simplificar los procesos y el trabajo. División del trabajo Etapas
  • 10. Es la disposición de las funciones de una organización por grado de importancia y mando. 1.- Jerarquización Fases de división del trabajo.
  • 11. Reglas: • Los niveles jerárquicos deben ser los mínimos e indispensables. Se debe propiciar la creación de organizaciones planas; es decir, con los mínimos niveles jerárquicos. • Definir claramente el tipo de autoridad ya sea lineal, funcional y/o staff de cada nivel.
  • 12. Los niveles jerárquicos son el conjunto de áreas agrupadas de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.
  • 14. 2.- Departamentalización Fases de división del trabajo. Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al realizar la departamentalización es conveniente seguir esta secuencia. • Definir los procesos. • Listar todas las funciones. • Clasificarlas de acuerdo con su similitud. • Ordenarlas en relación con su jerarquía. • Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas: departamentos o áreas funcionales. • Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las funciones y los puestos. • Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
  • 15. Tipos de Departamentalización a. Funcional b. Por productos c. Geográfica o por territorios d. Clientes e. Por procesos o equipo f. secuencia
  • 16. Tipos de Departamentalización Funcional. Consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello, una mayor eficiencia del personal. Este es el tipo de organización más usual
  • 17. Tipos de Departamentalización Por productos. Se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.
  • 18. Tipos de Departamentalización Geográfica o por territorios. En general se utiliza cuando las áreas de la organización realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes y diferentes.
  • 19. Tipos de Departamentalización Clientes. Consiste en establecer departamentos cuyo objetivo es servir a los distintos compradores o clientes.
  • 20. Tipos de Departamentalización Por procesos o equipo. Al fabricar un producto, cuando el proceso o equipo es fundamental en la organización, se crean departamentos enfocados al proceso o equipo (herramientas de producción)
  • 21. Tipos de Departamentalización Secuencia. Se utiliza por lo general en niveles intermedios u operativos. Es conveniente cuando por razones técnicas o económicas se requiere hacer la departamentalización por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo.
  • 22. 3.- Descripción de funciones Fases de división del trabajo. Consiste en determinar y clasificar todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo. La descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades.
  • 23. La coordinación es el proceso de sincronizar y armonizar las actividades para realizarlas con la oportunidad y calidad requeridas. Coordinación Etapas
  • 24. La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas.
  • 25. Modelos de organización Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en una empresa. i. Lineal o militar ii. Lineo funcional iii. Staff iv. Comités v. Multidivisional vi. Holding vii. Matricial
  • 26. Modelos de organización Lineal o militar Se caracteriza porque la autoridad se concentra en una sola persona, que toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe. Autoridad y la responsabilidad se transmiten íntegramente por una sola línea.
  • 27. Modelos de organización Líneo-funcional Se basa en agrupar las funciones de acuerdo con las áreas funcionales de la empresa. Las más comunes son: mercadotecnia, recursos humanos, finanzas, producción, y sistemas.
  • 28. Modelos de organización Staff Este tipo de estructura surge de la necesidad de las empresas de contar con la ayuda de especialistas en el manejo de conocimientos. Staff carece de autoridad o poder para imponer sus decisiones. La autoridad se representa por medio de líneas punteadas mientras que la autoridad lineal se representa con línea continua.
  • 29. Modelos de organización Comités Consiste en asignar funciones o proyectos a un grupo de personas de la empresa que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los asuntos que se les encomiendan. Directivo, ejecutivo, vigilancia, consultivo.
  • 30. Modelos de organización Multidivisional Este tipo de estructura es propia de grandes empresas en las que, por la magnitud de sus operaciones y para lograr una mayor eficiencia, la organización se subdivide en unidades con base en productos, servicios, áreas geográficas o procesos.
  • 31. Modelos de organización Holding Con el crecimiento de las grandes empresas se crean los holdings. holding es una sociedad que está constituida por diversas empresas de giros diferentes con funciones y administración independientes.
  • 32. Modelos de organización Matricial Organización de matriz, de parrilla o de proyectos. Es una combinación de distintos tipos de organización y consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones.
  • 33. Técnicas de organización 1.- Organigramas Un organigrama es una representación gráfica de la estructura formal de una organización; muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y las líneas de autoridad.
  • 35. Existen cuatro formas para representar organigramas: 1. Vertical. Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
  • 36. 2. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
  • 37. 3. Circular. Los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la periferia.
  • 38. 4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
  • 39. Técnicas de organización 2.- Manuales Son documentos que contienen en forma sistemática, información acerca de la organización.
  • 40. • Son un medio para lograr que se observen y se respeten la estructura formal y los procesos. • Promueven la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que debe hacerse y cómo debe hacerse. • Son una fuente de información y capacitación. • Evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. • Son una base para el mejoramiento de sistemas, procesos y operaciones. Ventajas
  • 41. Técnicas de organización 3.- Diagramas de proceso Los diagramas de proceso son la representación gráfica del conjunto de actividades para realizar una función. También se les conoce como flujogramas. Los diagramas de proceso permiten: • Simplificar del trabajo. • Mejorar los procesos. • Eliminar demoras y tiempos ociosos. Algunos de los diagramas de proceso más usuales son: • Flujo de operaciones. • Ubicación de equipo. • Procedimientos.
  • 45. Técnicas de organización 4.- Cuadro de distribución del trabajo o de actividades Analizan las actividades que se realizan en un departamento o en un área con la finalidad de mejorar la distribución de cargas de trabajo.
  • 46. Por medio del cuadro de distribución de actividades es posible: • Delimitar las actividades de los puestos y de los departamentos. • Eliminar la duplicidad e ineficiencia. • Normalizar y estandarizar procedimientos. • Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos eliminando tiempos ociosos. • Evitar fugas de responsabilidad y pérdidas de tiempo
  • 47. FORMULACIÓN Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo se deben realizar los siguientes pasos: • Formular una lista de los deberes o actividades que debe realizar cada persona. • Elaborar una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección. • Vaciar dichas listas en la forma del cuadro de distribución de actividades. • Complementar la información con la observación y la entrevista. • Sumar verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.
  • 49. Técnicas de organización 5.- Análisis de puesto Clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.
  • 50. El análisis de puestos está integrado por los siguientes elementos: 1. Identificación. Datos generales del puesto. 2. Descripción genérica. Descripción sintética de las principales funciones y responsabilidades del puesto. 3. Descripción específica. Descripción detallada de las actividades que se realizan en el puesto: actividades diarias y constantes, periódicas y eventuales y esporádicas. 4. Perfil del puesto o requisitos. Requisitos físicos, mentales, de personalidad, habilidades, competencias y responsabilidades que deben cubrirse para desempeñar el puesto.