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ENSAYO   O
                                                                                       L.S.C.A.

                       ¿COMO DETERMINAR SI ES NECESARIO EL
                              OUTSORCING EN UNA EMPRESA?


                                   Santos Pérez Roberto Carlos



RESUMEN


Tomar la decisión de externalizar algún proceso dentro de las actividades de la
empresa; es una tarea difícil puesto que, para llegar a tal decisión se debe de
llevar a cabo un análisis meticuloso para encontrar razones suficientes y
convincentes que nos evidencien que la decisión sea la correcta. Determinar la
necesidad de Outsourcing depende de las condiciones variantes de cada
empresa, algunas razones más habituales son citadas en este escrito.


Palabra claves: Necesidad, Outsourcing, decisión.


E
xisten numerosas razones para realizar un servicio en modalidad de outsourcing,
tal como se ha explicado en el libro1 y tal como lo plasman numerosos estudios en
los diversos sectores más típicos de outsourcing (banca, tecnologías de la
información, procesos comunes de negocio –BPO-, etc.).


La principal razón a mi consideración para tomar la decisión de usar Outsourcing
es la reducción de costos (que resulte más barato externalizar tal actividad que
hacerla en la empresa misma). Pero es muy común que confluyan al menos dos
de las razones expuestas en este ensayo al iniciar el proceso de externalizacion.
El outsourcing de servicios de limpieza, de gestión de documentos y del
procesamiento de facturación masiva son claros ejemplos en los que esta razón
tiene un gran peso.


1
    Outsourcing Saque el Máximo Partido de sus proveedores. Autor: José Ramón Forneas castro.
ENSAYO   O
                                                                         L.S.C.A.

Según José Ramón Fórneas Carro las siguientes consideraciones tienen que ver
con esta razón, por las cuales se incurren en gastos adicionales:




                                             Un beneficio implícito en esta razón
                                             es la reducción de tiempo en la
                                             ejecución     de        la          actividad
                                             externalizable, y ello conlleva tener
    Ineficiencias internas por              ahorro económico porque ya no

      no     ser     la     empresa          requerirá personal para hacerla sino
                                             que ya se ocupará para actividades
      especialista en el servicio
                                             más centradas en el giro de la
      correspondiente.
                                             empresa.


    Calidad         del        servicio     Esto   aumentara       la        calidad   del
      inaceptable.                           desempeño de la empresa; porque
                                             sus    actividades          no      requerirá
                                             demasiado tiempo al hacerla y así se
    Falta     de    gestores       del
                                             satisfacerá tanto interna (empleados
      servicio con la suficiente
                                             y directivos) y externamente (clientes
      competencia.                           y proveedores).


    Falta      de    profesionales          En si los tres puntos a satisfacer

      adecuados para la optima               antes de la ocupar la opción de usar
                                             outsourcing son:
      realización          de       los
      servicios.
                                              1. Ahorro económico,
                                              2. Reducción de tiempo cuando de
                                                 externalice
                                              3. Mejoramiento en el desempeño
                                                 de la empresa.
ENSAYO       O
                                                                            L.S.C.A.




                                               Para una empresa, llevar la nómina
                                               por cuenta propia implica, de entrada,
                                               invertir   en    software:     comprar        la
                                               licencia de uso, instalar, capacitar a
                                               quienes lo van a operar, y sobre todo,
                                               mucho, mucho tiempo. Además está
                                               el   hardware,     los   dispositivos        de
                                               mantenimiento, el software antivirus.


Por ejemplo2:                                  El círculo se cierra con la gente que
                                               hace funcionar todo eso: quienes se
                                               dedicarán       exclusivamente          a     la
                                               nómina y aquellos que, aunque estén
                                               en   otras      áreas    o    funciones          –
                                               Sistemas,        Recursos        Humanos,
                                               incluso      Mantenimiento-       han        de
                                               dedicar parte de su tiempo para dar
                                               soporte a los primeros.




                                               Por lo pronto, hay que invertir en
                                               espacio físico para que esa gente
                                               trabaje. Después, en capacitación y
                                               actualización,    para       empezar        ante
                                               cualquier cambio en las leyes.



2
       www.outsourcingdenomina.com       Los
especialistas en nominas y en seguros.
ENSAYO     O
                                                                                     L.S.C.A.




Lo mismo que con el software: es gastar más para que el proveedor lo mantenga
al día, para insertar algún nuevo concepto de pago o tener acceso a otro tipo de
reporte (máxime si no se cuenta con el código fuente).Tan solo la decisión de
externalizar las operaciones de nomina implica una serie de analice para
cuantificar el costo y los beneficios de hacer este cambio; por ello los encargados
de toda la empresa tienen que evaluar todo lo que se involucra en la contratación
de Outsourcing. Porque si se toma a la ligera y solo hacerlo por ejemplo, porque
los competidores lo han hecho puede ser contraproducente por la condición
individual de cada empresa y las condiciones del negocio. Establecer claramente
los beneficios y los peligros de esta decisión es muy importante para tener bases
solidas al optar por externalizar.


Se debe de tener especial cuidado al externalizar algún proceso debido a que
entre otras implica:
    1. Identificación y definición del servicio a externalizar.
    2. Establecimiento de los objetivos a conseguir con la externalización.
    3. Establecimiento de los hitos del proceso.
    4. Selección del líder del proceso y sus responsabilidades.
    5. Selección de los negociadores y delimitación de sus competencias.
    6. La confección del caso económico.
    7. La transferencia de personas.
    8. La duración del contrato.
    9. La selección del grupo de control.
    10. El establecimiento de acuerdos de nivel de servicio.
    11. El establecimiento de penalizaciones.
    12. La identificación de los puntos principales del contrato.
    13. Responsabilidades legales.
    14. Riesgos con el proveedor.

Los pasos siguientes es una aportación Pardo Vargas Fernando en su libro3 creo
que una forma resumida de las consideraciones pertinentes antes de usar la
externalización:
3
 Outsourcing: la nueva relación cliente proveedor. Autor: Pardo Vargas, Fernando. (1998). Cinseyt, Lima,
Perú.
ENSAYO   O
                                                                  L.S.C.A.




1. Identificar estratégicamente los procesos sujetos a contratar.

Repetidamente hemos insistido en indicar que los procesos que son claves
para el mejor desempeño de la empresa es imposible que los dejemos en
manos de otros. Un proceso de Benchmarking interno puede servir para esta
depuración.

2.       Definir cuáles son los mejores candidatos.

El Benchmarking es un gran aliado para poder establecer cuáles son las
empresas de categoría mundial que permitan definir los nuevos proveedores.
Por medio de directorios telefónicos, las páginas amarillas, los clubes de
asociaciones, los profesores universitarios, en fin hay muchas fuentes que
pueden ayudar a definir los candidatos. Por medio de una licitación se puede
invitar a quienes estén interesados y cumplan requisitos mínimos exigidos por
la empresa.

3.   Definir los requerimientos

Debemos establecer cuáles son los requerimientos mínimos y como se van a
medir.

4.       Seleccionar los proveedores.

Para no equivocarse con la selección, debe indagar por la experiencia que en
el medio muestra los posibles candidatos; la afinidad que pueda tener con la
empresa, los resultados obtenidos con industrias similares y evitar caer en el
error de contratar teniendo únicamente como criterio importante los costos.

5.   Informar

Indicar en la organización los cambios que se harán para obviar problemas que
se pueden presentar por la falta de comunicación.
ENSAYO   O
                                                               L.S.C.A.

6.    Administrar las relaciones.

Para lograr un buen resultado hay que dotar la organización con todas las
herramientas administrativas tecnológicas humanas y todo aquello que permita
que existan las mejores relaciones.
ENSAYO      O
                                                                                      L.S.C.A.


Un factor también muy significativo                       que         abarcaría        recepcionistas,
                                                          controladores de acceso, ordenanzas
que se debe de considerar a la hora
                                                          y conductores.
de usar outsourcing es enterarse
                                                      5. Un         50,4%     de      las      empresas
anticipadamente de las condiciones
                                                          encuestadas        asegura        contratar       a
generales del resto de las empresas.                      trabajadores que hayan prestado sus
Verificando          si    les   ha   resultado           servicios a su empresa mediante la

benéfico        la        externalizacion       de        externalización.

procesos.
                                                      Madrid, 22 de junio de 2009.- Pocos son los
                                                      sectores de actividad que no se han visto
El outsourcing ayuda a afrontar la                    afectados por la crisis económica en nuestro
crisis al 33,1% de las empresas                       país, con un mercado laboral que atraviesa
1. La      demanda          de   servicios      de    por uno de sus peores momentos y donde el
   externalización se ha triplicado en tan            número de desempleados parece no tocar
   sólo un año, pasando del 12% al 33,1%              fondo. Sin embargo, entre todo ello, emerge
   actual.                                            una actividad que, lejos de verse reducida

2. La optimización de costes del proceso              por los adversos indicadores económicos, ha

   que se externaliza y la mejora de                  conseguido reforzar y aumentar su demanda

   productividad del mismo, principales               de servicios: la externalización de servicios o

   ventajas del outsourcing según las                 outsourcing. Esto se debe a las fórmulas de

   500       empresas        encuestadas       por    flexibilidad y ahorro de costes que ofrece a

   Adecco Outsourcing.                                las empresas, contribuyendo al aumento de
                                                      su productividad y competitividad. Si bien es
3. Los sectores que más demandan la
                                                      cierto   que     no   existen   momentos       más
   externalización         son   el   de    banca
                                                      propicios que otros para buscar la excelencia
   (64,3%),           automoción           (45,2%),
                                                      y la calidad, en circunstancias como las
   alimentación (41,2%) y distribución y
                                                      actuales un proceso de externalización se
   comercio minorista (40,9%) mientras
                                                      hace más esencial que nunca.
   que     la    agricultura      y   el    sector
   farmacéutico, los que menos.
                                                      Por ello, Adecco Outsourcing ha realizado
4. En el 42,8% de los casos, el área más
                                                      una encuesta a 500 empresas para conocer
   externalizada es la de producción,
                                                      de primera mano la relación que las mismas
   seguida por el área de servicios
                                                      tienen con este servicio que, en tan sólo un
   generales (28,8%), La más habitual es
                                                      año,     ha    experimentado     una    progresión
   la    Externalización         de    Servicios
                                                      meteórica: mientras que el año pasado
   Auxiliares, en un 62,4% de los casos,
ENSAYO          O
                                                                                                L.S.C.A.

únicamente un 12% de las compañías                     están       dirigidas       y     controladas          por       una
recurrían a ella, para el presente se espera           empresa de servicios que aporta los medios
una demanda del 33,1%, o lo que es lo                  técnicos          y   humanos         para        la     correcta
mismo, en menos de 12 meses se ha                      realización del servicio subcontratado. Este
triplicado la demanda de servicios de                  proceso permite una mejora del rendimiento
Outsourcing         por    parte    del       tejido   del negocio, de la calidad del proceso que se
productivo      español.     Este      incremento      externaliza, así como la transformación de
contribuye al proceso de maduración de la              costes        fijos    en       variables,       el    desarrollo
actividad en los últimos años y que supondrá           estratégico frente a otras compañías del
su consolidación como uno de los elementos             sector        y       el    acceso           a        tecnologías
esenciales para la generación de valor de              especializadas La encuesta realizada por
cualquier negocio.                                     Adecco Outsourcing revela que un la mayoría
                                                       de    las      compañías           que       recurren        a    la
Pero,        ¿qué         entendemos            por    externalización             son      grandes           empresas
externalización      de    servicios      y     qué    provenientes, principalmente, del sector de
ventajas aporta? Se trata de un proceso que            servicios financieros y automoción, mientras
consiste en delegar la gestión de ciertas              que      el       área       más       propensa            a      la
actividades que generalmente no afectan al             externalización es la de producción.
núcleo duro de actividad de la empresa y que




                                                                             Datos obtenidos en addeco4.




4
    www.adeccooutsourcing.com
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                                                                           L.S.C.A.




                                                Encontrar las razones razonables
                                                para externalizar alguna parte de las
                                                actividades de cualquier empresa es
                                                una tarea difícil, puesto que se debe
                                                tanto      de   planear   y   definir   cual
                                                proceso externalizar, que proveedor
       CONCLUSIÓN                               contratar y estimar cuáles serán los
                                                resultados a largo plazo. El trayecto
                                                para llegar a externalizar un proceso
                                                debe de estar muy bien trazado, por
                                                eso el análisis de la empresa, debe
                                                ser     muy     amplio    cuanto    a    los
                                                beneficios y riesgos; y así encontrar
                                                circunstancias      de    oportunidad    de
                                                mejora para contratar Outsourcing.




REFERENCIAS


Outsourcing Saque el Máximo Partido de sus proveedores. Autor: José Ramón Forneas castro.

www.outsourcingdenomina.com Los especialistas en nominas y en seguros.

Outsourcing: la nueva relación cliente proveedor. Autor: Pardo Vargas, Fernando. (1998).
Cinseyt, Lima, Perú.

Adecco outsourcing Encuesta Externalizacion de servicios

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  • 1. ENSAYO O L.S.C.A. ¿COMO DETERMINAR SI ES NECESARIO EL OUTSORCING EN UNA EMPRESA? Santos Pérez Roberto Carlos RESUMEN Tomar la decisión de externalizar algún proceso dentro de las actividades de la empresa; es una tarea difícil puesto que, para llegar a tal decisión se debe de llevar a cabo un análisis meticuloso para encontrar razones suficientes y convincentes que nos evidencien que la decisión sea la correcta. Determinar la necesidad de Outsourcing depende de las condiciones variantes de cada empresa, algunas razones más habituales son citadas en este escrito. Palabra claves: Necesidad, Outsourcing, decisión. E xisten numerosas razones para realizar un servicio en modalidad de outsourcing, tal como se ha explicado en el libro1 y tal como lo plasman numerosos estudios en los diversos sectores más típicos de outsourcing (banca, tecnologías de la información, procesos comunes de negocio –BPO-, etc.). La principal razón a mi consideración para tomar la decisión de usar Outsourcing es la reducción de costos (que resulte más barato externalizar tal actividad que hacerla en la empresa misma). Pero es muy común que confluyan al menos dos de las razones expuestas en este ensayo al iniciar el proceso de externalizacion. El outsourcing de servicios de limpieza, de gestión de documentos y del procesamiento de facturación masiva son claros ejemplos en los que esta razón tiene un gran peso. 1 Outsourcing Saque el Máximo Partido de sus proveedores. Autor: José Ramón Forneas castro.
  • 2. ENSAYO O L.S.C.A. Según José Ramón Fórneas Carro las siguientes consideraciones tienen que ver con esta razón, por las cuales se incurren en gastos adicionales: Un beneficio implícito en esta razón es la reducción de tiempo en la ejecución de la actividad externalizable, y ello conlleva tener  Ineficiencias internas por ahorro económico porque ya no no ser la empresa requerirá personal para hacerla sino que ya se ocupará para actividades especialista en el servicio más centradas en el giro de la correspondiente. empresa.  Calidad del servicio Esto aumentara la calidad del inaceptable. desempeño de la empresa; porque sus actividades no requerirá demasiado tiempo al hacerla y así se  Falta de gestores del satisfacerá tanto interna (empleados servicio con la suficiente y directivos) y externamente (clientes competencia. y proveedores).  Falta de profesionales En si los tres puntos a satisfacer adecuados para la optima antes de la ocupar la opción de usar outsourcing son: realización de los servicios. 1. Ahorro económico, 2. Reducción de tiempo cuando de externalice 3. Mejoramiento en el desempeño de la empresa.
  • 3. ENSAYO O L.S.C.A. Para una empresa, llevar la nómina por cuenta propia implica, de entrada, invertir en software: comprar la licencia de uso, instalar, capacitar a quienes lo van a operar, y sobre todo, mucho, mucho tiempo. Además está el hardware, los dispositivos de mantenimiento, el software antivirus. Por ejemplo2: El círculo se cierra con la gente que hace funcionar todo eso: quienes se dedicarán exclusivamente a la nómina y aquellos que, aunque estén en otras áreas o funciones – Sistemas, Recursos Humanos, incluso Mantenimiento- han de dedicar parte de su tiempo para dar soporte a los primeros. Por lo pronto, hay que invertir en espacio físico para que esa gente trabaje. Después, en capacitación y actualización, para empezar ante cualquier cambio en las leyes. 2 www.outsourcingdenomina.com Los especialistas en nominas y en seguros.
  • 4. ENSAYO O L.S.C.A. Lo mismo que con el software: es gastar más para que el proveedor lo mantenga al día, para insertar algún nuevo concepto de pago o tener acceso a otro tipo de reporte (máxime si no se cuenta con el código fuente).Tan solo la decisión de externalizar las operaciones de nomina implica una serie de analice para cuantificar el costo y los beneficios de hacer este cambio; por ello los encargados de toda la empresa tienen que evaluar todo lo que se involucra en la contratación de Outsourcing. Porque si se toma a la ligera y solo hacerlo por ejemplo, porque los competidores lo han hecho puede ser contraproducente por la condición individual de cada empresa y las condiciones del negocio. Establecer claramente los beneficios y los peligros de esta decisión es muy importante para tener bases solidas al optar por externalizar. Se debe de tener especial cuidado al externalizar algún proceso debido a que entre otras implica: 1. Identificación y definición del servicio a externalizar. 2. Establecimiento de los objetivos a conseguir con la externalización. 3. Establecimiento de los hitos del proceso. 4. Selección del líder del proceso y sus responsabilidades. 5. Selección de los negociadores y delimitación de sus competencias. 6. La confección del caso económico. 7. La transferencia de personas. 8. La duración del contrato. 9. La selección del grupo de control. 10. El establecimiento de acuerdos de nivel de servicio. 11. El establecimiento de penalizaciones. 12. La identificación de los puntos principales del contrato. 13. Responsabilidades legales. 14. Riesgos con el proveedor. Los pasos siguientes es una aportación Pardo Vargas Fernando en su libro3 creo que una forma resumida de las consideraciones pertinentes antes de usar la externalización: 3 Outsourcing: la nueva relación cliente proveedor. Autor: Pardo Vargas, Fernando. (1998). Cinseyt, Lima, Perú.
  • 5. ENSAYO O L.S.C.A. 1. Identificar estratégicamente los procesos sujetos a contratar. Repetidamente hemos insistido en indicar que los procesos que son claves para el mejor desempeño de la empresa es imposible que los dejemos en manos de otros. Un proceso de Benchmarking interno puede servir para esta depuración. 2. Definir cuáles son los mejores candidatos. El Benchmarking es un gran aliado para poder establecer cuáles son las empresas de categoría mundial que permitan definir los nuevos proveedores. Por medio de directorios telefónicos, las páginas amarillas, los clubes de asociaciones, los profesores universitarios, en fin hay muchas fuentes que pueden ayudar a definir los candidatos. Por medio de una licitación se puede invitar a quienes estén interesados y cumplan requisitos mínimos exigidos por la empresa. 3. Definir los requerimientos Debemos establecer cuáles son los requerimientos mínimos y como se van a medir. 4. Seleccionar los proveedores. Para no equivocarse con la selección, debe indagar por la experiencia que en el medio muestra los posibles candidatos; la afinidad que pueda tener con la empresa, los resultados obtenidos con industrias similares y evitar caer en el error de contratar teniendo únicamente como criterio importante los costos. 5. Informar Indicar en la organización los cambios que se harán para obviar problemas que se pueden presentar por la falta de comunicación.
  • 6. ENSAYO O L.S.C.A. 6. Administrar las relaciones. Para lograr un buen resultado hay que dotar la organización con todas las herramientas administrativas tecnológicas humanas y todo aquello que permita que existan las mejores relaciones.
  • 7. ENSAYO O L.S.C.A. Un factor también muy significativo que abarcaría recepcionistas, controladores de acceso, ordenanzas que se debe de considerar a la hora y conductores. de usar outsourcing es enterarse 5. Un 50,4% de las empresas anticipadamente de las condiciones encuestadas asegura contratar a generales del resto de las empresas. trabajadores que hayan prestado sus Verificando si les ha resultado servicios a su empresa mediante la benéfico la externalizacion de externalización. procesos. Madrid, 22 de junio de 2009.- Pocos son los sectores de actividad que no se han visto El outsourcing ayuda a afrontar la afectados por la crisis económica en nuestro crisis al 33,1% de las empresas país, con un mercado laboral que atraviesa 1. La demanda de servicios de por uno de sus peores momentos y donde el externalización se ha triplicado en tan número de desempleados parece no tocar sólo un año, pasando del 12% al 33,1% fondo. Sin embargo, entre todo ello, emerge actual. una actividad que, lejos de verse reducida 2. La optimización de costes del proceso por los adversos indicadores económicos, ha que se externaliza y la mejora de conseguido reforzar y aumentar su demanda productividad del mismo, principales de servicios: la externalización de servicios o ventajas del outsourcing según las outsourcing. Esto se debe a las fórmulas de 500 empresas encuestadas por flexibilidad y ahorro de costes que ofrece a Adecco Outsourcing. las empresas, contribuyendo al aumento de su productividad y competitividad. Si bien es 3. Los sectores que más demandan la cierto que no existen momentos más externalización son el de banca propicios que otros para buscar la excelencia (64,3%), automoción (45,2%), y la calidad, en circunstancias como las alimentación (41,2%) y distribución y actuales un proceso de externalización se comercio minorista (40,9%) mientras hace más esencial que nunca. que la agricultura y el sector farmacéutico, los que menos. Por ello, Adecco Outsourcing ha realizado 4. En el 42,8% de los casos, el área más una encuesta a 500 empresas para conocer externalizada es la de producción, de primera mano la relación que las mismas seguida por el área de servicios tienen con este servicio que, en tan sólo un generales (28,8%), La más habitual es año, ha experimentado una progresión la Externalización de Servicios meteórica: mientras que el año pasado Auxiliares, en un 62,4% de los casos,
  • 8. ENSAYO O L.S.C.A. únicamente un 12% de las compañías están dirigidas y controladas por una recurrían a ella, para el presente se espera empresa de servicios que aporta los medios una demanda del 33,1%, o lo que es lo técnicos y humanos para la correcta mismo, en menos de 12 meses se ha realización del servicio subcontratado. Este triplicado la demanda de servicios de proceso permite una mejora del rendimiento Outsourcing por parte del tejido del negocio, de la calidad del proceso que se productivo español. Este incremento externaliza, así como la transformación de contribuye al proceso de maduración de la costes fijos en variables, el desarrollo actividad en los últimos años y que supondrá estratégico frente a otras compañías del su consolidación como uno de los elementos sector y el acceso a tecnologías esenciales para la generación de valor de especializadas La encuesta realizada por cualquier negocio. Adecco Outsourcing revela que un la mayoría de las compañías que recurren a la Pero, ¿qué entendemos por externalización son grandes empresas externalización de servicios y qué provenientes, principalmente, del sector de ventajas aporta? Se trata de un proceso que servicios financieros y automoción, mientras consiste en delegar la gestión de ciertas que el área más propensa a la actividades que generalmente no afectan al externalización es la de producción. núcleo duro de actividad de la empresa y que Datos obtenidos en addeco4. 4 www.adeccooutsourcing.com
  • 9. ENSAYO O L.S.C.A. Encontrar las razones razonables para externalizar alguna parte de las actividades de cualquier empresa es una tarea difícil, puesto que se debe tanto de planear y definir cual proceso externalizar, que proveedor CONCLUSIÓN contratar y estimar cuáles serán los resultados a largo plazo. El trayecto para llegar a externalizar un proceso debe de estar muy bien trazado, por eso el análisis de la empresa, debe ser muy amplio cuanto a los beneficios y riesgos; y así encontrar circunstancias de oportunidad de mejora para contratar Outsourcing. REFERENCIAS Outsourcing Saque el Máximo Partido de sus proveedores. Autor: José Ramón Forneas castro. www.outsourcingdenomina.com Los especialistas en nominas y en seguros. Outsourcing: la nueva relación cliente proveedor. Autor: Pardo Vargas, Fernando. (1998). Cinseyt, Lima, Perú. Adecco outsourcing Encuesta Externalizacion de servicios __________________________________________________________________