SlideShare una empresa de Scribd logo
2.  tipos de archivos
INDICE
EL ARCHIVO DE LA EMPRESA
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

SISTEMAS
DE
ORDENACION
Y
CLASIFICACION DE DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
OBJETIVOS
Distinguir las funciones básicas de los
sistemas operativos en la gestión de
archivos y carpetas
Identificar
los
diferentes
sistemas
convencionales de archivo, ordenación y
clasificación
Describir las distintas técnicas
codificación en la organización
documentos

de
de
El archivo de la empresa
Las empresas publicas o privadas al
realizar transacciones originan registros en
forma de facturas, pedidos y solicitudes
diversas.
Muchos de estos documentos requieren ser
conservados
en
forma
ordenada, sistemática, de forma tal que
cuando haya necesidad de referirse a ellos
por cualquier circunstancia, pueden ser
localizados fácil y pronto
El archivo de la empresa
• El archivo en la empresa es un
instrumento importante, en él se recopila
en forma organizada los registros.
• ARCHIVAR, es la actividad que se realiza
con la finalidad de lograr rapidez y
eficacia en la localización de los
documentos
El archivo de la empresa
Debido a la diversidad de los
organismos de los cuales dependen
los archivos privados, estos pueden
clasificarse en:
Sociales
Gremiales
Notariales
Deportivos
Educacionales
Políticos
Particulares
Eclesiásticos
Etc.
El archivo de la empresa
Descripción:
El término archivo se usa para
designar a un conjunto ordenado de
documentos
También al local donde se conservan
los documentos elaborados y recibidos
por una entidad como consecuencia de
la realización de sus actividades
El archivo de la empresa
Descripción:
El archivo es una palabra polisémica
que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto
de
documentos
producidos
o
recibidos por una persona física o
jurídica en el ejercicio de sus
actividades
El archivo de la empresa
Descripción:
El archivo es una palabra polisémica
que se refiere a:
El lugar donde se custodia dicho
fondo
La institución o servicio responsable
de la custodia y tratamiento
archivístico del fondo
El archivo de la empresa
Descripción:
La Archivística es la ciencia que se
ocupa de las técnicas aplicadas a los
archivos
El archivo de la empresa
Finalidad:
Las funciones de los archivos son:
Recoger documentos
Conservar documentos
Servir documentos
El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de
registro:
 Organización y puesta en servicio de la
documentación administrativa durante
este periodo de máxima utilidad para la
gestión administrativa de la oficina y para
la toma de decisiones

Asegurar la transferencia periódica al
archivo de los documentos que ya no son
de uso corriente por las oficinas
El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de
registro:
 Aplicar los principios y técnicas modernas
de valoración para, transcurrido el tiempo,
seleccionar los documentos que por su valor
van a ser conservados de manera indefinida,
y destruir el resto
Clasificar los fondos y mantener ordenada la
documentación en sus diferentes etapas,
según los principios archivísticos
El archivo de la empresa
Tareas que
registro:

exigen

las

funciones

de

 Describir la documentación para facilitar el
acceso a la información mediante los
diferentes instrumentos de descripción
documental y valiéndose de las ventajas
ofrecidas por las nuevas tecnologías
Instalar adecuadamente los documentos
mediante locales y equipamiento que
garanticen su conservación integra en el
El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de
registro:
 Asegurar que estas y cuantas
funciones pueda desarrollar el
archivo
queden
firmemente
establecidas y garantizadas mediante
un reglamento de servicio.
El archivo de la empresa
La finalidad y las tareas están
destinadas al servicio de:
La Administración o persona
generadora del archivo, con objeto
de
proporcionarle
cuantos
documentos
y
datos
sean
necesarios para mayor rapidez y
eficacia de su gestión
El archivo de la empresa
La finalidad y las tareas están
destinadas al servicio de:
Los ciudadanos para ofrecerles
las informaciones que solicitan
relativas a ellos mismos u otras
La investigación y la difusión
cultural
El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la empresa:
A
medida
que
las
empresas
crecen, también aumenta la cantidad de
documentos que se reciben y emiten.
Este crecimiento es tan significativo que
no se pude ignorar la importancia de
conservar papeles que le permitan
desenvolverse
en
forma
mas
dinámica, útil y eficaz.
El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la empresa:
Se dice que las comunicaciones escritas
son el combustible que alimenta los
negocios.
La mayoría de los empleados utiliza a diario
la documentación archivada, al constituir un
auxiliar fundamental para sus labores, ya
que proporciona referencias precisas
sobre, hechos, proyectos, fechas, etc.
El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la
empresa:
Es importante para las actividades de
los empleados que puedan ser
encontrados o localizados con facilidad
y que vuelvan al mismo lugar para
realizar nuevas consultas
El archivo de la empresa
TIPOS
DE
ARCHIVOS
1.- Según la categoría jurídica del producto de
la documentación:
- Según se trate de entidades públicas o
privadas
o Archivos Públicos
o Archivos Privados

En el plano archivístico radica en el diferente
tratamiento que adquiere la tercera función de
los archivos: EL SERVICIO
El archivo de la empresa
TIPOS
DE
ARCHIVOS
2. Según las funciones desarrolladas por las
entidades público o privadas que generan los
fondos archivísticos.
Así como los organismos o entidades de los
que dependen , podemos esbozar la siguiente
clasificación.
El archivo de la empresa
TIPOS
DE
ARCHIVOS
En los archivos públicos hay que diferencias:

Estatales
Central)

(dependientes

de

la

Admón

Autonómicos (de las CCAA)
Locales (Admón.. Local, Ayuntamiento y
Diputaciones)

Judiciales (Admón. de Justicia)
El archivo de la empresa
TIPOS
DE
En los archivos privados
mencionar:

ARCHIVOS
se puden

Archivos Personales (generados por una
persona particular)

Archivos Nobiliarios (procedentes de una
casa señorial)
Eclesiásticos (Instituciones de la Iglesia)
De empresas o cias mercantiles, etc.
El archivo de la empresa
TIPOS
DE
ARCHIVOS
A su vez cada una de estas clases agrupa otra
serie de archivos bajo su misma denominación.
Dentro de los archivos del estado están los de
los Ministerios, los de las Cortes, Audiencias
Territoriales, Delegaciones de Hacienda
O también otros
Simancas, Indias

estrictamente

históricos:
El archivo de la empresa
TIPOS
DE
ARCHIVOS
Los eclesiásticos a su vez se diferencian:

Los catedralicios
Diocesanos

Parroquiales
Monacales
Etc.
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOS
3.- Si consideramos el valor predominante
de la documentación custodiada y la
finalidad de la misma, estaremos ante:
Archivos administrativos

Archivos históricos
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOS

En los primeros predomina el valor primario
y un uso de gestión o administrativo
Entre los segundos prevalece el valor
secundario de los documentos para un uso
cultural o de investigación.
El archivo de la empresa
TIPOS

DE

ARCHIVOS

En muchos casos , en instituciones de
gran tradición histórica, como pueden
ser los Ayuntamientos sus archivos
pueden contener simultáneamente los
dos tipos.
El archivo de la empresa
TIPOS
DE
ARCHIVOS
En muchos casos , en instituciones de
gran tradición histórica, como pueden
ser los Ayuntamientos sus archivos
pueden contener simultáneamente los
dos tipos.
El archivo de la empresa
TIPOS
DE
ARCHIVOS
4.- Según la edad de los documentos
conservados, se pueden diferenciar los
archivos de gestión, intermedios e históricos
5.- Atendiendo el ámbito territorial sobre el
que tiene jurisdicción el organismo productor
de la documentación, se pude considerar la
existencia
de
:
archivos
locales, provinciales, regionales y generales
El archivo de la empresa
TIPOS
DE
ARCHIVOS
6.- Considerando la clase de documentos:

Archivos textuales
Audiovisuales
Cartográficos
Informáticos
El archivo de la empresa
TIPOS
DE
ARCHIVOS
7.- Si por el contrario el elemento
característico es a materia especifica de un
conjunto de documentos, estamos hablando
de los archivos temáticos, cuya naturaleza
artificiosa,
mas
propia
de
las
colecciones, no responde estrictamente al
concepto de archivo
El archivo de la empresa
TIPOS
DE
ARCHIVOS
8.- Según la posibilidad o no de recibir
transferencias
documentales,
en
función de la permanencia o extinción
del
organismo
o
entidad
productora,
puede
hablarse
de
archivos abiertos o cerrados
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el
archivo
Un sistema de archivo está formado
por todos los elementos y
materiales
necesarios
para
conservar, retirar y usar la
información que se necesite
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo

Carpetas:
Se trata de cartulinas dobladas en dos, con
pestaña en la hoja de atrás.
En la pestaña se escribe el rótulo , que indica el
contenido de la carpeta.

Empleadas
para
colocar
documentos
relacionados con una persona, firma o
institución o referidas a un mismo asunto
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo

Carpetas:
Por lo general se utilizan dos tipos:

Individuales
Misceláneas
Se decide el tipo a usar, en función del volumen
de correspondencia que se recibe, que puede
ser de 6 a 12 meses
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo

Carpetas individuales
Se asignan a corresponsales activos o
personas con las que se mantiene
comunicación constante y se hace
necesario referirse frecuentemente.

Se ordena alfabéticamente detrás de
cada guía primaria.
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo

Carpetas individuales
Dentro de los papeles se ordenan
cronológicamente hacia arriba, por
orden de fecha, la más reciente al
frente.
Para abrir carpeta individual, el corresponsal
debe tener por lo menos cinco documentos
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo
Carpetas misceláneas
Usadas para archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es frecuente la
comunicación.
Contiene papeles de varios corresponsales
puesto
que
es
donde
se
coloca
la
correspondencia inactiva, hasta considerarla de
importancia para abrirle carpeta individual.
Es el hogar “temporal” de toda correspondencia.
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo

Guías:
Tarjetas indicadoras hechas de cartón
fuerte y resistente, provistas de una
pestaña en la parte superior donde
aparece el titulo, nombre o asunto.

Se usan para dividir las gavetas en
secciones e indicar donde deben
archivarse o localizarse los documentos
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo

Rótulo:
Titulo que aparece impreso en la
pestaña superior de la guía.
Identifica cada guía, describiendo
lo que aparece o debe archivarse
detrás de ella.
Funcionamiento del archivo
Al organizar las diferentes fases de un
archivo, se clasifica, se ordena, se describe y
se
instala,
de
esta
manera
queda
identificado, señalado y reconocido en su
totalidad y en todas sus partes

En el tratamiento de un archivo, entre la
primera fase y la ultima fase aparece, su
valoración desde el punto de vista
legal, jurídico o informativo, tanto para su
conservación como para su eliminación, tanto
Funcionamiento del archivo
Las diferentes fases de que se compone el
tratamiento de un archivo documental son los
siguientes:
- Identificación:
- Valoración
- Descripción
- Difusión
Funcionamiento del archivo
-Identificación:
Esta fase tiene por objeto la investigación y
sistematización de las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un
fondo.
Con material recogido en esta fase se elaboran los
cuadros de clasificación, instrumento de consulta
que refleja la organización del fondo documental y
aporta los datos esenciales de su estructura en el
archivo de gestión.
Funcionamiento del archivo
-Valoración:

Consiste en determinar y analizar los
valores primarios y secundarios de los
documentos, estableciendo plazos de
transferencia, acceso y conservación o
eliminación.
Funcionamiento del archivo
-Descripción:

La misión de esta fase es la elaboración
de instrumentos de información, con
objeto de facilitar el conocimiento y
consulta de los fondos
Funcionamiento del archivo
-Difusión:

Su objetivo principal consiste en promover y
generalizar la utilización de fondos
documentales.
Así, le corresponde, mediante diferentes
actividades, hacer participe a la compañía
de la importancia que tienen los archivos,
tanto como fuente de información como de
testimonio de nuestra historia
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
Ten presentes una serie de elementos
para mantener en optimas condiciones
el archivo:
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo

Hay documentación que solo usaremos
nosotros, pero la mayor parte de la
documentación debe tener un control
cuando
un
grupo
de
personas
(autorizadas)
tienen
acceso
a
ella, estableciendo un protocolo de
acceso.
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
Lo ideal es disponer de una ficha de
solicitud de la documentación, de
esa forma, tendremos controlado
que
se
extrae,
quien
lo
extrae, cuando lo extrae y cuando lo
deberá reponer.
El archivo de la empresa
FICHA DE SOLICITUD DE DOCUMENTACION
NUMERO DE REGISTRO:…………………………………………………….
Nombre:………………………………………………………………….………..
Apellidos:……………………………………………………………….…………
Departamento:………………………………………………………….………
…
SOLICITA EL DOCUMENTO:…………………………………………..…….
………………………………………………………….………….REF:………...

Fecha de Préstamo:………………………..
Fecha de Devolución………………………
FIRMA DEL INTERESADO
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo

2. Toda la documentación deberá estar
guardada correctamente, evitando aquellos
elementos que puedan deteriorarla tales
como la luz, el polvo, la humedad, etc.
Si la documentación está guardada en
dispositivos digitales se deberán tener
siempre copias de seguridad (backup) para
paliar posibles perdidas
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
3. La Ley Orgánica de Protección de Datos
(LOPD) nos ofrece la normativa en materia
de protección de datos que debe reunir
documentación que maneja la empresa, por
ello, habrá que establecer las medidas de
seguridad necesaria para preservar la
misma, tanto del deterioro que pueda
producirse como de que pueda caer en
manos ajenas
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo

Hoy en día existen empresas que ofrecen
servicios de gestión documental y almacenaje
por este motivo, muchas empresas encargan
este tipo de servicios a otras, ahorrando
espacio y recursos técnicos y humanos en el
mantenimiento de archivo
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
Cuando una oficina recibe o crea un
documento se deben seguir los siguientes
pasos:
1.- Identificar a qué clase de documento
pertenece.

Puede ser que el documento ya exista o que
no sea necesario crearlo
El archivo de la empresa

Proceso de archivo de un documento

2.- Identificar a que serie documental
pertenece el documento.
Esta operación
clasificación

va

a

facilitar

la
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
3.- Buscar la clase, subclase y división del
cuadro de clasificación a la que pertenece
el documento
Se debe proceder desde los niveles mas
generales a los mas concretos del cuadro
de clasificación.
El archivo de la empresa
Proceso
de
documento

archivo

de

un

Siempre
que
el
volumen
de
documentación no sea muy grande, es
aconsejable clasificar la documentación
bajo conceptos mas generales y no
abrir nuevos niveles de clasificación si
los que hay son suficientes.
El archivo de la empresa
Proceso de
documento

archivo

de

un

4.- Aplicación subdivisiones si fuera
necesario definir mas el contenido
5.- Anotar la clasificación (a lápiz) en
el ángulo superior derecho del
documento.
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
La notación se forma por el código y el
titulo.
Estos elementos permiten situar el
documento en el nivel concreto del
cuadro de clasificación que le
corresponde y permite archivarlos y
recuperarlos ordenadamente
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
6. Clasificar el documento aplicándole el
código y el titulo de clasificación.
Estos se anotan en la carpeta del
documento, junto con otros que sirven para
describir el expediente.
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
En general, coincide con el de los
documentos que contiene, si bien, algunas
veces, para facilitar la agrupación de
documentos dentro de un expediente, los
documentos
pueden
clasificarse
con
subdivisiones o títulos de clasificación de
niveles mas bajos que los del expediente del
que forman parte.
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos

Un archivo para una empresa es imprescindible
por dos razones:
- Por imperativo legal: Art. 30 Código de
Comercio obliga a conservar durante seis años
libros y documentación que generen derechos y
obligaciones de la empresa en relación con
otras personas y persiste la obligación aunque
cese la actividad empresarial
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación
de documentos
- Por interés propio: la información es la
base y fundamento de muchas de las
decisiones que se toman en la
empresa
y
está,
muchas
veces, contenida en los documentos.
El archivo de la empresa
Normas que
documentos

regulan

la

conservación

de

Las funciones de archivo son:
Guardar, conservar y custodiar la información
Facilitar rápida y cómodamente la documentación
Constituir un centro activo de información
Cumplir con las disposiciones legales
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Las normas que regulan la conservación de
documentos, libros oficiales
- Libros obligatorios:

Reflejan de forma ordenada los aspectos
contables de la actividad empresarial: Libros
de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario
y libro de actas
El archivo de la empresa

Normas que regulan la conservación
de documentos
Las
normas que regulan la
conservación de documentos, libros
oficiales

- Libros auxiliares:
El archivo de la empresa
Facilitan el almacenamiento de la
información: libro de clientes, libro de
caja, libro Mayor (recoge las operaciones
contables agrupadas por los códigos de las
cuentas correspondientes).
No son obligatorios, pero al ser auxiliares
suelen guardarse juntos durante el mismo
tiempo
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Las normas que regulan la conservación de
documentos, libros oficiales
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas operaciones
reflejadas en una serie de documentos.
El archivo de la empresa

Se pueden llevar tantos como se
deseen;
obligatoriamente
se
dispondrán de: el libro de facturas
emitidas, el de facturas recibidas, el de
bienes de inversión
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Mercantil:
- Conservarse durante seis años: las facturas:
debe conservarse una copia de las facturas
emitidas, y de las recibidas el documento
original.
- Se incluye la documentación relacionada con
los impuestos de cada actividad empresarial
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Mercantil:
- Documentación de carácter interno: No afectos por
la obligatoriedad, se conservan el tiempo que
considere oportuno y después destruye.
- Documentos
especiales:
Escrituras
propiedad, estatutos fundacionales, certificados de
inscripciones oficiales, Se conservan de manera
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos

Documentación Socio-Laboral
- Se conservan durante seis años: libros de
registro relacionados con los trabajadores
como el libro de Visitas
- Se conservan durante cinco años: Contratos
de trabajo, justificantes de pago de salarios y
liquidación de seguros sociales
El archivo de la empresa
Destrucción de los documentos
Dado el elevado numero de documentos
que se generan en una empresa, será
necesario
destruir
todos
aquellos
documentos que no aportan valor, ya que
almacenamiento implicaría un coste
adicional.
El archivo de la empresa
Destrucción de los documentos
La destrucción de documentos se
realizará
mediante
máquinas
especiales,
de
esta
forma, garantizaremos que aquellos
documentos que contienen información
confidencial no puedan caer en manos
ajenas, además, así se respeta la Ley
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
Desde tiempo inmemorable el hombre ha
resguardado y protegido con celo sus
conocimientos debido a la ventaja y
poder que este le producía sobre otros
hombre o sociedades.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
En
la
antigüedad
surgen
las
bibliotecas, lugares donde se podía
resguardar
la
información
para
transmitirla y para evitar que otros la
obtuvieran, dando así algunas de las
primeras muestras de protección de la
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información

Durante la segunda guerra mundial
crean la mayoría de los servicios
inteligencia del mundo con el fin
obtener
información
valiosa
influyente, creándose grandes redes
espionaje.

se
de
de
e
de

Como forma de protección surge el
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
Con el incremento del alcance de la
tecnología, el cuidado de la información
se ha vuelto crucial para los hombres, las
organizaciones y las sociedades.
El archivo de la empresa
Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

La seguridad de la información es toda medida
preventiva y reactiva del hombre, de las
organizaciones y de los sistemas tecnológicos
que permitan resguardar y proteger la
información
buscando
mantener
la
confidencialidad, la disponibilidad e integridad
de la misma
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
El concepto de seguridad de la
información no debe ser confundido con
el de seguridad informática, ya que este
ultimo solo se encarga de la seguridad en
el medio informático, pudiendo encontrar
información en diferentes medios o
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
Con el incremento del alcance de la
tecnología, el cuidado de la información
se ha vuelto crucial para los hombres, las
organizaciones y las sociedades.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
La seguridad de la información es toda
medida preventiva y reactiva del
hombre, de las organizaciones y de los
sistemas tecnológicos que permitan
resguardar y proteger la información
buscando
mantener
la
confidencialidad, la disponibilidad e
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
En la seguridad de la información es importante
señalar que su manejo está basado en la tecnología
y debemos de saber que puede ser confidencial: la
información está centralizada y puede tener un alto
valor.
Puede
ser
divulgada,
borrada, saboteada.

mal

utilizada,

Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo.

ser
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
La seguridad de la información es toda
medida preventiva y reactiva del
hombre, de las organizaciones y de los
sistemas tecnológicos que permitan
resguardar y proteger la información
buscando
mantener
la
confidencialidad, la disponibilidad e
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
La información es poder, y según las posibilidades
estratégicas que ofrece tener acceso a cierta
información, esta se clasifica como:

- Critica: indispensable para la operación de la
empresa
- Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso
- Sensible: Debe de ser conocida por las personas
autorizadas
El archivo de la empresa
Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

- Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades,
amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso
y producir numerosas pérdidas para las
empresas. Los riesgos mas perjudiciales son a
las
tecnologías
de
información
y
comunicaciones.
- Seguridad: Es una forma de protección
El archivo de la empresa
Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

La seguridad de la información comprende
diversos
aspectos
entre
ellos
la
disponibilidad, comunicación, identificación de
problemas,
análisis
de
riesgos,
la
integridad, confidencialidad, recuperación de
los riesgos.
El archivo de la empresa
Normas que
documentos

regulan

la

conservación

de

Las
normas que regulan la conservación de
documentos, libros oficiales
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas
en una serie de documentos.
Se pueden llevar tantos como se deseen;
obligatoriamente se dispondrán de: el libro de
facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de
El archivo de la empresa
Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

- Integridad: Es la propiedad que busca
mantener los datos libres de modificaciones
no autorizadas. A groso modo, es el
mantener con exactitud la información tal
como fue generada, sin ser manipulada o
alterada por personas o procesos no
autorizados.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
- Disponibilidad: Es la característica, cualidad o
condición de la información de encontrarse a
disposición de quienes deben acceder a ella, ya
sean personas, procesos o aplicaciones.
- A groso modo, es el acceso a la información y a los
sistemas por personas autorizadas en el momento
que lo requieran
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
- Autenticación o autentificación: Es la propiedad que
permite identificar el generador de la información.
Por ejemplo al recibir un mensaje de alguien, estar
seguro que es de ese alguien el que lo ha enviado, y
no una tercera persona haciéndose pasar por la otra.
En un sistema informático se suele conseguir este
factor con el uso de cuentas de usuario y
contraseñas de acceso
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Los archivos de oficina o de gestión están
formados por los documentos producidos y
recibidos por la oficina en el desarrollo de
las funciones y actividades que tenga
encomendadas, y conservadas como
instrumento
para
la
toma
de
decisiones, tramitación de asuntos y
defensa de derechos.
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Centralizado:
archivos:

Clases de

Archivo localizado en un solo departamento.
Beneficios:

Economía de espacio, equipamiento y personal.
Información accesible a todo el personal.
Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo
en su utilización
La

centralización

se

puede

realizar

solo

a
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:

Descentralizado o departamental
Cada departamento tiene su propio archivo
Permite mantener la confidencialidad de los
documentos (no permitiendo el acceso a otros
departamentos) así como acceso rápido a los
documentos de uso inmediato

Todo el personal del departamento tiene acceso al
archivo, aunque debe existir una persona con
responsabilidad directa sobre el archivo
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:

Mixto
Es
una
mezcla
entre:
- Descentralizados los archivos activos y semi-activos
- Centralizados los archivos inactivos y/o históricos
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:

Activo
Es el archivo que contiene toda la
documentación actual que se usa de manera
frecuente, que debe ser accesible a la persona
y, situada en proximidad al puerto de
trabajo, en una área delimitada por la ley de
economía de los movimientos
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:

Semiactivo
Contiene la documentación no activa utilizada de manera
ocasional, accesible y cerca del archivo activo

La documentación archivada contiene acciones y
estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta
y puede ser considerada como rutinaria (está en espera
de ser pasada al archivo cronológico o técnico que
necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de
referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo
inactivo debido al interés que representa para el trabajo
cotidiano
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:

Inactivo o pasivo
Contiene la documentación referida a acciones
pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa
sino un interés jurídico o histórico

Esta
documentación
está
guardada
locales/departamentos
alejados
del
puesto
trabajo, especialmente adaptados para este fin.

en
de

La documentación, en espera de su destrucción, se
conserva, por una parte, de acuerdo con los textos
legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de
la empresa para aquellos documentos que escapan al
control del Estado.
Una vez elaborado el cuadro de
clasificación con sus series o tipos
documentales, se debe definir el sistema
de ordenación mas adecuado para cada
serie, a partir de las características que la
definen.
La ordenación va a indicar que lugar
exacto
ocupa
un
expediente
o
documento concreto dentro de la serie a
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Los diferentes tipos de ordenación
permiten seleccionar un criterio por el
cual los expedientes o documentos
serán situados de manera correlativa:
según la fecha, el nombre, el código, la
división territorial o geográfica o
temática
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
El hecho de clasificar y organizar los
documentos surge por la necesidad de
localizar los documentos que en ella existen.
En el mundo empresarial el tratamiento de la
información es fundamental
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
Todos tenemos claro que en la empresa
existe un continuo ir y venir de
documentación, es tarea del empresario, o
en su caso la persona en que delegue, tener
toda la documentación localizada
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Diferencias entre clasificación y
ordenación
- Clasificación:
Técnica para identificar y la reagrupación
sistemática de los datos y de las
informaciones
similares,
según
características comunes que pueden ser
después diferenciadas.
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Diferencias
ordenación

entre

clasificación

y

- Ordenación o codificación:
Consiste en asignar números, letras u otros
símbolos de sus atributos. La palabra clave
se llama ORDENATRIZ
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Clasificación alfabética
Los documentos son organizados siguiendo
el orden alfabético de alguno de sus
atributos. La palabra clave se llama
“ordenatriz”
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Ventajas

Desventajas

- Sencillo de
- Hay que
usar
determinar la
- Permite
palabra
ampliación;
ordenatriz
puede incluir
- Si se extrae un
nuevos
expediente del
expedientes sin archivo, debe
necesidad de
dejarse una señal
mover el resto
para que se sepa
que falta

Usos

- Expedientes
de: clientes,
proveedores,
empleados,
etc.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Normas de clasificación alfabetica
Nombres de personas

Nombre de empresas

- Personas individuales: La - Se considera palabra
palabra ordenatriz es el
ordenatriz el primer
primer apellido. Si es
sustantivo con significado
igual se ordena por el
distintivo.
segundo.
- No se tienen en cuenta
- Apellidos compuestos: Se palabras genéricas como
consideran como unidos
Sociedad, Compañía,
- Las partículas de, el, la y
Bar, Cafetería, etc.
en apellidos no se tienen - Los organismos oficiales
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Clasificación numérica

Se asignan números consecutivos a los
documentos o expedientes que van a
archivarse.
Estos números pueden asignarse según su
orden de emisión o su orden de llegada o
envío.
El sistema requiere la utilización de índices o
fichas auxiliares que relaciones números con
expedientes a ordenar
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación numérica
Ventajas

Desventajas

- Facilidad para - Si se desconoce
encontrar
el numero no
- Permite la
podrá
ampliación con
encontrarse.
nuevo números - Al ser números
- Si falta un doc,
correlativos, no
se detecta al
pueden
ser correlativos
intercalarse
nuevos docs
ente los

Usos

- Clasificación
de: pedidos,
albaranes,
facturas,
cheques,
correspondenci
a con clientes…
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixto
Combina las clasificaciones alfabética y
numérica , asignando números y letras a
cada elemento de la ordenación.
El sistema de ordenación dependerá de la
composición del código; si van en primer
lugar
los
números
y
luego
las
letras,
alfabéticamente
y
luego
numéricamente
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixto
Ventajas

Desventajas

Usos

- Los
- Es difícil
- Matriculas de
documentos se
clasificar un
vehículos
localizan
documento
- Matriculas de
rápidamente
cuando se
alumnos
- Pueden
refiere a varios - Partes de
articularse
asuntos
trabajo
nuevos asuntos - Es complicado
tratar con un
código de letras
y números
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación cronológica
Se basa en un elemento presente en cualquier
documento su fecha, y se concreta en la
secuencia año, mes, día.
Comenzando por el año mas remoto, los
documentos se suceden hasta la fecha mas
reciente, dentro de cada año por meses y dentro
de estos por días.
Los libros de contabilidad o los libros de actas de
una empresa son ejemplo de documentos que se
deben ordenar cronológicamente por periodos
anuales
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Los documentos se clasifican atendiendo
a una zona geográfica relacionada con
los mismos.
El orden geográfico puede ser por países
, comunidades autónomas, provincias o
municipios y, dentro de estos, por temas
o nombres, utilizando otra clasificación
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Ventajas

- Fácil utilización
- Se pueden
introducir
subdivisiones
- Se combina de
manera sencilla
con otras
clasificaciones

Desventajas

Usos

- Requiere un
- Bancos en
conocimiento de los
sus diferentes
pueblos, ciudades,
sucursales
provincias, CCAA,
- Empresas con
países
sucursales en
- Si se extrae un
diferentes
expediente del archivo,
provincias
debe dejarse una
señal para que se
sepa que falta
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
En este tipo de clasificación, los documentos
se
agrupan
basándose
en
unos
determinados asuntos que los caracterizan y
son comunes a un grupo de ellos.
Estas características se pueden ordenar
siguiendo dos criterios:
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias

-Orden alfabético general de materias:
Agrupando
las
materias
según
las
categorías lógicas, en las que una materia
engloba a la inmediata inferior y a su vez
esta queda englobada en otra superior; es
decir, se forman clases y subclases.
Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo
los criterios numérico y alfanumérico
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias

-Orden numérico:
Permite clasificar documentos asignando a
estos un numero correlativo de “n”
cifras, para ello, cada documento deberá
llevar una ficha informativa donde se refleje
el contenido del expediente.

Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u
otros elementos que faciliten la clasificación
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación
materias

por

-Orden numérico:
Ventajas

Desventajas

- La elección correcta de las
- Permite archivar de
materias que van a definir
forma ilimitada, al
los documentos. Se
disponer de infinitos
requiere disponer y
números
consultar de un índice
- Sencillez de manejo
auxiliar que nos informe lo
- Permite introducir nuevos
que corresponde a cada
asuntos

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

Unidades de Información
Unidades de InformaciónUnidades de Información
Unidades de Información
vivianarivero
 
El archivo y la gestión de documentos
El archivo y la gestión de documentosEl archivo y la gestión de documentos
El archivo y la gestión de documentos
1fernand
 
Diapositivas archivistica
Diapositivas archivisticaDiapositivas archivistica
Diapositivas archivistica
dianhy
 
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Pancho Opcionweb
 
Importancia de las transferencias documentales
Importancia de las transferencias documentalesImportancia de las transferencias documentales
Importancia de las transferencias documentales
Cwinfos
 
Descripción archivística
Descripción archivísticaDescripción archivística
Descripción archivística
Paola Andrea Ramirez
 
Sistema de archivo
Sistema de archivoSistema de archivo
Sistema de archivo
Paola Andrea Ramirez
 
Objetivos del archivo
Objetivos del archivoObjetivos del archivo
Objetivos del archivo
Andres Luxurian Zeyseco
 
Unidad 6 archivo
Unidad 6   archivoUnidad 6   archivo
Unidad 6 archivo
Richard Suarez
 
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...
Jose Luis Muñoz
 
Breve historia de los archivos.
Breve historia de los archivos.Breve historia de los archivos.
Breve historia de los archivos.
EldiariodeMarkaTV
 
REGISTRO Y ARCHIVO
REGISTRO Y ARCHIVOREGISTRO Y ARCHIVO
REGISTRO Y ARCHIVO
bachillerato2014
 
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBATALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
Gabriel Lond
 
Ciclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosCiclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentos
LUISAMARTINEZ0614
 
Gestion de Documentos
Gestion de DocumentosGestion de Documentos
Gestion de Documentos
Anais Silva Alvarado
 
Unidades de conservacion del archivo
Unidades de conservacion del archivoUnidades de conservacion del archivo
Unidades de conservacion del archivo
mariaceneth
 
Preservacion y conservacion de los documentos digitales.
Preservacion y conservacion de los documentos digitales.Preservacion y conservacion de los documentos digitales.
Preservacion y conservacion de los documentos digitales.
TATIANA ROJAS
 
Taller de gestion documental 3 unidad
Taller de gestion documental 3 unidadTaller de gestion documental 3 unidad
Taller de gestion documental 3 unidad
Ildefonso Burbano Fajardo
 
Unidad 6 Archivo
Unidad 6 Archivo  Unidad 6 Archivo
Unidad 6 Archivo
ANEP - DETP
 
1. organizacion archivos de gestion (word)
1. organizacion archivos de gestion (word)1. organizacion archivos de gestion (word)
1. organizacion archivos de gestion (word)
Institución Univeristaria de Envigado - SGI
 

La actualidad más candente (20)

Unidades de Información
Unidades de InformaciónUnidades de Información
Unidades de Información
 
El archivo y la gestión de documentos
El archivo y la gestión de documentosEl archivo y la gestión de documentos
El archivo y la gestión de documentos
 
Diapositivas archivistica
Diapositivas archivisticaDiapositivas archivistica
Diapositivas archivistica
 
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
 
Importancia de las transferencias documentales
Importancia de las transferencias documentalesImportancia de las transferencias documentales
Importancia de las transferencias documentales
 
Descripción archivística
Descripción archivísticaDescripción archivística
Descripción archivística
 
Sistema de archivo
Sistema de archivoSistema de archivo
Sistema de archivo
 
Objetivos del archivo
Objetivos del archivoObjetivos del archivo
Objetivos del archivo
 
Unidad 6 archivo
Unidad 6   archivoUnidad 6   archivo
Unidad 6 archivo
 
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...
 
Breve historia de los archivos.
Breve historia de los archivos.Breve historia de los archivos.
Breve historia de los archivos.
 
REGISTRO Y ARCHIVO
REGISTRO Y ARCHIVOREGISTRO Y ARCHIVO
REGISTRO Y ARCHIVO
 
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBATALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
 
Ciclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosCiclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentos
 
Gestion de Documentos
Gestion de DocumentosGestion de Documentos
Gestion de Documentos
 
Unidades de conservacion del archivo
Unidades de conservacion del archivoUnidades de conservacion del archivo
Unidades de conservacion del archivo
 
Preservacion y conservacion de los documentos digitales.
Preservacion y conservacion de los documentos digitales.Preservacion y conservacion de los documentos digitales.
Preservacion y conservacion de los documentos digitales.
 
Taller de gestion documental 3 unidad
Taller de gestion documental 3 unidadTaller de gestion documental 3 unidad
Taller de gestion documental 3 unidad
 
Unidad 6 Archivo
Unidad 6 Archivo  Unidad 6 Archivo
Unidad 6 Archivo
 
1. organizacion archivos de gestion (word)
1. organizacion archivos de gestion (word)1. organizacion archivos de gestion (word)
1. organizacion archivos de gestion (word)
 

Destacado

Que son Técnicas de oficina
 Que son Técnicas de oficina  Que son Técnicas de oficina
Que son Técnicas de oficina
Swaggy4
 
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN_Curso web 2.0
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN_Curso web 2.0ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN_Curso web 2.0
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN_Curso web 2.0
palmaalmagro
 
Nociones básicas de oficina
Nociones básicas de oficinaNociones básicas de oficina
Nociones básicas de oficina
marinamambel
 
El archivo de oficina en la empresa
El archivo de oficina en la empresaEl archivo de oficina en la empresa
El archivo de oficina en la empresa
Balbino Rodriguez
 
La Empresa. Nociones Básicas de Oficina
La Empresa.  Nociones Básicas de OficinaLa Empresa.  Nociones Básicas de Oficina
La Empresa. Nociones Básicas de Oficina
13189116
 
Tecnicas de archivo
Tecnicas de archivoTecnicas de archivo
Tecnicas de archivo
Alberto Cardona Lopez
 
Concepto, Clasificación y Funciones de la Empresa
Concepto, Clasificación y Funciones de la EmpresaConcepto, Clasificación y Funciones de la Empresa
Concepto, Clasificación y Funciones de la Empresa
Bryan Oconner Ortiz Tapia
 
Oficina moderna
Oficina modernaOficina moderna
Oficina moderna
Francini Cervantes
 
Equipos de oficina y elementos de oficina
Equipos de oficina y elementos de oficina Equipos de oficina y elementos de oficina
Equipos de oficina y elementos de oficina
Alexandra Marin
 
Concepto y Clases de oficina
Concepto y Clases de oficinaConcepto y Clases de oficina
Concepto y Clases de oficina
Orlando Baltazar
 
Mobiliarios y equipos de la oficina moderna
Mobiliarios y equipos de la oficina modernaMobiliarios y equipos de la oficina moderna
Mobiliarios y equipos de la oficina moderna
albaaltuve
 
La Organizacion En Las Empresas
La Organizacion En Las EmpresasLa Organizacion En Las Empresas
La Organizacion En Las Empresas
suxanna
 

Destacado (12)

Que son Técnicas de oficina
 Que son Técnicas de oficina  Que son Técnicas de oficina
Que son Técnicas de oficina
 
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN_Curso web 2.0
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN_Curso web 2.0ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN_Curso web 2.0
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN_Curso web 2.0
 
Nociones básicas de oficina
Nociones básicas de oficinaNociones básicas de oficina
Nociones básicas de oficina
 
El archivo de oficina en la empresa
El archivo de oficina en la empresaEl archivo de oficina en la empresa
El archivo de oficina en la empresa
 
La Empresa. Nociones Básicas de Oficina
La Empresa.  Nociones Básicas de OficinaLa Empresa.  Nociones Básicas de Oficina
La Empresa. Nociones Básicas de Oficina
 
Tecnicas de archivo
Tecnicas de archivoTecnicas de archivo
Tecnicas de archivo
 
Concepto, Clasificación y Funciones de la Empresa
Concepto, Clasificación y Funciones de la EmpresaConcepto, Clasificación y Funciones de la Empresa
Concepto, Clasificación y Funciones de la Empresa
 
Oficina moderna
Oficina modernaOficina moderna
Oficina moderna
 
Equipos de oficina y elementos de oficina
Equipos de oficina y elementos de oficina Equipos de oficina y elementos de oficina
Equipos de oficina y elementos de oficina
 
Concepto y Clases de oficina
Concepto y Clases de oficinaConcepto y Clases de oficina
Concepto y Clases de oficina
 
Mobiliarios y equipos de la oficina moderna
Mobiliarios y equipos de la oficina modernaMobiliarios y equipos de la oficina moderna
Mobiliarios y equipos de la oficina moderna
 
La Organizacion En Las Empresas
La Organizacion En Las EmpresasLa Organizacion En Las Empresas
La Organizacion En Las Empresas
 

Similar a 2. tipos de archivos

1. el archivo de empresa
1.  el archivo de empresa1.  el archivo de empresa
1. el archivo de empresa
Balbino Rodriguez
 
3. equipos y materiales para el archivo
3.  equipos y materiales para el archivo3.  equipos y materiales para el archivo
3. equipos y materiales para el archivo
Balbino Rodriguez
 
Técnicas de Archivo 2011
Técnicas de Archivo 2011Técnicas de Archivo 2011
Técnicas de Archivo 2011
Instituto Juan Bosco de Huánuco
 
Formación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vitalFormación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vital
lidianohemy
 
Organizacion de archivos
Organizacion de archivosOrganizacion de archivos
Organizacion de archivos
PATRICIA ROCHA SIERRA
 
organizaciondearchivos-210505173658 (2).pdf
organizaciondearchivos-210505173658 (2).pdforganizaciondearchivos-210505173658 (2).pdf
organizaciondearchivos-210505173658 (2).pdf
ArelisRamirez6
 
Trabajo de gestión documental.1
Trabajo de gestión documental.1Trabajo de gestión documental.1
Trabajo de gestión documental.1
Yarlenis Cisneros
 
¿Qué se conoce como archivo, en la gestión documental
¿Qué se conoce como archivo, en la gestión documental ¿Qué se conoce como archivo, en la gestión documental
¿Qué se conoce como archivo, en la gestión documental
DavidBriceo19
 
Trabajo de programa de gestión documental.3
Trabajo de programa de  gestión documental.3Trabajo de programa de  gestión documental.3
Trabajo de programa de gestión documental.3
Yarlenis Cisneros
 
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...
Alex Lolol
 
SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.docx
SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.docxSISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.docx
SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.docx
ArelisRamirez6
 
GESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTALGESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL
31405797
 
Como llevar el archivo en una empresa
Como llevar el archivo en una empresaComo llevar el archivo en una empresa
Como llevar el archivo en una empresa
Yajaira Contreras
 
4. funcionamiento de un archivo
4.  funcionamiento de un archivo4.  funcionamiento de un archivo
4. funcionamiento de un archivo
Balbino Rodriguez
 
El arte de_archivar__tecnicas_conceptos_y_procedimientos
El arte de_archivar__tecnicas_conceptos_y_procedimientosEl arte de_archivar__tecnicas_conceptos_y_procedimientos
El arte de_archivar__tecnicas_conceptos_y_procedimientos
Luciernagasutp2011
 
Importancia de los archivos.docx
Importancia de los archivos.docxImportancia de los archivos.docx
Importancia de los archivos.docx
isabelatorres29
 
Fundamentos Archivisticos Admon Dctos
Fundamentos Archivisticos Admon DctosFundamentos Archivisticos Admon Dctos
Fundamentos Archivisticos Admon Dctos
iejcg
 
Actividad no 02 Organización documental SENA
Actividad no 02 Organización documental SENAActividad no 02 Organización documental SENA
Actividad no 02 Organización documental SENA
María Fernanda Rodriguez
 
Unidad de trabajo 2. el archivo
Unidad de trabajo 2.  el archivoUnidad de trabajo 2.  el archivo
Unidad de trabajo 2. el archivo
pilarserrano67
 
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentosFormación de los archivos según el ciclo vital de los documentos
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos
Driosfon
 

Similar a 2. tipos de archivos (20)

1. el archivo de empresa
1.  el archivo de empresa1.  el archivo de empresa
1. el archivo de empresa
 
3. equipos y materiales para el archivo
3.  equipos y materiales para el archivo3.  equipos y materiales para el archivo
3. equipos y materiales para el archivo
 
Técnicas de Archivo 2011
Técnicas de Archivo 2011Técnicas de Archivo 2011
Técnicas de Archivo 2011
 
Formación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vitalFormación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vital
 
Organizacion de archivos
Organizacion de archivosOrganizacion de archivos
Organizacion de archivos
 
organizaciondearchivos-210505173658 (2).pdf
organizaciondearchivos-210505173658 (2).pdforganizaciondearchivos-210505173658 (2).pdf
organizaciondearchivos-210505173658 (2).pdf
 
Trabajo de gestión documental.1
Trabajo de gestión documental.1Trabajo de gestión documental.1
Trabajo de gestión documental.1
 
¿Qué se conoce como archivo, en la gestión documental
¿Qué se conoce como archivo, en la gestión documental ¿Qué se conoce como archivo, en la gestión documental
¿Qué se conoce como archivo, en la gestión documental
 
Trabajo de programa de gestión documental.3
Trabajo de programa de  gestión documental.3Trabajo de programa de  gestión documental.3
Trabajo de programa de gestión documental.3
 
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...
 
SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.docx
SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.docxSISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.docx
SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.docx
 
GESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTALGESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL
 
Como llevar el archivo en una empresa
Como llevar el archivo en una empresaComo llevar el archivo en una empresa
Como llevar el archivo en una empresa
 
4. funcionamiento de un archivo
4.  funcionamiento de un archivo4.  funcionamiento de un archivo
4. funcionamiento de un archivo
 
El arte de_archivar__tecnicas_conceptos_y_procedimientos
El arte de_archivar__tecnicas_conceptos_y_procedimientosEl arte de_archivar__tecnicas_conceptos_y_procedimientos
El arte de_archivar__tecnicas_conceptos_y_procedimientos
 
Importancia de los archivos.docx
Importancia de los archivos.docxImportancia de los archivos.docx
Importancia de los archivos.docx
 
Fundamentos Archivisticos Admon Dctos
Fundamentos Archivisticos Admon DctosFundamentos Archivisticos Admon Dctos
Fundamentos Archivisticos Admon Dctos
 
Actividad no 02 Organización documental SENA
Actividad no 02 Organización documental SENAActividad no 02 Organización documental SENA
Actividad no 02 Organización documental SENA
 
Unidad de trabajo 2. el archivo
Unidad de trabajo 2.  el archivoUnidad de trabajo 2.  el archivo
Unidad de trabajo 2. el archivo
 
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentosFormación de los archivos según el ciclo vital de los documentos
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos
 

Más de Balbino Rodriguez

GAA PLA 1.3 - Tipos de opinión del Auditor
GAA PLA 1.3 - Tipos de opinión del AuditorGAA PLA 1.3 - Tipos de opinión del Auditor
GAA PLA 1.3 - Tipos de opinión del Auditor
Balbino Rodriguez
 
GC CF 14 Arrendamiento Financiero
GC CF 14 Arrendamiento FinancieroGC CF 14 Arrendamiento Financiero
GC CF 14 Arrendamiento Financiero
Balbino Rodriguez
 
OFI xlsx funciones para trabajar con matrices
OFI xlsx funciones para trabajar con matricesOFI xlsx funciones para trabajar con matrices
OFI xlsx funciones para trabajar con matrices
Balbino Rodriguez
 
Operaciones de calculo financiero y comercial
Operaciones de calculo financiero y comercialOperaciones de calculo financiero y comercial
Operaciones de calculo financiero y comercial
Balbino Rodriguez
 
6 aplicaciones de la funcion desref
6 aplicaciones de la funcion desref6 aplicaciones de la funcion desref
6 aplicaciones de la funcion desref
Balbino Rodriguez
 
Ejemplos avanzados de la función si
Ejemplos avanzados de la función siEjemplos avanzados de la función si
Ejemplos avanzados de la función si
Balbino Rodriguez
 
Arquitectura del ordenador
Arquitectura del ordenadorArquitectura del ordenador
Arquitectura del ordenador
Balbino Rodriguez
 
Implantacion sistema de gestión electronico
Implantacion sistema de gestión electronicoImplantacion sistema de gestión electronico
Implantacion sistema de gestión electronico
Balbino Rodriguez
 
Mantenimiento del archivo electronico
Mantenimiento del archivo electronicoMantenimiento del archivo electronico
Mantenimiento del archivo electronico
Balbino Rodriguez
 
Flujogramas
FlujogramasFlujogramas
Flujogramas
Balbino Rodriguez
 
Top ten caracteristicas del lider
Top ten caracteristicas del liderTop ten caracteristicas del lider
Top ten caracteristicas del lider
Balbino Rodriguez
 
6 Ejercicios con Tablas dinámicas
6 Ejercicios con Tablas dinámicas6 Ejercicios con Tablas dinámicas
6 Ejercicios con Tablas dinámicas
Balbino Rodriguez
 
Excel 2010 para mac
Excel 2010 para macExcel 2010 para mac
Excel 2010 para mac
Balbino Rodriguez
 
Errores de excel
Errores de excelErrores de excel
Errores de excel
Balbino Rodriguez
 
Ejercicio Excel calculo automatizado cuota prestamo (método frances)
Ejercicio Excel calculo automatizado cuota prestamo (método frances)Ejercicio Excel calculo automatizado cuota prestamo (método frances)
Ejercicio Excel calculo automatizado cuota prestamo (método frances)
Balbino Rodriguez
 
Gráficos en excel
Gráficos en excelGráficos en excel
Gráficos en excel
Balbino Rodriguez
 
Ejercicios excel
Ejercicios excel Ejercicios excel
Ejercicios excel
Balbino Rodriguez
 
Matematica financiera con funciones excel
Matematica financiera con funciones excelMatematica financiera con funciones excel
Matematica financiera con funciones excel
Balbino Rodriguez
 
Planificacion en auditoria
Planificacion en auditoriaPlanificacion en auditoria
Planificacion en auditoria
Balbino Rodriguez
 
Importancia relativa y riesgo en auditoria
Importancia relativa y riesgo en auditoriaImportancia relativa y riesgo en auditoria
Importancia relativa y riesgo en auditoria
Balbino Rodriguez
 

Más de Balbino Rodriguez (20)

GAA PLA 1.3 - Tipos de opinión del Auditor
GAA PLA 1.3 - Tipos de opinión del AuditorGAA PLA 1.3 - Tipos de opinión del Auditor
GAA PLA 1.3 - Tipos de opinión del Auditor
 
GC CF 14 Arrendamiento Financiero
GC CF 14 Arrendamiento FinancieroGC CF 14 Arrendamiento Financiero
GC CF 14 Arrendamiento Financiero
 
OFI xlsx funciones para trabajar con matrices
OFI xlsx funciones para trabajar con matricesOFI xlsx funciones para trabajar con matrices
OFI xlsx funciones para trabajar con matrices
 
Operaciones de calculo financiero y comercial
Operaciones de calculo financiero y comercialOperaciones de calculo financiero y comercial
Operaciones de calculo financiero y comercial
 
6 aplicaciones de la funcion desref
6 aplicaciones de la funcion desref6 aplicaciones de la funcion desref
6 aplicaciones de la funcion desref
 
Ejemplos avanzados de la función si
Ejemplos avanzados de la función siEjemplos avanzados de la función si
Ejemplos avanzados de la función si
 
Arquitectura del ordenador
Arquitectura del ordenadorArquitectura del ordenador
Arquitectura del ordenador
 
Implantacion sistema de gestión electronico
Implantacion sistema de gestión electronicoImplantacion sistema de gestión electronico
Implantacion sistema de gestión electronico
 
Mantenimiento del archivo electronico
Mantenimiento del archivo electronicoMantenimiento del archivo electronico
Mantenimiento del archivo electronico
 
Flujogramas
FlujogramasFlujogramas
Flujogramas
 
Top ten caracteristicas del lider
Top ten caracteristicas del liderTop ten caracteristicas del lider
Top ten caracteristicas del lider
 
6 Ejercicios con Tablas dinámicas
6 Ejercicios con Tablas dinámicas6 Ejercicios con Tablas dinámicas
6 Ejercicios con Tablas dinámicas
 
Excel 2010 para mac
Excel 2010 para macExcel 2010 para mac
Excel 2010 para mac
 
Errores de excel
Errores de excelErrores de excel
Errores de excel
 
Ejercicio Excel calculo automatizado cuota prestamo (método frances)
Ejercicio Excel calculo automatizado cuota prestamo (método frances)Ejercicio Excel calculo automatizado cuota prestamo (método frances)
Ejercicio Excel calculo automatizado cuota prestamo (método frances)
 
Gráficos en excel
Gráficos en excelGráficos en excel
Gráficos en excel
 
Ejercicios excel
Ejercicios excel Ejercicios excel
Ejercicios excel
 
Matematica financiera con funciones excel
Matematica financiera con funciones excelMatematica financiera con funciones excel
Matematica financiera con funciones excel
 
Planificacion en auditoria
Planificacion en auditoriaPlanificacion en auditoria
Planificacion en auditoria
 
Importancia relativa y riesgo en auditoria
Importancia relativa y riesgo en auditoriaImportancia relativa y riesgo en auditoria
Importancia relativa y riesgo en auditoria
 

Último

2. LA ENERGIA Y TIPOSGRADO SEXTO.SANTA TERESApptx
2. LA ENERGIA Y TIPOSGRADO SEXTO.SANTA TERESApptx2. LA ENERGIA Y TIPOSGRADO SEXTO.SANTA TERESApptx
2. LA ENERGIA Y TIPOSGRADO SEXTO.SANTA TERESApptx
nelsontobontrujillo
 
SEP. Presentación. Taller Intensivo FCD. Julio 2024.pdf
SEP. Presentación. Taller Intensivo FCD. Julio 2024.pdfSEP. Presentación. Taller Intensivo FCD. Julio 2024.pdf
SEP. Presentación. Taller Intensivo FCD. Julio 2024.pdf
GavieLitiumGarcia
 
Escuelas Creativas Ken Robinson Ccesa007.pdf
Escuelas Creativas Ken Robinson   Ccesa007.pdfEscuelas Creativas Ken Robinson   Ccesa007.pdf
Escuelas Creativas Ken Robinson Ccesa007.pdf
Demetrio Ccesa Rayme
 
Evaluacion Formativa en el Aula ECH1 Ccesa007.pdf
Evaluacion Formativa en el Aula   ECH1  Ccesa007.pdfEvaluacion Formativa en el Aula   ECH1  Ccesa007.pdf
Evaluacion Formativa en el Aula ECH1 Ccesa007.pdf
Demetrio Ccesa Rayme
 
Presentación sobré la culturas Lima, la cultura Paracas y la cultura Vicús.
Presentación  sobré la culturas Lima,  la  cultura Paracas y la cultura Vicús.Presentación  sobré la culturas Lima,  la  cultura Paracas y la cultura Vicús.
Presentación sobré la culturas Lima, la cultura Paracas y la cultura Vicús.
Juan Luis Cunya Vicente
 
PPT: Un día en el ministerio de Jesús.pptx
PPT: Un día en el ministerio de Jesús.pptxPPT: Un día en el ministerio de Jesús.pptx
PPT: Un día en el ministerio de Jesús.pptx
https://gramadal.wordpress.com/
 
Fichero Léxico / Pandemia Lingüística / USCO
Fichero Léxico / Pandemia Lingüística / USCOFichero Léxico / Pandemia Lingüística / USCO
Fichero Léxico / Pandemia Lingüística / USCO
mariahernandez632951
 
Fichas del Alumno con base a la nueva escuela mexicana
Fichas  del Alumno con base a la nueva escuela mexicanaFichas  del Alumno con base a la nueva escuela mexicana
Fichas del Alumno con base a la nueva escuela mexicana
Verito51
 
Los Formularios de Google: creación, gestión y administración de respuestas (...
Los Formularios de Google: creación, gestión y administración de respuestas (...Los Formularios de Google: creación, gestión y administración de respuestas (...
Los Formularios de Google: creación, gestión y administración de respuestas (...
Cátedra Banco Santander
 
diapositivas paco yunque.pptx cartelera literaria
diapositivas paco yunque.pptx cartelera literariadiapositivas paco yunque.pptx cartelera literaria
diapositivas paco yunque.pptx cartelera literaria
TheeffitaSantosMedin
 
Revista Universidad de Deusto - Número 155 / Año 2024
Revista Universidad de Deusto - Número 155 / Año 2024Revista Universidad de Deusto - Número 155 / Año 2024
Revista Universidad de Deusto - Número 155 / Año 2024
Universidad de Deusto - Deustuko Unibertsitatea - University of Deusto
 
Como hacer que te pasen cosas buenas MRE3 Ccesa007.pdf
Como hacer que te pasen cosas buenas  MRE3  Ccesa007.pdfComo hacer que te pasen cosas buenas  MRE3  Ccesa007.pdf
Como hacer que te pasen cosas buenas MRE3 Ccesa007.pdf
Demetrio Ccesa Rayme
 
DIBUJANDO CON MATEMÁTICA LA GIMNASIA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
DIBUJANDO CON MATEMÁTICA LA GIMNASIA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLADIBUJANDO CON MATEMÁTICA LA GIMNASIA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
DIBUJANDO CON MATEMÁTICA LA GIMNASIA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
JAVIER SOLIS NOYOLA
 
fichas descriptivas para primaria 2023-2024
fichas descriptivas para primaria 2023-2024fichas descriptivas para primaria 2023-2024
fichas descriptivas para primaria 2023-2024
Verito51
 
IMAGENES SUBLIMINALES EN LAS PUBLICACIONES DE LOS TESTIGOS DE JEHOVÁ
IMAGENES SUBLIMINALES EN LAS PUBLICACIONES DE LOS TESTIGOS DE JEHOVÁIMAGENES SUBLIMINALES EN LAS PUBLICACIONES DE LOS TESTIGOS DE JEHOVÁ
IMAGENES SUBLIMINALES EN LAS PUBLICACIONES DE LOS TESTIGOS DE JEHOVÁ
Claude LaCombe
 
PLAN ANUAL DE TRABAJO (PAT) 2024 MINEDU PERÚ
PLAN ANUAL DE TRABAJO (PAT) 2024 MINEDU PERÚPLAN ANUAL DE TRABAJO (PAT) 2024 MINEDU PERÚ
PLAN ANUAL DE TRABAJO (PAT) 2024 MINEDU PERÚ
Ferrer17
 
Plataformas de vídeo online (2 de julio de 2024)
Plataformas de vídeo online (2 de julio de 2024)Plataformas de vídeo online (2 de julio de 2024)
Plataformas de vídeo online (2 de julio de 2024)
Cátedra Banco Santander
 
Cultura Organizacional con Responsabilidad Social Empresarial.pdf
Cultura Organizacional con Responsabilidad Social Empresarial.pdfCultura Organizacional con Responsabilidad Social Empresarial.pdf
Cultura Organizacional con Responsabilidad Social Empresarial.pdf
JonathanCovena1
 
Tu, Tu Hijo y la Escuela Ken Robinson Ccesa007.pdf
Tu,  Tu Hijo y la  Escuela  Ken Robinson  Ccesa007.pdfTu,  Tu Hijo y la  Escuela  Ken Robinson  Ccesa007.pdf
Tu, Tu Hijo y la Escuela Ken Robinson Ccesa007.pdf
Demetrio Ccesa Rayme
 
Crear infografías: Iniciación a Canva (1 de julio de 2024)
Crear infografías: Iniciación a Canva (1 de julio de 2024)Crear infografías: Iniciación a Canva (1 de julio de 2024)
Crear infografías: Iniciación a Canva (1 de julio de 2024)
Cátedra Banco Santander
 

Último (20)

2. LA ENERGIA Y TIPOSGRADO SEXTO.SANTA TERESApptx
2. LA ENERGIA Y TIPOSGRADO SEXTO.SANTA TERESApptx2. LA ENERGIA Y TIPOSGRADO SEXTO.SANTA TERESApptx
2. LA ENERGIA Y TIPOSGRADO SEXTO.SANTA TERESApptx
 
SEP. Presentación. Taller Intensivo FCD. Julio 2024.pdf
SEP. Presentación. Taller Intensivo FCD. Julio 2024.pdfSEP. Presentación. Taller Intensivo FCD. Julio 2024.pdf
SEP. Presentación. Taller Intensivo FCD. Julio 2024.pdf
 
Escuelas Creativas Ken Robinson Ccesa007.pdf
Escuelas Creativas Ken Robinson   Ccesa007.pdfEscuelas Creativas Ken Robinson   Ccesa007.pdf
Escuelas Creativas Ken Robinson Ccesa007.pdf
 
Evaluacion Formativa en el Aula ECH1 Ccesa007.pdf
Evaluacion Formativa en el Aula   ECH1  Ccesa007.pdfEvaluacion Formativa en el Aula   ECH1  Ccesa007.pdf
Evaluacion Formativa en el Aula ECH1 Ccesa007.pdf
 
Presentación sobré la culturas Lima, la cultura Paracas y la cultura Vicús.
Presentación  sobré la culturas Lima,  la  cultura Paracas y la cultura Vicús.Presentación  sobré la culturas Lima,  la  cultura Paracas y la cultura Vicús.
Presentación sobré la culturas Lima, la cultura Paracas y la cultura Vicús.
 
PPT: Un día en el ministerio de Jesús.pptx
PPT: Un día en el ministerio de Jesús.pptxPPT: Un día en el ministerio de Jesús.pptx
PPT: Un día en el ministerio de Jesús.pptx
 
Fichero Léxico / Pandemia Lingüística / USCO
Fichero Léxico / Pandemia Lingüística / USCOFichero Léxico / Pandemia Lingüística / USCO
Fichero Léxico / Pandemia Lingüística / USCO
 
Fichas del Alumno con base a la nueva escuela mexicana
Fichas  del Alumno con base a la nueva escuela mexicanaFichas  del Alumno con base a la nueva escuela mexicana
Fichas del Alumno con base a la nueva escuela mexicana
 
Los Formularios de Google: creación, gestión y administración de respuestas (...
Los Formularios de Google: creación, gestión y administración de respuestas (...Los Formularios de Google: creación, gestión y administración de respuestas (...
Los Formularios de Google: creación, gestión y administración de respuestas (...
 
diapositivas paco yunque.pptx cartelera literaria
diapositivas paco yunque.pptx cartelera literariadiapositivas paco yunque.pptx cartelera literaria
diapositivas paco yunque.pptx cartelera literaria
 
Revista Universidad de Deusto - Número 155 / Año 2024
Revista Universidad de Deusto - Número 155 / Año 2024Revista Universidad de Deusto - Número 155 / Año 2024
Revista Universidad de Deusto - Número 155 / Año 2024
 
Como hacer que te pasen cosas buenas MRE3 Ccesa007.pdf
Como hacer que te pasen cosas buenas  MRE3  Ccesa007.pdfComo hacer que te pasen cosas buenas  MRE3  Ccesa007.pdf
Como hacer que te pasen cosas buenas MRE3 Ccesa007.pdf
 
DIBUJANDO CON MATEMÁTICA LA GIMNASIA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
DIBUJANDO CON MATEMÁTICA LA GIMNASIA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLADIBUJANDO CON MATEMÁTICA LA GIMNASIA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
DIBUJANDO CON MATEMÁTICA LA GIMNASIA OLÍMPICA. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
 
fichas descriptivas para primaria 2023-2024
fichas descriptivas para primaria 2023-2024fichas descriptivas para primaria 2023-2024
fichas descriptivas para primaria 2023-2024
 
IMAGENES SUBLIMINALES EN LAS PUBLICACIONES DE LOS TESTIGOS DE JEHOVÁ
IMAGENES SUBLIMINALES EN LAS PUBLICACIONES DE LOS TESTIGOS DE JEHOVÁIMAGENES SUBLIMINALES EN LAS PUBLICACIONES DE LOS TESTIGOS DE JEHOVÁ
IMAGENES SUBLIMINALES EN LAS PUBLICACIONES DE LOS TESTIGOS DE JEHOVÁ
 
PLAN ANUAL DE TRABAJO (PAT) 2024 MINEDU PERÚ
PLAN ANUAL DE TRABAJO (PAT) 2024 MINEDU PERÚPLAN ANUAL DE TRABAJO (PAT) 2024 MINEDU PERÚ
PLAN ANUAL DE TRABAJO (PAT) 2024 MINEDU PERÚ
 
Plataformas de vídeo online (2 de julio de 2024)
Plataformas de vídeo online (2 de julio de 2024)Plataformas de vídeo online (2 de julio de 2024)
Plataformas de vídeo online (2 de julio de 2024)
 
Cultura Organizacional con Responsabilidad Social Empresarial.pdf
Cultura Organizacional con Responsabilidad Social Empresarial.pdfCultura Organizacional con Responsabilidad Social Empresarial.pdf
Cultura Organizacional con Responsabilidad Social Empresarial.pdf
 
Tu, Tu Hijo y la Escuela Ken Robinson Ccesa007.pdf
Tu,  Tu Hijo y la  Escuela  Ken Robinson  Ccesa007.pdfTu,  Tu Hijo y la  Escuela  Ken Robinson  Ccesa007.pdf
Tu, Tu Hijo y la Escuela Ken Robinson Ccesa007.pdf
 
Crear infografías: Iniciación a Canva (1 de julio de 2024)
Crear infografías: Iniciación a Canva (1 de julio de 2024)Crear infografías: Iniciación a Canva (1 de julio de 2024)
Crear infografías: Iniciación a Canva (1 de julio de 2024)
 

2. tipos de archivos

  • 2. INDICE EL ARCHIVO DE LA EMPRESA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO SISTEMAS DE ORDENACION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
  • 3. OBJETIVOS Distinguir las funciones básicas de los sistemas operativos en la gestión de archivos y carpetas Identificar los diferentes sistemas convencionales de archivo, ordenación y clasificación Describir las distintas técnicas codificación en la organización documentos de de
  • 4. El archivo de la empresa Las empresas publicas o privadas al realizar transacciones originan registros en forma de facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, pueden ser localizados fácil y pronto
  • 5. El archivo de la empresa • El archivo en la empresa es un instrumento importante, en él se recopila en forma organizada los registros. • ARCHIVAR, es la actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos
  • 6. El archivo de la empresa Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, estos pueden clasificarse en: Sociales Gremiales Notariales Deportivos Educacionales Políticos Particulares Eclesiásticos Etc.
  • 7. El archivo de la empresa Descripción: El término archivo se usa para designar a un conjunto ordenado de documentos También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades
  • 8. El archivo de la empresa Descripción: El archivo es una palabra polisémica que se refiere a: El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades
  • 9. El archivo de la empresa Descripción: El archivo es una palabra polisémica que se refiere a: El lugar donde se custodia dicho fondo La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo
  • 10. El archivo de la empresa Descripción: La Archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos
  • 11. El archivo de la empresa Finalidad: Las funciones de los archivos son: Recoger documentos Conservar documentos Servir documentos
  • 12. El archivo de la empresa Tareas que exigen las funciones de registro:  Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa durante este periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de la oficina y para la toma de decisiones Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por las oficinas
  • 13. El archivo de la empresa Tareas que exigen las funciones de registro:  Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración para, transcurrido el tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados de manera indefinida, y destruir el resto Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus diferentes etapas, según los principios archivísticos
  • 14. El archivo de la empresa Tareas que registro: exigen las funciones de  Describir la documentación para facilitar el acceso a la información mediante los diferentes instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación integra en el
  • 15. El archivo de la empresa Tareas que exigen las funciones de registro:  Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.
  • 16. El archivo de la empresa La finalidad y las tareas están destinadas al servicio de: La Administración o persona generadora del archivo, con objeto de proporcionarle cuantos documentos y datos sean necesarios para mayor rapidez y eficacia de su gestión
  • 17. El archivo de la empresa La finalidad y las tareas están destinadas al servicio de: Los ciudadanos para ofrecerles las informaciones que solicitan relativas a ellos mismos u otras La investigación y la difusión cultural
  • 18. El archivo de la empresa Importancia del archivo para la empresa: A medida que las empresas crecen, también aumenta la cantidad de documentos que se reciben y emiten. Este crecimiento es tan significativo que no se pude ignorar la importancia de conservar papeles que le permitan desenvolverse en forma mas dinámica, útil y eficaz.
  • 19. El archivo de la empresa Importancia del archivo para la empresa: Se dice que las comunicaciones escritas son el combustible que alimenta los negocios. La mayoría de los empleados utiliza a diario la documentación archivada, al constituir un auxiliar fundamental para sus labores, ya que proporciona referencias precisas sobre, hechos, proyectos, fechas, etc.
  • 20. El archivo de la empresa Importancia del archivo para la empresa: Es importante para las actividades de los empleados que puedan ser encontrados o localizados con facilidad y que vuelvan al mismo lugar para realizar nuevas consultas
  • 21. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 1.- Según la categoría jurídica del producto de la documentación: - Según se trate de entidades públicas o privadas o Archivos Públicos o Archivos Privados En el plano archivístico radica en el diferente tratamiento que adquiere la tercera función de los archivos: EL SERVICIO
  • 22. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 2. Según las funciones desarrolladas por las entidades público o privadas que generan los fondos archivísticos. Así como los organismos o entidades de los que dependen , podemos esbozar la siguiente clasificación.
  • 23. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS En los archivos públicos hay que diferencias: Estatales Central) (dependientes de la Admón Autonómicos (de las CCAA) Locales (Admón.. Local, Ayuntamiento y Diputaciones) Judiciales (Admón. de Justicia)
  • 24. El archivo de la empresa TIPOS DE En los archivos privados mencionar: ARCHIVOS se puden Archivos Personales (generados por una persona particular) Archivos Nobiliarios (procedentes de una casa señorial) Eclesiásticos (Instituciones de la Iglesia) De empresas o cias mercantiles, etc.
  • 25. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS A su vez cada una de estas clases agrupa otra serie de archivos bajo su misma denominación. Dentro de los archivos del estado están los de los Ministerios, los de las Cortes, Audiencias Territoriales, Delegaciones de Hacienda O también otros Simancas, Indias estrictamente históricos:
  • 26. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS Los eclesiásticos a su vez se diferencian: Los catedralicios Diocesanos Parroquiales Monacales Etc.
  • 27. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 3.- Si consideramos el valor predominante de la documentación custodiada y la finalidad de la misma, estaremos ante: Archivos administrativos Archivos históricos
  • 28. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS En los primeros predomina el valor primario y un uso de gestión o administrativo Entre los segundos prevalece el valor secundario de los documentos para un uso cultural o de investigación.
  • 29. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS En muchos casos , en instituciones de gran tradición histórica, como pueden ser los Ayuntamientos sus archivos pueden contener simultáneamente los dos tipos.
  • 30. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS En muchos casos , en instituciones de gran tradición histórica, como pueden ser los Ayuntamientos sus archivos pueden contener simultáneamente los dos tipos.
  • 31. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 4.- Según la edad de los documentos conservados, se pueden diferenciar los archivos de gestión, intermedios e históricos 5.- Atendiendo el ámbito territorial sobre el que tiene jurisdicción el organismo productor de la documentación, se pude considerar la existencia de : archivos locales, provinciales, regionales y generales
  • 32. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 6.- Considerando la clase de documentos: Archivos textuales Audiovisuales Cartográficos Informáticos
  • 33. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 7.- Si por el contrario el elemento característico es a materia especifica de un conjunto de documentos, estamos hablando de los archivos temáticos, cuya naturaleza artificiosa, mas propia de las colecciones, no responde estrictamente al concepto de archivo
  • 34. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 8.- Según la posibilidad o no de recibir transferencias documentales, en función de la permanencia o extinción del organismo o entidad productora, puede hablarse de archivos abiertos o cerrados
  • 35. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Un sistema de archivo está formado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite
  • 36. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Carpetas: Se trata de cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo , que indica el contenido de la carpeta. Empleadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidas a un mismo asunto
  • 37. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Carpetas: Por lo general se utilizan dos tipos: Individuales Misceláneas Se decide el tipo a usar, en función del volumen de correspondencia que se recibe, que puede ser de 6 a 12 meses
  • 38. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Carpetas individuales Se asignan a corresponsales activos o personas con las que se mantiene comunicación constante y se hace necesario referirse frecuentemente. Se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria.
  • 39. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Carpetas individuales Dentro de los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos
  • 40. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Carpetas misceláneas Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Contiene papeles de varios corresponsales puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar “temporal” de toda correspondencia.
  • 41. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Guías: Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el titulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos
  • 42. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Rótulo: Titulo que aparece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.
  • 43. Funcionamiento del archivo Al organizar las diferentes fases de un archivo, se clasifica, se ordena, se describe y se instala, de esta manera queda identificado, señalado y reconocido en su totalidad y en todas sus partes En el tratamiento de un archivo, entre la primera fase y la ultima fase aparece, su valoración desde el punto de vista legal, jurídico o informativo, tanto para su conservación como para su eliminación, tanto
  • 44. Funcionamiento del archivo Las diferentes fases de que se compone el tratamiento de un archivo documental son los siguientes: - Identificación: - Valoración - Descripción - Difusión
  • 45. Funcionamiento del archivo -Identificación: Esta fase tiene por objeto la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Con material recogido en esta fase se elaboran los cuadros de clasificación, instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura en el archivo de gestión.
  • 46. Funcionamiento del archivo -Valoración: Consiste en determinar y analizar los valores primarios y secundarios de los documentos, estableciendo plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación.
  • 47. Funcionamiento del archivo -Descripción: La misión de esta fase es la elaboración de instrumentos de información, con objeto de facilitar el conocimiento y consulta de los fondos
  • 48. Funcionamiento del archivo -Difusión: Su objetivo principal consiste en promover y generalizar la utilización de fondos documentales. Así, le corresponde, mediante diferentes actividades, hacer participe a la compañía de la importancia que tienen los archivos, tanto como fuente de información como de testimonio de nuestra historia
  • 49. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Ten presentes una serie de elementos para mantener en optimas condiciones el archivo:
  • 50. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Hay documentación que solo usaremos nosotros, pero la mayor parte de la documentación debe tener un control cuando un grupo de personas (autorizadas) tienen acceso a ella, estableciendo un protocolo de acceso.
  • 51. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Lo ideal es disponer de una ficha de solicitud de la documentación, de esa forma, tendremos controlado que se extrae, quien lo extrae, cuando lo extrae y cuando lo deberá reponer.
  • 52. El archivo de la empresa FICHA DE SOLICITUD DE DOCUMENTACION NUMERO DE REGISTRO:……………………………………………………. Nombre:………………………………………………………………….……….. Apellidos:……………………………………………………………….………… Departamento:………………………………………………………….……… … SOLICITA EL DOCUMENTO:…………………………………………..……. ………………………………………………………….………….REF:………... Fecha de Préstamo:……………………….. Fecha de Devolución……………………… FIRMA DEL INTERESADO
  • 53. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo 2. Toda la documentación deberá estar guardada correctamente, evitando aquellos elementos que puedan deteriorarla tales como la luz, el polvo, la humedad, etc. Si la documentación está guardada en dispositivos digitales se deberán tener siempre copias de seguridad (backup) para paliar posibles perdidas
  • 54. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo 3. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) nos ofrece la normativa en materia de protección de datos que debe reunir documentación que maneja la empresa, por ello, habrá que establecer las medidas de seguridad necesaria para preservar la misma, tanto del deterioro que pueda producirse como de que pueda caer en manos ajenas
  • 55. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Hoy en día existen empresas que ofrecen servicios de gestión documental y almacenaje por este motivo, muchas empresas encargan este tipo de servicios a otras, ahorrando espacio y recursos técnicos y humanos en el mantenimiento de archivo
  • 56. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento Cuando una oficina recibe o crea un documento se deben seguir los siguientes pasos: 1.- Identificar a qué clase de documento pertenece. Puede ser que el documento ya exista o que no sea necesario crearlo
  • 57. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento 2.- Identificar a que serie documental pertenece el documento. Esta operación clasificación va a facilitar la
  • 58. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento 3.- Buscar la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento Se debe proceder desde los niveles mas generales a los mas concretos del cuadro de clasificación.
  • 59. El archivo de la empresa Proceso de documento archivo de un Siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos mas generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes.
  • 60. El archivo de la empresa Proceso de documento archivo de un 4.- Aplicación subdivisiones si fuera necesario definir mas el contenido 5.- Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del documento.
  • 61. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento La notación se forma por el código y el titulo. Estos elementos permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de clasificación que le corresponde y permite archivarlos y recuperarlos ordenadamente
  • 62. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento 6. Clasificar el documento aplicándole el código y el titulo de clasificación. Estos se anotan en la carpeta del documento, junto con otros que sirven para describir el expediente.
  • 63. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento En general, coincide con el de los documentos que contiene, si bien, algunas veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con subdivisiones o títulos de clasificación de niveles mas bajos que los del expediente del que forman parte.
  • 64. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones: - Por imperativo legal: Art. 30 Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generen derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial
  • 65. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos - Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.
  • 66. El archivo de la empresa Normas que documentos regulan la conservación de Las funciones de archivo son: Guardar, conservar y custodiar la información Facilitar rápida y cómodamente la documentación Constituir un centro activo de información Cumplir con las disposiciones legales
  • 67. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros obligatorios: Reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y libro de actas
  • 68. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros auxiliares:
  • 69. El archivo de la empresa Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo
  • 70. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.
  • 71. El archivo de la empresa Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión
  • 72. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Mercantil: - Conservarse durante seis años: las facturas: debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. - Se incluye la documentación relacionada con los impuestos de cada actividad empresarial
  • 73. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Mercantil: - Documentación de carácter interno: No afectos por la obligatoriedad, se conservan el tiempo que considere oportuno y después destruye. - Documentos especiales: Escrituras propiedad, estatutos fundacionales, certificados de inscripciones oficiales, Se conservan de manera
  • 74. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Socio-Laboral - Se conservan durante seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el libro de Visitas - Se conservan durante cinco años: Contratos de trabajo, justificantes de pago de salarios y liquidación de seguros sociales
  • 75. El archivo de la empresa Destrucción de los documentos Dado el elevado numero de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que almacenamiento implicaría un coste adicional.
  • 76. El archivo de la empresa Destrucción de los documentos La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además, así se respeta la Ley
  • 77. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Desde tiempo inmemorable el hombre ha resguardado y protegido con celo sus conocimientos debido a la ventaja y poder que este le producía sobre otros hombre o sociedades.
  • 78. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información En la antigüedad surgen las bibliotecas, lugares donde se podía resguardar la información para transmitirla y para evitar que otros la obtuvieran, dando así algunas de las primeras muestras de protección de la
  • 79. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Durante la segunda guerra mundial crean la mayoría de los servicios inteligencia del mundo con el fin obtener información valiosa influyente, creándose grandes redes espionaje. se de de e de Como forma de protección surge el
  • 80. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.
  • 81. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma
  • 82. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información El concepto de seguridad de la información no debe ser confundido con el de seguridad informática, ya que este ultimo solo se encarga de la seguridad en el medio informático, pudiendo encontrar información en diferentes medios o
  • 83. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.
  • 84. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e
  • 85. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información En la seguridad de la información es importante señalar que su manejo está basado en la tecnología y debemos de saber que puede ser confidencial: la información está centralizada y puede tener un alto valor. Puede ser divulgada, borrada, saboteada. mal utilizada, Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo. ser
  • 86. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e
  • 87. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información La información es poder, y según las posibilidades estratégicas que ofrece tener acceso a cierta información, esta se clasifica como: - Critica: indispensable para la operación de la empresa - Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso - Sensible: Debe de ser conocida por las personas autorizadas
  • 88. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la - Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las empresas. Los riesgos mas perjudiciales son a las tecnologías de información y comunicaciones. - Seguridad: Es una forma de protección
  • 89. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la La seguridad de la información comprende diversos aspectos entre ellos la disponibilidad, comunicación, identificación de problemas, análisis de riesgos, la integridad, confidencialidad, recuperación de los riesgos.
  • 90. El archivo de la empresa Normas que documentos regulan la conservación de Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de
  • 91. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la - Integridad: Es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas. A groso modo, es el mantener con exactitud la información tal como fue generada, sin ser manipulada o alterada por personas o procesos no autorizados.
  • 92. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información - Disponibilidad: Es la característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones. - A groso modo, es el acceso a la información y a los sistemas por personas autorizadas en el momento que lo requieran
  • 93. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información - Autenticación o autentificación: Es la propiedad que permite identificar el generador de la información. Por ejemplo al recibir un mensaje de alguien, estar seguro que es de ese alguien el que lo ha enviado, y no una tercera persona haciéndose pasar por la otra. En un sistema informático se suele conseguir este factor con el uso de cuentas de usuario y contraseñas de acceso
  • 94. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tenga encomendadas, y conservadas como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.
  • 95. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Centralizado: archivos: Clases de Archivo localizado en un solo departamento. Beneficios: Economía de espacio, equipamiento y personal. Información accesible a todo el personal. Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo en su utilización La centralización se puede realizar solo a
  • 96. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Descentralizado o departamental Cada departamento tiene su propio archivo Permite mantener la confidencialidad de los documentos (no permitiendo el acceso a otros departamentos) así como acceso rápido a los documentos de uso inmediato Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el archivo
  • 97. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Mixto Es una mezcla entre: - Descentralizados los archivos activos y semi-activos - Centralizados los archivos inactivos y/o históricos
  • 98. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Activo Es el archivo que contiene toda la documentación actual que se usa de manera frecuente, que debe ser accesible a la persona y, situada en proximidad al puerto de trabajo, en una área delimitada por la ley de economía de los movimientos
  • 99. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Semiactivo Contiene la documentación no activa utilizada de manera ocasional, accesible y cerca del archivo activo La documentación archivada contiene acciones y estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta y puede ser considerada como rutinaria (está en espera de ser pasada al archivo cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano
  • 100. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Inactivo o pasivo Contiene la documentación referida a acciones pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico Esta documentación está guardada locales/departamentos alejados del puesto trabajo, especialmente adaptados para este fin. en de La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.
  • 101. Una vez elaborado el cuadro de clasificación con sus series o tipos documentales, se debe definir el sistema de ordenación mas adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar que lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a
  • 102. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha, el nombre, el código, la división territorial o geográfica o temática
  • 103. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Concepto de ordenación y clasificación El hecho de clasificar y organizar los documentos surge por la necesidad de localizar los documentos que en ella existen. En el mundo empresarial el tratamiento de la información es fundamental
  • 104. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Concepto de ordenación y clasificación Todos tenemos claro que en la empresa existe un continuo ir y venir de documentación, es tarea del empresario, o en su caso la persona en que delegue, tener toda la documentación localizada
  • 105. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Diferencias entre clasificación y ordenación - Clasificación: Técnica para identificar y la reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser después diferenciadas.
  • 106. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Diferencias ordenación entre clasificación y - Ordenación o codificación: Consiste en asignar números, letras u otros símbolos de sus atributos. La palabra clave se llama ORDENATRIZ
  • 107. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación alfabética Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos. La palabra clave se llama “ordenatriz”
  • 108. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Ventajas Desventajas - Sencillo de - Hay que usar determinar la - Permite palabra ampliación; ordenatriz puede incluir - Si se extrae un nuevos expediente del expedientes sin archivo, debe necesidad de dejarse una señal mover el resto para que se sepa que falta Usos - Expedientes de: clientes, proveedores, empleados, etc.
  • 109. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Normas de clasificación alfabetica Nombres de personas Nombre de empresas - Personas individuales: La - Se considera palabra palabra ordenatriz es el ordenatriz el primer primer apellido. Si es sustantivo con significado igual se ordena por el distintivo. segundo. - No se tienen en cuenta - Apellidos compuestos: Se palabras genéricas como consideran como unidos Sociedad, Compañía, - Las partículas de, el, la y Bar, Cafetería, etc. en apellidos no se tienen - Los organismos oficiales
  • 110. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación numérica Se asignan números consecutivos a los documentos o expedientes que van a archivarse. Estos números pueden asignarse según su orden de emisión o su orden de llegada o envío. El sistema requiere la utilización de índices o fichas auxiliares que relaciones números con expedientes a ordenar
  • 111. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación numérica Ventajas Desventajas - Facilidad para - Si se desconoce encontrar el numero no - Permite la podrá ampliación con encontrarse. nuevo números - Al ser números - Si falta un doc, correlativos, no se detecta al pueden ser correlativos intercalarse nuevos docs ente los Usos - Clasificación de: pedidos, albaranes, facturas, cheques, correspondenci a con clientes…
  • 112. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Sistema mixto Combina las clasificaciones alfabética y numérica , asignando números y letras a cada elemento de la ordenación. El sistema de ordenación dependerá de la composición del código; si van en primer lugar los números y luego las letras, alfabéticamente y luego numéricamente
  • 113. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Sistema mixto Ventajas Desventajas Usos - Los - Es difícil - Matriculas de documentos se clasificar un vehículos localizan documento - Matriculas de rápidamente cuando se alumnos - Pueden refiere a varios - Partes de articularse asuntos trabajo nuevos asuntos - Es complicado tratar con un código de letras y números
  • 114. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación cronológica Se basa en un elemento presente en cualquier documento su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año mas remoto, los documentos se suceden hasta la fecha mas reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por periodos anuales
  • 115. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Criterio geográfico Los documentos se clasifican atendiendo a una zona geográfica relacionada con los mismos. El orden geográfico puede ser por países , comunidades autónomas, provincias o municipios y, dentro de estos, por temas o nombres, utilizando otra clasificación
  • 116. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Criterio geográfico Ventajas - Fácil utilización - Se pueden introducir subdivisiones - Se combina de manera sencilla con otras clasificaciones Desventajas Usos - Requiere un - Bancos en conocimiento de los sus diferentes pueblos, ciudades, sucursales provincias, CCAA, - Empresas con países sucursales en - Si se extrae un diferentes expediente del archivo, provincias debe dejarse una señal para que se sepa que falta
  • 117. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos. Estas características se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
  • 118. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias -Orden alfabético general de materias: Agrupando las materias según las categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez esta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases. Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico y alfanumérico
  • 119. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias -Orden numérico: Permite clasificar documentos asignando a estos un numero correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente. Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación
  • 120. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación materias por -Orden numérico: Ventajas Desventajas - La elección correcta de las - Permite archivar de materias que van a definir forma ilimitada, al los documentos. Se disponer de infinitos requiere disponer y números consultar de un índice - Sencillez de manejo auxiliar que nos informe lo - Permite introducir nuevos que corresponde a cada asuntos