O documento descreve as principais características pessoais e profissionais necessárias para um técnico de secretariado. As características pessoais incluem ter espírito de decisão, iniciativa, sociabilidade e discrição, enquanto as características profissionais são cultura geral, habilidades de comunicação, organização, conhecimentos técnicos e de protocolo, e habilidades com tecnologia da informação.

1. As Caracterí sticas de um Técnico de
Secretariado

2. 1. As Principais Características de um Técnico de
Secretariado
Para o bom desempenho de qualquer tarefa, o secretário tem que deter como
suporte determinadas características, características estas que se dividem em:
Pessoais Profissionais
Espírito de Decisão Cultura Geral
Espírito de Iniciativa Facilidade de Expressão Oral
Dinamismo Facilidade de Expressão Escrita
Sociabilidade Organização e Capacidade de
Trabalho
Delicadeza
Conhecimentos Técnicos
Boa Memória
Conhecimentos Protocolares
Inteligência
Conhecimentos Informáticos
Esmero
Discrição
1.1. Características Pessoais
Quanto às características pessoais, estas não podem ser ensinadas. O secretário
tem que as possuir, têm que fazer parte de quem é.
Na opinião de muitos, estas características podem não parecer muito relevantes
para a actividade laboral do secretário. Todavia são estas características que evidenciam
um bom profissional de secretariado.
1.1.1. Espírito de Decisão
Dadas as responsabilidades que são incumbidas ao secretário actual, estas exigem
constantes tomadas de decisão.

3. Para se poder tomar uma decisão ciente, é de salientar que esta não deve ser
confundida com tomar uma decisão com rapidez. É fundamental, em primeiro lugar,
analisar o problema, saber o que se passou e a origem do mesmo. Em segundo,
acumular e classificar dados, descartando aqueles que manifestem incertezas,
substituindo-os por outras opções. E, por fim, estudar todas as possibilidades de
possível resolução do problema e escolher aquela que se mostrar melhor para a solução.
1.1.2. Espírito de Iniciativa
A iniciativa é uma característica indispensável, bem como admirada. Mas porquê?
No desempenho das suas tarefas, o secretário deverá ser capaz de, por si mesmo,
encontrar formas de organizar e aperfeiçoar o seu trabalho, tornando-o mais fácil e
eficaz.
O espírito de iniciativa é evidenciado pela procura de soluções para os eventuais
problemas da empresa, pelo que o secretário não deve cingir-se a reagir às situações.
Pelo contrário, deve ser proactivo.
“A falta de iniciativa pode indicar preguiça ou falta de interesse pelo trabalho”.1
1.1.3. Dinamismo
O dinamismo não pode, nem deve ser visto como agitação. Ser dinâmico é ter
iniciativa e raciocínio rápido. Através desta característica, a produtividade da empresa
aumentará, pois terá na sua base trabalhadores mais dinâmicos e activos.
“O dinamismo do secretariado representa a sua capacidade de trabalho.”2
1.1.4. Sociabilidade
A sociabilidade é fundamental para o bom desempenho da actividade laboral do
secretariado. Este deve ser sociável com os seus superiores e colegas, de modo a evitar
conflitos e tensões que podem ser prejudiciais para a produtividade da empresa. Há que
haver um entendimento mútuo.
1.1.5. Delicadeza
1
ARDIONS, Isabel, Organização e Técnicas Empresariais, Porto, Edições Politema, 2006, p. 126
2
Idem, p. 127

4. O secretário deve ser delicado com todos, devendo a delicadeza ser equilibrada.
O seu exagero pode converter-se em bajulação, o que não é visto com bons olhos.
E, por outro lado, a falta de delicadeza transforma-se em má educação, descortesia.
Há que respeitar a pessoa com quem se comunica, colocando em prática um
conjunto de normas de conduta social.
“Ser delicado é saber ouvir, saber estar e saber actuar”.3
1.1.6. Boa Memória
Para o secretariado, possuir uma boa memória é imprescindível. Contudo, não
deve depositar muita confiança nela, pelo que esta pode atraiçoá-lo.
É fundamental ter uma memória organizada, devendo o secretariado anotar os
assuntos que sejam mais importantes e principais, para que no futuro não haja
esquecimentos desnecessários.
1.1.7. Inteligência
A inteligência é fundamental em qualquer profissão, para que o indivíduo consiga
adaptar-se a novas situações que lhe possam surgir, quer a nível de condições de
trabalho, quer ao nível do progresso tecnológico.
1.1.8. Esmero
O esmero está relacionado com perfeição e primor, características estas que
devem estar associadas a todas as tarefas que o secretário realiza.
1.1.9. Descrição
O contacto quotidiano que o secretário tem com a empresa leva a que este possua
vastas informações acerca do seu superior, bem como da respectiva empresa, pelo que
este deve evitar discutir assuntos relacionados com a mesma, com colegas de trabalho e
com pessoas fora da empresa, mesmo que o assunto não lhe pareça de grande
importância. É também de grande relevância que este não divulgue qualquer tipo de
documentos que estejam à sua responsabilidade, sem a autorização do seu superior.
3
Ibidem, p. 124

5. Há que “ver, ouvir e… calar”, ou seja, manter o sigilo profissional.
1.2. Características Profissionais
No que diz respeito às características profissionais, estas são imprescindíveis para
o Profissional de Secretariado. Estas características estão direccionadas para “o saber-
fazer”. Por outras palavras, estão relacionadas com a aquisição de conhecimentos.
Dado o constante contacto que o secretariado tem na empresa com os seus
superiores, clientes, colegas de trabalho, visitantes, entre outros, este tem que possuir
um conhecimento sintético de vastos assuntos e deter facilidades em muitas áreas, como
na expressão escrita e oral.
1.2.1. Cultura Geral
O secretário, ao possuir uma boa cultura geral, revela maior facilidade na
comunicação com os outros, mantendo uma conversação sem ter que recorrer a assuntos
profissionais ou a “futilidades”.
Esta característica é fulcral para qualquer profissional que exerça funções em que
utilize a comunicação como instrumento de trabalho.
“A cultura geral adquire-se sendo curioso e reflectindo inteligentemente no que se
lê, vê e/ou vive.”4
1.2.2. Facilidade de Expressão Oral
Deter destreza no que diz respeito à expressão oral é saber empregar a voz
eficazmente como instrumento de comunicação.
Possuir facilidade de expressão oral não se resume somente a saber utilizar a voz
eficazmente. Há também que saber expressar-se com naturalidade, nitidez e correcção,
deter um raciocínio rápido e adequar o tom de voz, atendendo à circunstância em que o
profissional se encontra.
Deter um amplo vocabulário é muito importante para haver clareza e correcção
durante a conversação, pelo que deve haver um constante enriquecimento de
vocabulário.
4
Ibidem, p. 127

6. Outro cuidado a ter é em relação à colocação da voz, para evitar a monotonia e/ou
outras falhas que originam uma má recepção da mensagem deve-se dar à palavra
“alento”. Também o tom, o timbre, a dicção e a pronúncia detêm um papel importante
numa comunicação.
Ainda, os gestos devem ser utilizados durante uma conversação, para
“representar” aquilo que o profissional está a tentar transmitir com palavras.
1.2.3. Facilidade de Expressão Escrita
A capacidade de expressão escrita do secretariado é extremamente importante no
desenvolvimento de um dia de trabalho. Ao colocar algo por escrito, o secretário deve
ter atenção redobrada, isto porque já não pode usufruir da expressão gestual para servir
de suplemento à comunicação, uma vez que na expressão escrita não existe contacto
directo entre os intervenientes. Por outro lado, o documento escrito serve de prova, pelo
que mais tarde pode ser utilizado para confirmar algum facto.
Para se adquirir maior destreza na expressão escrita, é essencial conhecer um
conjunto de técnicas que facilitam a comunicação escrita. Há que redigir com nitidez,
simplicidade e exactidão e, ao mesmo tempo, ser-se delicado e prudente.
1.2.4. Organização e Capacidade de Trabalho
Antes de o secretário começar o seu dia de trabalho, este terá que, em primeiro
lugar, organizar o seu dia tendo em conta a prioridade das tarefas que lhe são
encarregues. Sendo assim, o secretário terá que arranjar um conjunto de medidas para
poder optimizar da melhor forma o seu tempo.
Posto isto, poderá orientar-se tendo em conta alguns princípios de gestão do
tempo, como por exemplo:
Concentrar-se nas actividades/tarefas mais importantes e/ou urgentes;
Não deixar nenhuma tarefa a meio;
Controlar o tempo disponível para desempenhar cada tarefa;
Não fazer várias coisas ao mesmo tempo;
Não deixar para amanhã o que pode ser feito hoje;

7. Evitar olhar para o relógio de 5 em 5 minutos, o secretário deve concentrar-
se no que está a fazer.
A organização é um factor imprescindível para o bom desempenho do
Profissional de Secretariado, pelo que, para organizar bem o seu dia de trabalho, este
tem que, antes que tudo, possuir um conhecimento profundo dele próprio, um
conhecimento da função que desempenha e deter um melhoramento dos seus métodos
de trabalho pessoal.
O secretário tem que gerir o seu tempo, de modo a torná-lo mais produtivo.
1.2.5. Conchecimentos Técnicos
O Profissional de Secretariado, para desempenhar as suas tarefas, precisa de
dominar determinados conhecimentos técnicos, como:
Dado o grande mercado europeu e, claro, a globalização constante da
economia mundial, mostrou-se fundamental para o secretariado saber falar e escrever
duas ou três línguas estrangeiras. O idioma necessário varia consoante a função que o
secretário desempenha na organização e dos mercados com que trabalha.
Saber estenografar. Apesar de esta técnica estar a cair em desuso em
Portugal, esta prática possibilita que se escreva de forma rápida através de sinais. Sendo
assim, permite-nos poupar tempo na escrita e, como é utilizado um código de sinais que
não é compreensível a todos, as mensagens escritas podem ser conservadas em sigilo.
Saber dactilografar. O método decadactilar permite uma utilização devida
do teclado do computador através da correcta colocação dos dedos (de ambas as mãos),
ajustando-se os elementos humanos (o tipo de teclado, de secretária, de cadeira, etc.).

8. Figura 1 – “Disposição dos dedos no teclado”.5
O secretário que mostrar destreza na utilização desta técnica conseguirá
utilizar o teclado do computador mais fácil e eficazmente, tornando-se mais produtivo.
Saber manusear os diversos equipamentos de uso frequente nos escritórios,
como os aparelhos que se destinam à reprodução de documentos (ex: fotocopiadora).
Deter conhecimentos jurídicos. O Profissional de Secretariado precisa deste
tipo de conhecimentos para saber onde consultar soluções para resolver problemas que
lhe possam surgir (seja qual for a natureza desse problema).
1.2.6. Conchecimentos Protocolares
Os conhecimentos protocolares são fundamentais para o sucesso de qualquer
empresa, pois, em qualquer profissão, o comportamento social é inigualável.
O protocolo é um código de conduta que dirige a pluralidade das situações com
que as organizações se deparam.
Uma das primordiais funções do protocolo é delinear uma imagem benéfica e
fomentar as relações dentro e fora da empresa.
5
Http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+PowerPoint+METODO+DACADACTILAR.pdf,
Maio 2011

9. É através dele que a empresa prova que, para além de ser sólida e organizada, gera
também firmeza e um ambiente apto para negócio.
Posto isto, o secretário carece destes conhecimentos para, no exercício das suas
funções, superar barreiras culturais que possam surgir e ter a aptidão de supervisionar os
vários tipos de eventos que a empresa possa organizar.
1.2.7. Conhecimentos Informáticos
A área da informática possui um papel relevante em qualquer profissão, pelo que
esta agiliza o trabalho de qualquer indivíduo.
Para o pessoal de secretariado, dominar as tecnologias de informação e
comunicação revela-se fundamental para o bom desempenho do seu trabalho
administrativo. Assim, este deve mostrar agilidade em aplicações como:
Sistema operativo (ex: Windows);
Processamento de texto (ex: Microsoft Word);
Folha de cálculo (ex: Microsoft Office Excel);
Apresentações multimédia (ex: Microsoft Office PowerPoint);
Base de dados (ex: OpenOffice);
Gestão da agenda electrónica e do correio (ex: Microsoft Office Outlook);
Motores de busca (ex: Internet);
Entre outras.