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ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN
DE PUESTOS
CONCEPTOS BÁSICOS EN UN ANÁLISIS DE
PUESTOS
Agrupamiento de
puestos similares
en una
organización.
Un grupo de dos o
más puestos que
tienen obligaciones
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FAMILIA DE
PUESTOS
Conjunto de
funciones
similares en una
organización.
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y funciones que
desempeña una
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PUESTO
Conjunto de
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realizadas
por un solo
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FUNCIÓN
Es el
componente
básico del
trabajo,
constituye el
nivel inferior
de análisis
TAREA
Muchinsky, 2007
1. Digita correspondencia
2. Programa reuniones
3. Toma notas en Juntas
4. Responde el teléfono
5. Recibe visitantes
6. Mantiene el registro
7. Captura datos
8. Actualiza archivos
9. Concilia declaraciones
TAREAS
Realiza las
tareas 1, 2 y
3
Realiza las
tareas 4, 5 y
6
Realiza las
tareas 7, 8 y
9
FUNCIÓN
Secretaria (o) Recepcionista Declarador
PUESTO
DE OFICINA
FAMILIA
DE
PUESTOS
Puesto de trabajo: clasificación
Por la especialización y conocimientos requeridos para el puesto,
así como por la influencia sobre otros, los puestos se pueden
clasificar en 4 tipologías:
No. PUESTO CARACTERÍSTICAS
1 DIRECTIVOS Funciones organizativas, gran volumen de personal, resultados
complejos e importantes en volumen.
2 MANDOS MEDIOS Dominan un proceso del que son responsables y sus resultados
son operativos.
3 TÉCNICOS Realizan funciones altamente especializadas y sus resultados
son de alto valor para la organización
4 APOYO Y
OPERATIVOS
Puestos que realizan actividades prácticas, realizadas en
condiciones adecuadas de calidad y plazo, y resultados
relativamente simples y claros.
Análisis de puestos: definición
Análisis: examen detallado de una cosa para conocer sus
características o cualidades, o su estado, y extraer
conclusiones, que se realiza separando o considerando por
separado las partes que la constituyen
• Mondy (2010):
Puesto de
trabajo es la
esencia misma del
grado de
productividad de
una organización,
consiste en un
conjunto de tareas
que se deben
realizar para que
una organización
logre sus metas.
• Puesto de trabajo es el
cúmulo de tareas y
responsabilidades que asu
me un trabajador dentro
de una empresa. Su
cumplimiento se
recompensará por medio de
un salario.
• Conjunto de tareas que son
realizadas por una persona, en
donde se constituye como una
serie de deberes y
responsabilidades inherentes al
trabajador.
Mondy
Chiavenato
Dessler
Proceso sistemático para determinar las habilidades, las
obligaciones y los conocimientos que se requieren para
desempeñar los cargos dentro de una organización .
Detallar lo que exige de su ocupante en términos de
conocimientos, habilidades y capacidades para que pueda
desempeñar correctamente el puesto.
Procedimiento para establecer las obligaciones y las habilidades
que requiere un puesto, así como el tipo de persona que se debe
contratar para ocuparlo
Análisis de puestos: definición
Análisis de puestos: componentes y usos
Análisis de
puestos
Descripción de
puestos
Especificación
de puestos
Tareas Deberes
Responsabilidades
Destrezas Habilidades
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Planeación de
RRHH
Reclutamiento
Selección
Capacitación
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desempeño
Remuneración
Seguridad y
salud
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laborales
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legales
IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS
Es la base para casi todas las
actividades de recursos humanos:
selección de personal, evaluación del
desempeño, capacitación.
Si no se conocen las tareas que realiza
un empleado, las condiciones y las
competencias que necesita para
realizarlas es imposible realizar
procesos de recursos humanos
eficientes
FUNDAMENTOS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS
El analista de puestos, para realizar el análisis de puestos, reúne
información como la siguiente:
• Actividades laborales: información sobre las actividades del
puesto: digitar, limpiar, leer, etc.
• Máquinas, equipo, herramientas y auxiliares de trabajo
• Estándares de desempeño: en cuanto a cantidad y/o calidad de
las tareas
• Contexto del puesto: condiciones físicas de trabajo, horario
laboral, contexto social (como la cantidad de personas con las que
trabajará), aquí también podrían ir los incentivos
• Requisitos humanos: conocimientos, habilidades, estudios,
capacitación, experiencia laboral, y atributos personales
(aptitudes, personalidad, intereses)
Dotación de personal
Seguridad y salud
Evaluación del
desempeño
Remuneraciones
Capacitación y
desarrollo
Toma de decisiones
USOS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS
Entrevista Observación
Cuestionario
Registro de
empleado
METODOS PARA RECOPILAR INFORMACIÓN
ENTREVISTA
Es uno de los métodos más utilizados para recopilar
información sobre los puestos y determinar
obligaciones y responsabilidades.
TIPOS DE ENTREVISTA
GRUPAL
INDIVIDUAL: EMPLEADO/SUPERVISOR
1. POR EL NÚMERO DE PARTICIPANTES
TIPOS DE ENTREVISTA
 ENTREVISTA ESTRUCTURADA
 ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA
 ENTREVISTA MIXTA
2. POR SU FORMATO
Se hacen las mismas pregu
Entrevista libre, se hacen p
establecido, permite la esp
Semi estructurada: se alte
estructuradas y no estruct
VENTAJAS
• Método rápido y sencillo
• Es el que se usa con más frecuencia
• Permite que el ocupante del puesto
describa actividades que otros no han
podido definir
• Brinda oportunidad para airear
posibles frustraciones que genera el
puesto y que el supervisor no percibe
• Un entrevistador hábil puede
descubrir elementos que por escrito
no aparecerían
DESVENTAJAS
• Se podría distorsionar la información
ya sea porque el trabajador da datos
falsos o porque el entrevistador
entendió mal las respuestas
• El ocupante puede exagerar ciertas
responsabilidades y minimizar otras,
esto debido a que la importancia del
puesto o lo que hace podría generar
expectativas de mejor salario
• Existe la tendencia a que los
empleados y supervisores se
concentren en los requisitos que
describen a la persona que ocupa el
puesto en la actualidad y no al puesto
mismo.
• El supervisor puede poner énfasis en
lo que él desea que el empleado
haga, en lugar de lo que en realidad
hace.
ENTREVISTAS
PREGUNTAS TÍPICAS EN UNA ENTREVISTA
• ¿Cuál es su puesto desempeñado?
• ¿Cuáles son las principales obligaciones de su puesto?
• ¿Con qué frecuencia realiza sus actividades: diaria, semanal o
mensualmente?
• ¿Cuáles son los objetivos y resultados de su trabajo?
• ¿En cuáles lugares trabaja?
• ¿Cuáles son los requisitos de estudios, experiencia, habilidades, nivel
académico?
• ¿En cuáles actividades participa?
• ¿Cuáles son las responsabilidades y obligaciones de su puesto?
• ¿Cuáles son las responsabilidades y estándares de desempeño que tipifican
su puesto?
• ¿Cuáles son las exigencias físicas del puesto?
• ¿Cuáles son las condiciones de salud y seguridad?
• ¿Está expuesto a algún peligro o a actividades laborales poco comunes?
• ¿Quién es su superior inmediato?
LINEAMIENTOS PARA UNA ENTREVISTA
1. El analista de puestos y el supervisor deben trabajar en
conjunto para identificar a los trabajadores que conocen
mejor el puesto, escogiendo a aquellos que serán más
objetivos para describir sus obligaciones y responsabilidades.
2. Establecer rápidamente una buena relación con el
entrevistado. Indagar su nombre, utilizar un lenguaje sencillo,
resumir brevemente el propósito de la entrevista y explicar a
la persona por qué fue elegida para la entrevista
LINEAMIENTOS PARA UNA ENTREVISTA
3. Utilizar una guía o un cuestionario estructurado que incluya preguntas
y cuenten con un espacio para las respuestas. Esto permitirá tener
previamente identificados las preguntas cruciales y que no se quede
ninguna interrogante sin realizar. Es importante sin embargo darle
libertad al entrevistado de contestar y al final plantear la pregunta: ¿hay
algo que no hayamos cubierto en la entrevista?
4. Cuando las tareas no se realizan de forma regular (por ejemplo cuando
el trabajador no realiza las mismas actividades todos los días o
frecuentemente) pedir una lista de las obligaciones en orden de
importancia y según la frecuencia con la que las realiza. Esto asegura de
no dejar de lado actividades importantes pero que se realizan con poca
frecuencia.
LINEAMIENTOS PARA UNA ENTREVISTA
5. Al finalizar la entrevista, revisar y verificar los datos. Revisar la
información con el supervisor y el entrevistado
CUESTIONARIO
Este método consiste en pedir a los empleados que respondan cuestionarios
que describen las obligaciones y responsabilidades relacionadas con su puesto
El analista decide qué tan estructurado es el cuestionario: desde muy
estructurado (inventario detallado) hasta cuestionarios abiertos en los que se
describe las principales obligaciones del puesto
En la práctica el cuestionario que puede dar los mejores resultados es un
intermedio, que incluya preguntas abiertas (por ejemplo, “describa el propósito
general de su trabajo”), así como preguntas más estructuradas.
CUESTIONARIO
 Es un medio eficiente y rápido para
reunir información de un número
importante de trabajadores
 Es menos costoso que entrevistar uno
por uno a cientos de trabajadores
 Si los puestos están localizados en
puntos geográficos dispersos, el
analista puede reunir información sin
necesidad de viajar.
 Las respuestas escritas a los
cuestionarios son una constancia
permanente de todos los hechos
relatados: son expresión de los
participantes y no apuntes del analista.
 Su implementación requiere de tiempo
y pruebas preliminares, hay que
asegurarse que las preguntas estén
bien hechas y que los trabajadores las
entiendan (hay que hacer pruebas
previas a su lanzamiento)
 Igual que en la entrevista, el trabajador
podría exagerar ciertas
responsabilidades y minimizar otras,
esto debido a que la importancia del
puesto o lo que hace podría generar
expectativas de mejor salario
 Eliminan el contacto y la discusión
entre el analista y el empleado.
 Las respuestas por escrito podrían
quedar incompletas
VENTAJAS DESVENTAJAS
MÉTODO DE LA OBSERVACIÓN
Probablemente fue el
primer método
utilizado para el
Análisis de Puestos
Los primeros
psicólogos I/O
observaban el trabajo
de los ocupantes y
tomaban notas; a
veces hasta
realizaban las tareas
ellos mismos
MÉTODO DE LA OBSERVACIÓN
Este método aplica mejor para trabajos más
simples, rutinarios y repetitivos: obreros de
líneas de montaje, operarios de máquinas,
oficinistas, etc.
En este método generalmente el analista
debe elaborar un cuestionario para asegurarse
que cubre toda la información necesaria a
recopilar
 Son listas diarias que hacen los trabajadores de
cada actividad que realizan y del tiempo que tardan
en realizarlas
 Se solicita a los trabajadores y/o supervisores que
lleven un diario de sus actividades durante un
período determinado.
 Puede por ejemplo pedírseles que anoten lo que
hicieron en los últimos quince minutos de cada
hora en todas las horas de la jornada laboral
Métodos de Registro de Empleado
1. BITÁCORA O DIARIOS DE TRABAJO
 Proporciona un panorama muy completo del
puesto, especialmente si se complementa con
entrevistas al trabajador y su supervisor
 Igual que en otros métodos puede haber
subjetividad y el trabajador trate de exagerar
algunas tareas en detrimento de otras, sin embargo
el detalle cronológico de la bitácora lo podría
compensar
Métodos de Registro de Empleado
1. BITÁCORA O DIARIOS DE TRABAJO
 Un experto en la materia identifica los aspectos
críticos de la conducta o desempeño en un puesto
particular que podrían llevar al éxito o al fracaso en
ese puesto
Métodos de Registro de Empleado
2. INCIDENTES CRÍTICOS
 Por lo regular, no se ocupa un solo método para el
análisis de puestos
 Es más conveniente usar una combinación de métodos
 Los puestos de oficina y administrativos: cuestionarios
apoyados por entrevistas
 Puestos de área de producción: entrevistas
complementadas con observación
COMBINACIÓN DE MÉTODOS
Método Participación del analista
Participación del ocupante
del puesto o supervisor
Entrevista
Cuestionario
Observación
Registro de
empleado
Participación activa
El analista reúne los datos por
medio de la entrevista
Participación pasiva
El analista recibe los datos por
medio del cuestionario
Participación activa
El analista reúne datos por
medio de la observación
Participación pasiva
El analista recibe los datos por
medio del registro
Participación activa
El ocupante proporciona los
datos por medio de la
entrevista
Participación activa
El ocupante proporciona los
datos por medio del
cuestionario
Participación pasiva
El ocupante solo trabaja
mientras el analista observa
Participación activa
El ocupante realiza el
registro de sus actividades
COMPARACIÓN ENTRE LOS MÉTODOS
Ocupante del
puesto
Supervisor
del puesto Analista del
puesto
(interno o
externo)
FUENTES DE INFORMACIÓN
PASOS PARA EL ANALISIS DE PUESTOS
•¿Qué se quiere lograr?
Paso 1
Establecimiento
de objetivos
•Conformar un Comité de seguimiento del
proyecto
•Determinar qué datos se deben recabar y cómo
hacerlo (tipo de método que se utilizará)
•Verificar si hay descripciones de puesto previas
•Elaborar un plan y calendario de trabajo
•Divulgar el proyecto
Paso 2
Planificación y
puesta en
marcha
PASOS PARA EL ANALISIS DE PUESTOS
• Recolectar información.
• Es posible que sea necesario analizar
muchos puestos similares, sin embargo con
una muestra es suficiente
• Inventario preliminar de puestos
• Desarrollo del método elegido
Paso 3
Recogida de
información
• Se reúnen datos sobre las actividades que
realiza, conductas requeridas, habilidades
necesarias para realizarlas, etc.: se estudian
y analizan
• Se realizan descripciones de puestos
preliminares (borrador) a partir de la
información analizada
Paso 4
Analizar de la
información
del puesto
PASOS PARA EL ANALISIS DE PUESTOS
•Se entrevista al empleado que realiza el trabajo
y a su supervisor con el fin de verificar que la
información esté correcta y completa, y para
que el empleado acepte los datos y
conclusiones consignados, podría en este caso
hacerse una modificación de los datos.
Paso 5
Verificar la
información
•Son dos productos tangibles del análisis de
puestos: descripción (actividades,
responsabilidades y características del puesto) y
especificación del puesto (cualidades, rasgos,
habilidades para desempeñar el puesto).
•Al ser definitivas se aprobarán y presentarán a la
organización para su implementación.
Paso 6
Preparar la
descripción y
especificación de
puestos y su
aprobación
Mondy
Dessler
)
Descripción de puestos
Documento que brinda información acerca de las
tareas, deberes y responsabilidades esenciales de un
puesto
Lista de las obligaciones de un puesto, las
responsabilidades, el reporte de relación, las
condiciones laborales y las responsabilidades de
supervisión del mismo; es resultado del análisis de
puesto
REDACCIÓN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS
1. Identificación del puesto
2. Resumen del puesto
3. Responsabilidades y obligaciones
4. Autoridad del titular
5. Estándares de desempeño
6. Condiciones laborales
¿QUÉ HACE, CÓMO LO HACE Y EN QUÉ CONDICIONES LO HACE?
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Contiene al menos la información siguiente:
• Nombre del puesto
• Fecha de elaboración
• Ubicación física del puesto: departamento, municipio
• Unidad organizativa al que pertenece el puesto
• Relaciones del puesto
• Cargo del supervisor inmediato
• Si tiene puestos que supervisa
• Categoría del puesto (familia de puestos)
• Escala de salario
• Horario de trabajo
• Numero de empleados en el puesto
• Código del puesto
2. Resumen del Puesto
El resumen del puesto debe sintetizar su esencia e incluir las principales funciones o
actividades
Procure evitar frases generales o ambiguas como: “realiza otras tareas según sea necesario”
3. Relaciones del puesto
Indica las relaciones del ocupante del puesto con otros puestos, tanto dentro como fuera
de la organización:
• Informa a: ________________
• Supervisa a: _______________
• Trabaja con: _______________
• Relaciones externas con: _____________________________________
4. Responsabilidades y obligaciones
 Es la parte central de la descripción del puesto, debe incluir una lista de las principales
responsabilidades y obligaciones.
 Las obligaciones principales de cada puesto se deben enumerar por separado,
describiéndolas con unas pocas frases
 En esta sección pueden incluirse además lo límites de autoridad del puesto: autoridad
para toma de decisiones, supervisión de personal, si maneja dinero y hasta qué
cantidades, si puede conceder permisos, recomendar incrementos, entrevistar y
contratar empleados, etc.
5. Estándares de desempeño y condiciones laborales
 Se establecen los estándares, lo que se espera en cuanto a sus deberes y
responsabilidades que debe alcanzar el empleado. Ejemplo; “asentar las facturas
recibidas el mismo día hábil”; “dirigir todas las facturas a los gerentes para su aprobación
a más tardar el día siguiente a su recepción”; “”se acepta un promedio no mayor a tres
errores de asentamiento por mes”.
 También se pueden incluir las condiciones de trabajo: nivel de ruido, calor, iluminación,
condiciones riesgosas, etc.
Mondy
Dessler
)
Especificación de puestos
Documento que describe las cualidades mínimas
aceptables que debe poseer un individuo para
desempeñar un trabajo en particular
Lista de los requisitos humanos para un puesto, es
decir, los estudios, las habilidades, la personalidad, etc.
Es otro de los productos del análisis de puestos
REDACCIÓN DE ESPECIFICACIONES DE PUESTOS
¿QUÉ RASGOS HUMANOS Y EXPERIENCIA SE NECESITA PARA DESEMPEÑAR
BIEN ESTE PUESTO?
 Partir de la pregunta: ¿qué se requiere en términos de estudios,
capacitación, destrezas, habilidades, etc. para desempeñar este puesto?
 Revisar las obligaciones del puesto y a partir de estas deducir los rasgos o
habilidades que requiere el trabajo
 El sentido común es muy importante
 La mayoría de especificaciones provienen de opiniones de los
conocedores (Gerentes de Recursos Humanos, Supervisores)
 Hay que asegurarse de entender la razón del puesto, las habilidades para
ser competente en el mismo
EL CRITERIO ES MUY IMPORTANTE
REDACCIÓN DE ESPECIFICACIONES DE PUESTOS
 Es importante revisar las obligaciones y deberes del puesto de
trabajo y a partir de esta deducir los rasgos o habilidades que
requiere el trabajo
ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS
La descripción y el análisis de puestos están
estrechamente relacionados en sus objetivos y en el
proceso de obtención de datos; sin embargo, están
perfectamente diferenciados: la descripción es el
enunciado de sus tareas y responsabilidades, los aspectos
intrínsecos al puesto, se preocupa por el contenido del
cargo (que hace el ocupante, cuando lo hace, como lo
hace, y por que lo hace). En tanto que el análisis pretende
estudiar y determinar todos los requisitos, las
responsabilidades comprendidas y las condiciones que el
cargo exige, para poder desempeñarlo de manera
adecuada, lo extrínseco al puesto.
Contenido
del puesto
(lo
intrínseco
al puesto)
Tareas y actividades que se desempeñan
Por medio de: personas, máquinas y
equipo, materiales, datos e información
Periodicidad: diaria, semanal, mensual,
anual, esporádica
Lugar y ambiente de trabajo
Objetivos del puesto
Metas y resultados que se deben alcanzar
Lo que se
hace
Cuándo se
hace
Por qué se
hace
Cómo se
hace
Dónde se
hace
DESCRIPCION DE PUESTOS
Factores
extrínsecos
 Instrucción necesaria
 Experiencia anterior
 Iniciativa
 Aptitudes
 Supervisar a las personas
 Material, equipos o instrumentos
 Dinero, títulos o documentos
 Contactos internos o externos
 Esfuerzo físico
 Concentración visual o mental
 Destrezas o habilidades
 Complexión física
 Ambiente físico de trabajo
 Riesgo de accidentes
Requisitos
mentales
Requisitos
físicos
Responsabili
dad por
Condiciones
de trabajo
ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Ejemplo 2
Ejemplo 2
Ejemplo 3
Ejemplo 3
Ejemplo 4
Ejemplo 4
Ejemplo 4
Los psicólogos I/O deben identificar los criterios del desempeño laboral con el fin de
contratar personas, capacitarlas, recompensarlas, etc.
Un procedimiento útil para
identificar criterios de
desempeño es el ANÁLISIS DE
PUESTOS.
Por medio del análisis de puestos se definen las tareas que se realizan en el puesto, la
situación en la que se realiza (herramientas, equipo, condiciones de trabajo) y los
atributos humanos necesarios para realizar el trabajo.

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  • 2. CONCEPTOS BÁSICOS EN UN ANÁLISIS DE PUESTOS Agrupamiento de puestos similares en una organización. Un grupo de dos o más puestos que tienen obligaciones similares. FAMILIA DE PUESTOS Conjunto de funciones similares en una organización. Las responsabilidades y funciones que desempeña una persona. PUESTO Conjunto de tareas realizadas por un solo empleado FUNCIÓN Es el componente básico del trabajo, constituye el nivel inferior de análisis TAREA Muchinsky, 2007
  • 3. 1. Digita correspondencia 2. Programa reuniones 3. Toma notas en Juntas 4. Responde el teléfono 5. Recibe visitantes 6. Mantiene el registro 7. Captura datos 8. Actualiza archivos 9. Concilia declaraciones TAREAS Realiza las tareas 1, 2 y 3 Realiza las tareas 4, 5 y 6 Realiza las tareas 7, 8 y 9 FUNCIÓN Secretaria (o) Recepcionista Declarador PUESTO DE OFICINA FAMILIA DE PUESTOS
  • 4. Puesto de trabajo: clasificación Por la especialización y conocimientos requeridos para el puesto, así como por la influencia sobre otros, los puestos se pueden clasificar en 4 tipologías: No. PUESTO CARACTERÍSTICAS 1 DIRECTIVOS Funciones organizativas, gran volumen de personal, resultados complejos e importantes en volumen. 2 MANDOS MEDIOS Dominan un proceso del que son responsables y sus resultados son operativos. 3 TÉCNICOS Realizan funciones altamente especializadas y sus resultados son de alto valor para la organización 4 APOYO Y OPERATIVOS Puestos que realizan actividades prácticas, realizadas en condiciones adecuadas de calidad y plazo, y resultados relativamente simples y claros.
  • 5. Análisis de puestos: definición Análisis: examen detallado de una cosa para conocer sus características o cualidades, o su estado, y extraer conclusiones, que se realiza separando o considerando por separado las partes que la constituyen • Mondy (2010): Puesto de trabajo es la esencia misma del grado de productividad de una organización, consiste en un conjunto de tareas que se deben realizar para que una organización logre sus metas. • Puesto de trabajo es el cúmulo de tareas y responsabilidades que asu me un trabajador dentro de una empresa. Su cumplimiento se recompensará por medio de un salario. • Conjunto de tareas que son realizadas por una persona, en donde se constituye como una serie de deberes y responsabilidades inherentes al trabajador.
  • 6. Mondy Chiavenato Dessler Proceso sistemático para determinar las habilidades, las obligaciones y los conocimientos que se requieren para desempeñar los cargos dentro de una organización . Detallar lo que exige de su ocupante en términos de conocimientos, habilidades y capacidades para que pueda desempeñar correctamente el puesto. Procedimiento para establecer las obligaciones y las habilidades que requiere un puesto, así como el tipo de persona que se debe contratar para ocuparlo Análisis de puestos: definición
  • 7. Análisis de puestos: componentes y usos Análisis de puestos Descripción de puestos Especificación de puestos Tareas Deberes Responsabilidades Destrezas Habilidades Conocimientos Planeación de RRHH Reclutamiento Selección Capacitación Evaluación del desempeño Remuneración Seguridad y salud Relaciones laborales Consideraciones legales
  • 8. IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS Es la base para casi todas las actividades de recursos humanos: selección de personal, evaluación del desempeño, capacitación. Si no se conocen las tareas que realiza un empleado, las condiciones y las competencias que necesita para realizarlas es imposible realizar procesos de recursos humanos eficientes
  • 9. FUNDAMENTOS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS El analista de puestos, para realizar el análisis de puestos, reúne información como la siguiente: • Actividades laborales: información sobre las actividades del puesto: digitar, limpiar, leer, etc. • Máquinas, equipo, herramientas y auxiliares de trabajo • Estándares de desempeño: en cuanto a cantidad y/o calidad de las tareas • Contexto del puesto: condiciones físicas de trabajo, horario laboral, contexto social (como la cantidad de personas con las que trabajará), aquí también podrían ir los incentivos • Requisitos humanos: conocimientos, habilidades, estudios, capacitación, experiencia laboral, y atributos personales (aptitudes, personalidad, intereses)
  • 10. Dotación de personal Seguridad y salud Evaluación del desempeño Remuneraciones Capacitación y desarrollo Toma de decisiones USOS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS
  • 12. ENTREVISTA Es uno de los métodos más utilizados para recopilar información sobre los puestos y determinar obligaciones y responsabilidades.
  • 13. TIPOS DE ENTREVISTA GRUPAL INDIVIDUAL: EMPLEADO/SUPERVISOR 1. POR EL NÚMERO DE PARTICIPANTES
  • 14. TIPOS DE ENTREVISTA  ENTREVISTA ESTRUCTURADA  ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA  ENTREVISTA MIXTA 2. POR SU FORMATO Se hacen las mismas pregu Entrevista libre, se hacen p establecido, permite la esp Semi estructurada: se alte estructuradas y no estruct
  • 15. VENTAJAS • Método rápido y sencillo • Es el que se usa con más frecuencia • Permite que el ocupante del puesto describa actividades que otros no han podido definir • Brinda oportunidad para airear posibles frustraciones que genera el puesto y que el supervisor no percibe • Un entrevistador hábil puede descubrir elementos que por escrito no aparecerían DESVENTAJAS • Se podría distorsionar la información ya sea porque el trabajador da datos falsos o porque el entrevistador entendió mal las respuestas • El ocupante puede exagerar ciertas responsabilidades y minimizar otras, esto debido a que la importancia del puesto o lo que hace podría generar expectativas de mejor salario • Existe la tendencia a que los empleados y supervisores se concentren en los requisitos que describen a la persona que ocupa el puesto en la actualidad y no al puesto mismo. • El supervisor puede poner énfasis en lo que él desea que el empleado haga, en lugar de lo que en realidad hace. ENTREVISTAS
  • 16. PREGUNTAS TÍPICAS EN UNA ENTREVISTA • ¿Cuál es su puesto desempeñado? • ¿Cuáles son las principales obligaciones de su puesto? • ¿Con qué frecuencia realiza sus actividades: diaria, semanal o mensualmente? • ¿Cuáles son los objetivos y resultados de su trabajo? • ¿En cuáles lugares trabaja? • ¿Cuáles son los requisitos de estudios, experiencia, habilidades, nivel académico? • ¿En cuáles actividades participa? • ¿Cuáles son las responsabilidades y obligaciones de su puesto? • ¿Cuáles son las responsabilidades y estándares de desempeño que tipifican su puesto? • ¿Cuáles son las exigencias físicas del puesto? • ¿Cuáles son las condiciones de salud y seguridad? • ¿Está expuesto a algún peligro o a actividades laborales poco comunes? • ¿Quién es su superior inmediato?
  • 17. LINEAMIENTOS PARA UNA ENTREVISTA 1. El analista de puestos y el supervisor deben trabajar en conjunto para identificar a los trabajadores que conocen mejor el puesto, escogiendo a aquellos que serán más objetivos para describir sus obligaciones y responsabilidades. 2. Establecer rápidamente una buena relación con el entrevistado. Indagar su nombre, utilizar un lenguaje sencillo, resumir brevemente el propósito de la entrevista y explicar a la persona por qué fue elegida para la entrevista
  • 18. LINEAMIENTOS PARA UNA ENTREVISTA 3. Utilizar una guía o un cuestionario estructurado que incluya preguntas y cuenten con un espacio para las respuestas. Esto permitirá tener previamente identificados las preguntas cruciales y que no se quede ninguna interrogante sin realizar. Es importante sin embargo darle libertad al entrevistado de contestar y al final plantear la pregunta: ¿hay algo que no hayamos cubierto en la entrevista? 4. Cuando las tareas no se realizan de forma regular (por ejemplo cuando el trabajador no realiza las mismas actividades todos los días o frecuentemente) pedir una lista de las obligaciones en orden de importancia y según la frecuencia con la que las realiza. Esto asegura de no dejar de lado actividades importantes pero que se realizan con poca frecuencia.
  • 19. LINEAMIENTOS PARA UNA ENTREVISTA 5. Al finalizar la entrevista, revisar y verificar los datos. Revisar la información con el supervisor y el entrevistado
  • 20. CUESTIONARIO Este método consiste en pedir a los empleados que respondan cuestionarios que describen las obligaciones y responsabilidades relacionadas con su puesto El analista decide qué tan estructurado es el cuestionario: desde muy estructurado (inventario detallado) hasta cuestionarios abiertos en los que se describe las principales obligaciones del puesto En la práctica el cuestionario que puede dar los mejores resultados es un intermedio, que incluya preguntas abiertas (por ejemplo, “describa el propósito general de su trabajo”), así como preguntas más estructuradas.
  • 21. CUESTIONARIO  Es un medio eficiente y rápido para reunir información de un número importante de trabajadores  Es menos costoso que entrevistar uno por uno a cientos de trabajadores  Si los puestos están localizados en puntos geográficos dispersos, el analista puede reunir información sin necesidad de viajar.  Las respuestas escritas a los cuestionarios son una constancia permanente de todos los hechos relatados: son expresión de los participantes y no apuntes del analista.  Su implementación requiere de tiempo y pruebas preliminares, hay que asegurarse que las preguntas estén bien hechas y que los trabajadores las entiendan (hay que hacer pruebas previas a su lanzamiento)  Igual que en la entrevista, el trabajador podría exagerar ciertas responsabilidades y minimizar otras, esto debido a que la importancia del puesto o lo que hace podría generar expectativas de mejor salario  Eliminan el contacto y la discusión entre el analista y el empleado.  Las respuestas por escrito podrían quedar incompletas VENTAJAS DESVENTAJAS
  • 22.
  • 23. MÉTODO DE LA OBSERVACIÓN Probablemente fue el primer método utilizado para el Análisis de Puestos Los primeros psicólogos I/O observaban el trabajo de los ocupantes y tomaban notas; a veces hasta realizaban las tareas ellos mismos
  • 24. MÉTODO DE LA OBSERVACIÓN Este método aplica mejor para trabajos más simples, rutinarios y repetitivos: obreros de líneas de montaje, operarios de máquinas, oficinistas, etc. En este método generalmente el analista debe elaborar un cuestionario para asegurarse que cubre toda la información necesaria a recopilar
  • 25.  Son listas diarias que hacen los trabajadores de cada actividad que realizan y del tiempo que tardan en realizarlas  Se solicita a los trabajadores y/o supervisores que lleven un diario de sus actividades durante un período determinado.  Puede por ejemplo pedírseles que anoten lo que hicieron en los últimos quince minutos de cada hora en todas las horas de la jornada laboral Métodos de Registro de Empleado 1. BITÁCORA O DIARIOS DE TRABAJO
  • 26.  Proporciona un panorama muy completo del puesto, especialmente si se complementa con entrevistas al trabajador y su supervisor  Igual que en otros métodos puede haber subjetividad y el trabajador trate de exagerar algunas tareas en detrimento de otras, sin embargo el detalle cronológico de la bitácora lo podría compensar Métodos de Registro de Empleado 1. BITÁCORA O DIARIOS DE TRABAJO
  • 27.  Un experto en la materia identifica los aspectos críticos de la conducta o desempeño en un puesto particular que podrían llevar al éxito o al fracaso en ese puesto Métodos de Registro de Empleado 2. INCIDENTES CRÍTICOS
  • 28.  Por lo regular, no se ocupa un solo método para el análisis de puestos  Es más conveniente usar una combinación de métodos  Los puestos de oficina y administrativos: cuestionarios apoyados por entrevistas  Puestos de área de producción: entrevistas complementadas con observación COMBINACIÓN DE MÉTODOS
  • 29. Método Participación del analista Participación del ocupante del puesto o supervisor Entrevista Cuestionario Observación Registro de empleado Participación activa El analista reúne los datos por medio de la entrevista Participación pasiva El analista recibe los datos por medio del cuestionario Participación activa El analista reúne datos por medio de la observación Participación pasiva El analista recibe los datos por medio del registro Participación activa El ocupante proporciona los datos por medio de la entrevista Participación activa El ocupante proporciona los datos por medio del cuestionario Participación pasiva El ocupante solo trabaja mientras el analista observa Participación activa El ocupante realiza el registro de sus actividades COMPARACIÓN ENTRE LOS MÉTODOS
  • 30. Ocupante del puesto Supervisor del puesto Analista del puesto (interno o externo) FUENTES DE INFORMACIÓN
  • 31. PASOS PARA EL ANALISIS DE PUESTOS •¿Qué se quiere lograr? Paso 1 Establecimiento de objetivos •Conformar un Comité de seguimiento del proyecto •Determinar qué datos se deben recabar y cómo hacerlo (tipo de método que se utilizará) •Verificar si hay descripciones de puesto previas •Elaborar un plan y calendario de trabajo •Divulgar el proyecto Paso 2 Planificación y puesta en marcha
  • 32. PASOS PARA EL ANALISIS DE PUESTOS • Recolectar información. • Es posible que sea necesario analizar muchos puestos similares, sin embargo con una muestra es suficiente • Inventario preliminar de puestos • Desarrollo del método elegido Paso 3 Recogida de información • Se reúnen datos sobre las actividades que realiza, conductas requeridas, habilidades necesarias para realizarlas, etc.: se estudian y analizan • Se realizan descripciones de puestos preliminares (borrador) a partir de la información analizada Paso 4 Analizar de la información del puesto
  • 33. PASOS PARA EL ANALISIS DE PUESTOS •Se entrevista al empleado que realiza el trabajo y a su supervisor con el fin de verificar que la información esté correcta y completa, y para que el empleado acepte los datos y conclusiones consignados, podría en este caso hacerse una modificación de los datos. Paso 5 Verificar la información •Son dos productos tangibles del análisis de puestos: descripción (actividades, responsabilidades y características del puesto) y especificación del puesto (cualidades, rasgos, habilidades para desempeñar el puesto). •Al ser definitivas se aprobarán y presentarán a la organización para su implementación. Paso 6 Preparar la descripción y especificación de puestos y su aprobación
  • 34. Mondy Dessler ) Descripción de puestos Documento que brinda información acerca de las tareas, deberes y responsabilidades esenciales de un puesto Lista de las obligaciones de un puesto, las responsabilidades, el reporte de relación, las condiciones laborales y las responsabilidades de supervisión del mismo; es resultado del análisis de puesto
  • 35. REDACCIÓN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS 1. Identificación del puesto 2. Resumen del puesto 3. Responsabilidades y obligaciones 4. Autoridad del titular 5. Estándares de desempeño 6. Condiciones laborales ¿QUÉ HACE, CÓMO LO HACE Y EN QUÉ CONDICIONES LO HACE?
  • 36. 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Contiene al menos la información siguiente: • Nombre del puesto • Fecha de elaboración • Ubicación física del puesto: departamento, municipio • Unidad organizativa al que pertenece el puesto • Relaciones del puesto • Cargo del supervisor inmediato • Si tiene puestos que supervisa • Categoría del puesto (familia de puestos) • Escala de salario • Horario de trabajo • Numero de empleados en el puesto • Código del puesto
  • 37. 2. Resumen del Puesto El resumen del puesto debe sintetizar su esencia e incluir las principales funciones o actividades Procure evitar frases generales o ambiguas como: “realiza otras tareas según sea necesario” 3. Relaciones del puesto Indica las relaciones del ocupante del puesto con otros puestos, tanto dentro como fuera de la organización: • Informa a: ________________ • Supervisa a: _______________ • Trabaja con: _______________ • Relaciones externas con: _____________________________________
  • 38. 4. Responsabilidades y obligaciones  Es la parte central de la descripción del puesto, debe incluir una lista de las principales responsabilidades y obligaciones.  Las obligaciones principales de cada puesto se deben enumerar por separado, describiéndolas con unas pocas frases  En esta sección pueden incluirse además lo límites de autoridad del puesto: autoridad para toma de decisiones, supervisión de personal, si maneja dinero y hasta qué cantidades, si puede conceder permisos, recomendar incrementos, entrevistar y contratar empleados, etc. 5. Estándares de desempeño y condiciones laborales  Se establecen los estándares, lo que se espera en cuanto a sus deberes y responsabilidades que debe alcanzar el empleado. Ejemplo; “asentar las facturas recibidas el mismo día hábil”; “dirigir todas las facturas a los gerentes para su aprobación a más tardar el día siguiente a su recepción”; “”se acepta un promedio no mayor a tres errores de asentamiento por mes”.  También se pueden incluir las condiciones de trabajo: nivel de ruido, calor, iluminación, condiciones riesgosas, etc.
  • 39.
  • 40. Mondy Dessler ) Especificación de puestos Documento que describe las cualidades mínimas aceptables que debe poseer un individuo para desempeñar un trabajo en particular Lista de los requisitos humanos para un puesto, es decir, los estudios, las habilidades, la personalidad, etc. Es otro de los productos del análisis de puestos
  • 41. REDACCIÓN DE ESPECIFICACIONES DE PUESTOS ¿QUÉ RASGOS HUMANOS Y EXPERIENCIA SE NECESITA PARA DESEMPEÑAR BIEN ESTE PUESTO?  Partir de la pregunta: ¿qué se requiere en términos de estudios, capacitación, destrezas, habilidades, etc. para desempeñar este puesto?  Revisar las obligaciones del puesto y a partir de estas deducir los rasgos o habilidades que requiere el trabajo  El sentido común es muy importante  La mayoría de especificaciones provienen de opiniones de los conocedores (Gerentes de Recursos Humanos, Supervisores)  Hay que asegurarse de entender la razón del puesto, las habilidades para ser competente en el mismo EL CRITERIO ES MUY IMPORTANTE
  • 42. REDACCIÓN DE ESPECIFICACIONES DE PUESTOS  Es importante revisar las obligaciones y deberes del puesto de trabajo y a partir de esta deducir los rasgos o habilidades que requiere el trabajo
  • 43. ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS La descripción y el análisis de puestos están estrechamente relacionados en sus objetivos y en el proceso de obtención de datos; sin embargo, están perfectamente diferenciados: la descripción es el enunciado de sus tareas y responsabilidades, los aspectos intrínsecos al puesto, se preocupa por el contenido del cargo (que hace el ocupante, cuando lo hace, como lo hace, y por que lo hace). En tanto que el análisis pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige, para poder desempeñarlo de manera adecuada, lo extrínseco al puesto.
  • 44. Contenido del puesto (lo intrínseco al puesto) Tareas y actividades que se desempeñan Por medio de: personas, máquinas y equipo, materiales, datos e información Periodicidad: diaria, semanal, mensual, anual, esporádica Lugar y ambiente de trabajo Objetivos del puesto Metas y resultados que se deben alcanzar Lo que se hace Cuándo se hace Por qué se hace Cómo se hace Dónde se hace DESCRIPCION DE PUESTOS
  • 45. Factores extrínsecos  Instrucción necesaria  Experiencia anterior  Iniciativa  Aptitudes  Supervisar a las personas  Material, equipos o instrumentos  Dinero, títulos o documentos  Contactos internos o externos  Esfuerzo físico  Concentración visual o mental  Destrezas o habilidades  Complexión física  Ambiente físico de trabajo  Riesgo de accidentes Requisitos mentales Requisitos físicos Responsabili dad por Condiciones de trabajo ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS
  • 47.
  • 56.
  • 57.
  • 58.
  • 59. Los psicólogos I/O deben identificar los criterios del desempeño laboral con el fin de contratar personas, capacitarlas, recompensarlas, etc. Un procedimiento útil para identificar criterios de desempeño es el ANÁLISIS DE PUESTOS. Por medio del análisis de puestos se definen las tareas que se realizan en el puesto, la situación en la que se realiza (herramientas, equipo, condiciones de trabajo) y los atributos humanos necesarios para realizar el trabajo.