Administración del tiempo v2

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Taller de Administracion del Tiempo

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Administración del tiempo v2

  1. 1. Administración del TiempoIng. Sergio Otero
  2. 2. Objetivo de Taller Comprender lo que significa y los alcances de la administración del tiempo. Obtener herramientas de distintas estrategias. Conocer aplicaciones prácticas de las distintas estrategias. Intercambiar otras estrategias y aplicaciones entre los asistentes relacionadas con la administración del tiempo.
  3. 3. Otros puntos... Es importante la participación de todos para enriquecer el taller. La presentación y el resumen del taller está publicado en:  www.cursostecmilenio.blogspot.com Email del Instructor:  sotero@tecmilenio.edu.mx
  4. 4. ¿Por qué no me alcanza el tiempo?¿Por qué no puedo concluir todas las actividades?
  5. 5. Áreas de trabajo desordenadas No encontrar cosas Citas canceladas u olvidadas Juntas sin preparación Cansado / incapaz de concentrarse Vueltas en el carro / Tráfico Correos Electrónicos Intrascendentes¿Sabes en qué se te van dos horas diariamente?
  6. 6. ¿Porqué hay personas que cumplen con todas sus metas?
  7. 7. El tiempo es un recurso especial...Todos tenemos el mismo.Una vez pasado ya no serecupera.Cualquier actividad requieretiempo.
  8. 8. ¿Qué es Administración del Tiempo?
  9. 9. ¿Porqué administrar el tiempo?Es un recurso escaso.No puede ser almacenado niahorrado.No se puede administrar. Eltiempo nos administra.No se puede controlar, perolo que hacemos con él si.
  10. 10. ¿Qué frutos obtengo de laAdministración del Tiempo?  Tener una guía de objetivos y metas.  Evitar el estrés.  Facilitar la obtención de resultados eficientes y eficaces.  Organizar mejor el trabajo y las actividades.  Desarrollo Integral.
  11. 11. Entonces... ¿Qué es Administración delTiempo? Es el arte de hacer, que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades.
  12. 12. Entonces... ¿Qué es Administración delTiempo? Como el tiempo no existe en sí...
  13. 13. Entonces... ¿Qué es Administración delTiempo? La administración del tiempo es la administración de uno mismo.
  14. 14. Estrategias... Priorización (Covey) Eficacia (Pareto) Inmediatez (Pa’yer)
  15. 15. Priorización...
  16. 16. Jefe Desarrollo Colaborador ProfesionalEspiritualidad PadreSalud Yo Cónyuge Vecino Hermano Cuñado Amigo Hijo Roles de una persona...
  17. 17. El Éxito de la Administración del Tiempoes el Balance entre todos Tus Roles Clave
  18. 18. “La clave no es dar prioridad a su agenda, sino agendar sus prioridades”. Stephen Covey
  19. 19. “Las cosas que importan más, nunca debenestar a la merced de las cosas que importanmenos” .Goethe
  20. 20. Importancia Una actividad es importante si usted personalmente la encuentra valiosa, si contribuye con sumisión, valores y metas de alta prioridad.
  21. 21. Urgencia Una actividad es urgente si tu u otraspersonas sienten que requiere atención inmediata.
  22. 22. La Matriz del Tiempo Urgente No UrgenteImportanteNoImportante
  23. 23. Comprendiendo el Tiempo Urgente No UrgenteImportante Cuadrante de la Cuadrante del Administración Liderazgo y la CalidadNoImportante Cuadrante del Cuadrante del Engaño Desperdicio
  24. 24. Cuadrante I Urgente/Importante Crisis Problemas presionantes Proyectos, juntas y preparaciones contra reloj Proyectos cuyas fechas vencen
  25. 25. Cuadrante I Urgente/Importante Consecuencias  Estrés  Agotamiento  Administración de crisis  Siempre apagando fuegos
  26. 26. Cuadrante III Urgente/No Importante Interrupciones, algunas llamadas Alguna correspondencia, reportes Algunas juntas Muchos asuntos inmediatos presionantes
  27. 27. Cuadrante III Urgente/No Importante Consecuencias  Enfoque en el corto plazo  Administración de crisis  Considera que las metas y planes no valen la pena  Se siente impotente, excluido del control  Relaciones muy frágiles o rotas
  28. 28. Cuadrante IV No Urgente/ No Importante Trivialidades, trabajo minucioso Algunas llamadas Desperdiciadores de tiempo Actividades “escape” Correspondencia irrelevante
  29. 29. Cuadrante IV No Urgente/ No Importante• Consecuencias • Total irresponsabilidad • Despido de los empleados • Dependiendo de otros o gobernado por apremios básicos
  30. 30. Cuadrante II No Urgente/ Importante• Preparación• Prevención• Aclaración de valores• Planeación• Creación de relaciones• Re-creación verdadera• Facultar
  31. 31. Cuadrante II No Urgente/ Importante• Beneficios – Visión, Perspectiva – Equilibrio – Disciplina – Control – Pocas Crisis
  32. 32. La Matriz del Tiempo Urgente No Urgente Preparación Crisis Prevención Problemas presionantes Aclaración de valores PlaneaciónImportante Proyectos, juntas y preparaciones contra reloj Creación de relaciones Proyectos cuyas fechas vencen Re-creación verdadera Facultar Interrupciones, algunas llamadas Trivialidades, trabajo minuciosoNo Alguna correspondencia, Algunas llamadas reportes Desperdiciadores de tiempoImportante Algunas juntas Actividades “escape” Muchos asuntos inmediatos Correspondencia irrelevante presionantes
  33. 33. Urgente No UrgenteImportante I IINoImportante III IV Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II
  34. 34. Urgente No Urgente “Las personas efectivas no se I orientan hacia losImportante IINo problemas, sinoImportante hacia las oportunidades. “ Peter Drucker Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II
  35. 35. ¿Cómo empiezo?  Anticipa las actividades del cuadrante I dedicándole tiempo al cuadrante II  Elimina las actividades no importantes (Cuadrante III y IV)
  36. 36. Eliminar las Actividades No Importantes (Cuadrantes III y IV) Elimina las actividades que no aportan al cumplimiento de los objetivos. Revisa actividades de Cuadrante I que podrían situarse en Cuadrante III  ¿Realmente tengo que hacer esto?  ¿Qué sucedería si no lo hago?
  37. 37. Identificar Metas Elije metas cada semana que teayudarán a lograr losobjetivos: esas cosas que realmente son importantes.
  38. 38. Organizarse Semanalmente Programa las “Piedras Grandes”  Preparación  Prevención  Aclaración de Valores  Planeación  Formación de relaciones  Recreación verdadera
  39. 39. Programe las… “Piedras Grandes”
  40. 40. “La filosofía de uno no se expresa mejor con palabras; se expresa con las elecciones que hacemos. En el largo plazo, damos forma a nuestras vidas y a nosotros mismos. El proceso nunca termina hasta que morimos. Y laselecciones que hacemos son finalmente nuestra responsabilidad.” Eleanor Roosvelt
  41. 41. Eficacia – Ley de ParetoEl 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados...
  42. 42. 20% Resultados 80% Tiempo 80% Resultados 20% Tiempo Si no tienes tiempo suficiente, céntrate en lasactividades que producirán el 80% de los resultados.
  43. 43. Ejemplo... Se te pide que disminuyas losgastos indirectos lo mas rápido posible... Teléfono: $4,800.00  Internet: $400.00 Celular: $3,000.00  Gasolina: $7,500.00 Papelería: $800.00  Mantenimiento: $1,350.00Teniendo el tiempo limitado para renegociar,¿Cómo aplico el principio de Pareto?
  44. 44. Se acomodan ascendiente lascuentas...80007000600050004000300020001000 0
  45. 45. Del total del gasto se calcula el 80% y se escogen lascuentas mas grandes hasta que su suma coincidacon el 80% calculado...80007000600050004000300020001000 0
  46. 46. Enfocándose en ellas, si se consigue un 15% dedisminución, el impacto global es por el 12.8%8000700060005000 cambio, si el enfoque hubiera En4000 en las demás cuentas, un 25% sido de disminución, tiene un impacto3000 global del 3.5% y el esfuerzo pudo2000 haber sido el mismo.1000 0
  47. 47. ¿Cómo comienzo? Analiza... ... lo que aportan a mi efectividad las personas con las que comparto mi tiempo. ... el tipo de correos y el tiempo que le dedico a ellos. ... las juntas a las que atiendo y el valor que le agregan al logro de mis metas. ... las actividades que realizo y lo que aportan al logro de mis metas.
  48. 48. ¿Cómo comienzo? Acciones... Revisa tus correos una o dos veces al día en un horario programado. Solicita la agenda de la junta antes de aceptar tu asistencia para confirmar su propósito. Dedícale tiempo únicamente a las personas que aportarán para tus resultados. Trata de delegar las actividades que no aporten a tus resultados.
  49. 49. Enfócate en la solución... y no en el problema.
  50. 50. “En todos los campos del quehacer humano, el80 por ciento de los resultados fluye del 20 por ciento de las actividades.” Pareto
  51. 51. Inmediatez – Pa’yerSi tienes que comer una rana, no desperdicies el tiempo mirándola...
  52. 52. “Procrastinación” Es la acción o hábito de postergar actividades osituaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables.
  53. 53. ... en cuanto tenga tiempo. ... nos vemos el martes-jueves. ... mañana. Quien pospone una decisión, por nosentirse preparado -esperando que todo se resuelva por sí solo, es el que dice...
  54. 54. ¿Cómo comienzo? Evita hacerlo por ... Evasión  Cuando se evita empezar una tarea por miedo al fracaso. Activación  Cuando se posterga una tarea hasta que ya no hay más remedio que realizarla. Indecisión  Cuando intentas realizar la tarea, pero pierdes el tiempo pensando en la mejor manera de realizarla sin llegar a tomar una decisión.
  55. 55. Tip... Si te tienes que comer más de uno... Cómete el más grande primero. Hazlo pa’yer...
  56. 56. “Nada es tan fatigante como el colgarseeternamente de una actividad incompleta.” William James
  57. 57. La Administración del Tiempo en el Trabajo...
  58. 58. Tener claridad en objetivos y medición de resultados
  59. 59. Definir tus metas en distintos niveles...  Diaria  Semanal  Mensual  Anual
  60. 60. De Metas a Tareas  Convierta cada meta en tareas manejables.  Fije prioridades a cada tarea.  Reordene su lista de tareas.
  61. 61. De Tareas a la Lista de Quehaceres  La lista resume todas las tareas que usted necesita hacer en un día dado.  Puede incluir otras materias que no sean sus tareas o metas.  Fije la prioridad a cada elemento de la lista.
  62. 62. Tips para el uso de la Lista deQuehaceres  Programar solamente una parte de su día.  Primero lo Primero.  Haga lo más “feo” primero.  Utilice bloques de tiempo.  Mate las cosas pequeñas en una sola “horneada” .
  63. 63. Implementar una “Cultura de Disciplina”
  64. 64. Organización SeiriDisciplina Orden Shitsuke Seiton 5S Normalización Limpieza Seiketsu Seisō
  65. 65. Organización Separar innecesariosEliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil
  66. 66. Orden Situar necesariosOrganizar el espacio de trabajo de forma eficaz
  67. 67. Limpieza Suprimir suciedadMejorar el nivel de limpieza de los lugares
  68. 68. Normalización Señalizar anomalíasPrevenir la aparición de la suciedad y el desorden
  69. 69. Disciplina Seguir mejorandoFomentar los esfuerzos en este sentido
  70. 70. Juan ha estado trabajando en un largo reporte de dos secciones. En las ultimas dos horas ha logrado realizar el borrador de la primer parte y se dispone en comenzar la segunda. Sintiendo que se merece de una pequeña recompensa, se levanta de su lugar y se dirige a la cafetería, y así poder rellenar su tasa de café. En ese lugar platica momentáneamente con dos colegas. De regreso a su escritorio, Juan se da cuenta que tiene dos correos nuevos en el Outlook, “Creo que debo revisarlos” se dice a si mismo. Después de leer y , contestar los dos correos, Juan comienza nuevamente con su trabajo del reporte. Sin embargo no puedeCaso... iniciar donde lo dejó ya que ha perdido el hilo y el ritmo que llevaba de cuando se levantó.
  71. 71. 28% de cada díaInterrupciones por cosas que no son urgentes ni importantes, como correo innecesario, y el tiempo que nos toma coger nuevamente el ritmo. New York Times “Lost in E-Mail, Tech Firms Face Self-Made Beast,” June 14, 2008
  72. 72. Comenten cinco interrupciones normales de trabajo...¿Cómo las evitas?
  73. 73. ¿Cómo evitar interrupciones? Elimina la alerta de recepción de emails. Asigna un tiempo fijo para revisar tus emails. Aprende a decir gentilmente “NO” . Que todos conozcan tu horario/agenda. Desconéctate en una junta donde realmente desees que se logren cosas.
  74. 74. ¿Cómo evitar interrupciones? Usa audífonos. Organiza tu lugar de trabajo y mantenlo así. Dar por escrito las instrucciones y aclara cualquier duda. Que todos conozcan claramente sus niveles de facultades.
  75. 75. El Teléfono...
  76. 76. Tips para llamadas telefónicas... Mantén las llamadas cortas. Llama estando de pie. Procura llamar después de las 11:30 am y 5:30 pm. Comienza anunciando los objetivos por la llamada. Confirma lo acordado. Ten en cuenta lo que harás después de colgar. Nunca llames por motivos personales (ocio) en horas de trabajo.
  77. 77. Juntas
  78. 78. Tips para juntas efectivas Sea y exija puntualidad. Las juntas no deben ser informativas, mejor envía la información por email UNICAMENTE enfocarse en la agenda de la junta. Ser Asertivo. Deben existir objetivos claros para la junta. Puntos muy específicos deben manejarse a nivel individual. Confirmar acuerdos y compromisos al final de la junta.
  79. 79. Correo Electrónico
  80. 80. Paola llega a su escritorio puntualmente a las 9:00 am. Una vez que su PC está lista, su primera actividad es revisar sus emails. “Tengo sentimientos encontrados sobre este tema” confiesa ella, “... por una parte, busco , toda novedad sobre las actividades de la organización de las cuales conciernen a mí; pero a la vez disfruto los mensajes de mis amigos fuera del trabajo. Recibo diariamente entre 20 y 30 emails al momento de abrir Outlook, los cuales son intrascendente o cadenas; y al finalizar el día, recibo otro tanto igual. Lo peor es que me doy cuenta de su trivialidad hasta que los abro. Además mi buzón cadaCaso... día se hace mas grande y me es más complicado encontrar los mensajes que me interesan.
  81. 81. Tips para tu correo electrónico... El Email NO ES para mandar solicitudes urgentes. Utiliza la aplicación de Tareas. No revises los mensajes conforme lleguen. Agenda un horario para ello. Coloca los mensajes personales en un folder aparte. Haz que tu programa de correos (Outlook) administre automáticamente lo más posible.
  82. 82. Tips para tu correo electrónico... Guarda en tu PC los archivos adjuntos importantes. Educa a tus colaboradores: Ser Concretos y Directos  Asunto: Estandarizar para facilitar organización.  Mensaje: Sin necesidad de saludos o despedidas, ni antecedentes.  Con copia únicamente a los realmente interesados. Capacita lo que es la Comunicación Organizacional.
  83. 83. Administrar tu Correo Electrónico.
  84. 84. Tips para administrar tu correo electrónico... Utiliza respuestas pre-escritas. Usa auto-respuestas. Evita títulos o asuntos ambiguos. Utiliza Banderas o Marcas para dar prioridades o seguimiento.
  85. 85. Tips para administrar tu correo electrónico... Utiliza Reglas para filtrar y separar automáticamente los mensajes. Utiliza Categorías, Folders y Subfolders. Identifica los remitentes que envían “Basura” para que se desvíen automáticamente. Comienza desde arriba hacia abajo en la lista de mensajes recibidos. Hasta leer todos los emails.
  86. 86. Tips para administrar tu correo electrónico... Para cada mensaje decide una de las siguientes (Cada una puede convertirse en un folder):  Bórralo  Contesta  Delégalo  Aplázalo – Conviértelo en actividad.
  87. 87. Conclusiones
  88. 88. La Administración del Tiempo es saber dar Prioridad e Inmediatez y ser Efectivo
  89. 89. Tengo que tener muy claro cuáles son misobjetivos, y las actividades que me llevan a su cumplimiento.
  90. 90. No perder de vista mis objetivos yresponsabilidades para no sobrecargarme.
  91. 91. No asumir que todo deba hacerse, recuerda la Matriz del Tiempo.
  92. 92. Aprender a negociar con tu superior.
  93. 93. Automatiza los reportes que constantementedebes hacer y que te consuman mucho tiempo.
  94. 94. Sé Asertivo
  95. 95. Organiza y participa en Juntas Efectivas y que tengan un Propósito Claro.
  96. 96. Ser Efectivo con tus herramientas de trabajo.
  97. 97. Recuerda quetodos gozamos dela misma cantidad de horas... dependerá cómoescojas utilizarlas.
  98. 98. ¡Mucho Éxito! ... gracias
  99. 99. Agradecemos su asistencia www.tecmilenio.edu.mx/hermosillo

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