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EL CONTROLEL CONTROL
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA
ADMINISTRACIÓN GENERAL
EL CONTROLEL CONTROL
CONTROL:CONTROL:”” Recolección sistemática de losRecolección sistemática de los
datos para conocer el grado de realizacióndatos para conocer el grado de realización
de los planes.”de los planes.”
““Medición de los resultados actuales yMedición de los resultados actuales y
pasados, en relación con los esperados; yapasados, en relación con los esperados; ya
sea total o parcialmente, con el fin desea total o parcialmente, con el fin de
corregir, mejorar y formular nuevos planes.”corregir, mejorar y formular nuevos planes.”
Importancia:Importancia:
Es importante pues cierra el ciclo de laEs importante pues cierra el ciclo de la
administración. De hecho, los controles son aadministración. De hecho, los controles son a
la vez medios de previsión.la vez medios de previsión.
Se da en todas las demás funcionesSe da en todas las demás funciones
administrativas; hay control de la planeación,administrativas; hay control de la planeación,
de la organización, de la dirección, etc. Esde la organización, de la dirección, etc. Es
por ello un medio para administrarlas.por ello un medio para administrarlas.
EL CONTROLEL CONTROL
Proceso de monitorear las actividades para asegurarse deProceso de monitorear las actividades para asegurarse de
que se lleven a cabo de acuerdo con lo planificado y paraque se lleven a cabo de acuerdo con lo planificado y para
corregir cualquier desviación significativacorregir cualquier desviación significativa
Planificación:
Objetivos
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Dirección:
Motivación
Liderazgo
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individual y
de grupo
Organización:
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Humanos
Control:
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EL PROCESO DE CONTROLEL PROCESO DE CONTROL
Objetivos
y metas
Organizacionales
Divisionales
Departamentales
Individuales
Medición de
rendimiento real
Aplicación de la
acción correctiva
Comparación del
rendimiento real
con el estándar
Proceso que consiste en medir el rendimiento real,
compararlo con un estándar y aplicar la acción
administrativa apropiada para corregir las desviaciones o los
estándares inadecuados.
PRINCIPIOS DEL CONTROLPRINCIPIOS DEL CONTROL
1. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL1. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL
CONTROLCONTROL
La función es de carácterLa función es de carácter
administrativo y es la respuestaadministrativo y es la respuesta
al principio de delegación; éstaal principio de delegación; ésta
no se podría dar sin el control.no se podría dar sin el control.
Cuanta mayor delegación seCuanta mayor delegación se
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control.control.
El control debe actuar comoEl control debe actuar como
staff, de ahí la necesidad destaff, de ahí la necesidad de
convencer y no de imponer losconvencer y no de imponer los
medios de control.medios de control.
PRINCIPIOS DEL CONTROLPRINCIPIOS DEL CONTROL
2. DE LOS ESTÁNDARES2. DE LOS ESTÁNDARES
El control es imposible siEl control es imposible si
no existen estándares deno existen estándares de
alguna manera prefijados, yalguna manera prefijados, y
será mejor, cuando éstosserá mejor, cuando éstos
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cuantitativos.cuantitativos.
El control supone una baseEl control supone una base
de comparación previamentede comparación previamente
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afinar y perfeccionar losafinar y perfeccionar los
estándares como un medioestándares como un medio
de preparar en control.de preparar en control.
PRINCIPIOS DE CONTROLPRINCIPIOS DE CONTROL
3. DEL CARÁTER MEDIAL DEL CONTROL3. DEL CARÁTER MEDIAL DEL CONTROL
El control se justifica porEl control se justifica por
los beneficios o ventajaslos beneficios o ventajas
que proporciona, es decir,que proporciona, es decir,
un control debe usarse si elun control debe usarse si el
trabajo, gasto, que generatrabajo, gasto, que genera
se justifican ante losse justifican ante los
beneficios que de el sebeneficios que de el se
esperan.esperan.
No hay que sobrevalorarNo hay que sobrevalorar
ni subvaluar el control.ni subvaluar el control.
TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL NIVELTIPOS DE CONTROL SEGÚN EL NIVEL
DONDE SE APLICADONDE SE APLICA
De políticas: Cuando seDe políticas: Cuando se
aplica al más alto nivel de laaplica al más alto nivel de la
organización.organización.
De decisión: cuando seDe decisión: cuando se
aplica a los niveles donde seaplica a los niveles donde se
toman decisiones.toman decisiones.
De operación: cuando seDe operación: cuando se
aplica en los nivelesaplica en los niveles
operativos, donde seoperativos, donde se
ejecutan las actividades.ejecutan las actividades.
TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL MOMENTOTIPOS DE CONTROL SEGÚN EL MOMENTO
EN QUE SE APLICAEN QUE SE APLICA
Control previo:Control previo: antes de laantes de la
realización de una actividad pararealización de una actividad para
cautelar su procedencia ocautelar su procedencia o
aplicabilidad.aplicabilidad.
Control concurrente:Control concurrente: realizadarealizada
durante el proceso de cumplimientodurante el proceso de cumplimiento
de la actividadde la actividad
Control posterior:Control posterior: o control deo control de
resultados tendiente a verificar yresultados tendiente a verificar y
evaluar la eficiencia así como laevaluar la eficiencia así como la
veracidad y legalidad de lasveracidad y legalidad de las
actividades.actividades.
TIPOS DE CONTROL SEGÚN LATIPOS DE CONTROL SEGÚN LA
PERIODICIDADPERIODICIDAD
Control rutinarioControl rutinario:: o cotidianoo cotidiano
que se efectúaque se efectúa
permanentemente sobre todaspermanentemente sobre todas
las actividades o sobre las áreaslas actividades o sobre las áreas
estratégicas, críticas oestratégicas, críticas o
excepcionalesexcepcionales
Control periódicoControl periódico:: aplicadoaplicado
de manera esporádica cadade manera esporádica cada
cierto tiempo segúncierto tiempo según
conveniencia, indicios oconveniencia, indicios o
requerimientos de información.requerimientos de información.
TIPOS DE CONTROL SEGÚN ELTIPOS DE CONTROL SEGÚN EL
ELEMENTO QUE LO REALIZAELEMENTO QUE LO REALIZA
Control interno:Control interno:
cuando es efectuadocuando es efectuado
por los propiospor los propios
gerentes(previo ygerentes(previo y
concurrente) o por unconcurrente) o por un
órgano especializadoórgano especializado
de la propia empresade la propia empresa
(Auditoría Interna)(Auditoría Interna)
Control externo:Control externo:
cuando es ejercido porcuando es ejercido por
elementos externos a laelementos externos a la
empresa .empresa .
TIPOS DE CONTROL POR SU FORMA DE OPERARTIPOS DE CONTROL POR SU FORMA DE OPERAR
Control sobre resultadosControl sobre resultados (Open control):(Open control):
es aquel que aplica al final de cada períodoes aquel que aplica al final de cada período
prefijado sea cuando se haya vista ya si losprefijado sea cuando se haya vista ya si los
resultados obtenidos no alcanzaron,resultados obtenidos no alcanzaron,
igualaron, superaron o se apartaron de loigualaron, superaron o se apartaron de lo
esperado.esperado.
Control automático(feedback control):Control automático(feedback control): sese
realiza en forma constante con el apoyo de larealiza en forma constante con el apoyo de la
retroalimentación de las informaciones queretroalimentación de las informaciones que
resultan del mismo y utilizarlas para que laresultan del mismo y utilizarlas para que la
acción correctiva se inicie en formaacción correctiva se inicie en forma
automática: NO hay resultados para poner enautomática: NO hay resultados para poner en
marcha la acción correctiva, unmarcha la acción correctiva, un
procedimiento previamente establecido vaprocedimiento previamente establecido va
corrigiendo la acción constantemente, concorrigiendo la acción constantemente, con
base a la información sin detener la actividad.base a la información sin detener la actividad.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PORPROCEDIMIENTO DE CONTROL POR
SU FORMA DE OPERARSU FORMA DE OPERAR
Acción correctiva con
base a los datos de
control
Resultados distintos
a lo previsto
Corrección
automática
Sistema de
retroalimentación
Medición de resultados
al final de un
período
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lo previsto
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y estándares
REQUISITOS DEL CONTROLREQUISITOS DEL CONTROL
EFICIENTEEFICIENTE
 Debe reportar desviaciones:Debe reportar desviaciones: de una manera oportuna y fidedignade una manera oportuna y fidedigna
a efectos de adoptar las medidas correctivas pertinentes.a efectos de adoptar las medidas correctivas pertinentes.
Debe ser económico:Debe ser económico: que los efectos de las medidas correctivasque los efectos de las medidas correctivas
deben reportar ventajas significativas en relación al costo que implicadeben reportar ventajas significativas en relación al costo que implica
la identificación de las mismos. El control debe justificar su costo.la identificación de las mismos. El control debe justificar su costo.
Debe ser comprensible:Debe ser comprensible: de tal manera que los responsables de lade tal manera que los responsables de la
ejecución de las tareas comprendan la naturaleza y el sentido de susejecución de las tareas comprendan la naturaleza y el sentido de sus
alcances.alcances.
Debe asegurar la acción correctiva:Debe asegurar la acción correctiva: frente a una una situaciónfrente a una una situación
dada que no se ajuste a los planes, debe conducir a la accióndada que no se ajuste a los planes, debe conducir a la acción
correctivacorrectiva
Debe ser objetivo:Debe ser objetivo: procurando que éste y sus normas seanprocurando que éste y sus normas sean
objetivos, exactos y evidenciables.objetivos, exactos y evidenciables.
REQUISITOS DEL CONTROL EFICIENTEREQUISITOS DEL CONTROL EFICIENTE
Debe ser flexible:Debe ser flexible: los planes no siempre se cumplen tal comolos planes no siempre se cumplen tal como
se les concibió, hay factores que hacen variar su ejecución, ase les concibió, hay factores que hacen variar su ejecución, a
cuyas circunstancias debe atener se o adecuarse el control.cuyas circunstancias debe atener se o adecuarse el control.
Debe ser proyectivo:Debe ser proyectivo: orientarse constructivamente hacia elorientarse constructivamente hacia el
futuro tanto para corregir, mejorar o evitar que se siganfuturo tanto para corregir, mejorar o evitar que se sigan
cometiendo errores como para prevenir posibles problemas quecometiendo errores como para prevenir posibles problemas que
puedan afectar la ejecución de tareas u operaciones.puedan afectar la ejecución de tareas u operaciones.
Debe concentrarse en los puntos críticos:Debe concentrarse en los puntos críticos: actividad o áreaactividad o área
básica en los cuales el administrador debe concentrar su atenciónbásica en los cuales el administrador debe concentrar su atención
Debe reflejar la naturaleza de las actividades objeto deDebe reflejar la naturaleza de las actividades objeto de
controlcontrol:: efectuándose en función de la estructura organizativa deefectuándose en función de la estructura organizativa de
la empresa.la empresa.
INFORMESINFORMES
El informe:El informe:
Es la descripción objetiva acercaEs la descripción objetiva acerca
del análisis de un hecho, de undel análisis de un hecho, de un
problema o de una investigación,problema o de una investigación,
facilitando la toma de decisiones yfacilitando la toma de decisiones y
orientando la labor administrativa.orientando la labor administrativa.
INFORMESINFORMES
Los informesLos informes se utilizan parase utilizan para
emprender una acción, estableceremprender una acción, establecer
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una actividad.una actividad.
Para que un informe sea útilPara que un informe sea útil lolo
primero a tener en cuenta es: ¿quiénprimero a tener en cuenta es: ¿quién
lo va a leer? Y ¿qué uso va a tener?lo va a leer? Y ¿qué uso va a tener?
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Al elaborar un informe es necesarioAl elaborar un informe es necesario
distinguir sus partes:distinguir sus partes:
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descripción del problema, objeto,descripción del problema, objeto,
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  • 1. EL CONTROLEL CONTROL UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA ADMINISTRACIÓN GENERAL
  • 2. EL CONTROLEL CONTROL CONTROL:CONTROL:”” Recolección sistemática de losRecolección sistemática de los datos para conocer el grado de realizacióndatos para conocer el grado de realización de los planes.”de los planes.” ““Medición de los resultados actuales yMedición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados; yapasados, en relación con los esperados; ya sea total o parcialmente, con el fin desea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.”corregir, mejorar y formular nuevos planes.” Importancia:Importancia: Es importante pues cierra el ciclo de laEs importante pues cierra el ciclo de la administración. De hecho, los controles son aadministración. De hecho, los controles son a la vez medios de previsión.la vez medios de previsión. Se da en todas las demás funcionesSe da en todas las demás funciones administrativas; hay control de la planeación,administrativas; hay control de la planeación, de la organización, de la dirección, etc. Esde la organización, de la dirección, etc. Es por ello un medio para administrarlas.por ello un medio para administrarlas.
  • 3. EL CONTROLEL CONTROL Proceso de monitorear las actividades para asegurarse deProceso de monitorear las actividades para asegurarse de que se lleven a cabo de acuerdo con lo planificado y paraque se lleven a cabo de acuerdo con lo planificado y para corregir cualquier desviación significativacorregir cualquier desviación significativa Planificación: Objetivos Metas Estrategias Planes Dirección: Motivación Liderazgo Comunicación Comportamiento individual y de grupo Organización: Estructura Administración de Recursos Humanos Control: Estándares Mediciones Comparaciones Acciones
  • 4. EL PROCESO DE CONTROLEL PROCESO DE CONTROL Objetivos y metas Organizacionales Divisionales Departamentales Individuales Medición de rendimiento real Aplicación de la acción correctiva Comparación del rendimiento real con el estándar Proceso que consiste en medir el rendimiento real, compararlo con un estándar y aplicar la acción administrativa apropiada para corregir las desviaciones o los estándares inadecuados.
  • 5. PRINCIPIOS DEL CONTROLPRINCIPIOS DEL CONTROL 1. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL1. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROLCONTROL La función es de carácterLa función es de carácter administrativo y es la respuestaadministrativo y es la respuesta al principio de delegación; éstaal principio de delegación; ésta no se podría dar sin el control.no se podría dar sin el control. Cuanta mayor delegación seCuanta mayor delegación se necesite, se requiere mayornecesite, se requiere mayor control.control. El control debe actuar comoEl control debe actuar como staff, de ahí la necesidad destaff, de ahí la necesidad de convencer y no de imponer losconvencer y no de imponer los medios de control.medios de control.
  • 6. PRINCIPIOS DEL CONTROLPRINCIPIOS DEL CONTROL 2. DE LOS ESTÁNDARES2. DE LOS ESTÁNDARES El control es imposible siEl control es imposible si no existen estándares deno existen estándares de alguna manera prefijados, yalguna manera prefijados, y será mejor, cuando éstosserá mejor, cuando éstos sean más precisos ysean más precisos y cuantitativos.cuantitativos. El control supone una baseEl control supone una base de comparación previamentede comparación previamente fijada.fijada. Por consiguiente hay quePor consiguiente hay que afinar y perfeccionar losafinar y perfeccionar los estándares como un medioestándares como un medio de preparar en control.de preparar en control.
  • 7. PRINCIPIOS DE CONTROLPRINCIPIOS DE CONTROL 3. DEL CARÁTER MEDIAL DEL CONTROL3. DEL CARÁTER MEDIAL DEL CONTROL El control se justifica porEl control se justifica por los beneficios o ventajaslos beneficios o ventajas que proporciona, es decir,que proporciona, es decir, un control debe usarse si elun control debe usarse si el trabajo, gasto, que generatrabajo, gasto, que genera se justifican ante losse justifican ante los beneficios que de el sebeneficios que de el se esperan.esperan. No hay que sobrevalorarNo hay que sobrevalorar ni subvaluar el control.ni subvaluar el control.
  • 8. TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL NIVELTIPOS DE CONTROL SEGÚN EL NIVEL DONDE SE APLICADONDE SE APLICA De políticas: Cuando seDe políticas: Cuando se aplica al más alto nivel de laaplica al más alto nivel de la organización.organización. De decisión: cuando seDe decisión: cuando se aplica a los niveles donde seaplica a los niveles donde se toman decisiones.toman decisiones. De operación: cuando seDe operación: cuando se aplica en los nivelesaplica en los niveles operativos, donde seoperativos, donde se ejecutan las actividades.ejecutan las actividades.
  • 9. TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL MOMENTOTIPOS DE CONTROL SEGÚN EL MOMENTO EN QUE SE APLICAEN QUE SE APLICA Control previo:Control previo: antes de laantes de la realización de una actividad pararealización de una actividad para cautelar su procedencia ocautelar su procedencia o aplicabilidad.aplicabilidad. Control concurrente:Control concurrente: realizadarealizada durante el proceso de cumplimientodurante el proceso de cumplimiento de la actividadde la actividad Control posterior:Control posterior: o control deo control de resultados tendiente a verificar yresultados tendiente a verificar y evaluar la eficiencia así como laevaluar la eficiencia así como la veracidad y legalidad de lasveracidad y legalidad de las actividades.actividades.
  • 10. TIPOS DE CONTROL SEGÚN LATIPOS DE CONTROL SEGÚN LA PERIODICIDADPERIODICIDAD Control rutinarioControl rutinario:: o cotidianoo cotidiano que se efectúaque se efectúa permanentemente sobre todaspermanentemente sobre todas las actividades o sobre las áreaslas actividades o sobre las áreas estratégicas, críticas oestratégicas, críticas o excepcionalesexcepcionales Control periódicoControl periódico:: aplicadoaplicado de manera esporádica cadade manera esporádica cada cierto tiempo segúncierto tiempo según conveniencia, indicios oconveniencia, indicios o requerimientos de información.requerimientos de información.
  • 11. TIPOS DE CONTROL SEGÚN ELTIPOS DE CONTROL SEGÚN EL ELEMENTO QUE LO REALIZAELEMENTO QUE LO REALIZA Control interno:Control interno: cuando es efectuadocuando es efectuado por los propiospor los propios gerentes(previo ygerentes(previo y concurrente) o por unconcurrente) o por un órgano especializadoórgano especializado de la propia empresade la propia empresa (Auditoría Interna)(Auditoría Interna) Control externo:Control externo: cuando es ejercido porcuando es ejercido por elementos externos a laelementos externos a la empresa .empresa .
  • 12. TIPOS DE CONTROL POR SU FORMA DE OPERARTIPOS DE CONTROL POR SU FORMA DE OPERAR Control sobre resultadosControl sobre resultados (Open control):(Open control): es aquel que aplica al final de cada períodoes aquel que aplica al final de cada período prefijado sea cuando se haya vista ya si losprefijado sea cuando se haya vista ya si los resultados obtenidos no alcanzaron,resultados obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de loigualaron, superaron o se apartaron de lo esperado.esperado. Control automático(feedback control):Control automático(feedback control): sese realiza en forma constante con el apoyo de larealiza en forma constante con el apoyo de la retroalimentación de las informaciones queretroalimentación de las informaciones que resultan del mismo y utilizarlas para que laresultan del mismo y utilizarlas para que la acción correctiva se inicie en formaacción correctiva se inicie en forma automática: NO hay resultados para poner enautomática: NO hay resultados para poner en marcha la acción correctiva, unmarcha la acción correctiva, un procedimiento previamente establecido vaprocedimiento previamente establecido va corrigiendo la acción constantemente, concorrigiendo la acción constantemente, con base a la información sin detener la actividad.base a la información sin detener la actividad.
  • 13. PROCEDIMIENTO DE CONTROL PORPROCEDIMIENTO DE CONTROL POR SU FORMA DE OPERARSU FORMA DE OPERAR Acción correctiva con base a los datos de control Resultados distintos a lo previsto Corrección automática Sistema de retroalimentación Medición de resultados al final de un período Resultados según lo previsto Objetivos y estándares
  • 14. REQUISITOS DEL CONTROLREQUISITOS DEL CONTROL EFICIENTEEFICIENTE  Debe reportar desviaciones:Debe reportar desviaciones: de una manera oportuna y fidedignade una manera oportuna y fidedigna a efectos de adoptar las medidas correctivas pertinentes.a efectos de adoptar las medidas correctivas pertinentes. Debe ser económico:Debe ser económico: que los efectos de las medidas correctivasque los efectos de las medidas correctivas deben reportar ventajas significativas en relación al costo que implicadeben reportar ventajas significativas en relación al costo que implica la identificación de las mismos. El control debe justificar su costo.la identificación de las mismos. El control debe justificar su costo. Debe ser comprensible:Debe ser comprensible: de tal manera que los responsables de lade tal manera que los responsables de la ejecución de las tareas comprendan la naturaleza y el sentido de susejecución de las tareas comprendan la naturaleza y el sentido de sus alcances.alcances. Debe asegurar la acción correctiva:Debe asegurar la acción correctiva: frente a una una situaciónfrente a una una situación dada que no se ajuste a los planes, debe conducir a la accióndada que no se ajuste a los planes, debe conducir a la acción correctivacorrectiva Debe ser objetivo:Debe ser objetivo: procurando que éste y sus normas seanprocurando que éste y sus normas sean objetivos, exactos y evidenciables.objetivos, exactos y evidenciables.
  • 15. REQUISITOS DEL CONTROL EFICIENTEREQUISITOS DEL CONTROL EFICIENTE Debe ser flexible:Debe ser flexible: los planes no siempre se cumplen tal comolos planes no siempre se cumplen tal como se les concibió, hay factores que hacen variar su ejecución, ase les concibió, hay factores que hacen variar su ejecución, a cuyas circunstancias debe atener se o adecuarse el control.cuyas circunstancias debe atener se o adecuarse el control. Debe ser proyectivo:Debe ser proyectivo: orientarse constructivamente hacia elorientarse constructivamente hacia el futuro tanto para corregir, mejorar o evitar que se siganfuturo tanto para corregir, mejorar o evitar que se sigan cometiendo errores como para prevenir posibles problemas quecometiendo errores como para prevenir posibles problemas que puedan afectar la ejecución de tareas u operaciones.puedan afectar la ejecución de tareas u operaciones. Debe concentrarse en los puntos críticos:Debe concentrarse en los puntos críticos: actividad o áreaactividad o área básica en los cuales el administrador debe concentrar su atenciónbásica en los cuales el administrador debe concentrar su atención Debe reflejar la naturaleza de las actividades objeto deDebe reflejar la naturaleza de las actividades objeto de controlcontrol:: efectuándose en función de la estructura organizativa deefectuándose en función de la estructura organizativa de la empresa.la empresa.
  • 16. INFORMESINFORMES El informe:El informe: Es la descripción objetiva acercaEs la descripción objetiva acerca del análisis de un hecho, de undel análisis de un hecho, de un problema o de una investigación,problema o de una investigación, facilitando la toma de decisiones yfacilitando la toma de decisiones y orientando la labor administrativa.orientando la labor administrativa.
  • 17. INFORMESINFORMES Los informesLos informes se utilizan parase utilizan para emprender una acción, estableceremprender una acción, establecer prioridad y estimular el interés haciaprioridad y estimular el interés hacia una actividad.una actividad. Para que un informe sea útilPara que un informe sea útil lolo primero a tener en cuenta es: ¿quiénprimero a tener en cuenta es: ¿quién lo va a leer? Y ¿qué uso va a tener?lo va a leer? Y ¿qué uso va a tener?
  • 18. INFORMESINFORMES Al elaborar un informe es necesarioAl elaborar un informe es necesario distinguir sus partes:distinguir sus partes: Título, destinatario, autor,Título, destinatario, autor, descripción del problema, objeto,descripción del problema, objeto, descripción y análisis de los hechos,descripción y análisis de los hechos, conclusiones y recomendaciones,conclusiones y recomendaciones, decisiones y apoyo solicitado, firmadecisiones y apoyo solicitado, firma del responsable, fecha y lugar deldel responsable, fecha y lugar del informeinforme