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Organización del
Departamento de
   Compras.

Sistemas Centralizados
   Descentralizados
      Y Mixtos.
El Departamento de Compras
 dentro de la Organización de la
            Empresa.

Por sus características de operación las
empresas tienen distintos organigramas
que les permiten alcanzar sus objetivos.
Difícilmente, aun dentro de un mismo
ramo, las empresas van a mantener
estructuras organizacionales similares.
El Departamento de Compras
    dentro de la Organización de la
               Empresa.

    Las formas de organizarse de las empresas
    se pueden clasificar en:


   Organización lineal.
   Organización funcional
   Organización de línea y staff.
Organización lineal.


La autoridad y la responsabilidad
se transfieren por una sola línea
de mando que va desde los
niveles     mas   altos  de     la
organización    a    los  niveles
inferiores.
Organización lineal.

     Ventajas
1.    El personal comprende fácilmente la
      estructura por su sencillez.
2.    Un superior manda directamente a los
      subalternos.
3.    Cada uno sabe de quien recibe
      instrucciones y a quién reportar.
4.    No hay fuga de responsabilidad ni conflictos
      de autoridad.
5.    Pueden introducirse cambios con gran
      rapidez.
Organización lineal.
     Desventajas
1.    La perdida de personal genera trastornos
      importantes en la empresa.
2.    Se requieren empleados capaces y de
      aptitudes variadas.
3.    Si los procedimientos son insuficientes, es
      probable que continúen siéndolo.
4.    No se pueden obtener beneficios de la
      especialización.
5.    Se        dificulta     la      cooperación
      interdepartamental. (cotos de poder)
Organización Funcional

Se basa en los principios de la
“administración científica”, y su principio
es dividir el trabajo por áreas de
desempeño, especializando a los
empleados en necesidades específicas
de la empresa. De esta manera el
personal se especializa en conocer todo
lo relativo al puesto que desempeña.
Organización Funcional

Ventajas
1. Se aprovecha las ventajas de la
   especialización.
2. El     empleado      especializado    puede
   desarrollar mejor sus propios planes.
3. Los métodos son mas eficientes.
4. Es mas fácil identificar las funciones y
   responsabilidades de cada empleado.
5. Se descomponen los trabajos complejos en
   varios elementos mas simples.
6. Posibilidad de rápida adaptación en casos
   de cambio de proceso.
Organización Funcional

Desventajas
1. La línea de mando no es clara, y la
   disciplina puede ser fácilmente quebrantada.
2. El control no está claramente definido con
   potenciales problemas de coordinación.
3. Existen potenciales duplicidades de mando
   y dilución de responsabilidades.
4. Es difícil definir autoridad y responsabilidad
   de cada jefe en áreas de acción comunes a
   ellos.
Organización de Línea y Staff

 Esta esquema surge para tratar de
 amalgamar lo mejor de las organizaciones
 de línea y las organizaciones funcionales.
 El    principio    es    crear    empleados
 especializados sin responsabilidad funcional
 que asesoran a los empleados operativos
 en el desempeño de sus funciones.
Organización de Línea y Staff
       Ventajas
  1.   Se aprovechan los beneficios de la
       especialización de funciones.
  2.   Se conserva al mismo tiempo la autoridad
       centralizada y la responsabilidad individual.

       Desventajas
  1.   Se confunden los campos de actividad.
  2.   Se producen divergencias entre personal
       operativo y de staff.
Organigrama Típico
     Departamento de Compras


                                  Jefe de Compras




                                      Subjefe
                                    de Compras




  Comprador       Comprador        Comprador de
                                                      Auxiliar       Comprador
de Maquinaria   Materias Primas    Implementos
                                                    Administrativo   Sucursal A
   y Equipo      y Suministros       de Oficina
Sistemas de Compras

Disyuntiva organizacional.      Preferir   un
sistema de estructura centralizada, o escoger
un sistema de estructura descentralizada.

Seleccionar un sistema u otro depende de
las necesidades o características de cada
empresa.
Sistema Centralizado
                          Ventajas
   Un mayor control sobre el volumen de las compras.
   Facilita el control de los bienes adquiridos así como la
    calidad de los mismos.
   Mayores descuentos por grandes volúmenes de compra.
   Minimiza el uso del personal de Compras.
   Procedimientos estandarizados y mejor control de la
    aplicación de los mismos.
   Mejor control de inventarios.
   Evita la duplicidad de funciones.
   Los problemas generales del departamento son
    aclarados con una sola entrevista con el comprador.
   Reduce el trabajo administrativo. (Papeleo)
Sistema Centralizado
                           Desventajas
   Lentitud para atender rápidamente a los requerimientos en
    situaciones de urgencia.
   La pérdida de personal valioso afecta fuertemente a este
    esquema.
   El personal alejado del punto donde se van a utilizar los
    artículos no conoce los problemas regionales.
   Mayor carga de trabajo para el personal de compras.
   Lentitud en el traslado de materiales del almacén central a
    los de las sucursales.
   Mermas en las transferencias de materiales del almacén
    general al de las sucursales.
   Gastos adicionales de maniobras de carga y descarga.
6 organizacion dpto compras
Sistema Descentralizado
                        Ventajas

   Mayor flexibilidad para realizar compras        más
    rápidamente en situaciones de urgencia.

   Formación      de   personal    experimentado     y
    especializado.

   Se mantiene la responsabilidad y la autoridad mas
    cerca de donde se requieren los bienes y servicios.
Sistema Descentralizado
                          Desventajas

   La empresa tiene menos control sobre las compras
    regionales.

   Calidad no estandarizada sobre los bienes y servicios
    adquiridos.

   Menores descuentos.

   Se utiliza mas personal de compras

   Los problemas generales de compras no se resuelven en
    una sola entrevista.

   En ocasiones un comprador regional puede negarse a
    transferir materiales escasos por miedo a quedarse sin
    inventario cuando los requiera.
6 organizacion dpto compras
Sistema Mixto
Las empresas de gran tamaño, que cuentan
en su estructura con oficinas centrales y un
sistema de sucursales, adoptan un
esquema mixto de organización de
                 compras.

En este esquema las compras operativas se
realizan en el esquema descentralizado, y
solo aquellas que implican compras de
maquinaria, equipo, inmuebles o compras
de alto valor unitario son realizadas bajo un
esquema de control centralizado.

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  • 1. Organización del Departamento de Compras. Sistemas Centralizados Descentralizados Y Mixtos.
  • 2. El Departamento de Compras dentro de la Organización de la Empresa. Por sus características de operación las empresas tienen distintos organigramas que les permiten alcanzar sus objetivos. Difícilmente, aun dentro de un mismo ramo, las empresas van a mantener estructuras organizacionales similares.
  • 3. El Departamento de Compras dentro de la Organización de la Empresa. Las formas de organizarse de las empresas se pueden clasificar en:  Organización lineal.  Organización funcional  Organización de línea y staff.
  • 4. Organización lineal. La autoridad y la responsabilidad se transfieren por una sola línea de mando que va desde los niveles mas altos de la organización a los niveles inferiores.
  • 5. Organización lineal. Ventajas 1. El personal comprende fácilmente la estructura por su sencillez. 2. Un superior manda directamente a los subalternos. 3. Cada uno sabe de quien recibe instrucciones y a quién reportar. 4. No hay fuga de responsabilidad ni conflictos de autoridad. 5. Pueden introducirse cambios con gran rapidez.
  • 6. Organización lineal. Desventajas 1. La perdida de personal genera trastornos importantes en la empresa. 2. Se requieren empleados capaces y de aptitudes variadas. 3. Si los procedimientos son insuficientes, es probable que continúen siéndolo. 4. No se pueden obtener beneficios de la especialización. 5. Se dificulta la cooperación interdepartamental. (cotos de poder)
  • 7. Organización Funcional Se basa en los principios de la “administración científica”, y su principio es dividir el trabajo por áreas de desempeño, especializando a los empleados en necesidades específicas de la empresa. De esta manera el personal se especializa en conocer todo lo relativo al puesto que desempeña.
  • 8. Organización Funcional Ventajas 1. Se aprovecha las ventajas de la especialización. 2. El empleado especializado puede desarrollar mejor sus propios planes. 3. Los métodos son mas eficientes. 4. Es mas fácil identificar las funciones y responsabilidades de cada empleado. 5. Se descomponen los trabajos complejos en varios elementos mas simples. 6. Posibilidad de rápida adaptación en casos de cambio de proceso.
  • 9. Organización Funcional Desventajas 1. La línea de mando no es clara, y la disciplina puede ser fácilmente quebrantada. 2. El control no está claramente definido con potenciales problemas de coordinación. 3. Existen potenciales duplicidades de mando y dilución de responsabilidades. 4. Es difícil definir autoridad y responsabilidad de cada jefe en áreas de acción comunes a ellos.
  • 10. Organización de Línea y Staff Esta esquema surge para tratar de amalgamar lo mejor de las organizaciones de línea y las organizaciones funcionales. El principio es crear empleados especializados sin responsabilidad funcional que asesoran a los empleados operativos en el desempeño de sus funciones.
  • 11. Organización de Línea y Staff Ventajas 1. Se aprovechan los beneficios de la especialización de funciones. 2. Se conserva al mismo tiempo la autoridad centralizada y la responsabilidad individual. Desventajas 1. Se confunden los campos de actividad. 2. Se producen divergencias entre personal operativo y de staff.
  • 12. Organigrama Típico Departamento de Compras Jefe de Compras Subjefe de Compras Comprador Comprador Comprador de Auxiliar Comprador de Maquinaria Materias Primas Implementos Administrativo Sucursal A y Equipo y Suministros de Oficina
  • 13. Sistemas de Compras Disyuntiva organizacional. Preferir un sistema de estructura centralizada, o escoger un sistema de estructura descentralizada. Seleccionar un sistema u otro depende de las necesidades o características de cada empresa.
  • 14. Sistema Centralizado Ventajas  Un mayor control sobre el volumen de las compras.  Facilita el control de los bienes adquiridos así como la calidad de los mismos.  Mayores descuentos por grandes volúmenes de compra.  Minimiza el uso del personal de Compras.  Procedimientos estandarizados y mejor control de la aplicación de los mismos.  Mejor control de inventarios.  Evita la duplicidad de funciones.  Los problemas generales del departamento son aclarados con una sola entrevista con el comprador.  Reduce el trabajo administrativo. (Papeleo)
  • 15. Sistema Centralizado Desventajas  Lentitud para atender rápidamente a los requerimientos en situaciones de urgencia.  La pérdida de personal valioso afecta fuertemente a este esquema.  El personal alejado del punto donde se van a utilizar los artículos no conoce los problemas regionales.  Mayor carga de trabajo para el personal de compras.  Lentitud en el traslado de materiales del almacén central a los de las sucursales.  Mermas en las transferencias de materiales del almacén general al de las sucursales.  Gastos adicionales de maniobras de carga y descarga.
  • 17. Sistema Descentralizado Ventajas  Mayor flexibilidad para realizar compras más rápidamente en situaciones de urgencia.  Formación de personal experimentado y especializado.  Se mantiene la responsabilidad y la autoridad mas cerca de donde se requieren los bienes y servicios.
  • 18. Sistema Descentralizado Desventajas  La empresa tiene menos control sobre las compras regionales.  Calidad no estandarizada sobre los bienes y servicios adquiridos.  Menores descuentos.  Se utiliza mas personal de compras  Los problemas generales de compras no se resuelven en una sola entrevista.  En ocasiones un comprador regional puede negarse a transferir materiales escasos por miedo a quedarse sin inventario cuando los requiera.
  • 20. Sistema Mixto Las empresas de gran tamaño, que cuentan en su estructura con oficinas centrales y un sistema de sucursales, adoptan un esquema mixto de organización de compras. En este esquema las compras operativas se realizan en el esquema descentralizado, y solo aquellas que implican compras de maquinaria, equipo, inmuebles o compras de alto valor unitario son realizadas bajo un esquema de control centralizado.