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PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
      DEL TIEMPO
   La auto-organización del trabajo




 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Características del Tiempo

    Incomparable : El tiempo es diferente de cualquier otro recurso que el
    hombre conoce y está habituado a manejar
    Individual: Cada persona reparte sus 24 horas diarias de forma personal. Ha
    de ser hábil para manejar inteligentemente su tiempo en función de sus
    metas personales
    Inelástico: El tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse
    prestado
    Indispensable: Nuestra vida será lo que consigamos fabricar con el tiempo
    que se nos concede
    Insustituible: No cabe sustituir el tiempo por ningún otro
    Inexorable: El tiempo fluye inexorablemente en un solo sentido. Todo lo
    que podemos hacer es utilizarlo a medida que nos va llegando




         2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
¿Cuánto vale tu tiempo?

   1 mes tiene 160 horas laborales. Piensa en lo que ganas, y mañana
        cuando te pregunte si me regalas un minuto de tu tiempo
          sabrás cuánto vale. Tú eres el programador de tu vida




         2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Imagínate de aquí a 10 años, 20 años…¿cómo te quieres visualizar?

Define cuáles son las metas concretas en cada una de esas fases de la vida.
Estas metas marcarán hacia dónde te diriges.


La gestión de tiempo es orientar nuestras actividades
              diarias hacia nuestras metas




     2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Prejuicios sobre el uso del tiempo

  Prejuicio de la actividad. El trabajador más cargado de trabajo es el más eficiente.
  Se confunden los resultados con la actividad….actividad que no conduce a nada
  Prejuicio del hombre orquestra. Si uno sabe hacer bien las cosas, no las delega ni
  pide ayuda. La sobrecarga de actividades, propias o ajenas, es un peligroso error
  Prejuicio de la decisión aplazada. Hay que aplazar las decisiones hasta haber
  recopilado todos los datos. En este caso NO se decide a tiempo o NO SE DECIDE.
  Prejuicio del indispensable. Si no lo hago yo, no lo va a hacer nadie. Bajo esta
  premisa se esconde el miedo a reconocer que no somos indispensables
  Prejuicio de ahorrar tiempo. Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones
  sencillas y fáciles. Se regatea el tiempo a emplear en asuntos difíciles, dándoles un
  trato superficial. De esta manera nos condenamos a repetir lo que salió mal.
  Prejuicio de trabajar contra el tiempo. El tiempo nos presiona, se nos echa encima.
  Esta en la disculpa de las personas que pierden las riendas de su propio tiempo.



          2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de PARETO o del 80/20

            “Lo esencial lleva poco tiempo, lo accesorio mucho”
    El 80% de la eficacia de una persona proviene del 20% de lo que hace

Deducimos:
   Es necesario distinguir lo esencial de lo accesorio. Las actividades estratégicas de
   las menos importantes
   Se ha de guardar tiempo para lo esencial. Economizar tiempo de lo accesorio
   Programar las actividades incluidas en el 20%
   Reservar largos períodos de tiempo sin interrupciones para las tareas realmente
   importantes. Es complicado, difícil trabajar con interrupciones continuas
   Hemos de procurar resistirnos a dedicar mucho tiempo al 80% restante, que no
   contribuye a nuestros objetivos



            2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de CARLSON

      LEY DE LAS SECUENCIAS HOMOGENEAS DE TRABAJO

 “Todo trabajo interrumpido será menos eficaz y llevará más tiempo que si
                       se efectúa de forma continua”

Concluimos:

   No autointerrumpirse. Siempre que podamos debemos terminar el trabajo
   empezado
   Limitar las interrupciones externas al menos en ciertos momentos
   Educar a los colaboradores, a los colegas, a los clientes, al jefe…




              2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de PARKINSON

    LEY DE LA TENDENCIA A LA AUTOINFLACIÓN DEL TIEMPO
                       DESPERDICIADO

 “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”

De lo anterior se puede concluir:

   Razonar en función del tiempo necesario para una actividad y no en función del
   tiempo disponible, para atribuir una duración aproximada a esta actividad
   Nos hemos de fijar plazos, fechas límite, topes.




            2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de ILLICH

  LEY DE LA CONTRAPRODUCTIVIDAD DEL TIEMPO INVERTIDO
                MÁS ALLÁ DE CIERTO UMBRAL

 “Más allá de cierto umbral horario, la productividad del tiempo invertido
                       decrece y después es negativo”

De lo anterior deducimos:

   Más allá de cierto umbral horario (que cada uno debe fijarse) hemos de saber
   cuándo para para hacer una cosa
   Perseverar sin obstinarse. Rechazar el activismo y el perfeccionismo
   Ser consciente de nuestros propios límites



           2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de SWOBODA-FLIESS-TELTSCHER

                    LEY DE LOS RITMOS BIOLÓGICOS

       “Cada hombre está atravesado de múltiples ritmos biológicos”

De lo anterior deducimos:

   Hemos de descubrir nuestros ritmos personales y escuchar nuestro reloj interno
   Se han de programar actividades estratégicas o de reflexión en momentos de alta
   forma y actividades de rutina en momentos de recarga o respiración




           2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de FRAISSE

           LEY DE LA DIMENSIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO
     “El tiempo tiene una dimensión objetiva y una dimensión subjetiva o
    psicológica que está en función del interés aportado a la actividad ejercida”
         “Cuanto más dividida está una actividad, más tiempo parece durar”
            “Cuánto más interesante es una actividad, más breve parece”
                  “El tiempo de espera es siempre demasiado largo”
De lo anterior se puede concluir:
    Desconfía de la tendencia espontánea a hacer primero o durante más tiempo lo
    que te gusta más y no lo más importante
    Desconfía de los sesgos personales en la estimación del tiempo pasado y confronta
    tu evaluación subjetiva del tiempo con evaluaciones objetivas
    Hemos de gestionar nuestro tiempo como queramos pero siendo lúcidos en
    nuestras elecciones personales.



            2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Hagamos un TEST……

  ¿Nos interrumpimos a nosotros mismos?

CUESTIONARIO                                                         SI          NO
1. ¿Tiene desordenada la mesa?
2. ¿Prolonga a veces el rato para tomar café o para comer?
3. ¿Da largas a las cosas?
4. ¿Se detiene frecuentemente durante la jornada a charlar
con los colegas?
5. ¿Lee artículos que le han tentado cuando debería estar
trabajando en otras cosas?
6.¿Realiza llamadas particulares durante las horas de trabajo?
7. Internet: navega sin rumbo, chatea, cadenas de e-mails…



             2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Organización de Largo Plazo a Corto Plazo


                           Organización a
                            Largo Plazo.
                           Visión Global

                     Organización a Medio
                             Plazo

          Organización Semanal. Corto Plazo.
                                                                  Horarios
           Roles             Metas
                              Metas                Planes
                                                                  Delegar
       2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Priorización de Tareas



                                          Importante pero NO
     Importante y Urgente
                                               Urgente



       Urgente pero NO                       No Urgente y No
         Importante                            Importante


                         First Things First
       2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Curva de Rendimiento

  Pausa de reposo de media jornada (1/2)




                                   PAUSA



        2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Lista diaria de cosas a hacer

   Ser realistas. Ser consciente de las limitaciones de tiempo. No programar más
   cosas de las que realmente se pueden hacer. Lo que realizamos nos estimula,
   lo que dejamos sin hacer puede cansarnos
   Dejar un margen de tiempo. Prever lo inesperado: clientes que llegan tarde,
   reuniones que se alargan, visitas que se alarga, temas que consumen más
   tiempo del previsto
   Revisar la lista cada mañana antes de empezar a trabajar. Tener la lista a la
   vista. Consultarla periódicamente durante el día para recordar los objetivos
   Si hacemos algo que no estaba en la lista lo añadiremos. Con esto veremos que
   hemos conseguido más de lo pretendido inicialmente
   Antes de realizar cada tarea, ver si puede delegarla o pasarla a otra persona
   Nos centraremos más en el rendimiento que en la urgencia. Cada día haremos
   cosas que nos acercarán a nuestra meta




          2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Planificación y Programación
PLANIFICACIÓN: Consiste en establecer previsiones, para alcanzar los objetivos
   deseados, SIN limitarse simplemente a reaccionar ante las circunstancias que se
   vayan presentando
                      Compromiso con la decisión tomada

                    PLANIFICAR es decidir QUÉ se ha de hacer.
                  PROGRAMAR es decidir CUÁNDO se ha de hacer

Es preferible programar nuestras actividades con FLEXIBILIDAD suficiente para
    poder atender temas imprevistos, que sean interesantes para nosotros.
En función del tipo de trabajo, el tiempo que ocupan los imprevistos puede variar
    de modo importante, y esto debe tenerse en cuenta.
Los Planes a Corto Plazo se establecerán tras los de Medio y Largo Plazo. El proceso
    se inicia a partir de los objetivos establecidos a Largo Plazo. A partir de estos se
    establecen objetivos intermedios y para alcanzar éstos se establecen actividades
    a corto plazo.


            2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Objetivos

  Concretos y específicos
  Pocos y muy importantes
  Compatibles entre sí
  Alcanzables si bien que con dificultad
  Medibles, cuantificables en lo posible
  Tener plazos y marcas intermedias que faciliten su seguimiento
  Estar escritos y ser fácilmente consultables
  Según vaya evolucionando nuestra situación evolucionarán los objetivos.
  Nuestra evolución y desarrollo personal hace variar nuestra evaluación de
  las cosas
  ESTABLECER PRIORIDADES. Ante cada disyuntiva, la prioridad es el factor
  esencial de decisión



        2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Planificación de la jornada de trabajo
 5 Medidas para aumentar la productividad

 1. Anotar en un cuaderno cualquier idea, tarea asignada, llamada, proyecto, recado o
    tarea que surja, sin atender a su importancia. Elaborar una Lista Maestra. Un registro
    continuo de “Tareas a realizar”
 2. Repasar a diario la Lista maestra. Suprimir y Delegar las tareas que podamos. Anotar las
    tareas que puedan aplazarse en nuestra agenda. Las tareas inmediatas las anotamos en
    la lista diaria y las eliminamos de la Lista maestra
 3. Confeccionar una lista diaria de mañana con 10 tareas de nuestra agenda o de la lista
    maestra. Las clasificamos con un número según la prioridad y el esfuerzo que requieren.
    No programaremos más de 3 ó 4 tareas por día. Las otras tareas las repartiremos entre
    las prioridades 2 y 3
 4. Evaluar las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad: Alta, Negativa, Media,
    Baja. Anotaremos al menos una tarea de Alta Rentabilidad y reduciremos las de
    rentabilidad baja
 5. Determinar el período de mayor actividad. Le asignaremos tareas de prioridad 1 de la
    lista diaria. Las tareas no prioritarias las haremos en las horas de baja actividad.
 6. Agruparemos las llamadas y las citas en bloques para su realización



            2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
¿Quién no quiere mejorar?

   Personas con volumen de trabajo inferior al que deberían tener
   Falta de voluntad. Planificar nuestro tiempo de forma rigurosa y práctica exige
   constancia, perseverancia y una buena dosis de disciplina
   Inseguridad en el puesto que se ocupa. Asusta delegar, no sea que los
   subordinados lo hagan mejor. Pretenden hacerlo todo, haciéndose de esta
   manera imprescindibles. Siempre están escasos de tiempo
   “Workholics”. Nunca realizan actividades que no tengan relación con el
   trabajo
   No saber decir NO. Estas personas tienen una necesidad de estar en todas
   partes y ser “populares” o sentirse imprescindibles.




         2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Enemigos… y cómo hacerles frente

 LAS VISITAS que no han sido previamente anunciadas y concertadas

    De fuera de la empresa: En estos casos la secretaria actúa como filtro,
    en su caso, recepción también puede hacer de filtro
    Internas: en los casos en que el directivo quiere tener todo bajo
    control
      • Recibir las visitas de pie (no invitarlas a sentarse)
      • Saber cortara tiempo una conversación (es todo un mérito y una
        cualidad)
    Fuera de la empresa. Estaremos dónde seamos necesarios, pero si se
    puede delegaremos




        2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Enemigos….y cómo hacerles frente

  EL TELÉFONO
      Activa: Atenderlo de forma muy selectiva. Poner filtro
      Pasiva: Haces una rigurosa planificación de las llamadas a realizar/recibir y
      hacerlas en el mismo bloque horario
          Cortar amablemente la llamada
          Saber decir NO de forma correcta
          Reducir el número de llamadas. Evaluar si es necesaria la llamada antes de
          llamar
          Establecer períodos de incomunicación y hacer que se respeten
          Averiguar las horas más oportunas para llamar a clientes y otros
          interlocutores
          Llevar un registros de llamadas
          Organizar un sistema de devolución de llamadas


          2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
EL TECNICO COMERCIAL

               El Vendedor Eficaz




2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Puntos clave para la Eficacia Comercial
       DEPENDENCIA

       Tener un fin en mente
       Ser proactivo                            Luchar por conseguir sus
       “First things First”                           Retos Personales

       INDEPENDENCIA
       Negociar en GANAR-GANAR
       Comprender y después ser comprendido
       Generar Sinergia

       INDEPENDENCIA

       Mejora continua

       2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Proactividad

   Ha de establecer condiciones. Ha de proponer, no ser reactivo. Tener la iniciativa
   Hay una relación entre la Proactividad y tener un fin en mente

   Circulo de la                                                        El círculo de
  PREOCUPACIÓN          Proyectos          Metas
                                                                      INFLUENCIA
                                                                    ha de ser más fuerte
                                                   Salud             que el círculo de
                              Motivación
                  Logros                                              PREOCUPACIÓN
                         Tener un Fin en Mente
                              Autoestima

 Circulo de la        Relaciones
 INFLUENCIA                               Economía



            2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Definir los Factores Críticos de Éxito
  Las cosas se hacen 2 veces: a nivel mental y a nivel físico
  La VISIÓN precede a la acción
  Hemos de definir nuestra MISIÓN personal
  VISUALIZAR
  Conocernos:
       ¿Qué tengo?
       ¿Qué hago?
       ¿Quién soy?

           Identificar nuestras relaciones importantes
           Identificar nuestras áreas criticas de éxito
           Identificar nuestros factores críticos de éxito para cada área de éxito
           Identificar el estatus de nuestros factores críticos de éxito
           Registros nuestros Factores Críticos de Éxito



           2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Organización
  Establecer prioridades. Clasificar las actividades en:
      Normales
      Importantes
      Urgentes
  Organizar nuestra vida, el trabajo, el tiempo
  Planificar y prevenir
  DISFRUTAR del tiempo

       “La vida empieza cada mañana cuando te levantas” (George Burns)
  Aprender a VIVIR:

 “The things I did yesterday I was in love with yesterday. But that romance is over”
                                                                       (George Burns)



           2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Sistema de Organización

  Priorización de Objetivos
   1. Escribir los objetivos a corto y largo plazo
   2. Darles una prioridad. Enumerarlos
   3. Establecer una relación de tareas para cada objetivo
   4. Clasificar las tareas y los objetivos en 3 categorias
           A. Tareas importantes y urgentes
           B. Tareas importantes o urgentes (no ambas)
           C. Tareas rutinarias
   5. Revisar la lista de prioridades teniendo en cuenta la clasificación anterior
   6. Ver las tareas que requieren ayuda
   7. Delegar las tareas que puedan ser delegadas. Eliminarlas
   8. Anotar el tiempo estimado de realización del resto de tareas
   9. Volver a revisar las prioridades. Solicitar opinión si es necesario
   10. Planificar la jornada


          2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Pirámide de la Productividad
                                                           Tareas A: al menos 1 al día
                                                           Tareas B ocupan la mayor parte de la
                                 LISTA DE TAREAS DIARIAS   jornada
                                                           Tareas C: Cuando el tiempo lo permita


                                    METAS INTERMEDIAS

 Enfoque
                                  METAS A LARGO PLAZO



                                    VALORES
  Cuando el comportamiento está alineado con los VALORES tenemos
                 un control óptimo de los eventos


           2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Conocimiento para Negociar
  Buscar y comprender. Saber del cliente antes de ponerse en contacto con él
  Saber perdonar (Ho’oponopono). Pensar en positivo
      Es preferible actuar y fracasar que no actuar. Del fracaso se aprende
                       “No es un fracaso es INFORMACIÓN”
  Utilizar la Inteligencia Emocional y la Inteligencia Social.
  Aprender a controlar las emociones y pensamientos
  Desarrollar la AUTOESTIMA propia. Potenciar al YO interior, nuestro POTENCIAL
  Negociar bajo la premisa de GANAR-GANAR
  Trabajo en equipo:
       Si tú pierdes yo pierdo
       Si tú ganas TODOS ganamos
  Organización. Fijarse una meta cada día
  Tener un sistema de seguimiento, control y conocimiento para llegar a los
  objetivos marcados

          2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Esquema de Negociación
     Inicio                                                             Final.
 Nivel Mínimo              Nivel Ideal de Negociación               Nivel Máximo
 de resistencia                                                     de resistencia


                                   CLIENTE

                                                                      Final.
  Nivel inicial de     Nivel ideal de       Tramo de               Nivel Mínimo
   Negociación         Negociación          detección             de negociación

                                 NEGOCIADOR
 Para averiguar los niveles máximos de resistencia del cliente
  Detectar las necesidades del cliente en los beneficios del producto/servicio
  Presentar los costes y beneficios. Presentar una propuesta inicial sobre evaluada
  Ser paciente y propiciar la reflexión del cliente

          2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

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28Abril Gestión del tiempo 5.8 el comercial 5.7

  • 1. PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO La auto-organización del trabajo 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 2. Características del Tiempo Incomparable : El tiempo es diferente de cualquier otro recurso que el hombre conoce y está habituado a manejar Individual: Cada persona reparte sus 24 horas diarias de forma personal. Ha de ser hábil para manejar inteligentemente su tiempo en función de sus metas personales Inelástico: El tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse prestado Indispensable: Nuestra vida será lo que consigamos fabricar con el tiempo que se nos concede Insustituible: No cabe sustituir el tiempo por ningún otro Inexorable: El tiempo fluye inexorablemente en un solo sentido. Todo lo que podemos hacer es utilizarlo a medida que nos va llegando 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 3. ¿Cuánto vale tu tiempo? 1 mes tiene 160 horas laborales. Piensa en lo que ganas, y mañana cuando te pregunte si me regalas un minuto de tu tiempo sabrás cuánto vale. Tú eres el programador de tu vida 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 4. Imagínate de aquí a 10 años, 20 años…¿cómo te quieres visualizar? Define cuáles son las metas concretas en cada una de esas fases de la vida. Estas metas marcarán hacia dónde te diriges. La gestión de tiempo es orientar nuestras actividades diarias hacia nuestras metas 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 5. Prejuicios sobre el uso del tiempo Prejuicio de la actividad. El trabajador más cargado de trabajo es el más eficiente. Se confunden los resultados con la actividad….actividad que no conduce a nada Prejuicio del hombre orquestra. Si uno sabe hacer bien las cosas, no las delega ni pide ayuda. La sobrecarga de actividades, propias o ajenas, es un peligroso error Prejuicio de la decisión aplazada. Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. En este caso NO se decide a tiempo o NO SE DECIDE. Prejuicio del indispensable. Si no lo hago yo, no lo va a hacer nadie. Bajo esta premisa se esconde el miedo a reconocer que no somos indispensables Prejuicio de ahorrar tiempo. Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles. Se regatea el tiempo a emplear en asuntos difíciles, dándoles un trato superficial. De esta manera nos condenamos a repetir lo que salió mal. Prejuicio de trabajar contra el tiempo. El tiempo nos presiona, se nos echa encima. Esta en la disculpa de las personas que pierden las riendas de su propio tiempo. 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 6. Ley de PARETO o del 80/20 “Lo esencial lleva poco tiempo, lo accesorio mucho” El 80% de la eficacia de una persona proviene del 20% de lo que hace Deducimos: Es necesario distinguir lo esencial de lo accesorio. Las actividades estratégicas de las menos importantes Se ha de guardar tiempo para lo esencial. Economizar tiempo de lo accesorio Programar las actividades incluidas en el 20% Reservar largos períodos de tiempo sin interrupciones para las tareas realmente importantes. Es complicado, difícil trabajar con interrupciones continuas Hemos de procurar resistirnos a dedicar mucho tiempo al 80% restante, que no contribuye a nuestros objetivos 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 7. Ley de CARLSON LEY DE LAS SECUENCIAS HOMOGENEAS DE TRABAJO “Todo trabajo interrumpido será menos eficaz y llevará más tiempo que si se efectúa de forma continua” Concluimos: No autointerrumpirse. Siempre que podamos debemos terminar el trabajo empezado Limitar las interrupciones externas al menos en ciertos momentos Educar a los colaboradores, a los colegas, a los clientes, al jefe… 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 8. Ley de PARKINSON LEY DE LA TENDENCIA A LA AUTOINFLACIÓN DEL TIEMPO DESPERDICIADO “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible” De lo anterior se puede concluir: Razonar en función del tiempo necesario para una actividad y no en función del tiempo disponible, para atribuir una duración aproximada a esta actividad Nos hemos de fijar plazos, fechas límite, topes. 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 9. Ley de ILLICH LEY DE LA CONTRAPRODUCTIVIDAD DEL TIEMPO INVERTIDO MÁS ALLÁ DE CIERTO UMBRAL “Más allá de cierto umbral horario, la productividad del tiempo invertido decrece y después es negativo” De lo anterior deducimos: Más allá de cierto umbral horario (que cada uno debe fijarse) hemos de saber cuándo para para hacer una cosa Perseverar sin obstinarse. Rechazar el activismo y el perfeccionismo Ser consciente de nuestros propios límites 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 10. Ley de SWOBODA-FLIESS-TELTSCHER LEY DE LOS RITMOS BIOLÓGICOS “Cada hombre está atravesado de múltiples ritmos biológicos” De lo anterior deducimos: Hemos de descubrir nuestros ritmos personales y escuchar nuestro reloj interno Se han de programar actividades estratégicas o de reflexión en momentos de alta forma y actividades de rutina en momentos de recarga o respiración 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 11. Ley de FRAISSE LEY DE LA DIMENSIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO “El tiempo tiene una dimensión objetiva y una dimensión subjetiva o psicológica que está en función del interés aportado a la actividad ejercida” “Cuanto más dividida está una actividad, más tiempo parece durar” “Cuánto más interesante es una actividad, más breve parece” “El tiempo de espera es siempre demasiado largo” De lo anterior se puede concluir: Desconfía de la tendencia espontánea a hacer primero o durante más tiempo lo que te gusta más y no lo más importante Desconfía de los sesgos personales en la estimación del tiempo pasado y confronta tu evaluación subjetiva del tiempo con evaluaciones objetivas Hemos de gestionar nuestro tiempo como queramos pero siendo lúcidos en nuestras elecciones personales. 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 12. Hagamos un TEST…… ¿Nos interrumpimos a nosotros mismos? CUESTIONARIO SI NO 1. ¿Tiene desordenada la mesa? 2. ¿Prolonga a veces el rato para tomar café o para comer? 3. ¿Da largas a las cosas? 4. ¿Se detiene frecuentemente durante la jornada a charlar con los colegas? 5. ¿Lee artículos que le han tentado cuando debería estar trabajando en otras cosas? 6.¿Realiza llamadas particulares durante las horas de trabajo? 7. Internet: navega sin rumbo, chatea, cadenas de e-mails… 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 13. Organización de Largo Plazo a Corto Plazo Organización a Largo Plazo. Visión Global Organización a Medio Plazo Organización Semanal. Corto Plazo. Horarios Roles Metas Metas Planes Delegar 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 14. Priorización de Tareas Importante pero NO Importante y Urgente Urgente Urgente pero NO No Urgente y No Importante Importante First Things First 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 15. Curva de Rendimiento Pausa de reposo de media jornada (1/2) PAUSA 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 16. Lista diaria de cosas a hacer Ser realistas. Ser consciente de las limitaciones de tiempo. No programar más cosas de las que realmente se pueden hacer. Lo que realizamos nos estimula, lo que dejamos sin hacer puede cansarnos Dejar un margen de tiempo. Prever lo inesperado: clientes que llegan tarde, reuniones que se alargan, visitas que se alarga, temas que consumen más tiempo del previsto Revisar la lista cada mañana antes de empezar a trabajar. Tener la lista a la vista. Consultarla periódicamente durante el día para recordar los objetivos Si hacemos algo que no estaba en la lista lo añadiremos. Con esto veremos que hemos conseguido más de lo pretendido inicialmente Antes de realizar cada tarea, ver si puede delegarla o pasarla a otra persona Nos centraremos más en el rendimiento que en la urgencia. Cada día haremos cosas que nos acercarán a nuestra meta 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 17. Planificación y Programación PLANIFICACIÓN: Consiste en establecer previsiones, para alcanzar los objetivos deseados, SIN limitarse simplemente a reaccionar ante las circunstancias que se vayan presentando Compromiso con la decisión tomada PLANIFICAR es decidir QUÉ se ha de hacer. PROGRAMAR es decidir CUÁNDO se ha de hacer Es preferible programar nuestras actividades con FLEXIBILIDAD suficiente para poder atender temas imprevistos, que sean interesantes para nosotros. En función del tipo de trabajo, el tiempo que ocupan los imprevistos puede variar de modo importante, y esto debe tenerse en cuenta. Los Planes a Corto Plazo se establecerán tras los de Medio y Largo Plazo. El proceso se inicia a partir de los objetivos establecidos a Largo Plazo. A partir de estos se establecen objetivos intermedios y para alcanzar éstos se establecen actividades a corto plazo. 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 18. Objetivos Concretos y específicos Pocos y muy importantes Compatibles entre sí Alcanzables si bien que con dificultad Medibles, cuantificables en lo posible Tener plazos y marcas intermedias que faciliten su seguimiento Estar escritos y ser fácilmente consultables Según vaya evolucionando nuestra situación evolucionarán los objetivos. Nuestra evolución y desarrollo personal hace variar nuestra evaluación de las cosas ESTABLECER PRIORIDADES. Ante cada disyuntiva, la prioridad es el factor esencial de decisión 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 19. Planificación de la jornada de trabajo 5 Medidas para aumentar la productividad 1. Anotar en un cuaderno cualquier idea, tarea asignada, llamada, proyecto, recado o tarea que surja, sin atender a su importancia. Elaborar una Lista Maestra. Un registro continuo de “Tareas a realizar” 2. Repasar a diario la Lista maestra. Suprimir y Delegar las tareas que podamos. Anotar las tareas que puedan aplazarse en nuestra agenda. Las tareas inmediatas las anotamos en la lista diaria y las eliminamos de la Lista maestra 3. Confeccionar una lista diaria de mañana con 10 tareas de nuestra agenda o de la lista maestra. Las clasificamos con un número según la prioridad y el esfuerzo que requieren. No programaremos más de 3 ó 4 tareas por día. Las otras tareas las repartiremos entre las prioridades 2 y 3 4. Evaluar las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad: Alta, Negativa, Media, Baja. Anotaremos al menos una tarea de Alta Rentabilidad y reduciremos las de rentabilidad baja 5. Determinar el período de mayor actividad. Le asignaremos tareas de prioridad 1 de la lista diaria. Las tareas no prioritarias las haremos en las horas de baja actividad. 6. Agruparemos las llamadas y las citas en bloques para su realización 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 20. ¿Quién no quiere mejorar? Personas con volumen de trabajo inferior al que deberían tener Falta de voluntad. Planificar nuestro tiempo de forma rigurosa y práctica exige constancia, perseverancia y una buena dosis de disciplina Inseguridad en el puesto que se ocupa. Asusta delegar, no sea que los subordinados lo hagan mejor. Pretenden hacerlo todo, haciéndose de esta manera imprescindibles. Siempre están escasos de tiempo “Workholics”. Nunca realizan actividades que no tengan relación con el trabajo No saber decir NO. Estas personas tienen una necesidad de estar en todas partes y ser “populares” o sentirse imprescindibles. 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 21. Enemigos… y cómo hacerles frente LAS VISITAS que no han sido previamente anunciadas y concertadas De fuera de la empresa: En estos casos la secretaria actúa como filtro, en su caso, recepción también puede hacer de filtro Internas: en los casos en que el directivo quiere tener todo bajo control • Recibir las visitas de pie (no invitarlas a sentarse) • Saber cortara tiempo una conversación (es todo un mérito y una cualidad) Fuera de la empresa. Estaremos dónde seamos necesarios, pero si se puede delegaremos 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 22. Enemigos….y cómo hacerles frente EL TELÉFONO Activa: Atenderlo de forma muy selectiva. Poner filtro Pasiva: Haces una rigurosa planificación de las llamadas a realizar/recibir y hacerlas en el mismo bloque horario Cortar amablemente la llamada Saber decir NO de forma correcta Reducir el número de llamadas. Evaluar si es necesaria la llamada antes de llamar Establecer períodos de incomunicación y hacer que se respeten Averiguar las horas más oportunas para llamar a clientes y otros interlocutores Llevar un registros de llamadas Organizar un sistema de devolución de llamadas 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 23. EL TECNICO COMERCIAL El Vendedor Eficaz 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 24. Puntos clave para la Eficacia Comercial DEPENDENCIA Tener un fin en mente Ser proactivo Luchar por conseguir sus “First things First” Retos Personales INDEPENDENCIA Negociar en GANAR-GANAR Comprender y después ser comprendido Generar Sinergia INDEPENDENCIA Mejora continua 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 25. Proactividad Ha de establecer condiciones. Ha de proponer, no ser reactivo. Tener la iniciativa Hay una relación entre la Proactividad y tener un fin en mente Circulo de la El círculo de PREOCUPACIÓN Proyectos Metas INFLUENCIA ha de ser más fuerte Salud que el círculo de Motivación Logros PREOCUPACIÓN Tener un Fin en Mente Autoestima Circulo de la Relaciones INFLUENCIA Economía 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 26. Definir los Factores Críticos de Éxito Las cosas se hacen 2 veces: a nivel mental y a nivel físico La VISIÓN precede a la acción Hemos de definir nuestra MISIÓN personal VISUALIZAR Conocernos: ¿Qué tengo? ¿Qué hago? ¿Quién soy? Identificar nuestras relaciones importantes Identificar nuestras áreas criticas de éxito Identificar nuestros factores críticos de éxito para cada área de éxito Identificar el estatus de nuestros factores críticos de éxito Registros nuestros Factores Críticos de Éxito 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 27. Organización Establecer prioridades. Clasificar las actividades en: Normales Importantes Urgentes Organizar nuestra vida, el trabajo, el tiempo Planificar y prevenir DISFRUTAR del tiempo “La vida empieza cada mañana cuando te levantas” (George Burns) Aprender a VIVIR: “The things I did yesterday I was in love with yesterday. But that romance is over” (George Burns) 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 28. Sistema de Organización Priorización de Objetivos 1. Escribir los objetivos a corto y largo plazo 2. Darles una prioridad. Enumerarlos 3. Establecer una relación de tareas para cada objetivo 4. Clasificar las tareas y los objetivos en 3 categorias A. Tareas importantes y urgentes B. Tareas importantes o urgentes (no ambas) C. Tareas rutinarias 5. Revisar la lista de prioridades teniendo en cuenta la clasificación anterior 6. Ver las tareas que requieren ayuda 7. Delegar las tareas que puedan ser delegadas. Eliminarlas 8. Anotar el tiempo estimado de realización del resto de tareas 9. Volver a revisar las prioridades. Solicitar opinión si es necesario 10. Planificar la jornada 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 29. Pirámide de la Productividad Tareas A: al menos 1 al día Tareas B ocupan la mayor parte de la LISTA DE TAREAS DIARIAS jornada Tareas C: Cuando el tiempo lo permita METAS INTERMEDIAS Enfoque METAS A LARGO PLAZO VALORES Cuando el comportamiento está alineado con los VALORES tenemos un control óptimo de los eventos 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 30. Conocimiento para Negociar Buscar y comprender. Saber del cliente antes de ponerse en contacto con él Saber perdonar (Ho’oponopono). Pensar en positivo Es preferible actuar y fracasar que no actuar. Del fracaso se aprende “No es un fracaso es INFORMACIÓN” Utilizar la Inteligencia Emocional y la Inteligencia Social. Aprender a controlar las emociones y pensamientos Desarrollar la AUTOESTIMA propia. Potenciar al YO interior, nuestro POTENCIAL Negociar bajo la premisa de GANAR-GANAR Trabajo en equipo: Si tú pierdes yo pierdo Si tú ganas TODOS ganamos Organización. Fijarse una meta cada día Tener un sistema de seguimiento, control y conocimiento para llegar a los objetivos marcados 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  • 31. Esquema de Negociación Inicio Final. Nivel Mínimo Nivel Ideal de Negociación Nivel Máximo de resistencia de resistencia CLIENTE Final. Nivel inicial de Nivel ideal de Tramo de Nivel Mínimo Negociación Negociación detección de negociación NEGOCIADOR Para averiguar los niveles máximos de resistencia del cliente Detectar las necesidades del cliente en los beneficios del producto/servicio Presentar los costes y beneficios. Presentar una propuesta inicial sobre evaluada Ser paciente y propiciar la reflexión del cliente 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García