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3. Eficiencia: Vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, laprovisión de bienes y/o servicios se ha...
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IV. Tipos de control:Existen seis tipos de control: Gerencial, Contable, Administrativo u Operativo,Operativo de Gestión, ...
• Segregación de deberes debidamente separados, de tal manera que ningún funcionarioejerza simultáneamente tanto el contro...
• Un sistema de evaluación de resultados y de análisis de desviaciones.• Definición clara y precisa de procedimientos, nor...
Es un indicio que se expresa numéricamente o en forma de concepto sobre el grado deeficiencia o eficacia delas operaciones...
1. Ingeniería: Controla los aspectos físicos de la situación de riesgo, de tal manera queno pueda presentarse un suceso ge...
• Seguros Obligatorios: Cuando los contratos de seguros cubren las consecuencias desucesos no deseados, decimos que cubren...
• Sistemas de Planeación: Incluyen la formulación y desarrollo de planes y programas yel establecimiento de mecanismos de ...
• Gráficas de organización (organigramas) que muestren líneas de autoridad y separaciónde responsabilidades.• Plan de cuen...
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Diseño, implementación y fortalecimiento del sistema de control interno

  1. 1. Diseño, implementación y fortalecimientodel sistema de Control InternoAutor: Javier RomeroAuditoria y control interno02-09-2012I. Concepto:“Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientoscoordinados que adopta una empresa, para obtener información confiable, salvaguardarsus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su políticaadministrativa”.II. Objetivos:1. Prevenir y/o evitar fraudes.2. Descubrir robos y malversaciones.3. Obtener información confiable y oportuna.4. Localizar y corregir errores.5. Proteger y salvaguardar sus activos.6. Promover la eficiencia del personal.7. Detectar y controlar mermas.III. Elementos:Toda organización, debe establecer, por lo menos, los siguientes aspectos que orientaranla aplicación del Control Interno:Anuncios GoogleMaster En Finanzas www.ieb.es{PalabraClave: Finanzas} Postgrado. Presenciales Y Online
  2. 2. Juran Institute, Inc. www.juran.comEnergize your organization! Make Superior Quality part of your plan.Información Financiera www.spainbusiness.comde España. La Web aliada de tu negocio. Datos actualizados.1. Definición de los objetivos y las metas, tanto generales como específicos, además dela formulación de los planes operativos que sean necesarios.2. Definición de políticas y procedimientos utilizados como guías de acción para laejecución de los procesos.3. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.4. Adopción de normas para la protección y utilización racional de recursos.5. Dirección y administración de personal adecuados a un sistema de valuación.6. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y elcontrol administrativo.7. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización dirigidos alpersonal de la organización ya sus necesidades.8. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.Los elementos más importantes en los que se basa un adecuado Sistema de ControlInterno (SCI) son: el ambiente de control, los sistemas de contabilidad, los controlescontables internos y los controles administrativos internos, los cuales se traducen en lossiguientes subelementos:a) Objetivos y planes perfectamente definidos.Se basan en normas que servirán primordialmente para planificar y controlar lasoperaciones con el fin de disminuir el riesgo de la incertidumbre. Dichos objetivos yplanes deben ser: “posibles y razonables, definidos claramente por escrito(formalizados), útiles, aceptados y usados, flexibles, comunicados al personal ycontrolables”.b) Estructura sólida de la organización.Proporciona una separación apropiada de las responsabilidades funcionales yresponsabilidades. Dicha estructura debe poseer las siguientes características:• Asignación o fijación de funciones a cada empleado.
  3. 3. • Segregación adecuada de funciones.• Establecimiento y delimitación de líneas claras de autoridad y responsabilidad.• Coordinación entre departamentos y personas.• Existencia de un programa permanente de capacitación de personal.c) Procedimientos efectivos y documentados.Sirven para determinar claramente cómo realizar las tareas, los cuales deben reunir lassiguientes características:• Diseño y aplicación a nivel de las diferentes operaciones.• Libros y registros.• Plan de cuentas.• Inventario y contabilidad de costos.• Informes.• Sistema de información útil y periódica.d) Personal competente.Que sepa cumplir sus responsabilidades eficazmente. Exige los siguientes requisitos:• Selección cuidadosa del personal antes de su contratación.• Capacitación del personal.• Evaluación del personal.• Remuneraciones de acuerdo con la responsabilidad asumida y con el grado de destrezademostrado.• Vacaciones obligatorias anuales y rotación del personal.e) Sistema de revisión de los controles y de las operaciones.• Auditoria interna.
  4. 4. • Auditoria externa.• Revisión fiscal.f) Sistema protector de activos.• Protección física.• Coberturas adecuadas de seguros y provisiones contra posibles contingencias(incendios, catástrofes, robos, descomposturas y/o reparaciones, mejoras, adiciones,etc.).• Verificación de los sistemas de custodia preservación y registro.g) Sistema de información útil y periódica.• Sistema de contabilidad.• Estados financieros razonables.• Informes.• Información estadística.• Elaboración de presupuestos.• Análisis de Presupuestos.• Planeación Estratégica.• Actualización e implementación de políticas.IV. Principios:El ejercicio del Control Interno implica que éste se debe hacer siguiendo los principiosde:1. Igualdad: Consiste en que el SCI debe velar porque las actividades de la organizaciónestén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a gruposespeciales.2. Moralidad: Todas las operaciones se deben realizar no sólo acatando las normasaplicables a la organización, sino los principios éticos y morales que rigen la sociedad.
  5. 5. 3. Eficiencia: Vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, laprovisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la máxima eficiencia y emejor uso de los recursos disponibles.4. Economía: Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en función delos objetivos y las metas de la organización.5. Celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser lacapacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las necesidades queatañen a su ámbito de competencia.6. Imparcialidad y Publicidad: Consisten en obtener la mayor transparencia en lasactuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en susintereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a lainformación.7. Valoración de Costos Ambientales: Consiste en que la reducción al mínimo delimpacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y enla conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales suoperación pueda tenerlo.V. Procedimientos:1. Delimitación de responsabilidades.2. Segregar funciones de carácter incompatible.3. Dividir el procesamiento de cada transacción.4. Seleccionar funcionarios hábiles y capaces.5. Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información.6. Fianzas (pólizas).7. Dar instrucciones por escrito.8. Utilizar cuentas de control.9. Crear procedimientos que aseguren la totalidad, la autorización y el mantenimiento dela información.10. Evaluar los sistemas computarizados.
  6. 6. 11. Usar documentos prenumerados.12. Evitar el uso de dinero en efectivo.13. Administración eficiente de las cuentas bancarias.14. Hacer depósitos inmediatos e intactos de fondos.15. Identificar los puntos clave de control en cada proceso.16. Usar graficas de control.17. Realizar inspecciones técnicas frecuentes.18. Actualizar medidas de seguridad.19. Usar indicadores.20. Definir objetivos y metas claras y alcanzables21. Realizar tomas físicas periódicas de activos.VI. Responsabilidad del control interno:El control interno es fundamentalmente una responsabilidad gerencial, desarrollada enforma autónoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las necesidadesy requerimientos de cada organización.La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios delegados,por lo cual es necesario establecer un SCI que les permita tener una seguridad razonablede que sus actuaciones administrativas se ajustan en todo a las normas (legales yestatutarias) aplicables a la organización.Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones asignadas alas organizaciones, el control interno es parte indispensable e indelegable de laresponsabilidad gerencial, ya que ésta no termina con la formulación de objetivos ymetas, sino con la verificación de que éstos se han cumplido.El SCI debe ser un conjunto armónico, conformado por el sistema de planeación, lasnormas, los métodos, los procedimientos utilizados para el desarrollo de las funciones dela organización y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluación queutilicen para retroalimentar su ciclo de operaciones.Responsabilidades Específicas:
  7. 7. 1. La responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el SCI debe sercompetencia de la máxima autoridad de la organización.2. En cada área de la organización, el encargado de dirigirla debe ser el responsable deacuerdo con los niveles de autoridad y líneas de responsabilidad establecidos.3. La auditoría interna o la unidad de control interno correspondiente, debe ser laencargada de evaluar de manera independiente el SCI de la organización, proponiéndolea la gerencia las recomendaciones para mejorarlo.Diseño, implantación y fortalecimiento del sistema de control internoI. Diseño del sistema de control interno (SCI):El diseño de un adecuado SCI implica no sólo un dominio técnico sobre la materia, sinotambién un conocimiento del medio específico en el cual se va a aplicar.Teniendo en cuenta que el SCI no es un objetivo en si mismo, un criterio fundamental, almomento de concebir e implantar tales sistemas, es considerar constantemente larelación costo-beneficio. En particular, el costo de cada componente del SCI se debecontrastar con el beneficio general, los riesgos que reduce al mínimo y el impacto quetiene en el cumplimiento de las metas de la organización. El reto es encontrar el justoequilibrio en el diseño del SCI, pues un excesivo control puede ser costoso ycontraproducente.Organización de la función del control interno.La existencia de una oficina especializada en el área de control interno, resultaconveniente con el fin de que lidere el proceso de diseño e implantación del sistema.Plan de desarrollo de la función de control interno.La institucionalización de la función de control interno es todo un proceso, por estarazón es importante que su desarrollo obedezca a una plan, el cual debe ser unproducto concertado entra la oficina de control interno y las directivas de laorganización. Dicho plan debe contemplar los siguientes elementos básicos:• Definición de la misión del SCI.• Definición del alcance de las funciones de la oficina de control interno en el área decontrol de gestión.• División de trabajo entra la línea de la organización y la oficina de control interno en eldesarrollo de las actividades de control.
  8. 8. • Definición y cronograma de desarrollo de las herramientas computacionales y de otranaturaleza que servirán de apoyo en el ejercicio del control interno.• Cronograma de formalización, documentación e implantación de los procesos yprocedimientos críticos.• Cronograma para la elaboración y expedición de loa manuales de control interno.• Cronograma de formalización, documentación e implantación de los demás procesos yprocedimientos de la organización.Plan de trabajo para la formalización y documentación de los demás procesos yprocedimientos.No todos los procesos y procedimientos deben estar formalizados y documentados antesde montar el sistema. Éste es un proceso que al principio puede resultar lento, pero quese irá agilizando a medid que las distintas áreas de la organización comprendan suimportancia y comiencen a percibir los beneficios.Por esta razón, lo prioritario es iniciar la actividad con los procesos y procedimientosque se consideren críticos para la entidad, es decir, aquellos que puedan afectar demanera significativa la marcha de la organización y sus resultados.El levantamiento de la información de estos procesos y procedimientos debe ser unaresponsabilidad de las áreas, bajo la premisa de que ellas son las que poseen lainformación y las que, una vez operando el sistema, van a recibir los mayores beneficios.Mecanismos e instrumentos de control interno.Los mecanismos e instrumentos de control interno son variables, dependiendo no sólo dela naturaleza de la organización, sino de las características del área en la que se apliquen.El diseño de los mecanismos e instrumentos debe ser una actividad compartida entre losempleados responsables y la oficina de control interno, con el fin de lograr uncompromiso entra la seguridad y la eficiencia.Mecanismos e instrumentos de reporte y seguimiento.Los mecanismos e instrumentos de seguimiento y reporte varían según la naturaleza dela organización y de las áreas, para que sean útiles , el seguimiento y el reporte debentener un período inferior al que se han definido para la obtención de resultados en elproceso objeto de control.Manuales o guías de control interno.
  9. 9. Los manuales de control interno son piezas dentro del sistema. Su elaboración debe seruna de las actividades centrales de la oficina de control interno y deben estarexplícitamente contemplado dentro del plan de desarrollo de la función de controlinterno. Con el fin de facilitar el proceso de actualización de estos manuales, esrecomendable adoptar el sistema de hojas intercambiables. Las actualizaciones debenproducir cada vez que la oficina de control interno, de común acuerdo con los empleadosresponsables, llegue a la conclusión de que el proceso o procedimiento, o que elmecanismo o instrumento de control utilizado se deben modificar.Una vez elaborados, los manuales de control interno constituyen el elemento primordialdel proceso de capacitación de los empleados responsables.II. El control y el proceso administrativo:Un SCI se podrá implantar debidamente y se mantendrá si las demás funciones delproceso administrativo se encuentran operando de manera correcta, en especial en loreferente a los siguientes factores:Estructura organizacional.Todas las organizaciones tienen un objeto social claramente establecido, lo cual significaque ellas existen para cumplir una o varias funciones.En el desarrollo de su misión, las organizaciones deben ejecutar uno o variosprocesos operativos, cuyos resultados determinan el éxito o fracaso de laorganización en cuanto al cumplimiento de sus objetivos fundamentales.La estructura organizacional de una empresa deben responder sobre todo a sus procesosbásicos, estableciendo con claridad la línea ejecutiva de la organización como elconjunto de las áreas que tienen a cargo dichos procesos básicos y separándola delconjunto de áreas responsables del proceso de apoyo (administración general,administración financiera, administración de personal, planeación jurídica).Racionalización de trámites.Es una de las actividades más rentables que una organización puede hacer para mejorarsu eficacia y eficiencia, tiene un enorme impacto positivo sobre el ejercicio del controlen cuanto simplifica los procesos y las operaciones, y le permite a la administraciónconcentrar sus esfuerzos en los aspectos realmente importantes de su gestión.La primera prioridad se debe dar a la eliminación de trámites innecesarios, repetidos osuperfluos, que no agreguen valor no prevengan o disminuyan riesgos; la segunda, a lasimplificación y mejoramiento de los tramites que resulten indispensables o
  10. 10. significativos para ejercer una función o defender un derecho. La tercera prioridad es laconcentración de trámites, que por su naturaleza lo permitan.Formalización y documentación de los procesos y procedimientos.El SCI requiere la existencia de objetivos y metas organización que sean consistentescon el objeto social, las funciones de la organización y estén claramente formulados;como de la normalización y documentación de procesos y procedimientos en los cualesse basa la organización, ya depurados desde el punto de vista tramitacional.Uno de los mayores problemas que enfrentan las organizaciones es la ausencia demétodos y procedimientos documentados y actualizados. Al no existir documentación, lamemoria organizacional se concentra en cabeza de individuos aislados y se abre laposibilidad de que el desarrollo de un proceso cualquiera sea susceptible deinterpretaciones diversas.La razón por la cual la situación descrita es tan frecuente es porque las áreas no percibenel problema como propio. Por otra parte, la formalización y documentación de losprocesos y procedimientos es percibida por las áreas como una actividad poco rentablepara ellas, por cuanto deben gastar tiempo en dar información sin recibir nada a cambio.Integración de los procesos de planeación y presupuesto.A pesar de la dificultad para introducir y consolidar una cultura de administración porresultados que institucionalice los procesos de fijación y seguimiento de objetivos ymetas en las áreas, lo que verdaderamente importa es el logro de las metasorganizacionales y no el cumplimiento aislado de los compromisos de las áreas.Control de gestión y evaluación del desempaño.La implantación de un sistema de administración por resultados busca la evaluación deldesempeño del personal dentro de la organización.La institucionalización del SCI debe dar un mensaje a la organización, haciendoclaridad en que, una vez agotada la etapa de transición, los resultados de la gestiónde los individuos y las áreas no serán indiferentes para la administración de laorganización.III. Parámetros generales en la redacción de manuales:En la redacción de manuales de funciones y procedimientos se deben tener en cuenta, demanera especial, los siguientes parámetros: el plan de organización (organigrama); losmétodos y procedimientos; la definición de que es un manual de funciones yprocedimientos y las técnicas de simplificación del trabajo.
  11. 11. La elaboración del organigrama corresponde a la estructura orgánica de todaorganización, para determinar la jerarquía, los niveles de autoridad, lasresponsabilidades y la separación de funciones; la organización básica en la toma dedecisiones, la fijación de políticas de dirección, --incluso las de control—y elreconocimiento legal de la autoridad que corresponde por los objetivos proyectados.El organigrama refleja la dimensión de la organización, define el número de cargosy la especialidad de los mismos, y la estructura mediante la cual el control internoreporta toda la estrategia de control.Para facilitar la respuesta a las interrogantes de dirección, cada organización debeestablecer métodos o técnicas de procedimientos, flujogramas e indicadores decomparación y medición de resultados.Esta técnica administrativa se compendia en un manual de funciones y procedimientosque sirve de guía a los integrantes de la organización y de referencia para efectuarauditorias.Un método o procedimiento exige los siguientes determinantes:• El fin que se persigue: ¿para qué?• El momento de la ejecución: ¿Cuándo?• El lugar de realización: ¿Dónde?• El funcionario que lo ejecuta: ¿Quién?• El método utilizado para ejecutarlo ¿Cómo?El manual de funciones y procedimientos es el texto mediante el cual cada organización,según su estructura orgánica, su misión y sus recursos, define la jerarquía de los cargos,determina objetivamente sus funciones y establece métodos y procedimientos técnicospara alcanzar sus objetivos.Sirve como guía para la realización de las actividades, detallando paso a paso lospatrones para la ejecución de tareas; se optimizan las actividades, se evita la sobrecargade trabajo, la duplicidad de funciones y facilita la coordinación entre dependencias.Las técnicas de simplificación del trabajo requieren el conocimiento y comprensión delos siguientes conceptos:
  12. 12. • ¿Qué es una función?: Es el conjunto de actividades u operaciones que dancaracterísticas propias y definidas a un cargo para determinar niveles e autoridad yresponsabilidad.• ¿Qué es un procedimiento?: Es el método normativo secuencial y lógico paradesarrollar una función.• ¿Qué es un flujograma de procedimiento?: Es la descripción detallada de todas lospasos que se realizan en un proceso, utilizando símbolos convencionales que seestandarizan y permiten registrar objetiva y secuencialmente los procedimientos de lasdistintas áreas de responsabilidad y la aplicación del control.¿Cómo se hace un manual?• Tomamos la estructura orgánica (organigrama) de la entidad a la cual se le va aelaborar el manual.• Determinamos los niveles de autoridad: Cargos de dirección, Jefes de sección o susequivalentes y Cargos Subalternos o menores.• Tomamos toda la información relacionada con la naturaleza de cada función.• A cada empleado le pedimos que describa lo que hace• Se evalúa la descripción de funciones y qué hace el empleado, clasificando las laboresque realmente se relacionan con el cargo.• Un aves determinadas las funciones, a cada empleado le decimos que describa elprocedimiento sobre “como lo hace”, paso a paso.• De igual forma que las funciones, se evalúa el “como lo hace”, buscando sencillez,estandarización, unidad, secuencia lógica, simplificación, y se clasifica.• Luego los formatos modelos, apéndices se adaptan y diligencian de acuerdo con lasinstrucciones de cada uno.• El procedimiento requiere además de la narrativa, una flujogramación; se procedemediante la utilización de los signos convencionales.• Se consolidan todos los formatos de acuerdo con el organigrama, se le adiciona unatabla de contenido, introducción, finalidad, alcance, uso, conceptos y, finalmente, seintegra bajo la denominación de Manual de funciones y procedimiento, con el nombredel área a la que pertenece y se procede a su autorización de la dirección general.
  13. 13. IV. Tipos de control:Existen seis tipos de control: Gerencial, Contable, Administrativo u Operativo,Operativo de Gestión, Presupuestario y De Informática.1. Control Gerencial: Orientado a las personas con el objetivo de influir en losindividuos para que sus acciones y comportamiento sean consistentes con los objetivosde la organización. Los elementos propios del Control Interno Gerencial son:• Definición clara y precisa de metas, objetivos y valores.• Sistemas de administración participativa.• Comunicaciones abiertas.• Motivación.2. Control Contable: Comprende tanto las normas y procedimientos contablesestablecidos, como todos los métodos y procedimientos que tienen que ver o estánrelacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad delos registros contables, presupuestales y financieros de las organizaciones.Los objetivos del Control Interno Contable:• Integridad de la información: Todas las operaciones deben estar registradas.• Validez de la información: todas las operaciones registradas representenacontecimientos económicos y debidamente autorizados.• Exactitud de la información: Operaciones registradas oportunamente, en la cuentacorrespondiente y con el importe correcto.• Mantenimiento de la Información: Las operaciones reflejen los resultados y lasituación financiera del negocio.• Seguridad física: Acceso restringido a los activos y documentos.Los elementos del Control Interno Contable son:• Definición de autoridad y responsabilidad en relación con las funciones contables, derecaudo, contratación, pago, alta y baja de bienes y presupuesto, ajustadas a las normasque le sean aplicables.
  14. 14. • Segregación de deberes debidamente separados, de tal manera que ningún funcionarioejerza simultáneamente tanto el control físico como el control contable y presupuestalsobre cualquier activo, pasivo y patrimonio.• Establecimiento de comprobaciones internas y pruebas independientes que asegurenlas transacciones de la organización y un funcionamiento eficiente, que brindenprotección contra fraudes.• Uso de procedimientos de auditoria interna que representen una verificación posteriory selectiva de la razonabilidad y lo apropiado d las transacciones registradas o de lainformación contable.3. Control Administrativo u Operativo: Orientado a las políticas administrativas de lasorganizaciones y a todos los métodos y procedimientos que están relacionados, enprimer lugar, con el debido acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y laadhesión a las políticas de los niveles de dirección y administración y, en segundo lugar,con la eficiencia de las operaciones.Debe incluir controles tales como análisis, estadísticas, informes de actuación,programas de entrenamiento de personal y controles de calidad. Los elementos delControl Interno Administrativo son:• Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.• Clara definición de funciones y responsabilidades.• Un mecanismo de comprobación interna, que provea un funcionamiento eficiente ycon la máxima protección contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregularidades.• El mantenimiento de la actividad de evaluación representada por la auditoria interna acargo de revisar las políticas, disposiciones legales y reglamentarías, prácticasfinancieras y operaciones en general como un servicio constructivo y de protección paralos niveles de dirección y administración.4. Control Operativo de Gestión: Orientado a los procesos y tareas ya ejecutados. Setrata de procedimientos diseñados para tener un control permanente sobre los procesoscon el fin de velar por el mantenimiento de ciertos estándares de desempeño y calidadque sirvan como base de comprobación con lo presupuestado. Comprende el conjunto deplanes, políticas, procedimientos y métodos que se necesitan para alcanzar los objetivosde la organización. Los elementos del Control Operativo de Gestión son:• Fijación de estándares de trabajo d acuerdo con la actividad.• Fijación de indicadores de gestión.
  15. 15. • Un sistema de evaluación de resultados y de análisis de desviaciones.• Definición clara y precisa de procedimientos, normas y políticas.• Planificación estratégica de elementos funcionales de la organización• Estudios de productividad y eficiencia operacionales y administrativas.• Normas de calidad y rendimiento claramente definidas y comunicadas.5. Control Presupuestario: Es una herramienta técnica en la que se apoya el control degestión, basado en la dirección por objetivos. Como uno de los objetivos prioritariosdelas empresas es alcanzar determinada rentabilidad, la eficiencia de la gestión, enrelación con las desviaciones hacia esa rentabilidad se puede controlar recurriendo alcontrol presupuestario.El Control Presupuestario consiste en confrontar periódicamente el presupuesto frente alos resultados reales del período, centro por centro, con el fin de poner en evidencia lasdesviaciones.Para poder realizar su misión comparativa analítica, el control presupuestario suponela distribución de ingresos y gastos por centros de costo, registrados por lacontabilidad general y la fijación de estándares.Los elementos del Control Presupuestario son:• Una presupuestación.• Una constatación de las realizaciones.• Un aviso de las desviaciones producidas.6. Control de Informática: Está orientado a lograr el uso de la tecnología y la informáticacomo herramienta de control; su objetivo será mantener controles automáticos efectivosy oportunos sobre las operaciones. Sus principales elementos son:• Definición clara y precisa delas transacciones que se han de sistematizar.• Fijación de diferentes niveles de acceso a la información.V. Que es un indicador para el control:
  16. 16. Es un indicio que se expresa numéricamente o en forma de concepto sobre el grado deeficiencia o eficacia delas operaciones de una organización, una dependencia o un centrode costos.El indicador compara cifras o datos. Con base en su interpretación se puede cualificaruna acción y orientar análisis más detallados hacia los aspectos en que se presumandesviaciones.El indicador facilita el control y autocontrol y, por consiguiente, la toma dedecisiones en la medida que sea posible relacionarlos con cantidades, calidad, costosy oportunidad.Para que un indicador sea de utilidad debe cumplir una serie de requisitosindispensables:• Tener relevancia.• Permitir la toma de decisiones y establecer prioridades en la resolución de problemas.• Estar formado por componentes independientes entre sí y fácilmente identificables; sedebe conocer en cada caso la contribución de cada uno al valor del indicador.• Ser sensible a las variaciones del fenómeno que se desea medir.• Ser elaborado mediante datos de fácil recolección.VI. Requisitos en cada proceso y en cada operación:1. Justificación: Que todo acto esté debidamente justificado.2. Autorización: que esté autorizado por un funcionario competente.3. Procedimiento: Que se sigan los procedimientos establecidos.4. Registro: Que se registre toda la información pertinente.5. Resultados: Que los actos produzcan resultados concretos.6. Seguridades: Que se disponga de medidas o mecanismos que permitan desarrollar elproceso o la operación en la forma prevista y alcanzar los resultados también previstos.VII. Principales enfoque de prevención:
  17. 17. 1. Ingeniería: Controla los aspectos físicos de la situación de riesgo, de tal manera queno pueda presentarse un suceso generador de pérdidas y si se presenta, que seaaminorado.2. Humano: Así como por causas físicas, muchas pérdidas también se producen poracciones debidas a fallas o hábitos humanos.3. Estadístico: Por medio del análisis de datos, se pueden tomar medidas preventivas enlos puntos que la experiencia nos indica que son vitales en la organización.4. Educativo: A todos los niveles la enseñanza es vital para asegurar que se ponganefectivamente en práctica las medidas de prevención que se han descubierto mediantelos otros enfoques.5. Coactivo: Según algunas autoridades, la identificación de las medidas preventivas y lacapacitación del personal para que las pongan en práctica no es suficiente. La naturalezadel hombre es de tal índole que, a menudo, sin la coacción de un patrono o del Estado,no ejercería las acciones pertinentes.VIII. Sistemas de prevención:Las organizaciones que son conscientes de sus costos comprenden que deben controlarlos generados por accidentes. Consideran la seguridad como una necesidad y como unrequisito previo.Entre los principales sistemas de prevención tenemos:• Identificación del peligro: es necesario identificar todos los riesgos y determinaraquellas áreas o actividades de una operación donde puedan producirse pérdidas.• Eliminación del peligro: Los productos tóxicos, inflamables o corrosivos puedensustituirse en ocasiones por otros más seguros.• Protección contra el peligro: Los riesgos que no se pueden eliminar se deben evitarmediante la protección.• Máxima pérdida que se puede producir: Supone la determinación de la pérdida máximaque se podría producir en caso de fallar absolutamente todo.• Retención de pérdidas: Teniendo en cuenta la cantidad que se podría perder en unacombinación de circunstancias desfavorables, es posible determinar qué parte de esapérdida estaría una compañía dispuesta a soportar.
  18. 18. • Seguros Obligatorios: Cuando los contratos de seguros cubren las consecuencias desucesos no deseados, decimos que cubren un riesgo.Evaluación del sistema de control internoI. Introducción:La segunda norma de auditoria relacionada con la ejecución del trabajo establece losiguiente: ”Debe hacerse un apropiado estudio y evaluación del control internoexistente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación dela naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria”.El estudio del SCI utilizado por la organización o área que se va a auditar se incluyecomo un imperativo que se refleja en las normas de auditoria y tiene por objeto evaluarla eficiencia del control interno.El procedimiento más usual para evaluar el SCI es utilizar el llamado cuestionario decontrol interno, que consiste en un conjunto de preguntas, clasificadas por áreas ydispuestas de tal manera que su respuesta negativa determine un puno débil en el sistemay, por tanto, un área que se ha de tener en cuenta en el alcance y extensión de losprocedimientos que se van a aplicar en la auditoria.II. Objetivos:1. Establecer la base para confiar en el SCI con el fin de determinar la naturaleza,extensión y oportunidad de las pruebas de auditoria que se deben aplicar en el examen.2. Obtener una base para formular sugerencias constructivas a las empresas con respectoal mejoramiento de su SCI.III. Diagnóstico:El diagnóstico del control interno sirve para resolver preguntas, tales como: ¿quéproblemas tenemos?, ¿cómo van las cosas?, ¿qué decisiones se van a tomar?, ¿qué éstapasando? El diagnóstico precisa cómo está el control en un momento determinado en unárea, un proceso o una operación.Se han definido seis elementos básicos que deben estar presentes en todas las áreas,procesos y operaciones para que exista un buen control. Éstos son:• Misión: debe estar definida, comprendida y aceptada por todas y cada una de laspersonas que conforman la organización, la cual tiene una misión y cada área tiene unaespecífica; ambas deben guiar la acción de todos los procesos establecidos.
  19. 19. • Sistemas de Planeación: Incluyen la formulación y desarrollo de planes y programas yel establecimiento de mecanismos de seguimiento y su evaluación.• Organización: comprende la existencia de una estructura con funciones,responsabilidades y autoridades definidas y delimitadas, la aplicación de normas yprocedimientos y la utilización de sistemas de coordinación de los diferentes niveles oáreas.• Recursos: entre los recursos se encuentran los recursos financieros y humanos ubicadosde manera adecuada, suficiente y oportuna, en cada área y en cada proceso.• Información: Comprende los mecanismos y formatos para el registro de información yrendición de informes, los sistemas de correspondencia, y los sistemas integrados deinformación.• Sistemas de Verificación: comprenden técnicas y mecanismos de inspección, revisión,seguimiento, auditoría, supervisión y comprobación.El propósito final del control es en esencia preservar la existencia de cualquierorganización y apoyar su desarrollo. Según este planteamiento es necesario considerarque cualquier organización se debe apoyar en instrumentos de control que le permitanminimizar los riesgos y cuando éstos se presenten pueda manejar los efectos queproducen.El diagnóstico del control interno es el resultado de la integración del diagnósticode cada uno de sus seis elementos básicos y el análisis de sus interrelaciones,confrontándolos con los criterios establecidos y los principios de controluniversalmente aceptados para determinar es estado en que se encuentra, las fortalezasque tiene y las debilidades que presenta. Los pasos generales para realizar undiagnóstico de control interno son:• Definir el alcance (dónde comienza y dónde termina).• Preparar papeles de trabajo (normas, documentos, matriz de análisis, hacerlevantamientos de la información).• Realizar los flujogramas de la información comparándolos con los principios y normasestablecidos.• Sintetizar las fortalezas y debilidades.• Recomendar mejoras del sistema de control.IV. Fuentes de información:
  20. 20. • Gráficas de organización (organigramas) que muestren líneas de autoridad y separaciónde responsabilidades.• Plan de cuentas que indiquen la finalidad y el uso de cada cuenta.• Manuales de procedimientos que describan el flujo de operaciones.• Manual de funciones que detalle las diferentes responsabilidades y actividades de losempleados.• Entrevistas con personal directivo y empleados clave.• Informes de auditoría externa, interna o revisión fiscal.• Registros contables, documentos, balances, informes estadísticos, conciliaciones, etc.• Observación personal.• Actas de Asamblea, junta directiva, comités, etc.• Estatutos.V. Importancia:La evaluación del control interno ayuda al auditor a determinar el alcance de losprocedimientos de auditoría, necesarios para desarrollar el examen previsto. Laevaluación adecuada de un SCI requiere conocimiento y comprensión de losprocedimientos y métodos prescritos y un grado razonable de seguridad de que estánllevando a cabo en la forma como se planearon. El grado de confianza que deposita elauditor en el SCI, le sirve para determinar la intensidad (el alcance), con que se aplicaránlos procedimientos.Javier Romero - javirm_tarrobayahoo.com.mx

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